MANUALE DELL`ORGANIZZATORE Rev 6

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COMITATO VICENTINO
ORIENTAMENTO
MANUALE
DELL’ORGANIZZATORE
C.O.
GIUSEPPE SIMONI 1996 – 2000
TIZIANO ZANETELLO 2012
Materiale riservato alla sola circolazione interna
Manuale dell’organizzatore di gare di orientamento
SOMMARIO
1
INTRODUZIONE .................................................................................................................................................. 4
1.1
PERCHE' ORGANIZZARE UNA GARA ................................................................................................................... 4
2
IL COMITATO ORGANIZZATORE E IL COMITATO TECNICO................................................................................. 5
3
I COMPITI ORGANIZZATIVI ................................................................................................................................. 7
3.1
L’EVENT DIRECTOR (CHAIRMAN) ....................................................................................................................... 7
3.2
IL SEGRETARIO ................................................................................................................................................... 7
3.3
L’AMMINISTRATORE (TESORIERE) ..................................................................................................................... 7
3.4
Il RESPONSABILE DELLA LOGISTICA.................................................................................................................... 8
3.5
IL RESPONSABILE DELLA COMUNICAZIONE ....................................................................................................... 8
3.6
IL RESPONSABILE DEI RISTORI ............................................................................................................................ 9
3.7
IL RESPONSABILE DEI MATERIALI ....................................................................................................................... 9
3.8
IL RESPONSABILE DELLA SICUREZZA .................................................................................................................. 9
4
COMPITI TECNICI ............................................................................................................................................. 10
4.1
IL DIRETTORE DI GARA ..................................................................................................................................... 10
4.2
IL TRACCIATORE ............................................................................................................................................... 10
4.3
IL RESPONSABILE DELL'UFFICIO GARE ............................................................................................................. 11
4.4
IL RESPONSABILE DELL’ELABORAZIONE DATI .................................................................................................. 11
4.5
IL RESPONSABILE DELLA PARTENZA................................................................................................................. 12
4.6
IL GIUDICE DI PARTENZA .................................................................................................................................. 12
4.7
IL RESPONSABILE DELL'ARRIVO........................................................................................................................ 12
4.8
IL GIUDICE D’ARRIVO ....................................................................................................................................... 13
4.9
IL DELEGATO TECNICO ..................................................................................................................................... 13
5
LA FASE DI PROGETTAZIONE ............................................................................................................................ 14
5.1
LA SCELTA DEL TERRENO DI GARA ................................................................................................................... 14
5.2
L’INDIVIDUAZIONE DEL LUOGO DI RITROVO ................................................................................................... 15
5.3
LA SCELTA DELL'ARRIVO................................................................................................................................... 16
5.4
LA VERIFICA DELLE STRUTTURE LOGISTICHE PRESENTI ................................................................................... 17
5.5
L’ORGANIGRAMMA ......................................................................................................................................... 17
5.6
LO SCADENZIARIO ............................................................................................................................................ 17
6
FASE DI PREPARAZIONE - LE PUBBLICHE RELAZIONI ....................................................................................... 18
6.1
LE RICHIESTE DI CONTRIBUTO ......................................................................................................................... 18
6.2
LE RICHIESTE DI COLLABORAZIONE A ENTI E/O ALTRI ..................................................................................... 19
2
6.3
LA VERIFICA DELLA PERCORRIBILITA' DEI TERRENI .......................................................................................... 19
6.4
LA COMUNICAZIONE ........................................................................................................................................ 20
7
LA PREPARAZIONE E VERIFICA DEI MATERIALI OCCORRENTI .......................................................................... 21
7.1
I MATERIALI PER IL TRACCIAMENTO ................................................................................................................ 21
7.2
I MATERIALI E STRUMENTI PER L' UFFICIO GARE ............................................................................................ 22
7.3
I MATERIALI E STRUMENTI PER L'ARRIVO........................................................................................................ 23
7.4
I MATERIALI E STRUMENTI PER LA PARTENZA ................................................................................................. 24
8
COMPITI E PERSONALE DA UTILIZZARE NEI VARI SETTORI .............................................................................. 25
8.1
IL TRACCIAMENTO (BREVI CENNI) ................................................................................................................... 25
8.2
LA LOGISTICA ................................................................................................................................................... 26
8.3
LA PARTENZA ................................................................................................................................................... 26
8.4
L'ARRIVO .......................................................................................................................................................... 27
8.4
L' UFFICIO GARE ............................................................................................................................................... 28
8.5
PUNTI INTERMEDI E/O DI CONTROLLO PUNZONATURE .................................................................................. 29
8.6
LO SPEAKER ...................................................................................................................................................... 29
9
LE ATTIVITA' SPECIFICHE DEL PERSONALE ....................................................................................................... 30
9.1
PARTENZA: compiti specifici del personale ..................................................................................................... 30
9.2
ARRIVO: compiti specifici del personale .......................................................................................................... 33
9.3
UFFICIO GARE: compiti specifici del personale ................................................................................................ 36
9.3.1
I giorni precedenti la Gara (Preparazione delle buste di società) .................................................................... 36
9.3.2
Prima della Gara (Consegna materiali) ............................................................................................................ 37
9.3.3
Durante la Gara (Elaborazione dati e controllo punzonature) ........................................................................ 38
9.4
IL DIRETTORE DI GARA ..................................................................................................................................... 39
10
NOTE VARIE...................................................................................................................................................... 40
10.1
L’Elaborazione DELLA GRIGLIA DI PARTENZA .................................................................................................. 40
10.2
LA PREMIAZIONE ............................................................................................................................................. 42
10.3
IL DOPO GARA .............................................................................................Errore. Il segnalibro non è definito.
3
1
1.1
INTRODUZIONE
PERCHE' ORGANIZZARE UNA GARA
Per una società sportiva che pratica la corsa di orientamento organizzare una gara significa principalmente dare il
proprio contributo all'attività federale, contribuendo a garantire la presenza in calendario di un certo numero di gare,
senza le quali non sarebbe possibile l’esistenza di una attività agonistica. In pratica serve a garantire la continuità
dell’attività della Federazione e a permettere indirettamente ai nostri soci di praticare l’attività sportiva che amano.
Un’altra motivazione è l'aspetto promozionale che la nostra iniziativa può
rivestire. Attraverso una adeguata comunicazione ed un uso efficace dei mass
media (locandine, dépliants, siti internet, TV locali, inserimento nei programmi di
manifestazioni locali, conferenze stampa, articoli di giornale, ecc.) è possibile far
conoscere l’evento ad un elevato numero di persone, allargando quindi la base di
partecipanti e di potenziali futuri atleti, arricchendo il movimento orientistico e di
conseguenza ingrandendo la nostra società sportiva.
Promuovere il "nostro sport", significa essenzialmente far conoscere la pratica
dell'orientamento e non c’è modo migliore di farlo se non attraverso
l’organizzazione di gare.
Se è vero che non è facile portare il grande pubblico alle nostre gare, ciò non
impedisce di far conoscere a quanta più gente possibile che un certo giorno in una
determinata località si svolgerà una gara di orientamento. Questo potrà rimanere
impresso nella mente di molti, soprattutto se saremo in grado (e non è così
difficile!) di concludere la nostra manifestazione con un articolo sulla stampa
locale.
Riuscire ad essere presenti regolarmente sulle pagine dei giornali, per una società sportiva può significare vedersi
aprire con più facilità le porte di potenziali sponsor, partner, Enti pubblici e privati, Istituzioni, ma anche e soprattutto
riuscire ad attirare nuovi appassionati e possibili futuri soci.
Nelle motivazioni che ci possono spingere ad organizzare una gara va sottolineata
anche l'importanza che riveste la creazione del “senso di appartenenza” che si
forma quando un gruppo di persone lavora per la propria società sportiva, fiero di
appartenere ad una comunità in cui si riconosce, in cui si sente come a casa
propria e di cui è orgoglioso di indossare la divisa.
Non ultimo, si deve considerare anche l'aspetto finanziario: una gara ben gestita,
senza inutili sprechi e ben pubblicizzata, spesso permette di chiudere il bilancio in
attivo e se questo non avverrà alla prima gara organizzata, potrà avvenire in
occasione di quelle successive, quando avrà incontrato il favore non solo degli
stessi orientisti, ma anche di tutti quelli che, o in qualche modo, ne saranno stati
coinvolti.
Per concludere, infine, l’organizzazione di una gara serve anche a fare promozione
territoriale, facendo conoscere ad un gran numero di persone le bellezze e le
attrattive del nostro territorio, che sia esso il bosco o il centro storico della nostra
città.
4
E’ necessario tenere sempre presente che la riuscita di una gara di CO dipende in gran parte dal modo con cui viene
preparata. La sua organizzazione infatti, pone una serie di problemi più numerosi e più complicati che non altre
manifestazioni sportive che si svolgono su impianti fissi, come palestre, palazzetti dello sport o campi sportivi.
L’elemento più importante per il buon svolgimento e per il successo di una manifestazione di CO è costituito dalla
organizzazione preliminare, che deve iniziare con un sufficiente anticipo e proseguire seguendo un crono-programma
ben determinato.
L’organizzatore risparmierà molte fatiche e molti grattacapi predisponendo in anticipo un bilancio preventivo,
preparando accuratamente e per tempo tutto il materiale necessario, prendendo contatto con largo anticipo con i
possibili collaboratori, partners e sponsors, predisponendo un “Programma di gara” semplice e chiaro, semplificando
al massimo le procedure di iscrizione, rispettando la suddivisione delle diverse categorie e compilando delle griglie di
partenza corrette.
Dobbiamo infine ricordare che “il tracciato è l’elemento principale di una gara di CO!”. Tutto quello che concerne il
tracciamento del percorso sul terreno e sulla carta è quindi prioritario.
2
IL COMITATO ORGANIZZATORE E IL COMITATO TECNICO
Il Regolamento Tecnico Federale (R.T.F.) opera una netta distinzione tra Comitato Organizzatore e Comitato Tecnico.
Tale distinzione risulta certamente necessaria quando si affrontano manifestazioni di elevata levatura, quali gare
nazionali, internazionali o manifestazioni a più giorni (quelle che il R.T.F. individua come gare di 1° e 2° livello). Per
gare di media portata, di un solo giorno e con una partecipazione dai 100 ai 300 concorrenti (gare di 3° e 4° livello),
tale distinzione talvolta può risultare superflua, quantomeno nel suo significato formale. In questo caso Comitato
Organizzatore e Comitato Tecnico possono essere un tutt’uno, anche ufficialmente.
E' comunque corretto distinguere con chiarezza quali siano i compiti tipicamente Tecnici e quali siano quelli più
prettamente Organizzativi.
I Compiti Organizzativi: sono quelli che si occupano di tutti quegli aspetti non strettamente “tecnici” quali
sponsorizzazioni, trasporti, parcheggi, pubbliche relazioni, segreteria, logistica, amministrazione, ecc., tutti quei servizi
cioè, che fanno sì che possa essere realizzata una gara di CO.
Il Comitato Tecnico e si occupa di tutti i Compiti Tecnici della manifestazione, vale a dire della gestione della partenza,
dell’arrivo, della segreteria di gara, dell’elaborazione dei dati e del tracciamento dei percorsi ed è formato da:
Direttore di gara, Tracciatore, Controllore, Giudice di Partenza, Giudice d’Arrivo e Delegato Tecnico.
I fattori tecnici ed organizzativi si intersecano costantemente e devono perciò procedere in parallelo fra di loro.
Entrambi devono essere progettati e gestiti in modo adeguato al livello della manifestazione. Nell'affrontare il
progetto e nella realizzazione di una manifestazione sportiva sono essenziali equilibrio e razionalità: cerchiamo di non
dimenticarlo mai!
5
6
3
3.1
I COMPITI ORGANIZZATIVI
L’EVENT DIRECTOR (CHAIRMAN)
L’Event Director è quella figura che tiene il raccordo fra i vari settori tecnici e
organizzativi.
Gestisce gli aspetti generali della manifestazione e ne è responsabile. Impartisce le
direttive ai vari Responsabili di Settore ed interviene in seconda battuta per la
soluzione di problemi intersettoriali. Mantiene i contatti a livello politico-istituzionale.
Verifica regolarmente che vengano rispettati i vari compiti e il crono-programma.
3.2
IL SEGRETARIO
I compiti del Segretario sono essenzialmente di
carattere amministrativo: la predisposizione del
bilancio preventivo, l’invio delle lettere di richiesta
di contributi e di collaborazione, la stesura e la
pubblicazione del programma di gara, gli inviti alla cerimonia di premiazione, la
pubblicazione dei dépliants informativi, la stesura del conto consuntivo, ecc..
Si tratta di uno dei compiti più impegnativi di tutta l’organizzazione ed è
certamente il più prolungato nel tempo. Inizia infatti al momento della richiesta
dell’inserimento della gara in calendario federale e termina con la chiusura del
bilancio.
E’ quindi necessario che il segretario sia una persona piuttosto avvezza a questo
tipo di mansioni, capace di organizzare il proprio lavoro in modo autonomo e
sistematico. Quindi non un semplice esecutore
materiale ma, al contrario, una persona che sappia individuare le soluzioni ottimali per i
risolvere i problemi amministrativi.
Il Segretario opera in stretto contatto con i Responsabili della Logistica e dell'Ufficio Gare,
ma i suoi compiti non dovrebbero sovrapporsi a questi ultimi, eccetto quando la
manifestazione che organizziamo sia di piccole dimensioni, nel qual caso i citati settori
possono essere gestiti da una sola persona.
3.3
L’AMMINISTRATORE (TESORIERE)
L’Amministratore della manifestazione è colui che tiene i cordoni della borsa ed
amministra le finanze. Egli controlla il budget, verificando le entrate e le uscite attraverso
controlli periodici e regolari. Informa il Segretario e L’Event Director dell’andamento della
situazione finanziaria. Tiene il bilancio della manifestazione.
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3.4
IL RESPONSABILE DELLA LOGISTICA
Compiti
del
Responsabile della
Logistica sono quelli
di
trovare
un
alloggio
ai
partecipanti ed agli
organizzatori,
ma
anche quelli, non
meno importanti, di
verificare la disponibilità delle strutture presenti nel luogo destinato
alla manifestazione e, all'occorrenza, proporre e trovare soluzioni a
tutti i problemi logistici legati all'apparato organizzativo. Ad esempio
le strutture o i locali dove effettuare le cerimonie di apertura, di
chiusura
e
di
premiazione della
manifestazione,
i
locali per le riunioni
dei team-leaders e
le
conferenze
stampa,
gli
spogliatoi, i locali
dove ospitare la
segreteria, l’ufficio
gare, le strutture per
la partenza e l’arrivo,
i servizi igienici, ecc.
