Manuale della Qualita

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UNI CEI EN ISO/IEC 17020
ORGANISMO DI ISPEZIONE – Tipo C
Codice documento
MQ
N° Edizione
0
N° Revisione
5
del
02/11/2016
MQ
ORGANISMO DI
ISPEZIONE
MANUALE DELLA QUALITÀ
Ed.
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I. INDICE
Rif.
ISO/IEC 17020
§
Titolo
I
INDICE
-
II
STATO DI AGGIORNAMENTO
-
1
SCOPO E GESTIONE DEL MANUALE
-
2
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
-
3
DEFINIZIONI E ACRONIMI
-
4
REQUISITI GENERALI
4.1, 4.2
5
REQUISITI STRUTTURALI
5.5, 5.2
6
REQUISITI PER LE RISORSE
7
REQUISITI DI PROCESSO
7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 8.5
8
REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.6, 8.7, 8.8
6.6, 6.2, 6.3
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II. STATO DI AGGIORNAMENTO
Stato delle edizioni
Edizione
Del
0
01/09/2014
Stato delle revisioni
Revisione
Del
Descrizione delle modifiche
0
01/09/2014
Prima emissione del documento
1
19/01/2015
Modifica ai paragrafi 6.2 e 6.3, integrazione paragrafo 4.3, modifiche ai
paragrafi 7, 7.4, 7.6 ed 8.7.1
2
17/03/2015
Modifica ai paragrafi 6.2 e 8.2
3
19/06/2015
Revisione in tutto il documento
4
02/05/16
Revisione organigramma OdI
5
02/11/16
Modifica ai paragrafi 5.2, e 7.4 e 8.5
Documento riesaminato da
Documento approvato da
Responsabile Assicurazione Qualità/Responsabile Tecnico
Legale Rappresentante
Firma
Firma
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1. SCOPO E GESTIONE DEL MANUALE
1.1 Scopo
Il presente documento ha lo scopo di descrivere il sistema di gestione per la qualità
dell’Organismo di Ispezione della Itron Italia S.p.A.
In particolare definisce le politiche e le procedure dell’Organismo al fine di operare in conformità
ai requisiti applicabili definiti nei seguenti documenti:

la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020: Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi
che eseguono ispezioni;

il documento ACCREDIA RG-01-04: Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di
Ispezione.
Il manuale è pertanto la base di riferimento per:

definire i compiti e le responsabilità coinvolte nella gestione del sistema;

verificare la coerenza fra i documenti di riferimento, le procedure ed il loro utilizzo;

prevenire ed evitare il manifestarsi di non conformità;

migliorare continuamente le attività di ispezione.
Il sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione, in quanto parte del sistema di
gestione per la qualità aziendale, rispetta le prescrizioni contenute nei documenti del sistema
qualità predisposti dalla Itron Italia S.p.A per la certificazione UNI EN ISO 9001.
La tabella di corrispondenza fra i punti della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e il presente
manuale è riportata al paragrafo I: Indice.
1.2 Campo di applicazione
Il presente documento si applica alle attività dell’Organismo di Ispezione concernenti i controlli
metrologici dei dispositivi di conversione del volume di tipo 1 e 2 associati a misuratori gas, ai
sensi del decreto 16 aprile 2012, n. 75.
Le parti della UNI CEI EN ISO/IEC 17020 non coperte dal presente manuale sono:

gestione dei campioni e materiali di riferimento, in quanto l’Organismo di Ispezione non
utilizza campioni e materiali di riferimento (tutte le apparecchiature vengono fatte tarare
esternamente, vedi paragrafo 6.2);

validazione dei metodi di ispezione, in quanto utilizza metodi normalizzati (vedi paragrafo
7.1).
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1.3 Gestione del manuale
1.3.1 Riesame ed approvazione del manuale
Il presente documento è preparato dal Responsabile Assicurazione Qualità, se del caso con il
contributo di un professionista esterno, e riesaminato dal Responsabile Tecnico con lo scopo di
accertare che sia chiaro, accurato, adeguato e che quanto in esso contenuto rifletta le prassi
effettive dell’Organismo di ispezione.
L’emissione del manuale è soggetta ad approvazione da parte del Legale Rappresentante. La
data di approvazione coincide con la data di entrata in vigore del documento.
L’iter di riesame e approvazione è evidenziato dalle firme riportate in calce al paragrafo II: Stato
di aggiornamento, poste solo sulla copia conservata dal Responsabile Assicurazione Qualità.
1.3.2 Distribuzione del manuale
Il presente documento è distribuito dal Responsabile Assicurazione Qualità in due copie
soggette ad aggiornamento:

una copia in formato elettronico, accessibile a tutto il personale dell’Organismo di ispezione;

una copia in formato elettronico o, su richiesta, in formato cartaceo, all’ente di
accreditamento.
Altre copie del manuale possono essere consegnate a chi ne fa richiesta solo dal Responsabile
Assicurazione Qualità. Tali copie, salvo espressamente richiesto, non saranno soggette ad
aggiornamento in caso di modifiche al manuale.
1.3.3 Modifica del manuale
Qualsiasi modifica del manuale segue lo stesso iter di riesame, approvazione e distribuzione
definito ai precedenti paragrafi 1.3.1 e 1.3.2.
In caso di revisione, il manuale viene riemesso nella sua totalità ed il nuovo numero di revisione
viene riportato su ogni pagina del manuale.
Al manuale viene inoltre assegnato un nuovo numero di edizione, qualora si verifichi una delle
seguenti condizioni:

effettuazione di una revisione generale del manuale;

dopo ogni 9 revisioni del manuale.
Nel caso di una nuova edizione la revisione riparte da zero.
Una descrizione delle modifiche apportate al manuale e lo stato delle revisioni è riportata al
paragrafo II: Stato di aggiornamento.
Le parti modificate rispetto alla precedente revisione sono identificabili da una barra posta
lateralmente al testo modificato. Tale identificazione non è effettuata nel caso di revisione
generale del manuale.
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2 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
Il presente manuale fa riferimento a disposizioni contenute in alcuni documenti. Tali documenti
sono stati utilizzati per pianificare le attività e sono stati scelti:

perché imposti da requisiti legali;

perché vincolanti per ottenere l’accreditamento;

