TOGETHER JAZZ Struttura e Funzionalità

TOGETHER JAZZ
Struttura e Funzionalità
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Marzo 2015, v.1.5
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Documento redatto da:
Christian Pedergnana
HR Business Unit Manager
Skylab Italia S.r.l.
Riferimenti:
[email protected]
Cell. +39-338-5918820
[email protected]
Cell.!+39-348-8514419
V. 1.5
23/03/2015
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TOGETHER JAZZ
Struttura e Funzionalità
JAZZ è una piattaforma personalizzabile e integrabile con i sistemi
aziendali per la gestione di tutti i processi legati alla Formazione del
Personale. La soluzione offre uno strumento integrato per la gestione
“End to End” dei processi supportando le attività di pianificazione,
gestione operativa, erogazione, contabilizzazione e controllo a supporto
di tutti gli attori coinvolti.
JAZZ combina in un unico sistema tutte le funzionalità necessarie per
estendere i processi e l’erogazione della formazione capillarmente in
modo da ottenerne i massimi benefici in termini di ROI ed efficienza
operativa sia a livello centrale che locale.
I macro processi gestiti dalla piattaforma sono:
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- Gestione della domanda
- Budget e Forecast
- Piani formativi e pianificazione
- Progettazione
- Gestione cataloghi e progetti
- Gestione segreteria didattica
- Gestione faculty
- Erogazione in aula
- Erogazione on-line multicanale
- Gestione contabile clienti e fornitori
- Reporting e Controllo
- Integrazione con processi HR (es. skill evaluation, recruiting)
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INTEGRAZIONE CON SISTEMI AZIENDALI
JAZZ utilizza INTEGRA, un layer proprietario e dedicato, per l’integrazione bidirezionale con i
sistemi esterni in modo da permettere il perfetto allineamento con i sistemi informativi
aziendali e la qualità del dato presente su JAZZ.
Il sistema prevede nativamente la possibilità di attivare le seguenti interfacce:
INTERFACCE IN INGRESSO
!!ANAGRAFICA e ORGANIZZAZIONE
!!JOB SYSTEM (RUOLI e COMPETENZE)
!!FABBISOGNI provenienti dai sistemi HR o da ambiti traversali (es. HSE o LEGALE)
!!FORNITORI e CONTRATTI PASSIVI
!!CLIENTI e CONTRATTI ATTIVI
INTERFACCE IN USCITA
!!CATALOGHI e/o SCHEDE CORSO (Es. per pubblicazione su INTRANET)
!!CV FORMATIVO (per arricchimento sistemi HRMS)
!!STANZIAMENTI
!!FLUSSO CONSUNTIVAZIONE/CONTABILIZZAZIONE (verso sistemi CONTABILI)
!!FLUSSO PAGAMENTI (es. BONIFICI)
In fase di progetto è possibile attivare nuove interfacce o servizi di integrazione. Le
funzionalità messe a disposizione da INTEGRA garantiscono la piena adattabilità verso i
sistemi aziendali riducendo al minimo i tempi di attivazione del servizio.
INTEGRA offre connettori preconfigurati verso le più diffuse piattaforme HR e ERP e un set di
servizi che rendono disponibili le principali funzionalità applicative anche verso sistemi esterni
(es. iscrizioni, cv formativo, certificazione presenze).
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I PORTALI JAZZ
La soluzione JAZZ prevede la pubblicazione di quattro portali per il corretto coinvolgimento
di tutto gli attori necessari a garantire una gestione efficiente e completa dei processi.
ADMIN
E’ il portale di backoffice dedicato agli utenti corporate responsabili della governance,
pianificazione e controllo di tutti i processi legati alla formazione (es. Unità HR-training o
Corporate University).
WORK
E’ il portale dedicato ai gestori HR per governare e controllare le attività formative della
propria area di responsabilità e consentire la partecipazione attiva ai processi che prevedono
il loro coinvolgimento (es. local budget, formazione interna, singoli progetti). Permette inoltre
di configurare le peculiarità dell’area gestita in modo da rispondere alle esigenze locali.
PLACE
E’ il portale self service dedicato a tutti i dipendenti per gestire il proprio piano formativo, le
iscrizioni, la partecipazione ai corsi e l’accesso a tutte le funzionalità correlate (es. e-learning,
test, questionari di apprendimento, attestati) . Offre ai manager la gestione dei propri
collaboratori inclusi i processi di autorizzazione e governance delle iniziative.
Consente un accesso all’offerta formativa pubblicata e a tutte le informazioni storiche utili a
dipendenti e manager.
