PROCEDURA ACQUISTI FINEST S.p.A. INDICE 1. Premessa 2

PROCEDURA ACQUISTI FINEST S.p.A.
INDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Premessa
Ambito di Applicazione
Richiesta di acquisto
Procedura Acquisti
Verifica congruità con disponibilità di spesa
Affidamento
a. Elenco fornitori certificati
b. Valutazione Offerte
c. Ordini di Acquisto e archivio elettronico dell’impegnato
d. Approvvigionamenti d’urgenza
7. Controllo sulla merce ricevuta o sull’avvenuta prestazione, eventuali
contestazioni
a. Beni
b. Servizi
c. Consulenze Varie
8. Rilevazioni contabili e pagamenti
9. Entrata in vigore
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1. Premessa
La procedura acquisti è parte integrante di un modello organizzativo
finalizzato a fornire informazioni per singola Unità Operativa, ad assicurare
che l’affidamento di servizi e forniture avvenga in termini temporali ristretti e
con modalità semplificate, nonché a controllare il flusso degli ordini verso
terzi e quindi ha come finalità ultima quella di supportare il management nel
processo di governo dell’azienda. Infatti la procedura acquisti è finalizzata a:
Garantire il monitoraggio ed il rispetto del Budget previsto per gli
approvvigionamenti sia a livello Aziendale che di singolo centro di
costo;
Fornire un consuntivo a livello di centri di costo;
Ottimizzare il processo di selezione dei fornitori – offerte nel rispetto dei
principi di efficacia, trasparenza, non discriminazione economicità,
tempestività, correttezza, libera concorrenza, parità di trattamento,
pubblicità;
Assicurare un’informazione aggiornata sulla situazione dell’impegnato
(acquisti disposti) anche ai fini della predisposizione di situazioni
periodiche gestionali.
La procedura è gestita dal Responsabile Funzione Acquisti alla quale
dovranno essere indirizzate tutte le Richieste di Acquisto.
La procedura si applica a tutti gli acquisti superiori a 500€.
2. Ambito di applicazione
La procedura acquisti si applica agli acquisti di beni e servizi (superiori a
500€) disposti da:
Consiglio di Amministrazione (sufficiente copia della delibera per
autorizzazione a procedere);
Presidente – Vice Presidente - Direttore;
Responsabili di Area e loro riporti;
Responsabili Unità Operative, loro sostituti o riporti.
Ove la tipologia dell’acquisto lo richieda (consulenze strategiche, fiscali legali,
ecc…) l’Unità Operativa competente seguirà direttamente o attraverso un
soggetto di volta in volta identificato le fasi previste della procedura.
Per quanto riguarda l’attività riguardante le Trasferte - Missioni continua a
rimanere di completa competenza:
della U.O. Segreteria Generale per la parte istituzionale;
dell’U.O. Risorse Umane per la parte dei Dipendenti.
3. Richiesta di acquisto
La richiesta di acquisto deve essere compilata e sottoscritta dal richiedente e
firmata dal Responsabile dell’Unità Operativa per approvazione.
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La richiesta di Acquisto deve contenere:
La descrizione del Bene/Servizio richiesto;
L’importo di spesa presunto, nei limiti del possibile, o il riferimento al
prezzo dell’ultima fornitura;
Le tempistiche previste per la consegna/esecuzione prestazione;
La documentazione tecnica di supporto alla richiesta per la fornitura;
Indicazione Fornitori (in caso di servizi a prevalente carattere tecnico
specialistico) e motivo di preferenza verso tali fornitori;
Eventuale espressa richiesta di coinvolgimento nella fase di selezione
delle offerte, da parte del Richiedente.
La richiesta di Acquisto è consegnata al Responsabile Funzione Acquisti che
ne da corso, previa verifica di congruità rispetto al Budget ed, ove questo non
risulti capiente, previa verifica con la Direzione – Presidenza
dell’individuazione delle risorse finanziarie altrimenti utilizzabili per l’acquisto.
