IL BUDGET FORM PER I PROGETTI DI COOPERAZIONE DEL

IL BUDGET FORM PER I PROGETTI
DI COOPERAZIONE
DEL PROGRAMMA CULTURA 2007-2013
Guida alla compilazione
Strand 1.1-1.2.1-1.3.5
Ministero per i Beni e
le Attività Culturali
Cultural Contact Point, CCP Italy
Project Manager
Leila Nista
Segretariato Generale
Direttore Servizio I
Gianni Bonazzi
Testi di
Marzia Santone
Progetto grafico
Giulia Quintiliani
for Quintilia Edizioni
Contatti
Cultural Contact Point, CCP ITALY
Ministero per i Beni e le Attività Culturali
Via del Collegio Romano, 27
00186 Roma
http://www.ccpitaly.beniculturali.it/
[email protected]
Finito di stampare a Roma nel mese di giugno 2012
2
NOTA ALL’INTRODUZIONE
Nel Luglio 2011 il modello del budget form per i progetti di cooperazione del
Programma Cultura 2007-2013 (strand 1.1-1.2.1-1.3.5) è stato modificato o,
meglio, semplificato.
Questa guida rappresenta un aggiornamento rispetto alle precedente pubblicazione del 2010 e si adatta sia alle nuove linee guida dell’Agenzia Esecutiva
(EACEA), sia alle esigenze degli applicants.
Possiamo parlare di semplificazione in questi termini: i capitoli del budget
sono stati ridotti da sette a cinque. I costi reativi ai subcontacting (ex capitolo 7), travel,subsistence and administration (ex capitolo 4), invece, sono stati
accorpati nei capitoli ufficiali, come voci di spesa (content of the budget).
Inoltre, da quest’anno è possibile subappaltare competenze tecniche specifiche collegate al coordinamento che richiedono profili specializzati (ad esempio in materia giuridica, contabile, fiscale, di risorse umane, ecc.).
Focus principale della guida saranno i progetti di cooperazione annual&multiannual (strand 1.2.1.e 1.1.), dal momento che il budget per i progetti di
cooperazione con i Paesi Terzi (strand 1.3.5) verrà pubblicato soltanto nel
2012. Il format di riferimento per lo strand 1.3.5 rimane, comunque, quello
presentato nelle seguenti pagine.
Last but not least è opportuno precisare la finalità di questa guida, che consiste nel garantire un’informazione semplice ed essenziale ai “non addetti ai
lavori” del Programma Cultura 2007-13. Le Instructions for Applicants rimangono, in ogni caso, il documento ufficiale di riferimento. Tramite una lettura
attenta delle Instructions, del supporto fornito dal CCP ITALY e, soprattutto,
dedicando tempo e cura al progetto che si vuole presentare, la redazione del
budget non risulta assolutamente problematica.
Un progetto è un’esercizio di coerenza sia dal punto di vista teoretico, che dal
punto di vista finanziario.
Buon lavoro.
Marzia Santone
CCP ITALY-Cultural Contact Point-MIBAC
Roma, 15 Giugno 2011
3
INTRODUZIONE
As might be expected, projects with well-formulated, clear objectives
and strategies tend to perform better than projects with no or poorly
formulated objectives and strategies.
European Commission-EuropeAid, 2002, Annual Report 2001
Le ultime odifiche relative al Programma Cultura 2007-13 1 hanno interessato anche il settore del budget-based financing, relativamente ai progetti di
Cooperazione (azione 1.1-1.2.1-1.3.5). Tali modifiche si traducono sia nella
formulazione di un nuovo modello per il budget (più analitico ed intuitivo
rispetto a quello precedente), sia nella ridefinizione di alcuni aspetti amministrativi (subappalti, contributi in natura).
La presente guida è stata pensata per un pubblico poco esperto e, dunque,
rappresenta uno strumento di supporto alle Instruction for Applicants 2 e alla
Programme Guide 3. Risulta evidente, da una constatazione empirica, che
molti utenti ancora incontrino delle difficoltà nella compilazione del form in
questione, spesso a causa dell’opacità referenziale di alcuni termini tecnici.
È bene precisare che sono state prese in considerazione soltanto le norme
procedurali per la compilazione, tralasciando eventuali eccezioni, che verranno esaminate in un secondo momento.
