trasferte e rimborsi spese in azienda

 Circolare N. 40
Area: SCRITTURE
Periodico plurisettimanale
25 maggio 2010
TRASFERTE E RIMBORSI SPESE IN AZIENDA
Esaminiamo la disciplina fiscale riguardante le trasferte dei dipendenti (e dei collaboratori)
unitamente alle relative scritture in partita doppia.
INDENNITÀ DI TRASFERTA E RIMBORSI SPESE
Il lavoratore è tenuto a svolgere la prestazione nel luogo stabilito dal datore di lavoro e, di norma,
indicato nel contratto individuale di lavoro.
Tuttavia, accade di frequente che il datore di lavoro chieda al lavoratore di effettuare la prestazione
in un luogo diverso da quello indicato come sede di lavoro, a fronte della corresponsione di una
specifica indennità e/o del rimborso delle spese sostenute per la trasferta.
Ai sensi dell’art. 51, c. 5, TUIR, il trattamento fiscale (e previdenziale) in capo al dipendente
differisce a seconda che la trasferta venga effettuata:


nel comune in cui si trova la sede di lavoro;
fuori del comune in cui si trova la sede di lavoro.
Di seguito esaminiamo le diverse modalità, tra loro alternative, di rimborso e/o corresponsione
dell’indennità di trasferta: rimborso a piè di lista, rimborso misto e rimborso forfetario.
Nell’ambito della stessa trasferta non è possibile adottare diversi criteri di rimborso per le
singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente di trova in trasferta.
RIMBORSO A PIÈ DI LISTA
In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte fuori dal territorio comunale dove si trova
la sede di lavoro, non concorrono alla formazione del reddito:

i rimborsi di spese documentate relative a vitto, alloggio, viaggio (anche sotto forma di
indennità chilometriche) e trasporto;

i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, sostenute dal dipendente, fino ad un
importo massimo giornaliero di € 15,49, elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero.
Nel caso di rimborso analitico, l’eventuale corresponsione dell’indennità di trasferta
concorre interamente alla formazione del reddito indipendentemente dall’importo. La stessa
può comunque essere sostituita dal rimborso forfetario delle spese non documentate.
TIPO DI SPESA
DOCUMENTAZIONE
TRATTAMENTO FISCALE
vitto, alloggio e viaggio
analitica
esente
altre spese
non presente


Italia: esente sino a € 15,49 al giorno
estero: esente sino a € 25,82 al giorno
Tra le spese forfetarie che non concorrono a formare reddito, la Circolare n. 326/E/1997 include: le
spese telefoniche, la lavanderia, le mance ed i parcheggi; ovviamente sino ad un importo massimo
giornaliero di € 15,49 (o € 25,82 per l’estero).
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I rimborsi spese erogati per le trasferte effettuate entro il comune formano sempre reddito in capo
al dipendente.
Non sono imponibili in capo al dipendente le sole spese di trasporto (taxi, mezzi pubblici)
purché documentate con le ricevute rilasciate dal vettore.
Per ottenere il rimborso delle spese sostenute in occasione della trasferta, il lavoratore è tenuto a
presentare:
1)
2)
un’apposita richiesta indicando i dati relativa alla trasferta (giorno, destinazione,
motivazione, ecc.);
la lista analitica delle spese e la relativa documentazione.
ASPETTI FISCALI IN CAPO AL DATORE DI LAVORO
Come previsto dall’art. 95, c. 3, TUIR, i rimborsi analitici per trasferte effettuate dal dipendente
fuori dal territorio comunale, sono deducibili nel limite giornaliero di:

€ 180,76 per le trasferte (fuori dal comune) in Italia;

