Arianna - Skemalog DTC Srl

Arianna
®
Gestione della rete di vendita
SKEMALOG
DTC
Data Technology Communication
Il progetto Arianna
®
Arianna è nata da un'idea dello staff di sviluppo della Skemalog DTC S.r.l che ha trovato ampi consensi nella
dirigenza di un'azienda di primaria importanza nel settore della distribuzione europea. Arianna nasce come
soluzione per dotare la forza vendita dell'azienda di uno strumento mobile per la raccolta degli ordini che
possano essere trasmessi attraverso la normale linea telefonica o Internet, direttamente nel sistema
informativo situato in sede, evitando inutili passaggi e perdite di tempo tipici dei metodi tradizionali, quali per
esempio: telefono, fax, segreterie telefoniche etc., metodi che obbligatoriamente necessitano di più
passaggi e di conseguenza la possibilità di commettere errori, oltre naturalmente ai costi da sostenere per il
personale addetto a questi compiti.
Obiettivo primario infatti è quello di dare un maggiore supporto all'attività di vendita (itinerari, informazioni
contabili, etc.) ed uno strumento di controllo sia sull'attività della rete vendita sia sull'andamento di
promozione e di conoscenza del mercato. Arianna nasce con la precisa intenzione di essere uno strumento
il cui valore non venga deteriorato nel tempo, ma anzi, proprio con esso acquisti valore, nasce per essere
facilmente interfacciata con tutti i sistemi informativi oggi esistenti. Automazione è la parola giusta per
classificare Arianna infatti questa procedura nasce per eliminare tutti i passaggi intermedi che normalmente
avvengono in azienda per l'acquisizione di un ordine effettuato da un agente e/o venditore. Arianna
diventa uno strumento indispensabile per tutte quelle organizzazioni che sono dotate di una forza di vendita,
sia essa diretta (venditori) o indiretta (agenti mono e pluri-mandatari, rivenditori, concessionari etc.).
Caratteristiche principali
Arianna può essere utilizzato da utenti esperti e non, infatti l'intera procedura è stata progettata per essere
utilizzata da chiunque, ed in modo particolare da coloro che non hanno particolare dimestichezza con i
computer in genere. Arianna è una procedura estremamente elastica che normalmente non necessita di
personalizzazione alcuna, tuttavia è possibile effettuare qualsiasi tipo di modifica atta a soddisfare le vostre
esigenze; tali modifiche saranno realizzate dalla nostra società su vostre specifiche richieste o
eventualmente dal vostro personale in caso di cessione del codice sorgente.
Arianna è multisocietario: è in grado di gestire vendite per più marchi e più società elaborando
separatamente gli ordini. Il programma è in grado di rilevare in un unico ordine prodotti di diverse spcietà o
marchi e suddividerli poi nel consuntivo finale e nella stampa ordini dove automaticamente riporterà le
condizioni commerciali di ognuna. Anche nelle statistiche di vendita per l'agente sarà possibile visionare le
proprie attività sia in modo globale che per case rappresentate.
Arianna è efficace nella attività di vendita grazie all'utilizzo della penna ottica ed è in grado di stampare
conferme d'ordine in multi copia. Convincere l'agente ad utilizzare Arianna è molto semplice basterà
indicargli i benefici che ne trarrà! Infatti l'intera procedura è stata concepita con lo scopo di soddisfare
principalmente le esigenze dell’agente, quali ad esempio statistiche sull'andamento delle proprie vendite sia
a livello di articolo che di famiglia di articoli o a livello di cliente, divise per periodi selezionabili a piacere,
così come i calcoli provvigionali e la posta elettronica. Esse possono essere ottenute sia su video che su
stampa o esportate su fogli elettronici per ulteriori rielaborazioni.
