CONTROLLO DEI DOCUMENTI, DELLE REGISTRAZIONI, DELLE

PROCEDURA
SISTEMA DI GESTIONE AZIENDALE
P01
CONTROLLO DEI DOCUMENTI, DELLE
REGISTRAZIONI, DELLE PRESCRIZIONI LEGALI
Rev. 2
01.2016
Codice Fiscale, Partita IVA,
CCIAA: 03166250179
Codice Fiscale, Partita IVA,
CCIAA: 03372780175
Codice Fiscale, Partita IVA,
CCIAA: 03789940982
Codice Fiscale, Partita IVA,
CCIAA: 02569860980
via Artigianato, 9
25030 Torbole Casaglia (BS)
tel. 030.2150044
fax 030.2650268
e.mail: [email protected]
www.farco.it
via Artigianato, 9
25030 Torbole Casaglia (BS)
tel. 030.2150381
fax 030.2650268
e.mail: [email protected]
www.farco.it
via Artigianato, 9
25030 Torbole Casaglia (BS)
tel. 030.2150381
fax 030.2650268
e.mail: [email protected]
www.eost.it
via Artigianato, 9
25030 Torbole Casaglia (BS)
tel. 030.2065000
fax 030.2065001
e.mail: [email protected]
www.farco.it
Revisione
Data
Descrizione
Redazione
Approvazione
0
01/2011
Prima emissione nell’ambito del sistema di
gestione integrato
Sergio Danesi
Roberto Zini
1
12/2012
Precisazione regole di salvaguardia dei
dati informatici (7) e gestione doc (4)
Sergio Danesi
Roberto Zini
2
01/2016
Gestione legislazione e normativa tecnica
energia
Sostituisce la procedura P 4.2 del preesistente Sistema di
gestione della qualità
Sergio Danesi
Roberto Zini
La revisione valida dei documenti del sistema di gestione è esclusivamente quella disponibile nel sito intranet aziendale. Non utilizzare stampe o fotocopie non verificate
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0. Sommario
0.
Sommario ............................................................................................ 2
1.
Premessa ed applicazione ..................................................................... 3
2.
1.1.
Scopo .................................................................................................................................. 3
1.2.
Campo di applicazione .......................................................................................................... 3
1.3.
Riferimenti normativi ............................................................................................................ 3
1.4.
Responsabilità ...................................................................................................................... 3
1.5.
Parametri di processo ........................................................................................................... 3
1.6.
Registrazioni ........................................................................................................................ 3
Modalità operative – documenti del SGA ................................................ 4
2.1.
Redazione dei documenti ...................................................................................................... 4
2.2.
Approvazione dei documenti ................................................................................................. 4
2.3.
Riesame dei documenti ........................................................................................................ 4
2.4.
Identificazione documenti e delle modifiche ........................................................................... 4
2.5.
Distribuzione dei documenti .................................................................................................. 5
2.6.
Conservazione dei documenti e delle registrazioni .................................................................. 6
3.
Documenti di origine esterna ................................................................ 7
4.
Registrazioni del SGA ........................................................................... 8
5.
Corrispondenza, preventivi e documentazione amministrativa ................. 9
6.
5.1.
Corrispondenza elettronica.................................................................................................... 9
5.2.
Documentazione amministrativa ............................................................................................ 9
Prescrizioni legali in materia di SSL ..................................................... 10
6.1.
Accesso alle informazioni .................................................................................................... 10
6.2.
Selezione della normativa applicabile ................................................................................... 10
6.3.
Aggiornamento registro delle prescrizioni legali in materia di SSL .......................................... 10
6.4.
Mantenimento dell’adeguatezza .......................................................................................... 10
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1. Premessa ed applicazione
1.1. Scopo
Stabilire le specifiche modalità per la gestione dei documenti di origine interna, esterna e delle
registrazioni della qualità.
1.2. Campo di applicazione
Si applica a tutti i documenti gestiti nell'ambito del Sistema di Gestione Aziendale, in particolare a:

Documenti interni:
a) Manuali, procedure, istruzioni, moduli

Documenti del cliente:
a) Disegni, specifiche tecniche, standard
b) Procedure, istruzioni

Documenti del Enti Normativi:
a) Standard Nazionali ed Internazionali relativi prodotti e servizi gestiti
b) Standard Nazionali ed Internazionali relativi processi e sistemi utilizzati

