M.O. 231 Climaveneta

Transcript

M.O. 231 Climaveneta
Modello Organizzativo Climaveneta S.p.a.
Ex D.Lgs. nr. 231/2001
MANUALE DI RIFERIMENTO PER L’ADOZIONE
DEL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE
E CONTROLLO AI SENSI DEL D.LGS. N. 231/2001
Documento di sintesi
1
1.
PRESENTAZIONE DEL M.O. DL Appliances 231
1.1
SCOPO DEL DOCUMENTO
Il presente documento “Modello Organizzativo Climaveneta S.p.a.” (di seguito “M.O. Climaveneta 231”) è redatto in attuazione dei disposti degli artt. 6 comma 1 lettere a. e b. e comma 2; art. 7 comma secondo e terzo
del Decreto Legislativo nr. 231 del 08.06.2001 (in seguito il “Decreto”).
Il M.O. Climaveneta 231, è il riferimento di gestione finalizzato alla prevenzione dei reati previsti dal Decreto.
L’originale del presente documento è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione della Società.
1.2
CONTENUTI DEL DOCUMENTO
Il M.O. Climaveneta 231è strutturato in 8 (otto) parti:
Nr.
1.3
Titolo
1.
Presentazione del M.O. Climaveneta 231
2.
Organi, attività e strumenti di controllo del M.O. Climaveneta 231
3.
Strumenti dispositivi del M.O. Climaveneta 231
4.
Codice Etico
5.
Linee Guida del M.O. Climaveneta 231
6.
Indicazioni operative per la prevenzione degli illeciti
7.
Apparato sanzionatorio
8.
Legenda e allegati
DESTINATARI
In base ai disposti del Decreto (Art. 5, comma 1, lettere a. e b.) sono identificati quali “Destinatari” principali
del M.O. Climaveneta 231, in relazione alla loro capacità di agire:
a) Soggetti apicali: i Soggetti che rivestono funzioni di direzione, di amministrazione e di rappresentanza della Società o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché i Soggetti che,
delegati dalla Società allo svolgimento di incarichi che importino la spendita del nome della Società, possano
influire sulla gestione e sul controllo della stessa.
b) Soggetti sottoposti: i Soggetti sottoposti alla direzione e/o vigilanza di uno dei Soggetti di cui alla precedente lettera a).
La Società intende inoltre impegnarsi affinché il rispetto dei principi esposti nel presente M.O. Climaveneta
231, abbiano efficace divulgazione ed applicazione anche nei rapporti con terzi.
1.4
IMPEGNO DELLA SOCIETA’
1.4.1
APPLICAZIONE
In osservanza ai disposti degli artt. 6 e 7 del Decreto, La Società è impegnata a:
a) Adottare ed efficacemente attuare il M.O. Climaveneta 231quale modello di organizzazione e gestione idoneo a:
1. individuare le aree di attività ed operatività a rischio di commissione dei reati previsti dal Decreto;
2. introdurre regole di comportamento utili per prevenire la commissione di dette fattispecie illecite;
3. garantire lo svolgimento delle attività e delle operatività sociali nel rispetto della Legge.
b) Affidare ad un Organismo della Società (Organismo di Vigilanza – di seguito “OdV”) – nominato dal Consiglio di Amministrazione, sentito il Collegio Sindacale – dotato di indipendenza e di autonomi poteri di iniziativa e controllo, il compito di vigilare sull’osservanza del M.O. Climaveneta 231 e sul suo funzionamento;
2
c) Garantire la divulgazione delle regole di comportamento introdotte dal M.O. Climaveneta 231 e la sensibilizzazione dei destinatari alla corretta applicazione ed osservazione dei dispositivi relativi;
d) Prevedere meccanismi di adeguamento delle procedure e dei protocolli aziendali atti ad assicurare la formazione e l’attuazione delle decisioni della Società in relazione ai reati da prevenire;
e) Prevedere modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di reati;
f)
Prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’OdV, al fine di supportarne l’efficacia d’azione;
g) Introdurre un sistema disciplinare volto a sanzionare il mancato rispetto delle misure e dei dispositivi del
M.O. Climaveneta 231;
h) Verificare le eventuali necessità di modifica del M.O. Climaveneta 231 in relazione al realizzarsi di:
1. mutamenti nell’organizzazione e/o nell’attività della Società,
2. modifiche alla disciplina di riferimento;
3. significative violazioni alle prescrizioni.
1.4.2
DIFFUSIONE
La Società è impegnata a dare diffusione, anche tramite la rete intranet aziendale, del M.O. Climaveneta 231,
garantendone l’accesso a tutti i Destinatari.
La Società altresì favorisce la formazione dei Destinatari, sensibilizzandoli in ordine al contenuto dispositivo
permanente del M.O. Climaveneta 231 e si attiva affinché la applicazione del M.O. Climaveneta 231 sia oggetto di vigilanza.
