e-document - Openkey S.r.l.

E - D O CUMENT
GESTIONE DOCUMENTALE, CONSERVAZIONE
OTTICA
SOSTITUTIVA,
FATTURAZIONE
ELETTRONICA E WORKFLOW MANAGEMENT
La crescita volumetrica degli archivi e della carta, l'esigenza di ottimizzare gli spazi, il bisogno di sfruttare maggiormente la conoscenza aziendale, unitamente all'obbligo
di ottemperare ai requisiti legali di conservazione, stanno
determinando un aumento della domanda di sistemi per la
gestione elettronica dei documenti.
e-Document è una piattaforma informatica web-based
per l'acquisizione dei dati, l'automazione e la gestione del
flusso dei documenti aziendali.
e-Document gestisce qualsiasi tipo di informazione
proveniente da fonti diverse: documenti cartacei acquisiti
digitalmente, documenti creati da applicazioni, documenti
o tabulati provenienti da spool di stampa, immagini grafiche o fotografiche, manuali, libri, disegni tecnici, ecc. ecc.
Il sistema informatico è utilizzabile per la gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti e per l'acquisizione ottica
sostitutiva di qualsiasi tipo di documento o archivio.
ARCHITETTURA DEL SISTEMA
Si basa su una architettura enterprise di tipo clientserver a n livelli con piattaforma di riferimento del server
rappresentata da J2EE (Java 2 Enterprise Edition).
Il vantaggio principale che, proponendo un'architettura a componenti basati su standard aperti ed una elevata
capacità di modularizzazione, è dotata di strumenti per
l'integrazione, la sicurezza e l'autenticazione che offrono
una maggiore scalabilità ed una portabilità totale, indipendentemente dalla piattaforma hardware utilizzata.
Il vantaggio principale di questo tipo di architettura è
che non è necessario installare nessun tipo di software sul
client, che sarà indipendente sia dalla piattaforma utilizzata
che dalle problematiche di accesso a livello dati.
GESTIONE DOCUMENTALE
Il sistema di gestione documentale è il componente
principale del sistema di archiviazione dei documenti in
formato elettronico, e rappresenta il motore del sistema
documentale, in quanto fornisce tutti gli strumenti base
per gestire problematiche documentali anche di notevole
complessità.
Il modulo di gestione documentale prevede la dematerializzazione e la gestione elettronica dei documenti con le
seguenti modalità:
• registrazione e trattamento dei documenti digitali;
• classificazione ed archiviazione dei documenti;
• assegnazione e smistamento per via telematica;
• realizzazione di un repository documentale;
• integrazione a sistemi o workflow aziendali.
CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA
La conservazione ottica sostitutiva consente di eliminare
la carta e di rendere la gestione documentale ancora più
efficace e produttiva.
Grazie all'utilizzo della firma digitale e della marca
temporale come strumenti di validazione, i quali assicurano
l'integrità nel tempo, l'autenticità e la validità legale dei
documenti, ed anche nel rispetto delle modalità tecniche
dettate dalla normativa vigente, è possibile dematerializzare
i documenti aziendali che appartengono sia al ciclo passivo
(come ad esempio le fatture dei fornitori), sia al ciclo attivo
(ad esempio la fattura verso i clienti), sia le scritture contabili obbligatorie per legge.
WORKFLOW DOCUMENTALE
Gestire i documenti significa archiviarli ed essere in
grado poi di recuperarli, ma anche, principalmente, avviarli
attraverso i processi aziendali che, per essere correttamente
svolti, hanno bisogno delle informazioni in essi contenuti.
La gestione elettronica dei flussi documentali è finalizzata al miglioramento dell'efficienza interna e dei servizi
con l'impiego di strumenti che consentono un effettivo
esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed
ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati.
Il workflow management offre la possibilità di "pilotare"
i diversi passi di ciascun processo aziendale attivando, in relazione agli stati di avanzamento delle pratiche, le funzioni
applicative richieste, le funzioni comunicative e di gestione
documentale a supporto del processo stesso.
FATTURAZIONE ELETTRONICA
e-Document in conformità dello standard normativo
nazionale del Sistema di Interscambio, gestisce il processo
di invio e notifica dall'accettazione alla certificazione di
consegna della fattura.
Attraverso i canali di comunicazioni previsti dal sistema
nazionale di cooperazione applicativa, come ad esempio
web service, è consentita la completa gestione del ciclo di
vita delle fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione e tra privati.
caratteristiche principali
Gestione Organigramma Aziendale e Permessi Utenti
L'accesso alle funzionalità è completamente regolato in funzione
della pianta organica dell'azienda e del profilo dell'utente, con la possibilità di memorizzare i rapporti gerarchici nel pieno rispetto delle
norme sulla privacy.
