I09 Procedure di sicurezza per l`accesso alle

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Istruzione operativa
I09 Procedure di sicurezza per l’accesso alle sedi istituzionali
del Consiglio regionale
Responsabile processo:
Segretario generale
Strutture interessate:
tutte
Edizione 3
Adeguamento alle disposizioni relative all’accesso nei giorni di seduta del Consiglio
e alla nuova struttura organizzativa
9 set 2014
Redattore
Firma
P. Vedovato
Responsabile funzione
Firma
9 set 2014
Responsabile processo
Firma R. Zanon
9 set 2014
Responsabile qualità
Firma P. Vedovato
9 set 2014
Segretario generale
Firma R. Zanon
Protocollo n. 16052 data 09 set 2014
Indice
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ........................................................................................................................ 3
1.1 NORME DI RIFERIMENTO E VINCOLI. ......................................................................................... 3
2. RESPONSABILITÀ........................................................................................................................................................... 3
3. MODALITÀ OPERATIVE................................................................................................................................................. 3
3.1 VISITATORI GIORNALIERI CHE DEBBONO ACCEDERE OCCASIONALMENTE AL CONSIGLIO
REGIONALE. ................................................................................................................................ 3
3.2 VISITATORI GIORNALIERI CHE VOGLIONO ASSISTERE ALLE SEDUTE DEL CONSIGLIO REGIONALE. .. 3
3.4 AUTORIZZAZIONE ALL’ACCESSO DELLE DELEGAZIONI ISTITUZIONALI. .......................................... 4
3.5 AUTORIZZAZIONE ALL’ACCESSO DEI DIPENDENTI DELLA REGIONE IN SERVIZIO PRESSO LA GIUNTA
REGIONALE. ................................................................................................................................ 4
3.6 RICEVIMENTO DI DELEGAZIONI PRESSO IL CONSIGLIO REGIONALE. ............................................ 4
3.6.1 Ricevimento istanza. ............................................................................................ 4
3.6.2 Coinvolgimento istituzionale del Consiglio regionale. ........................................... 5
3.6.3 Presidio – Manifestazione. ................................................................................... 5
3.6.4 Coinvolgimento degli organi politico/Istituzionali del Consiglio regionale. ............ 5
3.6.5 Coinvolgimento del personale in servizio presso il Consiglio regionale................ 6
3.6.6 Registrazione dei partecipanti. ............................................................................. 6
3.7 AUTORIZZAZIONE ALL’ACCESSO DELLE PERSONE CHE FREQUENTANO CON CONTINUITÀ LE SEDI
CONSILIARI. ................................................................................................................................. 6
3.7.1 Modalità di richiesta e di autorizzazione. .............................................................. 6
3.8 AUTORIZZAZIONI ALL’ACCESSO ALLA RETE INFORMATICA INTERNA DEL CONSIGLIO REGIONALE DI
PERSONALE DIVERSO DAI CONSIGLIERI O DIPENDENTI REGIONALI. ................................................... 7
4. MODULI E MODELLI ....................................................................................................................................................... 8
5. ALLEGATI .......................................................................................................................................................................... 8
Edizione N 3
codice di identificazione
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1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa istruzione operativa, con modelli e allegati, ha lo scopo di definire le modalità di
accesso di tutte le persone con esclusione dei Consiglieri e del personale dipendente del
Consiglio.
1.1 Norme di riferimento e vincoli.
- DUPCR n 62 del 28 luglio 2009 “Procedure di sicurezza per l’accesso alle sedi istituzionali
del Consiglio regionale (allegato 1)”.
- Circolare prot. N 18737 del 23 ottobre 2013 “Misure per l’accessibilità e la sicurezza della
sede consiliare durante le sedute dell’Assemblea”
2. RESPONSABILITÀ
Le responsabilità della definizione della presente istruzione operativa sono del Segretario
generale.
3. MODALITÀ OPERATIVE
3.1 Visitatori giornalieri che debbono accedere occasionalmente al Consiglio
regionale.
I visitatori possono accedere al Consiglio regionale per accedere agli uffici, partecipare ad
incontri con gli organi consiliari o con i consiglieri dichiarando in portineria presso quale
struttura/persona debbono recarsi ed esibendo un documento di riconoscimento che sarà
trattenuto per tutto il periodo di permanenza presso la sede del Consiglio.
La portineria verifica con la struttura/persona ricevente e provvede alla consegna di un pass
giornaliero che va mantenuto in evidenza per tutta la durata della permanenza nelle sedi
istituzionali.
