Brochure

POST OFFICE
Gestione Elettronica dei Documenti
in Ingresso
Trasformare i documenti cartacei in formato digitale per condurre
l’azienda verso un modello paperless.
L’ACQUISIZIONE MULTICANALE
DELLE INFORMAZIONI
I documenti sono il contenitore principale della conoscenza che
può essere trasferita tra diversi soggetti interni o esterni all’impresa
ed hanno una serie di specifiche necessità di gestione.
I servizi di Gestione Elettronica dei Documenti in Ingresso
permettono di acquisire le informazioni contenute in fogli cartacei,
fax, e-mail o file elettronici, classificarle e inserirle all’interno del
sistema di gestione documentale. In questo modo sono rese
disponibili in forma digitale per qualsiasi utilizzo e lavorazione.
Il documento viene catturato alla fonte, indipendentemente dal
formato (cartaceo, elettronico), dal canale di ricezione (posta, fax,
e-mail, web) e dal punto di ingresso (centralizzato o localizzato nel
territorio). Esso viene poi trasformato in un documento elettronico
che circola all’interno di tutte le aree aziendali in forma digitale
e sostituisce completamente l’equivalente cartaceo.
HUB DOCUMENTALE
I SERVIZI DI SMATERIALIZZAZIONE DEI
DOCUMENTI CARTACEI
• Ricezione: ritiro della documentazione con cadenza giornaliera
•
•
•
•
(da casella postale o dalle sedi del cliente sul territorio)
o ricezione diretta presso il centro servizi
Preparazione e verifica formale dei documenti cartacei: spinzatura,
eliminazione delle imperfezioni, composizione della pratica,
controlli formali e quadrature, gestione eventuali anomalie
Digitalizzazione: eventuale applicazione di codice a barre; scansione;
elaborazione dell’immagine per migliorarne la qualità; eventuali
procedure di OCR (Optical Character Recognition) e lettura
automatica di codici a barre
Indicizzazione: classificazione dei documenti scansionati per
tipologia di documento e associazione a parametri di indicizzazione
per le successive ricerche; caricamento sul sistema documentale
Archiviazione fisica e gestione logistica dei magazzini cartacei
certificati ISO 9002, con garanzia di reperimento dell’originale
entro 24 ore per richieste ordinarie e entro 1 ora per richieste urgenti.
IL PROCESSO DI ALIMENTAZIONE DEL SISTEMA
DOCUMENTALE
È possibile alimentare il sistema documentale utilizzando posta, fax,
e-mail, web. Si può, inoltre, realizzare un collegamento diretto ai
dati, anche massivi, prodotti dai sistemi gestionali. La piattaforma
consente anche l’alimentazione diretta da scanner o dispositivi per
la digitalizzazione, come multifunzione o fotocopiatrici digitali di
ultima generazione.
Il sistema documentale prevede la possibilità di acquisire files nei
più comuni formati (PDF, WORD, EXCEL, ecc.), PDL complesso o
ascii line-data, associati ad un determinato layout in formato digitale.
In particolare, l’Hub Documentale è pienamente integrato con i
dispositivi multifunzione Olivetti dotati di scanner. L’interfaccia grafica
sulla console della MFP (ove previsto), oppure su un terminale
touch-screen, permette di accedere in modo semplice ed immediato
alle principali funzionalità della piattaforma documentale.
LA GESTIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI
Il Sistema Integrato di Gestione Elettronica Archivi consente la
gestione dei magazzini mediante tecnologia RF: i lettori di codici a
barre comunicano con il sistema tramite radio frequenza, riducendo
sensibilmente gli errori. È inoltre abilitata la consultazione via web,
per controllare lo stato della documentazione allo stoccaggio.
Grazie ad un strumento di auto-procollazione dei documenti,
il sistema ottimizza la giacenza e consente precisi e rapidi inventari.
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITÀ
Il processo di smaterializzazione e conseguente alimentazione del
sistema documentale risponde alle esigenze di razionalizzazione
ed ottimizzazione dei processi documentali, di semplificazione dei
processi amministrativi, di riduzione dei costi operativi, di controllo
e tracciabilità, ovvero, più in generale, di superamento delle forti
inefficienze legate alla gestione cartacea.
Si tratta di servizi realizzati in una logica industriale, caratterizzati
da qualità, efficienza, affidabilità ed impiego di tecnologie
costantemente aggiornate. Sono garantiti livelli di servizio certi e
predefinititi, standard operativi molto elevati, massima flessibilità
ed integrazione con le applicazioni gestionali esistenti in azienda,
in un contesto di costi definiti a priori.
VANTAGGI
L’adozione dei servizi di Gestione Elettronica dei Documenti in
Ingresso è il passaggio fondamentale per abilitare la gestione
integrata dei documenti durante tutti i flussi di lavorazione.
I principali benefici per le organizzazioni sono:
• ottimizzazione dei processi
• minimizzazione della gestione di un processo standardizzabile,
con recupero di efficienza e produttività del personale su attività
a maggior valore
• aumento della visibilità end-to-end nei singoli step dei processi
• eliminazione drastica del materiale cartaceo con vantaggi in
termini di facilità di ricerca e lavorazione del documento
• riduzione dei costi del personale per gestione documenti
cartacei, archiviazione, ricerca dei documenti
• riduzione del costo medio della carta e di manutenzione degli archivi.
In sintesi, il vantaggio più rilevante è l’avvio della concreta
implementazione del modello di “Paperless Office” in azienda,
in una modalità altamente personalizzata e con minimi investimenti
tecnologici e progettuali.
Prestazioni riferite ad un utilizzo del prodotto in condizioni ottimali. Con riserva di
variazione delle caratteristiche tecniche. I marchi registrati appartengono ai rispettivi proprietari.
Hub Documentale è una soluzione di Olivetti S.p.A.
(09/09) - Codice: 27341-01
OLIVETTI S.P.A.
VIA JERVIS 77
10015 IVREA (TO)
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