Regolamento del processo di gestione delle attività di rischio e dei

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Regolamento del processo di gestione delle attività di
rischio e dei conflitti di interesse nei confronti di
Soggetti Collegati al Gruppo Bancario Mediolanum
Regolamento approvato dal Consiglio di Amministrazione
Aggiornamento del 13 Febbraio 2013
1
SOMMARIO
1
OBIETTIVI E GESTIONE DEL DOCUMENTO ........................................................................................ 4
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2
QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO ............................................................................................ 7
2.1
3
FINALITÀ E CONTESTO DI RIFERIMENTO ................................................................................................ 4
PROCESSO AUTORIZZATIVO E DESTINATARI DEL DOCUMENTO ................................................................ 4
GESTIONE DEL DOCUMENTO E DELLE ECCEZIONI .................................................................................. 5
VALIDITÀ E OWNERSHIP DEL DOCUMENTO ........................................................................................... 5
STRUTTURA DEL DOCUMENTO ............................................................................................................. 6
RIFERIMENTI NORMATIVI...................................................................................................................... 7
DEFINIZIONI ............................................................................................................................................. 7
4
ASSETTO ORGANIZZATIVO E DI GOVERNO DELLA GESTIONE DELLE ATTIVITÀ DI RISCHIO E
DEI CONFLITTI DI INTERESSE NEI CONFRONTI DI SOGGETTI COLLEGATI ......................................... 10
4.1
MACRO – FASI DEL PROCESSO DI GESTIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI ................ 10
4.2
MODELLO ORGANIZZATIVO PER LA GESTIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI................ 10
4.3
MODELLO ORGANIZZATIVO DEI PROCESSI DI CONTROLLO DEI RISCHI ASSUNTI VERSO SOGGETTI
COLLEGATI .................................................................................................................................................... 12
5
OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI E ATTIVITÀ DI RISCHIO SOTTOPOSTI A PRESIDIO 13
5.1
OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI - DEFINIZIONE NORMATIVA ................................................... 13
5.2
ATTIVITÀ GENERATRICI DI RISCHIO DI CONFLITTI DI INTERESSE CON SOGGETTI COLLEGATI ................... 14
5.2.1 Ambiti operativi e tipologie di operazioni sottoposti alla Disciplina ............................................ 14
5.3
OPERAZIONI INTERCOMPANY ............................................................................................................. 16
5.4
ALTRE POSSIBILI SITUAZIONI DI CONFLITTI DI INTERESSE ..................................................................... 16
6
GESTIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI ...................................................... 17
6.1
LIMITI PRUDENZIALI ........................................................................................................................... 18
6.1.1 Limiti consolidati ......................................................................................................................... 18
6.1.2 Limiti individuali .......................................................................................................................... 18
6.1.3 Modalità di calcolo dei limiti prudenziali ..................................................................................... 19
6.1.4 Calcolo periodico dei limiti prudenziali e piano di rientro ........................................................... 19
6.2
PROCESSO DI GESTIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI ............................................. 19
6.2.1 Censimento dei Soggetti Collegati ............................................................................................. 22
6.2.2 Identificazione dell’operazione con soggetto collegato ............................................................. 23
6.2.3 Verifica del rispetto dei limiti prudenziali .................................................................................... 24
6.2.4 Qualificazione delle operazioni con Soggetti Collegati .............................................................. 24
6.2.5 Istruttoria .................................................................................................................................... 35
6.2.6 Delibera ...................................................................................................................................... 38
6.2.7 Esecuzione e registrazione ........................................................................................................ 40
6.2.8 Monitoraggio .............................................................................................................................. 40
6.2.9 Reporting.................................................................................................................................... 41
6.3
CASI DI DEROGA ED ESENZIONI .......................................................................................................... 42
6.3.1 Operazioni di importo esiguo ..................................................................................................... 42
6.3.2 Operazioni ordinarie ................................................................................................................... 42
6.3.3 Operazioni con o tra società controllate e con società sottoposte a influenza notevole ........... 42
6.3.4 Operazioni urgenti ...................................................................................................................... 43
2
6.3.5 Operazioni che ricadono anche nell’ambito di applicazione della disciplina delle obbligazioni
degli esponenti bancari ex art. 136 TUB ................................................................................................. 43
6.3.6 Operazioni di competenza dell’assemblea ................................................................................ 43
6.3.7 Operazioni rientranti in delibere – quadro .................................................................................. 43
7
CONTROLLI INTERNI ............................................................................................................................ 43
8
RUOLI E RESPONSABILITÀ DELLE COMPONENTI DEL GRUPPO BANCARIO ............................. 45
9
ALLEGATI .............................................................................................................................................. 47
3
1
Obiettivi e gestione del documento
1.1
FINALITÀ E CONTESTO DI RIFERIMENTO
Il Regolamento di Gruppo del processo di gestione delle attività di rischio e dei conflitti di interesse nei
confronti di Soggetti Collegati (nel seguito anche “Regolamento di Gruppo”) viene adottato da Banca
Mediolanum S.p.A. (nel seguito anche la Banca) e dalle società da essa controllate e appartenenti al Gruppo
Bancario (nel seguito anche società del Gruppo o Controllate) allo scopo di definire e disciplinare:
•
il modello di governo e organizzativo (nel seguito anche “modello organizzativo”) adottato dal
Gruppo Bancario per la gestione delle attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti di Soggetti
1
Collegati ai sensi del Titolo V, capitolo 5, della Circolare n. 263 di Banca d’Italia (nel prosieguo
anche la Disciplina);
•
i ruoli, le responsabilità e le istruzioni operative da seguire nel caso di effettuazione di un’operazione
con un soggetto collegato di Banca Mediolanum S.p.A. e del Gruppo nonché, più in generale, le
modalità di censimento, identificazione, verifica dei limiti prudenziali, istruttoria, delibera,
registrazione, monitoraggio e reporting delle operazioni effettuate con Soggetti Collegati.
Il presente documento risponde alle richieste della Banca d’Italia di definire specifiche indicazioni in materia
di assetti organizzativi e controlli interni e di individuare le responsabilità degli organi e i compiti delle funzioni
aziendali rispetto agli obiettivi di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse, nonché agli obblighi di
censimento dei Soggetti Collegati e di controllo dell’andamento delle esposizioni.
Il documento si inserisce, inoltre, nel quadro delle fonti normative del Gruppo Bancario e presenta specifiche
relazioni con la seguente principale regolamentazione aziendale o strumentazione di natura organizzativa di
Banca Mediolanum S.p.A.:
1.2
•
Ordinamento dei Servizi di Banca Mediolanum S.p.A., emesso il 17 Ottobre 2011;
•
Regolamento di Gruppo del processo di Gestione delle Operazioni con Soggetti Collegati,
emesso dalla Capogruppo Mediolanum S.p.A. ai sensi della Delibera Consob n.17221, articolo
4, il 23 Dicembre 2010;
•
Policy per la gestione dei conflitti di interesse, approvata dal Consiglio di Amministrazione di
Banca Mediolanum S.p.A. del 15 febbraio 2012;
•
Policy rischio di credito Controparti Istituzionali approvata dal Consiglio di Amministrazione
del 15 Febbraio 2012.
•
Politica per la gestione del credito approvate dal Consiglio di Amministrazione di Banca
Mediolanum S.p.A. il 26 Luglio 2011;
•
Politica per la gestione e il controllo del processo di mitigazione del rischio sui portafogli di
credito approvata dal Consiglio di Amministrazione di Banca Mediolanum S.p.A. il 14 Aprile
2011;
•
Regolamento del processo ICAAP, approvata dal Consiglio di Amministrazione di Banca
Mediolanum S.p.A. del 15 febbraio 2012;
•
Politiche retributive di Gruppo approvate dal Consiglio di Amministrazione di Banca
Mediolanum S.p.A. il 21 Marzo 2012.
PROCESSO AUTORIZZATIVO E DESTINATARI DEL DOCUMENTO
In applicazione delle disposizioni normative contenute nella Circolare n. 263 di Banca d’Italia il presente
“Regolamento del processo di gestione delle attività di rischio e dei conflitti di interesse nei confronti di
Soggetti Collegati al Gruppo Bancario”:
1
Circolare n. 263 del 27 dicembre 2006 ”Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale per le banche” - 9° aggiornamento del 12 dicembre
2011: Inserimento di due nuovi capitoli in materia di partecipazioni detenibili dalle banche e dai gruppi bancari (Tit. V – Cap. 4) e di
attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti di soggetti collegati (Tit. V – Cap. 5).
4
–
è stato oggetto di preventiva ed approfondita istruttoria sulla rispondenza delle soluzioni proposte ai
vari profili della Disciplina da parte delle funzioni di Banca Mediolanum coinvolte nel processo,
ciascuna in relazione alla propria competenza;
–
ha ottenuto il parere favorevole degli Amministratori Indipendenti e del Collegio Sindacale di Banca
Mediolanum S.p.A. sulla complessiva idoneità delle procedure a conseguire gli obiettivi della
Disciplina, espresso tenuto conto delle informazioni note e disponibili alla data di esame del presente
regolamento;
–
è stato deliberato dal Consiglio di Amministrazione di Banca Mediolanum S.p.A.
Il presente Regolamento di Gruppo viene divulgato all’interno della Banca, nonché a tutte le società del
Gruppo Bancario per opportuna visione e approvazione da parte dei rispettivi Organi Aziendali, e successiva
attuazione delle disposizioni in esso contenute.
Al riguardo, gli Organi con funzione di gestione di ogni Controllata curano l’attuazione del Regolamento di
Gruppo provvedendo, laddove ritenuto necessario, all’emanazione di apposita normativa interna aziendale,
nel rispetto dei contenuti del presente documento (per le Società estere, compatibilmente con la
regolamentazione del Paese in cui esse sono situate). Alla prima occasione utile, gli Organi medesimi
portano a conoscenza dei rispettivi Organi con funzione di supervisione strategica il Regolamento di Gruppo.
Il presente Regolamento di Gruppo viene messo a disposizione delle unità organizzative indicate nel
paragrafo 4.2 “Modello organizzativo per la gestione delle operazioni con Soggetti Collegati”.
1.3
GESTIONE DEL DOCUMENTO E DELLE ECCEZIONI
Le previsioni del Regolamento di Gruppo sono in vigore dal 31 Dicembre 2012.
Al riguardo, la Segreteria Generale, con il supporto della Funzione Compliance & Risk Control, segnala
all’Amministratore Delegato/Direttore Generale modifiche di rilievo dell’assetto di governo e organizzativo,
nonché variazioni del contesto normativo esterno e delle eventuali Procedure emanate ai sensi della
Circolare n. 263 di Banca d’Italia – Titolo V capitolo 5, al fine di curare i necessari adeguamenti del
Regolamento di Gruppo.
Le difformità rispetto a quanto disposto nel presente documento devono essere motivate e documentate,
senza indugio, al Consiglio di Amministrazione di Banca Mediolanum S.p.A. il quale provvederà alle
opportune azioni correttive .
Il presente Regolamento è comunicato all’assemblea dei soci di Banca Mediolanum in sede di prima
disposizione e nel caso di modifiche sostanziali (quali ad esempio variazioni dei limiti, dei criteri per la
rilevazione delle operazioni oggetto del documento, variazione dei ruoli e responsabilità, etc.).
Le direttive contenute nel presente Regolamento si riferiscono, in particolare, all’attuale composizione del
portafoglio bancario e alle linee guida strategiche attualmente vigenti e contenute nel piano strategico
emanato dal Consiglio di Amministrazione nonché, più in generale, alla politica di gestione dei conflitti di
interesse del Gruppo Bancario. In quanto tali, si renderà quindi necessario aggiornare le stesse in presenza
di una mutata composizione del portafoglio, una diversa strategia di impiego della raccolta ovvero evoluzioni
2
alle situazioni di conflitto di interesse, anche derivanti da rapporti di Gruppo .
Le procedure deliberative, ed ogni loro eventuale successiva modifica, identificate al capitolo 6 del presente
Regolamento sono pubblicate sul sito internet di Banca Mediolanum S.p.A. (www.bancamediolanum.it/).
1.4
VALIDITÀ E OWNERSHIP DEL DOCUMENTO
Il presente Regolamento ha validità fino a successive modificazioni. La responsabilità dei successivi
aggiornamenti è affidata:
2
Si richiamano, altresì, le specifiche indicazioni in tema di conflitti di interesse tra l’attività di concessione di credito e quella di
assunzione di partecipazioni contenute nella disciplina delle partecipazioni detenibili dalle banche, nonché quelle in materia di conflitti di
interesse nella prestazione di servizi di investimento e accessori, contenute nel regolamento congiunto Banca d’Italia-CONSOB in
attuazione dell’art. 6, comma 2-bis, TUF.
5
•
alla funzione Compliance e Risk Control, in caso di necessità derivanti da variazioni nel quadro
normativo di riferimento;
•
alla Divisione Organizzazione, in caso di necessità conseguenti a mutamenti nella struttura
organizzativa aziendale.
Rilevate le intervenute necessità di modifiche al presente Regolamento, le predette strutture attiveranno
l’Unità di Supporto Manageriale Segreteria Generale, per sottoporre le modifiche all’esame e approvazione
dei consiglieri indipendenti, del collegio sindacale e del Consiglio di Amministrazione di Banca Mediolanum
S.p.A..
1.5
STRUTTURA DEL DOCUMENTO
Il documento, oltre al presente Capitolo, prevede i seguenti altri 8 Capitoli:
•
Capitolo 2 – Quadro normativo di riferimento: riporta il quadro di riferimento nell’ambito del quale
opera il presente regolamento;
•
Capitolo 3 – Definizioni: riporta le definizioni utilizzate all’interno del presente documento e adottate
dal Gruppo bancario Mediolanum;
•
Capitolo 4 – Assetto organizzativo e di governo della gestione delle attività di rischio e dei
conflitti di interesse nei confronti di Soggetti Collegati: descrive l’assetto organizzativo adottato
dal Gruppo Bancario per la gestione delle operazioni con Soggetti Collegati;
•
Capitolo 5 – Operazioni con Soggetti Collegati e attività di rischio sottoposti a presidio:
contiene l’elenco della attività di rischio e gli ambiti operativi sottoposti a presidio secondo quanto
richiesto dalla normativa;
•
Capitolo 6 – Procedure per la gestione delle operazioni con Soggetti Collegati: descrive le fasi
del processo di gestione delle operazioni con Soggetti Collegati, ivi incluso il processo di
monitoraggio dei limiti prudenziali definiti dall’Autorità di Vigilanza, nonché i casi di deroga ed
esenzioni possibili rispetto al processo standard;
•
Capitolo 7 – Controlli interni: descrive il modello del sistema di controllo interno adottato per il
presidio delle attività di rischio e dei conflitti di interesse nei confronti di Soggetti Collegati;
•
Capitolo 8 – Ruoli e responsabilità delle componenti del Gruppo Bancario: descrive i ruoli e le
responsabilità degli Organi Aziendali coinvolti nel processo di gestione delle operazioni con Soggetti
Collegati;
•
Capitolo 9 – Allegati: riporta gli Allegati al presente documento.
6
2
Quadro normativo di riferimento
2.1
RIFERIMENTI NORMATIVI
Nel presente capitolo si richiama il contesto normativo nell’ambito del quale opera il presente Regolamento.
1) Riferimenti comunitari:
Direttiva 2006/48/CE (direttiva CRD – Capital Requirement Directive relativa all’accesso
3
all’attività degli enti creditizi ed al suo esercizio), 14 Giugno 2006 ;
“Principi fondamentali per un’efficace vigilanza bancaria” con particolare riferimento al
“Principio 11 – Esposizioni verso parti collegate”, originariamente pubblicato dal Comitato di
Basilea per la vigilanza bancaria nel settembre 1997 e aggiornato da ultimo nell’ottobre 2006.
2) Normativa nazionale:
3
CICR - Deliberazione 29 luglio 2008 (Disciplina delle attività di rischio e di altri conflitti di
interesse delle banche e dei gruppi bancari nei confronti di Soggetti Collegati, ai sensi
dell’articolo 53, commi 4, 4-ter e 4-quater, del d.lgs. 1° settembre 1993, n.385 – Testo Unico
Bancario);
Art. 53 comma 4 del d.lgs. 1° settembre 1993, n.38 5 – Testo Unico Bancario;
Art. 136 del d.lgs. 1° settembre 1993, n.385 – Tes to Unico Bancario;
“Nuove disposizioni di vigilanza per le banche” – Circolare Banca d’Italia n. . 263 del 27
dicembre 2006, Titolo V – Cap. 5 (“Attività di rischio e conflitti di interesse delle banche e dei
gruppi bancari nei confronti di Soggetti Collegati”) – 9° aggiornamento del 12 dicembre 2011;
Regolamento congiunto Consob – Banca d’Italia del 29 ottobre 2007.
Disposizioni della Banca d’Italia in materia di politiche e prassi di remunerazione e
incentivazione nelle banche e nei gruppi bancari.
Definizioni
Le definizioni di seguito riportate sono integralmente recepite da Banca Mediolanum e dalle sue Controllate
che le adottano con riferimento alle disposizioni contenute nel presente Regolamento.
Soggetti Collegati: l’insieme costituito da una parte correlata e da tutti i soggetti a essa connessi. Per
l’applicazione a livello individuale, le singole banche appartenenti a un Gruppo Bancario fanno riferimento al
medesimo perimetro di Soggetti Collegati determinato dalla capogruppo per l’intero Gruppo Bancario.