La responsabilità dei movimenti all’interno
struttura/persona che ha autorizzato l’accesso.
della
sede
istituzionale
sono
della
3.2 Visitatori giornalieri che vogliono assistere alle sedute del Consiglio regionale.
I visitatori possono accedere al Consiglio regionale per seguire le sedute del Consiglio
regionale esibendo un documento che sarà trattenuto dalla portineria per tutto il periodo di
permanenza presso la sede del Consiglio. La portineria provvede alla consegna di un pass
giornaliero che va mantenuto in evidenza per tutta la durata della permanenza nelle sedi
istituzionali.
L’accesso via acqua è consentito unicamente dalla porta d’acqua di Palazzo Fini.
Oltre alla sala pubblico (il numero massimo di persone autorizzabili è di 25),ospiti e pubblico
possono accedere al bar e ai servizi siti al piano terra di palazzo Fini.
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In particolari occasioni, il Presidente del Consiglio può autorizzare l’accesso del pubblico in
una delle sale dotate di televisione a circuito chiuso.
Al Salone degli Stemmi e all’antiaula possono accedere, oltre ai componenti del Consiglio e
della Giunta regionale interessati agli argomenti all’ordine del giorno dell’Aula, nonché gli
addetti alle scorte e il personale del Consiglio autorizzato dal Segretario generale.
In caso di incontri con ospiti esterni presso la Sala Giunta, gli assessori provvederanno a
fornire preventiva comunicazione ai responsabili della sicurezza.
3.3 Autorizzazione all’accesso delle scolaresche in visita.
Al momento della richiesta l’istituto scolastico comunica l’elenco degli studenti, degli
accompagnatori e di un responsabile che intendono accedere per la visita.
Della visita è informata la portineria a cura dell’Unità relazioni esterne.
Al momento della visita il responsabile consegna l’elenco dei partecipanti effettivi alla
portineria e un suo documento secondo quanto previsto al punto 3.1.
3.4 Autorizzazione all’accesso delle delegazioni istituzionali.
Al momento della organizzazione della visita viene stilato l’elenco dei partecipanti e
individuato un accompagnatore responsabile.
Della visita è informata la portineria a cura dell’Unità relazioni esterne.
Al momento della visita il responsabile organizzativo consegna l’elenco dei partecipanti
effettivi alla portineria e un suo documento secondo quanto previsto al punto 3.1.
3.5 Autorizzazione all’accesso dei dipendenti della Regione in servizio presso la
Giunta regionale.
Il personale regionale in servizio presso gli uffici della Giunta regionale è autorizzato
all’accesso presso le sedi del Consiglio regionale previa esibizione del proprio tesserino e
l’esposizione dello stesso per tutta la durata della permanenza presso le sedi del Consiglio
regionale.
3.6 Ricevimento di delegazioni presso il Consiglio regionale.
Le diverse realtà associative, produttive, industriali, sindacali e sociali in senso lato possono
chiedere di incontrare consiglieri, gruppi o rappresentanze istituzionali del Consiglio
regionale.
3.6.1 Ricevimento istanza.
Di norma la procedura si attiva al momento del ricevimento da parte della Presidenza del
Consiglio, della Segreteria generale o del Servizio attività e rapporti istituzionali (SARI) di una
richiesta di incontro con il Presidente del Consiglio o con i capigruppo consiliari su una
determinata questione di competenza regionale. Analoga comunicazione va fatta anche per
“presidi” o comunque manifestazioni presso la sede del Consiglio.
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La richiesta o comunicazione inviata alla Presidenza del Consiglio e protocollata a cura della
Segreteria generale e assegnata alla struttura competente (SARI).
3.6.2 Coinvolgimento istituzionale del Consiglio regionale.
Parallelamente alla protocollazione dell’istanza, il SARI si attiva presso la Presidenza per
conoscere se vi sia l’assenso al recepimento della richiesta formulata e, in caso affermativo,
per avere istruzioni sulle modalità di coinvolgimento dei gruppi consiliari o se, viceversa, la
Presidenza avochi a sé la conduzione del dialogo con il presentatore dell’istanza.
3.6.3 Presidio – Manifestazione.
Nel caso in cui la comunicazione riguardi un presidio – manifestazione presso il Consiglio,
oltre alle procedure descritte sopra, va attivato anche il rapporto con le forze dell’ordine,
ovvero:

contatto telefonico con la Questura per scambio di informazioni e dettagli sui promotori
il presidio – manifestazione;

trasmissione alle forze dell’ordine del documento contenente la comunicazione in
oggetto.
