Gestione dei Colli di Spedizione

Release
Manuale
5.20
Operativo
COLLI
Gestione dei Colli di Spedizione
La funzione Gestione Colli consente di generare i colli di spedizione in cui imballare gli
articoli presenti negli Ordini Clienti; il modulo è certificato per funzionare con base dati SQL
Server ed il modulo TURBO (New).
2 – Manuale Operativo
Indice degli argomenti
1
GESTIONE COLLI .............................................................................................................. 3
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Impostazioni Iniziali ...................................................................................................... 3
Gestione Colli di Spedizione ......................................................................................... 4
Evasione Ordini Clienti per collo d’imballaggio ............................................................. 9
I DdT ( e le Fatture accompagnatorie) per collo d’imballaggio .................................... 12
Stampa Packing List Bolle e Fatture Accompagnatorie............................................... 13
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione -
3
1 Gestione Colli
1.1 Impostazioni Iniziali
E’ necessario effettuare le seguenti impostazioni di base.
• Dal Menù
Parametri
Archivi
Parametri
Parametri della Procedura1: Cartella Vendite Altri
I campi da impostare con i valori necessari per la Gestione Colli sono:
•
Gestione Colli: per attivare la procedura, nelle seguenti modalità:
: la gestione dei colli diventa obbligatoria. L’utente
utilizza l’E
Evasione Ordini esclusivamente per evadere ordini clienti su cui sono
stati generati colli di spedizione: per abilitare questo tipo di gestione è necessario
che tutti gli ordini clienti vengano evasi, in quanto vengono esclusi dall’evasione
tutti gli ordini su cui non sono stai creati colli e tutti quelli che risultano
parzialmente evasi (la procedura effettua un controllo segnalando la presenza di
ordini che non sono ancora stati evasi).
: la gestione colli è attiva ma non obbligatoria.
L’utente può effettuare sia la generazione dei colli (E
Evasione Colli d’imballaggio)
Evasione Voci sfuse)
sia l’evasione diretta di merci sfuse (E
: a gestione colli non viene utilizzata.
•
Tipo di gestione: per definire se gli articoli all’interno dei colli devono essere scelti
in base a:
: gli imballaggi sono legati al singolo ordine: anche la
numerazione del collo seguirà il numero ordine (ripartendo da uno per ogni
ordine)
: gli imballaggi sono legati al singolo cliente.
: a scelta dell’utente, secondo i casi.
•
Lunghezza codice colli: consente di fissare la lunghezza dei codici identificativi dei
colli. (max. 10).
Il codice del collo è un progressivo: il numero di caratteri dipende del valore impostato nel
campo. La numerazione è assoluta (non legata all’anno) e una volta raggiunto il limite
numerico, riparte da 1
1
I parametri sono visibili se presente l’apposito modulo in licenza e se attive le form new
4 – Manuale Operativo
1.2 Gestione Colli di Spedizione
Consente la gestione e la stampa della situazione colli.
Si accede alla funzione dal menù Ordini Clienti
Gestione colli di spedizione
Nella figura, consideriamo una Gestione Mista con tipo di gestione sia per Ordine che per Clienti: nel
caso il tipo di gestione sia per Ordini (se impostata nei Parametri della Procedura) il campo Cliente
non viene visualizzato; viceversa nel caso di gestione per Cliente il campo Ordine cliente non viene
visualizzato.
Selezione ed estrazione dei dati
E’ necessario innanzitutto definire i parametri di selezione:
•
Visualizza anche le righe già imballate: l’attivazione del flag permette di visualizzare le
righe d’ordine già completamente imballate; quando non è selezionato, la griglia di
dettaglio riporta solo le righe d’ordine non completamente imballate.
I seguenti campi sono alternativi tra loro:
•
•
Ordine cliente: se viene immesso il codice di un ordine, vengono estratti i relativi dettagli
Cliente: se invece viene immesso il codice di un cliente, vengono estratti i dettagli di tutti
gli ordini intestati a quel cliente.
Nel caso venga immesso un Cliente per il quale sono presenti ordini con destinatario, in testata
appare un campo Destinatario che riporta l’elenco di tutti i diversi destinatari usati negli ordini del
cliente, e la griglia sottostante viene caricata filtrando i dati anche in base al codice del diverso
destinatario selezionato nel campo.
