Alcune linee guida per la posta elettronica Indice generale

Alcune linee guida per la posta elettronica
Autore : Riccardo Cecinati [email protected]
Data : 21 Aprile 2011
Versione : 1.0
Indice generale
Alcune linee guida per la posta elettronica...........................................................................................1
Applicabilità.....................................................................................................................................1
La posta elettronica è uno strumento di trasporto............................................................................1
Utilizziamo le cartelle......................................................................................................................2
Limitare gli allegati..........................................................................................................................2
Evitare diffusioni di virus e spam ...................................................................................................3
Evitare attacchi di phishing .............................................................................................................4
Componiamo messaggi professionali.............................................................................................4
Scegliere un titolo adeguato.............................................................................................................4
Uso corretto di use CC and CCn......................................................................................................5
Non includere informazioni delicate o segrete................................................................................5
Rendiamoci conto di quando usare l'e-mail (e quando no)..............................................................5
Applicabilità
Si raccolgono qui alcune buone regole per l'uso della posta elettronica.
Quanto scritto vale sia per l'uso di programmi di posta elettronica (client) come Outlook
Express, o Mozilla Thunderbird, o Windows Live Mail (quelli impiegati comunemente all'interno
dei nostri uffici), sia per l'accesso via Web mail (attraverso un browser come Internet Explorer
o Mozilla Firefox). Se ci sono differenze, verranno evidenziate via via.
La posta elettronica è uno strumento di trasporto
Un tipico errore che spesso si fa è quello di adoperare il nostro programma di posta elettronica
come se fosse un archivio. Se un collega ci invia un documento in allegato, viene comodo
archiviare il messaggio che riceviamo, con tutto il suo allegato, nel programma stesso di Posta
Elettronica
Questo fa sì che le cartelle dove riceviamo la posta , prima tra tutti la cartella “Posta in arrivo”,
si appesantiscano via via, fino a raggiungere livelli insostenibili. Per il programma Outlook
Express, ad esempio, il limite di dimensione di ciascuna cartella è pari a 2 GB.
La posta elettronica è uno strumento di trasporto, è un po' come se fosse un'automobile. Voi
girereste in continuazione per strada con l'automobile col bagagliaio pieno? Probabilmente no.
Allo stesso modo operare col programma di posta elettronica appesantito da troppi messaggi
nelle varie cartelle porta ad un rallentamento ed al limite al blocco del programma.
Oltretutto gli allegati vengono codificati nella posta elettronica con un formato molto poco
efficiente (il BinHex) che raddoppia di fatto l'occupazione necessaria.
Allora quando riceviamo un messaggio di posta elettronica, suggeriamo di seguire queste
regolette:
•
Verificare se ci interessa, e se così non fosse, cancellarlo subito, senza rinviare più in là
•
se ha un allegato lo scarichiamo nella cartella del nostro computer dove manteniamo i
dati di lavoro (tipicamente, una sottocartella della cartella Documenti) . Questo ci
permetterà di mantenere l'allegato nel suo formato nativo, più efficiente.
•
Spostiamo il messaggio dalla cartella “Posta in arrivo” in una sottocartella locale, per
fare ordine e poterlo trovare successivamente (vedi punto successivo)
E' da sottolineare che le cartelle di posta elettronica NON risiedono al di sotto di Documenti,
per cui non sono soggette ad eventuali backup automatici che riguardano quella cartella.
Questo è un altro buon motivo per spostare il materiale che ci interessa all'interno di cartelle
più sicure, come descritto nel paragrafo seguente.
Utilizziamo le cartelle
I programmi di posta elettronica consentono tutti di creare cartelle aggiuntive, che si
aggiungono a quelle predefinite come “Posta in arrivo”, “Posta inviata”, eccetera.
E' assai consigliabile fare un buon uso di questa possibilità, per questi motivi:
•
le cartelle create sono più ordinate, permettendoci di dividere i messaggi per le
categorie logiche che ci aggradano di più
•
le cartelle possono contenere a loro volta ulteriori sottocartelle
•
frazionando i messaggi in varie sottocartelle riduciamo il rischio di intasamento delle
stesse
•
le cartelle così create possono essere più facilmente spostate ed archiviate, ad esempio
quando si chiude un progetto.