La Società darà concreta divulgazione presso i terzi dei principi generali del presente M.O. Climaveneta 231
mediante pubblicazione sul sito www.climaveneta.it.
1.4.3
COSTANTE REVISIONE
Anche in riferimento agli enunciati del punto 1.4.1, lettere a) ed h), la Direzione della Società è impegnata nel
riesame del contenuto del M.O. Climaveneta 231, tanto in virtù degli adeguamenti richiesti dall’eventuale ampliamento dell’ambito di efficacia delle Norme di riferimento, quanto in relazione alla modifica, ampliamento
e/o diversificazione delle attività e delle operatività aziendali.
1.4.4
APPLICAZIONE DEL PRINCIPIO DELLA COSTANTE REVISIONE
La responsabilità della costante revisione del M.O. Climaveneta 231, è propria al Consiglio di Amministrazione
(CdA) (Art. 6 comma 1, lettera a. del Decreto) che ne delega l’operatività all’OdV (Art. 6 comma 1, lettera b.
del Decreto).
Il CdA opera affinché l’applicazione del principio di costante revisione del M.O. Climaveneta 231 impedisca
l’introduzione e/o l’adozione di modifiche che possano contrastarne l’efficacia, ovvero:
a) L’introduzione di principi diversi da quelli definiti dai seguenti disposti del Decreto:

Art. 1 – Soggetti

Art. 2 – Principio di Legalità

Art. 3 – Successione di Leggi

Art. 4 – Reati commessi all’estero

Art. 5 – Responsabilità dell’Ente

Art. 6 – Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell’Ente

Art. 7 – Soggetti sottoposti all’altrui direzione e modelli di organizzazione dell’Ente

Art. 8 – Autonomia delle responsabilità dell’Ente
b) Riferimenti contrastanti da quelli definiti dal Codice Etico
c) Modalità di attuazione del M.O. Climaveneta 231 in contrasto con i riferimenti enunciati dalle prime tre Linee Guida (coerenza e trasparenza, tracciabilità delle operazioni e istituzione dell’OdV).
Le revisioni al M.O. Climaveneta 231, da adottarsi su proposta dell’OdV in seguito al variare delle condizioni di
operatività della Società e/o all’eventuale modificarsi dei riferimenti dispositivi della Norma, potranno perciò
riguardare:
3
a) La modifica dei contenuti di riferimento operativo delle attuali Linee Guida,
b) La definizione di nuove Linee Guida in aggiunta a quelle attualmente definite,
c) La formalizzazione di Procedure e/o Istruzioni Operative relative all’applicazione dei Principi Generali di
Riferimento del M.O. Climaveneta 231, ovvero all’applicazione dell’Apparato Sanzionatorio,
d) La modifica, ovvero l’ampliamento, della modulistica di report relativa all’attività dell’OdV, ed alla comunicazione tra questi e gli altri Organi e/o Funzioni della Società, ovvero tra questi ed i Lavoratori,
e) Il profilo delle attività di supervisione e controllo proprie all’OdV (e.g. la cadenza delle attività di survey e/o
di reporting)
f)
L’eventuale modifica e/o integrazione di Principi, Riferimenti e Disposizioni, ovvero tutto quanto stimato
necessario all’adeguamento del M.O. Climaveneta 231 all’evolversi e/o modificarsi della Normativa di riferimento.
1.5
ATTIVITA’ E RESPONSABILITA’ NELLA CONDUZIONE DEL M.O. CLIMAVENETA 231
Le responsabilità inerenti la diffusione, l’applicazione, il monitoraggio, la gestione e la revisione del M.O. Climaveneta 231 è espressamente affidata ai seguenti Soggetti:
1.5.1
ORGANISMO di VIGILANZA (“OdV”)
Con responsabilità di:
•
Verificare l’attuazione dei contenuti dispositivi del M.O. Climaveneta 231;
•
Effettuare le attività di ispezione relative all’applicazione dei dispositivi del M.O. Climaveneta 231;
•
Monitorare e controllare l’efficacia del M.O. Climaveneta 231;
•
Redigere i report di controllo sul M.O. Climaveneta 231;
•
Collaborare con il CdA all’attuazione della pratica di “Costante Revisione” del M.O. Climaveneta 231
(rif. Punto 1.4.3).