La prima parte è pensata come un’introduzione necessaria alla definizione
concettuale del budget e alla classificazione dei costi da un punto di vista olistico. La seconda parte, invece, precisa la semantica del nuovo modello di
budget per i progetti di cooperazione culturale, suggerendo, inoltre, gli step
fondamentali per la compilazione.
Marzia Santone
CCP ITALY-Cultural Contact Point-MIBAC
Roma, 10 Dicembre 2010
1
2
3
Maggio 2010
http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2010/documents/strand11/instructions_for_applicants_2010_1_1v3.pdf
http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2010/documents/strand11/instructions_for_applicants_2010_1_1v3.pdf
4
INDICE
Nota all’introduzione
Introduzione
1. PRIMA DELLA COMPILAZIONE: INFORMAZIONI DI BASE
1.1 Budget una definizione necessaria
1.2 Costi ammissibili e non ammissibili secondo il regolamento CE
1.3 Costi ammissibili diretti e indiretti
2. IL BUDGET FORM PER IL PROGRAMMA CULTURA
2.1 Budget una definizione necessaria
3. INTERMEZZO: SUBAPPALTI E CONTRIBUTI IN NATURA
3.1 Subappalti
3.2 Contributi in natura (Contribution in kind)
4. COME COMPILARE IL BUDGET FORM
5. ALCUNI SUGGERIMENTI E LINK UTILI
BIBLIOGRAFIA
5
1. PRIMA DELLA COMPILAZIONE: INFORMAZIONI DI BASE
1.1 Budget:una definizione necessaria.
Un progetto, da un punto di vista finanziario, può essere descritto come una
o più serie di attività finalizzate, organicamente, al raggiungimento di un
obiettivo e verificabile in un tempo determinato e con risorse (finanziarie)
definite.
Il budget descrive sinteticamente e integralmente l’insieme
dei flussi economici e finanziari, in entrata e in uscita, che
interessano un progetto.1
Per definizione, il totale dei flussi finanziari che interessano un progetto è
equivalente al totale dei flussi economici. Ergo, il saldo di un progetto è uguale a zero.
Il budget, tuttavia, pur essendo uno strumento sintetico, ha anche una valenza comunicativa, dal momento che prevede dei codici semantici: le linee di
budget.
Queste ultime sono il modo in cui si descrive un progetto tramite l’aggregazione in macrocategorie delle microunità di spesa.2
Osservazioni empiriche3 hanno dimostrato che, spesso, gli operatori culturali tendono a considerare il budget come la chiosa di un progetto. Invece, è
necessario ragionare in termini finanziari sia nella fase di “identificazione”
che nella fase di “formulazione” del ciclo del progetto. Come precisa
Massimo Rossi, un progetto è un esercizio di “modestia”:
Progettare dovrebbe essere, in primo luogo, un esercizio di modestia
o, meglio, di mitezza…l’insieme degli attori tenta spesso di far convergere i propri interessi su una concezione non realistica, “gonfiata”.4
1 E. Merlini-L. Maesano, The Financial Services toward Projects, CISP.
2 Ibidem.
3 Heph desk, incontri one to one, info-days.
4 M.Rossi, Teoria e pratica della progettazione allo sviluppo, dispense 2006 (rappresentano una versione aggiornata del volume M. Rossi, I progetti di sviluppo-Metodologie ed esperienze di progettazione partecipativa per obiettivi, Franco Angeli, Milano
2004.
6
La capacità previsionale dell’allocazione e della quantificazione delle risorse
deve essere tenuta in conto sin dall’inizio della scrittura di un progetto, sia per
sviluppare le attività coerentemente con i costi eleggibili (calcolo dell’investimento, analisi costi-benefici), sia per la valutazione della sostenibilità dei
risultati e dell’obiettivo.5
Nei paragrafi successivi verranno descritte le linee guida per la compilazione
del nuovo form del budget per il Programma Cultura 2007-13, relativamente
agli strand 1.1 1.2.1 e 1.3.5 (Cooperazione pluriennale, Cooperazione
annuale e Cooperazione con i Paesi Terzi)6.
