Privacy: Videosorveglianza e registrazione di immagini

Privacy:
Videosorveglianza e registrazione di immagini
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• Premessa
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• Adempimenti organizzativi
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• Oggetto della videosorveglianza
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• Registrazione di immagini
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• Accordo sindacale
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• Autorizzazione Direzione Provinciale del Lavoro
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• Misure di Sicurezza
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• Riferimenti
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• Premessa:
Le norme sulla privacy non vietano l’installazione di sistemi di
videosorveglianza e di registrazioni di immagini ma richiedono
che tali sistemi siano conformi al "Codice in materia di
protezione dei dati personali“ e rispettino, in generale, la
privacy dei cittadini. Ciò significa che occorre sempre rispettare
questi tre principi:
L’installazione di telecamere è lecita solo quando altre misure
di sicurezza siano ritenute insufficienti o inattuabili.
L’eventuale registrazione e conservazione delle immagini deve
essere limitata nel tempo.
I cittadini devono sapere sempre e comunque se un’area è
sottoposta a videosorveglianza.
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• Adempimenti organizzativi:
Analisi preliminare:
Prima di installare un impianto di videosorveglianza occorre valutare se la
sua utilizzazione sia realmente proporzionata agli scopi perseguiti o se non
sia invece superflua. Gli impianti devono cioè essere attivati solo quando
altre misure (sistemi d’allarme, altri controlli fisici o logistici, misure di
protezione agli ingressi ecc.) siano realmente insufficienti o inattuabili.
Questa analisi deve essere sintetizzata in forma scritta ed il documento
conservato presso il responsabile del trattamento o il titolare. Il documento
deve riportare anche la dislocazione e la tipologia delle apparecchiature
(fisse o mobili) utilizzate.
Autorizzazione preliminare:
È necessario una autorizzazione preliminare da parte del Garante solo nel
caso che i sistemi di videosorveglianza prevedano una raccolta delle
immagini collegata e/o incrociata e/o confrontata con altri particolari dati
personali (ad esempio dati biometrici) oppure con codici identificativi di
carte elettroniche o con dispositivi che rendono identificabile la voce.
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Informativa:
Chiunque transiti in una zona soggetta a videosorveglianza, quindi anche
un semplice cittadino, deve essere informato che sta per accedere o che si
trova in una zona video sorvegliata e dell’eventuale registrazione; ciò
anche nei casi di eventi e in occasione di spettacoli pubblici (concerti,
manifestazioni sportive) o di attività pubblicitarie (attraverso webcam). Il
Garante ha predisposto un modello semplificato di informativa minima
sotto forma di "cartello" con un simbolo ad indicare l’area video
sorvegliata; questo cartello deve essere chiaramente visibile ed indicare
chi effettua la rilevazione delle immagini e per quali scopi. In presenza di
più telecamere, in relazione alla vastità dell’area e alle modalità delle
riprese, vanno installati più cartelli. In luoghi diversi dalle aree esterne il
"cartello" va integrato con almeno un avviso circostanziato che riporti gli
elementi completi dell’informativa:
finalità e modalità del trattamento;
natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di
un eventuale rifiuto di rispondere;
soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere
comunicati o che possono venirne a conoscenza;
diritti riconosciuti all'interessato dall'articolo 7 del Codice; estremi
identificativi del titolare e, se designato, del responsabile del trattamento.
Consenso:
Si possono installare telecamere senza il consenso degli interessati, sulla
base delle prescrizioni indicate dal Garante, quando chi intende rilevare le
immagini deve perseguire un interesse legittimo a fini di tutela di persone e
beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di
vandalismo, prevenzione incendi, sicurezza del lavoro ecc.
Responsabili ed incaricati:
Si devono designare per iscritto tutte le persone fisiche, incaricate del
trattamento, autorizzate ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui è
indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le registrazioni. Vanno
osservate le regole ordinarie anche per ciò che attiene all’eventuale
designazione di responsabili (interni o esterni) del trattamento, avendo
particolare cura al caso in cui il titolare si avvalga di un organismo esterno
anche di vigilanza privata.
