il time management

Idee e metodologie
per la direzione d’impresa
Giugno - Luglio 2003
Inserto di Missione Impresa
dedicato allo sviluppo pratico
di progetti
finalizzati ad aumentare
la competitività delle imprese.
IL TIME MANAGEMENT:
ORGANIZZARE
IL TEMPO
E GOVERNARLO
Idee e metodologie per la direzione d’impresa
IL TIME MANAGEMENT
GESTIRE IL PROPRIO TEMPO
Per migliorare l’ottimale utilizzazione del tempo bisogna
imparare a governarlo, a tenerlo sotto controllo.
DUE PRINCIPI GUIDA
La pianificazione delle attività è un
mezzo non un fine, ovvero si pianifica
per lavorare meglio e non si lavora per
pianificare.
Non tutto è pianificabile: gli imprevisti
fanno parte del “gioco”.
PERCHE’ IL NOSTRO TEMPO NON E’ MAI ABBASTANZA ?
Chi o che cosa ci “ruba” il nostro tempo ?
RILAVORAZIONI
Tempo speso a rifare attività già fatte
(male) da altri o da noi stessi.
LAVORI INUTILI
Tempo sprecato per svolgere attività
superflue e senza valore aggiunto.
DOPPI LAVORI
Tempo impiegato per svolgere attività che
(in tutto o in parte) altri stanno già facendo.
I “RUBA TEMPO”
Tempo sottratto e “rubato” dagli altri.
Le prime tre categorie riguardano sprechi o perdite
di tempo molto facili da riconoscere e, quindi, da
affrontare perché basta ridurle o azzerarle.
I n s e r t o d i M i s si o n e I m p r e s a
2
Idee e metodologie per la direzione d’impresa
IL TIME MANAGEMENT
PROGRAMMARE IL TEMPO E AVERE CHIARI GLI OBIETTIVI
Definire gli obiettivi in modo chiaro
è fondamentale
Bisogna evitare di
dedicare troppo tempo a
problemi e compiti di
secondaria importanza.
PER CONCENTRARE LE ENERGIE
PER FARE CIO’ CHE E’
VERAMENTE IMPORTANTE
PROGRAMMARE
IL TEMPO
=
GUADAGNARE
TEMPO
Vantaggi
Raggiungimento degli obiettivi
prefissati in minor tempo
Meno stress
Si ha una visione d’insieme dei
progetti / compiti / attività
Nel
Programmare il tempo
è importante
1) ANNOTARE CIO’ CHE SI PROGRAMMA
Il “tenere a mente” può far perdere la
visione d’insieme
Crea automotivazione, stimola a
lavorare con metodo e disciplina
2) PROGRAMMARE “OGNI GIORNATA”
Definire ogni giorno:
Obiettivi / Attività / Priorità /
Imprevisti / Tempi di svolgimento,
per ogni compito
Fa aumentare la concentrazione
C’è il controllo di ciò che si sta facendo
e dove si deve arrivare
I n s e r t o d i M i s si o n e I m p r e s a
3
Idee e metodologie per la direzione d’impresa
IL TIME MANAGEMENT
PIANIFICARE: STABILIRE LE PRIORITA’
1
Conoscere l’utilizzo
del proprio tempo
2
Il concetto di priorità
3
Utilizzare strumenti
e tecniche adeguati
4
La pianificazione giornaliera e settimanale
5
Organizzare il
tempo relazionale
VERSO UN’EQUILIBRATA PIANIFICAZIONE
DELLA PROPRIA ATTIVITA’
DEFINIRE LE
PRIORITA’
Per evitare di fare troppo e tutto in una volta,
rischiando di trascurare problemi importanti
OCCORRE INDIVIDUARE:
I compiti più importanti
I compiti di importanza secondaria
I vantaggi
Si risolve per primo
ciò che è più urgente
I compiti sono svolti
nei tempi previsti
I n s e r t o d i M i s si o n e I m p r e s a
Si raggiungono gli obiettivi
nel modo migliore
Si possono delegare
determinati compiti
4
Idee e metodologie per la direzione d’impresa
IL TIME MANAGEMENT
COS E’ URGENTE E COS E’ IMPORTANTE
Per decidere le priorità
è fondamentale
identificare per ogni attività
Il grado di
IMPORTANZA
Il grado di
URGENZA
Attività Importanti :
Attività Urgenti:
Attività che danno un ritorno,
un valore aggiunto o che
c o m u n q u e s o n o
indispensabili da svolgere
Attività per le quali è
indispensabile essere veloci
nella risposta o nella reazione
. . . E quindi . . .
Collocare le attività in un DIAGRAMMA,
così da stabilire l’ORDINE DI PRIORITA’
ed effettuare una PROGRAMMAZIONE OTTIMALE.
Grado di
URGENZA
Alto
Basso
Compiti che possono
essere delegati e che
comunque devono
essere portati a
termine, anche se dopo
gli altri.
Compiti che non
possono essere
delegati, e devono
essere affrontati con
priorità dal diretto
interessato
Compiti da affrontare
per ultimi o, in alcuni
casi, che non meritano
un minuto di attenzione
(in tal caso vanno
cestinati)
Compiti che possono
aspettare, ma che
vanno programmati in
quanto importanti
(devono essere tenuti
sotto controllo)
Basso
I n s e r t o d i M i s si o n e I m p r e s a
Grado di
IMPORTANZA
Alto
5
Idee e metodologie per la direzione d’impresa
IL TIME MANAGEMENT
DA DOVE COMINCIARE ?
IL METODO DELLE 5 P
PRENDERE nota di tutti gli impegni e attività
da svolgere, con la relativa scadenza
PREVEDERE realisticamente la durata di ogni
attività e/o impegno
PENSARE per priorità
PREVEDERE eventuali imprevisti
PROGRAMMARE 5 minuti all’inizio della
giornata per la pianificazione quotidiana e 5
minuti alla fine della giornata per controllare ciò
che è stato fatto e ciò che dobbiamo riportare ai
giorni successivi.
“ IL PRIMO PASSO PER PROGRAMMARE
CORRETTAMENTE LE PROPRIE ATTIVITA’
NEL TEMPO E’
ESSERE COSTANTI
E POSSEDERE UN METODO DI FONDO,
DA SEGUIRE GIORNO DOPO GIORNO,
E AL QUALE CONFORMARE I PROPRI
COMPORTAMENTI LAVORATIVI.”
I n s e r t o d i M i s si o n e I m p r e s a
6