PD 4.2.3 - Provincia di Verona

Procedura
Tenuta sotto controllo dei documenti
PD 4.2.3
Rev. 02
PROCEDURA
Sistema di gestione per la qualità
TENUTA SOTTO CONTROLLO
DEI DOCUMENTI
Rev
02
01
00
Descrizione
Terza emissione
Seconda emissione
Prima emissione
Data
Redazione
Approvazione
Emissione
Verifica
Soggetto
Staff qualità
RSGQ
SG
Firma
Valeria Gamberoni
Alessandra Migliore Giuseppe Giuliano
Soggetto
Staff qualità
RSGQ
SG
Firma
Valeria Gamberoni
Valeria Gamberoni
Giuseppe Panassidi
Soggetto
RSGQ
RSGQ
SG
Firma
Valeria Gamberoni
Valeria Gamberoni
Giuseppe Panassidi
15/09/10
17-09-2008
20-11-2007
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Mod SIS-02
rev. 01
data 08/09/2008
Procedura
Tenuta sotto controllo dei documenti
PD 4.2.3
Rev. 02
INDICE
1. Scopo della procedura
2. Generalità
3. Aree di applicazione
4. Descrizione della procedura
4.1.
Responsabilità
4.2.
Modalità operative
5. Riferimenti
5.1.
Normativa UNI EN ISO serie 9001:2008
5.2.
Documenti del sistema di gestione per la qualità
6. Modulistica richiamata
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Tenuta sotto controllo dei documenti
PD 4.2.3
Rev. 02
1. SCOPO DELLA PROCEDURA
Lo scopo di questa procedura è di:
•
definire la struttura complessiva e gli standard di formato e contenuto della documentazione
inerente il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) della Provincia di Verona;
•
definire le tipologie dei documenti da assoggettare a controllo (documentazione del SGQ
costituita da politica per la qualità, manuale della qualità, procedure, norme interne, modulistica
standard);
•
definire l’iter generale e le responsabilità per la redazione, l’approvazione, l’emissione, la
distribuzione e l’archiviazione di tali documenti;
•
disciplinare le attività inerenti alla gestione dei documenti e delle registrazioni al fine di
garantire che:
•
–
tutte le modifiche siano state verificate ed approvate dalle funzioni responsabili;
–
lo stato di revisione dei documenti sia aggiornato;
–
i documenti e le registrazioni siano reperibili, conservati correttamente e disponibili sui
luoghi di utilizzazione;
definire le modalità di identificazione dei documenti obsoleti.
2. GENERALITÀ
La documentazione della qualità costituisce lo strumento attivo che formalizza la struttura
del SGQ attraverso la raccolta organizzata e aggiornata delle regole che ne governano la gestione e
il funzionamento.
Nell’ambito della struttura generale del SGQ della Provincia di Verona il sistema
documentale è così strutturato:
•
documenti relativi alla politica della qualità, incluso il manuale della qualità;
•
documenti relativi alla gestione dei processi (procedure, norme interne);
•
documenti di origine esterna relativi alla normativa applicabile (norme UNI, riferimenti di
legge);
•
documenti relativi alla raccolta e alla segnalazione delle registrazioni del SGQ (modulistica
standard).
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Ogni documento deve soddisfare a determinate caratteristiche peculiari e in particolare deve
essere:
•
necessario;
•
comprensibile;
•
applicabile;
•
completo e autosufficiente;
•
identificabile ed agevolmente rintracciabile;
•
aggiornato e di facile gestione.
Per i documenti gestiti informaticamente valgono le seguenti regole:
•
i documenti del SGQ archiviati su supporto informatico, anche se non riportano la firma delle
funzioni responsabili di approvazione ed emissione, sono considerati copie ufficiali in quanto
sono gestiti dal Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità (RSGQ);
•
le stampe sono considerate “copia controllata” solo se su di esse è riportata la firma dei
responsabili di approvazione ed emissione;
•
per i documenti archiviati su supporto informatico è prevista una copia di salvaguardia.