3.5
IL (LA) RESPONSABILE DELLA COMUNICAZIONE
Il Responsabile della comunicazione è colui che fa
in modo che la manifestazione venga portata a
conoscenza del pubblico, dei mass media, delle
autorità locali e delle istituzioni. Ciò significa che
farà in modo che al momento opportuno ne esca
notizia sugli organi di stampa, sui siti internet
dedicati, sulle tv locali; che la manifestazione
venga fatta conoscere alcuni giorni prima il suo
svolgimento attraverso volantini e locandine affissi
nei locali pubblici, nelle scuole, nei luoghi di ritrovo pubblici e privati; attraverso annunci
sulle riviste locali; attraverso eventuali conferenze stampa; e che ne esca un resoconto
successivo attraverso gli stessi canali di comunicazione. Convoca i giornalisti, li segue e accompagna durante lo
svolgimento della manifestazione, organizza la realizzazione di eventuali riprese televisive o di servizi fotografici della
manifestazione.
8
3.6
IL RESPONSABILE DEI RISTORI
Pur non avendo un’importanza strettamente tecnica, il ristoro dei
concorrenti che hanno concluso la loro gara e i ristori posti lungo il
percorso, nell' economia della manifestazione hanno comunque una loro
importanza. Per allestire e gestire un posto di ristoro sono necessari almeno
due addetti ed è quindi importante che anche in questo settore vi sia una
persona che ne sia Responsabile. E’ infatti necessario acquistare i materiali
da consumo, valutare quale ne sarà il consumo, allestire materialmente e
logisticamente il ristoro, coordinare le persone che se ne occupano ed
infine preoccuparsi dello smaltimento del materiale di consumo (bicchieri di
plastica, imballaggi, confezioni, ecc).
Altra funzione del Responsabile dei ristori è quella di garantire il pranzo al
sacco per gli organizzatori e i collaboratori, spesso impegnati in modo
continuativo per tutta la giornata e impossibilitati a pranzare.
3.7
IL RESPONSABILE DEI MATERIALI
Il Responsabile dei materiali è quella persona che fa in modo che tutti abbiano il
materiale che serve loro al momento giusto. Egli si tiene in contatto con i vari
responsabili di settore e fa in modo di rifornirli del necessario per svolgere la loro
funzione. Ad esempio verifica che vi sia un numero sufficiente di lanterne, controlla le
loro condizioni, se necessario provvede ad effettuarne la manutenzione, tiene un
elenco dei codici disponibili; verifica lo stato dei paletti e delle pinze punzonatrici;
controlla che il sistema di punzonatura elettronica sia in buono stato e funzionante,
verificando ad esempio lo stato di carica delle batterie; procura il materiale per gli
allestimenti (paletti e nastro per gli
arrivi, eventuale arco gonfiabile, tavolini
e sedie per i giudici di gara, gazebi,
strutture di protezione per la segreteria
di gara, wc mobili, strutture per la partenza, ecc); si occupa delle
indicazioni stradali facendo in modo che l’incaricato li riceva al momento
opportuno; se necessario, si occupa anche del vestiario, curando che gli
addetti alla organizzazione della gara vestano in modo uniforme e siano
così prontamente riconoscibili.
3.8
IL RESPONSABILE DELLA SICUREZZA
Il Responsabile della sicurezza è colui il quale fa in modo che
nessuno corra rischi inutili. Egli si preoccupa di come prestare
soccorso in modo efficace a chi dovesse incorrere in un infortunio.
Suo compito principale è quello di predisporre un documento, il
“Piano per la sicurezza” della manifestazione, in cui siano analizzati
tutti i possibili rischi a cui concorrenti ed organizzatori possono
andare incontro e definisca come prevenire o limitare eventuali
danni alle cose o alle persone. Dovrà quindi predisporre tutto
l’occorrente per soccorrere eventuali concorrenti feriti o
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infortunati, prenotando per tempo un servizio di Pronto Soccorso accreditato, stabilendo i punti di soccorso sul
territorio, le modalità per una tempestiva comunicazione di problematiche legate alla sicurezza.
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4.1
COMPITI TECNICI
IL DIRETTORE DI GARA
Il Direttore di gara è una figura Tecnica. Normalmente è colui il quale ha una precisa conoscenza del funzionamento
dei vari settori tecnici della gara, ma è anche e soprattutto una figura importante nel coordinamento dei singoli settori
tecnici dove già non esista la figura del "COORDINATORE".
Suo compito specifico e fondamentale è quello di sovrintendere i diversi settori tecnici, coordinarne il lavoro in modo
armonico, in collaborazione con i vari responsabili, evitando inutili sovrapposizioni o, al contrario, "buchi".
Coordinare e sovrintendere il lavoro altrui non è sempre facile: lo sa bene chi ha responsabilità simili nella propria
professione. Nel nostro caso è ancora più difficile perché non si dispone di quelle "armi" tipiche di chi svolge questi
compiti altrove, avendo a che fare con personale mosso dal solo senso del volontariato e dall'entusiasmo. E’
importantissimo, per il Direttore di Gara, rispettare e stimolare l'entusiasmo che muove il singolo individuo,
infondendolo dove venisse a mancare, evitando nel modo più assoluto di creare motivi di attrito, pur mantenendo,
dove occorre, un atteggiamento fermo ma sempre responsabile.
Figura di vertice nella parte più specificamente tecnica dell'organizzazione, il Direttore di gara non deve occuparsi di
"nulla in particolare", ma di "tutto in generale", delegando i singoli compiti agli altri membri dell'apparato
organizzativo, riservandosi di intervenire solo laddove si creassero dei problemi insolubili senza la sua presenza
(attenzione però a non sentirsi indispensabili!!)4
4.2
IL TRACCIATORE
Tracciare una gara significa predisporre i vari percorsi, rispettando caratteristiche tecniche, distanze e tempi di
percorrenza considerati ottimali per le varie categorie che la nostra gara prevede.
In una gara di Corsa di Orientamento, il Tracciatore è una figura tecnica
fondamentale: la gara è il percorso che questi prepara, attorno a questo si
snoda l'intera organizzazione.
Spesso è il Tracciatore che, con scelte quali la collocazione della Partenza e
dell'Arrivo, condiziona buona parte dell'apparato organizzativo; per questo è
importante che il Tracciatore sia una Persona molto preparata tecnicamente,
con alle spalle una solida esperienza agonistica, una buona preparazione teorica
(accreditata dall’iscrizione all’albo dei tracciatori), ma che conosca, o
quantomeno sia in grado di valutare, le ricadute che le sue scelte possono sugli
altri settori dell'organizzazione.
Appare quindi evidente, che il Tracciatore dovrebbe aver partecipato almeno ad
uno dei corsi per Tracciatori organizzati dalla Federazione o sia iscritto all'albo
Tracciatori.
Non scendiamo qui nei compiti specifici del Tracciatore; meritano, come infatti è, un trattamento a parte che altri testi
contemplano; ci basterà evidenziare quella parte di lavoro che interseca altri settori dell'organizzazione, ribadendo la
maggior importanza della "parte tecnica" in una manifestazione di C.O., ma sottolineando il fatto che una
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manifestazione inizia con la progettazione e termina con la chiusura del bilancio, non inizia sulla linea di partenza e
finisce sulla linea di arrivo.
La scelta della partenza è senza dubbio una scelta tecnica; i
primi punti di una gara devono essere collocati in zone che
presentano specifiche caratteristiche e, spesso, per questi e/o
altri motivi, il Tracciatore è costretto a collocare la Partenza in
zone "scomode" per il resto dell'organizzazione: spessissimo,
però, ho personalmente assistito a partenze posizionate in zone
"impossibili", quando, con un po' più di fantasia (o forse solo
buon senso), si poteva ottenere lo stesso risultato tecnico
sistemando la partenza in luoghi accessibili, evitando quindi
grossi problemi al resto dell'organizzazione.
Per la collocazione dell'arrivo vale quanto sopra; il Tracciatore deve tener presente le esigenze di tutto l'apparato
organizzativo. Il successo infatti è frutto di un "lavoro di équipe", non un "collage di performance personali".
4.3
IL RESPONSABILE DELL'UFFICIO GARE
In nessun altro settore è necessario un buon coordinamento come tra gli addetti all'ufficio gare, in particolar modo nei
momenti che precedono l’inizio della gara. Questo è il principale compito del Responsabile dell’Ufficio Gare è garanzia
di un'ottima immagine per tutto l'apparato organizzativo.
L' ufficio gare opera a diretto contatto con i concorrenti, sia
prima che durante la manifestazione, e si occupa della
consegna dei materiali per la gara, quali i pettorali, i
comunicati di gara, ecc. (le c.d. "buste di società"), delle
iscrizioni di giornata, dell'elaborazione dei tempi, della
stesura delle classifiche provvisorie e definitive, del controllo
delle punzonature ed altro.
Appare chiaro che il personale che vi lavora deve essere
coordinato e competente. Il Responsabile dell'ufficio Gare
"deve" saper risolvere tempestivamente i problemi che si possono venire a creare (tempi errati, dubbi su squalifiche,
ecc..). E’ necessario che abbia una profonda conoscenza dei programmi di gestione delle gare, intervenendo per
aiutare gli addetti all’inserimento dati e controllando la correttezza del lavoro effettuato.
4.4
IL RESPONSABILE DELL’ELABORAZIONE DATI
Il Responsabile dell’Elaborazione Dati si occupa della gestione informatica
della gara. Egli si occupa di gestire le iscrizioni (in accordo con il
Responsabile della Segreteria di gara e con il Segretario Generale
dell’evento) e di inserire nel programma gestionale tutti i dati necessari per
l’elaborazione delle classifiche finali. Deve perciò avere un’approfondita
conoscenza dei programmi informatici di gestione delle gare di
orienteering, siano esse CO, MTB-O, SCI-O e TRAIL-O.
11
4.5
IL RESPONSABILE DELLA PARTENZA
Il Responsabile della Partenza dirige le attività dello staff di partenza, ne controlla l’allestimento, distribuisce i compiti
ai diversi addetti e ne coordina l’attività. Sceglie la dislocazione della partenza, in accordo con il Tracciatore ed il
Direttore di Gara. Si accerta della presenza del materiale necessario per l’allestimento e la gestione (gazebi, strutture
coperte, cassette per le cartine, orologi, liste di partenza, wc,
fettuccia, ecc)
Nelle gare di 1° e 2° livello la Partenza non è cosa semplice da
gestire: perché ciò avvenga, occorre allestirla con razionalità,
posizionando correttamente gli sbarramenti e disponendo il
personale con razionalità.
Il Responsabile di Partenza riceve le Carte di Gara dal Tracciatore e
da quel momento ne è responsabile: ne verifica la separazione per
Categoria o per Percorso, dispone quanto necessario per evitarne
il mescolamento, ne controlla il corretto posizionamento.
A lui compete anche la rilevazione dei tempi di partenza dei ritardatari e la "spunta" della griglia; anche se delegherà
questi compiti ad altri, è importante che ne abbia sempre coscienza, in modo da costituire un importantissimo punto
di riferimento per la Giuria di gara e per il Responsabile dell'Ufficio Gare.
Buona parte della regolarità della gara dipende dal suo operato: partenze regolari, silenziose e senza concitati
momenti di "agitazione" degli Addetti, garantiscono agli Atleti di mantenere la necessaria Concentrazione nei
momenti precedenti la Partenza.
4.6
IL GIUDICE DI PARTENZA
Il Giudice di Partenza è responsabile della regolarità della partenza dei
concorrenti, vale a dire controlla che ciascun concorrente parta al minuto
assegnatogli dalla lista di partenza.
4.7
IL RESPONSABILE DELL'ARRIVO
Allestire un buon arrivo in una gara di C.O. non è cosa difficile se si hanno le
idee chiare sul risultato che si desidera ottenere. Gestirlo diventa facile se si
hanno collaboratori ben istruiti. Il Responsabile dell'Arrivo deve coordinarne
sia l'allestimento che la gestione, mantenendosi, durante la gara, disponibile
per intervenire laddove si creassero dei problemi.
Il Responsabile dell'Arrivo, durante la gara, sarà sempre in contatto con il
Responsabile del'Ufficio Gare e con i Cronometristi, garantendo con il suo
operato la regolarità della rilevazione e della successiva attribuzione dei tempi
ai concorrenti.
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4.8
IL GIUDICE D’ARRIVO
Il Giudice d’Arrivo è responsabile della regolarità degli arrivi dei concorrenti.
In genere è posizionato sulla linea d’arrivo e verifica, specialmente nel caso di
gare a staffetta o di arrivi concitati, l’ordine di superamento della linea di
arrivo da parte dei concorrenti. Registra i numeri di pettorale dei concorrenti
nell’ordine esatto di passaggio sulla linea del traguardo. In caso di
punzonatura manuale, detta i tempi di arrivo ad un collaboratore, che
provvede a registrarli e a trasmetterli all’Ufficio Gare.
4.9
IL DELEGATO TECNICO
Il Delegato Tecnico è il Rappresentante della Federazione presso gli
organizzatori e allo stesso tempo l’ambasciatore dei concorrenti presso gli stessi
organizzatori. Egli si fa carico di seguire passo per passo l’organizzazione della
manifestazione, verificando che tutto proceda nei tempi stabiliti e secondo le
modalità previste dai Regolamenti Federali. Verifica l’impostazione generale dei
tracciati ed interviene nel caso li ritenesse non adeguati. Controlla la qualità
della carta di gara e ne ordina l’eventuale correzione. Si accerta che le figure
tecniche siano in possesso dei requisiti previsti dai regolamenti. Stabilisce
quante visite effettuare sul posto per verificare le zone di partenza, di arrivo, il
ritrovo dei concorrenti, le strutture logistiche presenti, ecc. Verifica
l’esposizione mediatica prevista per l’evento e ne suggerisce eventuali
modifiche o integrazioni. Controlla che il programma di gara sia corretto e
coerente nei tempi tecnici e nelle modalità di svolgimento. Verifica il protocollo
della cerimonia di premiazione. Redige dei verbali per ciascuna visita effettuata,
relazionando alla Commissione Tecnica Federale. Redige un Rapporto Finale per
la Federazione.
