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Studio Bianchi & Tonelato
w w w . s t u d i o b i a n c h i t o n e l a t o . i t
Mauro Bianchi
dottore commercialista – revisore contabile
[email protected]
Stefano Tonelato
dottore commercialista – revisore contabile
[email protected]
Davide Zenaro
dottore commercialista – revisore contabile
[email protected]
Michela Santellani
Verona, 30/04/2009
dottore commercialista – revisore contabile
[email protected]
Silvia Adami
dottore in economia
[email protected]
Luca Angelico
dottore in economia
Alla clientela dello studio
[email protected]
Marcello Zannini
dottore in economia
[email protected]
In collaborazione con
Simonetta Bissoli
avvocato
[email protected]
Trattamento fiscale delle spese di trasferta sostenute da dipendenti
e amministratori
Gentile Cliente,
abbiamo predisposto questa sintetica circolare con lo scopo di illustrare i tratti principali
della normativa aggiornata in riferimento alle spese di trasferta sostenute da dipendenti e
amministratori.
Bisogna segnalare subito che con il termine "trasferta" si intende l'esercizio della
prestazione lavorativa da parte del dipendente-collaboratore al di fuori della sede ordinaria di
lavoro, come individuata dal contratto di lavoro corrente: è evidente dunque che lo spostamento
dall'abitazione alla sede di lavoro (e viceversa), non configurando una trasferta come
normativamente definito, comporterà la tassazione in capo al lavoratore delle somme
eventualmente corrisposte dal proprio datore di lavoro. Come chiarito dalla Risoluzione
Ministeriale n. 191 del 2000 queste erogazioni saranno correlativamente deducibili dal reddito di
impresa.
Per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese (per il lavoratore e per l'impresa) è
necessario distinguere le trasferte a seconda che avvengano entro o al di fuori del Comune sede
di lavoro.
Indice degli argomenti trattati
1
2
3
4
5
6
Spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori entro il territorio comunale ........................2
Spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori al di fuori del territorio comunale .............2
2.1
Le spese sostenute per vitto e alloggio....................................................................................................3
2.2
Rimborso chilometrico per utilizzo auto propria da parte del dipendente: ......................................4
Modulistica – note spese da utilizzare...............................................................................................................4
Servizio di mensa esterna ....................................................................................................................................4
Ticket Restaurant acquistati dal datore di lavoro ............................................................................................5
Impresa fornitrice di ticket restaurant...............................................................................................................5
V i a S i r t o r i , 5 / a – 3 7 1 3 8 – V e r o n a - Tel. 045/8300777 – 045/8343408 - fax. 045/8341313
Studio Bianchi & Tonelato
1
Spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori entro
il territorio comunale
L'articolo 51 del Testo Unico Imposte sui Redditi, all'ultimo periodo del comma 5, afferma
che le indennità o i rimborsi spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i
rimborsi di spese di trasporto comprovate dai documenti provenienti dal vettore, concorrono a
formare il reddito di lavoro dipendente. Ne consegue dunque che per le trasferte entro il Comune
della sede lavorativa è ordinariamente prevista la tassazione delle indennità e dei rimborsi spese
(ad eccezione del rimborso delle spese di trasporto documentate ad esempio dai biglietti di
autobus, metropolitane e treni) indipendentemente dall'ampiezza del territorio del Comune stesso.
L'erogazione dei suddetti rimborsi nella forma delle indennità chilometriche per utilizzo
dell'auto propria del dipendente costruiranno reddito in capo allo stesso e dunque integralmente
tassati.
Per il datore di lavoro tutti questi rimborsi spese costituiscono spese per prestazioni di
lavoro (articolo 95 del TUIR) come tali deducibili dal reddito di impresa senza limiti di
importo.
Il prospetto sottostante riassume sinteticamente i trattamenti fiscali delle varie ipotesi.
TRASFERTE IN AMBITO COMUNALE
Tipologia di rimborso
Rimborso analitico a piè di lista / indennità
forfetaria/indennità chilometrica
Rimborso spese di viaggio con vettore
2
Trattamento fiscale in capo al
Trattamento fiscale in
lavoratore/collaboratore
capo all'impresa
Tassato
Interamente deducibile
Non tassato
Interamente deducibile
Spese di trasferta sostenute da dipendenti e amministratori al di
fuori del territorio comunale
Sulla base di quanto indicato dall'art. 51 Tuir, le indennità percepite per trasferte o missioni
fuori dal territorio comunale saranno escluse dall'imponibile fiscale del dipendente/collaboratore
qualora non superino l'importo giornaliero pari a Euro 46,48, elevato a Euro 77,47 per le trasferte
effettuate all'estero.