Parte correlata: i soggetti di seguito indicati, in virtù delle relazioni intrattenute con una singola banca, con
una banca o un intermediario vigilato appartenenti a un gruppo, con la società finanziaria capogruppo:
1. l’esponente aziendale;
2. il partecipante;
3. il soggetto, diverso dal partecipante, in grado di nominare, da solo, uno o più componenti dell’organo
con funzione di gestione o dell’organo con funzione di supervisione strategica, anche sulla base di
3
Tale disciplina, al fine di contenere i rischi per la stabilità delle banche, impone limiti, rapportati al patrimonio di vigilanza, per le
esposizioni di importo rilevante. La disciplina al momento vigente – in corso di revisione per effetto del recepimento della direttiva
2009/111/CE – prevede, tra l’altro, un limite individuale per ciascuna posizione di rischio pari al 25% del patrimonio di vigilanza, che
diviene più stringente (il 20% anziché il 25%) per le posizioni di rischio nei confronti di “soggetti collegati”, intesi come: i) l’azionista
rilevante, ossia colui il quale detenga almeno il 15% del capitale sociale della banca; ii) le società partecipate dalla banca per almeno il
20% del capitale.
7
patti in qualsiasi forma stipulati o di clausole statutarie aventi per oggetto o per effetto l’esercizio di tali
diritti o poteri;
4. una società o un’impresa anche costituita in forma non societaria su cui la banca o una società del
Gruppo Bancario è in grado di esercitare il controllo o un’influenza notevole.
Parte correlata non finanziaria: una parte correlata che eserciti in prevalenza, direttamente o tramite
società controllate, attività d’impresa non finanziaria come definita nell’ambito della disciplina delle
4
partecipazioni detenibili dalle banche e dai gruppi bancari Si è in presenza di una parte correlata non
finanziaria allorché le attività diverse da quelle bancarie, finanziarie e assicurative eccedono il 50% del totale
5
delle attività complessive . La nozione include anche il partecipante e una delle Parti Correlatedi cui ai
numeri 3 e 4 della relativa definizione che sia società di partecipazioni qualificabile come impresa non
finanziaria ai sensi della richiamata disciplina delle partecipazioni detenibili.
Soggetti connessi:
1. le società e le imprese anche costituite in forma non societaria controllate da una parte correlata;
2. i soggetti che controllano una parte correlata tra quelle indicate ai numeri 2 e 3 della relativa
definizione, ovvero i soggetti sottoposti, direttamente o indirettamente, a comune controllo con la
medesima parte correlata;
3. gli stretti familiari di una parte correlata e le società o le imprese controllate da questi ultimi.
6
Stretti familiari: i parenti fino al secondo grado e il coniuge o il convivente more-uxorio di una parte
correlata, nonché i figli di quest’ultimo;
Personale più rilevante: “personale più rilevante” identificato ai sensi delle disposizioni sulle politiche e
prassi di remunerazione e incentivazione.
Attività di rischio: le esposizioni nette come definite ai fini della disciplina in materia di concentrazione dei
7
rischi
Operazione con Soggetti Collegati: la transazione con Soggetti Collegati che comporta assunzione di
attività di rischio, trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni, indipendentemente dalla previsione di un
corrispettivo, ivi incluse le operazioni di fusione e di scissione. Non si considerano operazioni con Soggetti
Collegati:
i) quelle effettuate tra componenti di un Gruppo Bancario quando tra esse intercorre un rapporto di
controllo totalitario, anche congiunto;
ii) i compensi corrisposti agli esponenti aziendali, se conformi alle disposizioni di vigilanza in materia di
sistemi di incentivazione e remunerazione delle banche;
4
Cfr. Circ. Banca d’Italia n. 263 – Titolo V, Capitolo 4
Va fatto riferimento:
– per le banche e le società finanziarie, alla somma del totale attivo e delle garanzie rilasciate e impegni;
– per le imprese di assicurazione, al valore dei premi incassati moltiplicato per un fattore correttivo pari a 10;
– per le imprese industriali, al fatturato totale, moltiplicato per un fattore correttivo pari a 10.
Vanno considerati i dati dell’ultimo esercizio, o, se più recenti, quelli risultanti dalla relazione semestrale, annualizzando quelli di conto
economico.
5
6
Nel caso di soggetti collegati a una banca estera o a un intermediario vigilato estero facenti parte di un Gruppo Bancario, qualora vi
siano comprovate difficoltà nel reperimento delle informazioni, la capogruppo può escludere dalla nozione di “stretti familiari” i parenti di
secondo grado, limitandosi a considerare i parenti di primo grado; in tal caso, ne dà notizia alla Banca d’Italia.
7
Cfr. Titolo V, Capitolo 1, Sezione I, par. 3 nonché le “Istruzioni per la compilazione delle segnalazioni sul patrimonio di vigilanza e sui
coefficienti prudenziali” (Circolare n. 155 del 18 dicembre 1991), Sezione 5
8
iii) le operazioni di trasferimento infragruppo di fondi o di “collateral” poste in essere nell’ambito del
8
sistema di gestione del rischio di liquidità a livello consolidato ;
iv) le operazioni da realizzare sulla base di istruzioni con finalità di stabilità impartite dalla Banca d’Italia,
ovvero sulla base di disposizioni emanate dalla capogruppo per l’esecuzione di istruzione impartite
dalla Banca d’Italia nell’interesse della stabilità del gruppo.
Operazione di maggiore rilevanza: l’operazione con Soggetti Collegati il cui controvalore
superiore a € 5 milioni.
è pari o
Operazione di minore rilevanza: l’operazione con Soggetti Collegati diversa da quella di maggiore
rilevanza.
Operazione ordinaria: l’operazione con Soggetti Collegati, di minore rilevanza, rientrante nell’ordinaria
operatività della banca e conclusa a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard. Nel definire le
operazioni della specie, la banca tiene conto almeno dei seguenti elementi: riconducibilità all’ordinaria
attività, oggettività delle condizioni, semplicità dello schema economico-contrattuale, contenuta rilevanza
quantitativa, tipologia di controparte
Indice di rilevanza del controvalore: è il rapporto tra il controvalore dell’operazione e il patrimonio di
vigilanza tratto dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto).
Controvalore dell’operazione: se le condizioni economiche dell’operazione sono determinate, il
controvalore dell’operazione è:
i) per le componenti in contanti, l’ammontare pagato alla/dalla controparte contrattuale;
ii) per le componenti costituite da strumenti finanziari, il fair value determinato, alla data dell’operazione,
in conformità ai principi contabili internazionali adottati con Regolamento (CE) n. 1606/2002;
iii) per le operazioni di finanziamento o di concessione di garanzie, l’importo massimo erogabile. Se le
condizioni economiche dell’operazione dipendono in tutto o in parte da grandezze non ancora note, il
9
controvalore dell’operazione è il valore massimo ricevibile o pagabile ai sensi dell’accordo .
8
Cfr. Circ. Banca d’Italia n. 263 Titolo V, Capitolo 2, Sezione III, par. 7.
9
Si precisa che nel caso di servizi pluriennali remunerati con commissioni/canoni il controvalore è rappresentato dal loro valore attuale.
9
4
Assetto organizzativo e di governo della gestione delle attività di
rischio e dei conflitti di interesse nei confronti di Soggetti Collegati
4.1
MACRO – FASI DEL PROCESSO DI GESTIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI
Il processo di gestione delle operazioni con Soggetti Collegati può essere suddiviso nelle seguenti macrofasi:
1. Censimento: trattasi dell’insieme di attività di mappatura dei Soggetti Collegati, così come definiti
nella Circ. 263 di Banca d’Italia, e del censimento delle relative informazioni in un apposito
applicativo di gestione;
2. Identificazione e qualificazione: trattasi dell'insieme di attività finalizzate a riconoscere i Soggetti
Collegati prima dell'avvio degli eventuali processi decisionali/autorizzativi nonché a classificare
l’operazione come urgente, di importo esiguo, ordinaria, di minore rilevanza, di maggiore rilevanza,
secondo le definizioni indicate al Capitolo 3 del presente Regolamento;
3. Istruttoria: trattasi dell'insieme di attività finalizzate a trasmettere dati/informazioni agli
Organi/soggetti competenti ad esaminare l’operazione in funzione del sistema procedurale
predisposto;
4. Delibera: trattasi dell'insieme di attività assegnate agli Organi/soggetti competenti, finalizzate ad
approvare il perfezionamento dell’operazione con Soggetti Collegati;
5. Registrazione: trattasi dell'insieme di attività finalizzate a registrare le operazioni con Soggetti
Collegati all'interno del sistema informativo aziendale;
6. Monitoraggio: trattasi dell'insieme di attività finalizzate a monitorare l'andamento delle singole
operazioni (anche effettuate dalle Società del Gruppo Bancario) con Soggetti Collegati al fine di
verificare l'eventuale superamento degli indici di rilevanza gestionali e/o regolamentari;
7. Reporting: trattasi dell'insieme di attività finalizzate a predisporre la reportistica necessaria ad
effettuare la disclosure interna (Organi di Amministrazione e Controllo, Assemblea etc.) ed esterna
(Autorità di Vigilanza).
4.2
MODELLO ORGANIZZATIVO PER LA GESTIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI
Il Modello organizzativo adottato da Banca Mediolanum S.p.A. nel processo di gestione delle operazioni con
Soggetti Collegati risulta, con riferimento al Gruppo Bancario, così articolato:
•
l’assegnazione delle responsabilità per il censimento dei Soggetti individuati (persone e società) del
Gruppo Bancario alla Direzione Affari Societari di Mediolanum S.p.A. che, secondo l’ordinamento
dei Servizi di Banca Mediolanum S.p.A., è responsabile di talune attività di contenuto specialistico
inerenti la gestione degli Affari Societari, in virtù di apposito contratto di prestazione di servizio con
Banca Mediolanum S.p.A.. Nello svolgimento delle attività di censimento la Direzione Affari Societari
collabora con il Settore Risk Control responsabile in Banca Mediolanum di seguire il fenomeno dei
gruppi giuridici/economici ai fini del controllo sui grandi rischi.
Il modello operativo delle attività di censimento dei Soggetti Collegati prevede che:
•
o
nel caso di Soggetti Collegati di Banca Mediolanum. e delle altre società italiane
appartenenti al Gruppo Bancario l’attività operativa di censimento dei Soggetti Collegati venga
effettuata dalla Direzione Affari Societari di Mediolanum S.p.A.;
o
nel caso di Soggetti Collegati di banche e società estere l’attività operativa di censimento
venga effettuata dalle esistenti funzioni/strutture equipollenti della Direzione Affari
Societari o dalla Funzione di Conformità, se esistente. La Direzione Affari Societari di
Mediolanum S.p.A., in quanto struttura responsabile del censimento ai fini organizzativi,
effettua le necessarie verifiche delle attività operative eseguite dalle Controllate estere.
l’assegnazione delle responsabilità delle fasi di identificazione del soggetto collegato, prima del
perfezionamento dell’operazione, e di qualificazione dell’operazione stessa (urgente, di importo
10
esiguo, ordinaria, di minore rilevanza, di maggiore rilevanza) alle Unità di Business. Al riguardo:
•
o
nel caso di Banca Mediolanum la Direzione Affari Societari di Mediolanum S.p.A. mette a
disposizione delle Unità di Business le informazioni acquisite in fase di censimento dei
Soggetti Collegati dell’intero Gruppo Bancario. La Funzione Compliance e Risk Control di
Banca Mediolanum supporta le unità di business nei processi di identificazione della
controparte e qualificazione dell’operazione;
o
nel caso di banche e società controllate per le quali sono esistenti funzioni/strutture
equipollenti alla Funzione Compliance e Risk Control, le attività di supporto Unità di
Business sono svolte dalle funzioni/strutture equivalenti medesime, fatta salva la
responsabilità della Capogruppo, tramite la Direzione Affari Societari di Mediolanum
S.p.A., di mettere a disposizione le informazioni acquisite in fase di censimento dei Soggetti
Collegati dell’intero Gruppo Bancario. Le società controllate hanno, comunque, l’obbligo di
riportare in maniera preventiva alla Capogruppo le informazioni relative alle operazioni che
intendono compiere con Soggetti Collegati, per il tramite dell’Unità di Supporto Manageriale
Segreteria Generale di Banca Mediolanum S.p.A., che attiverà le competenti strutture di
Banca Mediolanum S.p.A. incaricate di svolgere le relative verifiche normative e gestionali.
l’assegnazione delle responsabilità delle fasi di monitoraggio dei limiti prudenziali individuali e
consolidati alla Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum S.p.A.. Le Unità di
Business impegnate nell’esecuzione dell’operazione con una controparte Soggetto Collegato hanno
la responsabilità di attivare la Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum S.p.A.
richiedendo le necessarie verifiche dei limiti prudenziali, prima di procedere alla conduzione della
fase di istruttoria dell’operazione. Nell'ambito dei controlli di secondo livello il Settore Risk Control
verifica la coerenza ex post dei modelli di monitoraggio dei limiti prudenziali rispetto ai requisiti
ICAAP, utilizzati dalla Divisione Amministrazione e Bilancio nell'ambito delle verifiche effettuate;
• l’assegnazione delle responsabilità delle attività di produzione delle Segnalazioni di Vigilanza ,
individuali e consolidate, e delle attività di reporting gestionale alla Divisione Amministrazione e
Bilancio di Banca Mediolanum S.p.A..
10
Società
Banca Mediolanum
Unità organizzative coinvolte
Funzione Compliance & Risk Control, Funzione Internal Auditing, Unità di Supporto
Manageriale Segreteria Generale, Divisione Finance, Direzione Business Operations
Management, Direzione Rete Commerciale, Direzione Organizzazione, Sistemi e Risorse
Umane, Divisione Pianificazione e Controllo, Divisione Affari Legali e Ispettorato Rete,
Divisione Affari Fiscali
per le attività esternalizzate a Mediolanum S.p.A.: Direzione Affari Societari
Banco Mediolanum
Fibanc Pensiones
Fibanc S.A.
10
Control de Riesgos y Compliance, Dir. Comercial, Chief Administrative Officer, Dir.
Operaciones, Dir. Asesoria Juridica, Fiscal Y Creditos, Dir. Admon. Y Control, Dir.
Recurso Humanos y Serv. Generales
Control de Riesgos y Compliance
Control de Riesgos y Compliance, Dir. Recurso Humanos y Serv. Generales
Cfr. Circ. Banca d’Italia n. 263 Titolo V, Capitolo 5, Sezione V, par. 1.
11
Società
Ges Fibanc
Bankhaus August Lenz
Mediolanum Fiduciaria
S.p.A.
Unità organizzative coinvolte
Unidad de Control de Riesgos y de Cumplimiento Normativo, Departamento de Gestion,
Departamentos de Middle Office y Back Office
Compliance, Administration and Controlling, Legal, Sales Network, Operations, Risk
Management
per le attività esternalizzate a Banca Mediolanum S.p.A.: Funzione Compliance & Risk
Control, Funzione Internal Auditing, Unità di Supporto Manageriale Segreteria Generale,
Divisione Affari Legali e Ispettorato Rete, Direzione Organizzazione, Sistemi e Risorse
Umane, Divisione Amministrazione e Bilancio, Settore Acquisti, Ufficio Contabilità
Fornitori;
Funzione Investimenti Mobiliari , Funzione Investimenti Immobiliari;
Mediolanum Gestione
Fondi
per le attività esternalizzate a Banca Mediolanum S.p.A.: Funzione Compliance & Risk
Control, Funzione Internal Auditing, Divisione Affari Legali e Ispettorato Rete, Direzione
Organizzazione, Sistemi e Risorse Umane, Divisione Amministrazione e Bilancio, Settore
Acquisti, Ufficio Contabilità Fornitori;
Mediolanum International
Funds
Compliance Unit, Risk Control Unit, Chief Financial Officer, Senior Operations Manager,
Senior Product Manager
Mediolanum Asset
Management
Compliance Unit, , Risk Control Unit, Head of Investment, Chief Financial Officer, Senior
Operations Manager
GAMAX Management
Company Secretary, General Manager
4.3
MODELLO ORGANIZZATIVO DEI PROCESSI DI CONTROLLO DEI RISCHI ASSUNTI VERSO SOGGETTI
COLLEGATI
Il Modello organizzativo dei processi di controllo atti a garantire la corretta misurazione e gestione dei rischi
assunti verso Soggetti Collegati e a verificare il corretto disegno e l’effettiva applicazione delle politiche
interne prevede la seguente configurazione:
• il settore Risk Control di Banca Mediolanum S.p.A. cura la misurazione dei rischi – inclusi anche
quelli di mercato – sottostanti alle relazioni con Soggetti Collegati, verifica il rispetto dei limiti
assegnati alle diverse strutture e unità operative, controlla la coerenza dell’operatività di ciascuna
con i livelli di propensione al rischio definiti nelle politiche interne. Il settore Risk Control si occupa,
inoltre, della valutazione dei rischi rilevanti (di natura legale, reputazionale o di conflitto d’interesse)
connessi con l’operatività verso Soggetti Collegati nell’ambito del processo ICAAP (Secondo
Pilastro); in caso di superamento dei limiti prudenziali per cause non riconducibili alla volontà della
Banca, il Settore Risk Control parteciperà alla predisposizione di un piano di rientro da inviare a
Banca d’Italia, insieme alle competenti strutture di business (Divisione Crediti/Tesoreria), e alla
12
Divisione Amministrazione e Bilancio della banca e terrà conto di tali eccedenze nel processo di
determinazione del capitale interno complessivo;
• il settore Compliance di Banca Mediolanum S.p.A. verifica l’esistenza e affidabilità, nel continuo, di
procedure e sistemi idonei ad assicurare il rispetto di tutti gli obblighi normativi e di quelli stabiliti
dalla regolamentazione interna;
• la funzione Internal Auditing di Banca Mediolanum S.p.A. verifica l’osservanza delle politiche interne,
segnala tempestivamente eventuali anomalie all’organo con funzione di controllo e agli organi di
vertice della banca, e riferisce periodicamente agli organi aziendali circa l’esposizione complessiva
della banca o del Gruppo Bancario ai rischi derivanti da transazioni con Soggetti Collegati e da altri
conflitti di interesse, se del caso suggerisce revisioni delle politiche interne e degli assetti
organizzativi e di controllo ritenute idonee a rafforzare il presidio di tali rischi;
• i consiglieri indipendenti di Banca Mediolanum S.p.A. svolgono un ruolo di valutazione, supporto e
proposta in materia di organizzazione e svolgimento dei controlli interni sulla complessiva attività di
assunzione e gestione di rischi verso Soggetti Collegati nonché per la generale verifica di coerenza
dell’attività con gli indirizzi strategici e gestionali per l’intero Gruppo Bancario.