Prima di descrivere le regole per la compilazione, è tuttavia necessario fare
una precisazione sulla natura dei costi.
1.2 Costi ammissibili e non ammissibili secondo il regolamento CE
Perché siano eleggibili i costi devono rispettare le seguenti condizioni:
-
Essere relativi allo scopo del progetto.
Essere inclusi nell’allegato dedicato al budget del contratto.
Essere necessari per lo svolgimento del progetto.
Essere generati durante il periodo del progetto.
Essere ragionevoli, giustificabili, coerenti e rispondere ai principi di
solida gestione finaziaria, in particolare di economia e di efficienza.
- Essere identificabili, verificabili secondo i principi della registrazione
contabile del beneficiario.
- Essere sostenuti dal partecipante e registrati nei suoi libri contabili.
- Essere in regola con la normativa fiscale e sociale vigente.
Alcune precisazioni sui costi eleggibili risultano d’obbligo, anche perché possono essere utili in fase di rendicontazione.
Ci sono tre regole fondamentali 7 a cui devono rispondere i costi per essere
eleggibili:
Attualità: i costi devono essere attuali (reali), ossia corrispondere a
quelli registrati nelle scritture contabili e nei documenti fiscali, identifi5
6
7
Rimandiamo eventuali implicazioni che possono derivare dal paragrafo in questione a successive pubblicazioni.
La call dello strand 1.3.5 per il 2012 prevede come paese terzo esclusivamente il Sudafrica.
Implicite nei punti sopra elencati.
7
cabili e controllabili.
Tale regola impone che si evitino valutazioni fittizie dei costi.
Economicità: i costi delle risorse per un’attività, tenuto conto della
qualità appropriata, devono essere ridotti al minimo.
Effettività: precisa la correlazione tra i costi del progetto e i risultati.
I costi non ammissibili sono i seguenti:
° Contributi in natura.
° “Ritorni sul capitale impiegato”, inclusi dividendi e altre distribuzioni
di profitti.
° Interesse per perdite e possibili future perdite.
° Interessi attivi.
° Interessi passivi.
° Risorse messe a disposizione del partecipante a titolo gratuito.
° Spese non necessarie e irragionevoli.
° L’IVA, a meno che il partecipante non sia in grado di dimostrare,
attraverso un documento ufficiale del Fisco, di non essere in grado
di recuperarla.8
° Nessun costo relativo ad altro progetto o finanziato da altri.
8
Ad esclusione degli enti pubblici, per i quali l’IVA non è mai un costo eleggibile.
8
1.3 Costi ammissibili diretti e indiretti
I costi, a loro volta, si dividono in costi diretti e indiretti.
I costi diretti rientrano tra i costi direttamente conducibili alle attività del progetto.
I costi indiretti9, invece, sono costi per la “struttura”, per i quali non è possibile individuare un rapporto diretto con le attività del progetto (overheads) e
vengono solitamente calcolati come percentuale su totale dei costi ammissibili diretti.
9
I costi indiretti non sono ammissibili se il beneficiario o, se del caso, i coorganizzatori ricevono già una sovvenzione
comunitaria di funzionamento.
9
10
2. IL BUDGET FORM PER IL PROGRAMMA CULTURA (calls for
proposal 2011)
Dopo aver descritto brevemente le regole generali per la determinazione dei
costi, entriamo nella semantica del nuovo modello del budget.
Il budget form si presenta diviso in quattro fogli excel:
1.
2.
3.
4.
Content of the budget.
Detailed budget by activity and by partner (expenditure 10).
Estimated budget (expenditure and income).
Summary per l’EACEA.
Il primo foglio excel contiene tutte le voci di spesa per redarre il budget.
Il secondo foglio excel ha una natura analitica e comprende i costi (expenditure) del progetto. Il terzo, invece, ha una natura sintetica e comprende sia
le expenditure (spese)11, che l’income (risorse) e fornisce un quadro completo della dimensione finanziaria del progetto12. L’income è diviso in quattro voci
10
11
12
Contiene formule automatiche che ritrascrivono i totali nel terzo foglio excel.
Ammissibili e non ammissibili.
I progetti devono essere no-profit.
11
(co-finanziamento europeo, risorse generate dal progetto, risorse proprie o
self-financing, risorse “in natura” per coprire le spese non ammissibili).