liberamente scelti.
Di seguito si riporta l’elenco di tali documenti, con il loro stato di aggiornamento in quanto il
riferimento non si intende a successive modifiche o revisioni apportate a detti documenti.
Nell’utilizzo dei documenti si è tenuto conto che quelli imposti da requisiti legali hanno la priorità
e che i primi due della lista, coerentemente con quanto indicato nello scopo del presente
manuale, hanno la priorità sui restanti documenti.
UNI CEI EN ISO/IEC 17020: 2012 Valutazione della conformità - Requisiti per il funzionamento
di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni
UNI EN ISO 9000: 2005
Sistemi di gestione per la qualità. Fondamenti e vocabolario
UNI EN ISO 17000: 2005
Valutazione della conformità. Vocabolario e principi generali
UNI CEI 70099: 2008
Vocabolario Internazionale di Metrologia fondamentali e generali e termini correlati (VIM)
UNI CEI EN 45020: 2007
Normazione ed attività connesse - Vocabolario generale
Decreto 16 aprile 2012 , n. 75
Regolamento concernente i criteri per l’esecuzione dei
controlli metrologici successivi sui contatori del Gas e i
dispositivi di conversione del volume, ai sensi del decreto
legislativo 2 febbraio 2007, n. 22, attuativo della direttiva
2004/22/CE (MID)
D.Lgs. 2 febbraio 2007, n. 22
Attuazione della direttiva 2004/22/CE relativa agli strumenti
di misura (G.U. 17 marzo 2007, n. 64 - S.O. n. 73)
Circolare Ministeriale n.3/97
Convertitori di volume di gas alle condizioni di base associati
a contatori gas di tipo ammesso alla verificazione metrica
Direttiva 12 maggio 2014
Indirizzo e coordinamento tecnico in materia di operazioni di
verificazione dei dispositivi di conversione del volume, di
semplificazione e di armonizzazione tecnica alla normativa
europea
D.M. 60 del 24/04/15
Efficienza energetica 2015
Concetti
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Unioncamere
Regolamento per gli Organismi che eseguono la
verificazione periodica degli strumenti di misura di cui al
decreto ministeriale n. 75 del 16 aprile 2012 sui controlli
successivi ai sensi dell’art. 19 del D. Lgs. 22/2007
Il manuale fa riferimento inoltre ad altri documenti. Tali documenti sono di seguito elencati e lo
stato di aggiornamento si intende sempre l’ultima edizione del documento, compresi gli
aggiornamenti.
ACCREDIA RG-09
Regolamento per l’utilizzo del marchio ACCREDIA
ACCREDIA RG-01-04
Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Ispezione
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3. DEFINIZIONI ED ACRONIMI
3.1 Definizioni
Le definizioni e la terminologia utilizzata nel presente manuale sono quelle riportate nei
seguenti documenti:
-
UNI CEI EN 45020: Normazione ed attività connesse - Vocabolario generale
-
UNI EN ISO 9000: Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario
-
UNI EN ISO 17000: Valutazione della conformità. Vocabolario e principi generali
-
UNI CEI 70099: Vocabolario Internazionale di Metrologia - Concetti fondamentali e generali
e termini correlati (VIM)
-
appendice B e C della UNI CEI ENV 13005: Guida all’espressione dell’incertezza di misura
-
Art. 2, Decreto 16 aprile 2012 , n. 75
Inoltre, per gli scopi del presente documento, vale la seguente precisazione:
–
con il termine «ispezione» ci si riferisce all’attività di verificazione periodica dei contatori del
gas e dei dispositivi di conversione, effettuata nell’ambito del controllo metrologico legale
periodico regolamentato dal Decreto 16 aprile 2012 , n. 75.
3.2 Acronimi
Nel testo del presente documento sono utilizzate le seguenti abbreviazioni:
LR
RT
Responsabile Tecnico
VRT
Vice Responsabile Tecnico
RAQ
Responsabile Assicurazione Qualità
SEG
Segreteria
IS
Ispettore Addetto alla Verificazione
Ulteriori specifiche abbreviazioni possono essere indicate nei documenti in cui sono utilizzate.
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4 REQUISITI GENERALI
4.1 Imparzialità e indipendenza
L’ispezione periodica dei dispositivi di conversione associata a contatori gas deve essere
condotta con imparzialità e deve essere percepita come tale; questo vale in particolare nel caso
di ispezioni effettuate nell’ambito del controllo metrologico legale regolamentate dal Decreto 16
aprile 2012, n. 75, che devono essere condotte garantendo fiducia del loro esito.
È quindi essenziale, per ottenere e mantenere fiducia, che le decisioni dell’Organismo di
ispezione siano basate su evidenze oggettive di conformità (o non conformità), e che le sue
decisioni non siano influenzate da altri interessi o da altre parti in causa.
Per garantire ciò, i rischi che possono compromettere la obiettività delle attività svolte
dall’Organismo di ispezione vengono periodicamente identificati, analizzati e presidiati. Ciò è
effettuato in forma documentata in sede di riesame della direzione, nell’ambito del quale
vengono elencati i rischi, definita la probabilità che si manifestino e le azioni atte a eliminarli o
minimizzarli, nella misura in cui ciò sia ragionevolmente possibile.
La ricerca di minacce sull’imparzialità è effettuata a tutti i livelli della organizzazione, inclusi
quelli potenzialmente derivanti dalle attività e relazioni sia della Itron Italia S.p.A che
dell’Organismo di ispezione e del suo personale.
L’alta direzione dell’Organismo di ispezione è impegnata all’imparzialità nelle attività di
ispezione mediante sottoscrizione di una dichiarazione che la impegna a:
-
-
-
-
sviluppare politiche per garantire l’imparzialità delle attività di ispezione;
sorvegliare sull’applicazione delle politiche relative all’imparzialità e contrastare ogni
tendenza che possa prefigurare l’influenza di aspetti commerciali sull’attività di ispezione, ivi
compresi i criteri tariffari utilizzati;
effettuare un monitoraggio costante su aspetti che influenzano la fiducia e l’affidabilità della
ispezioni attraverso un controllo sui principali indicatori (non conformità, reclami, ecc.);
effettuare un monitoraggio costante degli esiti delle ispezioni, attraverso la procedura di
campionamento delle decisioni prese per la ispezione secondo il dispositivo del Decreto 16
aprile 2012 n. 75;
condurre un riesame annuale circa l’imparzialità delle attività di ispezione.
L’indipendenza dell’Organismo di ispezione, tenuto conto delle condizioni nelle quali esegue i
propri servizi, soddisfa i requisiti per gli organismi di Tipo C ad eccezione del requisito
riguardante il divieto di effettuare ispezioni su dispositivi di conversione dei volumi da parte della
medesima persona che ha effettuato la riparazione. Tale eccezione è permessa esplicitamente
dal decreto che regolamenta i criteri dei controlli metrologici (art. 15, decreto 16 aprile 2012 , n.
75) e dal Regolamento Accredia RG-01-04.
I meccanismi di salvaguardia implementati per assicurare adeguata separazione di
responsabilità e di rendicontazione tra le ispezioni e le altre attività aziendali sono:
-
il Responsabile Tecnico non dipende gerarchicamente da persone che detengono
responsabilità in materia di attività potenzialmente conflittuali con il servizio ispettivo, quali
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attività di progettazione, fabbricazione e fornitura dei dispositivi di conversione oggetto di
ispezione. In particolare, ai sensi del comma 2 dell’art. 15 del Decreto 16 aprile 2012, n. 75,
egli dipende direttamente dal legale rappresentante della Itron Italia S.p.A;
il Responsabile Tecnico non ha alcuna responsabilità nelle attività di progettazione,
fabbricazione e fornitura dei dispositivi di conversione oggetto di ispezione;
-
i contratti di lavoro applicati al personale dell’Organismo di ispezione determinano la
retribuzione sulla base di elementi (quali inquadramento e tempo) non direttamente
dipendenti dal numero delle ispezioni effettuate e in nessun caso dal risultato di tali
ispezioni;
-
il personale dell’Organismo di ispezione è tenuto a sottoscrivere, per accettazione, le
seguenti regole di comportamento:
-
- adempiere al proprio lavoro con onestà, diligenza, lealtà e imparzialità;
- astenersi dal partecipare, nell’esercizio della propria attività di ispezione, all’adozione di
decisioni o attività che possono coinvolgere, direttamente o indirettamente, interessi
finanziari o non finanziari, propri o che possono avere un conflitto con l’indipendenza di
giudizio e l’integrità professionale in relazione all’attività di ispezione;
- non chiedere né accettare da soggetti diversi da Itron Italia S.p.A retribuzioni o altre
utilità per prestazioni alle quali è tenuto per lo svolgimento dei propri compiti;
- assicurare parità di trattamento a tutti i clienti dell’Organismo di ispezione e respingere
pressioni illegittime da qualunque parte provenienti.
4.2 Riservatezza
Itron Italia S.p.A assicura che tutte le informazioni acquisite durante le attività ispettive, incluse
quelli riguardanti i clienti, vengono trattate in maniera strettamente riservata, salvo quando
diversamente prescritto:

dall’art. 18 del Decreto 16 aprile 2012, n. 75;

dall’organismo di accreditamento;

da eventuali specifiche richieste della magistratura.
Al fine di garantire la riservatezza, il personale coinvolto nelle ispezioni sottoscrive un
impegno formale alla riservatezza, copia del quale viene fornito al cliente su richiesta. Tale
impegno comprende:
-
il rispetto del segreto d’ufficio sullo scopo e sui risultati delle ispezioni e su ogni altra
informazione acquisita nell’ambito dell’espletamento delle attività di ispezione;
-
il divieto ad utilizzare a fini privati le informazioni di cui si viene a conoscenza;
-
l’accettazione, in caso di violazioni dell’impegno sottoscritto, delle sanzioni disciplinari
previste.
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La protezione delle informazioni riservate sono garantiti inoltre dalle seguenti regole:

la documentazione riportante risultati delle ispezioni, sia su supporto cartaceo che
elettronico, è conservata in archivi il cui accesso è limitato a personale autorizzato e
vincolato dal segreto d’ufficio di cui sopra;

i risultati delle ispezioni vengono inviati mediante posta elettronica certificata (e-mail) solo se
specificatamente richiesto dal cliente e, in tal caso, all’indirizzo espressamente comunicato
dal cliente;

gli accessi ai dati archiviati su supporto informatico sono protetti da profili di accesso con
password.
4.3 Analisi dei rischi
Itron Italia S.p.A ha preparato, e tiene periodicamente aggiornata, un’analisi dei rischi derivanti
dall’attività di ispezione.
La stessa è disponibile su modulistica aziendale e, precisamente, sul modulo MO_MAQ_10.
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5 REQUISITI STRUTTURALI
5.1 Requisiti amministrativi
Denominazione e forma giuridica
L’Organismo di ispezione è una struttura tecnico-organizzativa dedicata alle attività ispettive,
istituito in Itron Italia S.p.A con atto di Repertorio N. 64.770/10.820 in Milano del 24 aprile 2013.
Come rappresentato nella struttura organizzativa riportata al paragrafo 5.2 la Divisione
Organismo di Ispezione dipende direttamente dal legale rappresentante della Itron Italia
S.p.A.,Partita IVA 03230540969
Iscrizione nei registri aventi rilevanza per legge
Itron Italia S.p.A è iscritta nel Registro delle imprese di Milano con n. di iscrizione 03230540969
e nel Repertorio Economico Amministrativo (REA) presso la Camera di Commercio di Milano al
n. 1659833
Sede legale ed amministrativa
La sede legale ed amministrativa della Divisione Organismo di Ispezione è in via Massimo
Gorki, n. 105, CAP 20092, comune di Cinisello Balsamo (Milano).
Copertura assicurativa
Itron Italia S.p.A. ha stipulato una polizza assicurativa riguardante tutte le attività svolte dalla
società ivi comprese quelle di ispezione di cui al presente manuale.
Settori operativi
Itron Italia S.p.A è una società del Gruppo ITRON Inc., leader mondiale del mercato dell’energia
e dei contatori dell’elettricità, gas, acqua, calore e della tecnologia della lettura automatica a
distanza (AMR).
Itron Italia S.p.A è presente in Italia con un’unità produttive e una sede centrale:


unità produttiva di Asti, specializzata nella progettazione e produzione di contatori acqua.
sede centrale di Cinisello Balsamo: Vendite, Amministrazione Ordini, Assistenza Tecnica,
Contabilità, Controllo di Gestione e Finanza, Information Technology, QHSE, Risorse
Umane.
La sede centrale ha ottenuto, nel corso dell’anno 2010, secondo il disposto del Decreto
Legislativo 2 febbraio 2007 n. 22 (Attuazione della Direttiva 2004/22/CE relativa agli strumenti di
misura - MID), l’attestazione di conformità delle proprie procedure ai moduli B+D per l’Allegato
MI-002 della suddetta Direttiva dall’Ente Notificato NMi.
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L’attività specifica dell’Organismo di Ispezione è il controllo previsto dal decreto 16 aprile 2012,
n. 75, in particolare esegue il controllo metrologico legale periodico dei dispositivi di
conversione dei volumi di gas associati ai contatori del gas (denominati anche convertitori di
volumi gas).
Tale attività è prestata su specifico incarico del titolare del dispositivo di conversione, associato
al misuratore gas.
5.2 Organizzazione e direzione
Di seguito si riporta la struttura organizzativa della Itron Italia S.p.A, con in evidenza la
posizione dell’Organismo di ispezione (vedi box evidenziato dalla freccia).
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Al fine di consentire all’Organismo di ispezione di mantenere la capacità di eseguire le proprie
attività di ispezione, è stata definita la struttura organizzativa di seguito riportata.
(LR)
(RAQ)
(RT)
Vi
Vice Responsabile Tecnico (VRT)
Segreteria
(SEG)
Ispettore Addetto alla
verificazione
(IS)
Il personale della Divisione Organismo di ispezione è incaricato a ricoprire il ruolo mediante
lettera di incarico riportante le mansioni assegnate. Tale lettera, anche al fine di assicurare che
il personale sia consapevole dell’importanza delle sue attività e del modo in cui contribuisce al
raggiungimento degli obiettivi, viene controfirmata per accettazione dall’incaricato stesso.
Nel caso di assenza del Responsabile Tecnico, il Vice Responsabile Tecnico è delegato a
sostituirlo in tutti i compiti.
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Il documento MO_MAQ_01: Organigramma nominativo, tenuto aggiornato dal Responsabile
Assicurazione Qualità, riporta i nomi del personale incaricato.
Di seguito si riportano le principali responsabilità, autorità e compiti del personale che gestisce,
esegue o verifica il lavoro che ha influenza sulla qualità delle ispezioni.
Per i requisiti di qualifica (istruzione scolastica, addestramento, conoscenza tecnica ed
esperienza) si rimanda a quanto riportato nel paragrafo 6.
Legale Rappresentante (LR)
Ai fini del sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di ispezione gli sono attribuite le
seguenti responsabilità:

definisce le risorse necessarie al mantenimento e miglioramento del sistema di gestione
per la qualità;

effettua il riesame del sistema di gestione per la qualità;

approva il manuale per la qualità e le procedure gestionali;

assicura l’integrità del sistema di gestione qualora siano pianificati ed attuati cambiamenti al
sistema stesso;

interviene nella pianificazione delle azioni correttive, preventive e di miglioramento qualora
queste richiedano decisioni di carattere finanziario o organizzativo;
Responsabile Tecnico (RT) e Vice Responsabile Tecnico (VRT)

