Recall and crisis management negli standard volontari di

Recall and crisis management negli standard volontari
di certificazione del settore alimentare
Maria Chiara Ferrarese Responsabile Divisione agro, food & packaging e Responsabile Progettazione e Innovazione, CSQA Certificazioni Srl
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OBBLIGO
“Se un operatore del settore alimentare ritiene o ha motivo di ritenere che un alimento da lui importato, prodotto, trasformato, lavorato o distribuito non sia conforme ai requisiti di sicurezza degli alimenti, e l'alimento non si trova più sotto il controllo immediato di tale operatore del settore alimentare, esso deve avviare immediatamente procedure per ritirarlo e informarne le autorità competenti”
CONSEGUENZE E CRITICITA’
Esigenza di dotarsi di sistemi e procedure di gestione della crisi …………anche se ……………………
Non esistono prescrizioni e regole chiare su come debbano essere strutturate tali procedure
PROCEDURE AZIENDALI
• Non ancorate nella normativa;
• Complesse, sovradimensionate, non immediate, non sempre note al personale aziendale;
• Non sempre prevedono un comitato di crisi;
– Le persone responsabili in caso di crisi non sono raggiungibili;
– Manca l’autorità o la supervisione del responsabile designato;
– Ci sono spesso difficoltà a valutare individuare un pericolo e a valutare la sua gravità • Mancano i riferimenti dell’autorità e di altri stakeholder da contattare in caso di crisi; • Mancano le informazioni necessarie al processo decisionale;
PROCEDURE AZIENDALI
• Comunicazione: – Format per la comunicazione verso l’esterno non definiti in modo chiaro e concordato; – Non ci sono responsabilità definite e competenze chiare rispetto alle Pubbliche Relazioni e alla comunicazione con organi di controllo e media
– Non sono previsti per l'azienda sistemi di tutela / protezione / comunicazione in caso di crisi
• Rintracciabilità:
– Il sistema della tracciabilità non è sempre completo e non considera tutte le potenziali fonti di rischio/pericolo;
– Sistemi di tracciabilità ancora solo cartacei;
– Spesso le simulazioni di ritiro / richiamo non vengono effettuate, con conseguente scarsa conoscenza sull’efficacia ed efficienza della procedura definita
La mancanza di chiare priorità e procedure codificate può rendere il processo decisionale lento e incerto
Un problema facilmente risolvibile può assumere una dimensione mediatica e ingestibile, o che il comitato disponga un richiamo prematuro
PREVENZIONE
Con la prevenzione si possono minimizzare i rischi e con la preparazione si possono gestire le crisi e minimizzarne i danni. CO‐REGOLAZIONE
Co‐regolazione
…l’associazione di misure legislative o regolatorie vincolanti e misure prese da parte degli attori coinvolti che mettono le loro esperienze pratiche a profitto
Libro bianco Governance Europea, 2001
Co-regolazione
Co-regolazione
Bonnaud L. et al., 2010
NORME VOLONTARIE
Le norme volontarie sono strumenti, condivisi a livello globale, che le aziende hanno a disposizione per realizzare un sistema di gestione della sicurezza a livello aziendale che assicuri:
• la conformità alle norme cogenti • La conformità a requisiti di igiene e sicurezza e qualitativi richiesti dal cliente / consumatore
NORME VOLONTARIE
Food Safety
ISO 22000
FS 22000
BRC (GSFS) Food
IFS Food
ISO 22005
ISO 22000
FS 22000 (FSSC 22000)
1.comunicazione interattiva lungo la filiera;
2.gestione del Sistema per la Sicurezza Alimentare;
3.programmi di prerequisiti (PRP);
4.principi HACCP.
FS 22000 si basa sulla norma ISO 22000, alla quale vengono abbinate specifiche tecniche dedicate che coprano i PRPs peculiari di diversi settori produttivi. Lo schema è stato originariamente pensato per l’industria alimentare, tuttavia la sua l’applicazione è possibile per molteplici settori (es. packaging e mangimistico) e lo rende estremamente flessibile.
Lo scopo dello standard è garantire che i prodotti alimentari siano ottenuti BRC (GSFS) secondo standard qualitativi ben definiti e nel rispetto di requisiti minimi. Food
Si basa su :
1.adozione di un piano di sicurezza alimentare basato sul metodo HACCP;
2.implementazione di sistema di gestione per la qualità e sicurezza alimentare;
3.applicazione dei principi di buone pratiche di igiene e lavorazione;
4.rigidi controlli sul prodotto e sul processo.
IFS Food
Lo standard ha lo scopo di favorire l’efficace selezione dei fornitori food a marchio della GDO, sulla base della loro capacità di fornire prodotti sicuri, conformi alle specifiche contrattuali e ai requisiti di legge. Si basa sulla implementazione di:
1.sistema di gestione per la qualità;
2.piano di sicurezza alimentare basato sul metodo HACCP;
3.principi di buone pratiche di igiene e lavorazione;
4.requisiti specificati di prodotto e del cliente.
ISO 22005
La ISO 22005:2007 è il documento di riferimento internazionale per la certificazione di sistemi di rintracciabilità agroalimentari La norma si applica a tutto il settore agroalimentare, dalla fase di campo fino alla distribuzione al consumatore.