I moduli della procedura
Arianna è composto da diversi moduli completamente integrati tra di loro:
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Il modulo Base
Programma per la sede
Programma Gestione Ordini
Archivi e tabelle
Programma di collegamento remoto
Strumenti
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Statistiche Agente Dati di Vendita
Statistiche Agente Dati Contabili
Itinerari
Informazioni di marketing
La Posta
Catalogo Fotografico Agente (per l'acquisizione dell'ordine)
Catalogo Fotografico Sede (gestione e stampa)
Tecnologia avanzata
Il programma è strutturato come un Wizard, cioè un programma continuamente autoguidato per la
compilazione di ogni maschera e per l'utilizzo di ogni modulo. L'utilizzo della penna ottica (modulo
opzionale) è una ulteriore spinta a semplificare al massimo il lavoro del personale di vendita in modo che
l'introduzione di questo nuovo strumento non distragga l'attività principale dell'utente. La nostra esperienza
in questi anni di sviluppo di Sistemi Informativi Gestionali insegna che ogni società ha una propria
caratteristica organizzativa che la rende diversa dalle altre e che ne è la propria base di successo. Proprio
per questo una qualsiasi procedura informatica deve essere adeguata a questa caratteristica e non
viceversa. Per questo ogni modulo di Arianna può essere personalizzato per ogni singola necessità.
Arianna è strutturato per avere 3 livelli gerarchici di controllo e di operatività:
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La sede
Il capo area
L'agente
I tre livelli garantiscono alla sede un controllo capillare del territorio e al capo area un controllo giornaliero
ed immediato dei propri addetti.
Il vostro partner: Skemalog Data Technology Communication
Ormai è sempre più chiaro che la sfida del 2000 sarà vinta da quelle aziende capaci di coordinare le risorse
interne ed esterne in un processo produttivo e commerciale armonico, che consenta di sapere prima della
concorrenza, dove, come e quando, le risorse siano disponibili ed impiegabili. Siamo sicuri che anche la
vostra azienda sa di poter vincere la sfida anche nella misura in cui costruirà un sistema informativo in grado
di coordinare e gestire le proprie risorse: l'informatizzazione della Rete di Vendita è in questa ottica una
attività primaria per l'immagazzinamento di informazioni “interne ed esterne” determinanti per conoscere e
comprendere il mercato. I partner che potranno essere scelti per questa operazione sono vari e diversi ma
l'azienda non potrà far a meno di un partner sicuro e affidabile, con il quale costruire e mantenere questa
nuova attività. Il nostro pool tecnico è certo di garantire il successo di questo progetto, scommettendo con
voi sul successo di quanto verrà realizzato.
Quando diciamo che la nostra società è pronta a scommettere insieme a voi, intendiamo proprio questo; il
nostro personale sarà, nel periodo di realizzazione del progetto, parte integrante della vostra organizzazione,
ora agente e ora azienda, in modo che in prima persona possa cogliere i problemi, che certamente ci
saranno in fase di avvio, e tradurli in pregi.
La nostra organizzazione è anche in grado di fornire un servizio “chiavi in mano” comprensivo non solo del
software, ma anche dell'hardware e dell'assistenza alla rete sia per l'utilizzo che per le apparecchiature.
Skemalog Data Technology Communication
Skemalog Data Technology Communication si occupa della fornitura di servizi di manutenzione e di
gestione di ambienti caratterizzati dalla presenza di prodotti realizzati internamente o interfacciati con
prodotti multivendor. Costituita nel 1986, attraverso varie esperienze professionali ed imprenditoriali, oggi la
Skemalog DTC si presenta sul mercato come una società giovane e dinamica, attenta non solo alle nuove
tecnologie informatiche, ma alle esigenze del cliente e fortemente motivata nell’applicazione e nell’utilizzo
di nuove tecnologie. L’organizzazione delle attività è stata definita con la finalità di rendere disponibile al
cliente una soluzione caratterizzata da multidisciplinarità: per poter dare tutte le necessarie garanzie al
cliente sulla riuscita di un progetto che vada dall’identificazione del problema allo studio ed attuazione
pratica della soluzione; alta specializzazione: affinché in ogni fase del progetto il servizio venga svolto da un
gruppo di lavoro costituito da specialisti con le competenze necessarie per raggiungere l’obiettivo.
L’obiettivo istituzionale della società è quello di proporsi come interlocutore primario, offrendo alle aziende
clienti prodotti e servizi ad elevato contenuto tecnologico.
Modulo base
Il modulo base è costituito dalle seguenti
applicazioni:
Per la sede:
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procedure di interfacciamento tra il
sistema gestionale del cliente ed il
server
programmi di preparazione dei file di
invio e di ricezione per ogni agente
programma di collegamento remoto
archivi e tabelle
Per l'agente:
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programma gestione ordini
programma di collegamento remoto
archivi e tabelle
strumenti
posta elettronica
Le procedure di interfacciamento con i file della procedura di base permettono l'interscambio di
informazioni riguardanti gli archivi clienti, articoli, listini, tabelle dei pagamenti, condizioni commerciali,
promozioni, etc.
