Operatore amministrativo-segretariale

Operatore amministrativo-segretariale
DESCRIZIONE SINTETICA
L’Operatore amministrativo-segretariale è in grado di organizzare e gestire attività di segreteria nei
diversi aspetti tecnici, organizzativi e tecnologici, valutando e gestendo le priorità e le esigenze
espresse.
AREA PROFESSIONALE
Amministrazione e controllo d’impresa
LIVELLO EQF
3° livello
PROFILI COLLEGATI – COLLEGABILI ALLA FIGURA
Sistema di riferimento
Denominazione
NUP
4.1.1.4.0 Personale di segreteria
4.1.2.1.0 Aiuto contabili e assimilati
Repertorio delle professioni ISFOL
Segreteria e lavori di ufficio
- L’Assistente amministrativo
- La Segretaria di direzione
1
UNITÀ DI
COMPETENZA
CAPACITÀ
(ESSERE IN GRADO DI)
CONOSCENZE
(CONOSCERE)
utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione
di comunicazioni interne ed esterne all’ufficio: Ø principi di
organizzazione
telefono, fax, e- mail, ecc.
aziendale: processi,
distinguere
gli
elementi
identificativi
delle
ruoli e funzioni
comunicazioni in entrata per lo smistamento ed
1. Gestione flussi
Ø lingua inglese parlata
applicarli a quelle in uscita
informativi e
e scritta a livello
comunicativi
individuare ed applicare modalità manuali ed
elementare
informatiche di protocollo, classificazione ed
Ø caratteristiche delle
archiviazione dei documenti d’ufficio
attrezzature d’ufficio
identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle
(fax, fotocopiatrice,
relazioni comunicative interne esterne all’azienda
scanner, ecc.)
applicare le principali tecniche per la redazione di Ø informatica di base e
lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d’uso
servizi internet
comune
(navigazione, ricerca
informazioni sui
utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di
principali motori di
tabelle, presentazioni, statistiche e report per
2. Sistematizzazione interlocutori interni ed esterni
ricerca, posta
informazioni e
elettronica)
comprendere ed interpretare linguaggio e significati
testi scritti
della comunicazione scritta e orale in lingua Ø tipologia dei
documenti contabili,
straniera
loro caratteristiche e
valutare la correttezza di un testo scritto
procedure per
(grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli
l’elaborazione e la
obiettivi comunicazionali definiti
registrazione
distinguere gli elementi costitutivi di un documento
Ø tecniche di
contabile per le operazioni di archiviazione e
comunicazione e
registrazione
relazione con il
applicare tecniche di archiviazione e registrazione di
cliente
prima nota di documenti contabili anche con l’ausilio Ø tecniche di
3. Trattamento
di software applicativi specifici
documenti
archiviazione e
amministrativoadottare procedure per la redazione ed emissione
classificazione
contabili
dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle,
manuali e digitali di
ricevute, fatture)
documenti e dati
valutare correttezza delle transazioni economiche Ø tecniche di time
nella relazione con servizi e interlocutori esterni
management
all’azienda
Ø principi comuni e
individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze
aspetti applicativi
nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
della legislazione
vigente in materia di
definire ambienti e strumentazioni adeguati per
sicurezza
riunioni ed eventi in coerenza con politiche e
4. Organizzazione
strategie aziendali
Ø la sicurezza sul
riunioni ed eventi
lavoro: regole e
distinguere costi e ricavi a preventivo per la
di lavoro
modalità di
formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
comportamento
adottare procedure per l’organizzazione di trasferte
(generali e
e la prenotazione di biglietti di viaggio e
specifiche)
pernottamenti
2
Riferimenti per lo sviluppo, la valutazione, la formalizzazione e la certificazione delle competenze
UNITÀ DI COMPETENZA
1.Gestione flussi informativi e comunicativi
INDICATORI
CAPACITÀ
Ø amministrazione e controllo
CONOSCENZE
Ø utilizzare i mezzi per il ricevimento e Ø caratteristiche delle attrezzature
centralino
la trasmissione di comunicazioni
interne ed esterne all’ufficio:
telefono, fax, e- mail, ecc.
Ø acquisizione, registrazione e
trasmissione di corrispondenza in
entrata e in uscita
Ø distinguere gli elementi identificativi
Ø protocollo e archiviazione di dati e
informazioni
Ø
d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner,
ecc.)