Tramite il portale è possibile gestire e tracciare ogni attività formativa, da quella a catalogo a
quella esterna, dalla formazione interna al training on the job.
Le funzionalità in self service possono essere fruite tramite dispositivi mobili o integrate con i
portali intranet aziendali.
FACULTY
E’ il portale dedicato a docenti e progettisti per gestire la faculty interna, le attività di
progettazione corsi e le community attraverso le quali, i docenti di una stessa area, possono
interagire e collaborare.
Tramite il portale i docenti possono accedere ai propri corsi/sessioni per gestire le
informazioni di propria competenza (es. materiali, esercitazioni, programmi), interagire con i
discenti e, se previsto, compilare il registro in formato elettronico (funzionalità disponibile
anche su mobile).
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La disponibilità di tutte le informazioni inerenti i docenti e le attività ad essi correlate (es. ore
di docenza, feedback, materiali prodotti) abilita processi di valutazione, ranking ed eventuali
politiche premianti per cui sono previste delle specifiche funzionalità all’interno del portale.
Tramite il portale è possibile gestire corsi di “formazione formatori” per la certificazione della
faculty interna.
Oltre ai quattro portali descritti, gli utenti di JAZZ potranno accedere, ognuno per il proprio
ambito di competenza, ad un datawarehouse che consolida le informazioni gestite ed offre
strumenti di analisi e reporting sugli indicatori di business più significativi.
All’interno del sistema sono previsti un set di report standard e la possibilità di realizzarne e
pubblicarne di nuovi da parte degli utenti.
I report possono essere eseguiti periodicamente ed inviati per e-mail o pubblicati su portali
aziendali.
La figura seguente rappresenta la struttura dei portali della soluzione JAZZ.
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EROGAZIONE ON-LINE
Flipped Classroom (FC) è il nuovo modulo della piattaforma JAZZ dedicato alla
progettazione ed erogazione di corsi on-line che consente di superare i limiti degli attuali
sistemi e-learning. FC permette la creazione di percorsi modulari con la possibilità di
utilizzare contenuti on-line in qualsiasi formato ed in modo integrato (video, webinar,
strumenti di comunicazione interna, risorse internet, SCORM, ecc..) e supportando la
didattica con funzionalità avanzate di collaboration e gamification.
La piattaforma garantisce la tracciabilità della fruizione di tutti i tipi di contenuti
permettendo al progettista/docente il pieno controllo del percorso e degli elementi necessari
alla certificazione delle partecipazioni.
La stretta interazione con il modulo Faculty dedicato alla gestione dei docenti consente una
semplice ed efficace progettazione dei percorsi e una gestione centralizzata del repository
dei contenuti.
FC offre la possibilità di integrazione con sorgenti di contenuti interne (es. archivi video,
sistemi di unified communication, sistemi di knowledge management) o esterne (piattaforme
MOOC, TED Talks, YouTube, ecc..) garantendo il censimento e la gestione di tutti i contenuti
in un unico repository.
I benefici principali di Flipped Classroom sono:
•! l’opportunità di introdurre nuovi modelli di progettazione ed erogazione della
formazione costruiti sfruttando un più ampio ventaglio di contenuti ora facilmente
accessibili in rete grazie all’evoluzione delle piattaforme tecnologiche ed ai nuovi
modelli di condivisione;
•! il supporto all’attività di fruizione didattica con funzionalità innovative di collaboration
e gamification che facilitano il coinvolgimento attivo dei discenti e degli attori a
supporto dell’apprendimento quali docenti, tutor, esperti, consulenti e cotributori
esterni;
•! offrire a progettisti e docenti uno strumento semplice ed accessibile per progettare
ed evolvere in autonomia percorsi formativi e monitorarne
l’erogazione;
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puntualmente
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Una peculiarità innovativa di FC è la capacità di integrare nei percorsi formativi anche
contenuti esterni che risiedono sia su fonti aziendali interne quali i repository di know-how
aziendale o gli strumenti di comunicazione interna, che su fonti esterne all’azienda,
tipicamente accessibili via internet. Particolare attenzione è stata posta sull’integrazione delle
piattaforma MOOC (Massive Open Online Course) che offrono un approccio innovativo alla
formazione on-line.
L’obiettivo della piattaforma non è quello di sostituirsi o inglobare tali fonti ma di
permetterne l’accesso centralizzato in modo da garantirne la gestione e il tracciamento
ampliando le modalità di offering ed erogazione verso i clienti interni ed i discenti.
Sono disponibili funzionalità di back-office che rilevano l’esperienza utente a partire dai dati
di fruizione e interazione raccolti ed analizzati grazie a funzionalità dedicate.