CRISIS MANAGEMENT E STANDARD VOLONTARI
ISO 22000
FS 22000
BRC (GSFS) Food
IFS Food
ISO 22005
5.7
5.7
3.11
5.9.1
4.3
5.8.2
5.8.2
3.11.1
5.9.2
5.5.3
7.10.3.1
7.10.3.1
3.11.2
5.9.3
5.6
7.10.4
7.10.4
3.11.3
5.9.4
6.3
3.11.4
7.0
8.0
APPROCCIO PROATTIVO
L'impresa deve:
‐ pianificare, non improvvisare la gestione della crisi
‐ definire proattivamente come gestire tale processo, con procedure che siano pratiche, prontamente operative, incluse le definizioni di responsabilità
ALTA DIREZIONE
L’attività di gestione delle emergenze rientra nelle responsabilità di livello direzionale, ovvero collegate alle decisioni strategiche alle comunicazioni verso l’esterno.
L’Alta Direzione deve: • Stabilire, attuare e mantenere attive procedure per la gestione delle potenziali situazioni di emergenza e degli incidenti e che sono pertinenti al ruolo dell’organizzazione nella filiera alimentare
• Nominare il personale avente l’autorità di iniziare un ritiro e il personale responsabile dell’esecuzione del ritiro • Essere informata rispetto alla causa, l’estensione e il risultato di un ritiro
PROCEDURE DOCUMENTATE
L'obbligo di avere una procedura documentata, efficace, fattibile e tempestiva è integrato con l'obbligo della "fattibilità" ovvero della “concretezza”, “reale attuabilità” della stessa
PROCEDURE DOCUMENTATE
‐ Definizione di responsabilità chiare: chi decide, chi effettua, chi comunica, ecc.
‐ Sequenza di azioni da intraprendere ‐ La notifica alle parti interessate pertinenti
‐ Gestione dei prodotti ritirati / richiamati
‐ Messa in sicurezza dei prodotti ritirati (distruzione, utilizzo per fini diversi da quelli originalmente previsti, rilavorati)
‐ Verifica e registrazione dell’efficacia del programma di ritiro / richiamo
‐ Tempestività del ritiro al fine di prevenire la distribuzione del prodotto ed il conseguente possibile danno del consumatore Le norme obbligano alla gestione di una “lista
dei contatti chiave per la gestione dei casi di
ritiro di prodotto.
Qualora i prodotti siano ritirati a causa di rischi
immediati per la salute, la sicurezza di tutti i
prodotti ottenuti nelle stesse condizioni viene
valutata.
RICERCA DELLE CAUSE, NON SOLO TRATTAMENTO
Evitare che l’episodio si ripeta
‐ individuare causa
‐ implementare le azioni correttive che ne permettono l’eliminazione
‐ migliorare
REQUISITI AGGIUNTIVI
Sicurezza ‐ legalità ‐ qualità, dove qualità fa qualità
riferimento ai requisiti contrattuali, ovvero requisiti contrattuali
quelli definiti in capitolati, specifiche tecniche ed etichette. Il Ritiro / richiamo non è limitato ai requisiti di food safety, ma si applica anche a requisiti contrattuali con il cliente
REQUISITI AGGIUNTIVI
emergenza, anche potenziale: si richiede di andare oltre i casi di non conformità di prodotto, pianificando il miglior comportamento possibile per minimizzare ai clienti gli effetti di situazioni che possano influenzare la conformità delle fornitura, anche in termini di servizio (continuità, affidabilità, ecc.). Si richiede di essere “predittivi” (non reattivi) e di pianificare anticipatamente qualsiasi possibile situazione negativa, affinché la sua gestione non sia affidata all’emotività ed all’improvvisazione.
REQUISITI AGGIUNTIVI
Test per comprovare l’efficacia e l’efficienza
almeno un test all’anno (nel caso di GSFS massimo 4 ore)
REQUISITI AGGIUNTIVI
Trasparenza e comunicazione
l'azienda deve comunicare all’organismo di certificazione casi di ritiri e/o richiami
(per GSFS e IFS entro 3 giorni dall’evento)
CRITICITA’
timore di essere equivocati dai clienti nell'esecuzione delle prove
sensazione di inutilità
VANTAGGI
• Definiscono modalità operative • Miglioramento continuo:
• Spostarsi dal “vissuto” al “potenzialmente possibile”;
• Progettare prima di agire, metodi induttivi piuttosto che deduttivi, prevenire le non conformità piuttosto che attendere che accadano e reagire;
• il miglioramento continuo, efficacia ed efficienza e per assicurare la continuità del servizio
• Rispetto dei requisiti dei clienti
CONCLUSIONI
• Procedure semplici e conosciute;
• Comitato di crisi in grado di attivarsi immediatamente e in grado di prendere decisioni autorevoli;
• Competenze per la valutazione del rischio (capacità tecnica per risolvere l’incertezza, che è spesso il problema chiave); • Procedure di rintracciabilità complete e facilmente accessibili;
• Personale formato e addestrato. • Schema di valutazione del rischio e un processo strutturato;
• Accesso rapido a documenti.
CONCLUSIONI
Emergono altri due aspetti chiave, che giocano un ruolo determinante in situazioni di crisi: – la comunicazione risorsa formata e disponibile con l’adeguata tempestività
– la copertura assicurativa • polizza specifica sulla contaminazione del prodotto e sui richiami
• che permetta all’impresa di trasferire buona parte dei rischi a soggetti specializzati e di ridurre quindi l’impatto
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