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5
5.1
LA FASE DI PROGETTAZIONE
LA SCELTA DEL TERRENO DI GARA
E' semplicemente scontato che quando si inizia a progettare l’organizzazione di una manifestazione, la carta di gara
sia già esistente. Questo, oltre a rispettare le norme previste dal R.T.F., permetterà di stabilire con precisione quale
“format” di gara potremo organizzare.
Non sono molte le società sportive che dispongono di diversi impianti di CO, in modo da poter operare una scelta del
terreno in base alla tipologia di manifestazione messa in cantiere (sprint, middle, long). Vi sono delle gare (grandi
Manifestazioni Internazionali, Campionati Italiani, ecc), per le quali l'apparato organizzativo inizia ad attivarsi con un
tale anticipo da avere il tempo materiale di produrre dei nuovi impianti (alle quali può comunque può essere
condizionata l'assegnazione della manifestazione da parte dei competenti organi federali). Ad eccezione di questi
casi quindi, è opportuno che, prima di richiedere ufficialmente l’organizzazione di un certo tipo di gara, la società
sportiva verifichi il terreno che ha a disposizione e le possibilità che offre dal punto di vista tecnico.
La scelta del terreno di gara è ovviamente una scelta tecnica: è essenziale in questo caso privilegiare gli aspetti tecnici
rispetto a quelli logistico/organizzativi, senza tuttavia arrivare a realizzare carte in zone difficilmente raggiungibili e
senza alcuna struttura logistica sul posto.
Solo un pesante lavoro organizzativo può supplire a delle carenze logistiche sul posto, quali mancanza di elettricità, di
acqua, di strutture coperte per i concorrenti e gli organizzatori, ecc.
Per concludere, pur essendo una scelta tecnica, la scelta del terreno di gara va attentamente valutata, alla luce anche
delle capacità possedute dalla nostra struttura organizzativa, poiché, essendo direttamente collegata ad un possibile
sovraccarico di lavoro, con conseguente dispendio di energie, anche in termini di personale, che alla fine potrebbe
influire negativamente sulla riuscita della nostra manifestazione.
14
LONG
RELAY
MIDDLE
ARENA
5.2
L’INDIVIDUAZIONE DEL LUOGO DI RITROVO
Il ritrovo è il luogo dove si radunano tutti i concorrenti
prima della manifestazione. E’ il luogo dove si trova il
Centro Gara, vale a dire una struttura coperta in grado di
ospitare i concorrenti prima, durante e dopo lo
svolgimento della manifestazione.
Caratteristiche tipiche del centro gara sono quella di
ospitare l'ufficio gare, a disposizione dei concorrenti per la
consegna dei materiali (le buste di società), di possedere
dei locali in cui allestire gli spogliatoi, i servizi igienici e
possibilmente le docce, la vicinanza di ristoranti o ristori a
pagamento
allestiti
dall'organizzazione. Spesso, è anche il luogo dove si effettua la cerimonia di
premiazione.
Non coincide necessariamente con il luogo destinato al parcheggi delle
autovetture dei concorrenti, anche se da questo deve essere facilmente
accessibile, e neppure deve necessariamente coincidere con il luogo in cui è
collocato l'arrivo.
Non sempre è possibile situare arrivo, ritrovo e parcheggio nello stesso luogo,
anche se è decisamente più comodo sia per i concorrenti che per gli organizzatori.
Ciò dipende in gran parte dalla zona in cui ci troviamo e dalla sua accessibilità.
E’ comunque opportuno fare in modo che i concorrenti, per giungere nel luogo di
partenza della gara, non debbano percorrere troppa strada a piedi. Per i più piccoli, un’ora di cammino prima di
15
iniziare la gara è decisamente troppo (è in pratica più del doppio del tempo ideale di gara) - e a questo proposito
esiste una precisa norma di regolamento (art. 271).
Questa scelta va concordata all’interno del Comitato Organizzatore,
tenendo presenti le esigenze del Tracciatore e se necessario discutendone
con lui.
E’ importante quindi individuare un centro gare che permetta
all'organizzazione di lavorare con tranquillità e che permetta ai concorrenti
un certo comfort.
5.3
LA SCELTA DELL'ARRIVO
L'arrivo va collocato in modo da poter permettere al pubblico di seguire l’ultimo tratto di corsa dei concorrenti. E’
importante quindi che sia collocato in una zona aperta, relativamente pianeggiante, facilmente accessibile ai mezzi
dell'organizzazione e che dia la possibilità di avere energia elettrica ed acqua corrente.
La regola principale è: disposizione semplice e chiara, che lasci
sufficiente spazio per il recupero dei concorrenti e non
interrompa bruscamente il ritmo di corsa. Una buona soluzione
consiste nel predisporre un arrivo a corridoio, con ampi spazi ai
lati per gli spettatori.
Meglio se la zona di arrivo coincide con quella del ritrovo; questo,
oltre che a garantire un maggior afflusso di pubblico, permette all'
organizzazione di mantenersi in prossimità delle strutture
logistiche di supporto (con tutti i vantaggi che questo comporta).
Il Tracciatore, nella scelta dell'arrivo, dovrà tener presente, oltre
che il motivo tecnico, anche i problemi organizzativi: talvolta, disponendo l'ultimo punto o gli ultimissimi punti, in
maniera diversa, pur non sacrificando nulla dal punto di vista tecnico, è possibile combinare in maniera efficiente le
esigenze tecniche e quelle organizzative (un buon tracciatore è definibile come tale anche quando sa gestire
problemi come questi).
Da non dimenticare, infine,
che, se si è scelta una zona
distante dal centro gare più di
200/300 metri, si dovrà
collocare il ristoro presso
l'arrivo.
La presenza di un punto acqua
è una cosa da tenere ben
presente. In caso contrario sarà
necessario provvedere con
apposite autocisterne.
Non
ultimo,
anzi
fondamentale,
si
dovrà
disporre nei pressi dell'arrivo
anche il posto di Primo
Soccorso (Ambulanza).
16
5.4
LA VERIFICA DELLE STRUTTURE LOGISTICHE PRESENTI
La possibilità di potersi avvalere di strutture già presenti in zona
di gara, come ad esempio strutture coperte, locali di ritrovo,
servizi igienici, docce, ecc, va ovviamente di pari passo con la
scelta delle aree per l’arrivo, il ritrovo, ecc.
La disponibilità di energia elettrica e di acqua potabile nella zona
di ritrovo sono comunque le due cose più importanti. In
mancanza di queste, dovremo trovare un buon generatore
stabilizzato (meglio se sono due) per i nostri computer e
trasportare l'acqua
(potabile) in zona.
Una volta verificata l'esistenza di strutture coperte e la disponibilità di
energia elettrica e di acqua potabile, è importante inoltrare con
sufficiente anticipo le eventuali richieste di utilizzo, se si tratta di
strutture pubbliche. Se si tratta invece di strutture private come ad
esempio alberghi, ristoranti, case private, case vacanza, club-house o
altro, occorre verificare che non abbiano altri impegni concomitanti. E’
infine necessario tenere presente che se si tratta di strutture gestite da
Enti Pubblici, l'iter burocratico per le richieste potrebbe essere lungo.
5.5
L’ORGANIGRAMMA
Una volta definiti i presupposti più importanti della nostra gara, in particolare la levatura e la previsione dei
concorrenti che potrebbero partecipare, rimane da valutare attentamente di quanto personale avremo bisogno.
E' chiaro ci rivolgeremo innanzitutto ai membri della nostra società sportiva, ma dove questi non siano sufficienti o
non possano essere "obiettivamente all'altezza", in particolare per quanto riguarda la figura di Responsabile di
Settore, dovremo rivolgerci all'esterno appoggiandoci a qualcuno che abbia esperienza in questo senso, magari
attingendo all’albo dei Quadri Tecnici Federali. Tutte le società sportive, anche le più preparate in campo
organizzativo, all'inizio si sono avvalse dell'aiuto di qualche esperto. La cosa importante in questi casi è far sì che
questi esperti vengano affiancati da qualche persona della nostra società che possa così “imparare il mestiere” ed
essere poi in grado di gestire autonomamente quel determinato settore.
Per la quantità del personale occorrente, rimandiamo al dettaglio dei compiti nei vari settori, ricordando che detta
quantità è determinata anche dal tipo e dal livello della gara che vogliamo organizzare, oltre che dal numero dei
partecipanti.
Sarà oltremodo utile creare uno schema di organigramma, dove inserire i vari addetti, per avere sempre sotto
controllo la situazione del personale e il relativo settore di assegnazione; troverete un esempio pratico negli allegati.
5.6
LO SCADENZIARIO
In una manifestazione di grossa levatura lo scadenzario riveste un importanza notevole; certamente le varie scadenze
devono essere ben chiare ai Membri del Comitato Organizzatore, ma, per maggiore chiarezza e ordine, è necessario
che venga definito uno scadenzario.
Vi sono molte cose da predisporre con un certo anticipo, ed è assai importante che i termini stabiliti vengano
rispettati: in un organizzazione complessa come quella che serve per la gestione di una gara, sono molte quelle
situazioni che se non risolte a dovere in tempo utile possono causare ritardi a tutto l'apparato.
17
Un esempio relativo a tempi da rispettare può essere fornito da ciò che riguarda le richieste di contributo e di
collaborazione ad Enti locali oppure i contatti con gli Sponsor. Se non saremo in
grado di prevedere in tempo utile quali saranno le entrate, rischieremo di "sforare
dalle previsioni di Bilancio" e, se per non correre rischi, limiteremo le uscite, la
progettazione definitiva della nostra gara ne sarà fortemente penalizzata, mentre, se
troppo ottimisticamente considereremo entrate maggiori di quelle che realmente
realizzeremo, rischieremo di andare in perdita.
Altri esempi sono strettamente tecnici: la preparazione dei tracciati, i progetti per le
zone di partenza, arrivo e ritrovo, la definizione del personale che collaborerà, ecc.
ecc.
Tutte cose che debbono essere fatte entro precise scadenze e che è quindi
importante tenere sotto controllo.
Vorrei rimandare ad un esempio pratico per una gara di notevole levatura (lo trovate
negli allegati), in modo che ognuno possa farsi un'idea precisa di come possa essere
impostato lo "scadenzario".
6
6.1
FASE DI PREPARAZIONE - LE PUBBLICHE RELAZIONI
LE RICHIESTE DI CONTRIBUTO
Una gara di CO può essere una fonte di guadagno per la Società che la organizza, specialmente se supportata da
contributi di Enti, Istituzioni e Sponsor. Contando invece soltanto sulle quote d'iscrizione come fonte di entrata, è
molto probabile che la nostra manifestazione termini in rosso.
Occorre quindi muoversi nelle direzioni giuste, sapendo dove, a chi e quanto chiedere, sapendo che cosa si può offrire
in cambio dei contributi che vengono richiesti, con l'obiettivo essenziale di portare il bilancio almeno in pareggio.
Sono essenzialmente tre le voci di entrata della nostra manifestazione: le quote di iscrizione, gli Sponsor, i contributi
da Enti e Istituzioni pubbliche e private.
Le quote di iscrizione sono stabilite annualmente dalla Federazione Italiana
Sport Orientamento. L'introito che ne deriva è proporzionale al numero dei
concorrenti.
Gli Sponsor sono avvicinabili solo con un lavoro globale effettuato da un
esperto di comunicazione e marketing, che sappia proporre con capacità e
competenza i vantaggi di un investimento economico nell’attività di
orienteering e di una conseguente “partneship”. Il loro intervento a volte
dipende anche da quanto una Società si è "fatta sentire" in precedenza e
dalla credibilità che si è costruita nel tempo. Una volta creata questa
credibilità, è possibile fruirne con una certa frequenza, senza però
esagerare. E’ comunque sempre fondamentale saper "vendere" la nostra
gara, non facendo promesse che non potranno essere mantenute, bensì
avendo coscienza di quello che realisticamente siamo in grado di offrire.
Normalmente lo Sponsor vuole apparire su Locandine e depliant o vuole
apporre striscioni. Coloro i quali si occuperanno di contattare questi
possibili finanziatori, dovranno avere ben chiaro a quanto si dovrà vendere
uno spazio pubblicitario o quale può essere il controvalore "in natura" (spesso troviamo chi fornisce materiale per la
premiazione o delle vettovaglie per il ristoro).
18
Il piano di finanziamento della nostra manifestazione, alla voce Sponsor, dovrà quindi prevedere delle entrate
realistiche.
I contributi da Enti vanno richiesti e patteggiati con largo anticipo: normalmente si possono interessare Comuni,
Aziende di Soggiorno e/o Promozione Turistica, Pro Loco, Regioni, Province, Comunità Montane e in certi casi i
Comitati Regionali e Provinciali del CONI; è particolarmente utile in questo caso, un preventivo contatto diretto con gli
Amministratori interessati dalle nostre Richieste.
Non è sempre facile convincere un Pubblico Amministratore delle reali possibilità che il nostro sport offre: spesso non
ha mai neppure sentito parlare di Orientamento e ci potrebbe liquidare con poco; cercheremo quindi di prepararci
dovutamente agli eventuali incontri con materiali, articoli di giornali, statistiche di partecipazione ecc., in modo da
essere sufficientemente convincenti della serietà della nostra azione.
E' molto utile, quando possibile, nominare un Presidente del Comitato Organizzatore scelto tra gli Amministratori
Locali. Oltre che essere maggiormente sensibilizzato dalla nostra manifestazione, potrà fornire interessanti consigli
sulle vie da seguire per ottenere finanziamenti da Enti e/o Sponsor.
Quantificare le entrate "da Enti" è difficile, ma se si agisce con buon anticipo è possibile ottenere le risposte presto e
quindi agire di conseguenza.
6.2
LE RICHIESTE DI COLLABORAZIONE A ENTI E/O ALTRI
Da non sottovalutare è la possibilità che spesso si incontra, di ottenere la collaborazione di Enti o Associazioni presenti
nel luogo in cui organizzeremo la nostra gara.
Questo naturalmente ci permetterà notevoli risparmi in termini di
personale e, spesso, di avere a disposizione strutture e/o materiali
altrimenti di difficile reperibilità.