Ordinate i messaggi per priorità, titolo, data, mittente ed altre opzioni per aiutarvi a ritrovare
e-mail importanti che possano richiedere la vostra attenzione.
Limitare gli allegati
A volte capita di sentire di colleghi che inviano o ricevono messaggi con allegati multimediali
La posta elettronica NON è adatta per l'invio di files di grosse dimensioni, non è stata creata
per questo. Il formato di codifica (BinHex) usato per gli allegati è inefficiente per i files binari,
portando di fatto ad un raddoppio della dimensione realmente necessaria.
Allora quando stiamo per trasmettere un file di grosse dimensioni a qualcuno, poniamoci
sempre queste domande:
•
devo veramente mandargli questo file? Molte volte si tratta di un documento che si
trova sulla Rete, scaricabile con un browser. Allora invece che mandare il file, è MOLTO
più efficiente inviargli per posta elettronica il link (o URL) a quel file , catturato con il
tasto destro del mouse (“copia collegamento”). Ve ne sarà grato soprattutto il
destinatario del messaggio, che potrà decidere se e quando scaricare il file, mentre se
voi glielo inviate come allegato, all'apertura del messaggio si troverà costretto ad
aspettarne tutto il suo “download” prima di aprire il prossimo messaggio.
•
Posso comprimere il file? A seconda del tipo di file, si possono ottenere anche rapporti
di compressione importanti (1:2, 1:5). Quasi sempre, è presente sulla macchina un
programma di compressione (Winzip, WinRAR, ecc.) che danno la possibilità, cliccando
col tasto destro del mouse, di scegliere la voce “Comprimi ed invia via e-mail”. In
questo modo non dobbiamo nemmeno sporcarci le mani con la creazione e la gestione
di files temporanei. (Se il programma di compressione non c'è, chiediamo
all'amministratore di rete di installarcelo).
•
•
Se anche dopo la compressione la dimensione del file supera ancora i 2-3 MB, ci
dobbiamo porre seriamente il problema di trovare un metodo alternativo. Questo può
essere:
•
l'uso di un server Ftp o Scp, sul quale caricare il file e farlo successivamente
scaricare dal nostro destinatario. Chiedere all'amministratore di rete se e dove
sia disponibile un tale server, e se la necessità è frequente, vale senz'altro la
pena di chiedere che venga approntato un servizio Ftp all'uopo. Questo ad
esempio si presenta spesso nelle comunicazioni di files tra clienti e fornitori di
servizi multimediali.
•
Il passaggio attraverso simili file server è conveniente soprattutto nell'invio da
uno a molti; se ad esempio dobbiamo inviare un file di 100 MB a 10 persone,
inviarlo per posta elettronica comporta un traffico approssimativo di 2*10*100
MB=2 GB, mentre con un passaggio su un file server il traffico generato è 11 *
100 MB = 1,1 GB
•
L'invio tramite servizi di peer-to-peer come E-mule o Bit Torrent, che sono
intrinsecamente più efficienti perché concepiti espressamente a questo scopo.
Se il contenuto sta su un CDROM o un DVD, ed ho la possibilità di vedere di persona il
mio destinatario, è consigliabile masterizzare un CDROM o DVD e consegnarglielo di
persona. Tanto più che è probabile che comunque se lo masterizzerebbe comunque lui,
dal file che gli abbiamo mandato.
Comunque, CD o DVD NON - SI - INVIANO - PER - POSTA – ELETTRONICA., quasi
certamente li si trova sulla Rete.
•
Non aprite allegati che non vi aspettate, o di mittenti che non conoscete.
•
Passate sempre i files allegati con un antivirus prima di aprirli. Non aprite mai un
allegato prima di avere verificato che sia esente da virus.
•
Non infastidite la gente inviando loro allegati che non potranno aprire. Se aprirlo
richiede un programma specifico, segnalatelo nel corpo del vostro messaggio, e magari
includete un puntatore su internet su cui possano scaricare un viewer adatto.
Evitare diffusioni di virus e spam
I virus si propagano spesso attraverso l'e-mail. Si può limitare fortemente la proliferazione di
virus usando software antivirus, usando solo sistemi che offrono protezione automatica
antivirus (come quello in uso in Comune di Savona), aprendo solo e-mail che provengano da
fonti sicure , aprendo solo allegati che si stanno aspettando, e passando i file allegati con un
software antivirus prima di aprirli.