Documenti Legali:
a) Leggi, Direttive e Regolamenti Nazionali
b) Leggi, Direttive e Regolamenti Internazionali
1.3. Riferimenti normativi
Manuale del SGA – 4.3. Requisiti relativi alla documentazione
1.4. Responsabilità
Responsabile della definizione, del controllo e della verifica dell’attività è il Responsabile del Sistema di Gestione.
Responsabilità di dettaglio ulteriori sono definite di seguito nella procedura.
1.5. Parametri di processo
DEFINIZIONE
NC documentali
DESCRIZIONE
FREQUENZA
# NC riferite alla documentazione rilevate in
fase di verifica ispettiva
annuale
1.6. Registrazioni
CONSERVAZIONE
RESPONSABILITÀ
DURATA
RIFERIMENTO
DESCRIZIONE
M014
Registro delle prescrizioni legali in materia di SSL
RSG
Ultimo aggiornamento
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2. Modalità operative – documenti del SGA
2.1. Redazione dei documenti
Il RSG prepara direttamente o fa preparare un documento del SGA (o una revisione dello stesso).
L’incarico viene assegnato tenendo conto:
 della posizione gerarchica ricoperta,
 delle capacità personali e professionali,
 della esperienza.
L’incaricato che elabora e redige un nuovo documento deve valutare attentamente i requisiti che tale
documento deve soddisfare; se il documento è relativo a nuove esigenze, se esiste in azienda altra
documentazione che dà disposizioni sullo stesso argomento, ecc.
Devono essere evitate sovrapposizioni (o contraddizioni) fra documenti del SGA.
Per la stesura del documento deve essere valutato il livello dei contenuti ed il linguaggio da utilizzare, al fine di
garantirne la comprensibilità da parte dei destinatari.
Laddove se ne individui la necessità, oltre alla Procedura vengono predisposte anche una o più Istruzioni per
integrare il documento.
Al termine della fase di stesura il RSG verifica i contenuti della bozza di documento in termini di correttezza e di
capacità di rispondere alle esigenze che hanno portato alla scrittura del documento stesso.
Inoltre il RSG verifica il documento anche in relazione al resto della documentazione di sistema già presente.
2.2. Approvazione dei documenti
I documenti dei SG sono sempre tutti approvati al fine di verificarne l’adeguatezza prima della loro emissione
ufficiale. L’approvazione del documento è effettuata da:
 i Responsabili del processo di gestione in questione
 Il RSG per la verifica della coerenza con il resto dei documenti del SGA e per l’emissione ufficiale
controllata.
Dettagli delle modalità di approvazione sono di seguito definiti per ogni singola categoria di documento.
2.3. Riesame dei documenti
I documenti del SGA sono riesaminati prima della loro emissione e periodicamente all’interno delle Verifiche
Ispettive Interne al fine di verificarne la continuità dell’adeguatezza ed apportare le eventuali modifiche.
RSG cura la pubblicazione dei documenti approvati e riesaminati nell’ambito del sito intranet aziendale.
2.4. Identificazione documenti e delle modifiche
I documenti del SGA richiesti obbligatoriamente dalla normativa di riferimento e quelli per i quali si ritiene
necessario effettuare una gestione controllata nella documentazione del SG sono identificati mediante codice ed
indice di revisione secondo i seguenti criteri:
MANUALE QUALITÀ
MANUALE – indice di revisione
DESCRIZIONE
È il documento che descrive come
il sistema di gestione si conforma
ai requisiti delle norme di
riferimento
APPROVAZIONE
VERIFICA / EMISSIONE
Direzione
Responsabile
Sistema di Gestione
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P#sequenziale (es: P08) – indice di revisione
DESCRIZIONE
Traducono in termini operativi i
principi e le direttive del Manuale.
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APPROVAZIONE
VERIFICA / EMISSIONE
Responsabile di Processo
Responsabile
Sistema di Gestione
ISTRUZIONI
I#sequenziale (es: I07) – indice di revisione
DESCRIZIONE
VERIFICA / EMISSIONE
Definiscono nello specifico le
modalità operative ove l’assenza di
tale definizione possa causare
problematiche.
Responsabile
Sistema di Gestione
MODULI
M#sequenziale (es: M005) – indice di revisione
DESCRIZIONE
Sono i documenti utilizzati per la
registrazione dei dati relativi alle
attività descritte nel Manuale, nelle
Procedure e nelle Istruzioni.
APPROVAZIONE
Responsabile di Processo
APPROVAZIONE
VERIFICA / EMISSIONE
Responsabile di Processo
Responsabile
Sistema di Gestione
ALTRI DOCUMENTI
D#sequenziale (es: D08) – indice di revisione
DESCRIZIONE
Documenti interni rilevanti ai fini
del SGA (politica, regolamenti,
codice etico, ecc.)
APPROVAZIONE
VERIFICA / EMISSIONE
DG /CdA
Responsabile
Sistema di Gestione
In ogni caso, qualora un documento sia redatto in versione distinta per Farco srl e Sintex srl, la relativa codifica
è integrata rispettivamente da “-F” e “-S” (es. D02-S).
L’eventuale citazione senza il suffisso indica il riferimento, per ciascuna azienda, al proprio documento.
Le modifiche apportate ai documenti gestiti nel SGA in forma controllata sono identificate mediante una linea
verticale a sinistra del testo modificato al fine di permetterne una veloce identificazione.
L’eliminazione di parte del testo viene evidenziata mediante la dicitura testo soppresso.
Ogni modifica ne aggiorna il livello di revisione in modo crescente.
Esempio testo modificato
