La regolamentazione relativa al rimborso delle spese

La regolamentazione relativa al rimborso delle spese sostenute da
persone esterne all’UAMI/EUIPOinvitate o convocate dall’Ufficio per
partecipare a riunioni adottata con decisione ADM-13-37 del presidente
dell’Ufficio, del 30 ottobre 2013
Qualunque persona esterna all’UAMI/EUIPO, che sia stata invitata o
convocata a partecipare a una riunione, ovunque questa abbia luogo, può
richiedere il rimborso in questione. Tale persona può provenire dal settore privato
(in rappresentanza della società civile) o da quello pubblico (in rappresentanza di
un’autorità pubblica). Salvo indicazione contraria contenuta nella lettera
d’invito, la persona invitata ha diritto:
1. al rimborso delle spese di viaggio,
2. a una diaria giornaliera,
3. ove del caso, a un’indennità di soggiorno,
purché dichiari sull’onore di non aver ricevuto, per lo stesso soggiorno,
rimborsi analoghi dalla propria amministrazione o istituzione o dal proprio
datore di lavoro.
1. Rimborso delle spese di viaggio
Qualunque persona invitata ha diritto al rimborso delle spese di viaggio dal luogo
della convocazione al luogo della riunione. Il viaggio deve avvenire con il mezzo di
trasporto più adeguato e alle tariffe più convenienti.
NB: i servizi responsabili dei pagamenti sono autorizzati a compiere le opportune
verifiche e a richiedere qualsiasi documento giustificativo che ritengano necessario.
Tali servizi si riservano altresì il diritto, ove ciò paia giustificato, di limitare il rimborso
alle tariffe solitamente praticate per il normale tragitto tra il luogo della convocazione
e il luogo della riunione. Si consiglia pertanto di organizzare il viaggio con la dovuta
attenzione.
In linea generale, si possono utilizzare i seguenti mezzi di trasporto:
- treno in 1a classe, per i viaggi inferiori a 400 km (sola andata);
- aereo in classe economica, per viaggi superiori a 400 km; la classe business è
consentita in caso di percorrenza della durata di almeno ore senza scalo;
- autovettura personale; il rimborso si basa sulla tariffa ferroviaria di 1° classe o, se
questa non è disponibile, su una tariffa chilometrica di 0,22 EUR/km.
Il rimborso delle spese di viaggio avviene su presentazione dei seguenti documenti
giustificativi:
- biglietti e fatture (in caso di acquisto di biglietti on line, prenotazione elettronica
stampata);
- carte d’imbarco o equivalenti del viaggio di “andata”.
Le spese di viaggio includono la registrazione dei bagagli imbarcati, le spese di
imbarco rapido (speedy boarding) nonché le spese di assegnazione del posto e
affini. Tali documenti devono consentire di accertare la classe di trasporto
utilizzata, gli orari delle tratte e le tariffe versate.
Le spese di trasferimento da e verso gli aeroporti o le stazioni, come anche le spese
di autobus o taxi nonché le spese di assicurazione per il viaggio e di cancellazione,
non sono rimborsabili in quanto si considerano incluse nella diaria giornaliera.
Version revised 31/01/2017
2. Pagamento di una diaria giornaliera forfettaria
È prevista una diaria giornaliera calcolata su base forfettaria. Tale diaria
comprende le spese di vitto, trasferimenti da e verso gli aeroporti, spostamenti locali
(autobus, tram, treno, metropolitana, taxi, parcheggio, pedaggi autostradali ecc.)
nonché spese di assicurazione per il viaggio e di cancellazione.
L’importo di tale diaria giornaliera è di 92 EUR/giorno di riunione, a cui si aggiunge,
se applicabile, un’indennità semi-giornaliera di 46 EUR per ogni giorno di viaggio
prima e/o dopo la riunione.
NB: in caso di riunioni organizzate presso la sede dell’Ufficio, non è prevista alcuna
diaria giornaliera per le persone invitate il cui domicilio professionale sia situato nella
provincia di Alicante. Per le altre riunioni, non è prevista alcuna diaria giornaliera per
le persone invitate con domicilio professionale situato entro una distanza di 100 km
in linea d’aria dal luogo della riunione.
3. Pagamento di un’indennità di soggiorno forfettaria
Qualora si debbano trascorrere una o più notti nel luogo ove si svolge la riunione, in
caso di incompatibilità degli orari della riunione con quelli dei trasporti, è altresì
prevista un’indennità di soggiorno. Detta indennità è calcolata forfettariamente sulla
base di 125 EUR/notte. Il numero di notti non può superare quello dei giorni della
riunione + 1 notte. Un’indennità di soggiorno e/o una diaria giornaliera integrativa
può essere concessa in via eccezionale, previa espressa autorizzazione, nel caso
in cui prolungando il soggiorno sia possibile ottenere una riduzione della tariffa di
trasporto superiore all’ammontare delle 3 indennità da corrispondere.
NB: in caso di riunioni organizzate presso la sede dell’Ufficio, non è prevista alcuna
indennità di soggiorno per le persone invitate il cui domicilio professionale sia situato
nella provincia di Alicante. Per le altre riunioni, non è prevista alcuna indennità di
soggiorno per le persone invitate con domicilio professionale situato entro una
distanza di 100 km in linea d’aria dal luogo della riunione.
4. Documenti da fornire
Ai fini del rimborso, è obbligatorio fornire alla segreteria della riunione,
i documenti seguenti:
- modulo di rimborso,
- biglietti e fatture con le carte d’imbarco o equivalenti del viaggio di
“andata” (fanno eccezione i biglietti comprati tramite agenzia di viaggio contrattata
da UAMI/EUIPO).
Eventuali documenti mancanti dovranno pervenire entro il mese successivo alla
riunione. Decorso tale termine, l’UAMI/EUIPO è sollevato da ogni obbligo di
rimborso delle spese di viaggio nonché di pagamento di indennità e diarie. I
rimborsi sono effettuati in euro, ove del caso, al corso di cambio applicabile il giorno
in cui l’UAMI/EUIPO dispone il pagamento.
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