Last but not least, l’ultimo foglio è utile per riempire la parte C8 dell’eForm
dedicata al budget.
2.1 Costi ammissibili e non ammissibili.
Per quanto riguarda i costi ammissibili (Articolo II.14 del Grant Agreement)è
necessario rispettare precisi massimali di spesa per le categorie riportate in
basso nella tabella.
Il superamento delle percentuali appena elencate, di conseguenza, modifica
la natura deicosti sopra elencati, che vengono, così, classificati come ineleggibili.17
13
Strand 1.1, 1.2.1, 1.3.5
Per lo staff bisogna indicare il numero delle persone che lavorano per il progetto, ossia lo staff impiegato dal coordinatore e
al coorganizzatore per implementare il progetto, fornendo la job description e i time sheets.
15
Per lo strand 1.1. i costi indiretti non devono superare i 180.000 EUR sull’intera durata del progetto.
16
I costi sostenuti da uno o più partner del paese terzo selezionato non sono ammissibili, a meno che non siano stati direttamente versati o rimborsati dal coordinatore e/o dai coorganizzatori.
17
I costi ineleggibili servono a fotografare l’intera dimensione finanziaria del progetto, dal momento che evidenziano le “risorse
proprie”, necessarie all’implementazione del progetto stesso.
14
12
I capitoli di spesa ammissibili sono riportati nel secondo foglio excel (colonne gialle).Nel primo foglio, invece, sono indicate le voci di spesa da utilizzare per compilare il budget.
Nella tabella sottostante sono elencati i suddetti capitoli con le rispettive voci
di spesa.
13
È consigliabile consultare questa tabella o il budget form a partire dalla fase
di “identificazione” del ciclo del progetto, in modo da avere un quadro generale dei costi ammissibili per il progetto che si vuole presentare.
18
Solo ammortamento.
14
3. INTERMEZZO:SUBAPPALTI E CONTRIBUTI IN NATURA
3.1 Subappalti
I subappalti sono costi eleggibili fino a un massimo del 50% del grant richiesto.
Di seguito la definizione ufficiale dell’Agenzia Esecutiva.
Per subappalto si intende qualsiasi servizio remunerato fornito
all’organizzatore o al coorganizzatore da una persona legale
che ha uno status legale separato dai primi due.
Nel 2010 diversi applicants hanno sollevato una sorta di querelle rispetto alla
natura semantica dei subappalti. La revisione del format del budget è dovuta anche alla querelle sopra citata: da quest’anno, infatti, il capitolo sui subappalti nel budget form è stato eliminato ed è stato inserito come voce di
spesa per quattro capitoli (project activities, communication&dissemination,
conf./seminars/workshops, admin. staff).
La modifica è collegata a una semplificazione tecnica: inserendo i subappalti in ogni capitolo e, dunque, in ogni fase del progetto da presentare, risulta
più immediato stabilire i servizi che possono essere considerati come tali.
Non esiste una regola univoca per determinare correttamente i subappalti,
tuttavia, partendo dalla definizione ufficiale, è utile riflettere sui concetti di
“servizio”, e “profit”.
Un servizio, in quanto tale, deve essere necessariamente collegato a un “X”
diverso a livello generale da una persona fisica e, a livello particolare, da
organizzatore e coorganizzatore. Un servizio, inoltre, produce un profitto per
un “X” che lo eroga. Nei seguenti esempi di subappalti risulta evidente la
natura profit dei servizi:
° Trasporto di attrezzature;
° Assicurazioni;
° Noleggio di attrezzature;
° Tecnici/interpreti/traduttori/esperti etc. che lavorano per un
organizzazione privata;
° Costi di produzione (pubblicazioni, cd...);
15
° Catering;
° Sito web;
° Assistenza giuridica.
In tutti i casi elencati è necessario pagare un terzo per avere un servizio che
il partenariato non può effettuare ed è dunque costretto a cederlo. In questo
senso si parla di profit. A differenza degli altri costi eleggibili del progetto, i
costi del subappalto non sono collegati ad attività che possono essere collocate all’interno delle competenze del partenariato.
Infatti, nel caso in cui un partner associato possa offrire un servizio, il servizio stesso può essere subappaltato.
