Guida alla partecipazione alle gare smaterializzate

Guida alla partecipazione alle Gare
Smaterializzate
Attenzione!
Mercoledì 17 aprile 2013 alle ore 15.00 si terrà una sessione di formazione online
per le Imprese, finalizzata ad approfondire la conoscenza delle procedure di
partecipazione alle gare smaterializzate nell’ambito del Programma.
In particolare, la sessione formativa prevede la simulazione dei passi procedurali
necessari per presentare offerte.
Per partecipare, effettua il login, accedi al link “Eventi” presente nella sezione
“Servizi” del “Cruscotto” della tua Area personale, e iscriviti agli eventi per lavorare
con facilità!
Se ancora non possiedi utenza e password per accedere, effettua la registrazione base
nella sezione “Registrati”.
Guida alla partecipazione alle gare smaterializzate
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INDICE
1.
PREMESSA ................................................................................................. 3
1.
DIAGRAMMA DI FLUSSO.................................................................................. 6
3.
PROCEDURA - DESCRIZIONE DI DETTAGLIO ......................................................... 7
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1. PREMESSA
Se sei un utente già registrato a Sistema per la tua impresa (cfr. capitolo 1 REGISTRAZIONE DI BASE AL SISTEMA DI E-PROCUREMENT) e intendi offrire i tuoi beni e
servizi nell’ambito del Programma, puoi presentare la tua offerta partecipando a una
gara smaterializzata.
Le gare smaterializzate si svolgono per la stipula di Convenzioni o di Accordi quadro, ma
anche per altre gare, ad esempio su delega di altre Amministrazioni.
La procedura di partecipazione può essere predisposta da qualsiasi utente registrato a
sistema in associazione all’impresa che intende sottoporre offerta, ma deve essere
necessariamente conclusa da un Legale Rappresentante dell’impresa, attraverso la
firma e l’invio di una domanda di partecipazione, di un documento di offerta tecnica e
uno di offerta economica, che vengono generati automaticamente dal sistema a
conclusione della procedura, sulla base dei dati inseriti dal partecipante.
Il Legale Rappresentante deve essere dotato dei poteri di compiere tutte le attività che
possono essere svolte sul Sistema di e-Procurement, inclusa la sottoscrizione dei relativi
contratti, il rilascio di dichiarazioni, la presentazione di autocertificazioni, dichiarazioni
sostitutive di atti di notorietà, offerte e proposte, liste e cataloghi di beni/servizi,
l’inoltro di istanze e domande, la presentazione e/o la richiesta di documenti, il rilascio,
ove richieste, di quietanze, rinunce, garanzie e fideiussioni, la negoziazione e la
conclusione di contratti, in particolare attraverso la partecipazione alle apposite
procedure previste dal Sistema. (cfr. art 10 - Regole del sistema di E-procurement).
Il Legale Rappresentante e i relativi poteri dovranno essere iscritti e risultare dal
Registro delle Imprese o comprovati da idonea documentazione.
Per partecipare ad una gara smaterializzata e per operare sul Sistema, il Legale
Rappresentante dovrà necessariamente essere dotato di firma digitale.
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Tutti i documenti firmati digitalmente e caricati a Sistema sono sottoposti
automaticamente a verifica dei seguenti parametri:
•
apposizione della Firma
•
legittimità dell'Ente Certificatore che ha rilasciato la firma
•
data di scadenza della Firma
•
completezza delle informazioni anagrafiche associate alla Firma
•
corrispondenza tra il Codice Fiscale degli Legali Rappresentanti dell'impresa e il
Codice Fiscale della firma utilizzata
•
presenza del titolare della Firma nelle Liste di Revoca (Lista detenuta dal Digit PA
con l'elenco delle firme revocate e non più autorizzate)
•
corrispondenza (solo per i documenti generati automaticamente dal sistema) tra il
documento prodotto dal sistema e quello allegato dall'impresa
Se i controlli effettuati danno esito positivo, il Sistema, al momento del up-load
visualizza il messaggio "Verifica firma effettuata con successo. Firma valida"
Tuttavia, può verificarsi che il servizio di verifica dei documenti firmati digitalmente sia
momentaneamente indisponibile. In tal caso il Sistema visualizza il messaggio "Verifica
firma fallita. Il Sistema non è stato in grado di eseguire le verifiche di validità della
firma", ma non impedisce il caricamento dei file, lasciando all'utente la possibilità di
proseguire ugualmente le attività.
Anche in presenza di un esito negativo della verifica della Firma, il Sistema (pur
visualizzando l'errore riscontrato in uno dei predetti parametri di controllo) non
impedisce il caricamento dei file e lascia all'utente la decisione sulla prosecuzione delle
attività.
