Promoting SME`s access to government contracts

TITOLO
LUOGO E DATA
ORGANIZZATORE
Promoting SME’s access to government
contracts
13 ottobre 2015,
Centre Borschette,
Rue Froissart 36, 1040 Bruxelles
Open Days 2015
RELAZIONE
Aprendo la conferenza Pascal Boijmans (DG REGIO, Capo Unità E1) ha indicato la
concorrenza trasparente e giusta come tassello imprescindibile del Mercato Unico Europeo, di
modo che alcune realtà non siano sfavorite ed i finanziamenti siano allocati al meglio.
Recentemente è stato istituito un gruppo tecnico di analisi sulla situazione del Public
Procurement (PP) onde aumentare il coordinamento ed evitare frammentazione. Le DG
REGIO, GROW, EMPL, AFRI, MARE e la Banca di Investimenti Europea (EIB) hanno portato
avanti questa istanza, con lo scopo di ridurre irregolarità nella assegnazione di contratti
pubblici aggiungendo valore al denaro pubblico. La DG GROW ha il ruolo di decisore politico
mentre le rispettive autorità gestionali per i Fondi Strutturali d’investimento – ESIF – offre una
migliore conoscenza sul campo.
È stata definita quindi un’azione preventiva per diffondere la conoscenza tra gli investitori,
rinforzare la capacità amministrativa tramite condivisione di best practices e specializzazione
per migliorare la qualità dei progetti. I piani d’azione prioritari prevedono la presentazione di
una guida sui fondi strutturali che permetta di evitare gli errori da parte degli aspiranti
beneficiari, un’analisi d’inventario negli Stati membri che osservi gli strumenti di diffusione, i
dati e le buone pratiche nell’ambito del PP. Si offre una guida su come implementare i progetti
di PP e sono previste strategie specifiche per alcuni Paesi (Romania, Bulgaria, Italia, Grecia,
Repubblica Ceca, Slovacchia ed Ungheria) oltre che ad uno strumento strategico che
implementi la Politica di Coesione ed i progetti “verdi, sociali ed innovativi”.
Anche Anna Lena Zademach-Schwierz (DG REGIO, Policy Officer Unità E1) ha auspicato
un’analisi d’inventario sulle capacità amministrative di diversi sistemi e pratiche a livello
Europeo per assicurare la gestione oculata e la qualità del PP che utilizzino i fondi strutturali.
Un rapporto sulle strutture organizzative e di governance e sugli strumenti utilizzabili al
riguardo, oltre che del settore risorse umane specializzato nel PP. La speranza è che si
possano costruire nuove misure apprendendo dalle possibilità passate e fornendo
raccomandazioni concrete per Paesi membri e Commissione. A livello pratico, quest’analisi
copre tutti e 28 i Paesi membri, che sono stati oggetto di 15 visite sul campo e di sondaggi
online al riguardo. Due casi di studio (quello polacco e quello ceco) sono stati particolarmente
dettagliati. Ora si attende un rapporto finale a fine ottobre ed un laboratorio tra gli investitori
a novembre. I risultati preliminari – per quanto riguarda la capacità amministrativa –
mostrano che la formazione aiuta di molto i richiedenti abituali, mentre le linee d’aiuto e la
standardizzazione aiutano i meno esperti. La condivisione istituzionale per l’erogazione del PP
mostra una mancanza di razionalizzazione. Si conta di pervenire ad un sistema user-friendly,
veloce e leggero che garantisca l’e-Procurement specie per provvedimenti “verdi, sociali ed
innovativi”. Le best practices consigliate alle autorità prevedono invece:
 un supporto ad hoc di linee ed uffici di consultazione (in Francia e Slovenia, per
esempio, sotto il Ministero delle Finanze);
 l’emissione di documenti di guida e standardizzazione metodologica secondo formati
pronti all’uso (l’Olanda si è dotata di una libreria dei criteri specifici per i progetti sulla
green economy);
 la professionalizzazione dei procurers, tramite un curriculum di competenze chiare e
certificazioni da ottenere tramite educazione o esperienza pratica (come Croazia e
Regno Unito);
 una maggiore semplicità ed efficienza per ridurre il peso amministrativo per gli
operatori economici tramite strumenti e sistemi appositi (la Germania pretende una
pre-qualificazione degli operatori economici, il Regno Unito predilige un approccio “lean
to procurement”);
 di garantire l’esecuzione qualitativa dell’approvvigionamento tramite la pubblicazione
dei piani, l’apertura di canali di feedback e di mediazione che migliorino la qualità delle
forniture (la Lettonia e la Francia prevedono monitoraggio qualitativo).