Regolamento:
È opportuno che venga predisposto un regolamento relativo ai sistemi di
videosorveglianza e registrazioni di immagini in uso presso la struttura. Il
regolamento, oltre a riportare il censimento aggiornato dei sistemi e dei
relativi trattamenti nell’ambito in oggetto, dovrebbe contenere le istruzioni
operative suddivise per funzioni aziendali nonché le misure di sicurezza
adottate. Nelle aziende più piccole il regolamento può essere sostituito da
istruzioni scritte per gli incaricati.
Formazione:
Devono essere adottate opportune iniziative periodiche di formazione
degli incaricati sui doveri, sulle garanzie e sulle responsabilità, sia all’atto
dell’introduzione del sistema di videosorveglianza, sia in sede di
modifiche delle modalità di utilizzo.
Diritto di accesso:
Le immagini di una persona acquisite con un impianto di
videosorveglianza costituiscono dati personali, con conseguente
possibilità per l'interessato di proporre l'istanza di accesso nei confronti
del titolare e del responsabile del trattamento.
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• Oggetto della videosorveglianza:
Principio di base:
Chi installa telecamere deve perseguire finalità determinate e di propria
pertinenza; per un’azienda esse di solito sono volte al contrasto di
aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, prevenzione
incendi, sicurezza del lavoro.
Casi illeciti:
Non è lecito (neanche per le amministrazioni comunali) usare la
videosorveglianza per accertamento dei reati, finalità che competono
invece solo ad organi giudiziari o a forze armate o di polizia. Divieto
assoluto di controllo a distanza dei lavoratori rispettando le garanzie
previste in materia di lavoro (art. 4 l.300/70), sia all’interno degli edifici, sia
in altri luoghi di prestazione del lavoro. Inammissibili le telecamere in
luoghi non destinati all’attività lavorativa (bagni, spogliatoi, docce,
armadietti, luoghi ricreativi). Non risulta giustificata un’attività di rilevazione
a fini promozionali, turistici o pubblicitari, attraverso webcam o che
rendano identificabili i soggetti ripresi. Sono ingiustificati gli impianti
installati al solo fine di controllare il divieto di fumare, di calpestare aiuole,
di depositare sacchetti dell’immondizia etc.
Casi particolari:
Negli ospedali e nei luoghi di cura è ammesso il monitoraggio di pazienti
ricoverati in particolari reparti (esempio: rianimazione). Potranno accedere
alle immagini solo il personale autorizzato e i familiari dei ricoverati.
Negli istituti scolastici l’installazione di sistemi di videosorveglianza è
ammissibile solo quando strettamente indispensabile (esempio: atti
vandalici) e solo negli orari di chiusura. Sono ammesse, nel rispetto di
principi specifici, telecamere su alcuni mezzi di trasporto pubblici, nei
luoghi di culto e sepoltura.
Condomini e videocitofoni:
Le riprese di aree condominiali da parte di più proprietari o condomini, di
studi professionali, società ed enti sono ammesse esclusivamente per
preservare, da concrete situazioni di pericolo, la sicurezza di persone e la
tutela dei beni. L’installazione da parte di singoli condomini richiede
comunque l’adozione di cautele: angolo visuale limitato ai soli spazi di
propria pertinenza, nessuna ripresa di aree comuni o antistanti le
abitazioni di altri condomini ecc. I videocitofoni sono ammessi per finalità
identificative dei visitatori.
False telecamere:
Anche l’installazione meramente dimostrativa o artefatta di telecamere non
funzionanti o per finzione, anche se non comporta trattamento di dati
personali, può determinare forme di condizionamento nei movimenti e nei
comportamenti delle persone in luoghi pubblici e privati e pertanto può
essere legittimamente oggetto di contestazione.
