P08D-Pianificazione-formazione-2007

Ministero dell'Economia e delle Finanze
Dipartimento del Tesoro
Servizio Dipartimentale per gli Affari Generali, il Personale
e la qualità dei processi e dell’organizzazione
Ufficio III
Prot. n. 38455 del 13 aprile 2007
Procedura per la pianificazione della formazione
Controllo del documento
Identificazione
Codice: P08D
Livello di revisione: 4
Data di emissione 13/4/2007
File: P08D Pianificazione formazione 2007
N. Pagina 1/7
Titolo: Procedura per la pianificazione della formazione
Approvazione ed emissione
Data
Redatto da:
C. ALLEVI
Approvato da: I. GUERRERA
Firma
12/4/2007
13/4/2007
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Procedura per la pianificazione
della formazione
0.
NORME DELLA QUALITÀ
Data di emissione: 13/4/2007
Livello di revisione: 4
Codice:
N. pagina:
P08D
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Premessa
Il processo di pianificazione nasce dall’esigenza di sviluppare le competenze del
personale del Dipartimento del Tesoro per la realizzazione degli obiettivi istituzionali con
iniziative formative mirate, sulla base della normativa di riferimento in materia di gestione
del personale e formazione nella P.A.;
1.
Scopo
La procedura ha lo scopo di fornire una metodologia per la pianificazione della
formazione e la redazione del Programma di formazione, sulla base :
a) dell’analisi del consuntivo di formazione;
b) dall’analisi della customer satisfaction dell’anno precedente e del fabbisogno di
formazione dell’anno in corso;
c) dal gap tra competenze possedute dal personale e competenze attese dagli uffici DT.
La presente procedura recepisce il requisito UNI EN ISO 9001:2000, 7.2. Processi
relativi al cliente.
2.
Campo di applicazione
La procedura si applica al personale dell’Ufficio III coinvolto nell’attività di formazione.
3.
Documenti di riferimento
La normativa di riferimento è riepilogata nell’All.5 del Manuale della Qualità
4.
Definizioni
Programma di Formazione: Documento che illustra le iniziative di formazione in
programma nell’anno di riferimento, in varie aree tematiche (informatica, linguistica,
economico, finanziaria, giuridico-amministrativa, organizzazione e management,
documentazione). Per ogni iniziativa sono indicati: obiettivi, prerequisiti, propedeuticità,
contenuti, destinatari, durata e calendario, sede e docenza.
Costituisce l’offerta per i clienti interni (personale e Uffici del DT)
Pianificazione: insieme delle attività finalizzate alla presentazione del Programma di
Formazione.
Documenti prodotti: Documenti redatti nell’ambito del processo di pianificazione:
Consuntivo di formazione, Customer satisfaction e fabbisogno formativo, Linee generali
di indirizzo della Formazione, Programma di Formazione.
OO.SS. Organizzazioni Sindacali e R.S.U.
A.F.P. ”Analisi e Pianificazione per la Formazione del Personale”
Software utilizzato dall’Ufficio III come strumento di supporto per la pianificazione e
gestione delle attività formative.
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Procedura per la pianificazione
della formazione
5.
NORME DELLA QUALITÀ
Data di emissione: 13/4/2007
Livello di revisione: 4
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N. pagina:
P08D
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Motivo della revisione
Revisione 4
Si aggiorna la normativa di riferimento di cui all’All.5 del Manuale della Qualità.
Si specifica meglio il flusso generale della pianificazione.
Si evidenzia il rapporto di collaborazione con la Scuola Superiore Economia e Finanze
nella pianificazione degli interventi formativi.
Revisione 3
Si definiscono le responsabilità del Dirigente, del Gruppi di lavoro area formativa e del
Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione generale della formazione.
Si descrive la procedura di pianificazione della formazione.
Revisione 2
Si specificano i cambiamenti introdotti per effettuare l’analisi dei fabbisogni, con
particolare riferimento al nuovo questionario in formato elettronico per la rilevazione del
fabbisogno formativo e la Customer Satisfaction.
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Procedura per la pianificazione
della formazione
6.
NORME DELLA QUALITÀ
Data di emissione: 13/4/2007
Livello di revisione: 4
Codice:
N. pagina:
P08D
4/7
Procedura
6.1.
Flusso generale della procedura
Gruppo di lavoro
area formativa
Dati per il
consuntivo
Gruppo di lavoro
programmazione
formazione
Analisi dati di
consuntivo e
predisposizione doc.
Dirigente
OO.SS
Riesame e
approvazione
consuntivo
Verifica adeguatezza
questionario rilevazione
fabbisogni/competenze
Verifica adeguatezza
questionario cs
Analisi linee di
indirizzo formazione
Riesame e
approvazione
Riesame e
approvazione
Analisi dati rilevati con
questionario cs e
fabbisogni formativi e
predisposizione doc.
Riesame e
approvazione
Predisposizione linee
indirizzo formazione
Riesame e
approvazione
Coordinamento e
stesura
Programma di
formazione
Riesame e
approvazione
Acquisto servizi
formativi e/o
rapporti con la
SSEF
Predisposizione
schede
corsi/seminari
Figura 1 - Schema del flusso generale della procedura
Relazioni
sindacali
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della formazione
6.2.
NORME DELLA QUALITÀ
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P08D
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Ruoli e responsabilità
6.2.1. Dirigente
Ha la responsabilità di:
a) avviare le attività di pianificazione e coordinare l’intero processo;
b) riesaminare ed approvare gli strumenti per la rilevazione della customer satisfaction e
del fabbisogno formativo;
c) riesaminare ed approvare il Consuntivo di formazione;
d) riesaminare ed approvare il documento Customer satisfaction e fabbisogno formativo;
e) riesaminare ed approvare le Linee generali di indirizzo della Formazione;;
f) partecipare alle riunioni con le OO.SS.;
g) riesaminare ed approvare il Programma di Formazione.