Il lavoro fino a qui presentato ha concesso di stilare una nuova guida della Commissione
Europea al PP per evitare gli errori più comuni ed inquadrare il PP come motore d'innovazione
su PMI e servizi pubblici favorendo la sinergia tra Horizon 2020 ed i fondi ESIF.
Brennans (InterTradeIreland) lavora per offrire formazione alle PMI. La sua organizzazione
aiuta queste realtà attraverso il confine tra Irlanda del nord ed Eire, preparando circa 4-5000
compagnie per il PP all'anno. È un esempio di best practices valutato positivamente per il
90%: è uno dei programmi di maggior successo in Irlanda. Si parte dal presupposto che:
 le richieste di proprietari managers, piccoli business e PMI sono differenti;
 spesso partecipare ai bandi non è un attività centrale;
 spesso i fornitori sono poco dotati per portare avanti contratti dall’alto valore;
 formare un consorzio per richiedere finanziamenti è poco praticato;
 l’alto peso sul prezzo a scapito di qualità scoraggia i fornitori;
 le risposte prevedono diversi standard e specifiche differenti;
 l’uso dei siti di riferimenti per fare richieste in altri Paesi membri;
 la maggiore complessità dei consorzi intimidisce;
 manca la coscienza della necessità di allenamento per gestire il PP;
 a livello di quadri amministrativi più vecchi manca spesso il supporto necessario.
Si lavora come mentori e motivatori per preparare le PMI ad aumentare lo spettro dei propri
affari, professionalizzando e specializzando la forza lavoro, operando per convincere i piani
alti. I programmi offerti dalla InterTradeIreland operano a tal proposito in 3 programmi, dal
Go-2 Lite (gratuito e mirato a PMI nuove ai bandi) che garantisce la collaborazione tra uffici,
imprese ed autorità locali con seminari sui fondamentali ed un’opera di formazione vis-à-vis
ed in tempo reale. Il passo successivo è il Go-2 tender (basic, dal costo di 100€ e mirato a
PMI, managers e business con poca esperienza) che opera in workshops da 15 in due sessioni
da un giorno: il primo è dedicato alla politica ed alle procedure da seguire, mentre il secondo
alle tecniche, alla gestione del bando ed ai suoi aspetti pratici. L’attività di mentoring copre il
90% partecipanti e dura due giorni in più fornendo materiale di specializzazione. L’ultima fase
– del Go-2 tender (avanzato) – che coinvolge anche compagnie industriali in workshop da 20
compagnie in un’attuazione transfrontaliera coadiuvata da avvocati ed agenzie governative. Il
focus del lavoro è garantire un approccio strategico alle occasioni attuali, con un’enfasi
sull'apprendimento pratico e sulla preparazione all’istituzione di consorzi. Questa è una
priorità dell’operato dell’azienda, rilevante in quanto il 60% dei richiedenti irlandesi usano
strutture singole ed il multi-party è utile per accorpare richieste che abbiano interessi comuni.
A livello nazionale sono organizzati eventi a cui presenziano tutti gli acquirenti, pubblici e
privati, il personale amministrativo in incontri informali a scopo di networking, aiuti reciproci,
informazioni e scambio di buone pratiche. La flessibilità è estremamente importante a causa
del quadro legale mutevole che impone un ridimensionamento e ripensamento continuo della
struttura dei corsi. Attualmente – vista l’importanza dei dati per la valutazione del programma
e la raccolta dei feedback – ogni aspetto gestionale del programma andrebbe messo online via
rete sicura per favorire l’e-learning.