Si tratta della cosiddetta indennità forfettaria: l'esclusione in tal caso viene calcolata sulla
somma al netto delle spese di viaggio e trasporto.
Esistono quindi tre tipi di rimborso che possono esser dedotti dal reddito dell’impresa:
a) rimborso analitico;
b) rimborso altre spese non documentabili;
c) rimborso misto.
a) In caso di rimborso analitico (rimborso a piè di lista delle spese di viaggio, trasporto, vitto e
alloggio) non concorrerà a formare il reddito imponibile del lavoratore/collaboratore,
indipendentemente dall'importo dello stesso, purchè sia comprovato da idonea documentazione.
b) Il rimborso delle altre spese non documentabili (ad es. telefoniche) è escluso da imposizione
per un importo giornaliero di Euro 15,49 elevato a Euro 25,82 nel caso di trasferte all'estero.
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c) Infine il rimborso può anche essere " misto " (quando il committente eroga l'indennità
forfetaria di trasferta di 46,48-77,47 Euro in aggiunta al rimborso analitico): in tale evenienza i
limiti delle franchigie giornaliere di Euro 46,48 e 77,47 sono ridotte di 1/3 nell'ipotesi di rimborso
delle spese di vitto o alloggio nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente e di 2/3 in
caso di rimborso sia delle spese di vitto e alloggio e di vitto e alloggio fornito gratuitamente.
L'impresa committente dovrà operare la scelta del metodo di rimborso per l'intera trasferta e,
quindi, come chiarito dalle Finanze senza possibilità di adottare criteri diversi nell'ambito della
stessa missione.
Per ottenere il rimborso delle spese di trasferta il lavoratore deve presentare apposita nota spese
allegando alla stessa tutti i documenti sostenuti in occasione della stessa: fatture, ricevute fiscali,
scontrini, biglietti, e così via.
2.1
Le spese sostenute per vitto e alloggio
Si considerano idoneamente documentate se attestate dal dipendente e risultano da documenti,
anche non intestati, ma coincidenti con le date e i luoghi della trasferta (su questo si legga quanto
riportato nella Circolare delle Entrate n. 188 del 16 Luglio 1998) e che dovranno essere inseriti
nella apposita nota spese della missione.
In capo all'impresa committente il trattamento delle erogazioni dipende dalla modalità tecnica con
cui è stato effettuato il rimborso spese.
Sotto il profilo fiscale, l’impatto dei rimborsi spese e delle indennità, tanto in capo
all’amministratore che in capo alla società, sono riassumibili come segue:
TRASFERTE FUORI COMUNE
Tipologia di rimborso
Trattamento fiscale in capo all’amministratore
Rimborso analitico a piè
di lista
Non tassato
Trattamento fiscale in capo alla
società
Deducibile fino al limite
giornaliero:
- € 180,76 per le trasferte in
Italia
- € 258,23 per le trasferte
all’estero
Rimborso forfetario
Esente per importo giornaliero fino a:
- € 46,48 per le trasferte in Italia;
- € 77,47 per le trasferte all’estero
Interamente deducibile senza
limite
Rimborso misto:
indennità di trasferta +
vitto o alloggio analitici
Esente per importo giornaliero fino a:
- € 30,99 per le trasferte in Italia;
- € 51,65 per le trasferte all’estero
Interamente deducibile senza
limite
Rimborso misto:
indennità di trasferta +
vitto e alloggio analitici
Rimborso a piè di lista +
altre spese non
documentabili
Rimborso spese di
trasporto e di viaggio
Esente per importo giornaliero fino a:
- € 15,49 per le trasferte in Italia;
- € 25,82 per le trasferte all’estero
Non tassate per importi giornalieri di:
- € 15,49 per le trasferte in Italia;
- € 25,82 per le trasferte all’estero
Non tassato
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Interamente deducibile senza
limite
Interamente deducibile senza
limite
Interamente deducibile
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Indennità chilometrica
per utilizzo auto
Deducibile in misura non
superiore al valore stabilito dalle
Non tassata se rispettati i limiti previsti
tariffe
ACI
relative
ad
dalle tariffe ACI per ciascuna tipologia
autoveicoli di potenza non
di autovettura
superiore a 17 cavalli fiscali per
auto a benzina o 20 se diesel.