Se ad esempio otterremo la collaborazione di un Azienda di Soggiorno,
questa potrà occuparsi dell'alloggio dei concorrenti, risparmiandoci così
una notevole mole di lavoro. Se otterremo la collaborazione di gruppi o
associazioni che normalmente organizzano feste campestri o altro, questi
ci potranno risolvere il problema del ristoro.
Occorre quindi verificare le possibilità offerteci in questo senso, non dimenticando che il coinvolgimento di gruppi
locali permette di avvicinare molto di più la nostra manifestazione alla gente del luogo.
La capacità di ottenere e di gestire la collaborazione di altri ed in particolare gruppi già autonomi, è una delle
caratteristiche che può far "grande" un'organizzazione altrimenti di modeste dimensioni.
6.3
LA VERIFICA DELLA PERCORRIBILITA' DEI TERRENI
Spesso, specialmente se la nostra zona di gara è vicina a centri abitati o comunque è popolata, si pone il problema
degli attraversamenti delle proprietà private.
Durante la gara è difficile prevedere con certezza dove transiteranno i concorrenti; sarà il Tracciatore che nella
progettazione dei percorsi dovrà tenere presente eventuali problemi di transitabilità nei pressi di proprietà private ed
eventualmente dovrà occuparsi di contattare i Proprietari rassicurandoli circa eventuali danni che ne derivassero.
Nella zona di Ritrovo, Partenza ed Arrivo, ovviamente l'alta concentrazione di concorrenti può provocare dei danni,
anche se lievi (calpestii ecc.): è allora necessario individuare i proprietari dei terreni che ospiteranno le nostre
strutture, concordare un rimborso in caso di danni e garantire il "completo ripristino" delle zona utilizzata.
E' naturalmente molto importante non inimicarsi chi, in futuro, potrebbe pregiudicare la possibilità di organizzare altre
manifestazioni.
19
6.4
LA COMUNICAZIONE
Predisporre un adeguato programma di comunicazione per la nostra
manifestazione può significare molto: un dépliant informativo esauriente
ed accattivante è molto ben accetto dalle Società Sportive che potrebbero,
anche sulla base della semplice presentazione della gara, decidere se
partecipare o meno.
Il dépliant permette di inserire diversi Sponsor e soddisfare così le richieste
che normalmente da questi ci arrivano; inoltre, presentato ad autorità e
giornalisti, può aiutare ad aprire porte altrimenti chiuse: non
dimentichiamo che se la nostra gara viene presentata nel modo giusto, in
particolare a individui che ben poco sanno di corsa di orientamento, può
indurre ad interessarsene con i benefici che ne possono conseguire.
Possono essere due o più le fasi di pubblicizzazione della manifestazione, in dipendenza
anche dalla levatura e dagli intenti che essa
si propone: l'una di informazione, con pochi
dettagli quali l'indirizzo presso il quale si
possono reperire ulteriori notizie, la data e il
tipo di manifestazione, l'altro (o gli altri), più
dettagliati, con particolari tecnici, il
regolamento di gara a norma del R.T.F., il
termine delle iscrizioni ecc. (vedasi esempi a
fine testo).
Se il depliant è per definizione la voce pubblicitaria più importante presso
gli Orientisti, non lo è verso la gente comune o lo è solo per un approfondimento di ciò che già possono aver appreso
da altri canali di comunicazione. E' assai importante non fermarsi al solo depliant, ma piuttosto inserire questo in una
serie di iniziative.
Vi possono essere locandine (costano relativamente poco), articoli su giornali, presentazioni alla stampa ecc.; tutte
iniziative che possono avere un costo e che quindi vanno valutate anche in termini di rientro pubblicitario e
promozionale.
Certamente i costi della pubblicità per una manifestazione di
medio/grossa levatura, possono rivestire una voce importante
nell'economia generale del nostro bilancio; va però notato che il
rientro che ne può derivare, anche a lungo termine, normalmente
riesce a coprire gli investimenti effettuati.
Se avremo agito con accortezza e razionalità, potremo ottenere
un doppio vantaggio dal nostro operato: vantaggio economico,
che andrà anche al di là del termine della manifestazione e
vantaggio promozionale che deve essere sempre un intento
chiaro nell'organizzazione, anche perché legato a filo doppio con
la parte più meramente economica.
20
Ai sensi dell’art.14.1 del R.T.F. il Programma/Regolamento di Gara dovrà contenere le seguenti informazioni:
-
Nome della gara e tipo di competizione
-
Data e luogo di effettuazione
-
Identificazione dell’organizzazione
-
Nome del Direttore di gara, Tracciatore, Controllore e Delegato
Tecnico
-
Indirizzi e recapiti telefonici per informazioni e iscrizioni
-
Categorie ammesse e lunghezze dei percorsi
-
Quote d’iscrizione, modalità di pagamento e termine ultimo per
l’iscrizione
-
Ora prevista per la prima partenza
-
Informazioni logistiche (luogo e ora del ritrovo, distanze o tempi
tra ritrovo-partenza e arrivo, possibilità di parcheggio, ecc.)
-
Informazioni sull’impianto
e
sul terreno di gara (nome
dell’impianto, scala, equidistanza,
anno di realizzazione, n° di
omologazione)
-
Richiami al Regolamento FISO o IOF ed eventuali notizie particolari
-
Orario e luogo delle premiazioni
Il Programma/Regolamento di Gara dovrà essere pubblicato su Internet o pervenire
con sufficiente anticipo a tutte le società sportive affiliate, alla Segreteria del
Comitato/Delegazione competente per territorio e alla segreteria della FISO previa
approvazione del Delegato Tecnico. In caso di manifestazioni di 1° livello dovrà
pervenire anche alla IOF e alle Federazioni Nazionali interessate
7
7.1
LA PREPARAZIONE E VERIFICA DEI MATERIALI OCCORRENTI
I MATERIALI PER IL TRACCIAMENTO
Del tracciamento si è detto che non è questa la sede per
discuterne; a noi basta sapere quali sono i collegamenti e le
ricadute che esso ha con il resto del nostro apparato
organizzativo.
Spesso il Tracciatore è chiamato dall'esterno e quindi molte cose
dovranno essere già preparate; anche se il Tracciatore è uno dei
nostri vi sono alcune mansioni, collegate al suo lavoro, che non
sono prettamente di sua competenza.
E' il caso dei materiali utilizzati per il Tracciamento: le lanterne e
le punzonatrici (che normalmente una Società che si accinge ad
organizzare una gara dovrebbe possedere o comunque dovrebbe procurarsi con anticipo) ed il caso delle carte di gara.
21
I materiali da preparare con buon anticipo per questo settore sono:
- lanterne
- paletti (supporti in alluminio o altro)
- punzonatrici
- carte di gara
- stazioni di punzonatura
- eventuali cartelli “Non toccare” + eventuali coriandoli
- contenitori in nylon trasparente (se le nostre carte di gara non sono in materiale resistente all' acqua).
7.2
I MATERIALI E STRUMENTI PER L' UFFICIO GARE
Il computer ci risparmia una notevole mole di lavoro e ci permette di utilizzare meno materiali.
Se possibile, per il giorno della gara, vedremo di procurarci dei computer portatili, che sono certamente più comodi da
trasportare e che suppliscono a momentanee mancanze di tensione (nelle zone dove organizziamo le nostre gare è
una ricorrenza abbastanza usuale!); se poi riusciremo ad avere anche il
"tastierino" numerico, molto più pratico nell'inserimento dei nostri dati,
sarà davvero il massimo.
Il programma Ufficiale della Federazione prevede la gestione completa
della gara, dalla preparazione delle etichette per le buste di società alle
griglie di partenza, alle stampe dei concorrenti per Società e per
Categoria alla gestione dei tempi e delle classifiche; il suo utilizzo è
estremamente semplice.
Nel dettaglio i materiali necessari sono:
- due/tre computer (più potenti sono, meglio è!)
- una/due stampanti (sufficienti a 80 colonne - meglio se veloci
meglio ancora laser)
- un programma di gestione gare (testato!)
- carta per le stampanti
- etichette a modulo continuo (min. 6 righe x 10 cm)
- normale materiale di cancelleria (con molte penne indelebili)
- buste o altri contenitori da destinare alle società
- pettorali (con spille se sono senza bretelle)
- bussole (da noleggiare)
- calendario delle prossime gare
- materiale promozionale.
22
7.3
I MATERIALI E STRUMENTI PER L'ARRIVO
Il fabbisogno di materiali necessari per l'allestimento e la gestione dell'arrivo è direttamente collegato alla possibilità
di utilizzare strutture già presenti in loco, nonché al luogo stesso in cui "costruiremo il nostro arrivo": è quindi
importantissimo, prima di preoccuparsi della preparazione dei materiali, verificare con cura ciò che la zona scelta ci
offre e (aiutandosi con uno schizzo) aver bene in mente come si intende realizzare il nostro arrivo.
Analizzeremo la possibilità peggiore, ovvero quella di non avere a disposizione alcuna struttura.
Nota: di seguito, utilizzeremo sempre il termine "tende", ma si deve intendere un qualsiasi tipo di adeguata copertura
(camper - roulottes - prefabbricati o altro, comunque coperto e riparato dalle intemperie e dal vento).
- tenda per l'ufficio gare
- tenda per i cronometristi
- tenda per il ristoro
- copertura per lo speaker
- copertura per il giudice di arrivo
- paletti e/o transenne -reti
- nastro colorato (sul tipo usato per i lavori stradali)
- corde
- tavoli e sedie
- materiale di cancelleria (con molti pennarelli indelebili)
- forbici
- attrezzi vari per l'allestimento
- striscione di arrivo (vedasi eventuali sponsor)
- eventuali generatori elettrici (stabilizzati)
- impianto di amplificazione per lo speaker.
Quanto alla strumentazione
per il cronometraggio, normalmente è a cura dei Cronometristi
che avremo contattato per la gestione della nostra gara.
E'
però
importante che il
Responsabile
dell'Arrivo
si
preoccupi di contattare con un certo anticipo i Cronometristi che
dovranno intervenire, sia per definire il tipo di lavoro da svolgere, ma
anche per verificare di quale strumentazione possano disporre,
soddisfare eventuali loro richieste o a nostra volta chiedere strumenti
diversi. (display per i tempi ecc.)
23
7.4
I MATERIALI E STRUMENTI PER LA PARTENZA
Normalmente l'allestimento della partenza non è complesso: con un rotolo di fettuccia, qualche paletto, uno o due
gazebi, delle cassette per le carte di gara e le idee chiare, possiamo allestire una buona partenza in breve tempo.
Non dobbiamo comunque sottovalutare questo settore, se non altro per l'importanza che ha per il buon fine
dell'intera organizzazione: anche qui è necessario che il responsabile abbia ben chiaro cosa
vuole ottenere.
Se la nostra partenza, come spesso succede, si trova all’interno del bosco, occorreranno
pochi paletti ed il lavoro sarà notevolmente snellito; se invece si trova in una zona aperta o si
tratta della partenza di una staffetta o di una partenza "a caccia", il lavoro di allestimento e
quindi i materiali occorrenti aumenteranno.
In ogni caso i materiali necessari per allestire una partenza (quale sia la loro quantità) sono
questi:
-
nastri (fettucce colorate)
-
paletti (di legno o in ferro zincato, con le opportune protezioni)
-
gazebi od ombrelloni ( oppure tende)
-
corde e filo di ferro
-
cassette per le cartine (con eventuali supporti se lo si preferisce) con
relative targhette (ad indicare chiaramente le varie categorie)
-
attrezzi per l 'allestimento (mazzette, pinze, tenaglie, ecc)
-
supporti (sul tipo leggio portatile) per il giudice di partenza e per chi
spunta le griglie
-
materiale vario di cancelleria (nastro adesivo, forbici, pennarelli
indelebili, penne biro, ecc.)
-
cartello indicatore della posizione dei contenitori delle carte da
collocare prima della partenza
-
orologio da muro (sincronizzato) o display luminoso con segnale
acustico
-
supporti per stazioni “clear”, “check” e visione cartina di gara.
24
8
COMPITI E PERSONALE DA UTILIZZARE NEI VARI SETTORI
8.1
IL TRACCIAMENTO (BREVI CENNI)
Tracciare una gara significa predisporre i vari percorsi, adatti alle varie categorie, nel rispetto delle caratteristiche
tecniche e dei tempi del vincitore previsti dal Regolamento Tecnico Federale, se si tratta di una gara Nazionale, e dal
Regolamento Tecnico I.O.F. se si tratta di una gara Internazionale.
Al Tracciatore della gara competono:
-
la verifica che il terreno si presti al tipo di gara (natura e
caratteristiche del suolo)
-
la verifica della concordanza fra carta e terreno
-
il progetto "a tavolino" dei percorsi
-
la verifica sul terreno dei “posti” per la collocazione dei punti
-
il fettucciamento dei “posti”
-
la verifica e l'eventuale preparazione delle lanterne (codici, punzonatrici,
paletti, stazioni, flags, ecc.)
-
la preparazione delle carte di gara per la stampa
-
la preparazione delle descrizioni dei punti di controllo
-
la preparazione delle maschere per il controllo delle punzonature
-
la posa dei punti di controllo prima della gara
-
l'ultima verifica delle carte di gara, divise per il numero di concorrenti e
per categorie, prima della consegna al responsabile della partenza
-
la raccolta dei punti dopo la gara e, dove occorre, il ripristino dei posti
utilizzati all'interno del percorso di gara.
Pare ovvio che il Tracciatore, da solo, non è normalmente in grado di svolgere tutti questi compiti: infatti è affiancato
da (almeno) un Controllore, che ha il compito di aiutarlo nelle sue mansioni. Al momento poi di posare i punti di
controllo, se questi sono più di 50, ci sarà bisogno di un ulteriore aiuto che sarà proporzionale al lavoro da fare.
Il Tracciatore è comunque il responsabile del suo settore ed è quindi responsabile ultimo del lavoro che ne deriva.
Ricordiamo ancora una volta che il settore tracciamento è sicuramente il più importante nell'organizzazione della
nostra manifestazione: tracciati ben preparati, curati nella stampa e adatti alle varie categorie, sono una garanzia di
successo per la nostra gara; è importantissimo quindi affidare questo delicato incarico ad un soggetto qualificato
anche a costo di ricercarlo all'esterno del nostro gruppo.
Il personale occorrente in questo settore è dunque costituito da:
-
il tracciatore
- il controllore
-
una o due persone per la posa e la raccolta dei punti di controllo.
In totale, nella peggiore delle ipotesi, saranno necessari 3/4 addetti (alcuni dei quali utilizzabili anche in altre
mansioni).