Non rientrano, di conseguenza, nella definizione di subappalto i seguenti
casi:
° Stipendi di artisti, speakers e membri dello staff dell’organizzatore e
dei corganizzatori;
° Servizi provenienti dagli enti pubblici;
° Travel & subsistence costs;
° Tervizi specifici forniti da tecnici/interpreti/traduttori/esperti etc i quali
lavorano come liberi professionisti;
° Acquisto di attrezzature.
L’affidamento a terzi del management del Progetto, così come l’implementazione, il coordinamento e il monitoraggio, non sono spese eleggibili.
Non possono mai risultare come subappalto.
Nel caso in cui, per una determinata e motivata natura del progetto, fosse
necessario subappaltare il management, questo verrà considerato come
costo ineleggibile.
Nel caso in cui fossero necessarie competenze tecniche specifiche collegate al coordinamento, che richiedono profili specializzati (ad esempio in materia giuridica,contabile, fiscale, di risorse umane, ecc.), è possibile considerarle come subappalti eleggibili.19
19
In questo caso però il subappalto deve essere indirizzato a una ditta.
16
3.2 Contributo in natura (contribution in kind)
Un contributo in natura (Art. II.14.5 del Grant Agreement) rappresenta un
contributo non cash al progetto da parte dell’organizzatore del coorganizzatore o di terzi. Un contributo in natura, dunque, non genera una transazione
finanziaria e rappresenta un costo ineleggibile (non potendo esser giustificato, genererebbe profitto per i beneficiari).
Esempi:
° La messa a disposizione di locali propri
° Volontariato
° Donazioni di materiali
17
4. COME COMPILARE IL BUGET FORM?
1. Inserire l’ammontare dell’EU grant nella cella F157 del total extimated
budget. Un’omissione comporterebbe il mancato funzionamento delle formule automatiche relative ai subappalti. É ovvio che in un secondo
momento l’importo del’EU grant potrà essere modificato, in modo da
bilanciare il budget.
2. Utilizzando il work programme (parte F dell’eForm), inserire il nome
delle attività nelle apposite colonne. Più sarà dettagliato il work programme, più sarà facile identificare le risorse finanziarie del progetto da presentare.
18
3. Allo stesso modo inserire i nomi delle organizzazioni che formano il partenariato (organizzatori-co-organizzatori), utilizzando lo stesso ordine
della parte F dell’eForm:
Il work programme, tuttavia, pur contemplando le fasi principali del progetto,
non consente di fotografare interamente il progetto stesso. Un utile metodo
potrebbe essere quello della scomposizione (breackdown) delle attività, dal
momento che consente di identificare:
° I tempi necessari allo svolgimento delle attività;
° Le relazioni di dipendenza delle attività;
19
° I prodotti di ciascuna attività;
° Le risorse necessarie a ciascuna attività.
4. Scegliere la natura delle spese e dettagliarle.
La prima colonna (B) si riferisce al contenuto del budget e comprende tutti
i capitoli di spesa e le voci ad essi correlate (indicate analiticamente nel primo
foglio excel del budget e nella tabella 2). Dopo aver selezionato il capitolo di
spesa ad hoc, bisogna descrivere la natura delle spese nella seconda colonna (C), come in basso. É consigliabile essere molto dettagliati nella descrizione della natura delle spese, in modo che il budget risulti il più possibile
“accountable”, e, dunque, verificabile.
Di seguito sono forniti alcuni esempi.
20
21
DOVE TROVO LE VOCI DI SPESA ?
· NEL PRIMO FOGLIO EXCELL DEL BUDGET
Content of the budget
Chapter 1
1.a - Fees and remuneration of artists
1.b - Copyright or royalties
1.c - Artist re-sale rights
1.d - Remuneration of scientific personnel & technicians
1.e - Travel
1.f - Subsistence (accommodation and daily allowances)
1.g - Insurance
1.h - Premises hire
1.i - Equipment hire
1.j - Purchase of equipment (depreciation only)
1.k - Transport of equipment
1.l - Other (to specify)
1.m - Expenses for the certificate of financial statements
1.n - Production costs
1.o - Subcontracting related to project activities
1.p - Costs incurred in or in relation to a third country related to project activities
Chapter 2
2.a - Translation costs
2.b - Distribution costs: mail, postage, packaging, etc.
