Indicazioni pratiche per affrontare le ispezioni antitrust in

Indicazioni pratiche per affrontare le ispezioni
antitrust in Italia
Trovarsi preparati per un’ispezione: checklist
Gli addetti alla reception e alla
sicurezza sono informati su cosa fare e
chi contattare all’arrivo dei funzionari?
Il dirigente incaricato / avvocato
interno sa cosa fare?
Il soggetto designato come
coordinatore e gli accompagnatori
sanno cosa fare?
Il personale dell’IT sa cosa fare?
I dipendenti sanno cosa fare?
In questo documento, forniamo una breve panoramica su cosa aspettarsi e
come reagire in caso di ispezioni.
© Simmons & Simmons LLP 2014. Simmons & Simmons is an international legal practice carried on by Simmons & Simmons LLP and its affiliated partnerships and other entities.
Addetti alla reception e alla sicurezza
Come reagire all’arrivo dei funzionari
Restare calmi, essere cortesi e discreti. Non farsi prendere dal panico.
Chiedere di controllare i documenti identificativi e preparare un elenco con il nome
delle persone presenti e delle autorità di appartenenza. Individuare il responsabile
dell’ispezione e prendere nota del suo nome.
Informare i funzionari che avviserete immediatamente le persone che li assisteranno.
Informare immediatamente il dirigente incaricato e un componente dell’ufficio legale
della società.
Cosa fare dopo
Accompagnare i funzionari in una sala riunioni o in una zona tranquilla della
reception fino all’arrivo del dirigente incaricato.
Consegnare un tesserino di ingresso a ciascun funzionario.
Preparare diverse copie dell’elenco dei funzionari predisposto in precedenza (ad uso
della società e dei legali interni ed esterni).
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Dirigente incaricato / avvocato interno
Cosa fare quando siete informati dell’arrivo dei funzionari
Nominare un collega con sufficiente esperienza per coordinare la gestione amministrativa
dell’ispezione.
Incontrare immediatamente i funzionari.
Controllare il mandato ispettivo e predisporne almeno tre copie
Controllare i documenti identificativi di ciascun funzionario ed effettuarne copie
Chiedere ai funzionari se intendono aspettare l’arrivo di un legale interno o esterno. I
funzionari possono anche non essere disposti ad attendere. Secondo la legge italiana, i
funzionari possono condurre ispezioni anche senza attendere l’arrivo di un legale, ma non
possono impedirne la presenza. I funzionari dell’Unione Europea, una volta ottenuto
l’accesso alla sede, sono di norma disponibili ad attendere fino a venti minuti, tranne quando
sia presente un legale interno oppure l’ispezione si svolga contemporaneamente ad altre
ispezioni in Paesi diversi
Contattare il vostro legale esterno e trasmettere via fax o e-mail copia del mandato ispettivo
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Il soggetto designato come coordinatore
Cosa fare se siete stati incaricati di coordinare la gestione
amministrativa dell’ispezione
La vostra funzione è di fare in modo che l’ispezione proceda regolarmente e nel rispetto degli
interessi della società. Assicuratevi di:
Incaricare un dirigente esperto delle attività che sono oggetto di interesse dell’ispezione di
fungere da punto di riferimento dei funzionari e rispondere alle loro domande.
Coordinare il personale IT dell’azienda incaricato di assistere i funzionari, verificando che
questi ultimi ottengano l’accesso al sistema e che gli addetti IT dell’azienda accompagnino i
funzionari e gli esperti informatici durante le loro attività.
Costituire un gruppo di “accompagnatori”, preferibilmente legali interni o esterni, di modo
che ciascun funzionario sia sempre assistito durante la presenza in sede. L’accompagnatore
deve prendere nota delle ricerche effettuate, delle domande rivolte e delle risposte ottenute
dai funzionari, accertandosi che l’ispezione si svolga nei limiti di quanto previsto dal
mandato.
Ove esistenti, mettere da parte le macchine tritura documenti.
Informare dell’ispezione l’Amministratore Delegato e il Consiglio d’Amministrazione.
Informare dell’ispezione il personale dell’unità aziendale interessata e raccomandare di:
non cancellare i documenti
elettronici o distruggere le
copie cartacee;
non fare parola con nessuno,
all’interno o all’esterno
dell’azienda, dell’ispezione in
corso;
trattare con cortesia i
funzionari e collaborare entro i
limiti del mandato ispettivo.
Incaricare un dipendente di effettuare le fotocopie richieste dai funzionari. Il dipendente
dovrebbe effettuare tre copie di ogni documento, in modo da consegnarne una copia ai legali
interni e un’altra ai legali esterni.
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Personale IT
Qual è il vostro ruolo
Il vostro compito è di assistere i funzionari nelle ricerche informatiche. I funzionari hanno il
potere di effettuare ricerche in tutti i mezzi informatici della società, inclusi, ad esempio,
computer e archivi e possono chiedere di utilizzare le apparecchiature della società. Hanno,
inoltre, il potere di effettuare copie di file e hard disk se non sono in grado di completare le
ricerche durante l’ispezione.
E’ possibile che vi venga richiesto di fornire informazioni sul funzionamento del sistema
oppure di bloccare specifici accounts email, di rimuovere e reinstallare memorie, fornire
accessi di tipo “amministratore” e simili.