4. Procedura Acquisti
Il Responsabile Funzione Acquisti è responsabile dell’applicazione della
presente procedura. Tuttavia nel caso in cui le richieste abbiano per oggetto
approvvigionamenti di:
Beni e servizi informatici (Hardware e Software), telefonia, fax
fotocopiatrici e più in generale strumentazioni connesse all’infrastruttura
IT e loro manutenzione o sviluppo la richiesta di acquisto verrà
trasmessa dal Responsabile Funzione Acquisti al Responsabile
Information Technology (IT) (in outsourcing a Friulia).
Servizi afferenti la cura lo sviluppo la promozione dell’immagine
aziendale, beni ed altro materiale pubblicitario e/o propagandistico, e
servizi affini (compresi servizi di ristorazione e catering in occasione di
fiere, convegni, assemblee, incontri, ecc ….) la richiesta verrà
trasmessa dal Responsabile Funzione Acquisti al Presidente –
Vice Presidente;
In tali casi il Responsabile Funzione Acquisti trasmetterà la Richiesta
d’Acquisto solo dopo aver effettuato la verifica di capienza della spesa con le
disponibilità di spesa previste in sede di Budget per la specifica voce di costo.
Pertanto, la seguente procedura è da applicarsi da parte del Responsabile
Funzione Acquisti e, dove previsto, dal Responsabile IT nei casi
specificatamente richiamati.
Resta inteso che a conclusione della procedura, il Responsabile IT dovrà
consegnare al Responsabile Funzione Acquisti la documentazione
comprovante il rispetto della procedura acquisti (richiesta d’acquisto, richiesta
di preventivi e ottenimento degli stessi (3 o 5 nei casi richiesti), ordine
emesso, verifica qualità del bene - servizio, ecc …..).
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5. Verifica congruità con disponibilità di spesa
Il Responsabile Funzione Acquisti, ricevuta la richiesta di acquisto, procede
ad un controllo di congruità della spesa effettuando una verifica di capienza
con le disponibilità di spesa previste dal budget per la specifica voce di costo.
Se non emergono rilievi il Responsabile Funzione Acquisti vista la richiesta
(con causale “verificata congruità rispetto al budget” o equivalente).
Quando da tale analisi risulta che, per la specifica voce di centro di costo,
quanto stanziato in sede di budget non è sufficiente allora il Responsabile
Funzione Acquisti si rivolge alla Direzione – Presidenza che dopo una verifica
della documentazione afferente e sentito il Responsabile Controllo decide
sull’eventuale fuori budget.
6. Affidamento
Effettuata la verifica di congruità rispetto alle disponibilità di spesa, il
Responsabile Funzione Acquisti (e/o Responsabile IT) procede ad attivare le
procedure di affidamento adeguate attenendosi alle seguenti modalità:
a. Elenco Fornitori certificati
Al fine di attuare il principio di rotazione nonché di monitorare costantemente
la qualità delle forniture effettuate, tutti i fornitori operanti con la società al
momento dell’approvazione della presente procedura nonché ogni futuro
soggetto affidatario, comunque selezionato, anche a mezzo di indagine di
mercato,entrano nell’Elenco Fornitori, tenuto ed aggiornato dal Responsabile
Funzione Acquisti.
L’Elenco Fornitori contiene altresì l'indicazione di tutti gli altri soggetti ritenuti
idonei a concorrere alle forniture di cui alla presente procedura sulla base
delle domande appositamente pervenute.
Tale idoneità è desunta sulla base dei requisiti tendenti ad accertare:
specializzazione, potenzialità economica, capacità produttiva e/o
commerciale, serietà, correttezza e puntualità.
Al fine di verificare tale idoneità:
il Responsabile Funzione Acquisti ovvero i responsabili delle singole
U.O. richiederanno a ciascun fornitore in carica non ancora iscritto una
scheda sintetica con l’indicazione delle informazioni funzionali all’
inserimento dello stesso nell’Elenco di cui trattasi;
a fronte dell’effettuazione di ciascuna fornitura il Responsabile
Funzione Acquisti includerà nell’Elenco le segnalazioni di non
conformità/criticità, anche pervenute dalle singole U.O. richiedenti, e le
eventuali note di contestazione.