La Provincia approva annualmente il documento programmatico per la sicurezza (DPS), nel
quale definisce la frequenza, le modalità e le responsabilità della produzione e conservazione
delle copie di salvaguardia dei documenti elettronici.
3. AREE DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutta la documentazione del SGQ da parte di tutte le
risorse operanti in nome e per conto della Provincia di Verona in attività interne o per conto del
cliente/utente.
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4. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA
4.1. Responsabilità
Legenda
R = responsabilità primaria
C = responsabilità contributoria
Manuale della qualità
Responsabile
sistema gestione
qualità
Comitato qualità
Staff qualità
Segretario generale
Funzioni
Redazione / Modifiche e aggiornamenti
-
R
R
Verifica
-
R
-
Approvazione / emissione
R
C
-
Distribuzione/rimozione/archiviazione
-
R
-
Attività
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Procedure
Responsabile
sistema gestione
qualità
Comitato qualità
Staff qualità
Segretario generale
Funzioni
Redazione / Modifiche e aggiornamenti
-
R
R
Verifica
-
R
-
Approvazione / emissione
R
C
-
Distribuzione/rimozione/archiviazione
-
R
-
Attività
Norme interne
Comitato qualità
Redazione / Modifiche e aggiornamenti
-
R
R
C
Verifica
-
R
-
-
Approvazione / emissione
R
C
-
-
Distribuzione/rimozione/archiviazione
-
R
-
-
Attività
Gruppi di lavoro
Responsabile
sistema gestione
qualità
Staff qualità
Segretario generale
Funzioni
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Modulistica standard
Comitato qualità
Staff qualità
Responsabile
sistema gestione
qualità
Funzioni
Redazione / Modifiche e aggiornamenti
R
R
Verifica
R
-
Approvazione / emissione
R
-
Distribuzione/rimozione/archiviazione
R
-
Attività
Funzioni
Attività
Responsabile sistema
gestione qualità
Norme esterne
Redazione / Modifiche e aggiornamenti
R
Verifica
R
Approvazione / emissione
C
Distribuzione/rimozione/archiviazione
R
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4.2. Modalità operative
4.2.1.
Gestione della documentazione del sistema di gestione per la qualità
Il processo di gestione della documentazione del SGQ si articola nelle seguenti attività:
•
redazione;
•
identificazione del documento;
•
verifica;
•
approvazione/emissione;
•
distribuzione o messa a disposizione;
•
modifica / aggiornamento;
•
conservazione e archiviazione informatizzata;
•
rimozione.
Le responsabilità delle attività del processo di gestione sono riportate nella matrice delle
responsabilità al punto 4.1.
Il gruppo di audit, con la supervisione del RSGQ, svolge attività di audit sulla gestione della
documentazione del SGQ.
4.2.2.
Manuale del sistema di gestione per la qualità
Redazione, identificazione, verifica, approvazione ed emissione
Il manuale della qualità è redatto dallo staff qualità (composto dal RSGQ e dal comitato
qualità).
È identificato dal numero di edizione e relativa data, riportate sulla prima pagina.
Le firme relative alla redazione, verifica e approvazione sono apposte sulla tabella in calce
alla prima pagina di ogni sezione.
Ogni sezione è correlabile ai paragrafi della Norma ISO 9001 e su ogni pagina è riportato:
•
numero di pagina;
•
numero totale delle pagine ;
•
numero della revisione;
•
data della revisione.
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Il RSGQ verifica la congruenza del manuale con la norma UNI EN ISO 9001 e con il
manuale delle procedure e lo sottopone per approvazione del segretario generale (o direttore
generale, se nominato).
L’approvazione e l’autorizzazione all’emissione del manuale della qualità compete
esclusivamente al segretario generale (o direttore generale, se nominato) con il supporto del
RSGQ per gli aspetti operativi di gestione documentale.