Le procedure testé descritte vanno attuate allo scopo di garantire lo svolgimento in sicurezza,
ove autorizzate, delle manifestazioni – presidio e, nel caso non siano state autorizzate o nel
caso in cui gli organizzatori non si siano attenuti alle procedure previste dalla normativa
vigente (in materia di pubblica sicurezza), per evitare un eventuale intralcio al normale
funzionamento dell’attività istituzionale.
3.6.4 Coinvolgimento degli organi politico/Istituzionali del Consiglio regionale.
Nel caso si autorizzata la richiesta di incontro con i capigruppo consiliari, il SARI inoltra una
comunicazione via e-mail informando gli stessi e chiedendo la loro (o di altro consigliere
regionale) partecipazione all’incontro. L’e-mail, o fax, deve contenere il motivo dell’incontro
programmato, la data e il luogo in cui si terrà la riunione, il documento di richiesta (allegato in
scansione digitale o via fax). Possono essere allegati, qualora siano disponibili al momento
dell’invio e-mail, altri documenti inerenti l’argomento (es. comunicati stampa, documenti
tecnici, testi normativi, etc.).
Tale comunicazione va indirizzata anche ai presidenti delle commissioni consiliari (e ai
responsabili di commissione), ai componenti l’Ufficio di Presidenza (e loro responsabili di
segreteria), ai responsabili dei gruppi Consiliari. In copia per conoscenza (e-mail) va inviata
al Responsabile e alla segreteria dell’Ufficio stampa, al Segretario generale (e sua
segreteria), al responsabile dell’Unità servizi ausiliari.
Contestualmente o con separata e-mail viene data comunicazione contenente le medesime
indicazioni al soggetto richiedente.
Preventivamente (salvo impossibilità dovuta a cause imponderabili quali contestualità tra
domanda e presenza del o dei soggetti richiedenti, nella sede di Palazzo Ferro Fini) deve
essere individuata la sala di Palazzo Ferro Fini ove tenere l’incontro.
Nel caso in cui l’evento sia una manifestazione o presidio, il SARI comunica alla Portineria le
disposizioni assunte dalla Segreteria generale in ordine ai varchi autorizzati per l’accesso alla
sede consiliare.
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Le comunicazioni e-mail di cui sopra vanno inviate contestualmente alla Questura e alla
Digos.
3.6.5 Coinvolgimento del personale in servizio presso il Consiglio regionale.
Nel caso in cui sia ipotizzabile, a seguito di comunicazione degli stessi organizzatori o da
informativa proveniente dalle forze di pubblica sicurezza preventivamente contattate, un
afflusso consistente di manifestanti, il SARI attiva un rinforzo del personale di vigilanza
(guardie giurate) che svolge abitualmente servizio presso la portineria di Palazzo Ferro Fini.
La richiesta va rivolta telefonicamente e con e-mail all’Unità servizi tecnici.
3.6.6 Registrazione dei partecipanti.
In conformità con la DUPCR n. 62 del 28 luglio 2009, in materia di sicurezza degli accessi
alle sedi istituzionali del Consiglio regionale, i componenti delle delegazioni eventualmente
autorizzate dalla Presidenza del Consiglio regionale ad accedere in occasione degli eventi
disciplinati dalla presente procedura, sono tenuti, previa esibizione di documento di
riconoscimento, a munirsi di badge da esporre per tutta la durata della permanenza in sede.
I nomi e l’organizzazione sindacale, associazione, ente (o altro) di appartenenza delle
suddette persone autorizzate all’accesso saranno inoltre annotate, a cura del SARI,
nell’allegato modello (I09Me01).
Tale scheda verrà consegnata al Presidente del Consiglio regionale o altro consigliere che
avrà il compito di presiedere l’incontro in oggetto.
3.7 Autorizzazione all’accesso delle persone che frequentano con continuità le sedi
consiliari.
Quotidianamente alle diverse sedi istituzionali accedono con continuità persone non
dipendenti del Consiglio ed in particolare:

collaboratori abituali dei gruppi consiliari;

personale non dipendente dalla Regione del Veneto, che lavora presso il Consiglio
regionale, ivi compreso il personale delle ditte fornitrici (guardie giurate, uscieri, operai,
addetti pulizie, operatori informatici, ecc.);

addetti alle attività di comunicazione e informazione (giornalisti, operatori, fotografi).
Per agevolare le operazioni di accesso a queste categorie di persone può, su richiesta,
essere rilasciato un tesserino autorizzatorio.