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MAPPA FUNZIONALITA’
Le tabelle seguenti riportano la mappa delle funzionalità della piattaforma per ogni processo
gestito.
BUDGET E GESTIONE DELLA DOMANDA
Il processo che porta alla definizione del budget della formazione permette la gestione di
più linee di budget, la distribuzione TOP-DOWN e/o BOTTOM-UP e la configurazione dei
necessari workflow approvativi. Il processo è integrato con quelli a valle garantendo il
confronto del dato di budget/forecast con la pianificazione e la consuntivazione delle
iniziative formative.
GENERALI
Configurazione struttura di Budget
Con integrazione alla struttura organizzativa e permettendo di individuare eventuali gestori
HR/business di riferimento.
Configurazione workflow approvativi
Definizione linee di budget
E’ possibile definire più linee di budget per abilitare diversi tipi di distribuzione (es. centrale e
distribuito)
Definizione nuove iniziative/progetti
Permette di avere una visione trasversale sui dati di budget legati alle singole
iniziative/progetti
Gestione sicurezza sui cataloghi/progetti
Permette di definire coni di visibilità ad hoc sull’offerta formativa anche in fase di budget
GESTIONE DELLA DOMANDA
Configurazione questionari quantitativi/qualitativi
Gestione area documentale dedicata
Integrazione con needs provenienti da altri processi HR (es. skill evaluation)
Pubblicazione di linee guida per la definizione del budget
BUDGET E FORECAST
Definizione linee di budget e limiti per strutture organizzative e/o aree trasversali
Tool di simulazione a supporto della distribuzione del budget
Distribuzione budget sugli elementi organizzativi in base alla struttura prescelta
Gestione linee di budget trasversali (es. formazione HSE, compliance, progetti)
Gestione budget per tutti i possibili tipi di interventi formativi
Permette di gestire il budget per cataloghi, progetti, formazione interna e formazione esterna
Workflow approvativo configurabile
Tool di analisi
Permette ad esempio il confronto rispetto all’anno precedente, la proiezione su costi e
partecipazioni
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Monitoraggio budget vs. pianificato vs. consuntivato ad ogni livello della struttura
organizzativa
Gestione forecast e consolidamento dati di budget
GESTIONE PIANI FORMATIVI e PIANIFICAZIONE
La gestione dei piani formativi è supportata dalle TRAINING MATRIX (TM) sia per
quanto riguarda la formazione di ruolo che per quella trasversale. Le TM
consentono di decentrare la gestione dei fabbisogni alle unità di competenza. Il
fabbisogno individuale è identificato grazie all’applicazione di tutte le TM
definite.
GESTIONE TRAINING MATRIX (TM)
Gestione TM di ruolo (tramite integrazione con JOB SYSTEM)
Gestione TM trasversali (es. HSE, legali, ecc..)
Gestione TM di progetto
Gestione TM di country
Gestione TM custom
Gestione “driver esterni” dinamici ad estensione dell’anagrafica HR.
Permette di arricchire l’anagrafica presente a sistema con informazioni utili a gestire le TM
anche se non presenti sui sistemi HR (es. nomina HSE)
Associazione obbligatorietà e scadenziario ai corsi presenti in TM
Definizione di eventuali percorsi formativi interni alle TM
DEFINIZIONI PIANI FORMATIVI
Wizard per i manager per la definizione del singolo piano formativo basato su TM,
cataloghi, eventuali attività di formazione esterna.
Inserimento massivo corsi nei piani formativi
Ad esempio un corso su un target di popolazione definita.
Possibilità di collocare un corso sul piano formativo dell’anno di riferimento, sugli
anni successivi, “nice to have” o di cestinarlo (non necessario)
Controllo del costo del/dei piani rispetto al dato di budget
Gestione corsi obbligatori a piano formativo
Associazione guidata dei corsi al catalogo/progetto corretto
Gestione richieste di formazione esterna (es. Congressi/Seminari)
Workflow approvativo configurabile
Pubblicazione dei piani formativi in Self Service
Gestione rolling dei piani formativi
La funzionalità permette di verificare gli impatti su budget e piano a seguito di cambiamenti
organizzativi o di ruolo.