Il programma di spedizione e di ricezione delle informazioni per e da agente è realizzato a modalità di
Caselle Postali dove in ognuna di esse vengono incasellati i documenti di ogni singolo agente, in modo da
poter riconoscere i tempi e le modalità di accesso di ognuno.
Gestione ordini
Con una semplice e veloce ricerca tramite le
iniziale del nome o della località è possibile
individuare il cliente.
Immediatamente si potrà procedere alla
selezione dei prodotti per la vendita.
È possibile, con un modulo opzionale, l'utilizzo
della penna ottica. In questo caso l'agente
non utilizzerà il computer per l'acquisizione
dell'ordine ma gli sarà sufficiente utilizzare un
listino cartaceo con codice a barre e rilevare i
prodotti o le campagne di interesse al cliente.
Il listino con il codice a barre potrà essere
stampato direttamente dall'agente ed essere
gestito dalla sede, modificando l'elenco dei
prodotti in funzione della disponibilità,
evitando così l'acquisizione di ordini non
evadibili.
Una volta proposto l’ordine si potrà ancora intervenire per modificare ogni singola riga d'ordine o per
inserire nuovi prodotti. Nel caso in cui siano stati venduti prodotti di diverse società il programma esporrà gli
ordini suddivisi specificando per ognuna le rispettive condizioni commerciali.
Definito ogni dettaglio l'agente potrà stampare in duplice copia l'ordine; una per la firma di accettazione e
una in copia al cliente. Gli ordini possono essere modificati sino al momento in cui non vengono spediti alle
rispettive sedi.
Dati di vendita
Semplice ed immediata è la procedura con
la quale si possono ricercare informazioni sugli
ordini e sul fatturato per società,
agente/subagente, regione, provincia,
località, itinerario, cliente e campagna.
È possibile visualizzare gli ordini già fatturati e
non.
Il risultato della ricerca è diviso in 3 aree:
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ordini
righe dell'ordine
totali
La visualizzazione dell’ordine è completa:
sono presenti a video tutti i dati della testata
(anagrafica) e le righe d’ordine con il
dettaglio dei dati relativi.
Il risultato delle ricerche e delle selezioni potrà essere scaricato in modo automatico su un foglio elettronico
di Microsoft® Excel per ulteriori analisi lasciando all’utente l’ulteriore possibilità di personalizzare i dati
elaborati.
Dati contabili
Da questa procedura è possibile conoscere la
posizione contabile dei propri clienti ed in
particolare conoscere eventuali situazioni
debitorie potendo poi stampare un dettaglio
delle fatture non pagate.
Si possono ottenere anche informazioni sulla
data dell'ultimo ordine di ogni cliente.
Il metodo di selezione è simile a quello delle
statistiche di vendita.
Il risultato ottenuto può essere stampato.
Le stampe sono di due tipi:
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stampa dell'elenco visualizzato tipo
anagrafica cliente (è comunque
possibile ordinare la stampa per
ragione sociale , indirizzo, località,
provincia, data ultima visita)
stampa per singolo cliente dove vengono riportate le informazioni sui movimenti contabili.
È possibile visualizzare i movimenti contabili per ciascuna società cliccando sulla società desiderata.
Itinerari
Questa procedura è stata ideata per
agevolare ed organizzare al meglio l'attività di
vendita dando anche uno strumento di
controllo delle attività sia per la sede che per
l'eventuale capo area.
Nell'anagrafica cliente dovrà essere inserita
una caratteristica che identifichi per ogni
cliente a quale gruppo d'itinerario appartiene.
Come tutta la procedura Arianna, la
creazione dell'itinerario è sviluppata in
modalità Wizard.
I passaggi sono rapidi e molto chiari.
Viene impostata inizialmente la settimana, poi
l'indicazione dell'itinerario desiderato ed
automaticamente il programma proporrà
l'elenco dei clienti appartenenti a
quell'itinerario.
La lista è in ordine alfabetico.
Scelto il cliente vengono visualizzate informazioni sulle rispettive società quali data ultima visita e se debitore.
