Ciclo passivo - DB group, Unimore

Ciclo passivo Ordini •  Dal punto di vista della ges4one magazzino (GM) rappresentano previsioni di uscite o entrate di materie prime, semilavora4 o prodo< fini4 •  Informazioni sull’ordine rilevan4 per GM sono: – 
– 
– 
– 
– 
Cosa: codice materiale Quando: data di consegna/prelievo Quanto: quan4tà Dove (opzionale): magazzino, ubicazione Segno: + (entrata) -­‐ (uscita) •  Altre informazioni: cliente, fornitore, 4po trasporto, prezzo, scon4, iva, ecc... Tipologie di ordini •  Ordini clien4 (prevista uscita) •  Ordini fornitori (prevista entrata) •  Ordini di produzione (prevista uscita + prevista entrata) •  Ordine di conto lavoro (terzista): analogo all’ordine di produzione Ordine di produzione (o di lavoro) •  Prevista entrata del codice prodoNo alla data di consegna) •  Prevista uscita dei componen4 (consumo) alla data di consegna meno il lead 4me StruNura informa4ca di un ordine • 
• 
• 
• 
Un record di testata + n record di deNaglio Eventuali record aggiun4vi (es. note) Chiave testata: 4po, anno, numero Chiave deNaglio: 4po, anno, numero, riga Obie<vi •  Funzioni base dei sistemi per il flusso passivo –  Definire le condizioni commerciali dei prodo< e contraNuali con i fornitori –  Fornire i suppor4 informa4vi per le funzioni opera4ve •  traNamento richieste d’acquisto, richieste d’offerte e ordini esecu4vi, ricezione materiali, faNurazione passiva, definizione sta4s4che commerciali di primo livello •  Nei sistemi più evolu4 –  Gruppi d’acquisto e catene commerciali –  Ordini aper4 –  Flussi complessi di controllo e validazione Obie<vo del ciclo passivo • 
Acquisizione e pagamento delle risorse necessarie all’azienda per produrre i prodo< che vende Le risorse includono: -­‐ 
-­‐ 
-­‐ 
-­‐ 
-­‐ 
-­‐ 
Terreni, impian4 e macchinari Materiali per l’uso direNo nel processo produ<vo Materiali vari di produzione e non Utenze (eleNricità, acqua, telefono) Prestazioni di servizio (lavorazioni, consulenze tecniche, legali, audit) Affi<, leasing • 
A"vità:
-­‐ Analizzare il mercato di forniture -­‐ Selezionare e qualificare i fornitori dell’azienda -­‐ Acquistare i beni tecnici, i materiali ed i servizi -­‐ Disporre il pagamento delle forniture -­‐ Mantenere la contabilità dei debi4 verso i fornitori • 
Emissione e ges0one di ordini di materiali e servizi, ges0one e controllo delle consegne dei fornitori StruNure di base •  Anagrafiche commerciali dei fornitori e dei prodo< o servizi di acquisto •  StruNure da4 che definiscono lis4ni e scon4 •  Documen4 di processo, che rappresentano i fenomeni transazionali complessi Anagrafiche commerciali •  Fornitori –  Di materiale, di lavorazioni, di traspor4, altri fornitori –  Riferimen4 commerciali, valuta e lingua, modalità di pagamento con eventuali scon4 finanziari, coordinate bancarie, eventuale appartenenza a catene commerciali o gruppi d’acquisto, condizioni commerciali, parametri di classificazione per le analisi. •  Prodo< di acquisto –  Codice e descrizione commerciale propria del fornitore, unità di misura di acquisto, 4po di confezione/imballo richies4;aliquota IVA; documentazione commerciale/tecnica di supporto; parametri di classificazione per le analisi.… •  C/lavoro –  Di livello, di fase •  Traspor4 ed altri servizi Anagrafiche commerciali •  Condizioni commerciali –  Aree di intervento •  lis4ni, condizioni di scon4s4ca •  Lis4ni di acquisto –  Tenere traccia evoluzione prezzi nel tempo –  Importazione lis4ni –  U4lizzo prezzi ul4mo ordine –  Lis4ni traspor4 •  zona di trasporto •  elemento caraNerizzante il prezzo, usualmente il peso o il volume •  prezzo di riferimento •  soglia minima Anagrafiche commerciali •  Esempio di modello conceNuale per lis4no Anagrafiche commerciali •  Condizioni di scon4s4ca –  Soluzioni molto semplificate –  Sconto concordato per i singoli ar4coli o servizi del singolo fornitore –  Possibilità di u4lizzare scon4 compos4 o scaglioni di sconto lega4 a quan4tà e valore dell’ar4colo/