L’iter di approvazione prevede tre livelli di firma:
•
firma di redazione, a cura di un rappresentante dello staff qualità;
•
firma di verifica, a cura del RSGQ a tutela della coerenza con il SGQ e con la norma UNI EN
ISO 9001;
•
firma di autorizzazione all’emissione a cura del segretario generale (o direttore generale, se
nominato).
Distribuzione, rimozione e archiviazione
Le copie del manuale sono individuate sulla prima pagina come <Controllate> e <Non
controllate>.
A emissione avvenuta, il RSGQ provvede alla distribuzione alle funzioni interessate del
manuale in copie <Controllate>, gestite tramite specifica lista di distribuzione con firma per
ricevuta.
Le copie <Non controllate> sono distribuite a carattere puramente informativo e non sono
soggette ad aggiornamento.
La copia elettronica è pubblicata in formato pdf sul portale (www.provincia.vr.it) ed è
consultabile e scaricabile.
Il RSGQ conserva gli originali cartacei del manuale qualità, identificandoli con il timbro
<Originali> e gestisce una copia su supporto informatico nel portale della Provincia di Verona.
Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento al documento il RSGQ
provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete.
Se per qualche ragione occorresse conservare originali obsoleti, gli stessi vengono
identificati con il timbro <Obsoleto>. Le versioni informatizzate sono archiviate in una cartella di
lavoro <Obsoleti> con accesso limitato al RSGQ.
Modifiche e aggiornamenti
Lo stato di aggiornamento del manuale è individuato dal numero di revisione, riportato sulla
prima pagina e nelle successive.
Lo stato di aggiornamento di ogni sezione del manuale è individuabile dalla relativa tabella,
che riporta la revisione, la descrizione della modifica e relativa data.
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Le parti modificate sono evidenziate con carattere <corsivo sottolineato>.
Le modifiche / aggiornamenti del manuale sono redatte dallo staff qualità (composto dal
RSGQ e dal comitato qualità).
La verifica e l’approvazione del manuale revisionato avvengono come già descritto al
paragrafo corrispondente.
Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento al documento un apposito
avviso è pubblicato sul portale della Provincia (www.provincia.vr.it) e si provvede alla
sostituzione della copia elettronica.
Il RSGQ cura la distribuzione del manuale modificato secondo quanto descritto nel paragrafo
precedente.
4.2.3.
Procedure
Redazione, identificazione, verifica, approvazione ed emissione
Per la definizione di una procedura lo staff qualità (composto dal RSGQ e dal comitato
qualità) elabora una bozza della procedura e della relativa modulistica standard.
Le procedure sono identificate con una codifica alfanumerica così strutturata: PD X.X(.X),
dove:
•
PD
=
•
X.X(.X) =
procedura
numero del paragrafo della norma di riferimento ISO 9001 (a 2 o 3 cifre)
La prima pagina (mod. “procedura”) riporta:
•
•
nella parte superiore
–
il titolo;
–
il codice di identificazione della procedura;
–
il numero di revisione;
nella parte inferiore
–
il livello di revisione;
–
la descrizione della revisione e la relativa data;
–
le corrispondenti responsabilità di: redazione, verifica, approvazione emissione.
La seconda pagina (mod. “procedura”) riporta:
•
l’indice dei capitoli che compongono la procedura, che in linea di principio sono i seguenti:
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1. Scopo della procedura
2. Generalità
3. Aree di applicazione
4. Descrizione della procedura
5. Riferimenti
6. Modulistica richiamata
Le pagine successive (mod. “procedura”) riportano:
•
•
in testa alla pagina:
–
titolo della procedura;
–
codice identificativo;
–
numero di revisione;
in fondo alla pagina: il numero della pagina e numero totale pagine.
Il RSGQ verifica la congruenza delle procedure con la norma UNI EN ISO 9001 e con il
manuale della qualità e le sottopone per approvazione al segretario generale (o direttore generale,
se nominato).