25
8.2
LA LOGISTICA
Questo è un settore dove il tipo e la quantità di lavoro che devono
essere svolti possono variare enormemente.
Nel caso di una singola manifestazione, di durata di un solo giorno e di
medie dimensioni, il compito principale del responsabile sarà quello di
garantire l’utilizzo delle strutture presenti in zona.
Se invece la nostra gara si svolge su più giorni subentrano problemi
supplementari, quali garantire il vitto e l'alloggio dei partecipanti e degli
organizzatori, l’allestimento delle strutture, la predisposizione dei
parcheggi e degli spazi di ritrovo, l’individuazione dei locali per lo
svolgimento delle varie cerimonie di apertura e di premiazione, ecc.
Va poi considerato l'intervento o meno di eventuali Aziende di
Soggiorno, Pro Loco o altri Enti e/o Associazioni che possono collaborare
in tal senso e vanno considerati fattori quali la distanza della località di
gara dal centro gare, eventuali conseguenti problemi di trasporto dei
concorrenti ecc.
Nell'affidare i compiti collegati a questo particolare settore va senza
dubbio tenuta presente la propensione e l'attitudine dei Singoli Individui
a questo tipo di mansione, certamente non di facile espletamento e,
normalmente di prolungato impegno.
Resta fermo il fatto di poter affiancare una o più persone al
Responsabile.
Le persone utilizzate in questo settore sono allora:
-
il Responsabile
-
un eventuale aiuto addetto alla logistica.
Attenzione: il responsabile della logistica deve essere pronto ad ogni evenienza, anche a situazioni
meteorologiche estremamente sfavorevoli!
8.3
LA PARTENZA
La Partenza di una normale gara di Corsa di Orientamento, considerate le
numerose categorie normalmente previste ed il protrarsi nel tempo delle
partenze effettive, impegna ben più di quello che una persona non avvezza
alle nostre gare potrebbe immaginare.
I fattori che influenzano il lavoro che viene svolto:
-
elementi di normale considerazione quali: la collocazione della partenza
effettiva e della pre-partenza, la distanza tra queste, la raggiungibilità
per gli organizzatori del luogo destinato, la distribuzione ed il numero
dei concorrenti inseriti in griglia di partenza;
26
-
elementi particolari quali: il tipo di partenza che si adotta (che può essere
normale, "svedese", "a caccia", in linea come ad esempio per le staffette o
le "score-orienteering");
-
il numero medio di concorrenti che dovranno partire ogni minuto (che
dipende sia dagli iscritti alla gara sia dalla predisposizione della griglia di
partenza).
Le persone impegnate saranno:
-
un Responsabile della Partenza
-
due addetti alla pre-partenza (chiamata)
-
un addetto al controllo dei testimoni di gara (codice Si-cards)
-
due addetti alla partenza
-
un addetto alle carte di gara
-
uno o più eventuali addetti ai cancelletti tra prepartenza e partenza.
In totale quindi 7/8 addetti per una partenza di tipo
"normale".
Diverso il caso delle partenze in massa. In questo caso è
necessario un ampio corridoio di partenza che permetta la partenza in simultanea anche di un gran numero di
concorrenti. Importante il ruolo del Giudice di partenza, per evitare false partenze, così come quello degli addetti alla
consegna delle cartine. Anche lo speaker riveste un ruolo importante, dovendo scandire il tempo mancante alla
partenza per tenere tranquilli i concorrenti.
8.4
L'ARRIVO
L'impegno del personale in un arrivo è davvero notevole, non tanto
in termini di quantità, ma piuttosto di qualità del lavoro svolto; per
usare un termine piuttosto inflazionato occorre "sinergia"!
Certamente, come peraltro intuibile, influirà molto il numero dei
partecipanti alla gara, ma influisce forse di più la frequenza con la
quale i concorrenti transiteranno all'arrivo in un dato intervallo di
tempo.
Se organizziamo una gara con 300 concorrenti e predisponiamo la
griglia in modo che questi partano tutti in un’ora e mezza, avremo
27
all'arrivo la stessa frequenza (nei momenti "caldi") di una gara di 600 concorrenti che partano in tre ore (anche se
l'impegno sarà meno prolungato nel tempo, e la stanchezza ("tensione") del personale sarà minore).
Tuttavia i famosi "momenti caldi", ovvero quegli intervalli di tempo in
cui all'arrivo possono transitare diverse decine di concorrenti in un
minuto, possono sicuramente "mandare in tilt" il nostro arrivo se il team
di arrivo non è perfettamente organizzato.
I momenti caldi possono essere evitati con alcune semplici misure:
-
elaborando una griglia di partenza che, valutati i tempi di
percorrenza delle varie Categorie (attenzione soprattutto nelle
staffette o partenze "a caccia"), assicuri un afflusso regolare di
concorrenti all'arrivo e non comprima troppo gli intervalli di
partenza;
-
un corretto posizionamento delle strutture e del personale di arrivo, ad esempio con la collocazione sul
terreno di un corridoio abbastanza lungo per poter "fermare" anche un elevato numero di concorrenti che
arrivino in rapida successione;
-
la disposizione, il numero, e le capacità del personale lungo la
struttura.
Il personale che sarà impegnato all'arrivo sarà schematicamente:
-
un Responsabile di Arrivo
-
due cronometristi (facoltativi)
-
un giudice di arrivo (a portata di voce dai cronometristi)
-
un aiutante per il giudice di arrivo (facoltativo)
-
un addetto all’avvio allo scarico dati
-
un addetto al controllo consegna carte di gara
-
un eventuale addetto al ritiro pettorali (quando
non è
prevista la consegna "post-gara" da parte dei
responsabili di società)
In totale 8 addetti (cronometristi compresi).
In seguito, come per gli altri settori, valuteremo nel dettaglio i compiti di ogni addetto.
8.4
L' UFFICIO GARE
L'Ufficio Gare si occupa della gestione delle iscrizioni, della
consegna dei materiali alle Società, dell’incasso delle quote di
iscrizione, delle informazioni relative alla gara, dell’elaborazione
dei dati, delle classifiche e del controllo delle punzonature.
Le persone impiegate e i compiti che svolgono sono:
-
il Responsabile dell'ufficio gare
28
-
l'addetto all'inserimento delle iscrizioni e dei tempi (colui che utilizza
il computer)
-
l'aiuto all'inserimento ed alla verifica
-
un addetto alla stampa classifiche (secondo computer)
-
un addetto al controllo dello scarico dei dati
-
un addetto all'esposizione classifiche.
NOTA: questi addetti in genere si occupano anche della preparazione del
materiale per le Società (le buste) e della distribuzione dello stesso, nonché della stesura, in accordo con il Direttore di
Gara ed il Tracciatore, dell'eventuale comunicato di gara (che può contenere notizie tecniche, logistiche ecc.), oltre a
fornire collaborazione nella preparazione della griglia.
In totale quindi impegneremo 6 addetti.
8.5
PUNTI INTERMEDI E/O DI CONTROLLO PUNZONATURE
In taluni casi l'organizzazione può prevedere l'utilizzo di punti radio (di rilevamento di tempi intermedi), di cambio
carta oltreché ristori lungo il percorso.
Il compito ed il numero delle persone presenti su questi punti, varia a seconda di quanto previsto dalla nostra
organizzazione.
E' scontato che il personale presente sul percorso debba essere il più possibile "mimetizzato", in modo da non fornire
riferimenti diversi da quello costituito dal punto di controllo stesso e mantenere un silenzio assoluto per non turbare
la concentrazione degli atleti.
Nel caso si sia previsto un punto di rilevamento intermedio fornito di radio
in collegamento con l'arrivo, l'addetto dovrà avere l'accortezza di tenere
basso il volume e di comunicare il tempo di transito nei momenti in cui non
siano in vista concorrenti (attendere qualche momento dopo il transito
dell'atleta) - dovrà inoltre esimersi da commenti o altro. La posizione di
questo addetto, infine, può essere abbastanza defilata rispetto alla lanterna,
restando fermo il fatto di poter cogliere il numero di pettorale del
concorrente.
Nel caso di collocazione del ristoro nei pressi della lanterna (salvo che non si sia previsto l'utilizzo di personale, ovvero
si siano disposti solo bicchieri e bottiglie in plastica di acqua o altro), è bene che il ristoro stesso sia fornito del
personale "indispensabile" e nulla più, e che questo sia bene istruito sul comportamento da tenere.
8.6
LO SPEAKER
Lo Speaker può dare alla manifestazione un tono di ufficialità che
altrimenti non avrebbe. Il suo compito è quello di tenere alto l'interesse
del pubblico aggiornandolo sull'andamento della gara (ad esempio
comunicando i tempi intermedi), comunicando a intervalli regolari la
classifica ufficiosa delle categorie più importanti (nel caso delle staffette o
delle gare "a caccia" questo risulta quanto mai interessante). Trasmette
tutte le comunicazioni di interesse generale. Intervista gli atleti più
29
rappresentativi al termine della loro prestazione. Dà voce alle Istituzioni locali. Riempie i tempi morti, ecc
Dovrà essere scelto un elemento piuttosto vicino all'ambiente dell'Orientamento e se questo non sarà possibile, sarà
utile affiancargli un nostro addetto che lo possa istruire in merito e aiutare laddove occorra.
Durante la premiazione è facilmente intuibile come il suo compito diventi estremamente importante.
9
9.1
LE ATTIVITA' SPECIFICHE DEL PERSONALE
PARTENZA: COMPITI SPECIFICI DEL PERSONALE
Come per l'arrivo, analizziamo, con l'aiuto della figura, i compiti del personale in pre-partenza/partenza.
30
1 - Addetto alla chiamata dei concorrenti
Situato all’interno del recinto di prepartenza, fa l’appello dei concorrenti che devono
entrare in quel determinato minuto. Normalmente i concorrenti, con l’aiuto di un
orologio o di un segnatempo sincronizzato con l’orario di gara, già sanno quando
devono entrare in pre-partenza. L'addetto quindi si limiterà a chiamare ad alta voce
il minuto corrente e i numeri di pettorale dei concorrenti. Talvolta, per particolari
esigenze, potrà aiutarsi con un megafono anche se questo in linea di massima
dovrebbe essere evitato per non disturbare la concentrazione dei concorrenti. Se tra
pre-partenza e partenza i concorrenti impiegano meno di un minuto al passo e di
conseguenza non c’è bisogno di ulteriori sbarramenti (cancelletti), l’orario di
chiamata (e l’orologio segnatempo) dovrà essere anticipato di due minuti rispetto alla
partenza effettiva.
I concorrenti verranno fermati nell’area ("box") di prepartenza per un minuto
(necessario a svolgere le operazioni di controllo e punzonatura) e quindi avviati verso la
partenza, mentre verrà fatto entrare il gruppo successivo. Per ogni cancello
supplementare (vedi punto 4) posto tra pre-partenza e partenza, l'anticipo dovrà essere
aumentato di un minuto. In caso di punzonatura elettronica, nel box di pre-partenza è
opportuno predisporre la stazione di pulizia delle Si-Card (CLEAR)
2 - Addetto al controllo del pettorale e della Si-Card
Controlla che il pettorale e la Si-Card di ogni concorrente corrisponda con quello
riportato dalla griglia di partenza in suo possesso. Serve ad evitare irregolarità nella
partenza, come ad esempio concorrenti che partano con pettorali e/o Si-Card errati o
tentativi da parte di concorrenti di partire prima dell'orario
previsto. In una gara con pochi concorrenti, o con poco
personale a disposizione questo addetto può svolgere anche
il compito successivo (Nr. 3).
3 - Addetto al controllo della pulizia della Si-Card (Check)
Controlla che il concorrente abbia effettuato la pulizia della Si-Card (CHECK). E’ opportuno
che l’addetto abbia in tasca una stazione Clear di riserva, per poter pulire le Si-Card di
concorrenti che se ne fossero dimenticati.
4 - Eventuale addetto/addetti al cancelletto/cancelletti tra pre-partenza e partenza
Quando la distanza tra pre-partenza e partenza è tale che gruppi di concorrenti
partiti in minuti diversi corrono il rischio di raggiungersi, è necessario predisporre dei
"cancelletti" supplementari tra pre-partenza e partenza effettiva. La loro distanza
relativa va attentamente calcolata (non si deve impiegare più di un minuto al passo
per raggiungere il primo cancelletto, così come per i tratti tra l'uno e l'altro e per il
tratto tra ultimo cancelletto e la partenza, ma neppure ci si deve impiegare troppo
poco) e sulla base di questo calcolo va di conseguenza regolato l'anticipo con il quale
i concorrenti devono essere chiamati alla pre-partenza. Appare chiaro che gli
eventuali addetti, muniti anch'essi di cronometro e possibilmente di griglia (per
evitare problemi con eventuali minuti "vuoti"), dovranno fermare i concorrenti
davanti ciascun cancello, facendoli ripartire all'orario esatto quasi si trattasse
(operazioni di controllo a parte) di una seconda prepartenza.
31
5 - Addetto alla spunta della Griglia di Partenza
Costui spunta i concorrenti partiti, annota (normalmente cerchiandoli) i pettorali dei concorrenti
che non si presentano alla partenza (non partiti), pone un’eventuale annotazione a fianco dei
pettorali di coloro i quali dovessero partire in ritardo. Ricordiamo che è il giudice di partenza che
annota eventuali ritardi così come eventuali irregolarità in partenza.
6 - Giudice di Partenza
E' responsabile delle corrette procedure di partenza di
tutti i concorrenti. Dà lo Start effettivo, scandendo a voce
il conto alla rovescia oppure coadiuvato da un segnale
acustico (10 secondi! - 5,4,3,2,1,VIA!) (vedasi R.T.F. art. 284). Controlla la
correttezza delle procedure di partenza, eventualmente richiama Atleti partiti in
anticipo annotando il numero di pettorale se questi non rientrano, e prende
nota del tempo effettivo di partenza dei concorrenti "ritardatari".