TRASFERTE IN AMBITO COMUNALE
Tipologia di rimborso
Rimborso analitico a piè di
lista/indennità
forfetaria/indennità
chilometrica
Rimborso spese di viaggio
con vettore
2.2
Trattamento fiscale in capo all’amministratore
Trattamento fiscale in capo alla società
Tassato
Deducibile
(dal 2009 limitatamente al 75%, per
le spese di vitto e alloggio)
Non tassato
Interamente deducibile
Rimborso chilometrico
dipendente:
per
utilizzo
auto
propria
da
parte
del
Allo stato e’ deducibile in misura non eccedente il valore fissato dalle tariffe ACI relative ad
autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per auto a benzina o 20 se diesel.
Ai fini Irap si sottolinea che valgono le stesse regole del Tuir appena indicate, con la precisazione
però che:
• Non è deducibile l'indennità forfetaria di trasferta;
• Non è deducibile l'indennità chilometrica (tariffa ACI).
3 Modulistica – note spese da utilizzare
Di seguito sono riportati alcuni esempi di modulistica da adottare:
4
Allegato A) - I - NOTA SPESE (metodo misto)
Allegato B) - II - NOTA SPESE (metodo piè di lista)
Allegato C) - III - NOTA SPESE
Servizio di mensa esterna
L’ipotesi in cui l’impresa stipuli una convenzione con un esercizio pubblico per fornire un
servizio di mensa esterna ai propri dipendenti non può essere ricondotta alla fattispecie prevista
dall’art. 109, c. 5 del Tuir, come modificato dal D.L. n. 112/2008. Al riguardo, secondo i
chiarimenti resi nella C.M. 23.12.1997, n. 326 (par. 2.2.3), tra le somministrazioni in mense
aziendali, anche gestite da terzi, sono comprese, tra l’altro, le convezioni con i ristoranti. In
sostanza, la convenzione stipulata con un ristorante costituisce una delle modalità a disposizione
del datore di lavoro per garantire alla generalità dei dipendenti il servizio di mensa. Pertanto,
l’importo che, in base alla convenzione stipulata, il datore di lavoro paga all’esercente un pubblico
esercizio, quale corrispettivo per i pasti consumati dai dipendenti, costituisce un costo che non
subisce limitazioni alla deducibilità poiché lo stesso è sostenuto per l’acquisizione di un servizio di
mensa (esterna), cioè di un servizio complesso, non riducibile alla semplice somministrazione di
alimenti e bevande.
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5
Ticket Restaurant acquistati dal datore di lavoro
La fornitura dei ticket restaurant rappresenta un servizio sostitutivo di mensa, pertanto, la
limitazione della deducibilità al 75% non è applicabile alle spese sostenute dal datore di lavoro per
il loro acquisto. Tali spese, infatti, analogamente a quelle relative ad una convenzione con un
esercizio pubblico, rappresentano il costo per l’acquisizione di un servizio complesso non
riducibile alla semplice somministrazione di alimenti e bevande.
6
Impresa fornitrice di ticket restaurant
La limitazione della deducibilità non trova applicazione poiché l’importo che la società
emittente dei buoni pasto corrisponde ai pubblici esercizi convenzionati costituisce un costo per
l’acquisizione di servizi (somministrazione di alimenti e bevande) che concorrono direttamente
alla produzione dei ricavi della stessa società emittente.
Un’interpretazione logico sistematica della disposizione introdotta dall’art. 109, c. 5 del Tuir
porta a ritenere che la prevista riduzione della deducibilità della spesa operi solo nei casi in cui la
stessa si riferisca all’acquisizione di servizi (alberghieri e di ristorazione) che, alla luce dell’oggetto
dell’attività imprenditoriale, concorrono solo in maniera indiretta alla produzione dei ricavi. La
ratio perseguita dal legislatore è intesa a limitare la deducibilità delle spese per prestazioni
alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande solo nelle ipotesi in cui può essere dubbia
l’inerenza di dette spese all’esercizio dell’attività d’impresa (ovvero all’arte o alla professione).
Pertanto, la limitazione alla deduzione dal reddito delle spese in questione non si applica a
fattispecie, come quello in esame, rispetto alle quali, l’inerenza delle spese alberghiere e di
somministrazioni di alimenti e bevande è indubbia, poiché le stesse costituiscono l’oggetto
dell’attività d’impresa.