Normalmente l'indisponibilità del servizio è limitata a pochi minuti, pertanto, se la
scadenza del termine per la presentazione dell'offerta non è imminente, è consigliabile
eliminare il documento caricato e riprovarne l'inserimento ai fini di una corretta
verifica.
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Nella fase di valutazione delle offerte ricevute, la Commissione avrà evidenza, per ogni
documento per il quale era obbligatoria la firma digitale, dell'esito delle verifiche fatte
dal Sistema.
Nel caso in cui il Sistema evidenzi situazioni di controlli non effettuati per temporanea
indisponibilità del servizio di verifica e/o esiti negativi dei controlli rispetto ai quali
l'impresa ha comunque deciso di procedere, la Commissione potrà eseguire nuovamente
la verifica sui documenti ricevuti (funzione "Verifica Firma" in corrispondenza di ciascun
documento).
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1. DIAGRAMMA DI FLUSSO
Di seguito, si riporta la sintesi in forma grafica della procedura di partecipazione a una
gara smaterializzata, con riferimento alle principali fasi della stessa.
1
Scelta della forma di
partecipazione
Il Sistema gestisce la partecipazione alle gare di singoli operatori economici, Cosorzi, R.T.I.
e G.E.I.E.
2
Scelta dei lotti
Il Sistema gestisce la partecipazione a 1 o più lotti della gara e il subappalto
3
E’ possibile autorizzare alla predisposizione dell’offerta più utenti per ciascuna
impresa
Gestione utenti
4
Dati dell’azienda e
dichiarazioni necessarie
5
Non è possibile saltare
dei passi nella
compilazione
dell’offerta
Se sei un impresa già abilitata, il sistema restituisce i dati
precompilati.
Amministratori
dell’impresa e assetti
societari
6
Se sei un impresa già abilitata, il sistema restituisce i dati
precompilati.
Documenti di
partecipazione ed
eventuali allegati
La domanda di partecipazione, l’offerta economica e l’offerta
tecnica vengo generati automaticamente dal Sistema sulla base
dei dati inseriti
7
Compilazione offerta e
conferma Invio
La conclusione della procedura deve
essere necessariamente effettuata da un
legale rappresentante
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3. PROCEDURA - DESCRIZIONE DI DETTAGLIO
Per partecipare ad una gara smaterializzata:
1. Accedi al sito, effettuando il login;
2. Dalla tua Area personale, cerca “Tutti i bandi” e clicca sul link relativo;
3. Scegli il bando di tuo interesse e seleziona “partecipa all’iniziativa”;
Il Sistema ti propone innanzitutto una schermata con i dati di riepilogo del bando e gli
eventuali requisiti di partecipazione richiesti, specifici per la gara visualizzata (come già
indicati nella documentazione di gara), in aggiunta a quelli richiesti dal Codice dei
Contratti validi per tutte le gare.
Attraverso il menù di sinistra puoi visualizzare inoltre:
• Il dettaglio dei lotti previsti dalla gara,
• la documentazione di gara,
• i documenti richiesti ai partecipanti (con eventuali fac-simile)
• le schede tecniche
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Tra i documenti richiesti ai partecipanti, sono compresi quelli che verranno generati
automaticamente dal sistema a conclusione della compilazione dell’offerta, e cioè la
domanda di partecipazione (busta A), offerta tecnica ed offerta economica.
Le schede tecniche riepilogano tutte le caratteristiche tecniche ed economiche, come
da documentazione di gara, che in sede di presentazione dell’offerta, il partecipante
dovrà compilare. Nella pagina di riepilogo, per ciascuna caratteristica, viene data
indicazione delle eventuali regole di compilazione e degli eventuali punteggi.
Sempre attraverso il menù di sinistra si può accedere alla funzione Invia richiesta
chiarimenti.
Tutte le comunicazioni effettuate in fase di presentazione delle offerte dovranno essere
effettuate utilizzando questa funzione salvo che non sia prevista dal Sistema e/o da
Consip a una diversa modalità. Il Fornitore prende atto che l’utilizzo dell’Area
Comunicazioni è esclusivamente riservato alle comunicazioni inerenti le operazioni
compiute nel Sistema di e-Procurement. Non è pertanto ammesso l’impiego di tale Area
per comunicazioni estranee o comunque non direttamente inerenti all’utilizzo
predetto.(cfr. art.22 – Comunicazioni – Regole delsistema di e-procurement.
Le risposte alle richieste dei chiarimenti verranno pubblicate da Consip a sistema, tra la
documentazione di gara.
Per procedere con la presentazione dell’offerta, seleziona “Inizia la procedura”.
