UNIDOC Newsletter 004 novembre 2009.pub

Anno II - Numero 2
novembre 2009
Newsletter Coinfo UniDOC
P u b b l i c a z i o ne a p e r i o d i c a e i n t e r n a
p e r l e a m m i ni s t r a z i o n i a d e r e n t i a l p r o g e t t o
di formazione continua e permanente
Il progetto Aurora sul protocollo informatico sarà illustrato il 1° dicembre 2009
UniDOC ritorna a Salerno con il
nuovissimo progetto Aurora. Il
prossimo 1° dicembre 2009, infatti,
Antonella Sannino e Concetta
Damiani, componenti del Gruppo
interistituzionale Aurora per conto,
rispettivamente, dell’Università degli Studi di Salerno e
dell’Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI) presenteranno il progetto e il suo volume “Le
raccomandazioni di Aurora” (foto
qui a fianco).
Aurora sta per “Amministrazioni
unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche
nel protocollo informatico” ed ha
come obiettivo la soluzione del problema della descrizione del corrispondente e della redazione
dell’oggetto come campi obbligatori
del protocollo informatico. Ancora
nel 2008 ben 40 amministrazioni
pubbliche (Università, Regione,
Province, Comuni, Agenzie regionali e Istituti) sotto la guida della
Direzione Generale per gli archivi,
dell’ANAI e dell’Università degli
Studi di Padova, hanno infatti unito
le loro forze per redigere una sorta
di antibarbaro, cioè un insieme di
regole per la corretta descrizione e
redazione. La descrizione dei corrispondenti e la redazione
dell’oggetto nel protocollo informatico rappresentano, infatti, un problema piccolo ma che comporta,
IL PROGRAMMA
1° dicembre 2009
• ANTONELLA SANNINO
Aurora e La descrizione del corrispondente (mittente e destinatario)
• CONCETTA DAMIANI
Aurora e La redazione dell’oggetto:
scrivere chiaro in funzione della ricerca documentale
se trascurato, effetti molto
negativi. Risulta necessario, infatti, normalizzare
l’inserimento dei dati poiché la cosa peggiore che
può capitare in una ricerca documentale è ritenere
che un documento non
sia mai pervenuto soltanto
perché lo si è ricercato
attraverso parametri sbagliati, oppure con parole
chiave difformi o semplicemente perché chi ha
registrato l’oggetto lo ha
fatto in modo eccessivamente sintetico.
Queste regole hanno assunto la forma di “Raccomandazioni” che ogni amministrazione potrà liberamente decidere di adottare, anche magari approvando uno specifico capitolo del Manuale di gestione del protocollo informawww.unipd.it/archivio/progetti/aurora
tico.
Le Raccomandazioni sono rivolte
• 40 enti pubblici coinvolti
principalmente a chi registra un
• 44 tester
documento nel sistema di gestio• 59 raccomandazioni
ne informatica dei documenti
• 4.000 email scambiate
(protocollo in arrivo, in partenza,
Ogni raccomandazione è formata
interno e repertori) con l’obiettivo
dall’indicazione di un principio e dal
di fornire un ausilio alla compilasuo commento ed è spesso illustrata
zione dei campi corrispondente e
con esempi di carattere descrittivo,
oggetto. Ogni raccomandazione
ma non prescrittivo.
è formata dalla indicazione di un
Le raccomandazioni sono articolate in
principio e dal suo commento ed
quattro gruppi omogenei e numerate
è spesso illustrata con esempi di
all’interno di ciascuna tipologia:
carattere descrittivo, ma non pre• Raccomandazioni di carattere genescrittivo. Ciò significa che la loro
rale;
applicazione assume un valore
•
Raccomandazioni per il corrisponscientifico, di condivisione culturadente;
le e interistituzionale, non un ca• Raccomandazioni per l’oggetto;
rattere giuridico e cogente. I nu• Raccomandazioni per il software.
meri di Aurora sono imponenti:
• 1 anno e mezzo di progetto
Ci vediamo dunque a Salerno, allo
• 8 riunioni nazionali
spuntare dell’Aurora...
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Anno II - Numero 2
UniDOC a Lecce
Si è svolta la seconda sessione il 29-30 settembre 2009
Che cosa hanno in comune Scrat,
buffo scoiattolo-topo di “L’Era glaciale”, che cerca di sotterrare la sua
ghianda in un mondo fatto di ghiaccio ben diverso da quello a cui è
abituato, e Obi-Wan Kenobi che
cerca il pianeta Kamino e ottiene da
Jocasta Nu, Capo degli Archivi Jedi,
la serafica risposta: “Se una cosa
non è registrata nei nostri schedari
vuol dire che non esiste.” (“Star
Wars, Episodio 2 - L’Attacco dei
Cloni”) ?
Apparentemente nulla. E invece
hanno permesso di aprire con efficacia due finestre sullo scenario
che l’introduzione del digitale
nell’amministrazione pubblica sta
ridefinendo.