L’approvazione e l’autorizzazione all’emissione sia delle procedure nuove che di quelle
modificate compete esclusivamente al segretario generale con il supporto del RSGQ per gli
aspetti operativi di gestione documentale.
L’iter di approvazione prevede tre livelli di firma:
•
firma di redazione, a cura di un rappresentante dello staff qualità;
•
firma di verifica, a cura del RSGQ a tutela della coerenza con il SGQ e con la norma UNI EN
ISO 9001;
•
firma di autorizzazione all’emissione a cura del segretario generale (o direttore generale, se
nominato).
Distribuzione, rimozione e archiviazione
Il RSGQ provvede alla messa a disposizione delle procedure sul portale della Provincia di
Verona, informando via e-mail i responsabili dei servizi.
Il RSGQ conserva gli originali cartacei identificandoli con il timbro <Originali>.
Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento alle procedure il RSGQ
provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete.
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Se per qualche ragione occorresse conservare originali obsoleti, gli stessi vengono
identificati con il timbro <Obsoleto>. Le versioni informatizzate sono archiviate in una cartella di
lavoro <Obsoleti> con accesso limitato al RSGQ.
Modifiche e aggiornamenti
La modifica di una procedura esistente avviene con le stesse modalità della realizzazione di
una procedura nuova.
Le parti modificate sono evidenziate con carattere <corsivo sottolineato>.
Le revisioni possono essere in numero illimitato ma progressivo.
La registrazione del livello di revisione viene attuata dal RSGQ utilizzando l’apposito spazio
della pagina 1 di ciascuna procedura (Mod. “procedura”).
La verifica e l’approvazione delle procedure modificate avvengono come già descritto al
paragrafo corrispondente.
Il RSGQ provvede a:
•
aggiornare i livelli di revisione della documentazione informatizzata mediante sostituzione della
copia elettronica;
•
segnalare via e-mail la procedura modificata.
4.2.4.
Norme interne
Redazione, identificazione, verifica, approvazione ed emissione
La redazione di una norma interna è demandata allo staff qualità (composto dal RSGQ e dal
comitato qualità) con la collaborazione del gruppo di lavoro.
Le norme interne sono identificate con una codifica alfanumerica così strutturata: NI XX.X
dove:
•
NI
=
norma interna
•
XX
=
numero del processo
•
X
=
numero progressivo della norma interna
Il RSGQ verifica la congruenza delle norme interne con la norma UNI EN ISO 9001 e le
sottopone per approvazione al segretario generale (o direttore generale, se nominato).
L’approvazione e l’autorizzazione all’emissione sia delle procedure nuove che di quelle
modificate compete esclusivamente al segretario generale (o direttore generale, se nominato), con
il supporto del RSGQ per gli aspetti operativi di gestione documentale.
L’iter di approvazione prevede tre livelli di firma:
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Procedura
Tenuta sotto controllo dei documenti
PD 4.2.3
Rev. 02
•
firma di redazione, a cura di un rappresentante dello staff qualità;
•
firma di verifica, a cura del RSGQ a tutela della coerenza con il SGQ e con la norma UNI EN
ISO 9001;
•
firma di autorizzazione all’emissione a cura del segretario generale (o direttore generale, se
nominato)..
Distribuzione, rimozione e archiviazione
Il RSGQ provvede alla messa a disposizione delle procedure sul portale della Provincia di
Verona, informando via e-mail i responsabili dei servizi.
Il RSGQ conserva gli originali cartacei identificandoli con il timbro <Originali>.
Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un aggiornamento alle Norme Interne il RSGQ
provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete.
Se per qualche ragione occorresse conservare originali obsoleti, gli stessi vengono
identificati con il timbro <Obsoleto>. Le versioni informatizzate sono archiviate in una cartella di
lavoro <Obsoleti> con accesso limitato al RSGQ.