2.c - Dissemination costs: publicity TV, radio, press conference, ...
2.d - Subcontracting related to communication and dissemination
2.e - Costs incurred in or in relation to a third country related to communication
and dissemination
22
Chapter 3
3.a - Premises hire
3.b – Equipment hire
3.c - Travel expenses for conference/seminar/workshop participants and
speakers
3.d - Local transport
3.e - Subsistence (accommodation and daily allowance) for
conference/seminar/workshop participants and speakers
3.f - Interpreters
3.g - Rent of translation booths
3.h - External speakers' fees
3.i - Reception staff
3.j - Reproduction costs (photocopies, etc.) for documentation to be distributed to
participants
3.k - Supplies
3.l - Other (to specify)
3.m - Subcontracting related to conf / seminars and workshops
3.n - Costs incurred in or in relation to a third country related to conf / seminars
and workshops
Chapter 4
4.a - Project manager, administrator, expert, etc.
4.b - Assistance functions, etc.
4.c - Secretaries, etc.
4.d - Subcontracting - Specific technical services requiring specialized skills
4.e - Non-eligible subcontracted coordination tasks
4.f - Costs incurred in or in relation to a third country related to admin staff
Chapter 5
5.a - Indirect costs
5.b - Costs incurred in or in relation to a third country related to Indirect costs
Contribution in kind
23
a) Nella colonna relativa al contenuto del budget: per ogni capitolo del
budget ci sono delle sub categorie. Basta scorrere il menù a tendina.
24
5. Dividere i costi tra le attività (colonne blu)
6. Dividere gli stessi costi tra i beneficiari (colonne verdi):
SE I TOTALI NON COINCIDONO VENGONO SEGNALATI IN ROSSO!
7. Dividere i costi tra i cinque capitoli del budget (colonne gialle):
- project activities;
- communication&dissemination;
- conf./seminars/workshops;
- admin. Staff;
- Indirect costs.
25
I costi relativi ai subappalti e ai Paesi terzi, invece, devono essere inseriti tra
le colonne H e Q in cui sono riportati nuovamente i capitoli del budget.
Rispetto al format del 2010, il format del 2011 prevede la semplificazione
sopra citata, come segue. Ogni capitolo prevede una voce di spesa legata
sia ai subappalti, sia ai costi relativi ai Paesi Terzi.
8. Se c’è un subappalto bisogna inserirlo tra le colonne H ed L nelle quali
sono riportati i cinque capitoli del budget sopra citati.
9. Se il subappalto concerne il coordinamento del progetto, inserire l’importo
nella colonna L (non eligible). In caso di subappalto relativo a competenze
tecniche specifiche collegate al coordinamento, che richiedono profili specializzati, inserire l’importo nella colonna K (eligible).
26
10. Se c’è un costo relativo ad un Paese terzo, bisogna inserirlo tra le colonne M e Q.
Un Third Country Cost è relativo a tutti i paesi che non partecipano al
Programma Cultura. Per gli strand 1.2.1 e 1.1. sono eleggibili fino a un massimo del 15% sul totale dei costi diretti.
Esempi di costi relativi ai Paesi Terzi possono essere:
- Organizzazioni che hanno la sede legale in un Paese Terzo;
- Attività che hanno luogo in un paese Terzo;
- Partners europei che devono effettuare un viaggio verso un Paese terzo;
- Cittadini di un Paese Terzo.
27
11. Inserire i costi relativi ai contributi in natura nella colonna V.
12. Trasferimento automatico dei costi dal detailed budget by activity al total
estimated budget.20
13. Compilare il total estimated budget by activity, riempendo solo le celle
verdi.
14. Inserire i dettagli necessari ai costi relativi ai cinque capitoli del budget, e
ai contributi in natura.
15. Completare la parte relativa all’income,la quale è composta dalle
seguenti voci:
-EU grant;
20
Si passa, dunque, al terzo foglio excel
28
-entrate generate dal progetto (vendita di biglietti, pubblicazioni, cd, etc.);
-self financing messo a disposizione dal consorzio21;
-Risorse per coprire i contributi in natura.
