Perchè la tua biblioteca dovrebbe scegliere di passare ad Alma Una

Perchè la tua biblioteca
dovrebbe scegliere di
passare ad Alma
Una soluzione unificata fin
dalla sua progettazione
Processi decisionali
informati in base ai
dati e alla loro analisi
Personalizzazione e
approccio orientato
ai ruoli
Dati unici e dati condivisi.
Un modello ibrido:
Institution Zone
e Community Zone
Sistema aperto
e interoperabile
Cosa dicono i
nostri clienti
Contatti
Perchè la tua biblioteca
dovrebbe scegliere di
passare ad Alma
Una soluzione
unificata fin dalla
sua progettazione
Processi decisionali
informati in base ai
dati e alla loro analisi
Personalizzazione
e approccio orientato
ai ruoli
Dati unici e dati
condivisi. Un modello
ibrido: Institution Zone
e Community Zone
Perchè la tua biblioteca dovrebbe scegliere di passare ad Alma
Nel mercato delle biblioteche le decisioni
basate sul dato economico sono sempre più
importanti. Per questo efficienza e riduzione del
“total cost of ownership” hanno fatto da guida
nella progettazione di Alma, il nuovo sistema di
biblioteca di Ex Libris. Sviluppato in collaborazione
con biblioteche accademiche di primo piano, Alma
snellisce le procedure di biblioteca incorporando in
un unico sistema la gestione di tutte le tipologie
di risorse: elettroniche, digitali, a stampa.
Alma è un servizio fornito in modalità Softwareas-a-Service che riduce i costi di hardware e
libera lo staff dall’onere degli aggiornamenti
del software, consentendo alle biblioteche
di focalizzare le proprie risorse umane sul
raggiungimento degli obiettivi strategici
dell’Università. Inoltre, i potenti strumenti analitici
di Alma mostrano quale utilizzo viene fatto delle
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risorse e dei servizi, aiutando le biblioteche a
prendere decisioni informate, basate su dati
concreti.
Primo, la soluzione di discovery e delivery,
insieme a Rosetta, il sistema di conservazione
a lungo termine dei materiali digitali, e ad Alma
rappresentano una piattaforma per trasformare
le tradizionali biblioteche, orientate alla gestione
delle collezioni, in una componente essenziale
delle istituzioni accademiche e di ricerca,
orientata ai servizi.
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Il passaggio ad Alma:
una mossa semplice e vincente
Il passaggio ad Alma non richiede un grande
investimento di capitale. Calcolando poi i costi
di hardware e delle risorse umane dedicate
alla manutenzione dei sistemi ora in uso,
potreste addirittura scoprire che la sottoscrizione
annuale ad Alma non si discosta molto dal
costo complessivo attuale. Senza tenere conto
degli enormi vantaggi che Alma porta con sè in
termini di efficienza e flussi di lavoro ottimizzati.
Per quanto riguarda l’implementazione non
è richiesto un impegno vincolante dello staff
in attività dispendiose in termini di tempo. In
quanto soluzione cloud-based, Alma è veloce da
implementare e richiede un impegno minimo
allo staff di biblioteca per portare il sistema in
produzione.
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Alma – Il modello SaaS
(software-as-a-service)
Il modello SaaS garantisce all’istituzione un
agile aggiornamento mensile del software che
non richiede alcun coinvolgimento dello staff
che può così concentrarsi su altre attività.
Tutti e tre i data center di Ex Libris sono
certificati ISO 27001:2005 e rispondono agli
standard SSAE (Statement on Standards for
Attestation Engagements) N. 16 (SOC 1).
I data center soddisfano i più severi standard
relativi a sicurezza, elevata disponibilità e cloud
computing. Oltre ad un funzionario dedicato
alla sicurezza, Ex Libris ha un team di persone
dedicate che monitorano le operazioni in cloud
24x7x365.
Perchè la tua biblioteca
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Una soluzione
unificata fin dalla
sua progettazione
Decisioni
informate basate
su dati e analisi
Personalizzazione
e approccio orientato
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Dati unici e dati
condivisi. Un modello
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Una soluzione unificata
fin dalla sua progettazione
Diversamente da altri servizi che sono costituiti
da una collezione di ambienti software collegati
tra loro, Alma fornisce un servizio che consolida
le funzioni necessarie alla gestione delle risorse
elettroniche, digitali e a stampa. Alma supporta
l’intera gamma di operazioni di biblioteca –
selezione, acquisizione, gestione dei metadati,
digitalizzazione e fruizione – per l’intero spettro
dei materiali di biblioteca, indipendentemente
dal loro formato e dalla loro collocazione.
Unificando la gestione e i flussi di lavoro in
maniera trasversale alle diverse collezioni e
collocazioni, Alma produce risparmio sia per le
singole istituzioni che per i consorzi e aiuta la
biblioteca a lavorare in maniera più efficiente
ed efficace.