La presentazione dell’offerta si articola per passi. Ogni passo da compilare è
propedeutico alla compilazione del passo successivo. I passi da seguire sono:
Passo 1: Scelta della forma di partecipazione
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Passo 2: Scelta dei lotti
Passo 3: Gestione utenti
Passo 4: Dati dell’azienda e dichiarazioni necessarie
Passo 5: Amministratori dell’impresa e assetti societari
Passo 6: Documenti di partecipazione ed eventuali allegati
Passo 7: Compilazione offerta
Passo 8: Conferma e invio
Puoi scegliere di presentare offerta in una delle seguenti forme:
• Singolo operatore economico
• Consorzi Stabili;
• Consorzi fra società cooperative;
• Operatori riuniti in forme costituite di RTI, Consorzi e GEIE;
• Operatori riuniti in forme costituende di RTI, Consorzi e GEIE.
A seconda della scelta effettuata, la suddivisione delle attività da espletare sul Sistema
si configurerà come descritto nella tabella che segue:
Consorzi Stabili, Consorzi fra
società cooperative,
Operatori riuniti in forme
costituende (RTI, Consorzi,
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operatori riuniti in forme
costituite (RTI, Consorzi,
GEIE)
Attività di compilazione dei passi della procedura e
gestione dei documenti
Consorzio
Mandataria
Consorziata
Mandante
GEIE)
Consorzio
Mandataria
Consorziata
Mandante
Passo 1- Scelta della forma di partecipazione
x
x
x
Passo 2 - Scelta dei lotti
x
x
x
Passo 3 - Gestione utenti del consorzio/mandataria
x
x
x
Passo 3 - Gestione utenti delle consorziate/mandanti
Passo 4 - Dati dell’azienda e dichiarazioni necessarie
del consorzio/mandataria
x
Passo 4 - Dati dell’azienda e dichiarazioni necessarie
delle consorziate/mandanti
x
Passo 5 - Amministratori dell’impresa e assetti
societari del consorzio/mandataria
x
x
x
x
X
x
Passo 5 - Amministratori dell’impresa e assetti
societari del consorziate/mandanti
x
Passo 6 - Documenti di partecipazione del
consorzio/mandataria
x
Passo 6 - Documenti di partecipazione delle
consorziate/mandanti
x
Passo 6 - Eventuali allegati amministrativi
x
x
x
Passo 7 - Compilazione offerta
x
x
x
Passo 7 – Documenti di offerta tecnica ed economica
x
x
x
Passo 7 – Altri eventuali documenti tecnicoeconomici
x
x
x
Passo 8 - Conferma e invio
x
x
x
x
x
x
x
x
Ciascun utente, inoltre, potrà preparare più offerte contemporaneamente (anche in
forme di partecipazione diverse), per poi scegliere quale inviare, accedendo alla pagina
di Gestione iniziativa e poi cliccando su Nuova partecipazione.
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Passo 1: Scelta della forma di partecipazione
Seleziona la forma di partecipazione con cui hai intenzione di partecipare alla gara.
A seconda della scelta, il sistema si predispone per l’inserimento di alcune informazioni:
Se vuoi partecipare come:
a. Singolo operatore economico: in questo caso devi solo selezionare
dall’elenco la forma corrispondente e poi cliccare su “Salva e procedi”. Il
sistema ti rimanda immediatamente alla compilazione dei passi successivi.
b. Consorzi Stabili, Consorzi fra società cooperative, Operatori riuniti in
forme costituite e costituende di RTI, Consorzi e GEIE.: in questi casi,
dovrai inserire ulteriori informazioni come di seguito descritto.
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Caso operatori riuniti in forme costituite e costituende di RTI, Consorzi e GEIE
Dopo aver scelto la forma di partecipazione:
1. dai una denominazione all’operatore riunito: inserisci il nome (il sistema ti
proporrà quale denominazione la Ragione Sociale dell’impresa che ha effettuato il
login) e fai clic su modifica;
2. specifica, per la tua impresa, quali attività verranno eseguite (“Attività e/o
servizi”) e che peso hanno nell’ambito del raggruppamento (“Quota %”)
3. aggiungi le altre imprese che compongono il raggruppamento, specificando per
ciascuna di esse : P.IVA, Ragione Sociale, Attività e Quota %. Se un membro di un
Operatore riunito è un Consorzio inserisci solo i dati del consorzio e non curarti
di inserire alcun dato delle consorziate.
Ricorda che il totale delle quote deve essere pari a 100%.
Impresa di prova
Una volta inserite tutte le imprese che compongono il raggruppamento, potrai
eventualmente modificarne il ruolo mediante la funzione di Rendi Capogruppo. Il
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Sistema infatti riconosce la tua impresa come capogruppo poiché per primo hai
inizializzato la procedura.
Per consentire la partecipazione all’offerta delle imprese che compongono il
raggruppamento, è necessario che l’impresa mandataria comunichi alle altre la
password relativa alla presente procedura che si trova nell’ultimo box previsto dalla
pagina.
La password è legata esclusivamente alla procedura di partecipazione inizializzata e dà
la
possibilità a tutti i partecipanti al raggruppamento di accedere all’offerta in
composizione.