7 - Addetto al Controllo carte di Gara
Le carte di gara sono normalmente poste in contenitori con evidenziata la
categoria di appartenenza dei concorrenti, salvo quanto disposto per
determinati tipi di gare o quanto previsto dall'organizzazione. I concorrenti
sono tenuti a controllare che la carta sia effettivamente di loro pertinenza
(vi sia stampigliata la loro categoria), tuttavia talvolta, specialmente con
Esordienti o Concorrenti delle categorie inferiori è necessaria qualche
indicazione. E' assai importante, specialmente se c'e' umidità e le carte
tendono ad attaccarsi l'una all'altra, controllare preventivamente che la
prima cartina di ogni contenitore sia "libera" per evitare che un
Concorrente prenda più di una carta (fatale nel caso di "carte contate"!!!) - un valido sistema è quello di preparare una
carta già sul bordo del contenitore oppure collocare un fermo sotto la prima.
8 - Responsabile di Partenza:
Di questa figura abbiamo già detto in precedenza, ricordiamo che in taluni
casi può coincidere con il Giudice di Partenza, ma per gare di 1° e 2° livello
è necessario che sia libero da impegni, così da supervisionare tutto ciò che
avviene e da poter intervenire laddove ne ravvisi la necessità.
Compiti:
-
montaggio delle strutture (tende-gazebi)
-
montaggio dei box, degli sbarramenti e dello striscione di partenza
-
esposizione della griglia di partenza e dei comunicati
-
segnalare il deposito vestiti
-
controllare i cronometri e la sincronizzazione degli orologi
-
verificare il fettucciamento dal ritrovo alla partenza
-
contattare il tracciatore e verificare che sia tutto a posto
-
pronti 15’ prima della prima partenza
32
-
aggiornamento griglia di partenza (iscrizioni di giornata)
-
verifica della chiamata dei concorrenti
-
correzioni della griglia
-
chiusura delle partenze
-
smontaggio delle strutture e recupero dei materiali
-
consegna della griglia corretta all’ufficio gare.
Un’ultima piccola annotazione per dire che il Direttore di Gara dovrebbe
essere presente in Partenza almeno la prima mezz’ora di gara,
specialmente quando Responsabile di Partenza e Giudice di Partenza
sono la stessa persona. Da non dimenticare infine di prevedere un collegamento radio almeno tra Partenza e
Prepartenza ma possibilmente anche con Arrivo - Ufficio Gare - Direttore di Gara e Tracciatore.
9.2
ARRIVO: COMPITI SPECIFICI DEL PERSONALE
Proviamo ad analizzare con precisione quali siano i compiti di ogni addetto all'arrivo, servendoci quale traccia della
figura:
33
1/2 - Cronometristi
Normalmente ci si serve di Cronometristi Ufficiali iscritti alla F.I.C. per svolgere
questo delicato compito. Non dobbiamo dimenticare che nelle gare di 1° e 2°
livello è obbligatorio servirsi di Cronometristi regolarmente riconosciuti dal
CONI oppure del Giudice d’arrivo. Questo costituisce una garanzia per la
buona riuscita della manifestazione, senza però dimenticare di accordarsi con
largo anticipo sul tipo di strumentazione e sul tipo di servizio loro richiesto
(vedasi compiti specifici del responsabile dell'arrivo). Per un arrivo strutturato
come nel nostro esempio, chiederemo ai cronometristi di consegnarci il
“cronologico dei Tempi" con dieci concorrenti per volta.
3 - Giudice di Arrivo
Controlla che i concorrenti punzonino regolarmente la stazione del “Finish”.
Registra la sequenza dei numeri di pettorale che transitano sulla linea del
traguardo. E’ anche un prezioso punto di riferimento per i Cronometristi che
in caso di dubbio si dovranno rivolgere a lui (per questo si dovrà trovare molto
vicino ai Cronometristi, possibilmente sulla linea del traguardo).
4 - Collaboratore del giudice di arrivo
Collabora con il giudice di arrivo dettando i numeri di pettorale dei
concorrenti nel caso di arrivi "concitati"; la sua opera risulta talvolta assai utile
agli stessi cronometristi.
34
5 - Primo addetto al corridoio
Controlla che i concorrenti scorrano in fila indiana verso l'addetto alla stazione di scarico dei
dati. Controlla che tutti i concorrenti scarichino i dati contenuti nella loro Si-Card
nell’apposita stazione di rilevamento.
La sua posizione deve essere 2/3 metri al massimo dopo la linea di arrivo.
6 - Secondo addetto al corridoio
Controlla la consegna dei pettorali da parte dei concorrenti
7 - Addetto al controllo consegna carte di
gara
Controlla e, se del caso, aiuta i concorrenti a
depositare le rispettive carte di gara nelle
apposite buste divise per Società di
appartenenza poste al termine del corridoio
di arrivo.
8 - Responsabile dell'arrivo
Controlla che nella zona d’arrivo tutto proceda regolarmente. Deve
essere sempre in grado di intervenire laddove ne ravvisi la necessità,
deve conoscere i compiti di tutti gli addetti (anche perché li avrà istruiti
in proposito) ed essere in grado di sostituire chiunque debba esserlo.
Compiti:
-
allestire il corridoio, gli sbarramenti e montare l’arco d’arrivo
-
controllare i cronometri
-
fettucciare il percorso di ritorno al ritrovo (se l’arrivo si trova in un
luogo diverso)
-
montare le tende, i gazebi
-
segnalare il deposito vestiti
-
controllare la presenza dell’ultimo punto
-
simulare un arrivo
-
verificare che tutti siano pronti 15’ dopo la prima partenza
-
contattare il tracciatore
-
controllare che il ristoro sia pronto
-
controllare il cronometraggio
-
controllare ill cronologico
-
controllare la coerenza cronologico/cronometraggio
-
controllare la riconsegna delle carte, dei pettorali e dei cartellini
-
controllare che tutto confluisca all’ufficio gare per l’elaborazione
35
dei dati
-
chiudere l’arrivo al passaggio dell’ultimo concorrente
-
sgomberare e riordinare la zona d’arrivo
-
ritirare l’ultimo punto
-
chiudere il deposito vestiti
-
consegnare i materiali all’addetto alla logistica.
9.3
UFFICIO GARE: COMPITI SPECIFICI DEL PERSONALE
9.3.1 I GIORNI PRECEDENTI LA GARA (PREPARAZIONE DELLE BUSTE DI SOCIETÀ)
La preparazione delle “buste di società”, con relativi testimoni di gara, pettorali, descrizioni, comunicati e quant’altro
sia previsto di consegnare ai Concorrenti, normalmente viene effettuata 2/3 giorni prima della gara stessa.
Prima di iniziare l’inserimento dei materiali nelle buste si devono dichiarare chiuse “Ufficialmente” le iscrizioni e si
deve aver predisposto la griglia di partenza (lasciando eventualmente un certo numero di posti “vacanti”).
Dopo aver preparato la griglia di partenza per minuto e per categoria, si stampano le griglie di partenza per Società, si
calcolano le quote di iscrizione e si stampano le relative ricevute, si verifica che il Tracciatore abbia consegnato le
descrizioni (definitive!!) al Responsabile dell’Ufficio gare e che siano stati preparati gli eventuali Comunicati di Gara.
E’ utile usare buste in carta resistenti e capaci, con applicato o scritto in chiaro il numero di codice ed il nome della
Società. Le buste così preparate vanno disposte in ordine e, se lo spazio lo permette, distribuite su una superficie
ampia in modo da essere facilmente individuate “a colpo d’occhio” dagli addetti, sia in fase di preparazione che in fase
di distribuzione ai Responsabili di Società.
Un esempio di organizzazione del lavoro di preparazione delle buste potrebbe prevedere l’utilizzo di 6/7 addetti:
-
un addetto si occuperà, liste alla mano, di “chiamare” le Società segnalando quali numeri di pettorale, quali
descrizioni e quali Si-Card dovranno essere inserite nella busta di società. Mentre nella busta vengono inseriti i vari
materiali si preoccuperà di spuntare, da un’apposita lista predisposta in precedenza, ciò che via via sarà inserito;
-
due addetti prepareranno e inseriranno i pettorali (precedentemente ordinati in pacchi di 50/100 unità in modo da
“individuarli” con maggior facilità);
-
un addetto provvederà ad inserire le Si-Card noleggiate e le ricevute di pagamento delle quote di iscrizione;
-
un addetto inserirà le descrizioni dei punti. Se queste sono stampate su un unico foglio comprendente la
descrizione generale di tutti i punti, aggiungerà anche le sequenze dei codici di ciascun tracciato, suddivise per
36
categoria. Se invece le descrizioni dei punti sono già suddivise per categoria, inserirà nella busta un numero
sufficiente di descrizioni in proporzione alle categorie a cui i concorrenti sono iscritti. In quest’ultimo caso dovremo
impiegare almeno due addetti. Nel primo caso occorre fare attenzione ad inserirne un numero sufficiente (in
media potremo calcolarne una ogni 2 o 3 concorrenti). Nell’altro caso dovrà essercene una - e quella giusta! - per
ogni concorrente.
-
un addetto si occuperà infine di inserire eventuali comunicati, dépliants o classifiche di altre gare e quant’altro sia
stato previsto. Se la nostra organizzazione avrà anche gestito direttamente la parte logistica (buoni pasto - posti
letto ecc.) dovremo inserire nelle borse anche tutto quello che concerne questo aspetto e sarà quindi necessario
che sia presente anche un addetto del settore logistico.
9.3.2 PRIMA DELLA GARA (CONSEGNA MATERIALI)
1 - Responsabile dell’ Ufficio Gare
Il suo compito è di coordinare il settore a lui affidato, controllando che
tutto proceda regolarmente e intervenendo laddove si presentino dei
problemi. E’ il classico caso della richiesta di variazioni dell’ultimo
minuto oppure della correzione di errori di inserimento di concorrenti
in categorie diverse da quelle richieste. - Una piccola nota su questi
ultimi punti è doverosa: le variazioni dell’ultimo minuto possono
essere anche rifiutate dagli organizzatori, ma, con un po’ di
organizzazione e di flessibilità è quasi sempre possibile accontentare
questo genere di richieste. Le iscrizioni registrate in categorie errate
vanno valutate e corrette se la colpa è stata della organizzazione (per
verificarlo è importante tenere sempre fax o moduli di iscrizione ricevuti a portata di mano ed in ordine!).
Nelle gare di 1° e 2° livello è sempre opportuno delegare questi tipi di
problemi ad uno specifico Addetto, istituendo un apposito Ufficio Reclami.
Questo permette all’Ufficio Gare di procedere con tranquillità nella propria
attività, senza intasare gli uffici di persone in attesa che il problema venga
risolto prima di poter ricevere il proprio materiale di gara.
Nelle gare a staffetta, dove, per regolamento, possono essere presentate
variazioni sino ad mezz’ora prima della partenza, è necessario prevedere
almeno due di questi addetti.
Per finire, è compito del Responsabile dell’Ufficio Gare provvedere a consegnare le griglie di partenza aggiornate con
le ultime modifiche e con l’inserimento degli iscritti di giornata al Direttore di gara o direttamente al Responsabile
della Partenza.
2 - Addetto al ritiro quote d’iscrizione
Provvede ad incassare la quota d’iscrizione dal Responsabile di Società (o
provvede a controllare l’avvenuto pagamento a mezzo bonifico o altro
sistema di pagamento qualora lo si sia previsto), e a rilasciare la relativa
ricevuta di avvenuto pagamento.
3 - Addetto/i alla consegna materiali (buste)
L’addetto (o gli addetti, se le Società iscritte sono numerose e si presentano la mattina stessa della gara) alla consegna
dei materiali (pettorali, cartellini, Si-Cards, descrizioni, comunicati, ecc.), provvede a consegnare ai Responsabili di
Società le rispettive buste.
37
4 - Addetto all’iscrizione Esordienti/Open
Riceve i concorrenti che vogliono gareggiare nelle categorie che possono iscriversi la mattina stessa della gara (si tratta
in genere delle categorie Esordienti/Open) quando la gara lo preveda, inserendoli nella griglia di partenza nei posti
lasciati liberi appositamente (“vacant”). Se non ci si è organizzati diversamente può occuparsi anche dell’iscrizione di
concorrenti in una categoria agonistica (“vacant”) qualora lo si sia previsto. Effettua anche il noleggio delle bussole e
delle Si-Cards ai concorrenti che non ne sono in possesso.
5 -Addetto al ritiro quote d’iscrizione Esordienti/Open - Consegna materiali
Ritira le quote d’iscrizione e consegna i relativi materiali (pettorale, Si-Cards, descrizione dei punti) agli iscritti di
giornata.
6 - Addetto alla logistica
Se la nostra organizzazione ha gestito direttamente eventuali prenotazioni per
pernottamenti e/o pasti, è indispensabile che l’addetto alla logistica si trovi a
fianco del reparto consegna “buste”, quando non sia stato deciso di accentrare
direttamente al “tavolo delle buste” anche la logistica (attenzione però ad aver
preparato tutto con anticipo!) - anche se ci si è appoggiati ad Enti o
Organizzazioni esterne è utile e soprattutto molto apprezzato dai concorrenti la
presenza di un addetto (magari demandata dallo stesso Ente) presente in loco.
9.3.3 DURANTE LA GARA (ELABORAZIONE DATI E CONTROLLO PUNZONATURE)
1 - Responsabile dell’ Ufficio gare
Sovrintende al lavoro degli addetti e provvede personalmente a gestire i
casi-problema, ad esempio tempi incoerenti, punzonature mancanti o altri
problemi che possano verificarsi. Tiene inoltre i contatti con l’arrivo e la
partenza per tutto ciò che riguarda segnalazioni particolari.
2 - Addetto al controllo delle punzonature e all’elaborazione dei dati
Controlla al computer la correttezza delle punzonature dei concorrenti non
appena questi scaricano i dati di gara nella stazione di rilevamento.
Comunica eventuali squalifiche per punzonature errate o mancanti. Aggiorna la
lista dei concorrenti non partiti trasmessa dal Responsabile Partenza. Provvede
con frequenza regolare a stampare le classifiche provvisorie, se non è previsto un
ulteriore computer delegato a questo compito (in quest’ultimo caso sarà
necessario prevedere anche un ulteriore addetto).
3 - Collaboratore all’elaborazione dei dati
Collabora
con
l’addetto
all’elaborazione dei dati.
4 - Addetto
classifiche
all’esposizione
Espone le classifiche parziali
elaborate
dall’ufficio
gare
nell’apposito spazio riservato,
almeno ogni 30 minuti.