•
Segnalare al CdA l’esistenza di ulteriori attività sensibili a rischio di commissione dei reati previsti dal
Decreto, le eventuali difformità di prassi rispetto ai contenuti dispositivi del M.O. Climaveneta 231 e le
violazioni riscontrate;
•
Formulare proposte da sottoporre al CdA di modifica, integrazione e revisione dei contenuti dispositivi
del M.O. Climaveneta 231;
•
Formulare, in caso di inosservanza ai disposti del M.O. Climaveneta 231, le richieste di applicazione
delle sanzioni disciplinari previste dall’Apparato Sanzionatorio (di seguito “APS”) da sottoporre
all’Amministratore Delegato e/o al CdA;
1.5.2
CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE (CdA)
•
Disporre, nell’ambito delle proprie competenze gestionali, amministrative e di indirizzo, per la diffusione ed applicazione dei dispositivi del M.O. DL Appliances 231, in ciò includendo quelli relativi
all’applicazione del APS – ovvero per le loro modifiche, integrazioni e revisioni;
•
Ricevere, analizzare e disporre in tema di efficace gestione del M.O. DL Appliances 231 sulla base dei
dati contenuti nei report periodici di informazione predisposti dall’OdV;
•
1.5.3
Recepire ed attuare gli interventi di modifica, integrazione e revisione del M.O. DL Appliances 231
proposti dall’OdV.
COLLEGIO SINDACALE (CS)
•
Recepire le segnalazioni e le analisi periodiche riguardanti il M.O. Climaveneta 231 prodotte dall’OdV;
•
Assistere l’OdV nella presentazione delle richieste di modifica, integrazione e revisione del M.O. Climaveneta 231 al CdA.
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1.5.4
AMMINISTRATORE DELEGATO (AMM DEL)
•
Recepire le segnalazioni e le analisi periodiche riguardanti il M.O. Climaveneta 231 prodotte dall’OdV;
•
Assistere l’OdV alla presentazione delle richieste di modifica, integrazione e revisione del M.O. Climaveneta 231 al CdA;
•
Attivare le Funzioni e/o gli Organi aziendali interessati per l’applicazione delle sanzioni disciplinari previste dall’APS contenuto nel M.O. Climaveneta 231;
•
1.5.5
Recepire ed attuare le ratifiche del CdA relative all’applicazione, gestione e conduzione del M.O. Climaveneta 231.
DIREZIONE DEL PERSONALE (DIPER)
• Affiancare l’OdV, l’AMM DEL ed il CdA nel processo di applicazione delle sanzioni disciplinari (APS) previste per gli inadempimenti ai contenuti dispositivi del M.O. Climaveneta 231;
• Assistere l’OdV, l’AMM DEL ed il CdA nelle eventuali relazioni che da ciò dovessero procedere con le Organizzazioni Sindacali e di Categoria;
• Assistere la Società nella gestione dell’eventuale contenzioso che dovesse derivare dall’applicazione dell’
APS del M.O. Climaveneta 231;
• Assistere il CdA nella definizione, predisposizione ed efficace attuazione dei piani di informazione e formazione relativi alla diffusione dei principi del M.O. Climaveneta 231 in particolare presso i neoassunti.
1.5.6
DESTINATARI
• Ottemperare ed applicare i disposti del M.O. Climaveneta 231;
• Affiancare l’OdV nel processo di verifica e monitoraggio delle attività correnti.
Tutti gli Organi ed i Soggetti menzionati sono tenuti a collaborare alle attività in parola. L’inottemperenza o la
disapplicazione delle disposizioni del M.O. Climaveneta 231 è considerata dalla Società quale inadempimento
agli obblighi contrattuali di lavoro.
1.6
DOCUMENTAZIONE DEL M.O. CLIMAVENETA 231
La documentazione del M.O. Climaveneta 231 è reperibile presso le seguenti Sedi ed Uffici:
•
Sede del CdA
•
Sede del CS
•
Sede dell’OdV
•
Ufficio della Direzione del Personale
•
Ufficio dei Responsabili di Funzione
5
1.7
FLUSSI DI PROCESSO
a) Attività di gestione, monitoraggio e costante revisione del M.O. Climaveneta 231
CdA
Dir Fun
Amm Del
OdV
DIPER
CS
Destinatari
b) Attività sanzionatoria
CdA
OdV
DIPER
Amm Del
Destinatari
c) L’ OdV è responsabile per il coordinamento delle attività di cui alla precedente lettera a) e b).
2.
2.1
ORGANI, ATTIVITA’ E STRUMENTI DI CONTROLLO DEL M.O. Climaveneta 231
STRUTTURA DI ATTUAZIONE
Le attività di verifica inerenti il livello di attuazione delle disposizioni contenute nel M.O. Climaveneta 231, nonché quelle inerenti il livello di efficacia delle stesse sono demandate all’Organismo di Vigilanza (in seguito
“OdV”).
Per facilitare lo svolgimento dei propri compiti, l'OdV può nominare un proprio Referente per ogni funzione della Società. Tali Referenti sono tenuti a relazionare l’OdV in merito allo svolgersi delle attività loro delegate.
2.2
L’ORGANISMO DI VIGILANZA (OdV)
L' OdV è un organo collegiale nominato dal CdA, della Società. E’ costituito personale interno della Società e
da un professionista esterno. Opera nell’espletamento delle funzioni definite dal presente modello nonché dal
D.Lgs. 231/01 in vigore ed osserva il regolamento da lui stesso approvato e comunicato all’Amministratore
Delegato e al Collegio Sindacale.