Alma di Ex Libris offre un unico ambiente di gestione delle molteplici soluzioni
consolidate al suo interno:
• Sistema integrato di biblioteca
• Link resolver
• Gestione delle risorse elettroniche
• Gestione degli oggetti digitali
Questa soluzione unificata viene fornita come servizio in cloud computing
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dei clienti
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“Dopo un’intensa preparazione, siamo davvero felici di essere
operativi con Alma. Il nostro gruppo di implementazione ha
sviluppato forti relazioni di lavoro con lo staff di Ex Libris che
ha guidato il progetto da Londra e Amburgo. Apprezziamo la
prontezza e l’attenzione al dettaglio nel portare a compimento
un progetto complesso in tempi serrati. Come speravamo e
ci aspettavamo, stiamo affrontando la sfida di riconsiderare
molte pratiche lavorative e workflow. Nelle settimane e nei
mesi a venire ci aspettiamo di fare importanti passi in avanti
nell’integrazione di flussi di lavoro che prima erano separati,
consentendoci di lavorare in maniera più efficiente ed efficace.
In particolare non vediamo l’ora di sviluppare una base di dati
oggettivi per orientare le nostre decisioni sfruttando il modulo
Analytics di Alma e siamo eccitati dalle possibilità di ulteriori
integrazioni che ci aiuteranno a migliorare il nostro servizio agli
utenti della biblioteca, attraverso la piattaforma di Alma dedicata
agli sviluppatori.”
Clare Powne,
Bibliotecaria presso Lancaster University
Perchè la tua biblioteca
dovrebbe scegliere di
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Una soluzione
unificata fin dalla
sua progettazione
Decisioni
informate basate
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Dati unici e dati
condivisi. Un modello
ibrido: Institution Zone
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Testimonianze
dei clienti
“La visione di Ex Libris di una gestione unificata
delle risorse era in linea con le nostre stesse
strategie e le funzionalità di Alma rispondevano
a molte delle nostre necessità. Aderendo al
programma “early adopters” abbiamo avuto
l’opportunità di impegnarci attivamente nello
sviluppo delle funzionalità di Alma. Abbiamo
rivisto molte delle nostre politiche ed ancora
oggi che siamo in produzione, veniamo sfidati
a ripensare le nostre procedure e i flussi di
lavoro, e come risultato il nostro impegno sta
producendo benefici tangibili in termini di
risultati accademici per l’Università.”
Decisioni informate basate su dati e analisi
Alma comprende un ampio ventaglio di potenti strumenti
analitici che raccolgono e analizzano diverse tipologie di dati,
come statistiche su costi e utilizzo, allo scopo di aiutare lo staff
di biblioteca e gli amministratori a prendere decisioni informate.
Gli strumenti analitici che lavorano dietro le quinte di Alma
consentono alle biblioteche di estrarre e interpretare le informazioni
necessarie in maniera trasversale, per esaminare ad esempio
la relazione tra le spese per le collezioni
in sottoscrizione ed il loro
utilizzo, incrociando
variamente i dati.
Con gli strumenti analitici di Alma tracciare i processi è semplice ed aiuta la biblioteca nella
pianificazione e definizione delle proprie politiche. È possibile ad esempio monitorare lo stato
di avanzamento nell’espletamento della richiesta di un utente o identificare la causa di un
eventuale ritardo nella procedura di digitalizzazione, evidenziando i passaggi che ne hanno
rallentato il processo e mostrando dove è necessario un maggiore impiego di staff.
Analisi descrittive
(cosa è successo)
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Jane Gosling,
Direttore di Biblioteca e supporto al digitale,
Plymouth University Library
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Una soluzione
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sua progettazione
Decisioni
informate basate
su dati e analisi
Personalizzazione
e approccio orientato
ai ruoli
Alma è stata progettata tenendo conto che ciascuna biblioteca ha
specifiche necessità rispetto alla propria soluzione. Per rispondere
ai bisogni di ogni istituzione, dietro ai workflow di Alma risiede un
motore di tipo business-process che consente a ciascuna biblioteca
di definire le proprie regole e personalizzare i flussi di lavoro
automatizzati. Alma permette di automatizzare molti workflow
che attualmente richiedono un lavoro manuale. Di conseguenza
i membri dello staff possono concentrare il proprio lavoro sulle
eccezioni e sui quei compiti che richiedono attività decisionali.
Le informazioni in Alma sono strettamente interconnesse e ciò
consente ad esempio all’utente di navigare da un ordine di
acquisto ai relativi fornitori, fondi di spesa o licenze d’uso.
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Stephen Gillespie,
Associate Director of Library Resources,
RMIT University Library
In ciascuna pagina di Alma viene mostrato un link persistente alla
lista delle attività da svolgere, aiutando lo staff a tenere sempre
sotto controllo il proprio lavoro. Tutto all’interno di Alma, dalla
dashboard personalizzata alla barra del menù fino alla search-box,
è stato disegnato con la flessibilità necessaria ad assecondare i
flussi di lavoro di ogni biblioteca e di ogni bibliotecario.