Una volta compilato l’itinerario sarà possibile vedere in anteprima la stampa, stamparlo o trasportarlo in
Microsoft® Outlook.
Catalogo fotografico
Catalogo fotografico agente
Tramite questa funzione è possibile acquisire gli ordini
selezionando le foto dal catalogo fotografico per:
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novità
gruppi di prodotti
campagne di vendita
generale
ed acquisire l'ordine facendo vedere al cliente le
foto del prodotto.
Catalogo fotografico sede
Tramite questa funzione è possibile stampare cataloghi personalizzati per i clienti contenenti le foto dei
prodotti con le relative informazioni:
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codice prodotto
codice a barre
codice prodotto del cliente
descrizione
prezzo di vendita
numero di pezzi per confezione
Informazioni di marketing
Attraverso questo modulo la società è in grado di ricevere informazioni commerciali e di marketing che le
permetteranno di conoscere giornalmente l'operato del proprio agente, avere informazioni sui propri clienti e
sulla propria attività di vendita.
Attraverso veloci questionari, modificabili periodicamente dalla sede, si potranno ottenere informazioni per
conoscere in modo rapido l'andamento di una promozione, il successo di un nuovo prodotto, le opinioni dei
consumatori, le scorte del cliente, informazioni sulla concorrenza, etc.
Il riepilogo di queste informazioni saranno rese disponibili sul server ed aggiornate ad ogni trasmissione.
La posta
Il programma di gestione della Posta di Arianna si appoggia sul programma Microsoft® Outlook.
La scelta è stata determinata dal fatto che essendo Microsoft® Outlook un programma freeware ed essendo
abbinato a Microsoft Windows95 e Windows98 è facilmente reperibile su tutti i personal computer ed è
certamente un programma conosciuto da tutti. Microsoft® Outolook incorpora funzioni di agenda (telefonica
e di diario) importanti anche queste per gli agenti.
Soluzione completa
La nostra organizzazione è in grado di fornire tutte le apparecchiature hardware necessarie per l'utilizzo di
Arianna.
La fornitura potrà avvenire in vendita o tramite un servizio di noleggio in modalità di “Rinnovamento
Tecnologico.
Il servizio di “Noleggio con Rinnovamento Tecnologico” è una opportunità molto interessante, oltre a
permettere una dilazione nel tempo dell'investimento e ad avere un canone omnicomprensivo di assistenza e
assicurazione, permette di chiedere, durante la durata del contratto, un aggiornamento delle
apparecchiature (ampliamento, modifica o cambiamento delle stesse).
Requisiti di sistema
Arianna è stato realizzato da esperti analisti-programmatori Microsoft Certified in ambiente Microsoft®
Windows95 con linguaggio di programmazione VisualBasic6 appoggiandosi per alcune applicazioni speciali
programmi come Microsoft® Word, Excel ed Outlook.
La configurazione minima è :
Per gli agenti:
Notebook Pentium 200 con 64 MB di Ram 2 GB disco Win95/98
Per l’utilizzo del Catalogo fotografico sono necessari 64 MB di Ram, 4 GB di HD e
video a 14”
