Rimborso spese e trasferte

PAGHE S.R.L.
CIRCOLARE INFORMATIVA PER LA CLIENTELA
Oggetto: Rimborsi spese e trasferte per dipendenti, amministratori e collaboratori
Trattamento fiscale delle spese di trasferta, vitto e alloggio per dipendenti e collaboratori
Definizioni
Per rimborso spese si intende la corresponsione di una somma in denaro da parte del datore di lavoro o
committente al dipendente o collaboratore a titolo di risarcimento delle spese da questi sostenute nello
svolgimento di un incarico lavorativo che comporti la necessità da parte del prestatore di lavoro di
effettuare una trasferta. Differisce dal corrispettivo dal momento che è finalizzata a rifondere una spesa
sostenuta dal lavoratore nell’interesse del datore di lavoro o del committente, ed è dunque configurabile
come un reintegro patrimoniale.
Per trasferta si intende uno spostamento provvisorio e temporaneo del lavoratore in una sede diversa
da quella ove viene svolta abitualmente l’attività lavorativa.
I soggetti percettori:
o
Lavoratori dipendenti;
o
Collaboratori coordinati e continuativi, lavoratori a progetto, a mmi n i s t r at o r i in quanto
assimilati ai percettori di reddito di lavoro dipendente (Ris. AE 21 marzo 2002, n. 95/E);
Condizioni di deducibilità
La condizione di deducibilità dei costi sostenuti da dipendenti e collaboratori coordinati e continuativi (es.
gli amministratori) da parte della società committente è che tali costi siano di competenza dell’esercizio,
certi nell’esistenza, determinabili nell’ammontare, documentabili e inerenti all’ attività
d’impresa
esercitata dal soggetto.
Documentazione
Ai fini della deducibilità dei costi, è necessario che venga fornita adeguata documentazione. A conferma
di quanto detto, la Corte di Cassazione con sentenza n. 6650 del 24 marzo 2006 ha disposto che per
PAGHE S.R.L.
provare l'inerenza della spesa non è sufficiente che la stessa sia stata riconosciuta e contabilizzata
dall'imprenditore, in quanto, per essere deducibile dal reddito, è altresì necessario che esista un’idonea
documentazione di supporto dalla quale possa ricavarsi, oltre all'importo, anche la ragione della spesa in
oggetto. Tale documentazione può essere, a titolo esemplificativo della seguente tipologia:
-
Fattura (intestata al datore di lavoro e con annotazione del nominativo del dipendente);
-
Ricevuta fiscale integrata con i dati identificativi del dipendente;
-
Scontrino fiscale (cd. “parlante”) integrato con il numero di codice fiscale del dipendente
o del committente e i dati relativi alla natura, alla qualità e alla quantità dell’operazione;
-
Nota spese riepilogativa intestata al dipendente, con allegate le ricevute e gli scontrini fiscali, anche
non integrati con le informazioni di cui al punto precedente, nonché i biglietti di trasporto di
autobus, metropolitana, tram, taxi etc …
Deducibilità dei
per l’impresa
costi
Il legislatore prevede un trattamento differenziato delle spese in esame, a seconda che queste vengano
sostenute all’interno del territorio comunale di appartenenza dell’impresa committente o al di fuori del
suddetto territorio. In generale secondo l’art. 109 c. 5 del TUIR, per l’impresa, le spese relative a
prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande, escluse quelle di cui all’art. 95 c.3
,sono deducibili nella misura del 75 per cento. Ai sensi dell’art.95 c.3, le spese di vitto e alloggio
sostenute per le trasferte effettuate dai dipendenti e dai collaboratori coordinati e continuativi fuori dal
territorio comunale, sono invece deducibili integralmente, ma nei limiti di 180,76 euro (trasferte in
Italia) e 258,23 euro (trasferte all’estero), per ogni giorno di trasferta.
Oltre ai rimborsi analitici per vitto e alloggio, che seguono le regole indicate sopra, esistono altre tipologie
di rimborso:
o
Rimborsi dei biglietti di viaggio: integralmente deducibili;
•
Rimborsi forfetari e misti : per l’impresa sono integralmente deducibili
o
Rimborsi
chilometrici:
qualora
il dipendente
sia
stato
autorizzato,
anche
informalmente, ad usare il veicolo per una specifica trasferta, sono deducibili nei limiti del
costo di percorrenza o delle tariffe di noleggio di automezzi con cilindrata non superiore ai 17 CF
se a benzina, ovvero 20 CF se diesel. Per la quantificazione dei costi di percorrenza si deve fare
riferimento alla media dei costi appositamente calcolata dall’ACI ovvero, nelle ipotesi di noleggio,
alla media delle tariffe relative.