La formalizzazione delle irregolarità/criticità/contestazioni segnalate
nell’effettuazione delle forniture e dei servizi, qualora costituisca grave
inadempienza contrattuale comporterà la cancellazione del fornitore
dall’Elenco.
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L’Elenco Fornitori è ripartito in categorie, in relazione ai settori merceologici e
alle caratteristiche delle prestazioni; ove necessario, all’interno delle suddette
categorie,sono individuate sottocategorie merceologiche. L’Elenco consiste in
un registro generale recante sul frontespizio Elenco Fornitori Finest S.p.A. e
contenente pagine timbrate e numerate progressivamente dal Responsabile
Funzione Acquisti.
L'Elenco dei fornitori viene aggiornato con cadenza trimestrale ovvero, al
bisogno, anche inferiore.
Le domande di iscrizione all’Elenco sono inoltrate al Responsabile Funzione
Acquisti su apposito modulo disponibile sul sito web di Finest contenente la
dichiarazione ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445 di non versare nelle condizioni ostative di cui all’art. 38
del D. Lgs. 163/06.
Qualora in una categoria o sottocategoria non siano presenti soggetti in
numero sufficiente, al fine di assicurare una effettiva concorrenzialità, il
Responsabile Funzione Acquisti, anche su richiesta delle singole U.O., può
integrare i nominativi dell’Elenco Fornitori con soggetti iscritti alla C.C.I.A.A.
previo accertamento del possesso dei requisiti di idoneità.
La cancellazione dall’Albo fornitori dei soggetti inscritti è a cura del
Responsabile Funzione Acquisti previa apposita istruttoria interna e relativa
segnalazione ai sensi di quanto sopra dalla quale risulti accertata grave
inadempienza contrattuale.
Il fornitore viene cancellato d’ufficio anche nei seguenti casi:
a) nei casi di non mantenimento dei requisiti di iscrizione;
b) nei casi in cui per tre volte non sia stata presentata offerta a seguito di
invito, sempreché non pervengano giustificazioni scritte per la mancata
partecipazione, che non verranno computate come mancata presentazione
dell’offerta.
c) In caso di istanza scritta del soggetto.
Una nuova iscrizione non può essere richiesta prima di un anno dalla
avvenuta cancellazione.
b. Valutazione offerte
Nel caso in cui la richiesta di Acquisto comporti un impegno di spesa
presunto superiore a 500,00 € il Responsabile Funzione Acquisti (e/o
Responsabile IT) contatta il fornitore individuato, procede con
l’acquisizione di 1 offerta e valuta la congruità della stessa in conformità
a precedenti forniture o in mancanza valuta la ragionevolezza
dell’offerta stessa;
Nel caso in cui la Richiesta di Acquisto comporti un impegno di spesa
presunto superiore a 5.000€ il Responsabile Funzione Acquisti (e/o
Responsabile IT) contatta i fornitori individuati e richiede l’invio di offerte
(normalmente nel numero minimo di 3);
Nel caso in cui la Richiesta di Acquisto comporti un impegno di spesa
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presunto superiore a 20.000€ il Responsabile Funzione Acquisti (e/o
Responsabile IT) contatta i fornitori individuati e richiede l’invio di offerte
(normalmente nel numero minimo di 5),
ad eccezione dell’ipotesi in cui:
 Per ragioni di natura tecnica o artistica il contratto debba
essere concluso esclusivamente con un fornitore determinato;
 Si verifichi una situazione di urgenza determinata da eventi
imprevedibili;
 La fornitura consista nella ripetizione di servizi analoghi a
quelli già affidati al fornitore all’esito di questa procedura,
purché siano conformi allo stesso progetto di base.
Le offerte ricevute sono valutate dal Responsabile Funzione Acquisti (e/o
Responsabile IT) per gli aspetti economici, col supporto eventuale del
richiedente per gli aspetti di natura tecnica e del U.O. Legale per gli aspetti
legali.