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“Alma lavora in maniera trasparente per
lo staff di biblioteca. Le soluzioni cloud
funzionano davvero! Alma sta rendendo
i flussi di lavoro più semplici ed efficaci,
concedendo più tempo al nostro staff
per occuparsi di attività di supporto agli
obiettivi dei nostri studenti e docenti. In
aggiunta all’efficienza ed alla maggiore
produttività offerte da Alma, siamo
anche felici di non doverci più occupare
di installare gli aggiornamenti del
software o di mantenere l’hardware.”
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Dati unici e dati condivisi.
Un modello ibrido: Institution
Zone e Community Zone
L’ambiente di gestione dei metadati di Alma supporta
una Community Zone condivisa che contiene metadati
resi liberamente disponibili da biblioteche di tutto il
mondo, biblioteche nazionali incluse. Disegnata per
incentivare la condivisione all’interno della comunità
di Alma, la Community Zone fornisce accesso aperto
ai metadati. I creatori originari dei metadati contenuti
nella Community Zone mantengono la proprietà dei
loro record. Per rafforzare il proprio impegno riguardo
alla politica dell’open-data, Ex Libris ha istituito
un gruppo consultivo incaricato di salvaguardarne
l’applicazione nel miglior modo possibile.
Oltre alla Community Zone in Alma è presente la
Institution Zone che contiene il catalogo locale
dell’istituzione, visibile solo agli utenti staff ad
essa affiliati.
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e approccio orientato
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Dati unici e dati
condivisi. Un modello
ibrido: Institution Zone
e Community Zone
“…La gestione integrata delle risorse
elettroniche, unificata alla gestione delle
risorse a stampa, è stato un argomento
fondamentale a favore di Alma. Anche
se spendiamo quasi la metà del nostro
bilancio per le risorse elettroniche, prima
non eravamo in grado di gestirle e valutarle
in un sistema integrato, assieme alle risorse
a stampa. Con Alma saremo in grado di
migliorare significativamente i servizi ai
nostri utenti. Alma è una soluzione molto
adatta a Mannheim, soprattutto considerando
la riorganizzazione del 2013 del consorzio
di biblioteche tedesche, guidata dalla
Fondazione Tedesca per la Ricerca. La maggior
parte della gestione dei dati nelle reti
regionali del paese in futuro sarà condotta
attraverso sistemi cloudbased integrati con le
reti di biblioteche internazionali…”
Christian Benz,
Bibliotecario, University of Mannheim
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Sistema aperto e interoperabile
Attraverso l’uso di interfacce web aperte è possibile integrare
Alma in maniera del tutto trasparente con altri sistemi, compresi
sistemi esterni all’istituzione, ed è possibile sviluppare adattatori
e app per rispondere alle specifiche necessità della propria
istituzione. Tutte le informazioni riguardanti i servizi web di Alma
e le opzioni di integrazione
si trovano all’interno della
piattaforma dedicata agli
sviluppatori di Alma. Da lì è
possibile vedere e scaricare
API, web services, esempi,
documentazione e strumenti di
integrazione.
Ex Libris si immagina un futuro
in cui la biblioteca si integra non solo con gli ambienti tradizionali
dell’istituzione, come i sistemi finanziari e di gestione dell’utenza,
ma che interagisce anche con gli ambienti di e-research ed altri
componenti della dinamica infrastruttura di comunicazione scientifica.
“Stavamo cercando un
sistema di biblioteca di nuova
generazione che gestisse le
nostre collezioni elettroniche in
continua crescita in maniera più
efficace e che si integrasse in
modo trasparente con il nostro
sistema di discovery Primo.
Un requisito essenziale era
rappresentato dalla capacità del
nuovo sistema di integrarsi con
il nostro sistema di archiviazione
automatica e recupero (ASRS)
che fornisce accesso all’80%
delle collezioni a stampa della
biblioteca. Alma è l’unica
soluzione presente sul mercato
che risponde a questa esigenza.”
JoAnne Sparks,
Bibliotecaria,
Macquarie University
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Cosa dicono gli utenti di Alma
Scoprite direttamente dalle
loro testimonianze perchè i nostri
clienti hanno scelto Alma
University of Salford Goes
Live with Ex Libris Alma
Julie Berry, university librarian at Salford: “The move to Alma
is the final piece in our three-year digital library project, which
has seen us transform our systems and collections, putting us in a
much stronger position to meet the university’s strategic objectives.
In particular, we are excited by the opportunities offered by Alma
Analytics, which will improve our understanding of how our resources
are being used and help us target our support and services more
effectively. Overall, the move to Alma went incredibly smoothly. The
project management was excellent, and Ex Libris staff responded very
quickly to any queries that we had.”
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