Gestione Protocollazione Documenti
Consente la protocollazione e l'archiviazione di qualunque tipo di
documento digitale, dei documenti cartacei, di lotti di documenti acquisiti tramite scanner o di spool di stampa da altri applicativi.
Gestione del Titolario e dei Fascicoli
Si occupa della classificazione, della manutenzione delle informa-
zioni relative ai documenti, della collocazione fisica dell'eventuale copia
cartacea e della riservatezza dei dati.
Gestione Assegnazione Documenti
L'assegnazione permette di "affidare" il documento ad un ufficio o
VANTAGGI
Benefici immediati quali l'abbattimento dei costi e l'aumento
della produttività si otterranno eliminando gli elementi cartacei
durante i processi lavorativi e fornendo un accesso immediato ai
dati aggiornati in tempo reale, anche da sedi remote.
e-Document consente di risparmiare sugli investimenti, di
migliorare la qualità del servizio offerto, di assolvere agli obblighi
aziendali e di perfezionare i tempi di lavorazione, eliminando
disguidi, errori e migliorando l'efficienza di ogni singolo dipendente.
Grazie ad una legislazione nazionale che offre una puntuale
regolamentazione del documento informatico ed alle norme
vigenti sulla dematerializzazione dei documenti rilevanti ai fini
tributari e fiscali e fatturazione elettronica, le aziende hanno la
concreta opportunità di ridurre drasticamente tutti gli inutili
costi associati alla gestione cartacea dei documenti, di essere più
efficienti e competitivi in un mercato globale e di automatizzare
totalmente i propri processi.
singolo utente per la sua lavorazione o semplice visione.
Gestione Acquisizione Documenti Massiva
L'acquisizione massiva dei documenti consente di estrarre le in-
formazioni collegate al documento tramite l'utilizzo delle più evolute
tecniche quali la creazione di modelli, la gestione degli spool, la lettura
di barcode, il riconoscimento ottico di caratteri e la gestione di tracciati.
Gestione Versioni e Revisione dei Documenti
La gestione e controllo dei documenti archiviati avviene attraverso
le attività di inserimento ed estrazione controllata (check in/check out) dei
singoli documenti, con il totale supporto nella gestione delle versioni e
revisioni dello stesso documento.
Gestione Motore di Ricerca
Il contenuto informativo dei documenti viene messo a disposizione
tramite il motore di ricerca anche full-text, che estende le funzionalità
di ricerca di base dei documenti anche ai contenuti testuali opportunatamente indicizzati.
Gestione Firma Digitale e Marcatura Temporale
Provvede a tutte le operazioni di firma, verifica e di crittografia attra-
verso l'utilizzo dei più comuni dispositivi hardware.
L'operazione di marcatura temporale consente di apporre sui documenti i dati relativi alla segnatura temporale.
Gestione Fascicolo Dipendenti
Organizza, archivia e conserva tutti i documenti che costituiscono il
fascicolo del dipendente in modalità digitale.
Gestione Procedimenti e Workflow
Il modulo di workflow gestisce l'iter dei procedimenti ed il relativo
monitoraggio, compresa la verifica della durata degli stessi e l'emissione
di avvisi al raggiungimento di livelli di attenzione rispetto alle durate
previste.
OPENKEY è una società di sviluppo ed integrazione di applicazioni e sistemi software specializzata nell'offerta di soluzioni informatiche globali per aziende e pubblica amministrazione,
che vanta una esperienza pluriennale nello sviluppo di soluzioni
enterprise.
OPENKEY è orientata a soddisfare i propri clienti nell'ambito di interventi di consulenza organizzativa e di sviluppo ed
implementazioni di soluzioni tecnologicamente avanzate, riuscendo anche ad integrarle a realtà aziendali esistenti in modo da
evitare traumi dovuti a cambiamenti tecnologici troppo radicali.
Le qualificate competenze nella progettazione e gestione di
soluzioni informatiche rivolte ad aziende e pubblica amministrazione, nonché la massima attenzione verso tutte le esigenze
tecniche-organizzative della propria clientela, sono alcuni dei
punti di forza della società.
Nell'ambito di soluzioni aziendali, la OPENKEY è una tra le
poche software house italiane in grado di proporre sistemi integrati per la gestione del back office e front office con tecnologia
web.
Utilizzare tecnologie web-based significa realizzare infrastrutture tecnologiche già pronte alle evoluzioni future e riuscire
a velocizzare i tempi di reazione in un mercato in continuo
cambiamento.
OP ENKEY S.R .L.
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