6.2.2. Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione generale della
formazione
Ha le seguenti responsabilità:
a) verificare l’adeguatezza del Questionario di customer satisfaction;
b) verificare l’adeguatezza del fabbisogno formativo;
c) effettuare l’analisi dei dati di consuntivo sulla base degli elementi forniti dal Gruppo di
lavoro Area Formativa e redige il Consuntivo di formazione;
d) effettuare l’analisi della customer satisfaction e del fabbisogno formativo e redigere il
documento Customer Satisfaction e Analisi di fabbisogno;
e) redigere le Linee generali di indirizzo della Formazione;
f) coordinare la stesura del Programma di Formazione sulla base delle risorse
disponibili e del fabbisogno formativo rilevato.
6.2.3. Gruppo di lavoro area formativa
Ha le seguenti responsabilità:
a) fornire al Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione generale della
formazione gli elementi necessari per la predisposizione del Consuntivo di
formazione;
b) analizzare i documenti di Consuntivo, Customer Satisfaction e Analisi di fabbisogno e
Linee di indirizzo ai fini della progettazione e pianificazione degli interventi formativi
relativi all’area di competenza;
c) avviare i rapporti di collaborazione con la Scuola Superiore di Economia e Finanze ai
fini della pianificazione degli interventi formativi nell’area di competenza;
d) eseguire le indagini di mercato per la realizzazione delle iniziative formative dell’area
di competenza, la cui organizzazione è interamente delegata dalla Scuola Superiore
di Economia e Finanze all’Ufficio III;
e) predisporre le schede corso l’area formativa di competenza ai fini della stesura del
Programma di Formazione.
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della formazione
6.3.
NORME DELLA QUALITÀ
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Codice:
N. pagina:
P08D
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Passi della procedura
Consuntivo di formazione
Il Gruppo di lavoro area formativa fornisce al Gruppo di lavoro programmazione e
organizzazione della formazione i dati necessari per il consuntivo di formazione (attività,
partecipazioni e partecipanti, costi).
Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione predispone il
documento Consuntivo di formazione, che riepiloga le attività svolte fornendo le relative
statistiche.
Il Dirigente riesamina ed approva il documento.
Customer Satisfaction e Analisi dei fabbisogni
Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione verifica
l’adeguatezza del questionario di customer satisfaction.
Il Dirigente riesamina, approva ed invia il Questionario di C.S. al personale e agli Uffici
del Dipartimento del Tesoro al fine di valutare la soddisfazione degli utenti sull’attività
formativa svolta.
Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione verifica
l’adeguatezza del questionario di rilevazione fabbisogni formativi/competenze.
Il Dirigente riesamina, approva ed invia il Questionario di rilevazione fabbisogni
formativi/competenze al personale e agli Uffici del Dipartimento del Tesoro al fine di
raccogliere le informazioni necessarie per la programmazione delle attività formative da
organizzare.
Sulla base dell’analisi dei dati raccolti il Gruppo di lavoro programmazione e
organizzazione della formazione predispone il documento Customer Satisfaction e
Analisi dei fabbisogni
Il Dirigente riesamina ed approva il documento.
Linee generali di formazione
Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione, sulla base
dell’analisi della customer satisfaction e del fabbisogno formativo/competenze individua
le iniziative da proporre nel Programma di formazione per area tematica.
Il Dirigente riesamina ed approva il documento.
Relazioni sindacali
L’Ufficio III fornisce alle OO.SS., in ottemperanza con quanto previsto dai CCNL del
personale e dei Dirigenti, l’informativa sull’attività di formazione svolta nell’anno
precedente ed in programma per l’anno in corso.
Acquisto servizi di formazione
Il gruppo di lavoro area formativa, per la propria area di competenza, sulla base delee
linee di indirizzo della formazione, avvia i rapporti con la Scuola Superiore dell’Economia
e delle Finanze ai fini della progettazione degli interventi formativi.
SERV. DIPARTIM. Ufficio III
Procedura per la pianificazione
della formazione
NORME DELLA QUALITÀ
Data di emissione: 13/4/2007
Livello di revisione: 4
Codice:
N. pagina:
P08D
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Qualora la Scuola Superiore dell’Economia e delle Finanze deleghi l’intera gestione
delle iniziative formative all’Ufficio III, il gruppo di lavoro area formativa, per la propria
area di competenza, avvia la procedura di acquisto dei servizi di formazione (P05D) per
la definizione delle iniziative previste nelle Linee generali di indirizzo della formazione e
la predisposizione del Programma di formazione.
Programma di formazione
Il Gruppo di lavoro area formativa predispone, per l’area di competenza, le schede corso
per il Programma di formazione indicando per ciascuna iniziativa: obiettivi, prerequisiti,
propedeuticità, contenuti, destinatari, durata e calendario, sede, docenza.
Il Gruppo di lavoro programmazione e organizzazione della formazione coordina la
stesura del Programma di Formazione sulla base delle risorse disponibili e del
fabbisogno formativo rilevato.
Il Dirigente riesamina ed approva il documento.
Eventuali nuove esigenze formative rilevate dall’Ufficio III o segnalate dagli uffici sono
valutate dal Dirigente che può approvare la progettazione ed erogazione delle relative
iniziative extra-programma, divulgando con circolare la pianificazione delle stesse.
Modulistica utilizzata
ˆ Questionario di Customer Satisfaction
ˆ Questionario di rilevazione fabbisogni formativi/competenze
ˆ Customer satisfaction e fabbisogno formativo
ˆ Consuntivo di formazione
ˆ Linee generali di indirizzo della formazione
ˆ Programma di Formazione