servizio ordina4 Processi di acquisto Documen4 di processo • 
Testa dei documen4 di processo –  Iden4ficazione documento •  protocollo, data inserimento, data conferma, stato, causale –  Iden4ficazione fornitore •  ragione sociale e indirizzo del fornitore, eventuali indirizzi aggiun4vi (per l’inoltro degli ordini, per i rappor4 con il deposito che consegnerà i materiali) –  Condizioni commerciali •  valuta di riferimento, modalità di pagamento, prezzo e sconto da u4lizzare –  Spedizione •  4po di trasporto –  Da4 generali •  4po di movimentazione logis4ca, 4po di movimentazione contabile e IVA, note descri<ve del documento. Documen4 di processo • 
Riga dei documen4 di processo –  Iden4ficazione riga •  numero di riga, stato della riga, legami con righe documen4 origine e des4nazione, 4pologia della riga –  Iden4ficazione prodoNo o servizio •  codice e descrizione ar4colo/servizio, codice e descrizione del fornitore,unità di misura nel flusso acquis4 e nel flusso logis4co, con eventuale faNore di conversione –  Spedizione •  data di consegna richiesta e prevista eventualmente scaglionate –  Condizioni commerciali •  quan4tà ar4colo o servizio, prezzo, scon4s4ca, prezzo neNo –  Logis4ca •  magazzino da movimentare ed eventuale 4pologia di movimento –  Amministrazione •  aliquota IVA , nomenclatura combinata, contropar4ta contabile, competenze contabili, centri di costo/ricavo loro valori –  Da4 generali •  note ad uso del fornitore, tes4 aggiun4vi o ogge< collega4 Documen4 di processo •  Piede dei documen4 di processo –  Da4 generali •  tes4 o ogge< –  Condizioni commerciali finali •  sconto complessivo e finanziario, spese aggiun4ve (trasporto, incasso, ecc.) –  Totalizzatori •  totale documento, totale imponibile e IVA, con eventuale castelleNo IVA, scadenze di pagamento Documen4 di processo Procedure di base •  Procedure di flusso –  Richieste d’acquisto –  Preven4vazione •  spesso u4lizzato per gli acquis4 non ripe44vi o per le “prime forniture” •  richieste di offerte che vengono indirizzate a fornitori a<vi o potenziali –  Emissione ordini •  selezione delle RDA •  validazione commerciale •  inoltro al fornitore può essere aNuato in più modalità •  altri flussi interessa4 –  produ<vi e logis4ci per conoscere la disponibilità dei materiali –  flusso vendite per pianificare le spedizioni –  flusso finanziario per conoscere le previsioni dei pagamen4 Procedure di base –  Ricezione materiali, esecuzione servizi •  interazione con il flusso logis4co •  lavorazioni dei terzis4 •  movimentazione automa4ca dei deposi4 interessa4 (quello di carico e quello del terzis4, che viene scaricato) e l’avanzamento degli ordini di produzione collega4 –  Controllo e registrazione faNure •  altri flussi interessa4: amministrazione e finanza Procedure di base •  Procedure di Analisi –  Repor4ng •  ordinato (conceNo di portafoglio), faNurato, cos4 •  dimensioni di analisi –  fornitori o loro raggruppamen4 –  ar4coli o loro raggruppamen4 –  tempo e sua gerarchia (giorno, mese, trimestre e anno) –  U4lizzo di sistemi informazionali con metodologie di data warehousing Flussi evolu4 •  Condizioni commerciali –  Gruppi d’acquisto e catene commerciali –  Accordi Quadro •  il valore della merce acquistata deve tenere conto di fenomeni lega4 all’accordo –  costo degli ar4coli –  valorizzazione dei movimen4 di magazzino Ordini aper4 –  Ordini Aper4 Flussi evolu4 • 