E’ responsabile di assicurare che le attività di ispezione siano effettuate in conformità alla
norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e al Decreto 16 aprile 2012, n. 75 e che le risorse
assegnate all’Organismo di ispezione siano utilizzate in modo da garantire la qualità
richiesta nelle operazioni di ispezione;

controlla la corretta applicazione di tutte le norme concernenti il funzionamento
dell’Organismo di ispezione;

supervisiona il personale che effettua le ispezioni;

valuta i risultati delle ispezioni, assicurandosi della loro correttezza ed attendibilità;

firma, per verifica ed approvazione, i rapporti di ispezione;

verifica i documenti del sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di ispezione;

definisce il programma di taratura e controllo delle apparecchiature in accordo ai requisiti
cogenti;

qualora una apparecchiatura esce dal diretto controllo dell’Organismo di ispezione, assicura
che il suo funzionamento e stato di taratura sia verificato e giudicato soddisfacente prima di
essere rimessa in servizio;

intraprende azioni necessarie a verificare se le ispezioni eseguite con una apparecchiatura
riscontrata difettosa siano rimaste o meno entro limiti accettabili o se debbano essere
ripetute;
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
è responsabile della comunicazione al cliente di eventuali inesattezze sulla correttezza e
validità di risultati già comunicati;

autorizza specifico personale ad eseguire le ispezioni;

provvede direttamente, secondo le necessità, alla esecuzione delle ispezioni;

verifica le necessità di intraprendere azioni correttive e preventive;

propone al Legale Rappresentante ipotesi di evoluzione tecnologica ed organizzativa.
Ha le seguenti autorità:

blocca l’emissione dei rapporti di ispezione nei casi di dubbi sulla validità dei risultati delle
ispezioni.
Responsabile Assicurazione Qualità (RAQ)

garantisce che i processi e le procedure necessari per il sistema di gestione siano stabiliti,
attuati e mantenuti;

riferisce al Legale Rappresentante in merito all'andamento del sistema di gestione al fine di
permettere il riesame ed il miglioramento dello stesso;

pianifica gli audit interni e ne verifica l’attuazione;

cura e gestisce la documentazione del sistema di gestione per la qualità, preparando i
documenti stessi o verificandone l’adeguatezza alle prescrizioni della norma di riferimento e
all’ente di accreditamento;

è responsabile della formazione del personale in merito alle procedure di gestione del
sistema per la qualità;

verifica le necessità di intraprendere azioni correttive e preventive;

definisce e, per le parti di competenza, attua azioni correttive e preventive;

effettua ed archivia le registrazioni di competenza;

tiene i contatti e cura i rapporti con l’ente di accreditamento.
Ha le seguenti autorità:

dispone la sospensione dell’utilizzo del logo dell’ente di accreditamento.
Ispettore addetto alla verificazione (IS)

effettua, secondo i programmi di lavoro e le modalità previste, le ispezioni;

redige e firma i rapporti di ispezione;

appone i sigilli sui dispositivi di conversione;

compila il libretto metrologico;
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
effettua, secondo i programmi di lavoro, la manutenzione ordinaria e la taratura delle
apparecchiatura;

si assicura, prima dell'utilizzo, che le prescritte operazioni di taratura, verifica, controllo e
manutenzione delle apparecchiature, siano state effettuate;

segnala necessità di miglioramento;

attua le azioni correttive e preventive di competenza;

effettua ed archivia le registrazioni di competenza.
Segreteria (SEG)

tiene aggiornato il registro delle ispezioni,

comunica alla Camera di Commercio le ispezioni effettuate;

archivia i rapporti di ispezione.
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6 REQUISITI PER LE RISORSE
6.1 Personale
Al fine di garantire che tutto il personale coinvolto con le attività di ispezione possieda le
adeguate competenze la procedura di seguito definita definisce le modalità di analisi,
registrazione e valutazione continua di tutto il personale che lavora presso l’Organismo di
ispezione, con particolare riferimento a quello con un ruolo chiave, cioè che effettua ispezioni,
valuta i risultati e firma i rapporti di ispezione.
6.1.1 Competenze richieste
Responsabile Tecnico e Vice Responsabile Tecnico
Scolarità
diploma di scuola media superiore in discipline scientifiche.
Conoscenze
metodi e procedure di ispezione; tecnologia utilizzata per la fabbricazione dei
contatori del gas e dei dispositivi di conversione; modo in cui i contatori del
gas e i dispositivi di conversione vengono utilizzati; difetti che possono
verificarsi durante l’utilizzo dei contatori del gas e dei dispositivi di
conversione; principio di funzionamento delle apparecchiature utilizzate per
effettuare le ispezioni; informatiche di base; legislazione comunitaria e
nazionale sui requisiti dei contatori del gas e dei dispositivi di misurazione;
norme concernenti il funzionamento e la valutazione degli organismi di
ispezione; conoscenza dei concetti statistici fondamentali utilizzati per la
valutazione della qualità delle misure e per la stima dell’incertezza associare
ai risultati delle misure.
Esperienza
esperienza di lavoro di almeno tre anni di cui due anni in attività industriali o di
servizio e un anno inattività di verifica, manutenzione, fabbricazione,
installazione sui contatori del gas, ovvero di dispositivi di conversione del
volume.
Abilità
rispondere ai reclami, richieste e suggerimenti; individuare la necessità di
implementare o sostituire la strumentazione dell’Organismo di ispezione;
capacità di gestire i processi; individuare se la numerosità del personale che
esegue le ispezioni e la loro competenza è adeguata è sufficiente; verificare
tutta l’attività dell’Organismo di ispezione in modo da assicurarsi che siano
prodotti dei risultati affidabili dal punto di vista metrologico; identificare azioni
di miglioramento dell’efficacia ed efficienza del sistema di gestione per la
qualità; assicurare un buon livello etico del personale.
Scolarità
diploma di scuola media superiore.
Conoscenze
– funzionamento e organizzazione dell’Organismo di ispezione.
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– norme ISO/IEC 17020 e ISO 19011, la cui conoscenza deve essere
dimostrata mediante la partecipazione a corsi specifici della durata non
inferiore a due giorni su ciascuna norma.
– documenti prescrittivi emessi dall’ente di accreditamento e riguardanti le
procedure da questo seguite per accreditare un Organismo di ispezione.
– informatiche di base.
Abilità
rispondere a richieste e suggerimenti; implementare il sistema di gestione per
la qualità e documentarlo; definire, implementare e controllare il miglioramento
continuo della qualità; correlarsi in modo efficace con l’ente di accreditamento;
coordinare gruppi di lavoro.
Ispettore Addetto alla verificazione
Scolarità
diploma di scuola media inferiore.
Conoscenze
metodi e procedure di ispezione; tecnologia utilizzata per la fabbricazione dei
contatori del gas e dei dispositivi di conversione; modo in cui i contatori del
gas e i dispositivi di conversione vengono utilizzati; difetti che possono
verificarsi durante l’utilizzo dei contatori del gas e dei dispositivi di
conversione; principio di funzionamento delle apparecchiature utilizzate per
effettuare le ispezioni; informatiche di base.
Esperienza
esperienza di lavoro di almeno un anno in attività di verifica, manutenzione,
fabbricazione, installazione sui contatori del gas, ovvero di dispositivi di
conversione del volume.
Abilità
condurre in modo autonomo l’ispezione, ottenendo risultati con la qualità
prevista (vedi paragrafi seguenti 6.1.2 e 6.1.3).
6.1.2 Formazione-addestramento e autorizzazione all’esecuzione delle ispezioni
Al fine di garantire le conoscenze e l’abilità adeguata al personale che svolge le attività che
influenzano la qualità, per il personale neo-assunto il Responsabile Tecnico e, per le parti di
competenza, il Responsabile Assicurazione Qualità individuano lo scarto tra le conoscenze e le
abilità richieste alla persona, in relazione alle mansioni che gli verranno assegnate (vedi requisii
al paragrafo precedente 6.1.1) e ciò che invece è richiesto debba possedere (MO_MAQ_02:
Piano di inserimento). Lo scopo è quello di identificare l’intervento formativo e l’addestramento
necessario per colmare lo scarto esistente e di definire quindi un piano di inserimento
(MO_MAQ_03: Programma di formazione).
Per i nuovi assunti, il piano di inserimento includerà anche i seguenti aspetti:
a) un periodo di avviamento, nel quale verranno impartite le seguenti nozioni:

finalità dell’Organismo di ispezione;

illustrazione della politica per la qualità dell’Organismo di ispezione;

struttura organizzativa dell’Organismo di ispezione;
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
struttura della documentazione del sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di
ispezione;

significato dell’accreditamento ISO/IEC 17020 e dell’esistenza della convenzione tra
l’Organismo di ispezione e l’ente accreditante;

aspetti di metrologia legale (evoluzione della normativa vigente sino all’introduzione
della Direttiva MID e struttura della stessa);

concetti di base sui principi di funzionamento e di utilizzo dei dispositivi oggetto di
ispezione;

rischi nel luogo di lavoro e, ove applicabile, obbligo di utilizzo dei dispositivi di protezione
individuale;