Florence Jacquemot (Camera di Commercio dell’Île de France) ha da ultima affrontato la
questione metodologica del miglioramento dell’accesso delle PMI al PP. Secondo la legge
francese – con riferimento alla gestione dei costi amministrativi – l’azione pubblica aggiorna
secondo le necessità i certificati necessari permettendo ai candidati di seguire lo stato della
loro richiesta tramite un numero identificativo. La divisione del PP è necessaria per adattare la
misura dei gruppi alle capacità dei potenziali fornitori(PMI e settori specializzati). Il metodo
finora scelto varia tra acquirenti e fornitori; nel primo caso si procede con:
 la notificazione della pianificazione;
 la pubblicazione delle informazioni previste a livello comunitario;
 il dialogo tra le autorità ed i potenziali beneficiari.
Per i fornitori, vista la necessità d’informazioni sul mercato, è prevista:
 la pubblicazione di inviti a contribuire alla definizione della richiesta (la launch call);
 la pubblicazione dell’incontro di riflessione sulle caratteristiche e le necessità del
mercato;
 il lancio vero e proprio della procedura.
Lo Stato francese prevede la massima pubblicità per chiamare potenziali acquirenti e partner
tra le PMI (p.e.: l’azienda Solainn si prefigge di trovare soluzioni online a problemi tecnologici
innovativi tramite un sistema di big data e di ricerca di criteri dati di imprese che combacino
con le richieste immesse nel sistema. È collegata ad aziende di PP nazionali e comunitarie) e
la piattaforma “Grand Paris” (progetto cofinanziato dalla Camera di Commercio dell’Île de
France). In caso di fallimenti, alcune municipalità – come quella di Meudon – affida servizi di
sourcing ad esperti esterni per acquisti al di sotto dei 20.000 €. La valorizzazione delle
performance delle PMI è attuato tramite uno studio di mercato ed incontri con gli esperti che
pervengano all’outsourcing della ricerca ed include la suddetta performance nella valutazione
dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Al riguardo, il prezzo non è il fattore più
importante (contano di più la tecnologia e la qualità). È poi prevista un’organizzazione di
valutazione sistematica sull'esecuzione del contratto e la messa in risalto dei migliori partner
possibili tra le PMI. Queste sono chiaramente incoraggiate alla collaborazione senza che vi sia
bisogno di un consorzio (esiste la figura giuridica ad hoc del Groupement solidaire) e propone
pagamenti diretti ai membri del gruppo per i servizi e le forniture concesse secondo il
contratto.
Quanto offerto dalle presentazioni dei quattro esperti ci dimostra l’importanza relativa del
prezzo – facile da sancire ma che può scoraggiare partners ed influire sulla qualità. Alla
domanda sulla difficoltà di conciliare privato e pubblico nella gestione dei fondi e sul rischio di
conflitto d'interessi Brennan ha garantito che la sua azienda non fornisce consulenza ad
aziende private che non siano PMI o business piccoli. Un’altra domanda riguardava
l’importanza di realtà consorziate per far fronte ai costi: ciò è una tendenza solo irlandese o è
una contingenza generalmente sfavorevole per le PMI? Brennan ha affermato l’importanza di
due approcci diversi: la separazione del lavoro – su base geografica o in pacchetti dal valore
definito – facilita il lavoro ed abbatte i costi. La strategia di sourcing irlandese è ottima e
trasparente, visto che il bando viene discusso solo quando tutte le possibili aziende
interessate ne sono tate informate. Il dialogo è d’importanza fondamentale tra richiedenti,
acquirenti, investitori e settore pubblico. Centralizzare la performance aumenta il prezzo: a tal
senso la partnership è necessaria, come il PP per abbattere i costi del settore pubblico e
garantire la partecipazione delle PMI nel mercato.
Eseguito da:
Francesco Sfriso
UNIONCAMERE DEL VENETO
Delegazione di Bruxelles
Av. de Tervueren 67 - B - 1040 Bruxelles
Tel. +32 2 5510490
Fax +32 2 5510499
e-mail: [email protected]