2.3
COMPITI DELL’OdV IN MATERIA DI ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL M.O. CLIMAVENETA 231
2.3.1
COMPITI GENERALI IN MATERIA DI ATTUAZIONE
In materia di attuazione del M.O. Climaveneta 231 competono all’OdV, i seguenti compiti:
a) Assumere adeguate iniziative, nell’ambito dei compiti e dei poteri allo stesso attribuiti e con le modalità di
seguito esposte, a fronte di violazioni delle disposizioni del M.O. Climaveneta 231, anche su segnalazione
dei responsabili delle singole Funzioni;
b) esprimere parere in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure aziendali, allo scopo di
garantirne la coerenza con il M.O. Climaveneta 231;
c) provvedere alla preparazione di proposte di revisione del M.O. Climaveneta 231.
A tal fine, l'OdV:
6
a) definisce un piano di lavoro che preveda singoli interventi mirati a prevenire le violazioni nonché l’ulteriore
formazione ed informazione dei destinatari, laddove ritenuta necessaria, all’esito delle violazioni delle disposizioni del M.O. Climaveneta 231 riscontrate
b) esamina l’esito delle attività svolte al fine di valutare la concreta efficacia delle disposizioni del M.O. Climaveneta 231.
2.3.2
COMPITI SPECIFICI IN MATERIA DI ATTUAZIONE
Al fine di vigilare sulla ottemperanza da parte della Società e dei Destinatari ai dispositivi del M.O. Climaveneta 231, l'OdV deve e può:
a) assistere alle riunioni dell'Assemblea, sia essa ordinaria o straordinaria, secondo le modalità previste dal
“Regolamento Assemblee”;
b) assistere alle adunanze del Consiglio di Amministrazione;
c) assistere alle riunioni del Collegio Sindacale;
d) in nessun caso, l’OdV ha il potere di intervenire nelle suddette adunanze.
2.3.3
COMPITI DI CONTROLLO
All’OdV, per la realizzazione dei principi generali e dei criteri di condotta enunciati nel M.O. Climaveneta 231
sono attribuiti i seguenti compiti:
a) verificare l'applicazione e il rispetto del Codice Etico e dei suoi Dispositivi (e.g. Linee Guida) attraverso attività di Auditing;
b) monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del M.O. Climaveneta
231; ovvero in particolare:
1. promuovere lo sviluppo delle attività di comunicazione e formazione etica in accordo con la Direzione
del Personale;
2. analizzare le proposte di revisione delle politiche e delle procedure aziendali dalle quali derivino significativi miglioramenti al livello etico delle attività;
3. predisporre le ipotesi di soluzione da sottoporre alla valutazione dei competenti Organi della Società in
relazione a:
o segnalazioni di violazione del Codice Etico;
o modifiche e integrazioni da apportare al M.O. Climaveneta 231.
2.3.4
ATTIVITA’ DI AUDITING (ex Art. 6 comma b del Decreto)
In particolare, in relazione all’attività di Auditing, l’OdV pianifica e coordina monitoraggi ciclici relativi a:
a)
b)
c)
d)
Funzioni aziendali
Processi operativi
Flussi operativi
Attività
(e.g. “Amministrazione”)
(e.g. “Pagamenti”)
(e.g. “Flusso dati di cash-flow”)
(e.g. “Registrazione dati contabili”)
Le attività di monitoraggio sono indirizzate a verificare:
a) La puntuale e costante applicazione degli enunciati del M.O. Climaveneta 231
b) L’efficacia ed il livello di applicabilità dei disposti del M.O. Climaveneta 231
c) La necessità di interventi di modifica ai disposti del M.O. Climaveneta 231
2.3.5
REPORTING E RILEVAZIONI DELLE ATTIVITA’ DI AUDITING
Le attività di Auditing condotte dall’OdV, generano (relativamente ai risultati delle verifiche di cui al precedente
punto), documenti, segnalazioni o report, destinati a:
•
Responsabili di Funzione
•
Consiglio di Amministrazione
•
Collegio Sindacale
•
Amministratore Delegato
•
OdV (Archivio documentale)
7
2.3.6
SUPPORTO TECNICO
L’OdV può avvalersi, nell’espletamento dei propri compiti, del supporto tecnico di consulenti esterni,
ondordando con l’AD le modalità di questi interventi.
2.4
COMPITI DELL’OdV IN MATERIA DI COMUNICAZIONE E FORMAZIONE
Il M.O. Climaveneta 231 è portato a conoscenza dei Destinatari mediante l’attività di comunicazione definita
dal CdA.
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del M.O. Climaveneta 231, la Direzione del Personale predispone e realizza, anche in base alle indicazioni dell’OdV, attività di formazione volte a favorire la conoscienza dei principi e delle norme etiche in esso contenute. Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il
ruolo e la responsabilità dei Destinatari; in ciò ricomprendendo in particolare un’attività di informazione specifica per i neoassunti.