modalità di esecuzione delle ispezioni, con ispezioni simulate.
b) un periodo di lavoro assistito (addestramento sul campo) nel quale il Responsabile Tecnico,
o altro personale da questo designato (scelto fra coloro che hanno familiarità e provata
esperienza con i metodi, le procedure e lo scopo delle ispezioni e con la valutazione dei
risultati delle misurazioni), ha il compito di supervisionare l’attività svolta e di controllare tutti
i risultati delle misurazioni effettuate dalla persona in addestramento.
Terminato il piano di inserimento, il Responsabile Tecnico e, per le parti di competenza, il
Responsabile Assicurazione Qualità, verificano l’efficacia della formazione/addestramento
impartiti. Ciò è effettuato mediante esame finale di valutazione delle effettive capacità di saper
eseguire in modo autonomo una ispezione. Di norma la verifica della efficacia del piano è
effettuato dopo un certo tempo dalla formazione/addestramento.
Il superamento dell’esame finale è il presupposto per ritenere il soggetto idoneo alla esecuzione
delle ispezioni in qualità di Ispettore Addetto alla verificazione (vedi paragrafo 6.1.3
Autorizzazione e monitoraggio del personale ispettivo).
Per il personale già operante nell’Organismo di ispezione, viene valutata inoltre la necessità di
definire un programma specifico di formazione sulla base dei bisogni emergenti (es. utilizzo di
nuova strumentazione, adeguamento del modo di effettuare le ispezioni a nuovi documenti,
leggi, requisiti dell’ente accreditante) e dei risultati di monitoraggio delle loro attività svolte. Tale
programma (MO_MAQ_03: Programma di formazione) viene pertanto emesso solo se ne
ravvede la necessità, di norma evidenziata in sede di riesame della direzione. Anche per tale
formazione viene valutata l’efficacia della formazione pianificata, eccetto nel caso di
partecipazione a incontri, convegni, dibattiti a solo scopo informativo o di arricchimento
professionale non derivante dalla esigenza di colmare bisogni formativi specifici ed immediati.
Come riportato nel paragrafo 4 tutto il personale è tenuto ad agire in modo imparziale ed è
vincolato alla riservatezza. Inoltre, la remunerazione del personale coinvolto nelle attività di
ispezione è indipendente dal numero e durata delle ispezioni effettuate e in nessun caso dal
risultato delle ispezioni.
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6.1.3 Autorizzazione e monitoraggio del personale ispettivo
Al fine di garantire che le attività critiche siano effettuate esclusivamente da personale
competente, solo l’Ispettore Addetto alla verificazione che è stato formalmente autorizzato
dall’Organismo di ispezione può effettuare ispezioni e firmare i rapporti di ispezione.
L’autorizzazione è rilasciata dal Responsabile Tecnico sulla base dell’efficacia della formazioneaddestramento previsti dal piano di inserimento e dall’esito della valutazione delle effettive
capacità della persona ad eseguire in modo autonomo le ispezioni.
Gli elementi utilizzati per valutare oggettivamente la competenza sono:

superamento di un test scritto (MO_MAQ_04: Test valutazione ispettore) per accertare il
possesso delle conoscenze previste (vedi paragrafo 6.1.1 e periodo di avviamento 6.1.2 p.to
a);

esito delle osservazioni in campo (vedi 6.1.2 p.to b) e della compatibilità dei risultati di
ispezioni simulate.
L’autorizzazione ha validità annuale e viene immediatamente revocata dal Responsabile
Tecnico nel caso in cui l’Ispettore Addetto alla verificazione si sia reso responsabile di non
conformità gravi o reiterate.
Gli elementi utilizzati dal Responsabile Tecnico per confermare annualmente l’autorizzazione
sono:
 i risultati del continuo monitoraggio delle attività effettuate dal personale ispettivo, attraverso
il riesame dei rapporti di ispezione in modo da garantire la conformità delle attività svolte agli
obblighi legislativi, contrattuali ed alle procedure dell’Organismo di ispezione;
 i risultati del programma di supervisione delle attività degli ispettori in campo (MO_MAQ_05:
Programma supervisione ispettori). Nella redazione del programma di ispezione viene
garantito che sia compresa una percentuale significativa del corpo ispettivo su base annuale,
e comunque dell’intero corpo ispettivo nell’arco del periodo di validità dell’accreditamento
(quattro anni).
Inoltre, come ulteriore elemento utilizzato per la conferma dell’autorizzazione, sono tenuti in
considerazione gli esiti dei controlli in campo effettuati dalla Camera di Commercio, ai sensi
dell’art. 19, commi 2 e 3 del Decreto 16 aprile 2012, n. 75.
6.1.4 Registrazioni riguardanti il personale
Per ciascuna persona operante presso l’Organismo di ispezione sono conservate le seguenti
registrazioni:

lettera di incarico, riportante i compiti e la accettazione delle clausole inerenti la
riservatezza, imparzialità ed indipendenza;

dati anagrafici e competenze, in termini di scolarità, conoscenze, esperienze, abilità,
formazione e addestramento ricevuti (MO_MAQ_06: Scheda personale);

autorizzazioni e conferme periodiche delle autorizzazioni all’esecuzione delle ispezioni,
comprese le evidenze effettivamente utilizzate per rilasciare tali autorizzazioni
(MO_MAQ_07: Scheda di autorizzazione).
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6.2 Dispositivi ed apparecchiature
L’Organismo di ispezione ha sviluppato e applica un programma documentato per il controllo
delle apparecchiature utilizzate per le ispezioni.
Tale programma è articolato in accordo alla procedura PR-02: Gestione delle
apparecchiature, che definisce le responsabilità e fornisce le istruzioni per effettuare la
identificazione, la registrazione, la taratura, la manutenzione e la messa fuori servizio delle
apparecchiature utilizzate per le ispezioni.
Tutte le apparecchiature utilizzate dall’Organismo di ispezione sono di proprietà della Itron Italia
S.p.A
L’utilizzo delle apparecchiature è limitata al solo personale autorizzato. Il personale in
addestramento utilizza una apparecchiatura sotto il diretto controllo del Responsabile Tecnico o
di un Ispettore Addetto alla verificazione avente familiarità con l’utilizzo della stessa.
Di seguito si riportano le regole adottate per la gestione delle apparecchiature, mentre per
l’attività di validazione del software sono state predisposta le procedura PR-06: Validazione
SW per il calcolo della “Z” SGERG-88 secondo ISO 12213-3:2006 e PR-07: Validazione
SW per il calcolo della “Z” AGA NX-19 MOD e PR-08: Validazione SW per il calcolo della
“Z” AGA8-92DC secondo ISO 12213-3:2006.
6.2.1 Identificazione
Il Responsabile Tecnico ha il compito di tenere aggiornato l’elenco delle apparecchiature
utilizzate per eseguire le ispezioni e per ciascuna apparecchiatura in elenco predisporre la
documentazione che definisce almeno quanto segue:

matricola;

descrizione e campo di misura;

costruttore;

modello, ove applicabile;

numero di serie attribuito dal costruttore;

data di ricevimento e di messa in servizio;

personale autorizzato all’uso;

elementi importanti di cui si compone l’apparecchiatura, compreso l’eventuale software a
bordo apparecchiatura e relativo stato di aggiornamento (la versione);

le istruzioni del costruttore (manuali d’uso) o i riferimenti della loro collocazione;

ove appropriato, il programma di manutenzione: riferimento alla procedura documentata
riportante le modalità di manutenzione con l’indicazione se a carico del personale
dell’Organismo di ispezione o di organizzazioni esterne;

il programma di taratura e controllo intermedio di taratura ed errori massimi ammessi (vedi
paragrafo 6.2.2).
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6.2.2 Manutenzione
Al fine di garantire un funzionamento corretto delle apparecchiature utilizzate per le ispezioni
per prevenire il loro deterioramento, il Responsabile Tecnico è responsabile di predisporre, ove
appropriato, di istruzioni documentate riportanti le modalità, le frequenze e le modalità di
registrazione delle manutenzioni e dei ricambi.
Al fine di assicurare gli interventi di manutenzione e ricambi previsti, il Responsabile Tecnico è
responsabile altresì di tenere aggiornato uno scadenziario delle manutenzioni da effettuare.
Ogni intervento di manutenzione effettuato, ogni danno subito, ogni malfunzionamento
riscontrato, ogni modifica apportata, ogni riparazione subita dalle apparecchiature viene
registrato e tutte le informazioni relative allo stato di manutenzione delle apparecchiature sono
accessibili al personale che le utilizza.
6.2.3 Taratura e controlli
Tutte le apparecchiature di misura utilizzate per le ispezioni sono sottoposte a taratura e
controllo secondo un programma definito dal Responsabile Tecnico.
La taratura è fatta eseguire da un laboratorio di taratura accreditato ISO/IEC 17025 da un ente
che opera in conformità alla norma ISO 17011 e riconosciuto da EA oppure da un istituto
metrologico nazionale che ha sottoscritto l'accordo di mutuo riconoscimento del Bureau
International des Poids et Mesures (BIPM).
Il controllo intermedio di taratura è eseguito internamente secondo modalità e frequenze
indicate al Responsabile Tecnico nelle specifiche schede apparecchiature ed i risultati sono
monitorati al fine di individuare le linee di tendenza e confermare l’appropriatezza delle
frequenze di taratura.
Il Responsabile Tecnico è responsabile di:

stabilire, in funzione delle specifiche ispezioni, i requisiti di accettazione relativi a
scostamenti e/o incertezze;

verificare i risultati delle tarature;

aggiornare gli eventuali fattori di correzione derivanti dalle tarature;

coordinare l’invio delle apparecchiature ai centri di taratura alle scadenze previste;

tenere aggiornato uno scadenziario delle tarature.