5
Operazioni con Soggetti Collegati e attività di rischio sottoposti a
presidio
5.1
OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI - DEFINIZIONE NORMATIVA
11
La definizione di “Operazione con Soggetti Collegati” adottata dalla Circolare n. 263 di Banca d’Italia
riprende con alcune precisazioni la definizione già adottata dal Regolamento Consob n. 17221 in tema di
Operazioni con Parti Correlate (nel prosieguo anche Regolamento OPC).
In particolare, secondo la definizione adottata da Banca d’Italia “un’operazione con Soggetti Collegati”
rappresenta:
“la transazione con Soggetti Collegati che comporta assunzione di attività di rischio, trasferimento di risorse,
servizi o obbligazioni, indipendentemente dalla previsione di un corrispettivo, ivi incluse le operazioni di
fusione e di scissione”.
Non si considerano operazioni con Soggetti Collegati:
i) quelle effettuate tra componenti di un Gruppo Bancario quando tra esse intercorre un rapporto di
controllo totalitario, anche congiunto;
ii) i compensi corrisposti agli esponenti aziendali, se conformi alle disposizioni di vigilanza in materia di
sistemi di incentivazione e remunerazione delle banche;
iii) le operazioni di trasferimento infragruppo di fondi o di “collateral” poste in essere nell’ambito del
12
sistema di gestione del rischio di liquidità a livello consolidato ;
iv) le operazioni da realizzare sulla base di istruzioni con finalità di stabilità impartite dalla Banca d’Italia,
ovvero sulla base di disposizioni emanate dalla capogruppo per l’esecuzione di istruzione impartite
dalla Banca d’Italia nell’interesse della stabilità del gruppo.
Le disposizioni previste dal presente Regolamento si indirizzano anche al cd. “personale più rilevante” del
Gruppo bancario Mediolanum, identificato ai sensi delle disposizioni sulle politiche e prassi di remunerazione
e incentivazione, in quanto si tratta di soggetti la cui attività professionale ha o può avere un impatto
rilevante sul profilo di rischio della Banca.
I soggetti rientranti nel perimetro di “personale più rilevante” di gruppo si impegnano a dichiarare situazioni di
conflitto di interesse nelle operazioni in cui tali soggetti possano avere direttamente o indirettamente un
proprio e diverso interesse. Pertanto, l’attribuzione delle competenze gestionali del rapporto sarà attribuita al
livello gerarchico superiore.
11
Cfr. Circ. Banca d’Italia n. 263 Titolo V , Capitolo 5 , Sezione I par. 3 “Definizioni”.
12
Cfr. Circ. Banca d’Italia n. 263 Titolo V, Capitolo 2, Sezione III, par. 7.
13
5.2
ATTIVITÀ GENERATRICI DI RISCHIO DI CONFLITTI DI INTERESSE CON SOGGETTI COLLEGATI
Per attività di rischio si fa riferimento alle esposizioni ponderate secondo fattori che tengono conto della
rischiosità connessa alla natura della controparte e delle eventuali forme di protezione del credito. Si
applicano i fattori di ponderazione e le condizioni di ammissibilità delle tecniche di attenuazione del rischio
13
stabiliti nell’ambito della disciplina sulla concentrazione dei rischi e formalizzati nella “Politica per la
gestione e il controllo del processo di mitigazione del rischio sui portafogli di credito” emessa dal Consiglio di
Amministrazione di Banca Mediolanum S.p.A. il 14 Aprile 2011 e successive modifiche.
5.2.1
Ambiti operativi e tipologie di operazioni sottoposti alla Disciplina
All’interno del Gruppo Bancario sono individuate, in relazione alle proprie strategie e caratteristiche
operative, le principali operazioni che possono generare attività di rischio, indicate nella tabella nel seguito
14
riportata e aggregate per ambiti di operatività .
Tenuto conto della definizione di “Soggetti Collegati” sopra richiamata, sono stati individuati i seguenti ambiti
di operatività, considerati soggetti alla Disciplina normativa citata, avendo a riferimento le attività svolte dalle
diverse società del Gruppo Bancario Mediolanum:
Ambito di operatività
Tipo operazione
Comprende i crediti per cassa e i crediti di firma considerati sia nella fase di
erogazione (anche in sede di revisione dei fidi) sia nella fase di gestione del credito
con riferimento a:
Finanziamenti attivi
•
la classificazione delle posizioni in default
•
la categorizzazione delle posizioni all’interno delle sotto-classificazioni
appartenenti allo stato default (incaglio, sofferenza)
•
il passaggio delle posizioni a perdita
Con riferimento alle attività ammesse al mutuo riconoscimento ex T.U.B. o, nel
caso di Società estere, con riferimento alla regolamentazione locale.
Per “servizi di pagamento” si intendono le seguenti attività:
1) servizi che permettono di depositare il contante su un conto di pagamento
nonché tutte le operazioni richieste per la gestione di un conto di pagamento;
2) servizi che permettono prelievi in contante da un conto di pagamento nonché
tutte le operazioni richieste per la gestione di un conto di pagamento;
Altri servizi finanziari/ di pagamento (T.U.B.)
3) esecuzione di ordini di pagamento, incluso il trasferimento di fondi, su un conto
di pagamento presso il prestatore di servizi di pagamento dell’utilizzatore o presso
un altro prestatore di servizi di pagamento:
- esecuzione di addebiti diretti, inclusi addebiti diretti una tantum;
- esecuzione di operazioni di pagamento mediante carte di pagamento o
dispositivi analoghi;
- esecuzione di bonifici, inclusi ordini permanenti;
4) esecuzione di operazioni di pagamento quando i fondi rientrano in una linea di
credito accordata ad un utilizzatore di servizi di pagamento:
- esecuzione di addebiti diretti, inclusi addebiti diretti una tantum;
- esecuzione di operazioni di pagamento mediante carte di pagamento o
dispositivi analoghi;
13
Cfr. Circ. Banca d’Italia n. 263 Titolo V, Capitolo 1, Sezione III e Allegato A. Si rammenta che, in base alla disciplina della
concentrazione dei rischi, le garanzie personali e finanziarie (nei limiti e alle condizioni in cui sono ammesse) consentono di applicare il
principio di sostituzione, ossia di imputare l’esposizione al fornitore di protezione anziché al debitore principale collegato. Ovviamente,
affinché il principio di sostituzione possa produrre l’effetto di ridurre l’esposizione verso un determinato insieme di soggetti collegati
occorre che il fornitore di protezione non sia direttamente o indirettamente riconducibile al novero dei soggetti collegati in questione.
14
Gli ambiti di operatività relativi alle operazioni di raccolta, altri servizi finanziari/ di pagamento (T.U.B.) e servizi di investimento
(T.U.F./ altri servizi regolamentati) sono potenzialmente impattati fatto salvo il superamento delle soglie di esonero previste dalla
normativa di Vigilanza.
14
Tipo operazione
- esecuzione di bonifici, inclusi ordini permanenti;
5) emissione e/o acquisizione di strumenti di pagamento;
6) rimessa di denaro;
7) esecuzione di operazioni di pagamento ove il consenso del pagatore ad
eseguire l’operazione di pagamento sia dato mediante un dispositivo di
telecomunicazione, digitale o informatico e il pagamento sia effettuato all’operatore
del sistema o della rete di telecomunicazioni o digitale o informatica che agisce
esclusivamente come intermediario tra l’utilizzatore di servizi di pagamento e il
fornitore di beni e servizi.
Operazioni su strumenti finanziari emessi da
Soggetti Collegati sui portafogli di proprietà
Comprende l’operatività con oggetto la gestione del portafoglio di proprietà e la
gestione delle partecipazioni. Sono incluse solo le operazioni effettuate con
Soggetti Collegati sul Mercato Primario.
Operazioni di natura straordinaria
Comprende le operazioni di fusione, di scissione per incorporazione o di scissione
in senso stretto non proporzionale
Servizi di investimento (T.U.F./ altri servizi
regolamentati)
Comprende le attività di negoziazione, consulenza, collocamento quote fondi e
prodotti assicurativi, gestioni individuali, processo di investimento all’interno
dell’attività di gestione (sono incluse solo le operazioni effettuate con Soggetti
Collegati sul Mercato Primario), Pronti Contro Termine15.
Operazioni di raccolta
Con riferimento alle attività ammesse al mutuo riconoscimento ex T.U.B. o, nel
caso di Società estere, con riferimento alla regolamentazione locale: C/C, altre
tipologie di deposito (comprende anche i depositi negoziati dalla funzione tesoreria
con la Clientela corporate)
Operazioni su beni e servizi non finanziari/ non
di investimento/ non di pagamento/ non di
natura commerciale
Comprende gli acquisti e, più in generale, il ciclo passivo
Operazioni su beni immateriali
Con particolare riferimento alla gestione dei marchi e dei brevetti
Operazioni immobiliari
Con particolare riferimento alle operazioni di compravendita, di locazione (o forme
attigue)
Operazioni finanziarie e di indebitamento
Con particolare riferimento all’accensione di finanziamenti (o altre forme che
determinano una passività) e alla emissione di obbligazioni proprie
Contratti/ Accordi/ intese di natura
commerciale: convenzioni per la distribuzione
di prodotti e servizi, altri accordi
Comprende le sponsorizzazioni, le compravendite di spazi commerciali/ pubblicità,
altre iniziative di marketing/ editoriali, nonché eventuali servizi di intermediazione
forniti da Soggetti Collegati.
Sottoscrizione di contrattualistica con oggetto i
rapporti di lavoro
Comprende i rapporti di lavoro con i dipendenti e con i collaboratori non legati da
rapporto di lavoro subordinato (ad es. contratti di consulenza, di lavoro a progetto,
di collaborazioni coordinate e continuative).
15
Includibili eventualmente, in relazione del segno dell’operazione, tra le operazioni di raccolta o di finanziamento.
15
Tipo operazione
Assegnazione di remunerazioni e
incentivazioni
Comprende, con riferimento alla struttura retributiva, la componente fissa, la
componente di incentivazione (di breve e di medio/ lungo periodo) e il trattamento
previsto nel caso di scioglimento del rapporto
5.3
OPERAZIONI INTERCOMPANY
Secondo la definizione di “Operazione con Soggetti Collegati”, adottata dalla Circolare n. 263 di Banca
d’Italia e richiamata al paragrafo 5.1, le operazioni tra Società componenti di un Gruppo bancario, c.d.
intercompany, non sono considerate Operazioni con Soggetti Collegati e quindi non sono sottoposte alla
Disciplina prevista dalla circolare stessa, qualora tra di esse intercorra un rapporto di controllo totalitario,
anche congiunto.
Sono pertanto da intendersi escluse espressamente dalla normativa e quindi dalle previsioni del presente
Regolamento di Gruppo le operazioni eseguite tra la Capogruppo Banca Mediolanum S.p.A. e le seguenti
società, appartenenti al Gruppo Bancario, e detenute in modo totalitario:
•
Bankhaus August Lenz & Co. (società tedesca);
•
Banco Mediolanum S.A. .(società spagnola);
•
Fibanc S.A. (società spagnola);
•
Fibanc Pensiones S.A., S.G.F.P.(società spagnola);
•
Ges Fibanc, S.G.I.I.C., S.A. (società spagnola);
•
Mediolanum Fiduciaria S.p.A.(società italiana);
•
GAMAX Management (AG) (società lussemburghese) .
16
17
18
19
In merito ai casi si esenzione e deroghe applicabili secondo la Circ. n. 263 di Banca d’Italia si veda anche il
paragrafo 6.3.
5.4
ALTRE POSSIBILI SITUAZIONI DI CONFLITTI DI INTERESSE
In aggiunta ai presidi prudenziali e procedurali da applicare all’operatività determinante attività generatrici di
rischio, all’interno del Gruppo Bancario Mediolanum viene adottata ogni ragionevole misura per identificare i
conflitti che potrebbero insorgere al momento della prestazione di qualunque servizio e attività di
investimento o di una combinazione di tali servizi:
tra le Società del Gruppo, i soggetti rilevanti e i clienti delle Società del Gruppo;
tra diversi Clienti delle Società del Gruppo.
L’identificazione dei conflitti di interesse deve tenere conto anche delle circostanze che potrebbero causare
un conflitto risultante dalla struttura e dalle attività delle Società appartenenti al Gruppo.
Da ciò emerge che si è in presenza di un conflitto di interesse nel caso in cui sia probabile che Banca
Mediolanum, o un Soggetto Rilevante, o una Società del Gruppo, possa realizzare un guadagno finanziario
o possa evitare una perdita finanziaria, a spese e/o danno del cliente, ovvero che vi sia la possibilità di far
conseguire un utile o evitare una perdita ad un cliente nei confronti del quale l’impresa ha degli obblighi, se è
concomitante ad una possibile perdita per un altro di tali clienti.
16
Detenuta totalitariamente per il tramite di Banco de Finanzas e Inversiones S.A.
17
Detenuta totalitariamente per il tramite di Banco de Finanzas e Inversiones S.A.
18
Detenuta totalitariamente per il tramite di Banco de Finanzas e Inversiones S.A
19
Società detenuta al 99,996%
16
La normativa di riferimento (Regolamento Congiunto della Banca d’Italia e della Consob del 29 ottobre 2007)
stabilisce un insieme di criteri minimali di cui l’Intermediario deve tenere conto al fine di valutare se l’impresa
stessa o un Soggetto Rilevante si trovi in una situazione di conflitto di interessi, sia a seguito della
prestazione di Servizi e attività di investimento, di Servizi Accessori o di Altri Servizi, sia per altra ragione.
La Banca ha pertanto effettuato una mappatura delle attività a rischio di conflitti di interesse e per ciascuna
tipologia individuata, ha identificato specifiche misure di gestione e si è dotata di procedure nell’ambito delle
quali sono facilmente riconoscibili i controlli volti ad evitare la lesione degli interessi della clientela (cfr. Policy
per la gestione dei conflitti di interesse, approvata dal Consiglio di Amministrazione di Banca Mediolanum
S.p.A. del 15 febbraio 2012).
Tra le misure individuate volte a gestire i conflitti, oltre a quelle atte a separare nettamente i processi
decisionali che contraddistinguono le diverse linee di business e le diverse Società del Gruppo e che
prevedono una retribuzione variabile indipendente, vi è sicuramente la previsione di un sempre più
importante coinvolgimento degli Amministratori “indipendenti”, atti a garantire maggior autonomia e tutela
dell’interesse dei clienti, nelle valutazioni sulle decisioni di operazioni strategiche e/o di maggior rilevanza per
importo o per la tipologia del business.
Le politiche del Gruppo Bancario Mediolanum, in conformità al citato Regolamento Congiunto, prevedono
che nel caso in cui le misure adottate non eliminino del tutto il rischio di nuocere agli interessi dei propri
clienti, le società si riservano di astenersi dalla prestazione del servizio ovvero, tenuto conto del contesto in
cui tali situazioni si manifestano, diano preventivamente adeguata informativa alla propria clientela o
potenziale clientela dei dettagli sulla natura o sull’origine di tale situazione, nell’ottica di consentire
l’assunzione di scelte consapevoli.
Quale ulteriore misura di gestione, il Gruppo Mediolanum ha regolamentato i comportamenti che i
dipendenti/soggetti rilevanti devono adottare nei rapporti con i soggetti esterni prevedendo per i primi
l’astensione dal ricevere utilità sotto qualsiasi forma, salvo che si tratti di omaggi di modico valore.
Banca Mediolanum si è dotata inoltre di un Codice Etico e di un Codice di Autodisciplina/Comportamento
che prevede principi tesi a “sensibilizzare” i dipendenti/soggetti rilevanti affinché siano preventivamente
informati e formati sugli impegni che devono assumere personalmente e dichiarino espressamente le
situazioni di interesse in operazioni nelle quali li vedono coinvolti.
