Carteo Caratteristiche

S o f t w a r e
E n g i n e e r i n g
Carteo - Gestione Pratiche e Documenti con Workflow Integrato
ComCube
Soluzioni Software per la Gestione Pratiche
Gestione Pratiche e Documenti
con Workflow Integrato
C@rteo
Carteo è la soluzione software completa per la
gestione efficiente e funzionale dei documenti e
delle pratiche, che si integra con il flusso di lavoro
aziendale (workflow).
Consente la gestione del ciclo dei documenti, la
protocollazione, la gestione delle versioni e revisioni,
le variazioni di stato, le gerarchie di categoria, la
ricerca su più livelli, il controllo accesso e la
riservatezza dei documenti, la distribuzione
automatica e la verifica utenti in lettura.
Il responsabile della gestione Pratiche e
Documentazione ed i redattori controllano l'iter
completo di redazione e revisione dei documenti.
FUNZIONALITA'
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI
L'inserimento determina in automatico da parte del
sistema l'assegnazione di un numero di protocollo
da attribuire al file inserito, secondo regole coerenti
con la tipologia del documento.
L'utente deve specificare:
il nome del documento
la tipologia di appartenenza
il documento fisicamente da inserire nel gestore
una serie di chiavi esplicative per qualificare il
documento dal punto di vista logico.
la categoria di appartenenza
la versione o revisione del documento
La soluzione all'atto dell'inserimento consente
l'eventuale attribuzione di una categoria al documento.
Le categorie possono essere organizzate liberamente
in strutture gerarchiche (albero di categorie), potendo
intervenire sui "nodi albero" e definire dipendenze di
categorie da altre.
L'immissione del documento e l'appartenenza ad
una categoria determina il grado di accessibilità del
documento stesso, ovvero quali utenti possono
leggere, scrivere e cancellare quel singolo
documento.
VERSIONING
All'atto dell'inserimento l'utente può stabilire se il
documento inserito è nuovo o si tratta di una nuova
versione del documento precedentemente inserito.
I documenti della qualità utilizzano un workflow a tre stati
operativi e due di servizio:
redazione
errore
pubblicazione
cancellazione
obsolescenza
I documenti nello stato redazione possono essere
elaborati solo da un numero ristretto di utenti che
concorrono alla stesura del documento.
Quando un documento viene portato allo stato di
pubblicazione può essere generata una mail di avviso
"nuovo documento" agli utenti inseriti nelle liste di
distribuzione che l'amministratore ha definito
precedentemente. I documenti inseriti e portati dallo
stato redazione a pubblicazione, ereditano le
proprietà dei documenti che sotituiscono in termini
di accessibilità, appartenza a categoria, liste di
distribuzione associate. I documenti modificati e
aggiornati passano nello stato di obsolescenza.
RICERCA
La ricerca di un documento può essere effettuata in tre
modalità:
la ricerca base, ovvero per singola area (form), ad
immissione semplice di chiavi di ricerca, quali
ricerca per autore, codice documento, categoria,
parola chiave, data creazione, ecc.
la ricerca avanzata, attraverso diverse modalità,
combinabili fra loro, per stato di appartenenza e
per numero di protocollo .
la ricerca full text, ovvero la ricerca selettiva effettuata
elaborando la rilevanza della parola all'interno dei
contenuti testuali sui documenti office quali word,
excel, powerpoint, file pdf, ecc.
Carteo - Gestione Pratiche e Documenti con Workflow Integrato
C@rteo
C@rteo
LOG DI ACCESSO
Il sistema registra tutti gli accessi ai documenti
mediante un meccanismo di auditing.
In ogni momento si possono visualizzare quando e
quali utenti hanno scaricato quel particolare
documento.
VISUALIZZAZIONE E MODIFICA
I documenti memorizzati in Carteo possono essere
visualizzati dall'utente utilizzando direttamente i
programmmi installati sul PC.
Ad esempio, se un utente vuole accedere ad un
documento PDF è necessario aver installato sul
prorio Pc un programma Acrobat Reader o PDF
Viewer.
UTILIZZO
I redattori realizzano i documenti relativi alle pratiche,
delibere, circolari ecc, li aggiornano alle successive
versioni, ed attraverso Carteo li archiviano,
indicizzano, ne gestiscono le differenti versioni ed
il protocollo.
Il responsabile Gestione Pratiche assegna e
controlla, attraverso il workflow di Carteo, le fasi
di avanzamento pratica, autorizza le deliberazioni,
assegna i diritti agli utenti finali.
I diversi documenti archiviati vengono così resi
disponibili per la consultazione.
Collegandosi al server aziendale semplicemente
tramite un PC su cui sia presente un web browser
(Internet explorer, Firefox), ogni utente può
effettuare tutte le operazioni per cui è stato abilitato.
INFORMAZIONI TECNICHE
Carteo è disponibile su piattaforma Microsoft
Windows XP Pro sp 2, Server 2000/2003, DB SQL
Server ver. 2000/2005/2008. Carteo utilizza
un'interfaccia web per la gestione del workflow
aziendale, la visualizzazione, l'inserimento e la
revisione dei documenti
INTEGRAZIONE
CARATTERISTICHE
SICUREZZA INTEGRATA con Active Directory
ACCESSIBILITA' al documento secondo politiche di
accesso a gruppi locali che modellano e/o
estendono l'attuale organizzazione di dominio
presente nel sistema informativo
CICLO ATTIVO del documento statico
VERSIONING del documento
ATTRIBUZIONE LOGICA di appartenenza alla tipologia
e categoria
PROTOCOLLAZIONE automatica
AUDITING sui documenti visualizzati, inseriti e/o
modificati
CICLO ATTIVO del documento dinamico con workflow
a cinque stati ed estensibile
NOTIFICA via mail dei nuovi documenti inseriti verso
le liste di distribuzione definibili da amministratore.
RICERCA di base, avanzata e full text
DISTRIBUZIONE automatica contemporanea dei
documenti e tracciatura dei "download" eseguiti
dai singoli utenti
Via Magnanini, 5/A
42018 San Martino in Rio (RE)
tel. 0522 636169 - fax 0522 734739
Carteo si integra sui sitemi nformativi esistenti in
m o d o t r a s p a re n t e e p e r n u l l a i n t r u s i v o .
Consente la memorizzazione dei documenti
interfacciandosi ai sistemi adibiti a tale compito,
a partire da file server fino a complessi sistemi
dipartimentali.
L'interfaccia verso tali sistemi può avvenire anche
in modalità criptata, per garantire la sicurezza del
dato ed a tutela della privacy.
A seguito di opportuna attività di analisi, Carteo
può essere fornito con le personalizzazioni richieste
dall'ambiente di utilizzo per ogni singola realtà.
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