PAGHE S.R.L.
Veicoli dati in uso:
I veicoli di proprietà dell’impresa possono essere concessi in uso ai dipendenti con modalità diverse:
Modalità
uso esclusivo
personale
uso
promiscuo
Deducibilità costi
-
per l’azienda è deducibile l’importo che costituisce reddito
in capo al dipendente (valore normale)
-
se il veicolo è concesso al dipendente per la maggior parte
del periodo di imposta (metà +1 dei giorni che compongono
il periodo di imposta del datore di lavoro) è deducibile il
90% delle spese relative (dal 2013 il 70%). Non è
necessario che l’utilizzo sia continuativo né che il veicolo
sia stato utilizzato dallo stesso dipendente.
se il veicolo è concesso per un periodo inferiore è
deducibile il 40% delle spese relative (dal 2013 il 27,5%)
-
non rileva il costo che costituisce fringe benefit per il dipendente pari al 30%
dell’importo corrispondente a una percorrenza di 15000 Km calcolato con le
tabelle aci
uso
esclusivo
aziendale
-
le spese sono deducibili secondo le regole tipiche delle auto
quindi nel limite del 40% (dal 2013 il 27,5%) su un
importo non superiore a 18.075,99
IMPRESA (Imprese individuali, Società di persone, Società di capitali)
Tipologia di
spesa
Dove avviene la
spesa
Documentazione
Deducibilità costi
PAGHE S.R.L.
Rimborso spese
vitto e alloggio
dipendenti e
co.co.co.
Purché
INERENTI
Spese di viaggio e
di trasporto
Comune di
residenza
Fuori dal
Comune di
residenza
(trasferta)
Nel Comune /
Fuori dal
Comune
Fatture intestata
all’azienda;
Scontrini, ricevute
fiscali in nota
spese a piè di lista
Fatture intestata
all’azienda;
Scontrini, ricevute
fiscali in nota
spese a piè di lista
Adeguata
documentazione
(biglietti bus, treno
…) allegata alla
nota spese
75 per cento
100 per cento,
con plafond
giornaliero
180,76 euro (Italia) e
258,23 euro (estero)
Interamente
deducibile
Tassazione in capo al dipendente
I rimborsi spese, le indennità chilometriche e l’indennità di trasferta sono tassabili interamente in capo al
dipendente se corrisposti per trasferte nel territorio comunale.
All’interno del comune ove viene svolta abitualmente l’attività lavorativa sono esclusi da tassazione solo i
rimborsi per spese documentate di trasporto quali biglietti autobus, metropolitana, taxi..
Per trasferte al di fuori del territorio comunale il regime fiscale di quanto corrisposto è differente a seconda
della modalità di corresponsione
Modalità
Regime
PAGHE S.R.L.
Rimborso a pie’
di lista
Indennità
forfetaria di
trasferta
Indennità
forfetaria di
trasferta +
rimborso a
pie’ di lista
(rimborso
misto)
Tutte le spese analiticamente documentate di vitto, alloggio,
viaggio (comprese le indennità chilometriche per utilizzo
auto propria) e trasporto non concorrono a formare il
reddito. Sono altresì esenti da tassazione spese non
documentabili (es. telefono, parcheggio..) fino a euro 15,49
giornaliero purche’ attestate dal dipendente stesso (euro
25,82 per trasferte all’estero).
Se il dipendente usa la propria auto le spese di viaggio
possono essere quantificate mediante indennità chilometrica
nei limiti delle tariffe ACI rilevate per i diversi modelli di
autovetture.
E’ esente per il dipendente fino a euro 46,48 al giorno (per
trasferte in Italia) e per euro 77,47 (per estero). Se vitto o
alloggio sono forniti gratuitamente (es.con ticket) l’indennità
è ridotta di 1/3 (se sono gratuiti sia vitto che alloggio
l’indennità è ridotta di 2/3). Il limite di esenzione non
dipende dalla durata della trasferta che può essere anche
inferiore alle 24 ore e può non comportare il pernottamento
fuori
Se il datore di lavoro eroga l’indennità forfetaria in aggiunta
al rimborso analitico di spese di vitto e/o alloggio si rientra
nell’ipotesi in precedenza descritta con riduzione
dell’indennità di 1/3 o 2/3.
Le spese di viaggio restano comunque esenti.
Ottobre 2012