L’aggiudicazione viene effettuata di norma secondo il principio dell’offerta al
massimo ribasso. Qualora invece si disponga affinché l’aggiudicazione
venga effettuata secondo il principio dell’offerta economicamente più
vantaggiosa, sarà cura del Responsabile Funzione Acquisti rendere noti ai
fornitori contattati i criteri secondo i quali verranno giudicate le offerte
presentate.
I preventivi vengono archiviati con la relativa richiesta d’Acquisto e viene
allegata una nota (Modello Processo Decisionale) che spiega le ragioni che
hanno guidato nella selezione dell’offerta in considerazione sia delle variabili
economiche che di quelle tecniche.
c. Ordini di Acquisto e archivio elettronico dell’impegnato
Selezionata l’offerta che meglio soddisfa i parametri previsti nella
Richiesta di Acquisto, il Responsabile Funzione Acquisti (e/o
Responsabile IT) predispone l’ordine che viene autorizzato
disgiuntamente, secondo i poteri conferiti nelle deleghe.
Quando le condizioni di acquisto sono già completamente note e definite
(listini, forniture storiche) e pertanto non è necessaria una nuova procedura
per la selezione dei fornitori, il Responsabile Funzione Acquisti può
procedere direttamente all’acquisto previa verifica della congruità della spesa
rispetto il budget. Tale fattispecie si verifica in particolare per gli acquisti che
interessano il materiale di cancelleria, libri e tutto il materiale gestito a scorta
che salvo casi di particolare urgenza saranno reintegrate con cadenza
mensile. È necessario procedere periodicamente (almeno una volta l’anno)
con la verifica di congruità dei listini dai fornitori. In tali casi l’ordine può
essere omesso salvo comunque la compilazione ed archiviazione della
Richiesta d’Acquisto sottoscritta dal Richiedente, accordata dal Responsabile
di U.O. vistata per capienza rispetto al budget dal Responsabile Funzione
Acquisti ed autorizzata da chi ne ha i poteri secondo le Deleghe conferite.
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Si precisa che l’invio di un ordine scritto (via fax o altro sistema di
comunicazione alternativo comunque in grado di garantire l’avvenuta
consegna) è sempre obbligatorio per tutti casi in cui l’importo di spesa
presunto superi 500€.
Gli ordini di Acquisto, elaborati dal Responsabile Funzione Acquisti (e/o
Responsabile IT) devono contenere:
La descrizione del bene/servizio richiesto con gli eventuali riferimenti a
preventivi ricevuti;
La quantità ordinata;
Le condizioni di consegna;
Le condizioni di pagamento;
Le eventuali penali.
Gli ordini vengono inseriti in un archivio informatico a sistema
(alternativamente in un foglio elettronico) aggiornato dal Responsabile
Funzione Acquisti che permette di identificare il Richiedente, l’U.O. a cui lo
stesso appartiene e l’importo dell’ordine (impegnato).
Nel caso di presenza di contratti in forma scritta questi saranno archiviati a
cura del Responsabile Funzione Acquisti.
d. Approvvigionamenti d’urgenza
In caso di estrema e giustificata urgenza può rendersi necessario procedere
all’approvvigionamento di prodotti/servizi, senza che sia possibile seguire la
normale procedura di acquisto e di verifica di quanto acquisito.
Costituiscono esempi di estrema e giustificata urgenza:
 Necessità di ripristinare la continuità dell’esercizio di servizi e/o impianti;
 Interventi in situazioni di grave rischio per l’incolumità pubblica e dei
dipendenti aziendali;
 Calamità naturali;
 Necessità di ripristinare l’operatività degli uffici aziendali.
Il Responsabile Funzione Acquisti procede in autonomia all’acquisto e, nel
più breve tempo possibile, predispone un ordine di acquisto sul quale
evidenzia la motivazione che ha portato a tale procedura, che sottoporrà alla
Direzione per ratifica.
Anche in casi di urgenza è preferibile fare riferimento all’Elenco fornitori
Certificati.
