SEGRETERIA GENERALE - Portale Ugl della Federazione delle

 SEGRETERIA GENERALE
Roma, 12/12/12 prot 471
Spett.li Segretari
Federali
Regionali
Provinciali
Federazione Nazionale delle Autonomie
SEDI
e.p.c.
Alla Confederazione UGL
Organizzazone
Alla c.a. Vice Segretario Generale dott. Serafino Cabras
Oggetto: disposizioni su rimborsi./////
Cari segretari,
ravvisata l’esigenza, viste le continue e non congrue richieste di rimborsi pervenute a questa segreteria nazionale,
di regolamentare correttamente la questione relativa alle spese ed ai rimborsi riguardanti questa federazione, ho
deciso nel rispetto e per una correttezza reciproca, ad a tutela di tutti voi onde poter programmare anche
economicamente gli spostamenti da effettuarsi su il territorio dei segretari federali ed onde evitare eventuali
richieste di contributi per situazioni non preavvisate ne concordate con questa segreteria, di dare una corretta
disciplina a tutta la gestione relativa alle spese.
Ciò premesso si dispone quanto segue:
Rimborsi
I rimborsi spese chiesti alla segreteria generale per attività sindacale e preventivamente autorizzata mediante il
modello allegato A), dovranno essere documentate e restare nei limiti massimi stabiliti come di seguito:
Spese di viaggio e trasporto
1. mezzo proprio, sulla base del tracciato chilometrico più veloce tramite tabella ACI specifica per il
modello di mezzo utilizzato da specificare nella richiesta di autorizzazione, nonché le spese relative ai
pedaggi autostradali debitamente documentati tramite ricevuta;
2. treno, per l’equivalente della tariffa di seconda classe eurostar;
3. aereo, classe economica o alle tariffe più convenienti applicate dal vettore per i residenti nelle isole
ovvero come soluzione più economica rispetto alle precedenti.
Spese di vitto
Un massimo di € 30,00 per ogni pasto, per un massimo di due pasti giornalieri.
Spese di alloggio
Pernottamento in hotel rimborsato interamente, fino alla categoria tre stelle, a fronte di presentazione della
relativa documentazione in originale, nel caso in cui il pernottamento sia riferito ad una categoria superiore si ha
diritto ad un rimborso parziale fino ad una concorrenza di € 100,00 per notte (preventivamente autorizzato per
iscritto).
Le misure indicate hanno la funzione di fissare un limite massimo a queste particolari tipologie di rimborso che
non potrà essere superato neppure in presenza di eventuali e accertati maggiori costi sostenuti.
I particolari casi sopra documentati non sono di per se esaustivi in quanto la Segreteria Generale potrà, con
proprio atto, individuare altre tipologie di rimborsi per specifiche esigenze.
Le spese di rappresentanza sono fondate sull’esigenza della Federazione di manifestarsi all'esterno e di
intrattenere pubbliche relazioni con soggetti ad essa estranei in rapporto ai propri fini statutari.
Compensi e rimborsi
Compensi per attività svolta.
1) i compensi versati a un dirigente sindacale che svolge l’attività con rapporto di collaborazione, costituendo
reddito assimilato a quello di lavoro dipendente, dovranno essere oggetto di ritenuta d’acconto da parte della
Federazione;
2) i compensi versati a liberi professionisti (commercialisti, ragionieri, avvocati, eccetera) per le prestazioni
professionali dovranno essere oggetto di ritenuta d’acconto da parte della Federazione prevista per tale tipo di
reddito.
Rimborsi spese
Sono rimborsi di somme concesse per svolgere il mandato sindacale.
Autorizzano la trasferta e il relativo rimborso spese, ognuno nel proprio ambito di competenza (il Segretario
Generale se a carico della Federazione Nazionale).
