Tenuta sotto controllo dei documenti e delle registrazioni

PG 05
PROCEDURA
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DOCUMENTI E DELLE
REGISTRAZIONI
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COPIA N° Unica
n.
revisione
Data
Emissione
0
1
04.04.05
12.05.06
Redatto
Firma Resp.
data 12.05.06
DISTRIBUITA A CED
REVISIONI
Descrizione
Prima emissione
Precisazione in merito alla
distribuzione controllata della
documentazione del SGQ.
Inserita esemplificazione della PO
Precisazione in riferimento all’utilizzo
dei documenti master forniti da terzi
Introduzione codici identificativi della
modulistica da utilizzare
Verificato
Firma RGQ
data 12.05.06
Rif.
paragrafo
-
Rif.
pagina
-
5.1.1
7 di 14
5.1.2
12 di 14
5.1.2
5.2
13 di 14
14 di 14
Approvazione
Firma COORD
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INDICE
1
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ..............................................................................3
2
RIFERIMENTI..........................................................................................................................3
3
ACRONIMI................................................................................................................................3
4
LEGENDA FLOW CHART.......................................................................................................4
5
DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’......................................................................................5
5.1 FLOW CHART PROCESSO TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI .......................................5
5.1.1 Descrizione processo tenuta sotto controllo dei documenti ..............................6
5.2 FLOW CHART PROCESSO DI IDENTIFICAZIONE DOCUMENTI ........................................................9
5.2.1 Descrizione processo di identificazione documenti .............................................9
6
MODULISTICA ......................................................................................................................14
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1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Lo scopo della presente procedura è quello di descrive le modalità, le responsabilità e le
azioni relative alla gestione deI seguenti processi:
• tenuta sotto controllo dei documenti;
• identificazione dei documenti.
In tale momento INCA-CGIL intende verificare la fattiva applicazione delle modalità
operative in conformità alla documentazione di sistema qualità ed alla norma di
riferimento, monitorando e valutando così la capacità dei processi di raggiungere gli
obiettivi posti.
2 RIFERIMENTI
Norma UNI EN ISO 9001:2000 p.to. 4.2.3 - 4.2.4
3 ACRONIMI
DIR
COORD
RES
OPE
RGQ
RSPP
CED
COF
COT
CPR
CVO
Direzione provinciale
Coordinatore regionale
Responsabile di Zona (operatore)
Operatore
Resp. Gestione Qualità regionale/provinciale
Resp. Servizio Prevenzione e Protezione
regionale/provinciale
Centro Elaborazione Dati
Commissione formazione regionale/provinciale
Commissione tecnica regionale/provinciale
Collaboratore a progetto regionale/provinciale
Collaboratore Volontario regionale/provinciale
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4
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LEGENDA FLOW CHART
INPUT/OUTPUT
PROCESSO
INTERCONNESSIONE
DECISIONE
DOCUMENTO
INIZIO/FINE
CONNESSIO
NE
ATTIVITA'
FLUSSO
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DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’
5.1 Flow chart processo tenuta sotto controllo dei documenti
Inizio
task 1
Redazione documento
task 2
Modifiche documento
check1
no
Verifica
documento
si
no
check2
Approvazione
documento
si
task 3
Distribuzione documento
task 4
Revisione documento
task 5
Gestione documento
1
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5.1.1
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Descrizione processo tenuta sotto controllo dei documenti
Task 1 Preparazione documento:
L’attività di preparazione consiste nella scrittura del documento da parte di RGQ attraverso
la descrizione delle attività interessate, con l’indicazione delle responsabilità delle persone
che sono coinvolte nello svolgimento delle attività stesse.
La preparazione è il frutto della raccolta di informazioni e dati, realizzata da RGQ con la
collaborazione dei Responsabili di Funzione e di tutto il personale interessato, la quale
consente di descrivere in modo dettagliato e comprensibile la realtà organizzativa,
attraverso l’esposizione delle modalità di svolgimento delle attività.
Il documento viene redatto in bozza, per l’identificazione si rimanda alla connesione 1.
Check 1 Verifica documento:
L’attività di verifica, viene eseguita da RGQ e i Responsabili individuati e consiste nel
controllo di:
• correttezza e congruenza dei contenuti del documento rispetto ai requisiti delle
normative di riferimento;
• coerenza e congruenza rispetto alla realtà organizzativa.
