Procedura Gestione della documentazione e delle registrazioni

Liceo Scientifico e
Classico
“Antonio Banfi”
Obiettivo del
processo
Proprietario del
processo
Input
Output
Procedura
Gestione della documentazione e delle registrazioni della qualità
Rev.
Gestire e tenere sotto controllo tutta la documentazione e i dati dell’istituto
Rappresentante della direzione
Documenti, dati e registrazioni di origine interna ed esterna
Aggiornamento della documentazione
Tutti i documenti del sistema di gestione della qualità (manuale della qualità, procedure, istruzioni operative
e modulistica) sono identificati con logo aziendale, tipologia di documento, titolo, stato di revisione, data e
numero di pagine. Il manuale della qualità è emesso dal Responsabile della Qualità ed è approvato dalla
Direzione. Le procedure, le istruzioni operative e i relativi moduli sono emessi dal Responsabile di Funzione
di competenza e approvati dalla Direzione.
I documenti di origine esterna (norme e leggi) sono identificati con le indicazioni riportate dalla fonte e
quando possibile, con un timbro, una firma o il nome del responsabile di competenza. Il nome del
documento con la revisione sono riportati in apposito elenco norme e leggi.
Prima dell’emissione, o compilazione tutti i documenti di origine interna e le registrazioni sono verificati e
approvati secondo specifiche competenze dai responsabili preposti alla loro gestione.
La modifica ai documenti di origine interna comportante la variazione del testo, prevede l’aggiornamento
dello stato di revisione e, ove possibile, la segnalazione mediante barra laterale a destra della modifica o la
riformulazione del documento ex novo.
Prima della riemissione, i documenti modificati sono riesaminati e approvati dalle stesse funzioni che hanno
eseguito la prima stesura.
La distribuzione dei documenti cartacei avviene in forma controllata a carico del responsabile di
competenza riportando l’elenco dei destinatari nella parte posteriore del documento originale e facendo
apporre la firma per accettazione dal destinatario.
La corretta conservazione dei documenti cartacei è a carico di ciascun destinatario che provvede a
preservarli e proteggerli onde permetterne la durata nel tempo di utilizzo.
Mensilmente vengono effettuati salvataggi e aggiornamento dell’antivirus per la protezione dei documenti
su supporto informatico
I file critici sono protetti da password.
La valutazione dello stato delle norme e leggi cogenti è effettuato periodicamente attraverso internet,
commercialista e consulenti.
I documenti superati, che vengono tenuti per una conoscenza storica, sono barrati diagonalmente con la
dicitura superato e la sigla del responsabile.
I documenti non più in vigore sono rimossi dai centri di utilizzo e vengono distrutti prima di essere cestinati.
Il documento “elenco dei documenti e matrice delle responsabilità”, aggiornato dal Responsabile della
Qualità e approvato dalla Direzione, è il documento che esprime lo stato di gestione di tutta la
documentazione e di tutte le registrazioni della qualità.
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