Tali documenti, unitamente alla “Policy di gestione dei conflitti di interesse” rappresentano principi di “best
practice” che tutte le Società del Gruppo Bancario Mediolanum, nel rispetto della normativa del paese di
origine, devono applicare nell’ambito della specifica attività di business.
Non essendo possibile classificare a priori l’intera casistica delle fattispecie conflittuali, che non costituisce di
per sé un “numero chiuso”, si esemplificano di seguito le più frequenti ipotesi di conflitto:
eventualità che la Società del Gruppo possa realizzare un guadagno finanziario o evitare una
perdita finanziaria a spese o danno del Cliente;
esistenza di un vantaggio per la Società del Gruppo distinto da quello per il Cliente;
eventualità che le Società del Gruppo abbia un incentivo finanziario o di altra natura a
privilegiare gli interessi di un altro Cliente o gruppo di Clienti rispetto a quelli del Cliente
interessato, con possibile disparità di trattamento della clientela;
eventualità che la Società del Gruppo riceva, da una persona diversa dal Cliente, un incentivo,
in relazione al servizio prestato al Cliente, sotto forma di denaro, beni o servizi, diverso dalle
commissioni o dalle spese normalmente fatturate per tale servizio.
Per il dettaglio delle possibili situazioni di conflitto di interesse e delle relative misure adottate per la
prevenzione e la gestione specifica per ciascuna Società del Gruppo, con riferimento principale ai
finanziamenti ed alle operazioni su strumenti finanziari emessi da Soggetti Collegati, si rimanda alle relative
politiche in materia (cfr. Policy per la gestione dei conflitti di interesse, approvata dal Consiglio di
Amministrazione di Banca Mediolanum S.p.A. del 15 febbraio 2012).
6
Gestione delle operazioni con Soggetti Collegati
Sulla base della normativa vigente, i gruppi bancari sono tenuti a contenere le posizioni di rischio entro limiti
definiti in percentuale rispetto al patrimonio di vigilanza.
17
Con particolare riferimento alle attività di rischio verso i Soggetti Collegati, l’Autorità di Vigilanza prevede
limiti calcolati in percentuale del patrimonio di vigilanza consolidato a livello di Gruppo Bancario e, in
aggiunta, per le banche italiane un limite a livello individuale, ossia rapportato al patrimonio di vigilanza di
ciascuna banca appartenente al Gruppo. I limiti sono differenziati in funzione delle diverse tipologie di
Soggetti Collegati, in modo proporzionato all’intensità delle relazioni e alla rilevanza dei conseguenti rischi
per la sana e prudente gestione.
Nel determinare le soglie quantitative si distingue anzitutto tra Soggetti Collegati “non finanziari” e “altri
Soggetti Collegati”. Sono previsti limiti più stringenti per le attività di rischio nei confronti di Soggetti Collegati
qualificabili come imprese non finanziarie. La propensione al rischio è espressa in termini di misura massima
delle attività di rischio nei confronti dell’insieme costituito da una parte correlata e da tutti i soggetti a essa
connessi rispetto al patrimonio di vigilanza.
6.1
LIMITI PRUDENZIALI
6.1.1
Limiti consolidati
L’assunzione di attività di rischio nei confronti dei Soggetti Collegati deve essere contenuta entro i limiti di
seguito indicati, riferiti al patrimonio di vigilanza consolidato e applicati a livello di Gruppo Bancario
Mediolanum:
1. Verso una parte correlata non finanziaria e relativi soggetti connessi:
a) 5 per cento nel caso di una parte correlata che sia
•
un esponente aziendale;
•
un partecipante di controllo o in grado di esercitare un’influenza notevole;
b) 7,5 per cento nel caso di una parte correlata che sia:
•
un partecipante diverso da quelli sub a)
•
un soggetto, diverso dal partecipante, in grado, da solo, di nominare uno o più
componenti degli organi aziendali;
c) 15 per cento negli altri casi.
2. Verso un’altra parte correlata e relativi soggetti connessi:
d) 5 per cento nel caso di una parte correlata che sia un esponente aziendale;
e) 7,5 per cento nel caso di una parte correlata che sia un partecipante di controllo o in grado di
esercitare un’influenza notevole;
f) 10 per cento nel caso di una parte correlata che sia:
•
un partecipante diverso da quelli sub e)
•
un soggetto, diverso dal partecipante, in grado, da solo, di nominare uno o più
componenti degli organi aziendali;
g) 20 per cento negli altri casi.
6.1.2
Limiti individuali
Fermo restando il rispetto dei limiti consolidati da parte del Gruppo nel suo insieme, limitatamente a Banca
Mediolanum, è previsto il rispetto anche di un limite rapportato al patrimonio di vigilanza individuale,
calcolato considerando le proprie attività di rischio verso l’insieme dei Soggetti Collegati individuato a livello
di Gruppo.
Il limite individuale per l’assunzione di attività di rischio nei confronti di un medesimo insieme di Soggetti
Collegati (indipendentemente dalla natura finanziaria o non finanziaria della parte correlata) è del 20 per
cento del patrimonio di vigilanza individuale della Banca.
18
Eventuali ulteriori limiti interni (individuali e consolidati) sono definiti nelle apposite policy interne di rischio,
cui si rimanda per ulteriori dettagli. La responsabilità della definizione e dell’aggiornamento dei limiti interni
nonché la definizione e l’aggiornamento delle relative policy è in capo al Settore Risk Control.
6.1.3
Modalità di calcolo dei limiti prudenziali
Ai fini del calcolo dei limiti, le esposizioni di rischio di Banca Mediolanum sono di norma assunte al valore
nominale (ovvero ponderate al 100%).
La normativa consente di tener conto di eventuali tecniche di attenuazione dei rischi per il calcolo delle
esposizioni. A tal fine possono essere applicati i fattori di ponderazione e le condizioni di ammissibilità delle
20
tecniche di attenuazione del rischio stabiliti dalla disciplina sulla concentrazione dei rischi .
Nel caso in cui tra il Gruppo Bancario Mediolanum e la parte correlata siano in atto una pluralità di rapporti
che implicano l’applicazione di distinti limiti, è stato stabilito di utilizzare il limite inferiore.
Sono escluse dal calcolo dei limiti:
le attività di rischio connesse ad operazioni effettuate con o tra Società controllate, anche
congiuntamente, in modo totalitario;
le partecipazioni e le altre attività dedotte dal patrimonio di vigilanza;
le esposizioni temporanee connesse alla prestazione di servizi di trasferimento fondi e di
compensazione, regolamento e custodia di strumenti finanziari, nei casi e alle condizioni previsti
21
dalla disciplina della concentrazione dei rischi .
Ai fini del calcolo e rispetto dei limiti, le Banche estere del Gruppo rispettano le modalità di calcolo dei limiti
regolamentari sopra rappresentate, compatibilmente con la normativa del Paese in cui sono situate.
I limiti prudenziali si applicano, senza eccezioni, anche alle attività di rischio nei confronti di Soggetti
Collegati divenuti tali successivamente all’accensione dei rapporti.
6.1.4
Calcolo periodico dei limiti prudenziali e piano di rientro
Mensilmente la Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum S.p.A effettua la verifica del
rispetto dei limiti prudenziali consolidati e individuali, utilizzando i dati del patrimonio di vigilanza, con il
supporto della Funzione Compliance & Risk Control.
Nel caso in cui, per cause indipendenti dalla volontà del Gruppo, siano superati uno o più limiti, le attività di
rischio devono essere ricondotte entro i limiti nel più breve tempo possibile.
Nello specifico, la Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum, in qualità di Capogruppo,
attiva le competenti strutture di business (Divisione Crediti/Finance), e il Settore Risk Control della banca per
la predisposizione di un piano di rientro da inviare a Banca d’Italia e collabora alla stesura dello stesso.
Il piano di rientro deve essere realizzato entro 45 giorni dal superamento del limite, ed è approvato dal
Consiglio di Amministrazione di Banca Mediolanum, su proposta dell’Amministratore Delegato/Direttore
Generale, sentito il Collegio Sindacale della banca.
Il piano di rientro è inviato dall'Unità di Supporto Manageriale Segreteria Generale alla Banca d’Italia,
unitamente ai verbali recanti le deliberazioni degli organi aziendali, entro 20 giorni dall’approvazione.
Fino a quando il rientro dei limiti non risulti ristabilito, ad integrazione delle iniziative previste nel piano di
rientro:
6.2
•
si tiene conto delle eccedenze nel processo di determinazione del capitale interno complessivo;
•
nel caso in cui la parte correlata sia titolare di una partecipazione detenuta nella banca, i relativi diritti
amministrativi sono sospesi.
PROCESSO DI GESTIONE DELLE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI
La nozione di Operazione con “Soggetti Collegati” riprende, allargandone il perimetro di applicazione a un
novero più ampio di soggetti, la formulazione di operazioni con “soggetti sensibili” di differenti discipline
20
Cfr. Circ. Banca d’Italia n. 263, Titolo V, Capitolo 1, Sezione III e Allegato A
21
Cfr. Circ. Banca d’Italia n. 263 ,Titolo V, Capitolo 1
19
normative, applicabili in via diretta (art. 136 TUB, IAS 24) o indiretta (Reg. Consob n. 17221 applicabile alla
controllante Mediolanum S.p.A.) alla Capogruppo Banca Mediolanum S.p.A., apportando alcune precisazioni
alle tipologie di operazioni.
Secondo la definizione contenuta nella Circ. n. 263 di Banca d’Italia, per “operazione con Soggetti Collegati”,
si intende “la transazione con Soggetti Collegati che comporta assunzione di attività di rischio, trasferimento
di risorse, servizi o obbligazioni, indipendentemente dalla previsione di un corrispettivo, ivi incluse le
operazioni di fusione e di scissione”.
La Circ. n. 263 di Banca d’Italia individua, in particolare, cinque differenti tipologie di operazioni: di maggiore
rilevanza, di minore rilevanza, ordinarie concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard, di
importo esiguo, operazioni urgenti, prevedendo specifici trattamenti procedurali per ciascuna tipologia
definita.
In particolare, per le operazioni:
•
di maggiore rilevanza, è previsto obbligatoriamente il coinvolgimento degli Amministratori nella fase
della trattativa e la raccolta di un parere da parte di un Comitato di soli Amministratori Indipendenti.
È previsto, inoltre, il coinvolgimento del Collegio Sindacale in caso di parere contrario degli
Amministratori Indipendenti e l’informativa all’assemblea dei soci;
•
di minore rilevanza, è prevista la raccolta di un parere da parte di un Comitato costituito
prevalentemente di Amministratori Indipendenti e obblighi informativi al Consiglio di Amministrazione
in caso di delibera con parere negativo;
•
ordinarie di minore rilevanza concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o
standard, è prevista l’esenzione dai presidi procedurali con obblighi di informativa anche nei
confronti degli Amministratori Indipendenti;
• di importo esiguo, è prevista l’esenzione completa dai presidi procedurali.
Banca Mediolanum non prevede la possibilità di effettuare operazioni urgenti con Soggetti Collegati.
Sulla base delle previsioni normative, nei prossimi paragrafi sono descritte più in dettaglio le attività svolte da
Banca Mediolanum e dalla sue Controllate nel processo di gestione delle Operazioni con Soggetti Collegati.
La schematizzazione del processo è riportata alla Figura 1.
20
Figura 1: Schema esemplificativo di svolgimento di un’operazione con Soggetti Collegati
DEFINIZIONE OPERAZIONE
OPERAZIONE ESIGUA
OPERAZIONE ORDINARIA
OPERAZIONE MINORE RILEVANZA
OPERAZIONE MAGGIORE RILEVANZA
IDENTIFICAZIONE CONTROPARTE
INIZIO
Richiesta esecuzione
operazione
Verifica
controparte
Istruttoria
std
Soggetto collegato
Soggetto ex
art. 136 TUB
VERIFICA
LIMITI
Soggetto non
collegato
SI
Gestione
sogg. art.
136
NO
Verifica limiti
prudenziali
KO
Blocco
operazione
FINE
TRATTATIVA E STRUTTORIA
OK
Definizione tipo
operazione
Operazione
esigua?
SI
Istruttoria standard
NO
Operazione
ordinaria?
NO
Operazione
di minore
rilevanza?
SI
DELIBERA
Emissione parere
amministratori
indipendenti
Emissione parere
CCIR
Istruttoria standard
Delibera da OD std
con obblighi
informativi
Coinvolgimento
amministratori
indipendenti in
trattativa
Operazione
di maggiore
rilevanza?
SI
Parere contrario
Delibera da OD
standard
NO
Parere favorevole
Delibera da OD std
con obblighi
informativi
Delibera da OD std
Parere contrario
Richiesta parere a
Collegio Sindacale
Parere contrario
ESECUZIONE E
REGISTRAZIONE
Esecuzione e
registrazione
Esecuzione e
registrazione
Reporting
Reporting
Reporting
21
Delibera da CdA
Parere favorevole
Delibera da CdA
con obblighi
informativi
Esecuzione e
registrazione
Parere favorevole
Delibera da CdA
Esecuzione e
registrazione
Reporting
6.2.1
Censimento dei Soggetti Collegati
6.2.1.1
Banca Mediolanum S.p.A
La Direzione Affari Societari cura la tenuta dell’elenco dei Soggetti Collegati, verificandone periodicamente
l’aggiornamento (almeno annualmente). Al riguardo, nel rispetto della normativa vigente, per l’acquisizione
delle informazioni necessarie si avvale del supporto delle competenti funzioni aziendali nonché di tutti gli
strumenti (questionari, colloqui, banche dati esterne etc.) necessari ad acquisire una conoscenza preventiva
dei Soggetti Collegati con i quali la Banca e le sue Controllate si potrebbero potenzialmente apprestare a
compiere un’operazione.
Operativamente, la Direzione Affari Societari aggiorna l’apposito “database” dei Soggetti Collegati di Banca
Mediolanum S.p.A. e di tutte le controllate italiane, effettuando il censimento dei soggetti individuati e
registrandone il relativo patrimonio informativo.
Tale attività è condotta valorizzando le informazioni già in possesso da parte della Banca, nonché acquisite
mediante le dichiarazioni ricevute dagli esponenti (e debitamente archiviate) inerenti i cc.dd. “Soggetti
Collegati”, costituiti essenzialmente dai soggetti rientranti nel novero di parte correlata e da tutti i soggetti a
essa connessi.
Con riferimento a ciascuna banca/società appartenente al Gruppo Bancario Mediolanum, nella definizione di
Parte Correlata rientrano principalmente gli esponenti aziendali (ovvero gli Amministratori, i sindaci, i dirigenti
aventi responsabilità strategica,), i partecipanti e i controllanti (sia persone fisiche che imprese o società),
nonché i soggetti aventi influenza notevole sulla Banca o sulle sue controllate.
Sono, inoltre, acquisite e registrate nel database le informazioni relative ai cc.dd. “Soggetti connessi” di una
parte correlata, intesi come imprese o società controllate o che controllano (direttamente, indirettamente o in
modo congiunto con altri) le Soggetti Collegati individuate. Sono, infine, censiti nel database poiché rientranti
22
nella definizione di “Soggetti connessi” gli stretti familiari di una parte correlata e le società o le imprese
controllate da questi ultimi.
I soggetti qualificabili come Soggetti Collegati ai sensi della Disciplina cooperano con Banca Mediolanum e
con le sue Controllate con cui intrattengono rapporti al fine di consentire loro un censimento corretto e
completo dei Soggetti Collegati, in particolare per quanto riguarda l’individuazione dei soggetti connessi.
La Banca individua i soggetti connessi, anche chiedendo le necessarie informazioni in fase di apertura di
nuovi rapporti e, successivamente, in occasione del rinnovo del fido o della revisione dei contratti.
La Direzione Affari Societari censisce nell’apposito database dei Soggetti Collegati anche il “personale più
rilevante” del Gruppo bancario, identificato ai sensi delle disposizioni sulle politiche e prassi di
remunerazione e incentivazione, sulla base dell’elenco fornito dalla Divisione Risorse Umane. Eventuali
modifiche di tale elenco sono comunicate tempestivamente da parte della Divisione Risorse Umane alla
Direzione Affari Societari che procederà all’aggiornamento del database.
Per il censimento delle informazioni relative ai Soggetti Collegati delle Controllate estere, la Direzione Affari
Societari supervisiona l’attività operativa svolta direttamente da ciascuna Controllata sulle informazioni
relative ai propri Soggetti Collegati (sia diretti che indiretti) e ne verifica il periodico aggiornamento.
A seguito dell’aggiornamento del “database” dei Soggetti Collegati, la Direzione Affari Societari produce un
report dell’elenco dei Soggetti Collegati dell’intero Gruppo Bancario con annesso patrimonio informativo e lo
trasmette in formato elettronico:
•
alle diverse aree di business di Banca Mediolanum S.p.A. (per il tramite dei Responsabili della prima
linea organizzativa);
•
alle Società Controllate, per il tramite delle funzioni di segreteria degli Organi Sociali.
22
Per “stretti familiari si intendono i parenti fino al secondo grado e il coniuge o il convivente more-uxorio di una parte correlata, nonché i
figli di quest’ultimo. Nel caso di soggetti collegati a una banca estera o a un intermediario vigilato estero facenti parte di un Gruppo
Bancario, qualora vi siano comprovate difficoltà nel reperimento delle informazioni, la capogruppo può escludere dalla nozione di “stretti
familiari” i parenti di secondo grado, limitandosi a considerare i parenti di primo grado; in tal caso, ne dà notizia alla Banca d’Italia.