Ci si augura, con questa breve ricognizione, di avere fornito un quadro sintetico della
normativa in oggetto e si rimane ovviamente a disposizione per i necessari approfondimenti.
Lo Studio
Allegati:
-
Allegato A) - I - NOTA SPESE (metodo misto)
Allegato B) - II - NOTA SPESE (metodo piè di lista)
Allegato C) - III - NOTA SPESE
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Allegato A)
I - NOTA SPESE (metodo misto)
NOTA RIEPILOGATIVA delle SPESE di TRASFERTA RELATIVE al
MESE di ________________
Io Sottoscritto ___________ in qualità di ____________della Società _________________________ per il
rimborso spese relative il mese di __________ 20__ vi produco questa nota e la relativa
documentazione in originale inerente le sottoindicate spese sostenute per l'espletamento dell’attività
svolta per conto di Codesta Società, fuori del mio Comune di domicilio fiscale:
RIMBORSO SPESE N.
Percipiente
Nome e cognome
Periodo
Da
Residenza
A
Codice fiscale
Tariffa per Km
Data
Descrizione
Km
10
TOTALI
10
Indennità
Rimborso fisso
Totale
€ 0,00
€ 46,48
€ 46,48
€ 0,00
Anticipi già corrisposti
TOTALE DOVUTO
Tipo veicolo
€ 46,48
€ 46,48
Altre annotazioni
Targa veicolo
Documenti allegati n. __
Firma
Verona, li ___________
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-
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Allegato B)
II - NOTA SPESE (metodo piè di lista)
NOTA RIEPILOGATIVA delle SPESE RELATIVE al
MESE di ________ 20__
Spett.le Soc.
Io
Sottoscritto
________________
in
qualità
di
______________
della
Società
_______________________________ per il rimborso spese relative il mese di _______ 20__ vi produco
questa nota e la relativa documentazione in originale inerente le sottoindicate spese sostenute per
l'espletamento d’attività svolta per conto di Codesta Società, fuori del mio Comune di domicilio fiscale:
Auto utilizzata: ______________ benzina / diesel
Targa ______________
RIEPILOGO SPESE DA RIMBORSARE
Spese autovettura
Pedaggi autostradali come documenti allegati
Spese per vitto come da documenti allegati
Spese per alloggio come da documenti allegati
Altre spese sostenute come da documenti allegati
€0
€0
€0
€0
€0
Totale da rimborsare
€0
Le suindicate spese sono escluse da IRPEF poiché rientrano nella fattispecie di cui al comma 8. art. 5O,
DPR 22.12.1986, n. 917 e successive modifiche ad integrazioni.
Documenti allegati n. __
firma
Verona, li ___________
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Allegato C)
III - NOTA SPESE
DIPENDENTE/COLLABORATORE Nome/Cognome ________________________
TRASFERTA del ____________________ a _____________
SPESE DI VIAGGIO 1
Treno
Aereo
Taxi
Autobus
Altro
Totale spese di viaggio
SPESE PER UTILIZZO AUTOVETTURA 2
Autovettura modello .............................................. targata ..............................;
tariffa chilometrica Aci € ..................... x .................. Km (percorsi) = €......................
SPESE DI VITTO E ALLOGGIO 3
Albergo ........................................... fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. € ....................
Ristorante ........................................ fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. €....................
Bar .................................................. fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. €....................
Altro ................................................ fatt./ric./sc.fisc. n............ del ..............€ ....................
Totale spese di vitto e alloggio € ...........................
INDENNITA' FORFETARIA € ............................
ALTRE SPESE NON DOCUMENTATE 4
Altre spese:
Tipologia di spesa
Data
Importo
Totale spese non documentate
TOTALE COMPLESSIVO SPESE € ........................
Si allegano alla presente i documenti comprovanti le spese indicate sopra
IL DIPENDENTE/COLLABORATORE __________________
Note_
1) Sono rimborsate senza limiti purché comprovate da idoneo documento di trasporto anche anonimo.
2) Se l'importo rimborsato eccede l'importo calcolato mediante l'utilizzo delle tariffe ACI, l'eccedenza viene tassata
in capo al collaboratore.
3) Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al collaboratore purché
documentate mediante fattura, ricevuta fiscale.
4) In questa tipologia di spese rientrano le spese di parcheggio, trasporto bagagli, ecc. Tali spese non sono tassate in
capo al collaboratore per un importo giornaliero non superiore a € 15,49 se le trasferte vengono effettuate in
Italia oppure a € 25,82 per le trasferte effettuate all'estero.
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