Ad esito negativo segue il task 3 relativo alle modifiche, altrimenti si prosegue nel check 2
di approvazione.
Check 2 Approvazione documento:
• DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE INTERNA
L’attività di approvazione, a carico di COORD, avviene a seguito della verifica effettuata
dal RGQ, attraverso il controllo della coerenza dei contenuti con gli input che l’hanno
originata e con le caratteristiche della struttura organizzativa.
• DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE ESTERNA
L’approvazione all’utilizzo dei documenti di origine esterna (norme, leggi, regolamenti
,ecc) avviene tramite comunicazione scritta o attraverso l’attività di formazione diretta
(l’evidenza oggettiva è rappresentata dalla registrazione dell’attività svolta sulla scheda di
formazione presente sul sistema informativo).
Se il documento di origine esterna è presente sul sistema informativo (SIINCA ed altri
strumenti) la presenza in esso/i attesta il controllo del documento stesso.
Ad esito negativo si attiva il task 2 modifiche, altrimenti si prosegue al task 3 distribuzione.
Task2 Modifiche documento:
A seguito dei controlli di verifica ed approvazione può essere opportuno dare luogo a
modifiche alla documentazione, prima di renderla ufficialmente in vigore, in questo caso
sulla bozza si dà evidenza del contenuto modificato; in seguito si ripercorrono i check di
verifica ed approvazione sopra esposti.
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Task3 Distribuzione documento:
La distribuzione dei documenti può avvenire in forma controllata o non controllata (es., su
richiesta di enti).
In caso di distribuzione non controllata, RGQ non è obbligato a tenere aggiornato il
ricevente sulle modifiche effettuate in date successive alla consegna.
In caso di distribuzione controllata,(MANUALE,PROCEDURE,ECC) verso soggetti esterni è
cura di RGQ della sedi regionale/provinciale utilizzare il modulo Lista di Distribuzione
sempre compilata con le seguenti informazioni:
- Codice identificativo del documento;
- Indice di revisione;
- Numero di copia;
- Destinatario;
- Data di distribuzione;
- Firma del destinatario per ricevuta.
Di tale Lista di Distribuzione, ne viene redatta una per la gestione dei seguenti documenti:
a) Il Manuale Qualità;
b) Le Procedure gestionali;
c) Ogni altro eventuale documento sia interno che esterno (Norme,regolamenti,ecc)
che necessiti di distribuzione per uso.
Al momento in cui un documento del sistema qualità viene superato da una revisione, il
CED su indicazione del COORD della sede regionale ha il compito di sostituirlo dal sistema
informativo con il documento ultimo.
Si considera distribuzione controllata la documentazione del sistema qualità presente sulla
rete intranet accessibile dal sito www.incatoscana.it in versione di sola lettura.
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Task4 Revisione documento:
Qualora sorga l’esigenza di modificare la documentazione in vigore (es.: a seguito del
riesame del sistema, mutamenti organizzativi, mutamenti normativi, ...), la proposta di
modifica viene presentata dal personale o dal RGQ regionale/provinciale.
COORD verificata la necessità di revisione della documentazione del sistema assegna al
personale interessato l’incarico; successivamente il RGQ verifica la coerenza con i
contenuti della norma di riferimento.
Se l’esito del controllo effettuato dal RGQ è positivo COORD procede alla verifica della
fattibilità a livello organizzativo apponendo se positiva la firma di approvazione sul
documento stesso.
Per la redazione del documento il RGQ e il COORD provvedono ad assicurare la
sospensione totale o parziale dell’utilizzo dei documenti in corso di revisione, al fine di
verificare l’impatto organizzativo/tecnico delle modifiche, che aggiorneranno il documento
e la sua identificazione iniziale, sia in intestazione di pagina che al piè di pagina.
Si aggiornano poi i documenti del sistema ove si richiama l’indice e stato di revisione del
documento, vedi identificazione documenti e qualora sia stato distribuito si aggiorna la
Lista di distribuzione.
Quando la revisione interessa un documento di origine esterna, il CED provvede all’
aggiornamento dei documenti sul sistema informativo.