Nota: la rapidità con cui vengono
38
esposte le classifiche provvisorie è estremamente importante: i concorrenti che hanno terminato la gara hanno il
diritto di controllare al più presto i loro tempi ed essere portati a conoscenza quanto prima di eventuali provvedimenti
presi nei loro confronti. il Regolamento Tecnico Federale (art. 16), prevede che i tempi siano esposti al massimo entro
30 minuti dall’arrivo del concorrente (anche se riteniamo che dovrebbe essere contenuto entro i 15 minuti!) – non
bisogna avere paura di consumare carta!
9.4
IL DIRETTORE DI GARA
-
E’ il primo a presentarsi sul luogo di gara
-
Verifica la presenza della segnaletica
-
Verifica che i posteggi e il personale addetto siano pronti
-
Controlla l’apertura degli spogliatoi e l’efficienza delle docce
-
Controlla l’esposizione dei comunicati di gara
-
Controlla l’apertura dell’ufficio gare
-
Controlla la disposizione dell’arrivo
-
Controlla la sincronizzazione dei cronometri
-
Presenzia alla prima partenza
-
Prende contatto con il posto di Pronto Soccorso
-
Controlla il posto di ristoro
-
Verifica l’efficienza del trasporto vestiti dalla partenza all’arrivo
-
Accoglie gli invitati e la stampa
-
Presenzia al primo arrivo
-
Verifica l’efficienza dell’elaborazione dati
-
Prende atto della chiusura regolare delle partenze
-
Controlla che i vestiti siano tutti pervenuti all’arrivo
-
Prende atto della chiusura regolare degli arrivi
-
Convoca le riunioni di giuria
-
Proclama i risultati finali e presiede alla cerimonia di premiazione
-
Congeda i responsabili del ristoro e del pronto soccorso
-
Smonta le strutture e recupera le attrezzature
-
Controlla lo stato del materiale
-
Ripristina i luoghi
-
Ringrazia i collaboratori
-
Recupera gli oggetti smarriti e si fa carico
della restituzione ai legittimi proprietari.
39
10 NOTE VARIE
10.1 L’ELABORAZIONE DELLA GRIGLIA DI PARTENZA
Il Regolamento Tecnico indica con precisione, all’art.14.3, come deve essere elaborata la griglia di partenza. Salvo
alcune interpretazioni e proposte di variazione indicate dal gruppo dei Delegati Tecnici per quanto riguarda l’ordine
con cui far partire gli Atleti meglio piazzati nella lista base, le indicazioni fornite sono molto precise e vanno rispettate
sempre! I criteri di base sono i seguenti:
-
i concorrenti di una stessa categoria vanno distanziati ad
intervalli costanti non inferiori a 2 minuti (1 minuto per le gare
Sprint) né superiori a 8 minuti, eccetto che la categoria superi gli
80 concorrenti;
-
i concorrenti della stessa società e categoria devono essere
distanziati di almeno una posizione, a meno che non si usi il
criterio dell’inversione della lista base;
-
ie categorie che partono contemporaneamente devono avere
primi punti differenti;
-
le categorie accorpate devono essere separate sulla griglia di
partenza e dovrà venire esaurita per prima la categoria di livello
atletico più elevato;
-
i concorrenti stranieri dovranno essere separati dai concorrenti
tesserati FISO.
Indipendentemente dal fatto di utilizzare o meno il computer, la
definizione degli intervalli da applicare nelle varie categorie deve
essere inserita manualmente. Il computer provvederà poi a inserire
“materialmente” i concorrenti nel minuto corretto.
Tre sono i fattori che influenzano in modo determinante il lavoro di preparazione:
-
il numero dei percorsi
-
il numero dei primi punti
-
il numero dei concorrenti nelle singole categorie.
Se il tracciatore avrà svolto un buon lavoro (cioè preparato un
numero sufficiente di tracciati diversi), il numero di concorrenti sui
vari tracciati sarà ben distribuito e quindi il nostro compito ne sarà
facilitato. Se il numero dei tracciati differenti è limitato, allora è
possibile che un gran numero di concorrenti vengano a trovarsi sullo
stesso tracciato, con conseguente sovraffollamento ed allungamento
a dismisura dell’orario di partenza. Per questo è importante valutare sempre le statistiche di partecipazione di gare
precedenti dello stesso tipo.
Si comincia innanzitutto dal tracciato con il maggior numero di iscritti, e nell’ambito di questo percorso sceglieremo la
categoria più numerosa - se il primo punto di questo percorso coinciderà con il primo punto di altri, dovremo
includere anche questi nel nostro calcolo.
40
ESEMPIO:
Se del nostro percorso fanno parte 3 categorie, supponiamo di 50(M14), 15(W16) e 20(MC) concorrenti potremo
agire come segue: nel rispetto del regolamento dobbiamo far partire un concorrente che abbia lo stesso percorso
ogni due minuti: 70 concorrenti significherebbero quindi 140 minuti se si trovassero tutti nella stessa categoria, ma
teniamo presente che dobbiamo mantenere lo stesso intervallo tra l'uno e l'altro concorrente della stessa categoria
e che non possiamo "accodare" le tre categorie e quindi dobbiamo trovare un intervallo per la categoria più
numerosa che, consentendoci di mantenere un ultima partenza entro un lasso ragionevole, ci permetta di
"intercalare" i concorrenti delle altre categorie in modo ottimale.
Indichiamo 4 minuti quale intervallo per la categoria M14, otteniamo un ultima partenza al minuto 200, e
supponiamo che il primo concorrente parta al minuto 00.00, il secondo partirà al minuto 00.04, poi 00.08, 00.12
ecc. - ci rimangono liberi i minuti 00.02, 00.06, 00.10 ... per le altre 2 categorie.
Se vorremo "intercalare correttamente le altre due categorie, occorrerà che l'intervallo che assegneremo sia uguale
oppure un multiplo della precedente (4,8,12...) se assegneremo 4 minuti alla categoria MC, partendo dal minuto
00.02, l'ultima partenza avverrà al minuto 82 e già la nostra griglia non sarà ben distribuita perché avremo più
concorrenti nei primi 82 minuti che nei rimanenti 120 ed inoltre dovremo accodare l'altra categoria (W16); se ne
assegnassimo 12 l'ultima partenza avverrebbe al minuto 242, ed il risultato sarebbe poco diverso dal precedente; ci
rimane quindi soltanto l'intervallo di 8 minuti che ci porterebbe al minuto 162. A questo punto però potremo
considerare di non affollare troppo i primi minuti di partenze in modo di dare il tempo al personale di partenza di
"rodare"; scegliamo quindi quale primo minuto di partenza il 26 in modo che l'ultima partenza avvenga al minuto
186.
Fatti i debiti calcoli, per la terza categoria che andiamo ad inserire rimangono liberi i minuti 00.06, 00.14, 00.22,
00.30, 00.38, ecc.; non possiamo più utilizzare l'intervallo di 12 minuti, perché andremo ad incontrare un minuto già
occupato dalla categoria HC, quindi o useremo 16 minuti oppure 8; con 16 minuti però la nostra ultima partenza si
sposterebbe al minuto 246 che è troppo in là, dobbiamo usare anche qui 8 minuti (totale 120 minuti) e, applicando
quanto fatto in precedenza, potremo scegliere quale primo minuto il 54 oppure il 62 in modo da portare l'ultima
partenza al minuto 174 o 182 -(per chiarire bene questi concetti Vi consiglio di provare a fare una tabella su di un
foglio di carta oppure, se siete pratici di Computer di usare un foglio elettronico - potrebbe essere anche
divertente.)
Per il percorso successivo procederemo esattamente nello stesso modo, usando però, quale prima partenza, un
minuto dispari ( alternando minuti pari e minuti dispari sui vari percorsi ci garantiremo una buona ed uniforme
distribuzione dei concorrenti).
41
10.2 LA PREMIAZIONE
La premiazione costituisce il nostro "commiato" dai
concorrenti e dalle società; è l'ultima impressione che
rimane loro dall'intera manifestazione e quindi anche
questa fase va curata nei dovuti modi.
Un premiazione all'altezza, dignitosa nei contenuti e nello
svolgimento, conferisce alla gara un tono di "Ufficialità"
che, oltreché utile nel caso avessimo la presenza di
Autorità, risulta gratificante per i Premiati.
Il riconoscimento "Ufficiale" dei vincitori è sempre stato un
momento importantissimo in qualsiasi gara, dai tempi più
antichi sino ad oggi e va rispettato pur senza eccessive esagerazioni.
L'intervento di alcune Autorità locali risulta importante
anche nel contesto di quanto già detto in precedenza in
relazione al "farsi conoscere" quanto più possibile, anche
se dobbiamo stare attenti a non esagerare con le famose
"due parole", rischiando di stufare il nostro pubblico.
Se avremo lavorato con impegno nelle fasi di
preparazione della nostra gara, non sarà difficile avere a
disposizione numerosi premi, anche di un certo valore.
Medaglie e/o coppe sono gradite in genere dalle
categorie giovanili (significative soltanto in occasioni di
Campionati o similari), mentre le altre categorie
gradiscono maggiormente i premi "in natura". Risultano
interessanti e graditi anche premi di un certo valore, quali
oggetti in metalli
pregiati.
Sarebbe opportuno,
se non necessario, che
un
addetto
(Responsabile
del
cerimoniale),
si
dedicasse in modo
specifico all'allestimento della premiazione e al relativo protocollo. Questo
addetto potrà poi organizzare anche materialmente la premiazione, indicando
allo speaker la successione delle categorie chiamate alla cerimonia, quali premi
vanno consegnati, quali sono le Autorità che devono essere chiamate in funzione della categoria.
Un ultima annotazione per ricordare che la scelta dell'orario della premiazione, nonché la sua durata, deve tener
conto degli orari delle ultime partenze (e di conseguenza degli arrivi degli ultimi concorrenti), nonché delle esigenze di
rientro dei concorrenti stessi. A questo proposito torna utile predisporre un crono-programma di premiazione, che
indichi la durata massima dei discorsi delle Autorità e di ciascun momento di consegna dei premi di categoria, al fine di
non esagerare nella durata.
42
10.3 IL POST-EVENTO
Per post evento (dopo gara) intendiamo tutto quello che rimane da fare dopo aver effettuato la cerimonia di
premiazione, e cioè le fasi di recupero e di riordino dei materiali, di ripristino delle zone utilizzate, di comunicazione ai
mass-media dei risultati, di invio delle classifiche e delle statistiche di gara, e di chiusura "Ufficiale" della
manifestazione.
Quando non esista un addetto agli allestimenti, che avrà provveduto, oltre ad organizzare i lavori di montaggio delle
varie strutture, anche al loro "smontaggio" ed eventuale riordino, sarà compito dei Responsabili dei singoli settori
organizzare con anticipo quella che sarà la fase finale del loro lavoro, ovvero il recupero dei materiali utilizzati, la loro
cernita nell'ottica di un possibile riutilizzo, il riordino degli stessi ed il ripristino delle zone utilizzate.
Per ripristino delle zone utilizzate intendiamo la completa pulizia e riordino delle aree interessate dalla nostra
manifestazione, la verifica di eventuali danni da calpestio o danni permanenti, che andranno eventualmente
rimborsati ai proprietari dei terreni.
Nei giorni successivi alla manifestazione, se non lo avremo fatto subito, dovremo inventariare i materiali utilizzati,
aggiustare i componenti danneggiati, lavare ed asciugare le lanterne, controllare la funzionalità delle punzonatrici e le
condizioni dei paletti, in modo che per la manifestazione successiva tutto sia pronto.
Non dobbiamo dimenticare infine di inviare le nostre classifiche ai giornali e televisioni, almeno locali, con l'aggiunta di
una breve nota riassuntiva (di solito evita il verificarsi di inevitabili "svarioni" che andiamo a leggere nei giorni
successivi).
L'invio delle classifiche alle società e ad i competenti organi Federali deve essere fatto nei tempi più brevi possibili (se
sufficientemente organizzati lo si può fare già il giorno successivo).
La chiusura "Ufficiale" della manifestazione avviene normalmente con la chiusura del bilancio; anche a questo punto
sarebbe interessante riunire il Personale che ha collaborato, per un momento di festa, magari con una cena se il
nostro bilancio ce l'avrà permesso oppure anche solo per illustrare il dato finito della nostra gara per ringraziare tutti e
per mantenere vivo il contatto con quanti ci hanno aiutato e potrebbero aiutarci ancora.
43
pro
1
2
quando
due anni
prima della
gara
due anni
prima della
gara
3
un anno
prima
4
un anno
prima
5
un anno
prima
6
un anno
prima
7
un anno
prima
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
20
30
40
50
un anno
prima
molto
prima
molto
prima della
gara
molto
prima
molto
prima
cosa
chi
verificare di essere in possesso dei
requisiti previsti dal R.T.F. (impiantiDirettivo
qualifiche)
chiedere al C.R e alla FISO
l'inserimento della gara in calendario
Presidente
(1°-2° livello)
chiedere al C.R e alla FISO
l'inserimento della gara in calendario
Presidente
(3°-4° livello)
contattare i collaboratori e il
Responsabili
Delegato Tecnico
di Settore
predisporre il programma dettagliato,
lo scadenzario, l'organigramma e il
Event Manager
budget
attivare il sito internet e predisporre il Responsabile
programma della comunicazione
Comunicazione
stampare le locandine e le brochures
preparare i tracciati (prima stesura)
distribuire le locandine di gara e le
brochures
recuperare lista base M/W Database FISO - classifica Coppa
Italia – classifiche Campionato Reg.
recuperare il materiale necessario al
Centro Gare
recuperare il materiale necessario
alla partenza e all'arrivo
recuperare il materiale necessario
molto
alla segreteria (buste, spilli, punti
prima
ecc.)