Pianificazione nuovi progetti sulla base dei piani formativi
Pianificazione delle edizioni sulla base dei piani formativi
Monitoraggio piani formativi
Sono previste viste HR ma anche viste trasversali (es. HSE, compliance o un singolo progetto)
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PROGETTAZIONE e GESTIONE CATALOGHI/INIZIATIVE
Per i progetti/percorsi/corsi vengono messe a disposizione le funzionalità
necessarie a gestirne la progettazione e la collocazione in eventuali
cataloghi/progetti
GESTIONE CATALOGHI/PROGETTI
Gestione struttura cataloghi/progetti
Definizione indicatori/KPI su ogni livello del catalogo/progetto
Gestione pubblicazione cataloghi/progetti/corsi
Gestione sicurezza cataloghi
PROGETTAZIONE
Scheda progettazione corsi configurabile
E’ possibile configurare le schede informative sul corso in modo da corredarle delle
informazioni necessarie (es. obiettivi, requisiti, programma, dati qualità, ecc..)
Gestione materiali corso tramite sistema documentale
Gestione esigenze logistiche
Gestione questionari di apprendimento e/o gradimento specifici per il corso
Gestione esercitazioni
Gestione workflow di prescrizione ai corsi
La prescrizione ai corsi risulta utile quanto la composizione dell’aula viene fatta in backoffice
(es. corsi di lingua)
Gestione corsi equivalenti e vincoli di propedeuticità
Associazione corso a certificazioni
Integrazione con modulo opzionale FACULTY per contributo docenti alla
progettazione
EROGAZIONE
I processi di iscrizione e gestione dell’erogazione sono supportati dal sistema,
che garantisce la massima efficienza dei task necessari per meglio supportare i
volumi tipici di una grande organizzazione
ISCRIZIONI
Pubblicazione edizioni in Self Service associate ai piani formativi. Le informazioni
comprendono:
• Calendario e informazioni logistiche
• Scheda corso
• Materiali didattici pubblicati
• Eventuali note/topic pubblicati dai docenti
• Informazioni su percorsi / Certificazioni collegati alle edizioni
Iscrizioni in Self Service con workflow approvativo configurabile anche a livello di
singolo business/gestore locale
Iscrizioni da backoffice facilitate con wizard per importazione da Excel
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Gestione preiscrizioni corsi
Gestione lista d’attesa
Gestione approvazioni massive
Gestione “access code” per la registrazione dell’accesso e il rilascio dell’eventuale
badge (se presente modulo OPZIONALE Smart Solution)
EROGAZIONE
Gestione calendario aule
Reporting operativo (registri, fuori porta, cavalieri, ecc..)
Iscrizioni massive
Consuntivazione presenze
Workflow operativo per la gestione ciclo di vita dell’edizione
Approvazione consuntivi da parte del business
Gestione Fornitori e Costi
Gestione Clienti e Ricavi
Gestione attestati con workflow approvativo
Gestione questionari di fine corso
Accesso ambiente corso (forum, news, interazione discenti)
Gestione politiche di arricchimento CV Formativo
EROGAZIONE ON-LINE
Progettazione percorsi modulari
Gestione multiformato (SCORM, video, webinar, html, documenti, ecc..)
Integrazione contenuti esterni (repository aziendali, sistemi mooc, YouTube, ecc..)
Gestione percorsi blended
Tracciamento experience discente per tutti i tipi di contenuti previsti
Gestione gruppi/squadre interne al singolo corso/edizione
Funzionalità di collaboration (forum, news, like, commenti, ecc..)
Funzionalità di gamification
Funzionalità di generazione e gestione test e survey
Pagina presentazione corso personalizzabile (testo, video, questionari, materiali)
Ambiente di test e collaudo a disposizione dei fornitori di contenuti
FORMAZIONE FINANZIATA
Gestione piani di finanziamento
Vista trasversale per “piano finanziato” su edizioni/iscrizioni finanziate
Gestione consuntivi per piano finanziato/fondo
Indicatori e KPI (gestione del target)
Gestione registri secondo gli standard richiesti dai fondi (incl. Digitale con firma
grafometrica)
Reporting
CICLO ATTIVO (Integrazione contabile con SAP)
Gestione Clienti (interni e/o esterni)
Gestione Contratti (item, unità di misura, tariffe, commesse)
Gestione capienze
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Invio Ordini di Vendita (OdV)
Rendiconto fatture
Gestione transazioni Intercompany
Gestione stanziamenti
CICLO PASSIVO (Integrazione contabile con SAP)
Gestione Fornitori
Gestione Contratti (Item, unità di misura, tariffe, commesse)
Gestione capienze
Invio Ordini di Lavoro (OdL)
Valutazione prestazione fornitore
Gestione Ordini di Pagamento
Gestione stanziamenti
Gestione pagamenti per formazione esterna (bonifici, cdc, cdc virtuali)
CONSUNTIVAZIONE
La consuntivazione delle attività formative è associabile al singolo “gestore HR” o
alla linea per la propria popolazione di riferimento.