Sono previste tre diverse forme di rimborsi:
1)
il rimborso forfettario (o indennità di trasferta), per il cui pagamento non occorrono giustificativi di spesa
corrisponde a € 46,48 per giorno se la trasferta è in Italia, e fino a € 77,47 per le trasferte all’estero. In questi
importi non si considerano le spese di viaggio e di trasporto ma solo di vitto e alloggio.
Se si fruisce gratuitamente (o si rimborsano a piè di lista) le spese di alloggio o di vitto, i limiti indicati
sopra sono ridotti di 1/3, ovvero € 30.99 (o di 2/3, ovvero € 15,49, nel caso in cui si usufruisca sia di alloggio che
di vitto). Nessuna riduzione deve essere operata nel caso in cui manchi il pernottamento per il fatto che la
trasferta sia inferiore alle 24 ore.
2)
il rimborso analitico riguarda le spese sostenute per viaggio e trasporto vitto e alloggio o altre spese
assimilate.
a)
Spese di viaggio e trasporto
Il viaggio deve sempre essere autorizzato tramite il modulo di cui all’allegato A) e deve essere riferito in maniera
esclusiva alla persona autorizzata.
In nessun caso sarà possibile rimborsare spese non autorizzate preventivamente.
Sono rimborsabili i costi effettivamente sostenuti per il raggiungimento del luogo dove si deve svolgere l’attività
sindacale.
Tali spese sono rimborsabili, di regola, a partire dalla sede oppure dall'abitazione.
b)
Spese di vitto e alloggio
Sono rimborsabili le spese di vitto e alloggio (se autorizzato) sostenute per svolgere l’attività. Va acquisita la
relativa documentazione fiscale: ricevute, fatture, scontrini in originale.
c)
Altre spese assimilate
Sono inoltre rimborsabili tutte le altre spese di cui si può documentare di avere effettivamente sostenuto per lo
svolgimento dell’attività. Ad esempio: materiale di cancelleria, telefonate o fax fatte per comunicare con la sede o
con gli iscritti.
Per il rimborso del telefono la Federazione, anche attraverso i suoi Coordinamenti Nazionali, acquisterà
direttamente le ricariche dei cellulari e le assegnerà a coloro che, per il tipo di incarico svolto, hanno necessità di
questo tipo di collegamento.
3) il rimborso misto, che comprende sia il rimborso forfetario che il rimborso delle spese documentate.
I documenti fiscali validi per dimostrare le spese sostenute sono la ricevuta fiscale o la fattura intestate alla
Federazione. Lo scontrino fiscale può essere usato solo ed esclusivamente nei casi in cui non sia possibile
produrre fattura. Tutti i documenti devono essere presentati in originale.
Per ciò che riguarda eventuali richieste di contributi alla segreteria generale di questa Federazione, gli stessi non
saranno possibili se non concordati preventivamente con la segreteria prima di intraprendere l’azione che ha
provocato l’eventuale richiesta di contributo.
Consapevole di aver agito nella tutela e nell’interesse di tutti voi, vi porgo cordiali saluti.
Il Segretario Generale
Federazione Nazionale delle Autonomie
Marco Marini
AUTORIZZAZIONE TRASFERTA / RIMBORSO SPESE
a recarsi nei giorni
Si autorizza
presso__________________________________________per ________________________
Uso auto propria:
autorizzato
n
non autorizzato
(firma leggibile di autorizzazione trasferta)
, li______
Autorizzazione pernottamento:
autorizzato
n
non autorizzato
((firma leggibile di autorizzazione pernottamento)
, li______
Il sottoscritto
rimborso per le seguenti spese:
chiede il
NOTA SPESE (allegare in originale i giustificativi di spesa)
€
KM effettuati con auto propria Euro 0.25 x Km
Pedaggi autostradali
€
Spese di viaggio
€
€
Spese di alloggio
Spese di vitto
€
Diaria giornaliera a forfait (art. 20)
€
Altre spese………………………………………………
€
Totale rimborso €
N°giustificativi allegati
Firma
Data
data
, rimborso n._
(firma di leggibile di autorizzazione al rimborso)