Task5 Gestione documento:
A seguito dell’ approvazione il CED conserva una copia (master o file di back up) di tutti i
documenti in uso (manuale della qualità, procedure gestionali e operative, modulistica e
documenti di origine esterna).
Per i documenti di origine esterna RGQ effettua una continua ricerca delle informazione
tramite internet, contatti con associazioni, contatti con enti committenti o direttamente dal
personale dell’organizzazione.
Per tutti i documenti master si predispone back-up periodico a cura del CED.
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Flow chart processo di identificazione documenti
1
Inizio
task 1
Identificazione documento
task 2
task 3
Manuale
task 4
Procedure ed
istruzioni
Moduli
task 5
Documenti di origine esterna,
norme leggi e regolamenti
task 6
Archiviazione
5.1.2
Descrizione processo di identificazione documenti
Task 1 Identificazione documento:
I documenti di S.Q. devono essere identificati in maniera tale da renderli prontamente
verificabili, da coloro che li utilizzano come linee guida o strumenti nell’applicazione delle
modalità operative definite.
Le tipologie individuate nel nostro S.Q. sono:
Documenti della qualità: essi sono prescrittivi per le attività operative e sono generati
all’interno dell’organizzazione (si veda manuale della qualità, procedure gestionali e
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operative, modulistica).
Si considerano documenti della qualità anche quei documenti che provengono dall’esterno
quali norme, leggi e regolamenti, prescrizioni del cliente/utente, che impattano sulla
qualità del servizio reso.
Registrazioni della qualità: sono le evidenze documentali che dimostrano l’effettiva
applicazione delle modalità operative definite, considerando come tali anche le
registrazioni che devono essere redatte a seguito di prescrizioni normative, prescrizioni del
cliente/utente.
Nell’eventuale fase di sperimentazione i documenti, ove possibile, sono identificati con la
dicitura “bozza”.
Task 2 Manuale della Qualità:
Il Manuale della Qualità, MQ è costituito da sezioni o capitoli da 0 a 8.
Abbiamo un fronte pagina con l’indicazione di :
- estremi dell’organizzazione in tutte le sue sedi;
- normativa di riferimento (UNI EN ISO 9001:00);
- firma del RGQ della sede regionale;
- firma del COORD;
- indicazione dell’indice di edizione e data(ogni 10 revisioni il manuale viene riemesso
nella successiva edizione);
La prima pagina deve riportare l’indice del manuale.
Di seguito deve essere indicato lo stato delle revisione dei paragrafi del manuale della
qualità.
L’intestazione di ogni sezione del manuale deve riportare le seguenti informazioni:
MANUALE DELLA QUALITA’
Titolo
MQ 00
Rev. 00
Pag. X di Y
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Task 3 Procedure gestionali e/o operative:
La procedura si definisce per descrivere il flusso di attività che costituiscono il o i processi,
qualora si ritenga necessario si possono realizzare istruzioni in cui vengono dettagliate le
attività.
Ogni prima pagina di singola procedura o istruzione viene cosi identificata:
PG 00
PROCEDURA
GESTIONALE
Rev.
Data
TITOLO
Pagina x di y
- per le procedure gestionali la codifica è la seguente PG 00: PG indica la
procedura gestionale della qualità; 00 indica il numero progressivo della procedura.
n.
revisione
REVISIONI
Descrizione
Data
Emissione
Redatto
Firma Resp.
Verificato
Firma RGQ
data
Rif.
paragrafo
Rif.
pagina
Approvazione
Firma COORD
data
Il contenuto minimo di ogni procedura gestionale è così strutturato:
a)
b)
c)
d)
e)
scopo e campo di applicazione, ovvero l’oggetto delle modalità operative;
riferimenti alla norma ISO 9001:00;
acronimi, indicanti i responsabili di funzione in organigramma;
legenda flow chart;
descrizione del processo, attraverso un diagramma di flusso, flow chart, e la
successiva descrizione delle singole attività costituenti il processo: possono essere
task, ovvero descrizione di attività, o check, descrizione di attività di verifica e
controllo a seguito dei task;
f) modulistica.
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Una procedura gestionale può avere come oggetto più processi indicati nello scopo e
campo di applicazione.