Non cancellare e-mail o documenti, trasferire email in arrivo ad altri indirizzi o server, creare
nuove password o nuovi account email of compiere altre attività che possano compromettere
l’ispezione.
Il soggetto nominato come coordinatore della società per le attività IT potrebbe chiedervi di
accompagnare il funzionario incaricato per l’IT e prendere nota delle parole chiave utilizzate
per le ricerche.
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Accompagnatori
La funzione dell’accompagnatore è di:
affiancare costantemente un determinato funzionario durante tutto il tempo della sua
permanenza presso la sede;
redigere un elenco di tutti i documenti raccolti o esaminati, indicando i luoghi in cui sono stati
reperiti;
assicurarsi che il funzionario fotocopi (o sequestri) solo i documenti cui ha effettivamente
diritto, avuto riguardo all’oggetto dell’ispezione;
prendere nota delle parole chiave utilizzate dai funzionari per le ricerche;
provare, nei limiti del possibile, a trasmettere eventuali richieste di chiarimenti da parte del
funzionario direttamente al dirigente incaricato;
se non è presente un avvocato:
assicurarsi che
eventuali richieste di
chiarimenti da parte
del funzionario
rientrino nell’oggetto
dell’ispezione e non
siano volte a
sollecitare risposte
che possano
determinare
ammissioni di
responsabilità;
assicurarsi che
ciascun dipendente
comprenda
pienamente eventuali
domande del
funzionario;
se il dipendente non è
certo della risposta,
proporre di inviare
quanto prima un
supplemento con una
risposta scritta
esaustiva;
redigere un elenco
dettagliato delle
domande rivolte dal
funzionario e delle
relative risposte;
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se le risposte sono
verbalizzate, chiedere
una copia del verbale.
Dipendenti
Cosa si richiede ai dipendenti
A tutto il personale dell’unità interessata dall’ispezione si richiede di collaborare con i
funzionari. Occorre restare calmi, essere cortesi e discreti, senza tentare in alcun modo di
ostacolare l’ispezione.
Non distruggere o cancellare documenti cartacei o elettronici fino a diversa richiesta. La
distruzione di documenti di rilievo può comportare l’applicazione di sanzioni penali e
responsabilità a carico della società.
Non fare parola con nessuno, all’interno o all’esterno dell’azienda, dell’ispezione in corso,
non inviare e-mail o creare documenti che contengano riferimenti all’ispezione (anche questi,
infatti, potrebbero essere analizzati dai funzionari e generare incomprensioni)
Non aggirare o distruggere i sigilli eventualmente apposti dai funzionari a cassetti, armadi,
scrivanie o stanze.
Attenersi in ogni occasione alle istruzioni e ai consigli dell’ufficio legale o dei legali esterni.
Essere discreti:
Parlare con i colleghi di
questioni interne, in presenza
dei funzionari, solo se
assolutamente necessario;
Evitare di parlare in modo
informale con i funzionari ed
assicurarsi di non fornire
neanche involontariamente
informazioni che non siano
state richieste.
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Richieste di chiarimenti
Se i funzionari formulano richieste di chiarimenti, chiedere cortesemente di rivolgersi
al dirigente incaricato.
Se i funzionari insistono per ottenere una risposta immediata, assicurarsi che sia presente un
legale (interno o esterno) e un accompagnatore, per prendere nota delle domande e delle
risposte e intervenire se le domande vanno oltre i limiti dell’ispezione.
Siete tenuti a rispondere quando vi viene richiesto di fornire una spiegazione di un
documento in punto di fatto o di indicare dove si trovi un certo documento. In ogni caso:
non fornire risposte
che possano
determinare
responsabilità per
la società e non
ammettere di aver
posto in essere
violazioni;
non fornire
spontaneamente
informazioni
riguardanti la
società e limitarsi a
rispondere alle
domande;
se non si è certi della
risposta ad una
domanda, limitarsi a
dichiarare di non
essere in grado di
rispondere, senza
fornire risposte
inappropriate o dare
proprie interpretazioni;
se non si è in grado
di fornire una
risposta in breve
tempo, proporre di
inviare una risposta
scritta prima
possibile.
Predisporre una relazione dettagliata delle domande ricevute e delle risposte fornite.
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How we can help
Simmons & Simmons è in grado di supportare la società a predisporre una procedura
dettagliata su cosa fare in caso di ispezioni presso le sedi aziendali. Questo è solo uno dei
numerosi profili di un programma di compliance esaustivo, di cui ogni azienda dovrebbe
dotarsi. Se il personale sa come comportarsi per rispettare il diritto della concorrenza, il
rischio di ispezioni per l’azienda si riduce. Lo Studio è in grado di:
Individuare le esigenze
della società in materia
di compliance;
Identificare le aree di business
dell’azienda in cui il personale è
maggiormente esposto al rischio di
violare la normativa antitrust,
indicare le conseguenze legali che
ne derivano e i limiti ai contatti con
altre imprese;
valutare il livello di
rischio cui la società è
esposta;
predisporre un manuale
di compliance adeguato
all’area di attività della
società;
effettuare programmi di
formazione e di
aggiornamento in
materia di compliance e
di ispezioni
fornire al personale una
procedura dettagliata
per affrontare le
ispezioni;
assistere la società in
caso di ispezioni.
Per assistenza in Italia, si prega di contattare:
Filippo Fioretti
T +39 06 80955 950
M +39 33 56803625
E [email protected]
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