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione -
5
Selezionato un valore in uno dei due campi della testata, vengono automaticamente estratti i
dati nelle griglie successive.
La prima Griglia (Principale) riporta le righe di dettaglio dell’ordine/ordini selezionate in base ai
filtri impostati nella testata, indicando per ciascuna riga:
•
•
Quantità già imballata: se sono già state imballate delle merci
Quantità imballata: per specificare la quantità che s’intende ancora imballare.
La seconda Griglia Colli ancora non spediti consente di:
Indicare la descrizione del collo nella fase di creazione
Indicare la quantità da aggiungere in un collo già imballato e non spedito
Visualizzare l’elenco dei colli non ancora spediti, associati all’ordine/cliente indicato nella
testata della maschera
Presenta i campi:
•
•
•
Num. Collo: codice che viene assegnato automaticamente dalla procedura in modo
progressivo per ordine (o per cliente, a seconda del tipo di gestione), ovvero la
numerazione si ripete al cambio di ordine (o di cliente).
Descrizione: può essere assegnata dall’utente, e ad ogni sua variazione viene richiesta
la conferma di salvataggio.
Righe imballate: riporta il numero di righe di dettaglio imballate in ciascun collo.
Per esaminare in dettaglio la composizione di ogni collo è sufficiente cliccare due volte sulla
riga del collo desiderato: si apre la seguente maschera di sola visualizzazione:
La maschera, che riporta nell’intestazione il riferimento del collo selezionato, elenca le righe
d’ordine imballate nel collo riportando per ciascuna la quantità presente nel collo.
6 – Manuale Operativo
Creazione di un collo
Per eseguire l’imballaggio di una o più righe d’ordine in un collo, è necessario:
1. Indicare nel campo Qtà Imballata (Griglia 1) la quantità da imballare per ogni riga
2. Cliccare sul pulsante Crea Collo
3. Aggiunge la Descrizione del collo nella ‘Griglia Colli ancora non spediti’
1
2
3
Modifica di un collo
Per modificare un collo già creato e non spedito, è necessario:
4. Indicare nel campo Qtà Imballata (Griglia 1) la quantità da imballare per ogni riga
desiderata
5. Selezionare nella ‘Griglia Colli ancora non spediti’ il collo nel quale inserire gli articoli
6. Cliccare sul pulsante Conferma
La procedura provvede, in automatico, ad aggiornare la ‘Griglia Colli ancora non spediti’:
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione -
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Sul fondo della maschera, oltre ai tipici tasti che consentono di confermare, pulire e uscire dalla
maschera, sono presenti i seguenti pulsanti che consentono di ottenere una serie di stampe di
tipo consultivo, relative ai movimenti effettuati sui colli di spedizione.
Per ottenere la stampa della composizione dei colli attualmente in editazione. Premendo il
pulsante si apre un menù di scelta rapida che consente di impostare la stampa dei soli colli già
spediti, oppure dei colli ancora da spedire o di entrambi.
Esempi di stampa
8 – Manuale Operativo
Attiva la stampa del sovrappacco del collo selezionato nella seconda griglia.
Per effettuare la stampa degli articoli che non sono ancora stati imballati.
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione -
9
1.3 Evasione Ordini Clienti per collo d’imballaggio
La funzione di Evasione Ordini Clienti è integrata con la gestione dei colli di spedizione:
l’automatismo di evasione per collo d’imballaggio è sostanzialmente simile a quello previsto nel
caso di evasione “tipica” degli Ordini Clienti (per i quali non è stata prevista una gestione dei
colli di spedizione). L’evasione del collo genererà il Ddt (Fattura Accompagnatoria o Fattura
Proforma) che riporterà il numero di collo precedentemente assegnato in fase di Creazione del
Collo.
Le modalità di evasione può essere impostata in base alle esigenza dell’utente: secondo
quanto indicato nei Parametri della Procedura (nel campo Gestione dei colli) si avranno due
funzionamenti diversi:
Se si è scelto l’opzione Gestione Obbligatoria
L’evasione degli ordini può avvenire solo per colli: la maschera della funzione richiamabile dal
menù Ordini Clienti – Evasione Ordini, è, nella parte di testata, identica a quella richiamabile nel
caso di Evasione tipica degli Ordini Clienti.