Processi –  Validazione •  4pologia ed en4tà degli acquis4 •  gerarchia di “buyer” autorizza4 –  Controllo qualità •  ar4coli carica4 in un deposito “acceNazione”, controlli di qualità approfondi4 e passaggio nei deposi4 opera4vi •  puntualità del fornitore –  E-­‐Procurement •  uffici acquis4 definiscono poli4che di acquisto di beni non “core-­‐business” –  analisi dei fabbisogni d’acquisto –  ges4one di gare –  interazione con i fornitori (acquis4 da catalogo, emissione ordini e analisi collegate) conferma data
prezzo e quantità
Emissione
Ordini
Variazioni
RDA manuali
e da MRP
Messa a disposizione
della merce
Ordini aperti
Listini ed offerte
Buyer
Ritiro da
fornitore
Offerte
Entrata merce
Controllo fatture
assegnazione
mag/ubicaz.
Collaudo
Flusso e documen4 del ciclo passivo • 
• 
• 
• 
• 
• 
Richiesta di offerta Lis4ni di acquisto Richiesta di acquisto Ordine a fornitore Buono di entrata a magazzino Controllo faNure Ciclo passivo Richiesta di acquisto (RdA)
Ordine a fornitore
Registrazione di entrata
Controllo fatture
Elemen4 di ges4one • 
• 
• 
• 
• 
• 
Prezzi degli ar4coli Rappor4 con i fornitori Preven4vi Ordini di acquisto Carichi di magazzino Controllo faNure passive Lis4ni fornitori e terzis4 •  Determinano le condizioni di fornitura (prezzo, scon4, modalità di pagamento) •  Validità temporale (data inizio, data fine) •  Ar4colazione per data, loNo, condizioni di pagamento, unità di misura •  ANribu4 di qualità per classificazione fornitori (puntualità, non conformità, quan4tà, …) •  Indicazione di fornitore preferenziale e % di preferenza •  Possibilità di re<fiche di massa (es. aumento del 10% di tu< il lis4ni di un fornitore) •  Possibilità di acquisizione automa4ca da file o rete Internet Prezzi e scon4 •  Ogni contraNo commerciale (lis4no), cioè coppia ar4colo-­‐
fornitore con4ene: •  Prezzo base •  Scon4 •  Unità di misura •  Date di validità •  Tempi di consegna •  Quan4tà minima di ordinazione •  Condizioni di pagamento •  Valuta •  … Lis4ni fornitori Ges4oni par4colare dei lis4ni • 
• 
• 
• 
• 
Lis4ni per gruppi di ar4colo Lis4ni per gruppi di fornitori Combinazione dei due casi preceden4 Numero di lis4no Lis4ni della case costruNrici Scon4 sul pagamento •  Lo sconto può essere in percentuale o a valore •  Può essere riferito all’ar4colo, al gruppo di ar4coli •  Può essere legato ad un fornitore o a un gruppo di fornitori •  Lo sconto a valore, può essere legato ad una riga d’ordine, a più righe, o all’intero ordine Funzioni speciali •  Modifica massima ai lis4ni di acquisto •  Esempio: aumentare del 2% tu< i prezzi degli ar4coli di un certo fornitore •  E’ impensabile manutenere i lis4ni facendo le modifiche riga per riga (milioni di record) •  Importazione automa4ca da file forni4 su CD o dal Web Tipologie di ordini di acquisto •  Ordine di acquisto classico (chiuso) •  Ordine di acquisto aperto: contraNo di fornitura annuale, con date di consegna e quan4tà fissate di volta in volta, fino ad esaurire la quan4tà stabilità •  Abbonamento: contraNo di fornitura periodica di una certa quan4tà fissa Ordine di acquisto • 
• 
• 
• 
e’ un accordo stipulato con il fornitore sia in
termini di condizioni sia in termini di singole
consegne
vengono automaticamente valorizzati tramite i
listini di acquisto
possibilità di rettificare i listini di acquisto
direttamente dall’ ordine
si possono riferire sia a materie prime che a voci
di spesa (ad.es. consulenza,manutenzione,ecc.)