2.5
SEGNALAZIONI ALL’ORGANISMO DI VIGILANZA
La Società provvede ad istituire e rendere identificabili i canali di comunicazione per mezzo dei quali i Destinatari potranno inoltrare all’OdV le proprie segnalazioni in relazione all’attuazione, gestione e controllo del M.O.
Climaveneta 231. Tutti i Destinatari devono tempestivamente segnalare all’OdV, secondo le forme prescritte
dalla Società, ogni violazione o sospetto di violazione del M.O. Climaveneta 231.
L'OdV agisce in modo da garantire i Segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, in ciò ricomprendendo ogni
atto che possa indurre al sospetto di discriminazioni o penalizzazioni. È assicurata la riservatezza dell'identità
del Segnalante, fatti salvi gli obblighi di Legge.
2.6
VIOLAZIONI DEL M.O. CLIMAVENETA 231
Alla ricezione della segnalazione di violazioni del M.O. Climaveneta 231, ovvero a seguito delle risultanze
dell’autonoma attività di Auditing, l’OdV provvede a:
1.
Analizzare i riscontri verificandone la fondatezza generale, e eventualmente, se assolutamente necessario,
a) convocare il segnalatore per procedere al riscontro di dati e circostanze, ovvero;
b) ascoltare il presunto autore (eventualmente con le garanzie di cui agli artt.391 bis c.p.p. e segg.
all’uopo delegando un professionista abilitato) e il responsabile della Funzione cui appartiene il suddetto predella presunta violazione per le verifiche relative ai dati ed alle circostanze della violazione.
2.
Istruire la pratica informativa sulla base delle cui risultanze:
a) informare l’AMM DEL e/o il CdA, inviando copia della documentazione per conoscenza al Collegio
Sindacale.
b) formulare le proposte di modifica, integrazione e revisione dei contenuti dispositivi del M.O. Climaveneta 231 da sottoporre al CdA;
c) formulare la richiesta di applicazione delle sanzioni disciplinari previste dall’APS da sottoporre all’AMM
DEL e/o al CdA in applicazione dei principi dettati nel Codice Sanzionatorio incluso nel M.O. Climaveneta 231.
3.
2.7
Successivamente a ciò, le competenti Funzioni aziendali, attivate dal CdA, definiscono i provvedimenti, ne
curano l'attuazione, e riferiscono l'esito del proprio operato all'OdV ed al CdA.
DOVERE DI COLLABORAZIONE DEI DESTINATARI
I Destinatari sono tenuti a prestare all’OdV, la più ampia ed attiva collaborazione:
a)
c)
d)
e)
favorendone le attività di carattere ispettivo,
rimettendo i dati richiesti per la compilazione della reportistica interna,
diffondendo il contenuto del presente M.O. Climaveneta 231 ai soggetti con i quali si trovano in attività,
segnalando ogni problema riscontrato nell’applicazione o in relazione al M.O. Climaveneta 231, ovvero
ogni fattispecie che possa configurare una violazione dello stesso o delle vigenti Normative.
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2.8
RICHIESTE DI MODIFICA AI CONTENUTI DISPOSITIVI DEL M.O. CLIMAVENETA 231
Le necessità di modifica ai dispositivi del M.O. Climaveneta 231 deve essere sottoposta all’attenzione
dell’OdV per la valutazione. La richiesta di modifica è effettuata in forma scritta.
2.9
RICHIESTA DI APPLICAZIONE SANZIONI DISCIPLINARI
Le necessità di applicazione dell’apparato sanzionatorio (APS ), deve essere tempestivamente sottoposta
all’attenzione della Direzione del Personale e dell’AMM DEL e/o dell’Organo Dirigente.
La richiesta è sempre effettuata dall’OdV in forma scritta.
3.
STRUMENTI DISPOSITIVI DEL M.O. CLIMAVENETA 231
3.1
DESCRIZIONE E SCOPO DEGLI STRUMENTI
Alla data di approvazione della presente release (ver. 1.0), gli strumenti dispositivi del M.O. Climaveneta 231
sono 4 (quattro):
−
Codice Etico
−
Linee Guida
−
Indicazioni operative per la prevenzione degli illeciti
−
Apparato e Codice sanzionatorio
3.2
LOGICA DI APPLICAZIONE
3.2.1
OBBLIGATORIETA’
Il rispetto dei contenuti dispositivi del M.O. Climaveneta 231 è obbligatorio per tutti i Destinatari.
La Società non accetta deroghe all’applicazione di questi strumenti che sono fondamentali al rispetto dei requisiti identificati dalla Norma ed alla corretta realizzazione degli obiettivi di sviluppo della Società.
Il Destinatario che contravviene ai dispositivi del M.O. Climaveneta 231 viola scientemente una disposizione
aziendale, esponendosi agli effetti sanzionatori previsti dal M.O. Climaveneta 231 e dalla Legge.