Microsoft Office (opzionale)
Modem PCMCIA a 28.800 Kb
Stampante a getto d'inchiostro che stampi i codici a barre
Penna ottica (opzionale)
Per la sede
PC Pentium 400 con 64 MB di Ram 4 GB di disco Win 95/98
Microsoft Office (opzionale)
Modem a 28.800 Kb
Stampante Laser
La nostra organizzazione collabora con:
A.I.E. ASS. ITALIANA EDITORI
ACEK
ADEMCO ITALIA Spa
AIR-KOSMO
ALTEA
ANTALIS Srl
APE LAZIO
ARJOMARI
ASTRO
BATTISTERO PARMA
BERTOLOTTI
BIANCHI CUSCINETTI
BOHLER UDDEHOLM
BOOTS HEALTCARE
BOUTY
BSH ELETTRODOMESTICI
BURATTI MARINO
CAMOMILLA
CANETTA Spa
CERVOTESSILE Spa
CESANA
CIA
CIC VIDEO
COCHIS
COFIMO SIM
COLART Spa
COMUNE di ROVELLASCA
COMUNE di BRESCIA
CONFIDA
CONSORZIO BIBLIOTECARIO
CORDIS
CORDUSIO
CORONET
DERBY RUOTE
DHJ INDUSTRIES
DIGICOM
DOROM
DOUPHIN
EDS LAN
EL.GA
ELESA
EMILCART Spa
FAROTTO SERGIO
FILA
FILIBERTI Spa
FLUXA FILTRI
FRANCEFINANCE
FRIGORAM
FUSE' CARLO
GENERALE BANK
GIENNE PHARMA
GIVER PROFUMI
GRUPPO SISTEMA
GRUPPO UGO MURSIA
GUERLAIN
Milano
Lomazzo (Co)
Corsico (Mi)
Milano
Milano
Milano
Milano - Roma
Milano
Cornaredo (Mi)
Parma
Milano
Milano
Milano
Mozzate (Co)
Sesto S. Giovanni (Mi)
Milano
Somma Lombardo (Va)
Buccinasco (Mi)
MI TO GE Roma NA
Gallarate (Va)
Vimercate (Mi)
Paderno Dugnano (Mi)
Milano
Torino
Milano
Milano
Rovellasca (Co)
Brescia
Milano
Novate Milanese (Mi)
Sesto S. Giovanni (Mi)
Milano
Corsico (Mi)
Assago (Mi)
Pero (Mi)
Cardano al Campo (Va)
Rozzano (Mi)
Milano
Vimercate (Mi)
Cesano Maderno (Mi)
Monza (Mi)
San Quirico (PR)
Milano
Pero (Mi)
Oggina S. Stefano (Va)
Milano
Milano
Milano
Magenta (Mi)
Assago (Mi)
Milano
Milano
Cesena
Milano - Roma - Torino
Gerenzano (Va)
HILTI ITALIA
HYDRO ALLUMINIO
IBM SEMEA
INTERNATIONAL PBI
ISCAR
ITALTEL
JOHNSON CONTROLS
JUNGHEINRICH
KRAUTLI
LANIER
LECLAND
LOCKWOODS
LUIGI BIANCHI
MAN ROLAND
MAPPY ITALIA
MCGRAW HILL LIBRI ITALIA
MECTEX Spa
MILESI
MONSANTO
MOLNLYCKE HEALTH CARE
NADELLA
NOVA SURGELATI
NUTRICIA/MILUPA
OTIS
OVAS Sas
PAINI
PERFETISOL Spa
PRUDENTIAL VITA
QUADRIGA ITALIA
RENTEX
REPSOL ITALIA
RHIAG
RUREDIL
SAMSONITE
SCA HYGIENE PRODUCTS
SEDGWICK
SEMAT
SEMELFIN Spa
SFIR
SINGER ITALIA
SIOLI&FONTANA
SIPEC
SLIM
SOCONOMAR
TI.PI.
TOSHIBA
TSY SYSTEM
UBOLDI Srl
UNICHIPS
UNISOURCE ITALIA
UNIVERSAL ITALIA
USL 40 - OSP. LECCO
WALTER USAP
WEISS
Milano
Ornago (Mi)
Milano
Milano
Arese (Mi)
Milano
Milano
Milano
Milano
Segrate (Mi)
Milano
Fidenza (Pr)
Gallarate (Va)
Milano
Cesate (Mi)
Milano
Erba (Co)
Bareggio (Mi)
Peschiera Borromeo (Mi)
Busto Arsizio (Va)
Milano
Milano
Cinisello Balsamo (Mi)
Milano
Erba (Co)
Pogno (No)
Milano
Milano
Milano
San Giuliano M.se (Mi)
Milano
Milano
San Donato M.se (Mi)
Saltrio (Va)
Busto Arsizio (Va)
Milano
Arcore (Mi)
Milano
Cesena
Milano
Cinisello Balsamo (Mi)
Milano
Biassono (Mi)
Milano
Vigevano (Mi)
Agrate (Mi)
Novate Milanese (Mi)
Albizzate (Co)
Milano
Milano
Milano
Lecco
Fino Mornasco (Co)
Milano
SKEMALOG
DTC
Data Technology Communication
Skemalog Data Technology Communication S.r.l.
Via Trento 59 - 20021 Ospiate di Bollate, Milano - Tel. 02 383.024.15 - Fax 02 383.021.06
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