identificare la apparecchiatura con la apposita etichetta riportante lo stato di taratura: la data
della ultima taratura e la data prevista di effettuazione della successiva taratura.
Al Responsabile Tecnico compete assicurare che, se per qualunque ragione l'apparecchiatura
esce dal diretto controllo dell’Organismo di ispezione, il funzionamento e lo stato di taratura
della apparecchiatura sia verificato e giudicato soddisfacente prima di essere rimessa in
servizio.
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6.2.4 Apparecchiature utilizzate in modo non corretto
Le apparecchiature che sono state soggette a sovraccarichi o a manovra errata, che forniscono
risultati dubbi, o che si sono rivelate difettose o al di fuori dai limiti specificati, vengono
identificate con un cartellino recante la dicitura “SEGREGATO” e, ove possibile, rimosse dalla
normale collocazione.
Una apparecchiatura “segregata” non viene utilizzata per l’esecuzione di ispezioni finché non
sia riparata, sottoposta a taratura e all'opportuna approvazione.
Il Responsabile Tecnico ha la responsabilità di avviare azioni necessarie a verificare se le
ispezioni eseguite in precedenza con l’apparecchiatura difettosa siano rimaste o meno entro
limiti accettabili o se debbano essere ripetute.
Nel caso in cui la constatazione del guasto abbia originato dubbi sulla validità dei risultati
riportati nel rapporto di ispezione, al Responsabile Tecnico compete segnalare al cliente per
iscritto quanto è accaduto.
6.3 Subappalto
La Divisione Organismo di ispezione affida a terzi l’esecuzione di ispezioni, purché già
accreditati come Organismo di ispezione e sulla base di una procedura documentata PR-09:
Gestione del subappalto dell’attività di ispezione. Viene pertanto rispettato il requisito espresso
dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e dal documento ACCREDIA RG-01-04, in merito alla
gestione del subappalto.
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7 REQUISITI DEI PROCESSI
7.1 Metodi e procedure di ispezione
Le ispezioni che vengono effettuate dall’Organismo di ispezione e gestite dal presente manuale
per la qualità sono quelle previste dal decreto 16 aprile 2012, n. 75 “Regolamento concernente i
criteri per l’esecuzione dei controlli metrologici successivi sui contatori del gas e i dispositivi di
conversione del volume, ai sensi del decreto legislativo 2 febbraio 2007, n. 22, attuativo della
direttiva 2004/22/CE (MID)” e nella Direttiva 12 maggio 2014 del Ministero dello Sviluppo
Economico “Indirizzo e coordinamento tecnico in materia di operazioni di verificazione dei
dispositivi di conversione del volume, di semplificazione e di armonizzazione tecnica alla
normativa europea”.
Trattasi dei controlli metrologici legali atti ad accertare il rispetto di specifici requisiti dei
dispositivi di conversione del volume associati ai contatori del gas di portata superiore a 10
m³/h, escludendosi qualsiasi operazione che comporti lo smontaggio di componenti, con
eccezione di quelli a protezione delle sonde di pressione e temperatura.
Tale attività è prestata su specifico incarico del titolare del contatore del gas e del dispositivo di
conversione.
Il processo di ispezione è regolamentato dalla procedura PR-05: Controlli metrologici
convertitori di volume associati ai contatori gas ed il metodo di ispezione è quello indicato
nelle disposizioni e informazioni contenute nella Direttiva 12 maggio 2014 del Ministero dello
Sviluppo Economico.
L’oggetto e gli obiettivi delle ispezioni sono riportati in termini sufficientemente precisi nel
documento RE-01: Regolamento per le attività di ispezione. Tale documento viene
trasmesso al cliente prima dell’emissione dell’ordine per il servizio di ispezione, in modo tale
che il potenziale cliente possa stabilire accuratamente e in modo non ambiguo il tipo e le
modalità di ispezione.
Qualora il cliente propone un metodo e/o una procedura non appropriati od obsoleti, questo non
viene accettato.
Al fine di effettuare le ispezioni in maniera sicura, l’attività di controllo metrologico di un
dispositivo di conversione è condotta dall’Ispettore Addetto alla verificazione seguendo
l’istruzione di lavoro IL-01: Ispezione dispositivi di conversione che descrive, in sequenza
logica e temporale, con individuazione di eventuali fasi supposte critiche:

controlli da eseguire

strumentazione da utilizzare

foglio elettronico di calcolo da utilizzare

contrassegni da applicare sull’oggetto ispezionato

registrazioni da produrre

format e modalità di emissione del rapporto di ispezione

compilazione del libretto metrologico

condizioni di sicurezza da osservare per l’Ispettore Addetto alla verificazione
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
precauzioni e mezzi per evitare il deterioramento o il danneggiamento degli oggetto da
ispezionare, mentre vengono ispezionati.
Tale istruzione è mantenuta aggiornata e facilmente disponibile per l’Ispettore Addetto alla
verificazione che esegue l’ispezione.
Inoltre, al fine di garantire la tenuta sotto controllo del contratto o dell'ordine di lavoro, sono
previste le seguenti regole:

per garantire che i requisiti di coloro che richiedono i servizi dell'organismo di ispezione
siano adeguatamente definiti, all’Ispettore Addetto alla verificazione incaricato ad eseguire
le ispezioni, vengono rese disponibili le seguenti informazioni:



indirizzo presso cui l’oggetto da ispezionare è situato
codice identificativo del punto di riconsegna gas (PDR)
tipo, marca e modello dell’oggetto da ispezionare;

per garantire che l’Organismo di Ispezione sia in grado di rispettare i termini contrattuali,
l’accettazione del contratto o dell’ordine è subordinata al parere positivo del Responsabile
Tecnico in merito a disponibilità delle risorse necessarie (apparecchiature e personale);

per garantire che i requisiti del contratto o dell'ordine di lavoro siano stati soddisfatti, la
Segreteria tiene aggiornato un registro, sul quale riporta, in ordine cronologico, le richieste di
verificazione periodica pervenute, la loro data di esecuzione.
Le osservazioni o i dati ottenuti nel corso delle ispezioni vengono registrati in maniera
tempestiva per prevenire perdite di informazioni pertinenti.
I calcoli sono effettuati mediante fogli elettronici di calcolo. Tali fogli sono identificati, protetti da
modifiche accidentali e validati mediante verifica del calcolo per altra via o mediante tabelle di
controllo appositamente predisposte. In caso di modifiche al foglio di calcolo o di installazione di
una nuova versione del software utilizzato per far funzionare il foglio di calcolo, la validazione
viene ripetuta.
Le registrazioni delle validazioni effettuate e il loro esito vengono conservate.
Allo stato attuale non sono previsti trasferimenti di dati.
7.2 Trattamento degli elementi da sottoporre ad ispezione
Al fine di evitare confusione riguardo all'identità dell’oggetto ispezionato, ogni contatore di gas e
dispositivo di conversione è identificato in modo univoco utilizzando lo stesso sistema adottato
dalla Unioncamere, cioè il n. di serie assegnato dal produttore, accompagnato dal tipo, marca,
modello e categoria dell’oggetto.
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Le procedure seguite per l’ispezione non prevedono operazioni che comportino lo smontaggio
di componenti, con eccezione delle sonde di pressione e temperatura che, tuttavia, non
vengono mai scollegate dal convertitore.
Al termine di ogni ispezione, in caso di esito positivo della conformità dell’oggetto ispezionato,
l’Ispettore Addetto alla verificazione appone sullo strumento il contrassegno di cui all’allegato III,
punto 2 del decreto 16 aprile 2012, n. 75. In caso di esito negativo della conformità dell’oggetto
ispezionato, l’Ispettore Addetto alla verificazione appone sullo strumento il contrassegno di cui
all’allegato III, punto 1 del decreto 16 aprile 2012, n. 75.
Nel caso in cui il contrassegno non può essere applicato direttamente sull’oggetto ispezionato,
questo è apposto sul libretto metrologico, come previsto dall’art. 8, comma 3, del decreto 16
aprile 2012, n. 75.
Qualsiasi anormalità osservata dall'Ispettore Addetto alla verificazione viene registrata. Inoltre,
in caso di dubbio riguardo l'appropriatezza del contatore del gas o del dispositivo di conversione
per le ispezioni da eseguire, o qualora l’oggetto non sia conforme alla descrizione fornita,
l'Ispettore Addetto alla verificazione contatta il titolare dell’oggetto da ispezionare prima dì
procedere.
Durante l’ispezione, gli oggetti da ispezionare vengono trattati in modo da evitare il loro
deterioramento o danneggiamento, secondo indicazioni contenute nella specifica istruzione di
lavoro IL-01: Ispezione dispositivi di conversione.
7.3 Registrazioni delle ispezioni
Le registrazioni relative alle attività di ispezione sono mantenute in conformità a quanto riportato
al paragrafo 8.4; ciò al fine di dimostrare l’efficace esecuzione delle procedure di ispezione e
per consentire una valutazione delle ispezioni stesse. In particolare le registrazioni includono:
l’identità dell’oggetto ispezionato l’identità della persona che ha effettuato l’ispezione, le
registrazioni strumentali, le condizioni ambientali che influenzano l’esito dell’ispezione e i
certificati di taratura della strumentazione utilizzata.
Il rapporto di ispezione è reso rintracciabile all’oggetto ispezionato mediante il n. di
identificazione univoco accompagnato dal tipo, marca, modello e categoria dell’oggetto
sottoposto a ispezione
7.4 Rapporti di ispezione e certificati di ispezione
I risultati di ogni ispezione sono comunicati al cliente mediante un documento identificato dalla
scritta “Rapporto di ispezione” contenente tutte le informazioni necessarie per l’interpretazione
corretta, accurata e chiara dell’esito dell’ispezione.
Di seguito si definiscono le informazioni minime che vengono riportate nel rapporto di ispezione:

identificazione dell'organismo che lo rilascia;

univoca identificazione e data del rilascio;

data della ispezione;

identificazione dell’oggetto sottoposto ad ispezione;
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
i risultati dell’ispezione;

firma di approvazione, dell’Ispettore Addetto alla verificazione che ha effettuato l’ispezione;

la dichiarazione di conformità o di non conformità;

firma di approvazione del Responsabile Tecnico del rapporto emesso presso la sede
dell’organismo di ispezione.
I rapporti di ispezione sono emessi esclusivamente su supporto elettronico in formato non
facilmente modificabile (*.pdf) e, su richiesta, possono essere emessi anche in forma cartacea.
Eventuali aggiunte o correzioni su un rapporto di ispezione, dopo l’emissione, vengono
effettuate esclusivamente dal Responsabile Tecnico mediante l’emissione di un nuovo rapporto
di ispezione che riporta lo stesso numero di rapporto con il suffisso Rn dove “n” rappresenta il
numero delle volte che il documento è stato rettificato (es. 1, 2, ecc.).
7.5 Reclami e ricorsi
Per reclamo si intende qualunque espressione di insoddisfazione, diversa dal ricorso,
manifestata da una persona o da una organizzazione ad un Organismo di Ispezione, relativa
alle attività di tale Organismo, per la quale è attesa una risposta.
Quindi, il cliente ha facoltà di presentare reclami avverso la condotta delle operazioni effettuate
dall’Organismo di ispezione.
Per ricorso si intende una richiesta indirizzata dal fornitore dell’elemento da sottoporre ad
ispezione all’Organismo di Ispezione, per la riconsiderazione, da parte di tale Organismo, di una
decisione che questi ha assunto relativamente a quell’oggetto.
Il processo per ricevere, valutare e prendere decisioni su reclami e ricorsi è documentato nel
successivo paragrafo 7.6. Una descrizione del processo di trattamento dei reclami e ricorsi è
riportata anche nel documento RE-01: Regolamento per le attività di ispezione, reso
disponibile, su richiesta, a qualsiasi parte interessata.
Tutti i reclami inerenti le attività di ispezione per le quali l’Organismo di ispezione è
responsabile, vengono registrati e trattati (vedi paragrafo successivo 7.6).
L’organismo di ispezione è responsabile di tutte le decisioni a tutti i livelli del processo di
trattamento di reclami e ricorsi.
7.6 Processi dei reclami e dei ricorsi
Le segnalazioni relative a reclami vengono registrate e inoltrate al Responsabile Tecnico il
quale, con il supporto del Responsabile Assicurazione Qualità, provvede a:

confermare di aver ricevuto il reclamo;

raccogliere tutte le informazioni necessarie alla valutazione del reclamo e, ove possibile,
fornire al reclamante rapporti sullo stato di avanzamento del trattamento del reclamo;

decidere riguardo a quali azioni debbano essere intraprese in risposta al reclamo;
MQ
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
comunicare per iscritto al reclamante, entro due mesi dal ricevimento del reclamo, l’esito
delle indagini e le eventuali azioni intraprese;

registrare le decisioni prese sul modulo MO_MAQ_11: Reclamo da cliente, compresa la
verifica della soddisfazione del reclamante per come è stato trattato il reclamo.
Qualora il reclamante sia insoddisfatto della soluzione data al reclamo, può presentare ricorso
scritto mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Tale lettera dovrà riportare i
riferimenti del reclamante, l’oggetto del ricorso, le motivazioni che hanno portato a ricorrere, la
firma del reclamante. La mancanza di uno o più degli elementi citati in precedenza costituisce
elemento per respingere il ricorso; in tali casi l’azienda invierà al mittente una comunicazione
con le motivazioni.
Il Regolamento RE-01, al paragrafo 6, riporta in maniera dettagliata la gestione del ricorso e del
reclamo.
Il Legale Rappresentante della azienda, in collaborazione con persone tecnicamente
competente che non ha partecipato all’ispezione oggetto di ricorso, avvierà la fase di esame del
ricorso coinvolgendo le parti interessate e al termine di tale indagine il ricorrente verrà informato
dell’esito dell’azione entro un mese dalla data di ricezione del ricorso.
Qualora venga avviato un contenzioso il foro competente è quello di Milano.
L’Organismo di ispezione conserva le registrazioni relative a tutti i ricorsi e contenziosi.
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8 REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE
Il sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di ispezione è stato realizzato tenendo conto
del tipo delle ispezioni che esso svolge e della loro finalità. E’ stabilito e mantenuto attivo nella
misura necessaria per conseguire il soddisfacimento coerente dei requisiti della UNI CEI EN
ISO/IEC 17020 in conformità all’Opzione A prevista al paragrafo 8.1 della norma stessa
8.1 Documentazione del sistema di gestione
La politica e gli obiettivi dell’Organismo di ispezione sono definiti dal Legale Rappresentante nel
rispetto dei programmi di attività e degli indirizzi approvati dal Consiglio di Amministrazione, e
tiene conto della necessità di comprendere quanto richiesto dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC
17020 e dal documento ACCREDIA RG-03.
Il Legale Rappresentante assicura che la politica e gli obiettivi siano diffusi, compresi, attuati e
sostenuti a tutti i livelli mediante:
- le modalità di diffusione sopra descritte;
- la costante opera di supervisione del personale;
- le attività di riesame del sistema di gestione per la qualità.
Successivamente alla prima emissione, la politica e gli obiettivi per la qualità sono riesaminati
annualmente e, se necessario, modificati tenendo in considerazione:

i principi generali a fondamento della prima emissione;

i risultati del ciclo di audit completo svolto durante l’anno;

le comunicazioni interne ed esterne ricevute;

le politiche, i programmi di attività e gli indirizzi strategici che il Consiglio di Amministrazione
intende perseguire.
Di seguito si riporta il testo integrale della politica per la qualità, così come definita e sottoscritta
dal Legale Rappresentante nel documento MO_MAQ_12: Politica per la qualità – Organismo
di ispezione.
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8.2
Politica per la Qualità
L’Organismo di Ispezione di Itron Italia S.p.A. offre servizi rivolti a tutti i soggetti presenti sui
mercati nazionali senza alcun preconcetto discriminatorio, in piena trasparenza, affidabilità ed
imparzialità in accordo a quanto previsto dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020, dal DM 16
aprile 2012 n° 75 e dal Regolamento per gli Organismi che eseguono la verificazione periodica
degli strumenti di misura di cui al decreto ministeriale n° 75 del 16 aprile 2012 sui controlli
successivi, ai sensi art 19 del D.lgs n 22/2007 emanato da Unioncamere.
Il Manuale della Qualità, le procedure ed i regolamenti adottati, sono strutturati con la finalità di
non praticare indebite condizioni di carattere tecnico e di non impedire o limitare l’accesso alle
ispezioni
a chiunque ne faccia richiesta, indipendentemente dalle dimensioni o
dall’appartenenza a qualsivoglia associazione o gruppo.
I servizi del Organismo di Ispezione di Itron Italia S.p.A. infatti sono accessibili a tutte le
organizzazioni che li richiedano, impegnandosi contrattualmente a rispettare il regolamento per
le attività di ispezione. La trasparenza dei comportamenti dell’Organismo di Ispezione è
assicurata dalla diretta accessibilità ai documenti quali il regolamento di ispezione ed i certificati
di taratura della strumentazione utilizzata.
Le attività dell’Organismo di Ispezione della Itron Italia S.p.A. sono quindi tese a:
 garantire l’imparzialità e la trasparenza delle decisioni riguardanti i controlli metrologici,
 garantire la corretta gestione e la rapida risoluzione mediante un canale indipendente da
quello che ha assunto la decisione contestata, di eventuali reclami, ricorsi e contenziosi
provenienti dai clienti o da altre parti interessate;
 garantire l’affidabilità del rapporto di ispezione emesso mediante l’accreditamento UNI CEI
ISO/IEC 17020;
 garantire che la presente politica sia compresa, mantenuta e attuata a tutti i livelli
dell’organizzazione, sia nell’ambito delle strategie intraprese e perseguite, che nell’ambito
della specifica attività di audit.
In sintesi la mission dell’Organismo di Ispezione di Itron Italia S.p.A. è la seguente:
•
soddisfazione delle aspettative implicite ed esplicite dei propri clienti;
•
rispetto delle norme e leggi cogenti di riferimento e dei regolamenti dell’ente di
accreditamento;
•
miglioramento continuo dell’efficacia del proprio sistema e servizio;
•
tempi certi di risposte a richieste dei propri clienti;
•
emissione della documentazione attestante il controllo metrologico in modo affidabile ed
in tempi certi;
•
imparzialità nel giudizio;
•
fidelizzazione dei propri clienti.
Per conseguire questi obiettivi, sono adottati i seguenti provvedimenti:
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1. viene applicato e sistematicamente aggiornato un sistema di gestione adeguato al tipo,
all’estensione ed al volume delle attività svolte e conforme alle norme UNI CEI EN ISO/IEC
17020;
2. al Responsabile Qualità viene conferita formalmente l’autorità necessaria a svolgere i
seguenti compiti:
 assicurare la definizione e l’aggiornamento dei documenti del sistema di gestione del
Organismo di Ispezione
 curare l’applicazione del Sistema di Gestione e verificarne l’efficacia
 raccogliere informazioni e dati su eventuali non conformità, carenze o inefficienze e
promuovere le opportune azioni correttive o preventive,
 riferire al Legale Rappresentante in merito al grado di attuazione del sistema di gestione
ed alla sua efficacia;
3. il personale viene coinvolto nell’attuazione del sistema di gestione e, a tal fine, sono previste
iniziative di formazione e sensibilizzazione, con particolare riferimento alla gestione dei
documenti ed alla conservazione delle registrazioni in sicurezza;
4. viene stabilito annualmente un programma di miglioramento, considerando i seguenti
aspetti:
 conseguimento degli obiettivi stabiliti;
 andamento di indicatori ed analisi dei relativi risultati per eliminare le cause di problemi
ed inefficienze;
 adeguamento delle modalità operative alle esigenze da soddisfare (con particolare
riferimento alle procedure ed alla modulistica);
 sviluppo dell’applicazione dei mezzi informatici;
 motivazione, addestramento ed aggiornamento del personale e monitoraggio delle
prestazioni.
Tutti i risultati ottenuti vengono quindi documentati, in modo da permettere che l’attuazione e
l’efficacia delle iniziative previste ed il conseguimento degli obiettivi posti possano essere
adeguatamente verificati.
Legale Rappresentante dell’OdI
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La struttura della documentazione del sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di
ispezione è la seguente:
manuale della qualità
riporta le prescrizioni cui si attiene il personale dell'Organismo di
ispezione per la realizzazione del servizio
procedure
riportano ulteriori prescrizioni per la conduzione delle principali attività
inerenti la qualità
istruzioni
descrivono in dettaglio le modalità esecutive di singole attività
regolamenti
definiscono le modalità di fornitura del servizio di ispezione dei
contatori del gas e dispositivi di conversione
normative tecniche/leggi sono documenti emessi da enti di normazione (UNI-CEI, ecc.) o da
enti legislativi (leggi, decreti, ordinanze, circolari) concernenti
l’ispezione dei misuratori di volume e dispositivi di conversione
registrazioni
sono documenti su cui vengono registrati i risultati di attività legate
alla qualità
Allo stato attuale il sistema di gestione per la qualità è articolato nelle seguenti procedure e
regolamenti:
PR-01
Gestione dei documenti
PR-02
Gestione delle apparecchiature
PR-03
Gestione degli audit interni
PR-04
Gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive
PR-05: Controlli metrologici convertitori di volume associati ai contatori gas
PR-06: Validazione SW per il calcolo della “Z” SGERG-88 secondo ISO 12213-3:2006
PR-07: Validazione SW per il calcolo della “Z” AGA NX-19 MOD
PR-08: Validazione SW per il calcolo della “Z” AGA8-92DC secondo ISO 12213-3:2006
PR-09: Gestione del subappalto dell’attività di ispezione
RE-01: Regolamento per le attività di ispezione
Tutto il personale coinvolto nelle attività di ispezione ha accesso ai documenti e alle relative
informazioni che riguardano le proprie responsabilità.
Il paragrafo 8.3: Controllo della documentazione definisce la gestione dei documenti prescrittivi,
mentre il paragrafo 8.4: Tenuta sotto controllo delle registrazioni le responsabilità e le modalità
di archiviazione delle registrazioni della qualità, sia gestionali che tecniche.
8.3
Tenuta sotto controllo dei documenti
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L'identificazione, la redazione, la verifica, l'approvazione, la distribuzione, l'archiviazione e le
modifiche ai documenti prescrittivi predisposti per la gestione del sistema qualità dell’Organismo
di ispezione segue le indicazioni della procedura PR-01: Gestione dei documenti, alla quale si
rimanda anche per l’individuazione dei documenti e dei dati predisposti per la gestione del
sistema qualità.
Per quanto riguarda la gestione del presente manuale si rimanda invece alle regole definite al
paragrafo 1.3.
8.3.1 Redazione, verifica ed approvazione dei documenti
Le proposte di nuovi documenti o modifica degli esistenti possono essere effettuate da
chiunque ne ravveda la necessità.
Per mantenere l’integrità del sistema vengono definite e rappresentate nella tabella sottostante
le responsabilità nell’ambito di chi verifica ed approva i principali documenti prescrittivi del
sistema di gestione per la qualità.
Per verifica del documento si intende l’esame della coerenza del documento con le procedure e
politiche dell’Organismo di ispezione, la verifica della chiarezza del contenuto e, per le
istruzioni, la verifica tecnica del contenuto, con particolare riferimento ai requisiti dei metodi di
ispezione e ai requisiti cogenti e regolamenti.
Per approvazione si intende il riconoscimento della validità del documento e l’autorizzazione
alla sua distribuzione al personale interessato.
DOCUMENTO
Procedure
Regolamento
Istruzioni
VERIFICA
APPROVAZIONE
Responsabile Tecnico e Responsabile
Assicurazione Qualità
Moduli per registrazioni
tecniche
Moduli per registrazioni
di sistema
Viene conservata registrazione delle attività di verifica ed approvazione di ciascun documento
emesso e che ciascun documento sia identificato da uno stato di aggiornamento (revisione e/o
data di emissione), da un codice, da un titolo e che riporti il numero di pagina e il numero totale
di pagine.
Una lista generale di controllo, che identifica lo stato di revisione corrente dei documenti
approvati (validi), è tenuta aggiornata dal Responsabile Assicurazione Qualità.
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8.3.2 Distribuzione dei documenti
I documenti sono resi disponibili dal Responsabile Assicurazione Qualità in tutti i punti dove
vengono eseguite le attività definite dal documento.
La distribuzione avviene in formato elettronico.
Il manuale della qualità è distribuito in copia soggetta ad aggiornamento anche all’ente
accreditante.
I destinatari dei documenti sono responsabili di eliminare le copie non più valide/obsolete o di
identificarle come superate.
8.3.3 Riesame e gestione delle modifiche dei documenti
I documenti, in caso di cambiamenti rilevanti al sistema, come ad esempio in caso di modifica
della struttura organizzativa, trasferimento in altra sede, revisione o introduzione nel sistema di
gestione di nuovi documenti esterni di riferimento (vedi paragrafo 8.3.5), vengono riesaminati al
fine di accertare se continuano ad essere idonei allo scopo e, quando ritenuto opportuno,
aggiornati.
Le modifiche apportate ai documenti sono verificate ed approvate dalle stesse funzioni che
hanno eseguito la prima verifica e dato la loro approvazione.
Le persone autorizzate a verificare e approvare le modifiche hanno accesso a tutte le
informazioni necessarie per svolgere correttamente la loro funzione.
Le modifiche sono individuate dal numero di revisione (aggiornato ad ogni modifica) e da una
descrizione delle modifiche e/o una identificazione del testo modificato mediante un segno
posto a margine della parte modificata.
Non sono ammesse modifiche manuali ai documenti prescrittivi.
8.3.4 Archiviazione
Una copia di ciascun documento in vigore è conservata in formato elettronico dal Responsabile
Assicurazione Qualità per tutto il periodo della sua validità. Quando non più in vigore, ad es.
perché superato o ritirato, il Responsabile Assicurazione Qualità conserva il documento
superato nell’archivio informatico identificato “OLD", o forma equivalente. Il tempo di
conservazione di un documento superato è almeno 4 anni.
Relativamente alla archiviazione delle registrazioni si rimanda al paragrafo 7.3: Registrazioni
delle ispezioni del presente manuale.
8.3.5 Gestione dei documenti di origine esterna
Il Responsabile Assicurazione Qualità e il Responsabile Tecnico, per le parti di competenza,
hanno il compito di individuare i documenti di origine esterna rientranti nel sistema di gestione
per la qualità dell’Organismo di ispezione, in particolare:

la legislazione applicabile alle attività di ispezione dei contatori del gas e dispositivi di
conversione;
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
i documenti prescrittivi dell’ente di accreditamento.
Tali documenti sono indicati, con lo stato di revisione corrente, in specifici elenchi, tenuti
aggiornati, per le parti di competenza, dal Responsabile Assicurazione Qualità e dal
Responsabile Tecnico.
Con frequenza indicata in PR-01 Gestione dei documenti, il Responsabile Tecnico e il
Responsabile Assicurazione Qualità sono responsabili, per le parti di competenza, di
riesaminare i documenti in elenco per verificarne la validità.
In particolare la legislazione è tenuta aggiornata attraverso l’iscrizione ad Associazioni di
Industriali, CCIAA, ufficio metrico, nonché attraverso rapporti contrattuali con consulenti del
lavoro e legali e mediante abbonamento alla Gazzetta Ufficiale.
I documenti dell’ente di accreditamento sono tenuti aggiornati invece mediante la consultazione
del sito web dell’ente e del documento ACCREDIA LS-03.
Ciò consente altresì di poter accertare se vi sono nuovi documenti che debbano essere utilizzati
come riferimenti per la gestione del sistema dell’Organismo di ispezione.
Nel caso di eliminazione di un documento e/o introduzione di un nuovo documento, il
Responsabile Assicurazione Qualità e il Responsabile Tecnico hanno il compito di pianificare le
attività di adeguamento del sistema di gestione (revisione dei documenti interni che si basano
su tale documento per renderli idonei e conformi ai nuovi requisiti applicabili e aggiornamento
dell’elenco dei documenti validi).
Nel caso in cui un documento non più valido viene conservato per informazione storica, questo
viene archiviato evidenziato dalla dicitura “SUPERATO", o forma equivalente.
8.4
Tenuta sotto controllo delle registrazioni
Le registrazioni, sia relative alla qualità che alle attività tecniche, sono elencate nel documento
MO_MAQ_08: Gestione delle registrazioni, il quale definisce anche le modalità di gestione di
ciascuna registrazione in termini di:
-
il responsabile della conservazione della registrazione;
-
luogo e supporto di archiviazione, scelti in modo da evitarne il deterioramento e la perdita
e scelti in modo da consentirne la facile accessibilità;
-
il periodo minimo di archiviazione, secondo i criteri definiti al successivo paragrafo 8.4.1;
-
al fine di consentire una facile reperibilità del documento, ordine di archiviazione (la chiave
di accesso).
Ogni registrazione elencata è identificata almeno attraverso il titolo, la data ed un eventuale
codice (in particolare, quando essa sia costituita da un modulo).
Fra le registrazioni relative alla qualità sono comprese le non conformità, le azioni correttive, le
azioni preventive, i verbali di audit, i riesami della direzione, la formazione, l’addestramento, la
scolarità e la qualifica del personale e i documenti inviati dal cliente.
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Fra le registrazioni relative alle attività di ispezione sono comprese le informazioni necessarie
per dimostrare l’efficace esecuzione delle procedure di ispezione e per consentire una
valutazione delle ispezioni stesse. In particolare le registrazioni includono: l’identità dell’oggetto
ispezionato, l’identità della persona che ha effettuato l’ispezione, le registrazioni strumentali, le
condizioni ambientali che influenzano l’esito dell’ispezione ed i certificati di taratura della
strumentazione utilizzata.
Il rapporto di ispezione è rintracciabile all'oggetto ispezionato mediante il n. di serie
accompagnato dal tipo, marca, modello e categoria dell’oggetto sottoposto a ispezione.
8.4.1 Tempi
I tempi di conservazione delle registrazioni sono fissati in accordo alle esigenze del cliente, alle
esigenze dell’Organismo di ispezione per la difendibilità dei dati contenuti nel rapporto di
ispezione in caso di contestazione dei dati da parte del cliente e ai requisiti dell’ente di
accreditamento. Allo stato attuale non vi sono obblighi cogenti sulle registrazioni prodotte
dall’Organismo di ispezione.
Nella tabella seguente si riportano i tempi minimi di conservazione delle registrazioni.
Registrazione
Tempi (minimi)
Rapporti di ispezione
10 anni
Contratti, ordini
10 anni
Riesami della direzione
10 anni
Reclami/appelli
10 anni
Verbali di audit
10 anni
Rapporti non conformità/azioni correttive e preventive
10 anni
Competenze Ispettori Metrici/Responsabile Tecnico
10 anni
dalla cessazione del rapporto di lavoro
Certificati taratura strumenti utilizzati per le ispezioni
10 anni
dalla dismissione dello strumento
8.4.2 Riservatezza
I risultati delle ispezioni e altre informazioni ottenute dai clienti vengono considerate vincolate al
segreto d'ufficio. L’accesso agli archivi è ammesso al solo personale dell’Organismo di
ispezione vincolato alla riservatezza secondo le regole riportate al paragrafo 4.2.
Le registrazioni, al termine del loro periodo di conservazione, vengono eliminate mediante
dispositivo di distruzione del documento in particelle inintelligibili non ricomponibili o, nel caso di
registrazione informatica, mediante cancellazione del file.
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8.4.3 Protezione ed integrità dei dati
Al fine di proteggere l’integrità dei dati, la correzione di una registrazione riguardante il risultato
di una misurazione è effettuata lasciando leggibile il dato corretto e ponendo accanto al dato
modificato la data, l’identità di chi ha effettuato la correzione e la motivazione della correzione.
Allo stato attuale le sole registrazioni elettroniche sono quelle relative alle letture strumentali, le
quali non permettono una loro modifica.
Tutti i terminali dei personal computer sono protetti da profili e chiavi di accesso (password).
Gli archivi informatici sono protetti da copie di riserva (backup).
I punti critici della rete informatica sono dotati di sistemi di protezione da attacchi provenienti
dall’esterno e dall’interno (firewall).
8.5
Riesame di direzione
La valutazione formale dello stato del sistema di gestione per la qualità, della sua adeguatezza
e della sua efficacia, in relazione alla politica della qualità ed agli obiettivi definiti, è effettuato
almeno una volta all’anno, in una riunione alla quale partecipano almeno il Legale
Rappresentante, il Responsabile Assicurazione Qualità, il Responsabile Tecnico ed il Vice
Responsabile Tecnico.
Il riesame è effettuato sulla base del rapporto sullo stato della qualità emesso dal Responsabile
Assicurazione Qualità. Per la raccolta dei dati, il Responsabile Assicurazione Qualità si avvale
della collaborazione del Responsabile Tecnico.
Il rapporto contiene una raccolta di evidenze sull’andamento della qualità delle attività
dell’Organismo di ispezione durante un esercizio (1 anno):

questioni sorte dal precedente riesame di direzione, con particolare riferimento al grado di
raggiungimento degli obiettivi stabiliti;