La griglia di dettaglio sarà invece adattata per effettuare ‘Evasione Colli d’imballaggio’ (vedi
dettagli a seguire)
Se si è scelto l’opzione Gestione Mista
L’evasione può essere fatta sia per singole righe che per colli (per gli ordini che vengono
imballati mediante la gestione colli); la maschera di evasione propone quindi la scelta tra i due
tipi di evasione:
L’unica differenza rilevabile è la presenza di due check posti sull’estrema destra della
maschera:
•
•
Evasione Voci sfuse: per evadere ordini clienti senza la gestione colli; le modalità
operative sono le stesse utilizzate nella normale Evasione Ordini
Evasione Colli d’imballaggio: attivando questo flag, la griglia di dettaglio viene integrata di
due colonne:
Spedire: per selezionare le righe da evadere
Collo: riporta il codice del collo in cui è imballata la riga da evadere
10 – Manuale Operativo
Considerando che l’evasione degli ordini a colli permette di evadere le righe di un ordine cliente
gestite a colli solo dopo averle imballate, la procedura consente di aggiungere ad un collo
alcune o tutte le voci non ancora evase o imballate di un ordine per effettuare un'unica
evasione comprendente tutto quanto è in spedizione.
Consente inoltre di trasferire le righe di note che altrimenti, con la gestione colli, non sarebbero
mai portate dall’ordine alla bolla.
E’ presente il campo Verifiche righe mancanti, visibile solo quando è richiesta un’evasione a
colli d’imballaggio: se questo campo è attivo, all’estrazione di ogni ordine, è attivata una
funzione che verificherà se esistono delle righe dell’ordine che non risultano imballate
completamente o già spedite a voci sfuse.
Se verrà rilevata almeno una riga, sarà visualizzata un’apposita maschera che elenca in griglia
tutte le righe “imballabili”.
Nella griglia sono visualizzate tutte le righe dell’ordine comprese le righe di Note: vengono
estratte solo quelle che hanno impostato il flag Da riportare nel documento successivo.
Nella griglia sono presenti i seguenti campi:
•
•
•
•
•
Num. Riga: numero della riga dell’ordine cliente (non editabile)
Codice: codice dell’articolo (non editabile).
Descrizione: descrizione delle righe articoli (compresi le righe articoli *) e delle righe di note
inserite nell’ordine cliente (non editabile).
Qta: quantità residua da imballare variabile dall’utente. Se per una riga articolo non si vuole
effettuare l’imballo del residuo occorre impostare la quantità a zero.
Note: riga di note che si vuole riportare sul documento di evasione.
Nella funzione è inoltre presente un campo per la scelta del collo a cui accodare le righe
appena scelte (di difetto è proposto l’ultimo collo).
Premendo il pulsante Conferma sono accodate definitivamente le quantità e le note scelte al
collo selezionato.
Premendo il pulsante Esci non sono effettuate aggiunte ai colli.
Nota: porre molta attenzione alle righe confermate perché, mentre per le righe di merce è possibile
correggere eventuali errori utilizzando la funzione Gestione Colli di spedizione, per le righe di note non è
in alcun modo possibile eliminarle.
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione - 11
Evasione Colli d’imballaggio
Impostati i parametri di selezione e scelta la modalità Evasione Colli d’imballaggio cliccando
su Estrai viene estratta, in griglia, la lista dei colli in cui risulta imballato l’ordine/gli ordini.
L’evasione può essere fatta solo per interi colli: oltre all’ordine/ordini scelti dall’utente, in griglia
vengono caricati anche tutti gli altri ordini che sono stati imballati nei medesimi colli in cui
rientrano i primi.
Le righe in griglia vengono caricate in ordine di collo: quindi, una stessa riga d’ordine può
comparire più volte, nel caso in cui sia stata imballata in più colli che soddisfano i parametri di
filtro.
Per selezionare le righe d’ordine da evadere, applicare un flag
in corrispondenza della
colonna Spedire: selezionando una riga d’ordine, in automatico vengono attivate anche tutte le
altre righe appartenenti allo stesso collo.
I colli, per essere selezionati, devono risultare non spediti.