molto
preparare i tracciati (definitivi) e
prima della verificarli con i controllori e il
gara
Delegato Tecnico
molto
posare i nastrini su tutti i punti in
prima
bosco
molto
controllare di avere paletti e lanterne
prima
a sufficenza
molto
contare i pettorali e segnalare i
prima della mancanti all'elaborazione dati
molto
recuperare i premi e suddividerli per
prima
le varie categorie
la settimana raccogliere le iscrizioni e inserirle in
prima
elaborazione dati
4-5 gg
stampare le carte con i tracciati
prima
4-5 gg
controllare le stampe delle cartine
prima
60
4-5 gg
prima
70
4-5 gg
prima
stampare e fotocopiare le descrizioni
punti per le buste di società
dividere e contare le cartine per ogni
categoria e recuperare sacchetti anti
pioggia
44
e anche
e anche
Delegato
Tecnico
Delegato
Tecnico
Responsabile
Comunicazione
Delegato
Tecnico
tracciatore
controllore
Delegato
Tecnico
tracciatore
controllore
Delegato
Tecnico
controllore
tracciatore
posatori
tracciatore
controllore
Responsabile
Segreteria
Responsabile
Cerimoniale
Elaborazione
Dati
Responsabile
Segreteria
tutti
Direttore di
gara
Responsabile
Logistica
Responsabile
Logistica
Responsabile
Materiali
tracciatore
tracciatore
controllore
Delegato
Tecnico
tracciatore
controllore
Delegato
Tecnico
Responsabile
Segreteria
tracciatore
controllore
aiutano
80
4-5 gg
prima
90
4-5 gg
prima
prog
quando
cosa
102
sabato
mattina
105
sabato
mattina
107
sabato
mattina
108
sabato
mattina
allestire la Segreteria e il Centro
Gare
preparare il Comunicato di gara e
fare le fotocopie per le buste di
società
stampare le ricevute per società da
consegnare al momento del ritiro
buste
stampare i nomi delle società con
codice da attaccare sulle buste di
società
stampare le griglie di partenza per
ogni società da mettere nelle buste
stampare le griglie per la partenza (3
copie) e per esporre al ritrovo (1)
stampare statistiche gara per
suddividere le cartine in partenza
montare il tendone e predisporre il
corridoio dell'arrivo
109
110
111
115
116
118
120
125
130
155
160
160
170
175
180
190
sabato
mattina
sabato
mattina
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
pomeriggio
sabato
sera
sabato
sera
sabato
sera
sabato
sera
prog
quando
201
mattina
presto
202
mattina
presto
preparare le griglie di partenza e
pubblicarle su internet
preparare un elenco delle Si-Card da
noleggiare per un controllo rientro a
fine gara
Elaborazione
Dati
allestire il kindergarden
portare punto corrente in zona arrivo
predisporre la zona parcheggi auto e
camper
preparare le griglie per Open, Eso
scuole con associato sicard e minuto
fettucciare il percorso dal ritrovo alla
partenza
preparare moneta per dare il resto al
momento del pagamento buste di
società
allestire lo stenditoio per le
classifiche
posare i paletti in bosco
tracciatore
Delegato
Tecnico
e anche
e anche
aiutano
Responsabile
Segreteria
chi
allestire il tendone della partenza
Direttore
di gara
Segreteria
Segreteria
Delegato
Tecnico
Segreteria
Segreteria
Segreteria
Segreteria
Segreteria
Responsabile
Arrivo
Responsabile
Partenza
Responsabile
Logistica
Responsabile
Logistica
Responsabile
Logistica
Responsabile
Logistica
Responsabile
Logistica
Segreteria
Responsabile
Partenza
Segreteria
Responsabile
Arrivo
tracciatore
controllore
posatori
predisporre la segnaletica per
raggiungere la zona gara
programmare le stazioni sport ident
con i codici
Responsabile
Logistica
Elaborazione
dati
sorteggiare la giuria di gara
Direttore gara
Delegato
Tecnico
chi
e anche
e anche
tracciatore
controllore
posatori
tracciatore
controllore
posatori
cosa
controllare la funzionalità delle
stazioni sport ident (con bricchetto
pulito)
posare le stazioni e le lanterne sui
paletti
45
aiutano
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
215
220
225
240
250
260
270
272
273
274
275
276
277
280
290
291
mattina
presto
mattina
presto
mattina
presto
mattina
presto
mattina
presto
mattina
presto
prima della
gara
predisporre l'eventuale punto ristoro
lungo il percorso
predisporre le indicazioni stradali
predisporre i parcheggi con frecce e
personale
allestire la postazione computer
montare l'impianto speaker
allestire l'Ufficio Gare
Responsabile
Logistica
Responsabile
Logistica
Responsabile
Logistica
Elaborazione
Dati
Responsabile
Logistica
Segreteria
Responsabile
Ristoro
allestire il ristoro
esporre le griglie di partenza, il
prima della
comunicato gara ed eventuali
Direttore gara
gara
classifiche
prima della accogliere le iscrizioni Open, Eso e
Segreteria
gara
Scuole
prima della sincronizzare l'orologio di gara con
Elaborazione
gara
le stazioni (orario GPS)
Dati
prima della dare assistenza ed informazioni agli
Segreteria
gara
Esordienti
prima della portare le cartine in partenza e
Responsabile
gara
controllarne la quantità
Partenza
Addetti
prima della
accogliere i bambini del kindegarden
Kindergarden
gara
iniziata la portare la lista degli iscritti OpenSegreteria
gara
Eso-Scuole alla elaborazione dati
durante la stampare le classifiche parziali ed
Elaborazione
gara
appenderle (30 minuti)
Dati
inviare la lista dei non partiti alla
a fine
Responsabile
elaborazione dati per inserimento
partenze
Partenza
non partiti
recuperare i pettorali e le sicard
con gli
Responsabile
noleggiate ad ogni arrivo
arrivi
Arrivo
concorrente
esporre vicino alle classifiche le
subito a
cartine di ogni categoria per il
Direttore gara
fine gara
disegno dei percorsi
subito a stampare le classifiche finali per le
Elaborazione
fine gara premiazioni
Dati
stampare le classifiche finali per il
Elaborazione
a fine gara
delegato tecnico
Dati
stampare le statistiche di gara per il
Elaborazione
a fine gara
delegato tecnico
Dati
consegnare una cartina con tutti i
a fine gara punti e tutti i percorsi al delegato
tracciatore
tecnico
produrre tutto il materiale necessario
Direttore di
a fine gara
all'omologazione
gara
premiazioni primi 3 di categoria,
Responsabile Responsabile
a fine gara
Comunicazione
campioni reg, coppa ita, società
Cerimoniale
raccogliere le lanterne e controllare
a fine gara
tracciatore
controllore
che siano rientrate tutte.
pubblicare classifiche sul sito
Responsabile
a fine gara
internet e inviarle alla FISO
Comunicazione
46
posatori
292
295
297
298
299
a fine gara
dopo la
gara
dopo la
gara
dopo la
gara
dopo la
gara
progr
quando
300
lunedì
310
lunedì
510
511
512
appena
possibile
appena
possibile
appena
possibile
controllare di aver recuperato tutte le
Si-card a noleggio
smontare i tendoni
recuperare la cartellonistica e le
fettucce
sbaraccare tutto, pulire la casa
inviare un resoconto ai mass media
cosa
Segreteria
Responsabile
Logistica
Responsabile
Logistica
Responsabile Responsabile Responsabile
Logistica
Partenza
Arrivo
Responsabile
Comunicazione
chi
inviare con corriere le stazioni
sportident a chi le ha fornite
calcolare i punteggi per il campionato
di società
tirare le somme finanziarie, entrate,
uscite, ambulanza ecc..
ringraziare i collaboratori, i proprietari
dei terreni, ecc
preparare il post-evento per
sponsors, partners e istituzioni
47
Direttore di gara
Elaborazione
dati
Amministratore
Direttore di gara
Responsabile
Comunicazione
e anche
e anche
aiutano
Personale
SEGRETERIA
Personale
TRACCIAMENTO
MATERIALI
TRACCIAMENTO
COSA
lanterne
paletti
punzonatrici
stazioni SportIdent
carta di gara con tutti i punti
stampa tracciati
sacchetti nylon
ristoro intermedio
punto radio
punto spettacolo
COSA
posa nastrini
descrizione punti
aggiornamento carta di gara
stampa tracciati
carte gara /x categorie e x n°
concorrenti
posa lanterne
ritiro lanterne
recinti non in cartina
proprietari da informare
tracciatore
controllore
1° aiutante
2° aiutante
addetto punto radio/ristoro
COSA
cancelleria
buste di società
pettorali
spilli
comunicato gara
griglia di partenza
computers
stampanti
carta A4
gruppo di continuità
cavi di collegamento elettrico
materiali di riserva
QUANDO
CHI
NOTE
QUANDO
CHI
NOTE
CHI
NOTE
CHI
NOTE
CHI
NOTE
QUANDO
responsabile
inserimento iscrizioni
inserimento tempi
stampa classifiche
esposizione classifiche
ritiro quote iscrizioni
consegna borse
iscrizione Esordienti/Scuole
iscrizione Open
quote iscrizione Eso/Open
pagamento alloggi alternativi
48
Personale
MATERIALI E STRUMENTI ARRIVO
COSA
QUANDO
CHI
NOTE
CHI
NOTE
tenda ufficio gare
tenda per cronometristi/arrivo
paletti Finish
stazioni Finish
tenda per ristoro
copertura postazione speaker
paletti legno
transenne
nastro segnaletico
corde
tavoli e sedie
cancelleria
forbici
attrezzi per allestimenti
striscione arrivo
tenda recupero vestiti
arco gonfiabile
generatori elettrici
impianto amplificazione speaker
cronometraggio
tenda Kindergarten
tendone pro loco
WC chimici
impianto illuminazione
manutenzione ponte
gestione parcheggi
pali in ferro
bacheca per risultati
contratto ENEL
punti acqua
partenza Elite
planimetria arrivo
base legno tenda segreteria
apertura sentieri
responsabile
cronometrista
giudice d'arrivo
addetto scarico dati
addetto strisciata tempi
addetto ritiro pettorali
addetto deposito carte
49
Personale
MATERIALI E STRUMENTI PARTENZA
COSA
nastro segnaletico
paletti legno
copertura x cartine
corde e filo di ferro
cassette con categorie
attrezzi per allestimento
supporti cartine da esporre a -1'
cartine mute da esporre (con ∆)
tavolette di supporto x giudici
cancelleria
schema posizionamento cassette
striscione
liste di partenza
liste di partenza aggiornate
paletti stazioni Clear/Check/Start
stazioni Check/Clear/Start
stazioni Clear/Check di riserva
area riscaldamento
servizio recupero indumenti
orologi/display
cronometri manuali
segnale acustico Start
sacchi nylon per rifiuti
segnaletica ritrovo-partenza
tabelle -1'/-2'/-3'
ristoro (acqua)
pulizia sentiero
sfalcio erba
QUANDO
CHI
NOTE
COSA
QUANDO
CHI
NOTE
Responsabile
Giudice di partenza
Addetto chiamata concorrenti
Addetto spunta pettorali/non
partiti
Addetto lettura n° Si Card
Addetto spunta Si Card
Addetto controllo Clear/Check
Addetto partenza ritardatari
Addetto cartine
Addetto collegamento
radio/arrivo
50
Personal
e
SPEAKER
Personale
LOGISTICA E
PUBBLICHE RELAZIONI
QUANDO
COSA
vitto alloggio organizzatori
alloggi alternativi
pro loco
attraversamenti stradali
parcheggi
segnaletica stradale
conferenza stampa
presentazione evento
responsabile alloggi
responsabile parcheggi
1° aiutante parcheggi
2° aiutante parcheggi
addetto attraversamenti
addetto pubbliche relazioni
COSA
tempi intermedi
classifica ufficiosa
interviste
premiazioni
PREMIAZIONI
CHI
NOTE
CHI
NOTE
CHI
NOTE
QUANDO
CHI
NOTE
QUANDO
CHI
NOTE
CHI
NOTE
speaker
1° collaboratore
2° collaboratore
cestini
medaglie
cerimoniale
backstage con loghi sponsor
COSA
RISTORO
NOTE
QUANDO
COSA
Pe
rso
nal
e
CHI
gazebi
tavoli
bicchieri monouso
pentole
contenitori termici
bruciatore + gas
fiammiferi
mestoli
tè in polvere
raccolta differenziata
Responsabile
1° collaboratore
51
OPEN
7
W50
8
W16
8
W45
9
M60
9
W40
10
M16
10
MB
11
M55
11
W35
12
M50
12
W18
13
M45
29 21 50
24 3 27
21 4 25
6 4 10
8 4 12
27 3 30
76
76
76
77
77
77
00:59:00
00:01:00
00:02:00
00:01:00
00:25:00
00:52:00
00:01:00
00:02:00
00:02:00
00:02:00
00:02:00
00:02:00
01:48:00
00:53:00
00:50:00
00:19:00
00:47:00
01:50:00
1
1
1
1
1
1
0
0
0
0
0
0
0
1
0
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
1
0
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
1
0
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
1
0
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0
1
0
0
0
0
1
0
1
0
0
vacanti
00:11:00
00:12:00
7
00:10:00
WB
00:08:00
00:09:00
6
00:07:00
W55
00:06:00
6
00:05:00
M70
00:04:00
5
00:03:00
M65
00:02:00
5
00:01:00
MC
00:00:00
4
Mostra riga 0/1
M14
Ultimo partente
4
Intervallo
WC
Prima partente
3
Primo Punto
ESO
M12
W12
W60
W65
W14
tot concorrenti
1
1
1
2
2
3
iscritti
Categoria
Percorso
Tardi
Presto
2° collaboratore
7
4
35
5
26
3
15
5
7
3
16
3
10
3
3 27
17
3
25
3
19
3
25
3
8
3
26
3
49
3
25
3
9
3
29
3
12
3
32
3
0
1
0
1
0
0
11
77 01:55:00 00:02:00 02:15:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
40
83 00:02:00 00:02:00 01:20:00
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1 0
1
0 1
29
83 01:25:00 00:02:00 02:21:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
20
82 00:01:00 00:02:00 00:39:00
1
0
1
0
1
0
1
0
1
0 1
0
1 0
10
82 00:50:00 00:02:00 01:08:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
19
74 00:02:00 00:02:00 00:38:00
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1 0
1
0 1
13
74 00:41:00 00:02:00 01:05:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
30
67 00:01:00 00:02:00 00:59:00
1
0
1
0
1
0
1
0
1
0 1
0
1 0
20
67 01:10:00 00:02:00 01:48:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
28
75 00:51:00 00:02:00 01:45:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
22
75 00:02:00 00:02:00 00:44:00
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1 0
1
0 1
28
74 01:09:00 00:02:00 02:03:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
11
74 02:05:00 00:03:00 02:35:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
29
71 00:01:00 00:02:00 00:57:00
1
0
1
0
1
0
1
0
1
0 1
0
1 0
52
71 00:58:00 00:02:00 02:40:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
0 0
28
73 00:02:00 00:02:00 00:56:00
1
0
0
1
0
1
0
1
0
1 0
1
0 1
12
73 01:13:00 00:03:00 01:46:00
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0 0
0
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