Ges4one degli OF nei sistemi ERP •  Ges4one di una des4nazione diversa dalla sede del commiNente •  Ges4one di più date di consegna (richiesta, confermata,…) per ogni ar4colo •  Invio automa4co dell’ordine: fax, email, sistemi EDI (enterprise data interchange) •  Manutenzione semplice del portafoglio ordini (inserimento, variazione, annulli) •  Ges4one di più unità di misura Ges4one acquis4 •  Ges4one automa4ca dei solleci4 ai fornitori •  Ges4one delle consegne parziali •  Interrogazioni e sta4s4che: curve ABC, ordinato, consegnato, faNurato •  Generazione automa4ca degli ordini da MRP •  Ges4one di codici generici (cancelleria, servizi, consulenze) •  Ges4one di note e commen4 Ordine di lavorazione esterna •  Un ordine di lavorazione esterna e’ formato da una par4colare 4pologia di ordine di acquisto e di lavorazione •  Il collegamento tra l’ ordine di acquisto e di lavorazione e’ mantenuto in automa4co dal sistema •  Possibilità di ges4re separatamente l’ ordine di fornitura da quello di lavorazione (quando la produzione del terzista e’ asincrona rispeNo alle consegne) •  Differen4 possibilita’ di movimentazione dei materiali Ordine a fornitore: testata •  Chiave ordine, 4po ordine, fornitore •  Data ordine, lingua, riferimento interno ed esterno •  Informazioni sulla spedizione (resa, spedizione, imballo, veNore, des4nazione, magazzino) •  Informazioni contabili (divisa, aliquota IVA, condizioni di pagamento, conto faNurazione, banca di appoggio) •  Note libere •  Proposte da anagrafiche materiali e fornitori Ordine a fornitore (testata) Ordine a fornitore: deNaglio Ordine a fornitore (deNaglio) Consultazioni frequen4 • 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Scadenzario per materiale Scadenzario per fornitore Solleci4 per fornitore Ordini per commessa Ordini per fornitore Ordini per materiale (ordinato, evaso, …) Totale ordinato/consegnato/faNurato per materiale Totale ordinato/consegnato/faNurato per fornitore Curve ABC sul valore ordinato per materiale Curve ABC sul valore ordinato per fornitore Pagina ***1
VERDI
OLEODINAMICA SpA
Oggetto
:
Numero
:
C.Pagam. :
Imballo
:
Div/Cambio:
Ns.Cod.For:
Banca app.:
Spedire a :
Spett.le
FINDI 2 S.r.l. Forniture INDustriali Italiane Due
Viale Manzoni 234/B
40150 Savignano sul Panaro MO
Ordine d'acquisto
ACQ /2003/
17 del 11/06/2003
RIMESSA DIRETTA A VISTA
SACCONI BIG BAG SU PALETTE A PERDERE
EUR/
1
00700/0000003
Ns.Rif.
:
Vs.Rif.