22
6.2.1.2
Società Controllate
In ciascuna società controllata estera di Banca Mediolanum, la funzione equivalente alla Direzione Affari
Societari, se esistente, o la funzione di Compliance procede al censimento delle informazioni relative ai
propri Soggetti Collegati (sia diretti che indiretti) nel database di Gruppo dei Soggetti Collegati. La Direzione
Affari Societari supervisiona le attività operative delle citate controllate e mette a disposizione le informazioni
di Gruppo, trasmettendo un report in formato elettronico.
Le funzioni di segreteria degli Organi Sociali ricevono il report in formato elettronico con oggetto l’elenco dei
Soggetti Collegati e lo mettono a disposizione, senza indugio, delle aree di business, per il tramite dei
Responsabili della prima linea organizzativa.
6.2.2
Identificazione dell’operazione con soggetto collegato
6.2.2.1
L’attività di identificazione di un’operazione con un Soggetto Collegato è rimessa alle Unità di Business della
Banca.
Operativamente, dette aree effettuano le seguenti attività:
•
identificazione del Soggetto Collegato eventualmente richiedente l’operazione sulla base dell’elenco
predisposto dalla Direzione Affari Societari (prima di avviare, se del caso, le trattative);
•
controllo di eventuali blocchi/indicazioni sul Soggetto Collegato o sull’operazione con detto Soggetto
(a titolo esemplificativo ma non esaustivo, dovuti ad un anomalo/eccessivo cumulo di operazioni con
lo stesso Soggetto o con Soggetti a questi riconducibili):
Nel caso in cui il Soggetto Collegato rientri nella definizione di esponente bancario ex art. 136 TUB si
applicano le deroghe descritte al paragrafo 6.3.
6.2.2.2
Analogamente a Banca Mediolanum S.p.A., l’attività di identificazione di un’operazione con un Soggetto
Collegato è rimessa alle aree di business delle Società Controllate.
Operativamente, dette aree effettuano analoghe attività a quelle previste per Banca Mediolanum S.p.A. nel
paragrafo precedente.
23
6.2.3
Verifica del rispetto dei limiti prudenziali
Prima di avviare le verifiche del rispetto dei limiti prudenziali le unità di business determinano il controvalore
dell’operazione prendendo in considerazione gli elementi riportati nella tabella contenuta al paragrafo 6.2.4.
6.2.3.1
A seguito di identificazione di un’operazione con un Soggetto Collegato e di determinazione del suo
controvalore le Unità di Business attivano la Divisione Amministrazione e Bilancio richiedendo la verifica del
rispetto dei limiti prudenziali (individuali e consolidati) dell’operazione richiesta dal Soggetto Collegato
individuato, fornendo le informazioni relative al controvalore dell’operazione.
La Divisione Amministrazione e Bilancio verifica tempestivamente il rispetto dei limiti e comunica il via libera
dell’operazione all’Unità di Business interessata. Nel caso di superamento dei limiti prudenziali previsti il
Responsabile all’Unità di Business interessata ne darà comunicazione al Soggetto Collegato interessato,
proponendo adeguate misure correttive all’operazione che consentano il rispetto dei vincoli normativi.
6.2.3.2
Analogamente alle operazioni di Banca Mediolanum S.p.A., le aree di business delle società controllate
attivano la Divisione Amministrazione e Bilancio della Capogruppo, che verificherà il rispetto dei limiti
prudenziali consolidati e fornirà indicazioni in merito all’esito delle verifiche effettuate.
6.2.4
Qualificazione delle operazioni con Soggetti Collegati
Nel seguito sono illustrate apposite regole procedurali con riferimento alle attività di qualificazione delle
operazioni con Soggetti Collegati, sulla base delle tipologie di operazioni individuate dalla Disciplina:
•
esigua
•
ordinaria;
•
di minore rilevanza;
•
di maggiore rilevanza.
Tenuto conto di quanto sopra descritto, la determinazione di un’operazione come ordinaria o esigua
permette di poter gestire l’operazione senza alcun obbligo procedurale ex ante, fermo restando alcuni
obblighi informativi richiesti dalla normativa nei confronti degli organi con funzione di supervisione strategica,
degli Amministratori Indipendenti o dell’Assemblea dei soci.
Al contrario, le operazioni di minore o maggiore rilevanza dovranno essere trattate, a priori, mediante il
coinvolgimento degli Amministratori Indipendenti come riportato nei paragrafi successivi.
Ciò premesso, nel seguito si riportano apposite istruzioni con riferimento:
•
alla determinazione del controvalore dell’operazione: trattasi di un’attività “chiave” in quanto
l’informazione sul controvalore dell’operazione permette di potere qualificare l’operazione;
•
all’individuazione delle operazioni esigue, ordinarie, di minore o maggiore rilevanza;
•
alla valutazione dei tre aspetti rilevanti per qualificare un’operazione come ordinaria: segnatamente,
un’operazione “ordinaria” ricorre allorché siano contestualmente soddisfatti i seguenti criteri selettivi:
•
o
l’operazione deve essere ascrivibile all’attività operativa della banca;
o
la medesima operazione deve altresì rientrare nell’esercizio “ordinario” dell’attività operativa;
o
l’operazione deve essere di minore rilevanza.
all’individuazione delle condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard per tipologia di
operazione, funzionali a potere escludere le operazioni ordinarie dai presidi procedurali ex ante
previsti dalla Disciplina per le operazioni di minore o di maggiore rilevanza.
24
Le istruzioni indicate sono da considerarsi linee guida operative per Banca Mediolanum S.p.A. e le
Società Controllate al fine di poter assistere le competenti funzioni aziendali nel processo di gestione
delle operazioni con Soggetti Collegati sin dalla fase di individuazione e qualificazione delle
operazioni medesime.
Eventuali casistiche operative non riscontrate all’interno delle tabelle nel seguito riportate dovranno
essere trattate dalla Società Controllate per analogia alle linee guida operative.
6.2.4.1
Istruzioni operative per la determinazione del controvalore dell’operazione e la qualifica
di ordinarietà
Le presenti istruzioni sono da applicare in sede di prima qualificazione dell’operazione, al fine di stabilire il
controvalore da assumere a riferimento e verificarne l’ordinarietà.
La classificazione delle operazioni nella categoria delle operazioni ordinarie consente di beneficiare
dell’esenzione dagli obblighi procedurali richiesti, invece, per le operazioni di minore e di maggiore rilevanza.
Nel definire le operazioni della specie, la banca tiene conto almeno dei seguenti elementi: riconducibilità
all’ordinaria attività, oggettività delle condizioni e semplicità dello schema economico-contrattuale, contenuta
rilevanza quantitativa, tipologia di controparte:
•
riconducibilità all’ordinaria attività: l’estraneità dell’oggetto dell’operazione all’attività tipicamente
svolta dalla banca costituisce un indice di anomalia che può indicarne la non ordinarietà; al
riguardo, tutte le attività/ servizi/ prodotti non rientranti all’interno della tabella riportata nel
seguito del presente paragrafo sono da considerarsi non ordinarie;
•
oggettività delle condizioni e semplicità dello schema economico-contrattuale: i termini e le
condizioni contrattuali devono essere oggettive e, in generale, lo schema contrattuale non deve
risultare anomalo e non devono sussistere casi anomali di assenza di corrispettivo. In particolare, si
considerano di norma non rientranti nell’ordinario esercizio dell’attività operativa le operazioni per le
quali sia previsto un corrispettivo non monetario, anche se oggetto di perizie da parte di terzi. Al
riguardo, le diverse aree di business delle banche/società destinatarie del presente
Regolamento di Gruppo, anche tenuto conto delle istruzioni indicate all’interno della tabella
rappresentata nel paragrafo successivo, segnalano senza indugio, per il tramite delle proprie
funzioni di segreteria degli Organi Sociali, alla Funzione Compliance & Risk Control di Banca
Mediolanum clausole o condizioni che si discostino dagli usi e dalle prassi negoziali
riscontrate nei contratti in corso di sottoscrizione con Soggetti Collegati, in quanto da
considerare un indice significativo di non ordinarietà.
•
contenuta rilevanza quantitativa;
•
tipologia di controparte.
25
Ciò premesso, non sono comunque considerate di carattere ordinario le seguenti tipologie di
operazioni:
Operazioni di fusione, di
scissione per incorporazione
o di scissione in senso stretto
Società del Gruppo Bancario
Mediolanum per cui l’operazione si
considera “ordinaria”
Nessuna Società oggetto del presente
Regolamento
Operatività di dettaglio
Operazioni di fusione, di scissione per
incorporazione o di scissione in senso stretto non
proporzionale:
• Società che hanno effetti sull'area di
consolidamento
o
totale attivo della società partecipata,
indipendentemente dalla percentuale di
capitale oggetto di disposizione. I dati da
utilizzare devono essere tratti dal più
recente stato patrimoniale pubblicato
(consolidato, se redatto) dalla società.
• Società che non hanno effetti sull'area di
consolidamento
Operazioni su beni
immateriali
Operazioni immobiliari
Operazioni in valori mobiliari
in contropartita diretta con
Soggetti Collegati
Regolamento
o
acquisizioni: controvalore dell'operazione
maggiorato dalle passività assunte
dall'acquirente
o
cessioni: corrispettivo dell'attività ceduta
Marchi e brevetti:
•
ammontare incassato/ pagato (nel caso
di compravendite)
•
sommatoria ammontare incassato/
pagato su base annua (nel caso di
operazioni che non riguardano
compravendite)
Regolamento
Compravendite/ locazioni:
Regolamento
Compravendita di valori mobiliari in contropartita
diretta:
•
•
ammontare operazioni di compravendita
definito nel contratto ovvero valore
contratto di locazione
controvalore dell’operazione
Nella tabella seguente si riportano le apposite istruzioni per la determinazione del controvalore e la
qualificazione dell’ordinarietà delle operazioni oggetto di possibile perfezionamento con Soggetti
Collegati.
26
Ambito di
operatività
Società del Gruppo
Bancario Mediolanum per
cui l’operazione si
Operatività di dettaglio e modalità di
determinazione del controvalore
Operazioni di impiego in ambito tesoreria (“hot money” / pronti
contro termine attivi): controvalore dell’operazione
Modalità di determinazione di
un'operazione quale “a condizioni
equivalenti a quelle di mercato/ standard”
Hot Money: scadenza max a 6 mesi, Euribor + spread
comparabile con un'operazione con caratteristiche simili
effettuata con controparti con le medesime
caratteristiche (es. clientela istituzionale)
Pronti contro termine attivi: condizioni comparabili con
quelle di un'operazione con caratteristiche simili
caratteristiche (es. clientela istituzionale)
Richieste di finanziamento (mutui, prestiti o fidi temporanei a
scadenza o revoca, fidejussioni): importo da autorizzare
Sconfini (comprende anche sconfini tecnici): importo in
autorizzazione
Banca Mediolanum
Finanziamenti attivi
Banco Mediolanum
Massimale permanente carte di credito a rischio dell’Istituto:
massimale della carta
Nel caso di operazioni afferenti il Soggetto Collegato come garante
(garanzie ricevute), il controvalore dell’operazione è pari al valore
della garanzia. Il valore garanzia indica, nelle garanzie di natura
personale, il limite dell'impegno assunto dal garante SC con il
contratto di garanzia; nelle garanzie di natura reale, il valore del
bene dato dal SC in garanzia.
Nel caso di operazioni afferenti al gestione del credito
(classificazione delle posizioni in default e all’interno dei crediti in
default) l’importo dell’operazione è dato dal controvalore
dell’esposizione a rischio individualmente intesa.
L'operazione non è ordinaria e/o a condizioni equivalenti
standard/ di mercato quando, per competenza - tipologia
di prodotti, è autorizzata una deroga dall’organo con
funzione di gestione o da un organo/ struttura delegata
dal medesimo.
Nel caso di operazioni afferenti la gestione di posizioni
con il Soggetto Collegato (classificazione delle posizioni
in default e all’interno dei crediti in default, passaggio a
perdita) le operazioni medesime si ritengono sempre
non ordinarie e non a condizioni equivalenti di
mercato/standard.
Nel caso di passaggio a perdita, l’importo dell’operazione è dato
dal controvalore dell’esposizione contabilizzata a perdita
comprensiva di tutte le componenti economiche negative annesse
contabilizzate.
Carte di debito, bonifici, incassi commerciali (RIBA, RID, …),
incasso assegni, …:
Banca Mediolanum
Altri servizi finanziari/ di
pagamento
•
nella fase di sottoscrizione del contratto il controvalore e'
considerato per definizione inferiore a Euro 250.000
tenuto conto delle tipologie di prodotti/ servizi in oggetto
e in funzione di analisi empiriche storiche circa gli
effettivi ricavi generati, su base annua, dai prodotti/
servizi medesimi in oggetto
•
nella fase di esecuzione delle operazioni oggetto di
servizio, il controvalore e' determinato calcolando
l'effettivo ricavo per operazione (commissioni, spese, …)
Banco Mediolanum
27
dal medesimo
Ambito di
operatività
Società del Gruppo
Banca Mediolanum
Banco Mediolanum
Operazioni su strumenti
finanziari emessi da Parti
Correlate sui portafogli di
proprietà
MGF
MIFL
MAML
Gamax Management
Ges Fibanc
Sono incluse solo le operazioni effettuate con Parti Correlate sul
Mercato Primario.
Investimenti portafogli: HTM, L&R, AFS, HFT attraverso:
negoziazioni su mercati regolamentati e non, partecipazioni ad
emissioni pubbliche, partecipazioni ad emissioni private:
controvalore dell’investimento/ disinvestimento (Emittente titolo =
parte correlata), calcolato come capitale nominale moltiplicato per
il prezzo.
Operazioni sui vari portafogli: l'operazione non è
ordinaria se non rientra nei limiti operativi approvati dal
CdA (autorizzazione sconfini/ aumenti da parte dell’AD–
o organi equipollenti - nel caso di limiti afferenti i rischi di
mercato ovvero dall’organo con funzione di gestione nel
caso di limiti afferenti il rischio di credito)
Fibanc Pensiones
Prestazione dei servizi di ricezione, trasmissione ed esecuzione di
ordini, negoziazione in conto proprio e collocamento su titoli di
terzi non oggetto di collocamento da parte della Banca ovvero
collocati dalla Banca nell’ambito di un consorzio di collocamento
(con o senza garanzia) pubblico.
Banca Mediolanum
Banco Mediolanum
MGF
Servizi di investimento
(T.U.F./ altri servizi
regolamentati)
MIFL
MAML
Gamax Management
Ges Fibanc
Fibanc Pensiones
• nella fase di sottoscrizione del contratto il controvalore e'
considerato per definizione inferiore a euro 250.000 tenuto
conto delle tipologie di prodotti/ servizi in oggetto e in funzione
di analisi empiriche storiche circa gli effettivi ricavi generati, su
base annua, dai prodotti/ servizi medesimi in oggetto
• nella fase di esecuzione delle operazioni oggetto di servizio, il
controvalore e' determinato calcolando l'effettivo ricavo per
operazione (commissioni di negoziazione, ricavi per tenuta
dossier titoli, …)
dal medesimo
• nel caso di compravendita di titoli in portafoglio (negoziazioni in
c/proprio – contropartita diretta), il controvalore e' determinato
calcolando l'effettivo ricavo per operazione (commissioni di
negoziazione, ricavi per tenuta dossier titoli, …)
Prestazione del servizio di gestione di portafogli (GPM/GPF) e del
servizio di consulenza in abbinamento a quello di collocamento su:
Fondi mobiliari e immobiliari di diritto Italiano istituiti da
Mediolanum Gestione Fondi SGR, Fondi esteri istituiti da
Mediolanum International Fund LTD, Fondo Pensione, Polizze Vita
tradizionali emesse da Mediolanum Vita S.p.A., Polizze
assicurative a contenuto finanziario (Index Linked e Unit Linked)
emesse da Mediolanum Vita S.p.A. e da Mediolanum International
Fund LTD, Polizze Vita Skandia Life, Prodotti di Protezione emessi
da Mediolanum Assicurazione, GPM/ GPF, Obbligazioni emesse
dalla Banca o da società del Gruppo, Pronti Contro Termine
Passivi, Obbligazioni e Certificati MedPlus emessi da terzi su
28
dal medesimo
Per i prodotti assicurativi, la deroga è autorizzata
dall'Organo con funzione di gestione dell'Impresa
Assicurativa
Per i pronti contro termine passivi: Euribor + spread
comparabile con un'operazione con caratteristiche simili
Ambito di
operatività
Società del Gruppo
richiesta della Banca per soddisfare specifiche esigenze della
propria clientela:
•
considerato per definizione inferiore a euro 250.000
•
l'effettivo ricavo per operazione o, laddove non possibile,
altri indicatori dimensionali dell’operazione:
caratteristiche.
o FONDI: commissioni di sottoscrizione/ di
rimborso
o GPM/ GPF: commissioni gestione e di
performance
o OBBLIGAZIONI EMESSE DALLA BANCA O DA
SOCIETÀ DEL GRUPPO,: ammontare della
componente di ricavo effettivo generata
dall’operazione o, laddove non determinabile,
controvalore dell’investimento da parte della
Parte Correlata
o OBBLIGAZIONI E CERTIFICATI MEDPLUS:
ammontare della componente di ricavo effettivo
generata dall’operazione o, laddove non
determinabile, controvalore dell’investimento da
parte della Parte Correlata
o PRONTI CONTRO TERMINE PASSIVI: valore
degli interessi passivi netti pagati al cliente
Sono incluse solo le operazioni effettuate con Soggetti Collegati
sul Mercato Primario.