La revisione di una procedura gestionale si mantiene sotto controllo
attraverso
l’aggiornamento degli elementi di cui sopra che identificano il documento.
PO.00_xy
Procedura
Processo:
Responsabile
Processo:
Servizio:
Rev.
Data:
Pagina
- per le procedure operative la codifica è la seguente PO 00_XY: PO indica la
procedura operativa della qualità; 00 indica il riferimento alla procedura da cui nasce la
procedura operativa; _XY indica il codice ministeriale del servizio.
L’intestazione a pie di pagina deve riportare i seguenti campi:
Redatto
Verificato
Approvato
Operatore/Responsabile
Responsabile
Coord
Firma
Firma
Firma
Data:
Data:
Data:
Il contenuto minimo di ogni procedura operativa è così strutturato:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
numero attività;
descrizione attività;
responsabile attività;
dati ingresso attività;
dati uscita attività;
monitoraggio attività;
responsabile monitoraggio.
La revisione di una procedura operativa si mantiene sotto controllo
l’aggiornamento degli elementi di cui sopra che identificano il documento.
attraverso
Task 4 Modulistica:
La modulistica in uso presso l’organizzazione viene così identificata:
a) logo dell’organizzazione;
b) nome del documento;
c) codice alfa numerico così strutturato: mod. 00-PGXY (00 indica il numero
progressivo della modulistica collegata alla procedura gestionale e XY indica il
riferimento alla procedura);
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d) Revisione e data.
Possono essere utilizzati nel corso dei processi operativi anche documenti master forniti da
terzi (enti previdenziali, assistenziali, ecc), in questo caso si utilizza l’identificazione già
presente sugli stessi; ricordiamo però che essi qualora siano documenti di evidenza delle
nostre attività, devono essere prelevati dagli Enti di riferimento e archiviati come
registrazioni della qualità.
Una modifica ad un modello genera l’aggiornamento dello stesso.
Task 5 Documenti di origine esterna:
I documenti di origine esterna sono identificati tramite la codifica e titolo dell’ente
emittente, per l’uso interno dell’organizzazione vengono validati dalle procedure operative.
Task 6 Archiviazione:
Durante l’applicazione delle modalità operative di sistema il personale dell’organizzazione
genera le registrazioni della qualità, tali documenti devono essere archiviati dai
responsabili individuati per fornire evidenza dell’applicazione del S.Q.
L’archiviazione deve avvenire in luoghi tali da evitarne il danneggiamento, il
deterioramento o lo smarrimento e garantirne la pronta rintracciabilità.
Nella definizione dei tempi si tenga conto di quanto previsto da normative applicabili alla
singola documentazione.
Per l’archiviazione mediante supporti informatici, si predisponga un periodico back-up di
salvataggio dati.
Per i documenti della qualità, almeno una copia di ogni documento superato da successiva
revisione, deve essere archiviato per un periodo minimo di 2 anni, tale documento deve
essere identificato mediante dicitura SUPERATO ed archiviato in una cartella personale del
RGQ.
5.2 Gestione delle registrazioni
Le registrazioni sono quei documenti necessarie per fornire l’evidenza oggettiva:
a) al Cliente della conformità del servizio ai requisiti contrattuali;
b) agli enti di controllo della conformità del sistema di gestione per la qualità alle
norme di riferimento;
c) al COORD per verificare l’efficace funzionamento del sistema di gestione per la
qualità e del conseguimento degli obiettivi e della politica della qualità.
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Tali documenti sono richiamati nel Mod. 01-PG05 ”Elenco dei documenti e delle
registrazioni” in cui si indica da chi e dove le registrazioni sono archiviate, quali sono i
tempi di archiviazione previsti in conformità alla normativa applicabile ed alle esigenze
interne.
I responsabili dell’archiviazione devono:
• verificare che le registrazioni siano leggibili e prontamente identificabili;
• garantirne la pronta rintracciabilità;
• conservarle in condizioni ambientali idonee a prevenire danni, deterioramenti o
smarrimenti;
• eliminare fisicamente le registrazioni il cui tempo di conservazione sia scaduto, a
meno di esplicite richieste da parte del COORD.
6
MODULISTICA
Mod. 01-PG05 Elenco dei documenti e delle registrazioni