:
Resa
:
Spedizione:
Iva
:
Zini
Sig. Rossi
FRANCO VETTORE
CORRIERE
IVA ACQUISTI 20%
LCT Srl Lavorazioni Conto Terzi
VIA COGNENTO
COGNENTO
_______________________________________________________________________________________________________________________________
Riga Cod.articolo
Esp. Descrizione
UmI
Quantita' UmP
Prezzo %Sc1 %Sc2
Totale netto Conse
Vs.cod.articolo mod.
_______________________________________________________________________________________________________________________________
10 60629
VT234
20 60629
VT234
Vite
NR
1.000,00 NR
0,0200 12,00
17,60 15/07/
Note di acquisto
Vite
NR
1.000,00 NR
0,0200 12,00
17,60 15/09/
Note di acquisto
Vernice
KG
200.000,00 GR
15/07/
Allegare certificato di qualita' ISO 9001
_______________________________________________________________________________________________________________________________
30 69883
Totale generale :
______
35,20
Entrata da ordine di acquisto •  Ingresso merce automa4co a par4re da uno o più ordini •  Controllo delle quan4tà •  Imputazione del magazzino e dell’ubicazione di carico •  Carico su magazzino di collaudo degli ar4coli ges44 con controllo qualità Registrazione di entrata • 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Righe con codice e quan4tà proposte da ordini Registrazione del documento di trasporto Indicazione del magazzino di carico Registrazione dei lo< di acquisto Emissione di buono di entrata Eventuale completamento automa4co mancan4 Eventuale collaudo Preparazione da4 per controllo faNure passive Registrazione di entrata Registrazione di entrata Buono di entrata VERDI
OLEODINAMICA SpA
Fornitore: 700 /
3
FINDI 2 S.r.l. Forniture INDustriali Italiane Due
Oggetto
: bolla ricevimento merci
Bolla
: MAG /
66/11-06-2003
Ordine
: ACQ /2003/
17 del 11-06-2003
Bolla forn: 1212
del 12-05-2003
Competenza: 11-06-2003
____________________________________________________________________________________________________________________
Riga Cod.articolo
Esp. Descrizione
UmI
Quantita'
UmP
Quantita'
Mag. Conto maga
Cod.art.forn.
mod.
Variante Commessa
Ubicaz. Lotto
____________________________________________________________________________________________________________________
10 60629
VT234
20 60629
VT234
Vite
NR
500,00
Vite
NR
1.000,00
NR
coll
NR
coll
500,00
CO
1.000,00
CO
10000/
Magazzino
10000/
Magazzino
Controllo faNure passive •  Visualizzazione e estrazione dei movimen4 di entrata non controlla4 (per fornitore ed elenco ddt) •  Confronto con faNura ricevuta da fornitore •  Registrazione prima nota IVA in contabilità •  Aggiornamento (flag “controllato” dei movimen4 di entrata •  Controllo incrociato tra da4 in faNura e da4 della bolla di entrata Anagrafiche e tabelle u4lizzate •  Ar4coli •  Fornitori •  Lis4ni • 
• 
• 
• 
• 
• 
Testata ordine DeNaglio (riga) Testata bolla di entrata DeNaglio bolla Movimen4 di magazzino Contabilità Diagramma classi ORDINE
n
1
FORNITORI 1
n
1
LISTINO
n
RIGA_OF
n
1
ARTICOLI
1
n
RIGA_BE
n
1
BOLLA DI
ENTRATA
n
1
Interazione ed integrazione B) OUTPUT
A) INPUT
1) Fabbisogno di cassa per
pagamenti fornitori
Pianificazione e
controllo
2) Totali delle spese e dei
pagamenti
Costo degli acquisti di
produzione
Politiche e procedure
2) Richieste di acquisto per
beni
tecnici, materiali e
servizi di
produzione
Reporting
gestionale
3) Beni tecnici, materiali e
servizi di produzione
A1
1) Valori di piano/budget degli
acquisti e degli investimenti
Ciclo di
contabilità
B2
Ciclo
finanziario
B1
Ciclo
passivo
Personale
Produzione
A2
B3
Ciclo attivo