Processo di investimento all’interno dell’attività di gestione*:
controvalore importo investito
* Emittente titoli target = Soggetto Collegato (comprende processo
di investimento nel caso di deleghe di gestione / non comprende
fondo di fondi). Nel caso di gestioni in delega, al delegato
occorrerà fornire delle linee guida
29
standard/ di mercato quando determina il superamento
dei seguenti limiti:
la sottoscrizione di IPO azionarie o aumenti di capitale
non é compatibile con le politiche di investimento
dello specifico portafoglio interessato, ovvero superi il
2% delle azioni complessivamente in circolazione
detenute all’interno della totalità dei patrimoni gestiti;
la sottoscrizione di emissioni obbligazionarie non é
compatibile con le politiche di investimento dello
Ambito di
operatività
Società del Gruppo
specifico portafoglio interessato, ovvero superi il 10%
delle obbligazioni complessivamente in circolazione
detenute all’interno della totalità dei patrimoni gestiti.
standard/ di mercato nel caso di mancato rispetto dei
seguenti parametri:
Depositi passivi/ pronti contro termine passivi: valore degli interessi
passivi netti pagati al cliente
•
Deposito passivo: Euribor + spread
comparabile con un'operazione con
caratteristiche simili effettuate con una
controparti con le medesime caratteristiche
(istituzionale).
•
Pronti contro termine passivi: Euribor + spread
comparabile con un'operazione con
caratteristiche simili effettuate con una
controparti con le medesime caratteristiche
(istituzionale).
Banca Mediolanum
Operazioni di raccolta
Banco Mediolanum
Le operazioni sul Mercato Interbancario dei Depositi
sono considerate sempre ordinarie e a condizioni
equivalenti a quelle di mercato/ standard
Conti correnti (corporate e retail):
•
•
considerato per definizione inferiore a euro 250.000
l'effettivo ricavo per operazione (canoni, ricavi per
singola operazione, interessi passivi in valore assoluto)
standard/ di mercato nei seguenti casi:
Banca Mediolanum
Operazioni su beni e
servizi non finanziari/
non di investimento/ non
di pagamento/ non di
natura commerciale
Banco Mediolanum
Ciclo passivo:
•
ammontare oggetto del contratto o dell’ordine ovvero,
MGF
•
ammontare incassato/ pagato (fatturato dalla Parte
Correlata)
MIFL
dal medesimo
MAML
30
•
esistenza di clausole o condizioni diverse
dalle condizioni usualmente praticate nei
confronti di parti non correlate per operazioni
di corrispondente natura, entità e rischio (per i
servizi esternalizzati/ internalizzati il
Ambito di
operatività
Società del Gruppo
benchmark potrebbe essere le condizioni
praticate dall'outsourcer interno ad altre
Società del Gruppo/ extra Gruppo per servizi
analoghi per natura, entità, rischio)
Gamax Management
Ges Fibanc
Fibanc Pensiones
•
Operazioni finanziarie e
di indebitamento
Il secondo elemento della definizione
di “operazione ordinaria” è
rappresentato dall’attività finanziaria
(detta anche “attività di
finanziamento”) connessa all’attività
operativa. Tale elemento consente di
estendere il beneficio dell’esenzione
anche a operazioni in astratto
qualificabili come finanziarie, nella
misura in cui queste siano accessorie
allo svolgimento dell’attività operativa.
Non potranno invece considerarsi
operazioni ordinarie i finanziamenti
ottenuti per il compimento di
operazioni non appartenenti all’attività
operativa (in quanto connessi
all’attività di investimento).
In alcune ipotesi, il vincolo di
accessorietà è facilmente
individuabile in quanto riflesso nella
causa del contratto di finanziamento
(si pensi al mutuo di scopo o alle
operazioni non monetarie) o
comunque inequivocabilmente
ricostruibile alla luce delle
caratteristiche dell’operazione (si
pensi, a titolo di esempio, alle
passività a breve termine funzionali
all’acquisto di materie prime): tra gli
altri criteri considerati nell’attività di
per gli acquisti, in quanto compatibile in
relazione alla tipologia di operazione,
l'operazione medesima può essere
considerata non a condizioni equivalenti di
mercato/ standard quando, ai fini della
selezione del fornitore, non sono state prese
in considerazione almeno 3 offerte
economiche provenienti da 3 soggetti diversi
Accensione di finanziamenti (o altre forme che determinano una
passività): importo massimo finanziato
standard/ di mercato nel caso di scostamento rispetto a:
•
Emissione di obbligazioni proprie: ammontare sottoscritto dalla
Parte Correlata
Riacquisto delle obbligazioni proprie dalla Parte Correlate:
controvalore dell’operazione.
31
i Tassi/ condizioni interni praticati a soggetti
non correlati
ovvero
•
i Tassi/ condizioni di settore esterni (dove
rilevabili)
Ambito di
operatività
Società del Gruppo
vigilanza, particolare attenzione sarà
prestata alla durata del prestito,
anche in relazione alla vita utile dei
beni con esso acquistati. In linea
generale e salve specifiche
circostanze eccezionali, si ritiene che
il carattere dell’accessorietà rispetto
all’attività operativa sussista con
riferimento ai c.d. “prestiti ponte”
bancari ottenuti al fine di assicurare
temporaneamente la continuità
finanziaria o la copertura di
fabbisogno finanziario.
Qualora l’operazione di finanziamento
non sia caratterizzata da elementi
oggettivi tali da consentire un’univoca
ricostruzione del carattere
dell’accessorietà all’attività operativa,
si ritiene sufficiente la presenza di
circostanze tali da giustificare il
ragionevole convincimento che il
finanziamento ottenuto sarà destinato
a tale scopo.
Banca Mediolanum
Banco Mediolanum
Contratti/ Accordi/ intese
di natura commerciale /
accordi di servizio:
MGF
MIFL
MAML
Gamax Management
Ges Fibanc
Fibanc Pensiones
Comprende la convenzioni per la distribuzione di prodotti e servizi,
altri accordi quali le sponsorizzazioni, le compravendite di spazi
commerciali/ pubblicità, altre iniziative di marketing/ editoriali,
nonché eventuali servizi di intermediazione forniti da Soggetti
Collegati.:
•
ammontare oggetto del contratto o dell’ordine ovvero,
•
nel caso di accordo che prevede una componente
variabile: componenti di ricavo/ costo previste
(commissioni, spese, …) * stima volume di affari previsto
su base annua
Nel caso in cui non sia possibile determinare il
controvalore dell’operazione (ad esempio nei casi di
servizi di intermediazione forniti da Soggetti Collegati), si
effettua direttamente la valutazione circa l’ordinarietà
della stessa. In generale, sono considerate equivalenti a
quelle di mercato o standard, le condizioni usualmente
praticate nei confronti di parti non correlate per
operazioni di corrispondente natura, entità e rischio.
Con riferimento agli spazi pubblicitari, lo sconto risulta
almeno pari al 35% del listino (offerta che viene
certificata da società terza che supporta la Società per
la pianificazione pubblicitaria).
Con riferimento alle telepromozioni, lo sconto risulta
almeno pari al 35% del listino (offerta che viene
certificata da società terza che supporta la Società per
la pianificazione pubblicitaria).
Per gli altri casi riferibili ad altre iniziative promozionali o
collegate all’editoria, non sono considerate equivalenti a
32
Ambito di
operatività
Società del Gruppo
quelle di mercato/ standard le condizioni pari a +- 30%
dal prezzo di mercato (acquisibile da agenzie esterne
specializzate).
Banca Mediolanum
Banco Mediolanum
MGF
Sottoscrizione di
contrattualistica con
oggetto i rapporti di
lavoro
Comprende i rapporti di lavoro con i dipendenti e con i
collaboratori non legati da rapporto di lavoro subordinato (ad es.
contratti di consulenza, di lavoro a progetto, di collaborazioni
coordinate e continuative:
•
MIFL
Per le consulenze spot:
o
MAML
Gamax Management
Ges Fibanc
Fibanc Pensiones
•
controvalore del contratto di consulenza ovvero, in
alternativa, stima del costo della consulenza (basata sulla
tariffa oraria * numero di ore previste di consulenza).
Per rapporti/consulenze continuativi:
o
controvalore su base annua del costo fisso aziendale e/o,
o
controvalore su base annua del costo aziendale della
componente di incentivazione (stimando il raggiungimento
del 100% degli obiettivi assegnati alla risorsa)
Banca Mediolanum
Banco Mediolanum
Assegnazione di
remunerazioni e
incentivazioni
MGF
MIFL
MAML
Gamax Management
Comprende, con riferimento alla struttura retributiva, la
componente fissa, la componente di incentivazione (di breve e di
medio/ lungo periodo) e il trattamento previsto nel caso di
scioglimento del rapporto:
•
controvalore del costo aziendale riferito alla componente
fissa e di incentivazione della remunerazione
Ges Fibanc
Fibanc Pensiones
33
Con riferimento ai dipendenti, il riferimento è dato
dall’equità interna (Quartile di riferimento retributivo delle
persone impegnate in posizioni equivalenti) e dal
riferimento di mercato ottenuto attraverso le analisi
pubblicate dai maggiori istituti di settore.
Con riferimento alle collaborazioni, il riferimento è dato
dal costo comparato con l’equivalenza dei costi interni,
tenendo conto della “temporalità” della collaborazione e
dei valori di Benchmark che il mercato esprime rispetto
alla posizione specifica (es. istituti di settore).
6.2.4.2
Banca Mediolanum S.p.A.
L’attività di identificazione di un’operazione con un Soggetto Collegato è rimessa alle Unità di Business della
Banca.
Operativamente, dette aree effettuano le seguenti attività:
•
quantificazione del controvalore
precedentemente descritte;
•
verifica, laddove applicabile, dell’esistenza di una delibera quadro per la tipologia di operazione
richiesta e Soggetto Collegato coinvolto; al riguardo, viene altresì verificato l’importo residuo di
spesa (plafond);
•
verifica della qualificazione dell’operazione come “esigua”, se il controvalore dell’operazione è
inferiore a:
dell’operazione
tenuto
conto
delle
istruzioni
operative
o
250.000 euro, nel caso in cui il patrimonio di vigilanza consolidato sia inferiore a 500 milioni
di euro,
o
minore tra 1.000.000 di euro e lo 0,05% del patrimonio di vigilanza, nel caso in cui il
patrimonio di vigilanza consolidato sia superiore a 500 milioni di euro.
Al riguardo, la Divisione Amministrazione e Bilancio comunica trimestralmente il valore della soglia
al di sotto della quale considerare un’operazione come esigua:
•
o
alle diverse Unità di Business di Banca Mediolanum S.p.A. (per il tramite dei
Responsabili della prima linea organizzativa);
o
nel rispetto delle istruzioni operative precedentemente descritte al paragrafo 6.2.4.1:
o
o
•
verifica della qualificazione dell’operazione come “ordinaria” tenuto conto:
dell’attività operativa della banca;
dell’ordinario esercizio della predetta attività operativa;
della soglia di minore rilevanza.
verifica delle condizioni di mercato/standard in relazione all’operazione qualificata come
“ordinaria”.
nel caso in cui l’operazione non possa essere qualificata come ordinaria e a condizioni equivalenti a
quelle di mercato/ standard, verifica della qualificazione dell’operazione alternativamente come:
o
di minore rilevanza (cioè superiore alla soglia di esiguità);
o
di maggiore rilevanza (cioè superiore al valore della soglia di maggiore rilevanza),
attualmente fissata in € 5 milioni.
Al riguardo, in caso di variazione, la Divisione Amministrazione e Bilancio comunica la soglia
oltre alla quale qualificare un’operazione come di maggiore rilevanza:
o
alle diverse Unità di Business di Banca Mediolanum S.p.A. (per il tramite dei
Responsabili della prima linea organizzativa);
o
Con riferimento alle elencate attività di responsabilità delle Unità di Business, la Funzione Compliance &
Risk Control di Banca Mediolanum e la della Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum
S.p.A supportano le aree di business con particolare riferimento alla qualificazione dell’operazione in
conformità al presente Regolamento di Gruppo. In particolari casi può essere convocata una apposita
Commissione temporanea composta da:
•
il Responsabile dell’Unità di Business di Banca Mediolanum S.p.A interessata dall’operazione;
•
il Responsabile della Funzione Compliance & Risk Control di Banca Mediolanum S.p.A.;
34
•
il Responsabile della Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum S.p.A..
Le sedute della commissione sono adeguatamente formalizzate e archiviate da parte della Funzione
Compliance & Risk Control di Banca Mediolanum.
6.2.4.3
Società controllate
Analogamente a Banca Mediolanum S.p.A., l’attività di identificazione di un’operazione con una Parte
Correlata è rimessa alle aree di business della Società Controllate.
Operativamente, dette aree effettuano analoghe attività a quelle previste per la Capogruppo nel paragrafo
precedente.
Con riferimento alle attività di responsabilità delle aree di business, la Funzione Compliance & Risk Control
di Banca Mediolanum e la Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum S.p.A..supportano le
aree di business con particolare riferimento alla qualificazione dell’operazione in conformità al presente
Regolamento di Gruppo. In particolari casi, può essere convocata una Commissione temporanea composta
da:
:
•
il Responsabile dell’Unità di Business di Banca Mediolanum S.p.A interessata dall’operazione;
•
il Responsabile della Funzione Compliance & Risk Control di Banca Mediolanum S.p.A.;
•
il Responsabile della Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum S.p.A..
Le sedute della commissione sono adeguatamente formalizzate e archiviate da parte della Funzione
Compliance & Risk Control di Banca Mediolanum.
Gli esiti di dette sedute sono comunicati, laddove previsto, alle strutture equipollenti della Funzione
Compliance & Risk Control di Banca Mediolanum e alle funzioni di segreteria degli Organi Sociali delle
Società Controllate.
6.2.5
Istruttoria
6.2.5.1
Operazioni esigue e ordinarie
Con riferimento alle operazioni con Soggetti Collegati di importo esiguo, nonché alle operazioni ordinarie
qualificate a condizioni equivalenti a quelle di mercato/ standard nel rispetto delle istruzioni contenute
all’interno del presente Regolamento di Gruppo, non sono previsti, per la fase di istruttoria, specifici obblighi
procedurali. Conseguentemente tali operazioni sono gestite alla stregua delle altre operazioni poste in
essere con soggetti non identificati come Soggetti Collegati.
Per le operazioni ordinarie è prevista, in ogni caso, la produzione di adeguata informativa in merito al
carattere di ordinarietà, nonché flussi informativi aggregati come meglio descritto nei prossimi paragrafi.
Operazioni di minore rilevanza
Con riferimento alle operazioni con Soggetti Collegati rientranti nella definizione di operazioni di minore
rilevanza, il processo di istruttoria prevede in particolare:
•
il coinvolgimento del Comitato per il Controllo Interno e Rischi composto da tre Amministratori non
esecutivi di cui due Indipendenti. Al riguardo, il Responsabile dell’Unità di Business interessata
dall’operazione contatta la Funzione Internal Auditing di Banca Mediolanum S.p.A., la quale
comunica al Comitato per il Controllo Interno e Rischi, per il tramite del proprio Presidente,
l’esigenza di una sua convocazione ai fini dell’esame dell’operazione con Soggetto Collegato e il
rilascio del parere motivato. La documentazione relativa ai diversi profili dell’operazione oggetto di
delibera viene messa a disposizione dei membri del Comitato entro 48 ore dalla data prevista per la
riunione del Comitato;
•
la facoltà per il Comitato per il Controllo Interno di farsi assistere, a spese della Banca e con un limite
pari al 5% del controvalore dell’operazione (con un limite, in valore assoluto, pari ad Euro 250.000),
35
da uno o più esperti indipendenti di propria scelta i quali non presentano relazioni economiche,
patrimoniali e finanziarie con:
1. la Banca;
2. i soggetti che controllano la Banca, le Società Controllate dalla Banca o soggette a comune
controllo con quest’ultima;
3. gli Amministratori delle società di cui ai punti 1 e 2.
•
nel caso in cui si rilevi un numero esiguo di Amministratori Indipendenti (minore di 2) dovuto, oltre ad
altre eventuali tipologie di cause di impossibilità, all'esistenza di Amministratori Indipendenti che
presentano (dandone notizia) un interesse, per conto proprio o di terzi, nell'operazione, il parere
verrà espresso dall’Amministratore Indipendente presente eventualmente assistito da un esperto
indipendente;
•
il Comitato per il Controllo Interno rilascia all’Organo Deliberante competente, 48 ore prima della
23
data prevista per la delibera dell'operazione, il parere che comprende riferimenti puntuali
sull’interesse della Banca al compimento dell’operazione nonché sulla convenienza e sulla
correttezza sostanziale delle relative condizioni; nel caso in cui il Comitato si esprima sull’operazione
24
con un parere non favorevole (ovvero, più in generale, con un c.d. “avviso contrario”), la successiva
delibera deve fornire analitica motivazione delle ragioni per cui essa viene comunque assunta, e
puntuale riscontro alle osservazioni formulate dal Comitato;
•
le sedute del Comitato sono adeguatamente formalizzate da parte della Funzione Internal Auditing di
Banca Mediolanum S.p.A.. I verbali del Comitato sono archiviati, oltre che all’interno dei registri
usualmente utilizzati, da parte della Funzione Compliance & Risk Control di Banca Mediolanum.