La colonna Qta Consegnata indica la quantità imballata nel collo: non è modificabile. Alla
pressione del tasto Evadi Tutto vengono automaticamente selezionate tutte le eventuali righe
d’ordine presenti nella griglia di dettaglio.
Effettuate le selezioni, cliccando su Conferma gli ordini vengono evasi: è possibile richiamare
il documento generato (nell’esempio un Ddt) che avrà il riferimento al collo di origine:
12 – Manuale Operativo
1.4 I DdT ( e le Fatture accompagnatorie) per collo d’imballaggio
Sulle funzioni di Caricamento Ddt (e Fatture Accompagnatorie) sono presenti dei campi e degli
automatismi per la gestione colli:
Le stesse impostazioni sono disponibili sulla funzione Caricamento Fatture Accompagnatorie.
Sulla Toolbar interna alla funzione è presente il seguente pulsante:
Colli associati al Ddt: consente di effettuare una consultazione dei colli associati alla riga di
articoli imballati (associati al Ddt, che è stato generato dalla Evasione ordini per colli). Per
ottenere il dettaglio del collo in cui è imballata una riga di documento, è sufficiente posizionarsi
sulla riga di dettaglio interessata e richiamare la funzione di consultazione premendo il bottone.
Apparirà una maschera che riporta in testata gli estremi del collo, mentre il dettaglio elenca tutte
le righe di documento che rientrano nel collo, con l’indicazione dell’articolo e della relativa
quantità.
Nella Griglia di Dettaglio è presente il campo Collo (colonna visibile solo se attiva la gestione
colli) che riporta il numero del collo. Al fine di mantenere la congruità dei dati, sono inoltre
previsti dei controlli sulle operazioni eseguite dall’utente sulle singole righe del documento,
quali:
Non è possibile modificare una riga di documento legato ad un collo
Eliminando2 una riga legata ad un collo, appare un messaggio che avvisa che l’eliminazione
della riga comporta la rimozione di tutte le altre eventuali righe (del documento in esame)
legate allo stesso collo. In caso di risposta affermativa, la procedura rimuove tutte le righe
imballate nello stesso collo della riga cancellata dall’utente, ed, al salvataggio del
documento, lo stesso collo viene riaperto (risultando come ‘non spedito’, nuovamente
consultabile e gestibile dalla funzione Gestione Colli di Spedizione nella griglia dei colli non
ancora spediti);
Cancellando3 l’intero documento, tutti i colli, in cui sono imballate le sue righe di dettaglio,
vengono riaperte (tornando allo stato di ‘non spediti’)
2
3
con la combinazione dei tasti Shift+Canc
con il tasto Elimina
COLLI: Gestione dei Colli di Spedizione - 13
1.5 Stampa Packing List Bolle e Fatture Accompagnatorie
Il Packing list è un documento di spedizione che riporta il dettaglio degli articoli che vengono
spediti e le modalità in cui essi vengono imballati. La stampa del packing list riporta in testata gli
estremi del cliente e del documento di spedizione mentre, in dettaglio vengono presentati i dati
identificativi di ogni singolo collo di spedizione con l’elencazione degli articoli imballati in
ciascuno di essi
Si accede alla funzione dal menù Vendite
Stampa Packing List Bolle
La stessa funzione è disponibile anche come Stampa Packing List Fatture Accompagnatorie per
effettuare l’ estrazione dei dati sull’archivio delle fatture accompagnatorie.
Fornendo dei limiti di selezione, si possono estrarre solo i documenti che si desidera stampare;
i campi e i flag impostabili hanno lo stesso significato di quelli presenti nella Stampa ddt: è
possibile selezionare i documenti per intervallo di data, numero Ordinem, Codice Cliente, e
distinguere i documenti che sono stati precedentemente stampati da quelli che non lo sono
stati.
Impostati i limiti di selezione, cliccando sul pulsante Estrai si visualizzano i documenti
corrispondenti ai parametri impostati.
Per selezionare i documenti per i quali elaborare la stampa della packing list, applicare un flag
in corrispondenza della colonna Stampa.
Con la pressione del pulsante Stampa viene avviata la stampa (non dotata di anteprima) del
packing per i soli documenti selezionati nella colonna Stampa.