3.2.2
COMPLEMENTARIETA’
Gli strumenti dispositivi del M.O. Climaveneta 231 sono complementari ai Protocolli ed alle Procedure Aziendali esistenti e relative all’applicazione e realizzazione degli standard operativi ai quali la Società si è obbligata. Nel caso in cui sia identificabile una incompatibilità tra le Procedure Aziendali esistenti ed i dispositivi del
M.O. Climaveneta 231, tale evenienza dovrà essere tempestivamente segnalata all’OdV, affinché il CdA provveda alla verifica del livello di incongruenza ed al suo superamento con adeguate disposizioni.
3.2.3
COSTANTE REVISIONE
Ogni Destinatario segnala all’OdV, ogni problema riscontrato nell’applicazione o in relazione alle Linee Guida
del M.O. Climaveneta 231, ovvero ogni fattispecie che possa portare ad una violazione e/o inapplicabilità delle
stesse.
3.2.4
FORMALIZZAZIONE
Dai principi di riferimento espressi dagli strumenti dispositivi del M.O. Climaveneta 231, il CdA e l’OdV potranno trarre spunto per:
a) l’ulteriore formalizzazione di procedure e/o istruzioni operative specifiche,
b) l’integrazione di detti principi di riferimento nelle procedure e/o istruzioni operative già formalizzate.
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3.3
CONTENUTO DEGLI STRUMENTI
3.3.1
CODICE ETICO
Alla data di approvazione della presente release, il M.O. Climaveneta 231 contiene un Codice Etico così composto:
1. Riferimenti etici della Società
2. Destinatari
3. Valori Aziendali di riferimento
4. Principi generali
5. Principi specifici
6. Relazioni interne
7. Relazioni esterne
8. Sanzioni
3.3.2
LINEE GUIDA
Alla data di approvazione della presente release, il M.O. Climaveneta 231 contiene le seguenti Linee Guida:
1. Criteri Generali: Coerenza e Congruenza
2. Criteri Generali: Tracciabilità delle operazioni
3. Criteri Generali: Controlli dell’OdV
4. Ricerca e Selezione dei Fornitori
5. Acquisto di Beni e/o Servizi
6. Logistica
7. Produzione
8. Relazioni commerciali e contratti con i Clienti/Fornitori
9. Mediazioni
10. Finanziamenti
11.Gare ed Appalti
12. Relazioni con la Pubblica Amministrazione
13.Visite Ispettive dalla Pubblica Amministrazione
14. Ricerca e Selezione delle Risorse Umane
15.Attività di Amministrazione, Tesoreria, Finanza e Bilancio
16. Relazione con gli Enti e le Società di Revisione
17. Operazioni Finanziarie
3.3.3
INDICAZIONI OPERATIVE PER LA PREVENZIONE DEGLI ILLECITI
Alla data di approvazione della presente release (ver. 1.0), il M.O. Climaveneta 231 contiene le seguenti Indicazioni Operative:
1. Disposizioni 01:
Art. 24
2. Disposizioni 02:
Art. 24 bis
3. Disposizioni 03:
Art. 25
4. Disposizioni 04:
Art. 25 bis
5. Disposizioni 05:
Art. 25 ter
6. Disposizioni 06:
Art. 25 quater
7. Disposizioni 07:
Art. 25 quater.1
8. Disposizioni 08
Art. 25 quinquies
9. Disposizioni 09
Art. 25 sexies
10. Disposizioni 10
Art. 25 septies
11. Disposizioni 11
Art. 25 octies
10
3.3.4
APPARATO SANZIONATORIO
Alla data di approvazione della presente release, il M.O. Climaveneta 231 contiene il seguente Apparato Sanzionatorio:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Normativa di riferimento
Soggetti destinatari delle sanzioni
Procedimenti di irrogazione delle sanzioni
Sanzioni
Sanzioni applicabili
Schema delle sanzioni
Regolamento attuativo (Codice Sanzionatorio)
4.
CODICE ETICO
A tutti i collaboratori di Climaveneta S.p.a.
Il Consiglio di Amministrazione di Climaveneta S.p.a. ha approvato il Codice Etico della Società, allo scopo di
definire con chiarezza l’insieme dei valori che il Gruppo intero riconosce, accetta e condivide.
La costante e stretta osservanza del Codice da parte dei Destinatari è di importanza fondamentale per il corretto funzionamento della Società e per la valorizzazione su scala globale dell’affidabilità dei suoi prodotti e, di
conseguenza, del suo nome.
Sicuro dell’attenzione che vorrete prestare al contenuto del Codice, affinché diventi parte integrante del Vostro
modo di operare quotidianamente con la Società, Vi invito a contribuire attraverso tale comportamento, alla
realizzazione della missione aziendale, volta al rafforzamento della leadership di mercato negli ambiti che ci
caratterizzano e alla crescita in tutti i mercati in cui operiamo.
L’Amministratore Delegato
[omissis]
5.