7. Controllo sulla merce ricevuta o sull’avvenuta prestazione, eventuali
contestazioni
La procedura distingue il controllo sull’acquisto di beni da quello
sull’acquisizione di servizi.
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a. Beni
Al ricevimento dei beni ordinati il Richiedente con il supporto del
Responsabile Funzione Acquisti effettua un controllo contestuale di
corrispondenza tra beni consegnati, ordine di acquisto, documento di
trasporto (e/o fattura se disponibile).
Nel caso di esito positivo del controllo, il Richiedente deve siglare il DdT/la
fattura. Se non c’è rispondenza fra quanto ricevuto e quanto ordinato o si
riscontrano difetti, i beni vengono respinti e si contatta il fornitore per la
sostituzione della merce e/o l’annullamento dell’Ordine di acquisto, previa
compilazione di una nota di contestazione.
b. Servizi
Il richiedente ha il compito di gestire il contratto durante tutta la durata dello
stesso accertando la regolarità della prestazione e/o fornitura. In caso di non
conformità, il Richiedente contatta il fornitore e contestualmente compila una
“nota di non conformità” e la invia al Responsabile Funzione Acquisti.
Qualora si rendesse necessaria una nota di contestazione nei confronti del
fornitore, il Responsabile Funzione Acquisti in collaborazione con l’Ufficio
Legale provvede all’elaborazione della stessa.
Nel caso in cui il servizio venga erogato periodicamente (pulizie, connessione
a banche dati, vigilanza, ecc ….), il Richiedente è chiamato a verificare la
correttezza della fatturazione del fornitore (mediante la sottoscrizione della
stessa).
Anche in questo caso viene effettuato dal Richiedente, eventualmente con il
supporto del Responsabile Funzione Acquisti, un controllo di corrispondenza
tra ordine/contratto e servizio reso che si manifesta attraverso la sigla della
fattura.
c. Consulenze Varie
Il richiedente ha il compito di gestire il contratto durante tutta la durata dello
stesso accertando la regolarità della prestazione. In caso di non conformità,
il Richiedente contatta il consulente e contestualmente compila una “nota di
non conformità” e la invia al Responsabile Funzione Acquisti.
Qualora si rendesse necessaria una nota di contestazione nei confronti del
fornitore, il Responsabile Funzione Acquisti in collaborazione con l’Ufficio
Legale provvede all’elaborazione della stessa.
Inoltre il Consulente deve dare evidenza con relazione scritta della sua
attività a conclusione del lavoro commissionato.
8. Rilevazioni contabili e pagamenti
L’U.O. Amministrazione riceve la fattura siglata dal Richiedente e dal
Responsabile Funzione Acquisti e verifica la correttezza e la completezza
formale della documentazione presentatagli. Il Responsabile Amministrazione
quindi autorizza (mediante sigla sulla fattura stessa) la registrazione in
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contabilità aziendale.
Mensilmente e comunque in base alla scadenza indicata in fattura, U.O.
Amministrazione predispone il bonifico di pagamento, lo sigla e lo sottopone
alla Direzione (o agli eventuali Procuratori) per la firma .
Il Responsabile Funzione Acquisti, aggiorna conseguentemente archivio
ordini.
Periodicamente (almeno trimestralmente) il Responsabile Funzione Acquisti
effettua una verifica dell’archivio ordini (accuratezza, esistenza e
completezza degli ordini a sistema); in particolare con riferimento a
quest’ultima il Responsabile Funzione Acquisti si confronta con il
Responsabile Amministrazione.
La verifica ha come oggetto, tra l’altro, un controllo su:
 Analisi ordini di acquisto non evasi emessi da più di 30gg;
 Analisi ultime fatture registrate in contabilità e verifica del loro
recepimento nell’archivio ordini;
 Corrispondenza (su base campionaria) degli importi inseriti negli ordini
emessi, nell’archivio ordini (foglio elettronico) e in contabilità.
9. Entrata in vigore
La presente procedura entra in vigore il 1° luglio 2011.
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