3.7.1 Modalità di richiesta e di autorizzazione.
La richiesta è a carico della struttura che si avvale della collaborazione di personale esterno
o che si fa garante nei suoi confronti (es. giornalisti, operatori, fotografi).
La richiesta è effettuata attraverso apposita applicazione informatica on line denominata
Gestione Accesso Sicuro (GAS) e avviene secondo le modalità descritte nel seguente
diagramma:
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I09: rilascio autorizzazione continuativa di accesso alle sedi consiliari
Strutture e gruppi
consiliari
Unità qualità e
innovazione
Unità sistema
informativo
Richiesta
abilitazione
gestione GAS
P13Mu07
Richiesta di
autorizzazione
all’accesso
Portineria
Utente abituale
Installazione
programma e
addestramento di
base
no
Autorizza?
si
Comunicazione
In possesso di
foto
Fotografa la
persona da
autorizzare
no
si
Invia foto
Rilascio badge
Esibizione al
momento
dell’ingresso
Badge in corso
di validità?
si
Autorizza l’ingresso
no
Ritiro badge
Autorizza
l’ingresso come
da 3.1
La durata richiesta per l’autorizzazione deve corrispondere al contratto di collaborazione,
dipendenza, etc…, e non può comunque essere superiore ad un anno.
Scaduta l’autorizzazione deve essere inoltrata una nuova richiesta mentre, se necessario
può essere richiesta una proroga delle autorizzazioni in corso di validità.
Il pass autorizzatorio va mantenuto in evidenza per tutta la durata della permanenza nelle
sedi istituzionali.
Tutte le attività autorizzatorie e informazioni sulle modalità autorizzatorie sono gestite
dall’Unità qualità e innovazione mentre le attività di manutenzione, informazione e
addestramento relative all’applicazione informatica sono gestite dall’Unità sistema
informativo (USI) tramite l’help desk.
Il personale della portineria provvede alla registrazione.
3.8 Autorizzazioni all’accesso alla rete informatica interna del Consiglio regionale di
personale diverso dai consiglieri o dipendenti regionali.
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L’abilitazione all’accesso alla rete informatica interna del Consiglio regionale è subordinata
all’inserimento dei dati personali nel programma di gestione “anagrafe persone” (APF).
I dati obbligatori sono:
 Cognome e Nome;
 Località e data di nascita;
 Codice fiscale;
 Residenza (indirizzo, comune provincia cap);
 Eventuali recapiti telefonici;
 Unità organizzativa di riferimento.
Le credenziali di accesso alla rete informatica del Consiglio regionale sono date
esclusivamente alle persone autorizzate così come previsto al punto 3.7.
Per richiedere le credenziali le strutture devono inviare il modulo I09Mu02 debitamente
compilato all’Unità qualità e innovazione che provvede all’inserimento dei dati.
4. MODULI E MODELLI
I09Me01: – Scheda informativa delegazione.
I09Mu02: – Modulo dati per la richiesta accesso alla rete informatica interna del Consiglio
regionale.
5. ALLEGATI
• Allegato 1 - DUPCR n. 62 del 28 luglio 2009 “Procedure di sicurezza per l’accesso
alle sedi istituzionali del Consiglio regionale;
• Allegato 2 - Circolare prot. N 18737 del 23 ottobre 2013 “Misure per l’accessibilità
e la sicurezza della sede consiliare durante le sedute dell’Assemblea”
• Allegato 3 - Gestione Accesso Sicuro – Manuale utente - Profilo richiesta
autorizzazioni
• Allegato 4 - Gestione Accesso Sicuro – Manuale utente - Profilo personale di
sicurezza
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CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO
Segreteria generale
I09Me01 ed 01 del 5 lug. 2010
SCHEDA INFORMATIVA DELEGAZIONE DEL GIORNO
Per il migliore svolgimento dell'incontro richiesto presso
il Consiglio regionale del Veneto, si prega il responsabile
della delegazione di compilare questa scheda informativa
che è consegnata al Consigliere regionale che presiede
l'incontro.