Operazioni di maggiore rilevanza
Con riferimento alle operazioni di maggiore rilevanza con Soggetti Collegati il processo di istruttoria prevede
in particolare:
•
il coinvolgimento di un Comitato composto esclusivamente da 3 Amministratori Indipendenti; al
riguardo, il Responsabile dell’Unità di Business interessata dall’operazione contatta la Funzione
Internal Auditing di Banca Mediolanum S.p.A., la quale, di concerto con la Direzione Affari Societari
convoca il Comitato appositamente costituito da soli indipendenti ai fini dell’esame, sin dalla fase
25
delle trattative , dell’operazione con Soggetto Collegato con:
o
la facoltà di richiedere informazioni e di formulare osservazioni agli organi delegati e ai
soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell’istruttoria (riferiti alla Società
Controllata, nel caso di operazione condotta dalla medesima);
o
la richiesta di rilasciare un parere motivato sull’interesse della Società (Società Controllata nel
caso di operazione condotta dalla medesima) al compimento dell’operazione nonché sulla
convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni.
•
la messa a disposizione della documentazione relativa ai diversi profili dell’operazione oggetto di
delibera ai membri del Comitato entro 48 ore dalla data prevista per la riunione del Comitato;
•
la facoltà per tale Comitato di farsi assistere, a spese della Banca, da uno o più esperti indipendenti
di propria scelta i quali non presentano relazioni economiche, patrimoniali e finanziarie con:
1. la Banca;
2. i soggetti che controllano la Banca, le Società Controllate dalla Banca o soggette a
23
Il rilascio del parere, tecnicamente, nel rispetto delle fasi del processo di gestione delle operazioni con Soggetti Collegati
precedentemente descritto all’interno del presente Regolamento di Gruppo, può essere ricondotto temporalmente alla fase di “delibera”
dell’operazione, nel seguito descritta.
24
Si ritiene utile fornire alcune precisazioni con riguardo a talune ipotesi particolari di formulazione del parere. Perché il parere possa
essere considerato “favorevole”, è necessario che esso manifesti l’integrale condivisione dell’operazione, cosicché l’espressione di un
giudizio negativo anche solo su un suo singolo aspetto è idonea, in assenza di diversa indicazione nel medesimo parere, a produrre gli
effetti sopra ricordati. È quindi auspicabile che, qualora il parere sia definito come favorevole e, pertanto, consenta la conclusione
dell’operazione nonostante la presenza di alcuni elementi di dissenso, sia fornita indicazione delle ragioni per le quali si ritiene che tali
ultimi elementi non inficino il complessivo giudizio sull’interesse della società al compimento dell’operazione nonché sulla correttezza
sostanziale delle relative condizioni.
25
Da intendersi quale discussione preliminare fatta allo scopo di concludere un affare, stipulare un accordo.
36
comune controllo con quest’ultima;
3. gli Amministratori delle società di cui ai punti 1 e 2.
•
nel caso in cui si rilevi un numero esiguo di Amministratori Indipendenti (minore di 3) dovuto, oltre ad
altre eventuali tipologie di cause di impossibilità, all'esistenza di Amministratori Indipendenti che
presentano (dandone notizia) un interesse, per conto proprio o di terzi, nell'operazione, la
partecipazione alle fasi delle trattative e dell’istruttoria nonché il rilascio del parere motivato
coinvolgerà l’/gli Amministratore/i Indipendente/i presente/i eventualmente assistito/i da un esperto
indipendente;
•
il rilascio di un parere da un Comitato composto esclusivamente da Amministratori Indipendenti,
rilasciato 48 ore prima della data prevista per la delibera dell'operazione da parte del Consiglio di
Amministrazione della Banca che comprende riferimenti puntuali sull’interesse della Banca (Società
Controllata nel caso di operazione condotta dalla medesima rispetto alla quale la Banca esprime un
preventivo assenso) al compimento dell’operazione, nonché sulla convenienza e sulla correttezza
sostanziale delle relative condizioni; nel caso in cui il Comitato si esprima sull’operazione con un
27
parere non favorevole (ovvero, più in generale, con un c.d. “avviso contrario”), verrà richiesto un
parere preventivo anche al Collegio Sindacale;
•
il rilascio di un parere del Collegio Sindacale a cui sono messe a disposizione le medesime
informazioni e con le medesime tempistiche e modalità operative precedentemente messe a
disposizione degli Amministratori Indipendenti. Al pari di questi ultimi, il parere emesso dal Collegio
Sindacale comprende riferimenti puntuali sull’interesse della Banca (Società Controllata nel caso di
operazione condotta dalla medesima rispetto alla quale la Banca esprime un preventivo assenso) al
compimento dell’operazione, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative
condizioni; nel caso in cui sia il Comitato di Amministratori Indipendenti che il Collegio Sindacale
28
abbiano emesso un parere non favorevole (ovvero, più in generale, con un c.d. “avviso contrario”),
le operazioni sono portate a conoscenza dell’Assemblea, almeno annualmente;
•
le sedute del Comitato e del Collegio Sindacale sono adeguatamente formalizzate da parte della
Direzione Affari Societari di Mediolanum S.p.A. I verbali dei due Organi sono archiviati, oltre che
all’interno dei registri qualora usualmente utilizzati, da parte della Funzione Compliance & Risk
Controldi Banca Mediolanum.
26
Operazioni con personale più rilevante
La gestione delle operazioni con personale più rilevante segue le disposizioni procedurali descritte nel
presente paragrafo, al pari di quanto descritto per le operazioni con altre tipologie di Soggetti Collegati. Le
operazioni saranno, pertanto, trattate con le modalità definite a seconda della tipologia definita in fase di
identificazione e qualificazione dell’operazione (operazione esigua, ordinaria, di minore/maggiore rilevanza).
6.2.5.2
Le operazioni esigue e ordinarie, nel caso in cui le medesime non rientrino anche nell’ambito di applicazione
dell’articolo 136 del Testo Unico Bancario, non prevedono specifici presidi procedurali fatta salva la
necessità di registrare e informare periodicamente (almeno annualmente) la Capogruppo sull’esecuzione di
dette operazioni.
Le operazioni di minore rilevanza sono gestite con i medesimi specifici presidi procedurali descritti per la
Capogruppo, raccordati con le procedure già adottate nel caso in cui le medesime operazioni rientrino anche
nell’ambito di applicazione dell’articolo 136 del Testo Unico Bancario. In particolare:
•
è previsto il coinvolgimento, laddove nominati, degli Amministratori Indipendenti della Società
controllata a supporto della fase pre-deliberativa;
26
Cfr. nota #28.
27
Cfr. nota #29.
28
Cfr. nota #29.
37
•
le operazioni di minore rilevanza sono registrate e oggetto di informativa verso la Capogruppo
periodicamente (almeno annualmente).
Le operazioni di maggiore rilevanza sono gestite con i medesimi presidi procedurali rafforzati descritti per la
Capogruppo, raccordati con le procedure già adottate nel caso in cui le medesime operazioni rientrino anche
nell’ambito di applicazione dell’articolo 136 del Testo Unico Bancario. In particolare:
•
è previsto il rilascio del preventivo assenso all’operazione da parte dell’organo con funzione di
supervisione strategica della Capogruppo Banca Mediolanum, mediante il coinvolgimento di almeno
2 Amministratori Indipendenti presenti nella Banca a supporto della fase pre-deliberativa e
deliberativa. A tal fine la Società Controllata invia la documentazione di supporto per la valutazione
dell’operazione almeno 10 giorni di calendario prima dell’approvazione dell’operazione da parte dell’
Consiglio di Amministrazione/ Organo con funzione di supervisione strategica;
•
la Società controllata che compie l’operazione deve coinvolgere gli Amministratori Indipendenti,
laddove nominati, nella fase pre-deliberativa e deliberativa nonché fare approvare anch’essa
l’operazione dall’organo con funzione di supervisione strategica;
•
le operazioni di maggiore rilevanza sono registrate e oggetto di informativa verso la Capogruppo
periodicamente (almeno annualmente).
presente paragrafo, al pari di quanto descritto per le operazioni con altre tipologie di Soggetti Collegati. Le
operazioni saranno, pertanto, trattate con le modalità definite a seconda della tipologia definita in fase di
identificazione e qualificazione dell’operazione (operazione esigua, ordinaria, di minore/maggiore rilevanza).
6.2.6
Delibera
6.2.6.1
Con riferimento alle operazioni con Soggetti Collegati di importo esiguo nonché alle operazioni ordinarie
qualificate a condizioni equivalenti a quelle di mercato/ standard, nel rispetto delle istruzioni contenute
all’interno del presente Regolamento di Gruppo, non sono previsti, per la fase di delibera, specifici obblighi
procedurali.
Tuttavia per le operazioni ordinarie la delibera deve contenere elementi che comprovino il carattere
“ordinario” dell’operazione; a tal fine si fa riferimento ai criteri formalizzati al paragrafo 6.2.4.1.
Con riferimento alle operazioni di minore rilevanza con Soggetti Collegati, l’Unità Manageriale di supporto
Segreteria Generale di Banca Mediolanum S.p.A. mette a disposizione dell'Organo deliberante, 48 ore prima
della data prevista per la delibera/ approvazione, la documentazione a supporto che qualifichi l’operazione
quale di minore rilevanza, nonché il parere formulato dal Comitato per il Controllo Interno.
Al riguardo, l’Unità Manageriale di supporto Segreteria Generale di Banca Mediolanum S.p.A. con il supporto
delle competenti funzioni aziendali, cura che:
•
i verbali delle deliberazioni di approvazione (o dell’autorizzazione/ disposizione da parte dell’organo/
soggetto delegato):
o rechino adeguata motivazione in merito all’interesse della Società al compimento
dell’operazione nonché alla convenienza e alla correttezza sostanziale delle relative
condizioni;
o le ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economico-contrattuali e di altri
profili caratteristici dell’operazione, rispetto a quelli standard o di mercato;
•
in caso di parere negativo o condizionato a rilievi formulati dagli Amministratori Indipendenti, la
delibera fornisca analitica motivazione delle ragioni per cui essa viene comunque assunta e puntuale
riscontro alle osservazioni formulate dagli Amministratori.
38
•
la suddetta documentazione a supporto della delibera/ approvazione dell’operazione:
o contenga una chiara rappresentazione del parere rilasciato dal Comitato per il Controllo
Interno mettendo, se del caso, a disposizione degli Amministratori copia del parere
formulato;
o descriva le modalità di determinazione del corrispettivo dell’operazione e valutazioni circa la
sua congruità rispetto ai valori di mercato di operazioni similari.
In caso di operazioni deliberate con il parere negativo del Comitato per il Controllo Interno, l’organo
deliberante comunica al Consiglio di Amministrazione, all’Amministratore Delegato e al Collegio Sindacale le
informazioni relative all’operazione, non appena deliberate. In ogni caso è prevista un’informativa almeno
trimestrale agli Organi citati relativa alle operazioni concluse e alle loro principali caratteristiche.
Con riferimento alle operazioni di maggiore rilevanza con Soggetti Collegati, è previsto che la deliberazione
sia assunta dal Consiglio di Amministrazione di Banca Mediolanum S.p.A..
L’Unità Manageriale di supporto Segreteria Generale di Banca Mediolanum S.p.A mette a disposizione del
Consiglio di Amministrazione della banca, 48 ore prima della data prevista per la delibera, la
documentazione a supporto che qualifichi l'operazione quale di maggiore rilevanza, nonché il parere
formulato dal Comitato composto esclusivamente da Amministratori Indipendenti e quello del Collegio
Sindacale se richiesto e formulato.
Al riguardo, l’Unità Manageriale di supporto Segreteria Generale di Banca Mediolanum S.p.A con il supporto
delle competenti funzioni aziendali (anche delle Società Controllate appartenenti al Gruppo Bancario
Mediolanum se le operazioni sono da queste effettuate direttamente), cura che:
•
i verbali delle deliberazioni di approvazione (o dell’autorizzazione/ disposizione da parte dell’organo/
soggetto delegato):
o rechino adeguata motivazione in merito all’interesse della Banca al compimento
dell’operazione, nonché alla convenienza e alla correttezza sostanziale delle relative
condizioni;
o in caso di parere negativo o condizionato a rilievi formulati dagli Amministratori Indipendenti
o dal Collegio Sindacale, la delibera fornisca analitica motivazione delle ragioni per cui essa
viene comunque assunta e puntuale riscontro alle osservazioni formulate dagli Organi
nominati;
o le ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economico-contrattuali e di altri
profili caratteristici dell’operazione, rispetto a quelli standard o di mercato.
•
la suddetta documentazione a supporto della delibera/ approvazione dell’operazione:
o contenga una chiara rappresentazione del parere dei consiglieri indipendenti/Collegio
Sindacale mettendo, se del caso, a disposizione degli Amministratori copia del parere
formulato;
o
•
descriva le modalità di determinazione del corrispettivo dell’operazione e valutazioni circa la
sua congruità rispetto ai valori di mercato di operazioni similari.
la comunicazione alla funzione di segreteria degli organi sociali della Società Controllata interessata,
venga effettuata anche mettendo a disposizione della medesima funzione la necessaria
documentazione verbalizzata, circa il rilascio del preventivo assenso di Banca Mediolanum S.p.A.
sull’operazione di maggiore rilevanza da effettuare da parte della Società Controllata.
presente paragrafo, al pari di quanto descritto per le operazioni con altre tipologie di Soggetti Collegati.
6.2.6.2
Operazioni di minore o maggiore rilevanza
39
Per le operazioni di minore o maggiore rilevanza le Società Controllate seguono le medesime disposizioni
procedurali descritte per la Capogruppo.
Per le operazioni di maggiore rilevanza la delibera da parte del Consiglio di Amministrazione della
Controllata è soggetta al preventivo assenso all’operazione da parte del Consiglio di Amministrazione della
Capogruppo, secondo le modalità operative descritte al paragrafo 6.2.5.1.
Tutte le operazioni deliberate sono comunque comunicate alla Capogruppo.
Al pari di quanto predisposto per la Capogruppo, la gestione delle operazioni con personale più rilevante
segue le disposizioni procedurali descritte nel presente paragrafo.
6.2.7
Esecuzione e registrazione
A seguito di delibera le operazioni con Soggetti Collegati sono eseguite e registrate nei sistemi informativi di
Banca Mediolanum e delle Società Controllate.
Le informazioni relative alle caratteristiche principali delle operazione deliberate sono messe a disposizione
degli organi strategici, di gestione e di controllo, nonché agli Amministratori Indipendenti con le modalità
descritte nel prosieguo del presente documento.
6.2.8
Monitoraggio
Le attività di monitoraggio sono assegnate direttamente alle strutture amministrative di Banca Mediolanum
S.p.A. per le operazioni dell’intero Gruppo Bancario, anche tenuto conto degli obblighi di reportistica
gestionale e regolamentare descritti nel seguito.
La Divisione Amministrazione e Bilancio della Capogruppo cura il monitoraggio delle seguenti operazioni con
Soggetti Collegati:
•
ordinarie e a condizioni equivalenti a quelle di mercato/ standard di maggiore rilevanza;
•
di minore rilevanza;
•
di maggiore rilevanza.
Le attività di monitoraggio:
•
sono effettuate analizzando il database all’interno del quale sono registrate le operazioni sopra
elencate,
effettuate
da
tutte
le
Società
Controllate
di
Banca
Mediolanum
S.p.A.;
•
sono finalizzate ad individuare:
o
operazioni di minore rilevanza tra loro omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno
unitario le quali, pur non qualificabili singolarmente come operazioni di maggiore rilevanza,
superano, ove cumulativamente considerate, la soglia oltre alla quale considerare
l’operazione come di maggiore rilevanza; in questo caso, la Divisione Amministrazione e
Bilancio comunica alle Unità di Business il superamento della soglia di rilevanza per le
operazioni con il Soggetto Collegato individuato. Le Unità di Business fanno riferimento a
queste indicazione nella fase di qualificazione delle controparti e delle operazioni;
o
operazioni che danno luogo a perdite, passaggi a sofferenza, accordi transattivi o extragiudiziali. Tali operazioni sono comunicate alla Divisione Amministrazione e Bilancio dalle
competenti Unità di Business / funzioni di supporto, non appena queste ne hanno
conoscenza / ne determinano lo stato di perdita / sofferenza.
Come descritto al paragrafo 6.1.4 il monitoraggio del rispetto dei limiti prudenziali è effettuato mensilmente
dalla Divisione Amministrazione e Bilancio secondo le modalità ivi descritte.
40
6.2.9
Reporting
Le attività di reporting sono assegnate direttamente alle strutture amministrative di Banca Mediolanum S.p.A.
per le operazioni dell’intero Gruppo Bancario, con l’obiettivo di gestire sia flussi informativi di tipo gestionale
interno sia l’informativa di vigilanza prevista dal Titolo V, Capitolo 5, Sezione V della Circ. n. 263 Banca
d’Italia.