La “Gestione informatica dei docu-
tena. Un sistema di gestione informatica dei documenti non deve quindi prescindere dall’analisi organizzativa articolata in analisi di gestione dei flussi
documentali, reingegnerizzazione dei
procedimenti, ridefinizione di ruoli e
responsabilità, sicurezza informatica,
privacy, formazione del personale, comunicazione e conservazione sostitutiva. È inoltre fondamentale evitare il
digital div ide, ovvero favorire
l’alfabetizzazione informatica dei cittadini, al fine di facilitare l’utilizzo dei servizi telematici delle pubbliche amministrazioni. Questo alla luce anche
dell’ultima ‘rivoluzione’di Brunetta che
prevede la CEC-PAC (DPCM 6 maggio
2009) ovvero un indirizzo di posta elettronica certificata per tutti i cittadini che
ne facciano richiesta.
Simonetta Todi e Katia Milanese
ma? Elettronica, elettronica avanzata, elettronica qualificata,
firma digitale), i formati da utilizzare, i parallelismi tra documenti cartacei e informatici, la riflessione su dematerializzazione e
selezione dei materiali e la conservazione a lungo termine dei
documenti. Ne è emerso uno
scenario in continua evoluzione
non privo di paradossi (per esempio, l’autenticità di un documento informatico richiede un
documento “analogico”), ma
I partecipanti alla seconda giornata di Lecce, 30 settembre 2009
menti: firma digitale, PEC, archiviazione e conservazione digitale” delineata dall’avvocato Andrea Lisi,
(presidente di ANORC - Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione sostitutiva e docente a contratto di
Informatica Giuridica – Università
del Salento) ha evidenziato infatti
che l’unico panorama possibile è
quello di garantire nell’ente pubblico
una nuova forma di organizzazione
e di gestione di flussi documentali
digitalizzati.
Il codice di amministrazione digitale
e le leggi e i decreti successivi ad
esso connessi vanno interpretati e
inseriti in una corretta strategia organizzativa, evitando il rischio di
produrre incontrollabili eventi a ca-
La sequenza di Star Wars è stata il
punto di partenza dell’intervento di
Gianni Penzo Doria dedicato a “La
firma digitale spiegata agli informatici”.
Ma che cosa deve far parte dei nostri
archivi? E che cosa deve essere sottoscritto con una firma digitale in modo
che valga nel tempo, rimanendo integro e intellegibile? E quali documenti
vanno invece scartati? Il responsabile
scientifico di UniDOC ha posto una
serie di domande di questo tenore nel
suo excursus di ampio respiro da Ignazio di Antiochia a Ludovico Antonio
Muratori a Eugenio Casanova finendo
per scrutare i meandri della normativa
italiana, in materie di amministrazione
digitale, che è “alluvionale, schizofrenica e caotica”. Sono state evidenziate le
criticità della firma digitale (Quale fir-
nemmeno tutto da rifare. Piuttosto risulterebbe quanto mai indispensabile una pausa non di
riflessione, ma di sedimentazione. “La nostra società continuerà per molti decenni ancora – ha
commentato Penzo Doria – ad
avere una conservazione ibrida
dei documenti. Non per diffidenza, ma per il fatto che la firma
digitale non è per legge (e per
buon senso) applicabile ad alcuni contesti, come agli atti in forma pubblica e agli atti in forma
pubblica amministrativa, registrazioni comprese (anche se
esiste la delega in tal senso).”
Insomma, “Che la forza sia con
te” come direbbe Obi-Wan Kenobi a Luke Skywalker.
UniDOC
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Il procedimento e la legge Brunetta - 30 settembre 2009
Ecco il resoconto
delle due giornate
della sessione salentina
a cura di
Katia Milanese
e Simonetta Todi
(29 settembre 2009) e
Lucia Maffei
(30 settembre 2009)
Nella seconda giornata della sessione Ugo Montella, magistrato
presso la Corte dei Conti di Roma
ha affrontato le novità normative in
materia di diritto di accesso e procedimento amministrativo introdotte con la recente legge 69/2009.
Ha
tracciato
un
excursus
dell’evoluzione normativa sul diritto
di accesso, che dalla legge 241/90
in poi ha capovolto la logica
dell’agire amministrativo, ponendo
al centro dell’attenzione il cittadino,
in quanto portatore di diritti costituzionali ed è approdata alla legge
69/2009, che allarga di molto quello che è stato definito da Montella
“controllo sociale sull’attività amministrativa”. Il corso ha evidenziato
il cammino percorso fra queste due leggi fondamentali.
La legge 241/90, con le sue successive modificazioni, infatti pone
al centro la disciplina dell’attività
amministrativa: essa, e non la for-
malità dell’atto, diventa lo strumento da normare nell’ottica di
fornire servizi ad un cittadino/
utente che ha il diritto di pretendere efficienza, efficacia, e trasparenza dell’azione amministrativa.