Lo spam è spesso definito come un invio non richiesto di e-mail in grandi numeri, ed è
parzialmente correlato con il “junk mail” che affolla la nostra casella di e-mail domestica. Ma lo
spam rappresenta ben oltre che roba indesiderata. Lo spam intasa gli account di e-mail (ed i
relativi server) cercando di venderci prodotti, raccontare barzellette, o propagare bufale su
internet.
Si può ridurre la quantità di spam ricevuta stando attenti a dove si pubblica il proprio indirizzo
di e-mail. Evitate di pubblicare il vostro indirizzo di e-mail su siti web , o passandolo ad ogni
sito o organizzazione che lo richieda.
Non passate MAI messaggi a “catena di Sant'Antonio”, che passano spesso gli indirizzi di amici
e colleghi a terzi.
Fare attenzione a non accettare offerte via e-mail oppure aderendo a mailing list da venditori;
abbonatevi soltanto a siti web e newsletters veramente necessari , e valutate la possibilità di
creare delle caselle di e-mail generiche Hotmail o Yahoo esclusivamente a questo scopo.
Non aprite e-mail non sollecitate. Se accidentalmente aprite spam, non cliccate su link che
offrono di iscriversi o togliersi da una mailing list a meno che il mittente non sia un venditore di
vostra fiducia.
Evitare attacchi di phishing
Le trappole di phishing sono progettate per rubare informazioni utili di un consumatore. Spesso
fanno uso di messaggi artefatti e fraudolenti per ingannare i destinatari e fargli divulgare
informazioni private, come numeri di carta di credito, password di accesso o codici fiscali.
I siti di online banking ed e-commerce sono generalmente sicuri, ma bisogna sempre stare
attenti a non divulgare informazioni private o della società su Internet. I messaggi di phishing
spesso ostentano i “logo” originali ed appaiono come provenienti dalla presunta
organizzazione, ma non sono altro che violazioni di copyright ed indirizzi fasulli.
Se sospettate che un messaggio sia fasullo, una semplice prova è portarsi col cursore del
mouse su uno del link che IMMANCABILMENTE si trovano all'interno del corpo del messaggio,
e, SENZA CLICCARE, leggere l'indirizzo a cui il link punta , in basso a sinistra nella finestra del
programma di e-mail. Se punta ad un indirizzo che non corrisponde a quello istituzionale della
società, allora il messaggio è fasullo. Nel dubbio, meglio comunque cancellare il messaggio.
Componiamo messaggi professionali
E' facile dare l'impressione di essere poco professionali o approssimativi, se non si seguono
alcune semplici regole di scrittura. Assicuratevi di seguire una corretta grammatica e struttura
logica quando si scrive e si risponde a messaggi di e-mail. Fate uso di un correttore ortografico
Non scrivete in caratteri maiuscoli: questo dà l'impressione di GRIDARE quello che si sta
dicendo.
Una pratica corretta di e-mail richiede che si risponda ad OGNI e-mail in un tempo abbastanza
rapido. In generale, si dovrebbe rispondere alle e-mail professionali entro un giorno lavorativo,
anche solo per rispondere che avete ricevuto il messaggio ed approfondirete l'argomento.
Occasionalmente, può capitare di ricevere e-mail di dibattito (thread), contenenti risposte di
più persone. In questo caso, leggete sempre tutto il dibattito prima di partecipare e scrivere
qualcosa voi stessi.
Separate quello che avete da dire in più messaggi, se interessa argomenti differenti. La posta
elettronica è gratuita, non ha senso accorpare nello stesso messaggio argomenti differenti. Si
avrebbe solo l'effetto di complicare la vita a chi, ricevendo il messaggio, avrebbe difficoltà a
catalogare il messaggio sotto un argomento o un altro. Separiamo invece il messaggio in
messaggi diversi, ciascuno con il suo titolo a lui dedicato.
Spezzate il messaggio in paragrafi, per migliorare la leggibilità.
Prima di fare clic sul bottone Invia, date un'ultima occhiata al vostro messaggio. Rileggetelo
completamente, controllando errori di grammatica, punteggiatura, refusi. Sarete sorpresi di
quanti ne trovate. Accertatevi inoltre che il vostro tono sia adeguato al tenore del messaggio.