m otivo / argom ento dell'incontro
(descrivere sinteticamente o allegare un documento già predisposto)
denom inazione dell'associazione o ente o com itato che richiede l'incontro
Responsabile della Delegazione incaricato di curare i rapporti con i funzionari del Consiglio
regionale
nome e cognome
associazione, ente o comitato rappresentato ed eventuale
incarico
Com ponenti della Delegazione che intendono partecipare all'incontro
nome e cognome
San Marco 2322
Palazzo Ferro Fini
30124 Venezia
associazione, ente o comitato rappresentato ed eventuale
incarico
+39 041 2701229 tel
+39 041 5221932 fax
[email protected]
www.consiglioveneto.it
Segreteria generale
Ai sensi dell'articolo 13 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, si comunica che i sopra riportati dati personali dei partecipanti
all'incontro sono utilizzati dal Consiglio regionale del Veneto per il tempo strettamente necessario allo svolgimento
dell'incontro. I dati sono trattati in forma esclusivamente manuale e non sono oggetto di comunicazione né di
diffusione. Gli interessati godono dei diritti previsti dall'articolo 7 del d.lgs. 196/2003.
I09Me01 ed. 01 del
.
I09Mu02 ed 01 del 18 gen 2011
Cognome ___________________________ Nome _________________________________
Nato/a a ____________________________ prov. (___) – il ______/____/______
Cod. Fisc. __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/
Residente in ______________________________________ prov. (___________) – CAP (_____________)
Indirizzo ______________________________________________________________ n. _______________
Eventuali recapiti telefonici:
_______________________
abitazione
_______________________
cellulare
Data _________________
firma ________________________
Ai sensi dell’articolo 13 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, si comunica che i dati personali relativi alla
S.V. verranno utilizzati dal Consiglio regionale del Veneto per gli adempimenti prescritti. I dati sono trattati in
forma elettronica. I dati sono oggetto di comunicazione e di diffusione nei limiti previsti dall’articolo 19, commi 2 e
3, del decreto legislativo n. 196/2003. Gli interessati godono dei diritti previsti dall’articolo 7 del decreto legislativo
n. 196/2003.
Firma per presa visione
____________________________
Unità organizzativa presso la quale presta servizio_______________________________________________
Data ______________
Il R esponsabile della struttura
(Firm a)
I visitatori giornalieri continueranno ad essere sottoposti alla tradizionale procedura che prevede esibizione
di documento di riconoscimento alla portineria con contestuale consegna di un pass giornaliero che va
mantenuto in evidenza per la durata della permanenza nelle sedi istituzionali.
Si propone quindi di approvare l’introduzione delle nuove procedure di accesso come più sopra
sinteticamente descritte.
Tutto ciò premesso, il Relatore propone di sottoporre all’approvazione dell’Ufficio di Presidenza il seguente
provvedimento.
L'UFFICIO DI PRESIDENZA
-
udito il relatore, il quale dà atto che gli uffici competenti hanno dichiarato che la pratica è stata
regolarmente istruita con l’osservanza delle norme regionali e statali in materia;
-
a voti unanimi e palesi;
DELIBERA
1)
2)
di approvare le procedure di accesso sicuro alle sedi istituzionali del Consiglio regionale descritte in
premessa, precisando in particolare quanto segue:
a)
è fatto obbligo al personale non dipendente che collabora a vario titolo con i gruppi consiliari di
munirsi di badge che dovrà essere esibito a richiesta del personale di sicurezza e dovrà essere
portato in evidenza durante le eventuali permanenze a Palazzo Ferro Fini;
b)
i badge personali di cui alla lettera a) avranno validità massima di un anno dalla data di
rilascio; scaduto tale termine dovranno essere rinnovati;
c)
l’obbligo di cui alla lettera a) ricorre anche per il personale degli organi di informazione
accreditati presso l’Ufficio Stampa del Consiglio regionale, nonché per il personale che a vario
titolo collabora con le ditte titolari di contratti di servizi, forniture e lavori, affidati dal Consiglio
regionale;
d)
le persone sprovviste di badge personale potranno accedere alle sedi consiliari soltanto previa
esibizione di documento di riconoscimento e conseguente dotazione del pass giornaliero da
mantenere in evidenza durante le eventuali permanenze a Palazzo Ferro Fini;
l’attuazione, nonché le successive revisioni e integrazioni delle procedure di cui al punto 1) sono
demandate al Segretario generale che si avvarrà delle competenti strutture.
L’Unità complessa servizi tecnici e gestione sedi provvederà all’esecuzione di concerto con la Unità
complessa sistema informativo.
Letto, confermato e sottoscritto.
IL PRESIDENTE
f.to Marino Finozzi
IL SEGRETARIO REGIONALE
per gli affari generali, giuridici e legislativi
f.to Roberto Zanon
D:\ZANONR\DOCUMENTI\BOZZA_DUPCR_OPERATIONS_UCSI01.DOC
28/07/2009 15.11
2/3