SE IL BUDGET NON E’ BILANCIATO LE PERCENTUALI APPAIONO IN
ROSSO
21
Il self financing può derivare sia da fondi propri, che da altre fonti, come, per esempio, donazioni o sponsor. L’IVA non è un
costo eleggibile per tutti gli enti pubblici. Può essere un costo eleggibile solo se non si è in grado di recuperala e se non si rientra nella categoria di ente pubblico.
29
5. ALCUNI SUGGERIMENTI E LINK UTILI
Per quanto riguarda i viaggi è necessario rispettare i seguenti massimali.
Passiamo, adesso, ad un suggerimento pratico. Spesso, si incontrano diverse difficoltà nella compilazione del budget, a causa della mancanza di una
metodologia chiara.
Come precisato in queste pagine, per la compilazione del budget è necessario utilizzare come primo documento il work programme (parte F e-form).
Un utile suggerimento, sia per dare ordine alle fasi di un progetto, sia per
compilare il budget, consiste nell’utilizzare la tecnica dei work packages.22 I
work packages esprimono lo svolgimento logico di un progetto e si dividono,
a loro volta, in tasks 23, ossia attività sufficientemente semplici da essere comprensibili all’esterno e gestibili in termini di risorse umane e materiali.
22
Tecnica molto utilizzata nel VII FP.
Spesso anche in sub-tasks. Ogni task dovrebbe produrre un deliverable. Ci sono WP “rigidi”, quali il management, comunication e dissemination (il management copre tutta la durata del progetto).
I deliverable, invece, costituiscono l’evidenza concreta e misurabile dell’avanzamento dei lavori (esempi di deliverable possono
essere la stesura di report, la pubblicazione di un articolo, paper).
23
30
È evidente che la natura analitica dei WP risulta funzionale alla stesura di un
budget coerente e verificabile.24
Di seguito proponiamo un esempio di scomposizione in work packages per
quanto riguarda il management.
WP1: Project Management
Figura 1: ex, fase GANNT CHART
Figura 2: deliverable list
Per motivi di sinteticità non riportiamo le fasi successive (illustrate nello schema in basso).
Ci teniamo a precisare che questo tipo di scomposizione non è esplicitamente richiesta dal Programma Cultura 2007-13. Tuttavia, è utile per dimostrare che una metodologia analitica in fase di progettazione esecutiva, consente di individuare più facilmente le risorse finanziarie.
24
Ci proponiamo di approfondire questo discorso in un’altra pubblicazione, legata, magari, alla progettazione per il Programma
Cultura. É un tema molto delicato, dal momento che la progettazione per il Programma Cultura non è esplicita e non si traduce
in tecniche precise per la stesura dei progetti. L’unico documento che disegna l’iter progettuale è l’e-form.
31
32
Last but not least, inseriamo una tabella riassuntiva per i Progetti di
Cooperazione .
Budget form 1.1:
http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/call_strand_11_2011_en.php
Budget form 1.2.1:
http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/call_strand_121_2011_en.php
Budget form 1.3.5:
http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/call_strand_135_2011_en.php
33
BIBLIOGRAFIA
- EACEA, Guida al Programma Cultura 2007-13, Bruxelles, Maggio 2010
- EACEA, Instructions for Applicants, strand 1.1, Bruxelles, July 2011
http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/call_strand_11_2011_en.php
- EACEA, Instructions for Applicants, strand 1.2.1, Bruxelles, July 2011.
http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/call_strand_121_2011_en.php
- E. Merlini-L. Maesano, The Financial Services toward Projects, CISP.
- M. Rossi, I progetti di sviluppo-Metodologie ed esperienze di progettazione partecipativa per obiettivi, Franco Angeli, Milano 2004.
34
35
I contenuti informativi del presente opuscolo
sono soggetti a variazioni a seguito di modifiche,
riservate alla Commissione Europea, ed
applicate alla versione ufficiale della Guida al
Programma 2007-2013.
Il presente progetto è finanziato con il sostegno
della Commissione Europea.
L'autore è il solo responsabile di questa pubblicazione
e la Commissione declina ogni
responsabilità sull'uso che potrà essere fatto
delle informazioni in essa contenute.
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