Ø tecniche di comunicazione e relazione
con il cliente
delle comunicazioni in entrata per lo Ø informatica di base e servizi internet
smistamento ed applicarli a quelle in
(navigazione, ricerca informazioni sui
uscita
principali motori di ricerca, posta
individuare ed applicare modalità
elettronica
manuali ed informatiche di
Ø principi comuni e aspetti applicativi
protocollo, classificazione ed
della legislazione vigente in materia di
archiviazione dei documenti d’ufficio
sicurezza
Ø identificare modalità per rimuovere
ostacoli nelle relazioni comunicative
interne esterne all’azienda
Ø la sicurezza sul lavoro: regole e
modalità di comportamento (generali e
specifiche
RISULTATO ATTESO
comunicazioni acquisite, archiviate e trasmesse
UNITÀ DI COMPETENZA
2. Sistematizzazione informazioni e testi scritti
INDICATORI
CAPACITÀ
CONOSCENZE
Ø stesura e diffusione di comunicazioni Ø applicare le principali tecniche per la Ø lingua inglese parlata e scritta a livello
formali anche in lingua straniera
Ø redazione di tabelle, presentazioni,
statistiche e report
redazione di lettere, comunicati,
avvisi e convocazioni d’uso comune
Ø utilizzare gli applicativi informatici
per la redazione di tabelle,
presentazioni, statistiche e report
per interlocutori interni ed esterni
Ø comprendere ed interpretare
linguaggio e significati della
comunicazione scritta e orale in
lingua straniera
Ø valutare la correttezza di un testo
scritto (grammatica e sintassi) e la
sua rispondenza con gli obiettivi
comunicazionali definiti
elementare
Ø informatica di base e servizi internet
(navigazione, ricerca informazioni sui
principali motori di ricerca, posta
elettronica
Ø caratteristiche delle attrezzature
d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner,
ecc.)
Ø principi comuni e aspetti applicativi
della legislazione vigente in materia di
sicurezza
Ø la sicurezza sul lavoro: regole e
modalità di comportamento (generali e
specifiche
RISULTATO ATTESO
documenti redatti correttamente nei contenuti e nella forma grafica
3
3. Trattamento documenti amministrativo-contabili
INDICATORI
CAPACITÀ
Ø acquisizione, archiviazione e
Ø distinguere gli elementi costitutivi di
registrazione di prima nota di
documenti contabili
un documento contabile per le
operazioni di archiviazione e
registrazione
Ø aggiornamento di schede
Ø applicare tecniche di archiviazione e
anagrafiche e tabelle relative a
clienti, fornitori, ecc.
registrazione di prima nota di
documenti contabili anche con
l’ausilio di software applicativi
specifici
Ø compilazione cartacea ed informatica
di documenti di vendita ed acquisto
(ordini, bolle, ricevute, fatture)
CONOSCENZE
Ø tipologia dei documenti contabili, loro
caratteristiche e procedure per
l’elaborazione e la registrazione
Ø tecniche di archiviazione e
classificazione manuali e digitali di
documenti e dati
Ø principi comuni e aspetti applicativi
della legislazione vigente in materia di
sicurezza
Ø adottare procedure per la redazione Ø la sicurezza sul lavoro: regole e
ed emissione dei documenti di
vendita ed acquisto (ordini, bolle,
ricevute, fatture)
modalità di comportamento (generali e
specifiche
Ø valutare correttezza delle
transazioni economiche nella
relazione con servizi e interlocutori
esterni all’azienda
RISULTATO ATTESO
documenti contabili correttamente registrati ed archiviati
UNITÀ DI COMPETENZA
4. Organizzazione riunioni ed eventi di lavoro
INDICATORI
Ø predisposizione ed aggiornamento
CAPACITÀ
Ø individuare e riconoscere
calendario degli appuntamenti
Ø predisposizione di supporti
organizzativi o tecnici per la
realizzazione di riunioni ed eventi
CONOSCENZE
Ø
Ø prenotazione biglietti di viaggio e
pernottamenti
Ø
Ø
Ø lingua inglese parlata e scritta a livello
disponibilità ed urgenze nella
elementare
pianificazione di riunioni ed eventi di Ø tecniche di time management
lavoro
Ø principi di organizzazione aziendale:
definire ambienti e strumentazioni
processi, ruoli e funzioni
adeguati per riunioni ed eventi in
Ø principi comuni e aspetti applicativi
coerenza con politiche e strategie
della legislazione vigente in materia di
aziendali
sicurezza
distinguere costi e ricavi a
Ø
la sicurezza sul lavoro: regole e
preventivo per la formulazione di
modalità di comportamento (generali e
budget di riunioni ed eventi di lavoro
specifiche
adottare procedure per
l’organizzazione di trasferte e la
prenotazione di biglietti di viaggio e
pernottamenti
RISULTATO ATTESO
riunioni ed eventi di lavoro configurati secondo i bisogni e le richieste esplicitate
4