Reportistica regolamentare
Nel rispetto delle disposizioni della Circ. n. 263 di Banca d’Italia, la Divisione Amministrazione e Bilancio di
Banca Mediolanum S.p.A. cura, con il supporto delle competenti funzioni aziendali, lo sviluppo della
reportistica annuale contenente il dettaglio delle operazioni con Soggetti Collegati distinti per
tipologia/qualificazione delle operazioni (ordinarie, di minore rilevanza, di maggiore rilevanza).
Al riguardo, Divisione Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum S.p.A predispone:
•
report contenente dati aggregati delle operazioni ordinarie compiute nell’esercizio, inviati agli
Amministratori Indipendenti con frequenza almeno annuale, per consentire loro un adeguato
monitoraggio ai fini di eventuali interventi correttivi;
•
report contenenti il dettaglio delle operazioni di minore rilevanza effettuate nel corso del trimestre di
riferimento, inviato trimestralmente dai singoli organi deliberanti al Consiglio di Amministrazione,
all’Amministratore Delegato e al Collegio Sindacale di Banca Mediolanum;
•
report delle operazioni di maggiore rilevanza compiute sulle quali gli Amministratori Indipendenti o Il
Collegio Sindacale ha reso pareri negativi o formulato rilievi; tali informazioni sono portate a
conoscenza dell’Assemblea dei soci almeno annualmente;
•
report delle operazioni effettuate con o tra società controllate e con società sottoposte a influenza
notevole, eseguite in assenza di significativi interessi di altri Soggetti Collegati; tali informazioni sono
portate a conoscenza degli Amministratori Indipendenti almeno annualmente;
•
report delle operazioni effettuate in attuazione di una delibera-quadro, da inviare trimestralmente al
Consiglio di Amministrazione;
•
report delle operazioni concluse che hanno dato luogo a perdite, passaggi a sofferenza, accordi
transattivi o extra-giudiziali; tali informazioni, corredate della documentazione di supporto delle
singole operazioni rilevate (es. pareri Organi societari / delibera), sono portate a conoscenza degli
Amministratori Indipendenti e del Consiglio di Amministrazione, non appena rilevate e comunque
con frequenza almeno trimestrale.
Segnalazioni di Vigilanza
Le attività di rischio verso Soggetti Collegati sono segnalate alla Banca d'Italia con la periodicità e il livello di
dettaglio previsti dalla relativa disciplina segnaletica prudenziale. La segnalazione è effettuata dalla Divisione
Amministrazione e Bilancio di Banca Mediolanum a livello individuale per la Capogruppo e livello consolidato
per il Gruppo Bancario.
41
6.3
CASI DI DEROGA ED ESENZIONI
6.3.1
Operazioni di importo esiguo
Le diposizioni contenute nel presente Regolamento non si applicano alle operazioni di importo esiguo
identificate in fase di qualificazione dell’operazione con Soggetti Collegati (si veda il paragrafo 6.2.4)
Pertanto se il controvalore dell’operazione è inferiore a:
o
250.000 euro, nel caso in cui il patrimonio di vigilanza consolidato sia inferiore a 500 milioni
di euro,
o
minore tra 1.000.000 di euro e lo 0,05% del patrimonio di vigilanza, nel caso in cui il
patrimonio di vigilanza consolidato sia superiore a 500 milioni di euro
Banca Mediolanum S.p.A. e le sue Controllate usufruiranno dell’esenzione prevista dalla normativa.
6.3.2
Operazioni ordinarie
In caso di operazioni ordinarie identificate nella fase di qualificazione dell’operazione secondo le regole
descritte al paragrafo 6.2.4.1, Banca Mediolanum e le sue Controllate non applicano gli obblighi procedurali
ex ante previste per la fase di istruttoria richieste, invece, per le altre categorie di operazioni.
Per le operazioni ordinarie:
•
nella delibera sono esplicitati gli elementi che hanno determinato il carattere di ordinarietà
dell’operazione (cfr. paragrafo 6.2.6.1)
•
sono prodotti flussi informativi aggregati dedicati, inviati annualmente agli Amministratori
Indipendenti per eventuali interventi correttivi (cfr. paragrafo 6.2.9).
In particolare, con riferimento alle tabelle di cui al punto 6.2.4.1. del presente Regolamento di Gruppo,
riepilogativa delle istruzioni per la determinazione del controvalore e la qualificazione dell’ordinarietà delle
operazioni di possibile perfezionamento con Soggetti Collegati, sono ricomprese fra le operazioni ordinarie
anche i contratti / accordi / intese di natura commerciale, ivi compresi quelli di fornitura di servizi, fra Banca
Mediolanum o una società appartenente al Gruppo Bancario e altre società facenti parte del Conglomerato
facente capo a Mediolanum S.p.A, in presenza delle condizioni di ordinarietà come definite nel regolamento.
6.3.3
Operazioni con o tra società controllate e con società sottoposte a influenza notevole
Alle operazioni effettuate con o tra società componenti il Gruppo Bancario quando non intercorre il controllo
totalitario (nell'attualità, i rapporti con/ tra le SGR del Gruppo), si applicano interamente le disposizioni
procedurali riportate nel presente Regolamento di Gruppo.
I contratti di prestazione di servizio con/tra le società con cui non intercorre il controllo totalitario, potranno
comunque formare oggetto di "delibere quadro" al fine di semplificare gli adempimenti procedurali.
In particolare, rientrano in questa fattispecie le operazioni tra Banca Mediolanum S.p.A. e le seguenti
Controllate non totalitariamente:
•
Mediolanum Gestione Fondi S.G.R. p.A (società italiana);
•
Mediolanum Asset Management Ltd (società irlandese);
•
Mediolanum International Funds Limited (società irlandese)
29
Per quanto riguarda le operazioni con "società sottoposte a influenza notevole", non è stata attualmente
riscontrata l'applicabilità di tale fattispecie, con riferimento alla nozione di cui all'art. 23 del T.U.B.
29
Le tre società sono tutte detenute al 51% da Banca Mediolanum S.p.A.
42
6.3.4
Operazioni urgenti
Banca Mediolanum non ha previsto deroghe procedurali per le operazioni urgenti.
6.3.5
Operazioni che ricadono anche nell’ambito di applicazione della disciplina delle obbligazioni
degli esponenti bancari ex art. 136 TUB
Per le operazioni che rientrano anche nell’ambito di applicazione dell’art. 136 TUB, Banca Mediolanum e le
sue Controllate applicano, ai fini della presente disciplina le seguenti procedure:
•
alla fase di istruttoria le previsioni procedurali riportate al paragrafo 6.2.5;
•
alla fase deliberativa le previsioni che prevedono che la delibera contenga adeguata motivazione in
merito a:
o
l’opportunità e la convenienza economica dell’operazione per la Banca/Società del Gruppo
Bancario;
o
le ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economico-contrattuali e di altri
profili caratteristici dell’operazione, rispetto a quelli standard o di mercato.
Resta ferma per tutte le operazioni della specie la necessità di deliberazione del Consiglio di
Amministrazione presa all’unanimità e con il voto favorevole di tutti i componenti dell’organo di controllo,
come prescritto dalla normativa interna in materia.
6.3.6
Operazioni di competenza dell’assemblea
Quando un’operazione sia essa di maggiore o minore rilevanza è di competenza dell’assemblea o deve
essere da questa autorizzata, per la fase delle trattative, la fase istruttoria e la fase di approvazione della
proposta di deliberazione da sottoporre all’assemblea, si applicano mutatis mutandis, le disposizioni dei
paragrafi 6.2.5 e 6.2.6
6.3.7
Operazioni rientranti in delibere – quadro
Le singole operazioni compiute a valere sul plafond della delibera- quadro definita con il Soggetto Collegato
non sono assoggettate alle regole previste nel presente Regolamento di Gruppo.
Ciascuna delibera – quadro è valida per un arco temporale di un anno dalla sua stipula.
Ove un’operazione, seppur inizialmente riconducibile ad una delibera-quadro,non rispetti i requisiti di
specificità, omogeneità e determinatezza alla base della delibera stessa non può essere compiuta in
esecuzione di quest’ultima; a tale operazione si applicano pertanto le regole stabilite in via generale per
ciascuna operazione con Soggetti Collegati.
7
Controlli interni
I Controlli interni sull’operatività con Soggetti Collegati sono funzione dell’attività di censimento degli stessi.
La fase di censimento definirà infatti i Soggetti Collegati che saranno oggetto dei controlli interni. Il
framework dei controlli interni sull’operatività dei Soggetti Collegati non è concettualmente disgiunta dal più
generale framework dei controlli interni. ll sistema dei controlli interni è costituito dall’insieme delle regole,
delle procedure e delle strutture organizzative che mirano ad assicurare l’efficacia ed efficienza dei processi
aziendali, la salvaguardia del valore del patrimonio aziendale e la buona gestione di quello detenuto per
conto della clientela, l’affidabilità e integrità delle informazioni contabili e gestionali, nonché la conformità
delle operazioni con la legge, la normativa di vigilanza, le norme di autoregolamentazione e le disposizioni
interne dell’impresa.
I soggetti che svolgono funzioni di amministrazione e direzione rivestono un ruolo fondamentale per la
definizione di un adeguato sistema organizzativo e per la realizzazione di un efficiente sistema dei controlli
interni.
Il sistema di controllo è articolato secondo più livelli che prevedono:
43
•
controlli di linea
•
controlli dei rischi
• attività di revisione interna
Per ogni rischio mappato nell’ambito del processo di mappatura dei rischi ICAAP viene definita una policy
che prevede le regole di definizione delle metodologie, dei limiti, del processo di controllo e reporting. Per
quanto riguarda quindi l’operatività con Soggetti Collegati e il controllo dei relativi limiti, quest’attività rientrerà
nell’ambito della più generale attività di controllo dei rischi definita nelle singole policy di rischio. In particolare
sono rilevanti la Policy di rischio di credito per l’operatività con le controparti istituzionali e la Policy di rischio
di credito retail alle quali si rimanda per i dettagli sul processo.
Le citate policy contengono, inoltre, le indicazioni relative ai livelli di propensione al rischio verso Soggetti
Collegati definite in coerenza con il profilo strategico e le caratteristiche organizzative di Banca Mediolanum
e del gruppo bancario. La responsabilità dell’aggiornamento delle relative policy interne è in capo al Settore
Risk Control.
44
8
Ruoli e responsabilità delle componenti del Gruppo Bancario
I ruoli e le responsabilità delle strutture operative del Gruppo Bancario sono riportate ai paragrafi 4.2
“Modello organizzativo per la gestione delle operazioni con Soggetti Collegati”, 4.3 “Modello organizzativo
dei processi di controllo dei rischi assunti verso Soggetti Collegati” e descritti più in dettaglio al paragrafo 6.2
“Gestione delle operazioni con Soggetti Collegati”, per ciascuna fase del processo menzionato.
Con riferimento ai principali Organi societari della Capogruppo i ruoli e le responsabilità sono riepilogati
come riportato di seguito.
Al Consiglio di Amministrazione di Banca Mediolanum, spetta il compito di:
•
approvare la regolamentazione interna e di Gruppo comprovante la definizione e sviluppo dei presidi
di governo, organizzativi e informatici quale recepimento della normativa di Vigilanza e adozione del
presente Regolamento di Gruppo, dopo aver ricevuto il parere previsto anche normativamente ed
espresso dagli Amministratori Indipendenti e dal Collegio Sindacale;
•
approvare le operazioni di maggiore rilevanza (nei casi in cui non sia di competenza dell’assemblea),
chiedendo, nel caso di pareri negativi o condizionati a rilievi formulati dagli Amministratori
Indipendenti, una valutazione aggiuntiva in merito all’operazione al Collegio Sindacale;
•
rilasciare il preventivo assenso alle operazioni di maggiore rilevanza effettuate dalle Società del
Gruppo;
•
portare annualmente a conoscenza dell’Assemblea le operazioni di maggiore rilevanza, sulle quali
gli Amministratori indipendenti o il Collegio Sindacale si siano espressi negativamente o con
significativi rilievi;
•
approvare i piani di rientro, in caso di superamento dei limiti stabiliti per le attività di rischio, su
proposta dell’Amministratore Delegato/ Direttore Generale, sentito in merito il Collegio Sindacale.
Al Comitato per il Controllo Interno e Rischi di Banca Mediolanum spetta il compito di:
•
formulare un parere analitico e motivato nella fase pre-deliberativa sulla regolarità formale e
sostanziale delle operazioni di minore rilevanza oggetto di delibera da inviare all’organo deliberante.
Esclusivamente agli Amministratori Indipendenti spetta il compito di:
•
formulare pareri motivati e analitici sulla complessiva idoneità della regolamentazione interna e di
Gruppo comprovante la definizione e sviluppo dei presidi di governo, organizzativi e informatici quale
recepimento della normativa di Vigilanza nonché attuazione del presente Regolamento di Gruppo;
•
supportare le Unità di business competenti nella fase delle trattative e istruttoria delle operazioni di
maggiore rilevanza;
•
formulare un parere analitico e motivato nella fase pre-deliberativa sulla regolarità formale e
sostanziale delle operazioni di maggiore rilevanza oggetto di delibera, eventualmente anche con
l’ausilio di esperti esterni, da inviare all’organo deliberante.
All’Amministratore Delegato/ Direttore Generale di Banca Mediolanum spetta il compito di:
•
dare attuazione al presente Regolamento di Gruppo, curando la predisposizione della
regolamentazione interna e di Gruppo comprovante la definizione e sviluppo dei presidi di governo,
organizzativi e informatici quale recepimento della normativa di Vigilanza;
•
assicurare il rispetto costante dei limiti consolidati e individuali alle attività di rischio e delle
procedure deliberative identificate al fine di prevenire e gestire correttamente i potenziali conflitti di
interesse inerenti ai rapporti intercorrenti con Soggetti Collegati;
•
garantire informativa al Consiglio di Amministrazione, sulle operazioni con Soggetti Collegati
concluse e sulle relative caratteristiche;
•
proporre al Consiglio di Amministrazione i piani di rientro in caso di superamento dei limiti stabiliti per
le attività di rischio, assicurando il coinvolgimento del Collegio Sindacale per pareri in merito;
•
inviare i piani di rientro nei tempi stabiliti all’Autorità di Vigilanza e assicurare il recepimento di tale
piano sino a che le attività di rischio non siano ricondotte nei limiti.
45
Con riferimento ai principali Organi con funzione di supervisione strategica e con funzione di gestione
delle società del Gruppo i ruoli e le responsabilità sono definiti come riportato di seguito.
Tali Organi delle Società del Gruppo definiscono e approvano un modello di governo, organizzativo e di
controllo, in linea con gli indirizzi forniti dalla Capogruppo Banca Mediolanum al fine di:
•
garantire flussi informativi continui verso la Capogruppo;
•
assicurare il rispetto dei limiti gestionali alle attività di rischio e delle procedure deliberative
identificate per prevenire e gestire correttamente i potenziali conflitti di interesse inerenti ai rapporti
intercorrenti con i Soggetti Collegati al Gruppo.
46
9
Allegati
Allegato 1 - Metodologie di calcolo per l’identificazione delle
“Operazioni di maggiore rilevanza”
a) “Indice di rilevanza del controvalore”: è il rapporto tra il controvalore dell’operazione e il
patrimonio di vigilanza tratto dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se
redatto).
Se le condizioni economiche dell’operazione sono determinate, il controvalore
dell’operazione è:
i) per le componenti in contanti, l’ammontare pagato alla/dalla controparte
contrattuale;
ii) per le componenti costituite da strumenti finanziari, il fair value determinato, alla
data dell’operazione, in conformità ai principi contabili internazionali adottati con
Regolamento (CE) n. 1606/2002;
iii) per le operazioni di finanziamento o di concessione di garanzie, l’importo massimo
erogabile. Se le condizioni economiche dell’operazione dipendono in tutto o in parte
da grandezze non ancora note, il controvalore dell’operazione è il valore massimo
ricevibile o pagabile ai sensi dell’accordo30.
b) “Indice di rilevanza dell’attivo”: è il rapporto tra il totale attivo dell’entità oggetto
dell’operazione e il totale attivo della banca31. I dati da utilizzare devono essere tratti dal più
recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto) dalla banca; ove possibile,
analoghi dati devono essere utilizzati per la determinazione del totale dell’attivo dell’entità
oggetto dell’operazione.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che hanno effetti
sull’area di consolidamento, il valore del numeratore è il totale attivo della partecipata,
indipendentemente dalla percentuale di capitale oggetto di disposizione.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che non hanno
effetti sull’area di consolidamento, il valore del numeratore è:
i) in caso di acquisizioni, il controvalore dell’operazione maggiorato delle passività
della società acquisita eventualmente assunte dall’acquirente;
ii) in caso di cessioni, il corrispettivo dell’attività ceduta.
Per le operazioni di acquisizione e cessione di altre attività (diverse dall’acquisizione di una
partecipazione), il valore del numeratore è:
i) in caso di acquisizioni, il maggiore tra il corrispettivo e il valore contabile che verrà
attribuito all’attività;
ii) in caso di cessioni, il valore contabile dell’attività.
30
Si precisa che nel caso di servizi pluriennali remunerati con commissioni/canoni il controvalore è rappresentato dal loro valore attuale.
31
Nell’attivo devono essere ricomprese le poste “fuori bilancio”.
47
Allegato 2 - Limiti prudenziali alle attività di rischio verso Soggetti Collegati
(Limiti riferiti al Patrimonio di Vigilanza consolidato e individuale)
48

Regolamento del processo di gestione delle attività di rischio e dei

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