5.1
LINEE GUIDA DEL M.O. CLIMAVENETA 231
CRITERI GENERALI: COERENZA, ETICA E CONGRUENZA
Coerenza
Etica
Congruenza
5.2
Ogni attività condotta dai Destinatari in espletamento di relazioni professionali e/o commerciali, è volta all’osservanza dei disposti di Legge ed all’applicazione dei principi etici
del M.O. Climaveneta 231.
La conduzione delle relazioni di ogni ordine e grado tra i Destinatari, deve avvenire secondo correttezza, integrità e lealtà.
Ogni attività che produca un impegno della Società deve essere eseguita da Soggetti dotati di adeguati poteri di rappresentanza, permettendo la verifica di coerenza.
CRITERI GENERALI: TRACCIABILITA’ DELLE OPERAZIONI
Operazioni
Tracciabilità
Si definiscono tali le attività che sono frutto di azioni e/o decisioni implicanti l’impegno della Società.
Ogni Operazione deve produrre una traccia volta a poter ricondurre il risultato di ogni Azione ad un Processo, ogni Processo ad un Responsabile, ogni Responsabile alla Linea
Guida di riferimento, ogni Linea Guida al campo di verifica dell’OdV.
Si tratti di una traccia “informatica” o di altra natura, la Funzioneche origina l’attività, così
come la Funzione preposta alla ratifica e/o verifica di regolarità, devono dimostrare di averne avuto completezza di informazione, patrocinio e capacità di controllo in ogni fase
del flusso operativo.
Il criterio generale della “Tracciabilità” è determinato dall’esigenza di verificare e riscontrare – ad ogni livello – la sicurezza delle Operazioni.
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5.3
CRITERI GENERALI: ORGANISMO DI VIGILANZA
Funzione
dell’OdV
Monitoraggio
Relazione
Collaborazione
Responsabilità
6.
6.1
L’OdV è la funzione preposta alla verifica di efficacia ed efficienza del M.O. Climaveneta
231.
Questa attività è volta ad assicurare il raggiungimento degli obiettivi di “Sviluppo Etico”
della Società, considerati parte fondamentale della strategia di sviluppo e posizionamento
di Climaveneta S.p.a..
L’attività è condotta con azioni di monitoraggio sul flusso delle attività proprie alle Funzioni
aziendali e per mezzo di una relazione operativa con le stesse.
Le attività di monitoraggio sono condotte su base ciclica tanto per iniziativa autonoma
dell’OdV quanto per richiesta di intervento proveniente dalla Direzione e/o dalle Funzioni.
Le modalità di svolgimento delle attività di monitoraggio sono:
tramite visite ispettive, colloqui ed accertamenti esterni
• “monitoraggio diretto”
all’azienda
tramite controllo documentale
• “monitoraggio indiretto”
attraverso la combinazione dei due sistemi sopra descritti
• “monitoraggio misto”
L’OdV è in costante relazione con le Funzioni aziendali allo scopo di assicurare l’efficacia
del M.O. Climaveneta 231 e prevederne ogni necessaria integrazione e/o modifica.
I Destinatari sono tenuti a prestare collaborazione a questa attività dell’OdV, la cui esecuzione è espressamente prevista dai disposti del Decreto Legislativo nr. 231 del
08.06.2001.
In caso di inadempienza del singolo Destinatario ai disposti del M.O. Climaveneta 231 si
presume corresponsabile il Soggetto preposto alla sua direzione e/o vigilanza.
INDICAZIONI OPERATIVE PER LA PREVENZIONE DEGLI ILLECITI
CONTENUTO DELLE PRESENTE SEZIONE
La sezione contiene le Indicazioni Operative minime necessarie a garantire il rispetto dei dispositivi del Decreto durante lo svolgersi delle attività aziendali.
Le Indicazioni sono riferite ai risultati dell’attività preliminare di Risk Assessment condotta in Azienda e collegano i singoli Reati contemplati dal Decreto alle attività individuate ed oggetto dell’analisi
La presente sezione del Modello è posta sotto la diretta responsabilità dell’OdV, al quale è affidato il compito
di condurre le attività necessarie alla verifica e miglioramento continuo della stessa in ciò ricomprendendo,
ove necessario, la modifica, l’integrazione e l’ampliamento delle parti regolamentari e/o dispositive del M.O.
Climaveneta 231.
7.
7.1
APPARATO SANZIONATORIO
COLLABORATORI DIPENDENTI
L’osservanza delle norme contenute nel presente M.O. Climaveneta 231 deve considerarsi parte essenziale
delle obbligazioni contrattuali dei Dipendenti della Società ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 del Codice Civile.
La violazione delle norme del M.O. Climaveneta 231 costituirà inadempimento delle obbligazioni primarie del
rapporto di lavoro o illecito disciplinare, nel rispetto delle procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, con ogni conseguenza di Legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro, e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.