Montella ha proseguito mostrando
gli intrecci con un’altra linea evolutiva della produzione normativa,
quella sulla privacy, anch’essa
frutto di una società più dinamica
e tecnologicamente evoluta. Garantire il diritto di accesso, rispettando i diritti di pari livello di altri
cointeressati, è la sfida che oggi si
trovano di fronte i pubblici funzio-
Lucia Maffei
diritti di terzi da tutelare. La sfida
non è solo quella di prendere deci-
nari. Vivace è stato il di- Formazione a Lecce sioni corrette, ma anche
battito intorno a casi concreti che
decisioni simili in casi simili e diffesono stati posti dai partecipanti.
renti in casi differenti. La legge
Si sono rese evidenti le difficoltà
69/2009, come illustrato da Monteldi assumere decisioni che conla che ne ha dato una lettura articotemperino il diritto di accesso con
lata con luci e ombre, si inserisce
quello alla riservatezza, con altri
nel percorso normativo sopra richiamato.
In essa si compie un ulteriore passo avanti verso l’affermazione del
diritto del cittadino al controllo
sull’operato della Pubblica amministrazione, attraverso l’obbligo per
quest’ultima di dotarsi di strumenti
per evidenziare sul sito web lo stato di avanzamento delle pratiche, di
pubblicazione dei dati sulle assenze del personale, sulle retribuzioni
dei dirigenti, della riformulazione
dei tempi di conclusione dei procedimenti, prevedendo una loro contrazione. Infine, attraverso l’obbligo
di indicare un indirizzo PEC sulla
propria home page, si cerca di incentivare una comunicazione telematica efficace fra cittadino e Pubblica amministrazione.
Ugo Montella
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Anno II - Numero 2
UniDOC 2010
Ecco il programma di massima per il prossimo anno
Mentre si sta per chiudere
CEC-PAC con il
IL PROGRAMMA UNIDOC 2010
l’edizione 2009 con la preconfermatissimo
• Genesi e conservazione del docusentazione di Aurora a SalerAndrea Lisi del
mento digitale
no il prossimo 1° dicembre
Digital & Law DeVia Verdi, 8
2009, lo staff di
p a r t m e n t • La PEC, la CEC-PAC e l’albo uffi10124 - TORINO
ciale informatico
UniDOC sta già
dello studio
tel.: 011 6702290
fax: 011 8140483
lavorando
per
o m on i m o , • Conservazione e consultazione della
e-mail:
l’edizione 2010.
mentre con
tesi di laurea (e di dottorato)
[email protected]
Franco BochicAntonella
•
I formati idonei alla conservazione e
www.coinfo.net
chio (direttore
De Robbio
www.coinfo.net/unidoc
il PDF/a
del Coinfo), Pievaluteremo
la normati- • Il procedimento amministrativo e le
tro di Benedetnuove leggi in materia
to (Direttore amva sul diritministrativo vicato d’autore • Protocollo informatico e organizzario dell’Univerapplicata a
zione dei documenti
sità de L’Aquila
uno
dei
Andrea Lisi
• Semplificazione del linguaggio e
e delegato Coindocumenti
semplificazione di atti e provvedifo per UniDOC) e Gianni
più importanti per
menti
Penzo Doria (responsabile
gli atenei italiani:
scientifico di UniDOC) hanno
la tesi di laurea (e • Inventariazione e descrizione archivistica
già approntato il programma
di dottorato). In
di massima del prossimo anquesto senso, la
no. Ci sono, infatti, interessessione si chiusanti novità normative e
derà con il tesoriere di Al’evoluzione scientifica che
NORC, Massimo Maroavanza da affrontare.
nati, che parlerà dei forLa tematica più importante
mati idonei alla conservache verrà illustrata in una
zione e, in particolare, del
delle due sessioni ordinarie
PDF/a. Dopo la riforma
sarà la genesi e la conserva“Brunetta” del procedimenzione del documento digitale.
to amministrativo, un laboSu questo fondamentale teratorio sarà dedicato al
ma per il futuro della amminiprocedimento amministrastrazione pubblica italiana
tivo con il ritorno di BarbaLuciana Duranti
UniDOC organizzerà due
ra Montini, avvocato del
giornate con due
Comune di
le nella formazione contidocenti di caratura
Ferrara e al
nua e permanente come
internazionale come
progetto
passaggio obbligato per
“Repertorio
Mariella
Guercio
tutti coloro che si occupadell’Università degli
Coinfo” per
no di documenti, protocolStudi di Urbino, oggi
la redazione
lo, delibere, firme elettrodocente alla Scuola
linguisticaniche, amministrazione
superiore della pubmente cordigitale e archivi.
blica amministrazioretta di atti e
ne e Luciana Duprovvediranti della University
menti ammiBarbara Montini
of Brutish Columbia,
nistrativi.
responsabile del progetto
Il secondo laboratorio, infiI n t e r p a r e s
ne, verrà dedicato alla in(www.interpares.org) e di
ventariazione e alla descrinumerose iniziative internazione archivistica.
zionali sul fronte del docuPer il terzo anno consecumento digitale. L’altra sessiotivo, le tematiche inerenti
ne sarà dedicata alle ultime
alla documentazione amnovità in materia sul fronte
ministrativa trovano, dunLa foto scelta per Aurora della amministrazione digitale
que, in UniDOC uno sbocMariella Guercio
di Giuseppe Medardi
e, in particolare, della PEC e
co altamente professiona-
Consorzio
Interuniversitario
sulla Formazione