Modifiche e aggiornamenti
La modifica di una norma interna esistente avviene con le stesse modalità della realizzazione
di una norma interna nuova.
Le revisioni possono essere in numero illimitato ma progressivo.
La registrazione del livello di revisione viene attuata dal RSGQ utilizzando l’apposito spazio
della pagina 1 di ciascuna norma (mod. “Norma interna”).
La verifica e l’approvazione delle norme interne modificate avvengono come già descritto al
paragrafo corrispondente.
Il RSGQ provvede a:
•
aggiornare i livelli di revisione della documentazione informatizzata mediante sostituzione della
copia elettronica;
•
segnalare via e-mail la norma modificata.
4.2.5.
Modulistica standard per registrazione qualità
Redazione, identificazione, verifica, approvazione ed emissione
Lo staff qualità (composto dal RSGQ e dal comitato qualità) elabora normalmente anche la
modulistica standardizzata per le registrazioni della qualità che dovessero rendersi necessarie.
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Inoltre il responsabile di un servizio può proporre al RSGQ, previa adeguata motivazione,
documenti aggiuntivi/sostitutivi per registrazioni della qualità.
La modulistica per registrazione della qualità deve essere elaborata in modo da facilitare la
registrazione dei dati ed evitare la possibilità di errori.
Il RSGQ verifica l’adeguatezza e la congruenza con la documentazione del SGQ e con la
norma UNI EN ISO 9001, della modulistica proposta e, in caso positivo, ne autorizza l’emissione e
la identifica come segue:
Mod XXX.X dove:
•
Mod
=
Modulo
•
XXX
=
PRO per la modulistica di processo
=
SIS per la modulistica di sistema
=
numero progressivo del modulo
•
X
Distribuzione, rimozione e archiviazione
Il RSGQ mette quindi a disposizione delle funzioni interessate sul sistema informativo la
modulistica relativa al SGQ, sul portale della Provincia di Verona.
Tutta la modulistica del SGQ emessa è registrata dal RSGQ su apposito elenco. Per la
archiviazione e la rimozione della modulistica collegata con le procedure/norme interne valgono le
regole già riportate ai punti specifici relativi a procedure/norme interne.
Modifiche e aggiornamenti
Qualsiasi modifica apportata alla modulistica standard viene in linea di massima riesaminata
e approvata dalle stesse funzioni che ne hanno curato la prima emissione, salvo deroga del RSGQ.
4.2.6.
Norme esterne
I documenti di origine esterna di interesse per il SGQ sono la norma internazionale UNI EN
ISO serie 9001 ed i regolamenti della società di certificazione
Esse sono gestite dal RSGQ che verifica, se necessario, prima dell’utilizzo, il livello di
aggiornamento con le informazioni provenienti dall’UNI e dalla società di certificazione.
La norma UNI EN ISO serie 9001 vengono conservate limitatamente al periodo di validità.
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data 08/09/2008
Procedura
Tenuta sotto controllo dei documenti
PD 4.2.3
Rev. 02
5. RIFERIMENTI
5.1. Normativa UNI EN ISO serie 9001:2000
UNI EN ISO 9000:2005 Sistemi Qualità. Fondamenti e vocabolario.
UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi Qualità. Requisiti.
UNI EN ISO 9004:2000 Sistemi Qualità. Linee guida per il miglioramento delle prestazioni
5.2. Documenti del sistema di gestione per la qualità
Manuale della qualità sez. 2.2.2
5.3. Altri documenti
Regolamento RINA spa per la certificazione di sistemi di gestione per la qualità (aggiornato
al 01.07.2010)
6. MODULISTICA RICHIAMATA
Mod. SIS-01
Lista distribuzione copie controllate
Mod. SIS-02
Modello procedura
Mod. SIS-03
Modello norma interna
Mod. SIS-04
Elenco procedure
Mod. SIS-05
Elenco norme interne
Mod. SIS-06
Elenco moduli
Mod. SIS-07
Elenco norme ISO 9000
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