Quanto precede, anche in relazione ai disposti del Decreto Legislativo nr. 231 del 08.06.2001, a prescindere
dall’instaurazione di un eventuale giudizio nei casi in cui si configuri un’ipotesi di reato.
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7.2
NORMATIVA DI RIFERIMENTO
Il D.Lgs. 231 del 08.06.2001 (Art. 6 secondo comma, lettera “e” ed Art. 7 quarto comma, lettera “b” ) prevede
espressamente:
•
l’adozione di un adeguato sistema sanzionatorio, finalizzato ad assicurare il rispetto e l'implementazione
del modello organizzativo idoneo a prevenire la commissione di reati.
In ciò, vengono recepite le indicazioni della “Best Practice” internazionale e, in particolare quelle espresse delle Federal Sentencing Commission Guidelines, che in materia formulano le seguenti indicazioni:
Art. 6 "Gli standard devono essere stati resi esecutivi in maniera coerente mediante appropriati meccanismi
disciplinari che comprendono, quando appropriato, anche la punizione di persone responsabili di non aver
scoperto una violazione. L'adeguata punizione delle persone responsabili di una violazione è una componente
necessaria dell'efficacia esecutiva, tuttavia, la congruità della punizione dovrà fare riferimento allo specifico
caso esaminato".
Art. 7 "Dopo aver scoperto una violazione, l'Organizzazione deve aver compiuto tutti i passi ragionevolmente
necessari per dare una risposta appropriata alla violazione stessa e per prevenire l'avverarsi di violazioni simili
in futuro; ciò comprende qualunque necessaria modifica al modello che era stato predisposto, allo scopo di
prevenire e scoprire la violazione della Legge".
7.3
SOGGETTI DESTINATARI DELLE SANZIONI
7.3.1
PRESTATORI DI LAVORO SUBORDINATO E ASSIMILATO
Ai sensi dell'art 2094 C.C. sono tali coloro i quali si obbligano, mediante retribuzione, a collaborare nell'impresa, prestando il proprio lavoro intellettuale o manuale alle dipendenze o sotto la direzione dell'imprenditore,
ovvero di Soggetto/i da questi delegato/i.
7.3.2
SOGGETTI APICALI E SOTTOPOSTI
Ai sensi della lettera a) dell'art 5 del Decreto: sia le Persone, che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, sia coloro che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso.
All'interno di Climaveneta S.p.a. appartengono a questa categoria:
- Vedasi allegato Organigramma;
Ai sensi della lettera b) dell'art 5 del Decreto: anche Persone sottoposte alla direzione o vigilanza di uno dei
soggetti di cui alla lettera a).
7.3.3
AMMINISTRATORI
Presidente e membri del C.d.A.
7.3.4
SINDACI
Presidente e membri del collegio, siano essi effettivi o supplenti.
7.4
SANZIONI – CRITERI DI APPLICAZIONE
7.4.1
PROPORZIONALITA’
L'OdV, non potrà richiedere l’applicazione di una pena massima nel caso di una violazione lieve, soprattutto
se colposa.
In particolare quindi, il requisito della proporzionalità comporta la valutazione di gravità dell'infrazione addebitata.
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7.5
SANZIONI APPLICATE IN CLIMAVENETA S.p.a.
Le sanzioni applicabili da Climaveneta S.p.a. sono le seguenti:
SANZIONE
CASO
1) Rimprovero verbale
violazioni commesse per la prima volta ed imputabili a titolo di colpa
2) Ammonizione scritta
violazione commesse per la prima volta ed imputabili a titolo di colpa
3) Sanzione pecuniaria
caso di reiterazione colposa, oppure caso di mancato adempimento agli obblighi di informazione all’OdV,
come meglio specificato nel M.O. Climaveneta 231
4) Sospensione
caso di reiterazione colposa, oppure caso di mancato adempimento agli obblighi di informazione all'OdV,
come meglio specificato nel M.O. Climaveneta 231
5) Trasferimento
disciplinare
reiterazione, per più di due volte, di una violazione colposa
a) Licenziamento disciplinare:
volto a sanzionare un comportamento gravemente colposo, o comunque manchevole del lavoratore e collegato con oggettive esigenze organizzative e produttive dell'azienda.
applicabile nel caso di gravi violazioni, tanto di norme programmatiche contenute nel Codice Etico, tanto nel
caso di violazioni di standard del M.O. Climaveneta 231.
6) Licenziamento
b) Licenziamento per giusta causa:
E' quello che si verifica in presenza di una causa che non consenta la prosecuzione, anche provvisoria, del
rapporto. In particolare, saranno tali le condotte idonee a far incorrere l'azienda nella responsabilità di cui al
D.Lgs. 231/2001.
c) Licenziamento per giustificato motivo soggettivo:
E' tale il licenziamento giustificato da un notevole inadempimento degli obblighi contrattuali.
Nell'applicazione di tali sanzioni, l'OdV dovrà comunque rispettare i limiti posti dalla Legge.
7.
LEGENDA E ALLEGATI
[omissis]
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