CONSUNTIVAZIONE FORMAZIONE A CATALOGO/PROGETTO
Consuntivazione partecipazione per gestore hr/business
In caso di edizioni multi business/gestore viene gestita la consuntivazione in modo separato
per ogni business.
Invio automatico ordini di vendita associati alla consuntivazione
Gestione dettaglio dati di presenza e costo (per la propria popolazione)
Dashboard centrale e per gestore hr/business per il monitoraggio delle
consuntivazioni
CONSUNTIVAZIONE FORMAZIONE ESTERNA
Workflow dedicato per la gestione della formazione esterna
Coinvolgimento enti certificatori per i fornitori
Gestione pagamenti verso terzi per formazione esterna (bonifici, cdc, cdc virtuali)
CONSUNTIVAZIONE FORMAZIONE INTERNA/TRAINING ON THE JOB
Workflow dedicato per la consuntivazione della formazione interna
Tracciamento Training On The Job (sia docente che discente)
Tracciamento consuntivi costi interni
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FACULTY
E’ il modulo dedicato alla gestione dei docenti INTERNI ed ESTERNI e alle
community di ambito formativo. Tramite il modulo i docenti possono inoltre
diventare soggetti attivi nelle attività di gestione corsi, materiali e registri
COMMUNITY
Gestione Community dei docenti
Gestione Community di ambito o area formativa (comunità di pratica)
Funzionalità di collaboration tra docenti della stessa Community
Gestione condivisa materiali
Ranking docenti
POLITICHE PREMIANTI
Gestione politiche premianti
Assegnazione punteggi (teach coin) sulla base di eventi (ore docenza, feedback,
animazione forum, ecc..)
Gestione “borsellino teach coin”
GESTIONE DIDATTICA
Gestione materiali per corsi/edizioni
Gestione questionario/esercizi
Gestione registro elettronico
Gestione feedback docente su aula/partecipanti
PROGETTAZIONE PERCORSI DIDATTICI
Accesso alle funzionalità di progettazione percorsi on-line
Accesso e gestione repository dei contenuti
Accesso alle funzionalità di moderazione (forum, news, assignment, ecc..)
REPORTING
Datawarehouse per reporting e data Analysis
Reporting operativo standard (multi lingua e multi formato):
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Registri
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Cavalieri
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Fuori porta
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Questionari gradimento
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Questionari apprendimento
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Attestati
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Certificati
Reporting di controllo (20 report standard previsti)
Reporting direzionale (5 report standard previsti)
Creazione e pubblicazione di report custom direttamente per gli utenti finali
Invio automatico e periodico report tramite e-mail
Gestione sicurezza su accesso ai report
Gestione sicurezza su modifica e pubblicazione report
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Il modulo SMART SOLUTION prevede l’introduzione all’utilizzo di nuovi
dispositivi mobili (tablet e smartphone) e di digital signage (monitor, lavagne
elettroniche, totem). Le funzionalità permettono di ampliare i servizi offerti e/o di
poter accedere ai servizi attuali tramite dispositivi mobili nell’ottica di arrivare ad
avere una piena automatizzazione nella gestione dell’aula, dell’erogazione e della
reception (accoglienza)
Gestione Aula digitale tramite TABLET per docenti e discenti permette:
• Gestione elettronica del registro
• Gestione materiale
• Gestione appunti discente
• Gestione aula virtuale
• Gestione lezioni sincrone (governate dal docente)
• Erogazione esercitazione
• Integrazione con e-board
• Accesso ai portali della suite tramite TABLET
Dashboard direzionale fruibile da TABLET per l’accesso ai principali KPI:
• Partecipanti
• Partecipazioni
• Ore
• Budget/Pianificato/Consuntivato
• Costi
• Ricavi
• Feedback
Smartphone APP per i discenti che permette di:
• Gestire l’accesso alle strutture (token rilasciato in fase di iscrizione)
• Certificare le presenze
• Accedere ai materiali
• Accedere alle informazioni Logistiche sul corso
• Funzionalità “portami”
• Approvazione WorkFlow autorizzativo
Digital signage: Fuori porta “attivo”
• Pubblica lo stato attuale dell’aula riportando le informazioni di interesse
• Permette di accedere al caledario dell’aula ed effettuare eventuali
prenotazioni
• Permette di accedere all’elenco dei partecipanti
Digital signage: Pannelli informativi reception con pubblicazione del calendario e
delle informazioni logistiche
Totem reception con funzionalità di:
• Registrazione discente
• Rilascio badge
• Stampa certificato corso
• Gestione QR code/NFC
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