Tutto questo è un semplice gesto di cortesia verso il destinatario. Ricevere un messaggio pieno
di errori significa che chi ce lo manda non ha ritenuto necessario spendere per noi un po' del
suo prezioso tempo a controllare i suoi stessi errori.
Scegliere un titolo adeguato
Scrivere il titolo (Soggetto) sbagliato può essere fuorviante. Bisogna innanzitutto sempre
metterne uno. Lo scopo né quello di riassumere in pochissime parole l'intero messaggio, in
modo da evitare a chi lo legge la fatica di entrare nel corpo del messaggio. Titoli troppo lunghi
tendono ad essere saltati, o ignorati, ed inoltre spesso non stanno nemmeno nei visualizzatori
di e-mail.
Se l'argomento di una risposta cambia, non manteniamo il titolo del messaggio, ma
cambiamolo pure senza paura. Quante volte riceviamo fili di messaggi (thread) che hanno un
titolo che nulla ha più a che vedere con il titolo originale? Semplifichiamoci la vita, e
cambiamolo pure. Il titolo di un “Rispondi” è solo suggerito, non è inviolabile!
Uso corretto di use CC and CCn
Le funzioni Copia Carbone (CC) e Copia Carbone Nascosta (CCn) che si trovano nella maggior
parte dei client di posta elettronica permettono di inviare copia del messaggio a qualcuno che
non è ritenuto il destinatario principale. Per questo, se ricevete un messaggio in cui voi siete in
CC o CCN, NON dovete sentirvi in dovere di rispondere al messaggio.
La differenza tra CC e CCN è che non si vedono gli indirizzi di quanti in CC, mentre NON si
vedono gli indirizzi di quanti in Ccn.
E fate uso saggio della opzione Ccn. E' segno di scortesia e cattiva abitudine il lasciare che tutti
i destinatari di una lista di distribuzione vedano gli indirizzi degli altri. Molte volte, sono
persone che non si conoscono nemmeno. Gli indirizzi di posta elettronica sono una cosa
abbastanza personale, non possiamo divulgarli senza pensarci su.
Inoltre, cancellate a mano i loro indirizzi dal corpo dei messaggi che state inoltrando. Richiede
solo pochi istanti, e ridurrà il rischio di proliferazione di indirizzi di e-mail in computer che non
dovrebbero conoscerli.
Prima di mettere in copia qualcun altro, assicuratevi che il messaggio lo riguardi
effettivamente. Se state usando una lista di indirizzi, verificate che tiutti i suoi membri siano
interessati all'invio, ed eventualmente prima rimuovete quelli che non lo sono.
Prima di inoltrare un messaggio, attenzione a non inoltrare informazioni sensibili o private. Non
inoltrate mai informazioni proprietarie a destinatari esterni o non autorizzati. Prima di cliccare
su Invia, fate una verifica finale su ciascun destinatario in lista.
Non includere informazioni delicate o segrete
Non commettete l'errore di considerare i vostri messaggi di e-mail come privati. Non lo sono a
tutti gli effetti, e dovrebbero piuttosto essere considerati alla stregua di cartoline. Non dovreste
mai inserire informazioni che non vorreste che apparissero sulle pagine del giornale locale. In
altri termini, non mandate mai informazioni che siano confidenziali, personali o classificate.
Un discorso a parte riguarda la posta crittografata e firmata digitalmente, che verrà trattata in
un prossimo documento .
Rendiamoci conto di quando usare l'e-mail (e quando no)
L'ambiente di lavoro ci fornisce uno strumento prezioso per un uso professionale, non per
scherzi, pettegolezzi, o catene di Sant'Antonio. Ricordatevi inoltre di non usare la e-mail per
fare un lavoro che richiede comunque un rapporto di persona. A volte ci sono argomenti difficili
da spiegare a voce, figuriamoci via e-mail. Invece che accendere un falo' via e-mail,
organizziamo magari un meeting che sarà molto più efficiente.
la e-mail inoltre è uno strumento inadatto per trattare argomenti personali, difficili o magari
spiacevoli. il contatto umano è in questi casi molto più apprezzato e consigliabile.