informazioni di ritorno da parte del cliente e dalle parti interessate, relative al
soddisfacimento delle attività di ispezione svolte dall’Organismo;

i ricorsi ed i reclami;

segnalazioni di modifiche a documenti, processi, infrastrutture che possono influire sul
sistema di gestione per la qualità e che da esso debbano essere recepite;

lo stato di attuazione delle azioni correttive e preventive;

risultati dagli audit interni ed esterni;

ogni altro fattore di rilievo, come ad es. proposte di azioni di miglioramento per l’anno a
seguire, modifiche a procedure, richieste interne di formazione, addestramento e/o risorse,
attività svolta.
L’elemento in uscita dal riesame di direzione è un verbale riportante le decisioni e le azioni
relative a:
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 miglioramento dell’idoneità e dell’efficacia del sistema di gestione e dei suoi processi;
 miglioramento relativo al soddisfacimento della UNI CEI EN ISO/IEC 17020;
 esigenze di risorse;
 gli obiettivi per l’anno successivo.
Uno specifico riesame è inoltre effettuato dopo ogni audit di terza parte (come le verifiche
effettuate dall’ente accreditante), nel caso abbiano fatto emergere non conformità. Per tale
specifico riesame viene prodotto un documento costituito da un verbale, che riporta le decisioni
prese in merito alla necessità di intraprendere:


azioni correttive;
azioni di miglioramento.
8.6
Audit interni
Gli audit hanno lo scopo di assicurare che i requisiti contenuti nel presente manuale della
qualità ed i relativi documenti da questo richiamati siano applicati a tutti i livelli operativi.
Per realizzare lo scopo citato, è stata definita una apposita procedura, la PR-03: Gestione
degli audit interni, le cui regole generali sono di seguito riportate.
Audit di seconda e terza parte non possono sostituire gli audit interni.
8.6.1 Programma di audit
Secondo quanto definito nella procedura PR-03 Gestione degli audit interni, il programma di
audit viene stabilito:

tenendo conto dello stato e dell'importanza dei processi e delle aree oggetto di verifica ai fini
della validità dei risultati delle ispezioni;

tiene conto delle carenze evidenziate nel corso degli audit precedenti.
La frequenza minima dell’audit è di una volta all’anno per ciascun processo.
Di norma, il programma è definito in sede di riesame della direzione, redatto dal Responsabile
Assicurazione Qualità e verificato ed approvato dal Legale Rappresentante.
Un piano di audit viene trasmesso con sufficiente anticipo a tutti gli interessati in modo da
assicurare la disponibilità delle persone e delle informazioni richieste alle date prefissate e per il
tempo necessario.
Piani di audit non programmati vengono inoltre emessi a seguito di:

non conformità gravi e ripetitive;

reclami che originino dubbi sulla conformità dell’Organismo di ispezione alla politica o alle
procedure stabilite;
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
verifica di eventuali azioni correttive richieste;

variazioni consistenti di attività che influenzano la qualità.
8.6.2 Personale che esegue gli audit
Il personale addetto agli audit viene scelto in modo da assicurare l’obiettività e l’imparzialità del
processo di audit.
I requisiti degli auditor interni sono:

diploma di scuola media superiore;

conoscenza delle norme UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e UNI EN ISO 19011;

conoscenza della legislazione applicabile alle attività di ispezione dei contatori del gas e
dispositivi di conversione;

conoscenza dei requisiti dell’ente accreditante;

aver partecipato ad un corso di durata pari ad almeno 2 giorni, sulla valutazione dei sistemi
qualità mediante audit;

aver effettuato almeno un audit negli ultimi due anni;

indipendenza dall’attività sottoposta ad audit.
Gli audit interni possono essere effettuati, se non esistono risorse interne, da valutatori
qualificati esterni all’Organismo di ispezione.
La formazione, l’addestramento, le conoscenze e le esperienze degli auditor utilizzati vengono
registrate e conservate quale evidenza della loro qualifica.
8.6.3 Conduzione dell’audit
L’audit si articola in tre fasi:

riunione di apertura, dove l’auditor ricorda lo scopo dell’audit e concorda con il responsabile
dell’area sottoposta ad audit le modalità di svolgimento dell’audit, con particolare riferimento
alle eventuali attività tecniche che verranno fatte eseguire al personale (esecuzione di
ispezioni);

svolgimento, dove l’auditor esamina le attività previste, segnala direttamente al personale
intervistato gli aspetti suscettibili di miglioramento, evidenzia le non conformità/situazioni
indesiderate riscontrate e le annota sulla documentazione prevista;

riunione di chiusura, dove l’auditor commenta i risultati dell’audit e chiarisce con il
responsabile della funzione auditata ogni aspetto indesiderabile riscontrato.
8.6.4 Rapporti di audit
Secondo quanto definito nella procedura PR-03 Gestione degli audit interni, per ogni audit
viene preparato un rapporto, contenente almeno quanto segue:

l’identificazione delle aree coinvolte e dei relativi responsabili;
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
l’identificazione del personale che ha effettuato l’audit e del responsabile del gruppo di audit;

i documenti di riferimento utilizzati;

eventuali non conformità e osservazioni rilevate;

le conclusioni.
Questo rapporto viene inviato ai responsabili delle aree sottoposte ad audit, i quali, quando i
risultati dell’audit mettono in dubbio l'efficacia delle operazioni o l'esattezza o la validità delle
ispezioni, avviano in modo tempestivo le necessarie azioni correttive in accordo a quanto
riportato nel paragrafo 8.6.
Il Responsabile Tecnico è responsabile di informare, per iscritto, i clienti qualora l’esito dell’audit
evidenzi che i risultati dell’Organismo di ispezione sono stati influenzati.
Il Responsabile Assicurazione Qualità è responsabile del monitoraggio delle azioni correttive
scaturite dagli audit e del controllo che le azioni richieste si traducano in piani precisi di
intervento e di riportare alla direzione l’andamento della qualità dell’Organismo di ispezione al
fine di permetterne il riesame (vedi paragrafo 8.4).
Le registrazioni dagli audit e azioni che ne sono derivate sono conservate secondo le modalità
e responsabilità definite nel paragrafo 7.3: Registrazioni delle ispezioni, al quale si rimanda.
8.7
Azioni correttive
8.7.1 Non conformità
La procedura PR-04: Gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive
stabilisce le modalità e le responsabilità per l’identificazione e la registrazione di un qualunque
aspetto non conforme con le procedure o con i requisiti del sistema di gestione dell’Organismo
di ispezione o con i requisiti concordati con il cliente.
In particolare la procedura prevede che chi evidenzia una non conformità è tenuto a registrarla
nel documento predisposto allo scopo.
E’ responsabilità del Responsabile Tecnico definire l’intervento correttivo per rimuovere la non
conformità e, nel caso di dubbi sulla validità dei risultati delle ispezioni (ad es. utilizzo di
apparecchiature per le quali è scaduto il periodo di taratura previsto o per le quali le operazioni
di taratura abbiano dato esito negativo) provvedere ad effettuare tempestivamente quanto
segue:
 avviare, nel caso di non conformità che potrebbero essere ricorrenti o che sussistono dubbi
circa la conformità alle politiche e procedure dell’Organismo di ispezione, azioni correttive
secondo quanto previsto al paragrafo 8.7.2;
 disporre la sospensione dell’esecuzione delle ispezioni e il blocco dei rapporti di ispezione
non emessi contenenti risultati errati, fino alla avvenuta verifica positiva delle azioni correttive
intraprese;
 verificare le conseguenze sui risultati già forniti e comunicare ai clienti che hanno ricevuto le
ispezioni non conformi i problemi riscontrati e, se ritenuto opportuno, disporre l’emissione di
rapporti di ispezione sostitutivi.
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Le responsabilità per la ripresa delle attività in caso di non conformità che abbiano comportato
l’arreso dei lavori e/o la sospensione temporanea dei rapporti di ispezione è del Responsabile
Tecnico.
8.7.2 Azioni correttive
La procedura PR-04: Gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive
stabilisce le modalità e le responsabilità per attuare azioni correttive quando vengono
identificate attività non conformi, scostamenti dalle politiche e dalle procedure nel sistema di
gestione per la qualità o nelle attività tecniche, non conformità che potrebbero ripresentarsi o
ogni altro problema che richieda azioni correttive che necessitano di tempi e/o risorse
particolari.
In particolare la procedura prevede che per ogni azione correttiva da avviare, comprese quelle
derivanti da audit di seconda e terza parte, sia nominato un responsabile, al quale compete
ricercare le cause delle non conformità/situazioni non conformi e identificare e pianificare in
termini di responsabilità e tempistica le azioni da intraprendere, correlate alla dimensione del
problema che le ha generate.
Secondo la stessa procedura inoltre, la gestione delle azioni correttive comprende:

l'esecuzione di verifiche per assicurare che le azioni correttive siano attuate nei modi e nei
tempi prestabiliti e risultino efficaci;

l’esecuzione di audit conformemente al paragrafo 8.5, quando l’identificazione delle non
conformità o scostamenti suscitano dubbi circa la conformità dell’Organismo di ispezione nei
confronti delle proprie politiche e procedure o nei confronti della UNI CEI EN ISO/IEC
17020.
Lo stato di avanzamento e l'efficacia di tutte le azioni correttive attivate sono oggetto di
discussione durante le riunioni di riesame del sistema di gestione per la qualità (vedi paragrafo
8.4).
Le registrazioni delle azioni correttive sono conservate secondo le modalità e responsabilità
definite nel paragrafo 7.3: Registrazioni delle ispezioni, al quale si rimanda.
8.8
Azioni preventive
L’Organismo di ispezione per identificare i miglioramenti che si rendono necessari e per
eliminare le cause di potenziali non conformità, sia di natura tecnica sia riguardanti il sistema di
gestione, adotta documentati ed opportuni piani di azione. L’analisi dei dati, comprese l’analisi
delle tendenze e dei rischi e le segnalazioni in genere, sono utilizzati ove applicabile per definire
tali piani.
L’attività è condotta secondo la procedura PR-04: Gestione delle non conformità e delle
azioni correttive e preventive che individua le modalità di:

identificazione delle potenziali non conformità;
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
elaborazione, attuazione e monitoraggio di piani di azione;

registrazione dei risultati di tali azioni, con particolare riferimento alla loro efficacia.
Le registrazioni delle azioni di miglioramento e di prevenzione sono conservate secondo le
modalità e responsabilità definite nel paragrafo 7.3: Registrazioni delle ispezioni, al quale si
rimanda.

Manuale della Qualita

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