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• Registrazione di immagini:
Principio di base:
Va limitata rigorosamente la creazione di banche dati quando è sufficiente
installare un sistema a circuito chiuso di sola visione delle immagini senza
la loro registrazione (monitoraggio del traffico, controllo del flusso ad uno
sportello ecc.).
Durata di conservazione delle immagini:
In caso di registrazione, il periodo di conservazione delle immagini deve
essere limitato: a poche ore o al massimo 24 ore, fatte salve speciali
esigenze di ulteriore conservazione in relazione a indagini. Per attività
particolarmente rischiose (esempio: banche, aziende orafe) è ammesso un
tempo più ampio, che non può superare comunque la settimana (7 giorni).
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• Accordo sindacale
Al fine dell’installazione di un impianto di VDS, in caso di rappresentanze
sindacali costituite in azienda (RSA/RSU), è necessario procedere alla
redazione dell’accordo sindacale;
Tale accordo certifica che le immagini acquisite attraverso la Videosorveglianza
non saranno mai utilizzate per monitorare (anche in maniera discontinua)
l’attività lavorativa, così come prescritto dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori
(l.300/70);
Tale prescrizione trova fonte in:
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Provvedimento in materia di Videosorveglianza d.d. 08 aprile 2010;
Giurisprudenza (Cass. Civ. Sez. lavoro, 06-03-1986, n. 1490);
Provvedimento del Garante Privacy n.142 del 14 aprile 2011.
Nel caso in cui non vi siano rappresentanze sindacali costituite (RSA/RSU)
risulta necessario procedere alla richiesta di autorizzazione alla Direzione
Provinciale del Lavoro competente per territorio;
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• Autorizzazione Direzione Provinciale del Lavoro
La richiesta di autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro (DPL) risulta
necessaria in tutte quelle realtà ove non risulta costituita alcuna
rappresentanza sindacale;
La richiesta di autorizzazione alla DPL andrà presentata anche nel caso di
“mancato accordo” con le rappresentanze sindacali;
Il contenuto della richiesta di autorizzazione varia a seconda della DPL
territorialmente competente. Nella maggior parte dei casi risulta necessario
allegare la seguente documentazione:
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Planimetrie del luogo in cui è installato l’impianto con indicazione del cono di
visualizzazione di ogni telecamera;
Descrizione tecnica dell’impianto (tipo di telecamere, modello e funzioni del
registratore, tipo di tecnologia adottata).
A seguito della presentazione della richiesta di autorizzazione la DPL
competente provvederà, se del caso, al rilascio della autorizzazione
all’installazione dell’impianto di Videosorveglianza.
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• Misure di sicurezza:
I dati personali, compresi quelli relativi al trattamento di
videosorveglianza, devono essere protetti da idonee e preventive misure
di sicurezza, riducendo al minimo i rischi di distruzione, perdita, anche
accidentale, di accesso non autorizzato o trattamento non consentito o
non conforme alle finalità della raccolta.
Le "misure minime di sicurezza" sono obbligatorie anche sul piano
penale. Il titolare del trattamento che si avvale di un soggetto esterno
deve ricevere dall’installatore una descrizione scritta dell’intervento
effettuato che ne attesti la conformità alle regole in materia. Tra le misure
di sicurezza che devono essere adottate:
locali con accesso protetto da badge
armadi chiusi a chiave per la custodia dei supporti
sistemi di controllo accessi (user-id, password) per visionare le
registrazioni
diversi profili di autorizzazione per accedere alla visione delle immagini
registrate (ad esempio: per manutentore, per responsabile del
trattamento, per forze di polizia)
sistemi di cifratura delle registrazioni.
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• Riferimenti
Debora Cucco
Sales Manager - Area Nord-Est
[email protected]
T. +39 0444 571 212 | F. +39 0471 920 151 | Cell. +39 338 408 3571
Dott. Andrea Avanzo
Consulente
[email protected]
T. +39 0471 920 141 | F. +39 0471 920 151