Non è possibile inviare l‘offerta se tutte le imprese non hanno inserito la password
ed eseguito le attività di propria competenza.
Per accedere alla procedura, le imprese consorziate/mandanti (già registrate a
Sistema) dovranno: :
1. dall’homepage del portale, inserire le proprie credenziali (nome utente e
password) ed entrare nella propria area personale
2. dall’elenco delle “partecipazioni attive” cliccare su “Altri bandi” e
successivamente, sul pulsante “Operatori riuniti (RTI/Consorzi)”
3. inserire la password comunicata dall’impresa mandataria/Consorzio e
cliccare su “continua la procedura”
Caso Consorzi stabili e i Consorzi fra società cooperative
Se partecipi come Consorzio stabile o come Consorzio fra società cooperative di
produzione e lavoro, dovrai inserire i medesimi dati richiesti in caso di operatori riuniti,
ad eccezione delle “Attività/servizi” e delle relative “Quote %”.
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Passo 2: Scelta dei lotti
E’ possibile presentare offerta per 1 o più lotti di interesse.
Dopo aver selezionato i lotti di interesse, il sistema si predispone perché possa essere
specificato l’eventuale affidamento di attività in subappalto, con descrizione della
stesse e relativa quota percentuale.
Seleziona “salva e procedi”.
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Passo 3: Gestione utenti
Il terzo passo consente di gestire gli utenti che potranno prendere parte alla
compilazione dell’ offerta e i rispettivi ruoli.
L’utente che per primo inizializza la procedura, viene riconosciuto dal sistema come
Legale Rappresentante; qualora non lo fosse, è necessario provvedere alla modifica del
ruolo associato all’utente stesso.
Per correggere il ruolo di un utente già attivo, è
necessario aggiungere nuovamente l’utente, imputando i dati corretti, e poi eliminare la
riga riportante i dati errati.
La pagina relativa a questo passo, è divisa in 4 sezioni:
• nella prima sezione “utenti attivi” trovi l’elenco di tutti gli utenti Legali
rappresentanti già registrati in associazione alla tua stessa impresa;
•
nella seconda sezione “utenti non attivi” hai la possibilità di inserire nuovi
soggetti dell’impresa (che non figurino tra gli utenti già attivi) che vuoi prendano
parte alla compilazione dell’offerta specificandone anche il ruolo. Questi utenti
resteranno “non attivi” fino a
quando non effettueranno la procedura di
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“Registrazione base”, associandosi alla tua impresa e accederanno all’offerta, a
seguito dell’inserimento di una password;
•
nella terza sezione è visibile la password, da comunicare ai soggetti sopra
descritti non ancora attivi, per poter prendere parte alla compilazione
dell’offerta. Attraverso il tasto “rigenera” puoi cambiare la password di
riferimento;
•
la quarta sezione è relativa all’indicazione dei soggetti (solo legali rappresentanti)
che firmeranno i documenti previsti nell’offerta per questa gara. Se nell’ambito
della procedura sono previsti più Legali Rappresenti, dalla schermata clicca su
“Gestisci” per definire nella tabella che ti appare,i firmatari dei documenti
previsti per la presentazione dell’offerta (aggiungere intestatari o sostituirli).
Seleziona “salva e procedi”.
E’ prevista la firma congiunta per ogni singolo documento.
Il sistema controlla la firma digitale di ogni soggetto, in merito alla validità e alla
corrispondenza tra il soggetto che ha firmato e quello indicato come autorizzato a
firmare.
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Passo 4: Dati dell’azienda e dichiarazioni necessarie
Il quarto passo prevede l’inserimento dei dati relativi all’impresa e delle dichiarazioni di
tipo amministrativo previste dalla gara.
Nel caso in cui la tua impresa sia già abilitata ad altre iniziative, troverai i campi già
compilati. Potrai comunque andare in modifica di quanto visualizzato.
Nel dettaglio, dovrai indicare:
• i dati identificativi dell'impresa;
• la sede legale;
• i dati del registro imprese;
• l’ottemperanza all'art. 17 L. 68/99 (Diritto al lavoro dei disabili);
• la situazione personale rilevante ai fini della partecipazione;
• le infrazioni in materia di sicurezza;
• altri obblighi derivanti da rapporti di lavoro
In caso di Operatori riuniti, ciascuna informazione dovrà essere replicata per ciascuna
componente del raggruppamento stesso.
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Seleziona “Salva e procedi”.
Tutte le informazioni inserite, confluiranno nei documenti di partecipazione generati
automaticamente dal sistema.
In caso di Operatori riuniti, il sistema genererà tanti documenti di partecipazione
quanti sono i componenti del raggruppamento ed ognuno dovrà firmare digitalmente
in proprio documento.
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