€ 258,23 per le trasferte all’estero.
I rimborsi chilometrici sono deducibili in base ai costi calcolati in base alle tariffe ACI (o alle tariffe
di noleggio) nei limiti del costo di percorrenza di un autoveicolo di potenza non superiore a 17
cavalli fiscali se a benzina o 20 cavalli fiscali se diesel.
L’eventuale eccedenza indeducibile va rilevata in sede di dichiarazione dei redditi tramite
apposite variazioni in aumento.
I rimborsi per trasferte effettuate dal dipendente nel territorio comunale sono invece interamente
deducibili (essendo tassati in capo al dipendente).
DEDUCIBILITÀ PER L’AZIENDA
RIMBORSO SPESE
a piè di lista
nel limite giornaliero di € 180,76 (€ 258,23 estero)
trasporto con vettore
integrale (se documentato)
indennità chilometrica per utilizzo auto propria
costi di percorrenza calcolati in base alle tariffe ACI
con potenza non superiore a 17 CF (20 CF se
diesel)
ASPETTI CONTABILI
Se le spese di trasferta vengono erogate anticipatamente all’effettuazione della trasferta, occorre
rilevare l’uscita di cassa in contropartita ad un conto transitorio di somme anticipate:
Anticipazioni fondo speseSP C.II.5
a Cassa contantiSP C.IV.3
Quando viene presentata la nota spese del dipendente, si deve provvedere alla contabilizzazione
dei costi di trasferta (e all’eventuale conguaglio della cassa):
diversi
Rimborsi spese c/dipendentiCE B.7
Cassa contantiSP C.IV.3
a Anticipazioni fondo speseSP C.II.5
100525 CS
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Se la documentazione allegata al rimborso spese contiene delle fatture intestate all’azienda, la
rilevazione è la seguente:
diversi
Spese per viaggi e trasferteCE B.7
IVA a creditoSP C.II.4bis
a Debiti v/fornitoriSP D.7
Lo storno del fondo spese anticipate:
Debiti v/fornitoriSP D.7
a Anticipazioni fondo speseSP C.II.5
Quando le spese di trasferta vengono anticipate dal dipendente e rimborsate a posteriori,
occorre rilevare il movimento finanziario nel cedolino paga.
Esempio 1
Nota spese comprensiva di rimborsi chilometrici per € 250 e rimborso pasti consumati per € 300
(IVA compresa).
diversi
Rimborsi Km dipendentiCE B.7
Rimborsi analitici dipendentiCE B.7
a Dipendente … c/rimborsoSP D.14
diversi
Salari e stipendiCE B.9.a
Dipendente … c/rimborsoSP D.14
a
550,00
250,00
300,00
diversi
550,00
Debiti v/enti previdenzialiSP D.13
Erario c/ritenute IRPEFSP D.12
Debiti v/dipendentiSP D.14
Per il dipendente, la somma rimborsata a piè di lista non è imponibile né dal punto di vista fiscale,
né da quello previdenziale.
RIMBORSO FORFETARIO
In alternativa al rimborso analitico, è possibile corrispondere un’indennità forfetaria. Le indennità
per trasferte fuori del comune sede di lavoro risultano imponibili in capo al dipendente per la
parte che eccede € 46,48 al giorno (elevate a € 77,47 se la trasferta si svolge all’estero), al netto
delle spese di viaggio e trasporto.
I rimborsi analitici delle spese di viaggio (anche sotto forma di indennità chilometriche) e le
spese di trasporto (se idoneamente documentate) non concorrono a formare reddito.
Ogni altro eventuale rimborso spese va invece interamente assoggettato a tassazione.
Per le imprese autorizzate all’autotrasporto merci, le predette soglie di € 46,48 - 77,47
giornalieri, sono elevate a € 59,65 per le trasferte in Italia e € 95,80 per le trasferte
all’estero.
TIPOLOGIA
ITALIA
indennità forfetaria
rimborso spese
documentate
viaggio
rimborso altre spese
100525 CS
e
trasporto
ESTERO
esente sino € 46,48 al giorno
esente sino € 77,47 al giorno
esenti
esenti
imponibili
imponibili
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Eventuali indennità riconosciute per trasferte entro il comune (a prescindere dall’ampiezza dello
stesso) vanno interamente assoggettate a tassazione e contribuzione.
ASPETTI FISCALI IN CAPO AL DATORE DI LAVORO
Il rimborso forfetario delle spese di trasferta rappresenta, in buona sostanza, il riconoscimento di
una diaria giornaliera al dipendente a copertura delle spese dallo stesso sostenute, senza alcuna
esigenza di documentazione dei costi effettivi (salvo, naturalmente, eventuali spese di viaggio e
trasporto).
Tali somme devono sempre transitare nel cedolino paga e sono sempre deducibili per l’impresa a
prescindere dalle soglie di esenzione previste per il dipendente.
DEDUCIBILITÀ PER L’AZIENDA
RIMBORSO SPESE
indennità di trasferta
integrale
ASPETTI CONTABILI
Sotto il profilo contabile, le indennità di trasferta costituiscono delle retribuzioni in denaro da
classificare nella voce B.9.a “Salari e stipendi” di CE:
diversi
Salari e stipendiCE B.9.a
Indennità di trasfertaCE B.9.a
a
diversi
Debiti v/enti previdenzialiSP D.13
Erario c/ritenute IRPEFSP D.12
Debiti v/dipendentiSP D.14
RIMBORSO MISTO
L’ultima possibilità di rimborso è costituita dal c.d. rimborso misto che prevede la corresponsione,
unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, anche dell’indennità di trasferta.
In questo caso la soglia di esenzione di € 46,48 al giorno per trasferte fuori dal comune (€ 77,47
per trasferte all’estero) viene ulteriormente ridotta:


di 1/3 in caso di rimborso delle spese di alloggio, di vitto, o in caso di alloggio o vitto fornito
gratuitamente;
di 2/3 nel caso di rimborso sia delle spese di alloggio, sia di quelle di vitto.
rimborso delle spese di vitto o alloggio

soglia esenzione indennità

Italia € 30,99
estero € 51,65
vitto o alloggio fornito gratuitamente

soglia esenzione indennità

Italia € 30,99
estero € 51,65
rimborso delle spese di vitto e alloggio

soglia esenzione indennità

Italia € 15,49
estero € 25,82
vitto e alloggio fornito gratuitamente

soglia esenzione indennità

Italia € 15,49
estero € 25,82
Il rimborso delle spese di viaggio e di trasporto (anche sottoforma di indennità
chilometriche), se opportunamente documentato, non forma reddito in capo al dipendente.
100525 CS
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Anche in questo caso, le indennità ed i rimborsi riconosciuti per trasferte entro il comune (a
prescindere dall’ampiezza dello stesso) vanno interamente assoggettati a tassazione e
contribuzione. Sono esenti i soli rimborsi spese di trasporto documentati con le ricevute rilasciate
dal vettore
ASPETTI FISCALI IN CAPO AL DATORE DI LAVORO
Sulla base di quanto indicato nella CM n. 188/1998, ai rimborsi misti non si applicano i limiti di
deducibilità contemplati dall’art. 95, c. 3, TUIR. Pertanto, in questo caso, la deducibilità delle spese
di trasferta risulta integrale.
DEDUCIBILITÀ PER L’AZIENDA
RIMBORSO SPESE
indennità di trasferta + rimborso analitico spese di trasferta
integrale
ASPETTI CONTABILI
Il trattamento contabile è lo stesso indicato nei precedenti paragrafi (ovviamente, il rimborso misto
comporta la simultanea presenza dei rispettivi movimenti). ■
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