In fase di integrazione dei sistemi di gestione, tutti i documenti del SGA vengono identificati con la codifica
sopra definita, azzerando l’indice di revisione.
2.5. Distribuzione dei documenti
La documentazione in ogni momento ufficialmente valida è quella disponibile sul sistema informativo centrale.
Il RSG mantiene aggiornata una lista di distribuzione delle eventuali copie cartacee controllate del Manuale. La
distribuzione di copie cartacee è riservata esclusivamente ad eventuali clienti o enti terzi che ne facciano
richiesta, restando la copia informatica consultabile nel sistema informativo aziendale l'unica ufficiale e
disponibile nell’ambito dell’operatività aziendale.
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L’eventuale distribuzione delle copie revisionate del manuale o delle procedure avviene in modo documentato,
conservando in apposito archivio, anche informatico, le comunicazioni utilizzate per la consegna al destinatario
(e-mail, lettera di accompagnamento sottoscritta per ricevuta, ecc.).
Gli assegnatari dei documenti, qualora si avvalgano di copia cartacea degli stessi, sono responsabili di
mantenere aggiornata la propria copia del documento, inserendo le revisioni ed eliminando le parti superate.
Nell’ambito del sistema informativo aziendale, RSG cura la pubblicazione e l’aggiornamento degli elenchi dei
documenti vigenti, con l’indicazione dell’indice di revisione, suddivisi nelle tipologie sopra individuate: procedure,
istruzioni, moduli, nonché dei documenti rilevanti ai fini dell’applicazione del sistema.
2.6. Conservazione dei documenti e delle registrazioni
Il RSG, nell’ambito dell’attività di Verifica Ispettiva Interna (VII) si assicura che i documenti e le registrazioni
siano correttamente gestiti, rimangano leggibili, facilmente identificabili e rintracciabili secondo quanto definito.
All’interno delle singole procedure sono riportati i tempi di conservazione dei documenti prodotti all’interno
dell’azienda nonché dei principali documenti di origine esterna.
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3. Documenti di origine esterna
I documenti di origine esterna sono identificati mediante quanto già definito sul documento stesso da parte
dell’ente esterno emittente; diversamente, se tale identificazione non è disponibile, sono identificati dalla
Funzione ricevente mediante: Ente emittente, data, firma Funzione ricevente.
Le attività di controllo dei documenti di origine esterna comprende:
1. definizione dei documenti;
2. catalogazione ed archiviazione;
3. verifica periodica delle necessità di integrazione e aggiornamento se necessario dell’elenco dei
documenti di riferimento;
4. disposizione per la distribuzione dei documenti all’interno dell’organizzazione in caso di revisione e/o
inserimento di documenti;
5. verifica periodica dello stato di aggiornamento: almeno annualmente viene verificato che l’edizione
presente dei documenti sia l’ultima edizione in vigore; eventuali discrepanze vengono identificate e
documentate per valutare le necessità di approvvigionamento
I documenti di origine esterna, ove distribuiti, sono gestiti “a cascata” così come per i documenti di origine
interna.
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4. Registrazioni del SGA
Le registrazioni del SGA sono mantenute al fine di dare evidenza delle attività effettuate e per potere
rintracciare eventuali informazioni, decisioni ed azioni intraprese nel tempo.
Nell’ambito delle singole procedure del Sistema di Gestione sono stabilite le responsabilità ed i tempi di
conservazione delle registrazioni.
Ogniqualvolta risulti possibile, è data preferenza alla conservazione informatica rispetto all’archiviazione
cartacea.
Principali documenti di registrazione sono:
 Riesame della direzione (5 anni)
 Politica Aziendale (3 anni)
 Registrazioni riguardanti il grado di istruzione, addestramento, abilità ed esperienza del personale (3
anni dalla cessazione del rapporto di lavoro o collaborazione)
 Contratti e ordini dei clienti, compresa la documentazione di riesame e delle conseguenti azioni
conservate insieme al contratto stesso (3 anni)
 Registrazioni riguardanti i requisiti dei servizi forniti, la loro verifica, validazione, riesame in fase di
progettazione (3 anni)
 Registrazioni riguardanti i requisiti dei prodotti forniti, la loro verifica, validazione, riesame in fase di
progettazione (10 anni)
 Risultati delle verifiche ispettive interne (5 anni)
 Registrazioni relative a infortuni, incidenti, non conformità, azioni correttive ed azioni preventive (5
anni).
Le copie superate dei documenti, di cui sia necessaria la conservazione, sono salvate con l’identificazione di
superato/old. Se in formato cartaceo, tale indicazione è riportata sulla copia superata.
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5. Corrispondenza, preventivi e documentazione amministrativa
La corrispondenza ed i preventivi emessi sono redatti utilizzando il sistema gestionale e/o software di office
automation.
L’identificazione di tali documenti è effettuata utilizzando gli specifici file di protocollo, nell’ambito dei quali sono
definiti anche i criteri per l’attribuzione del protocollo stesso. I singoli file sono identificati con il protocollo
attribuito al documento.
L’archiviazione, in apposita directory del sistema informativo aziendale, è a cura del redattore.
5.1. Corrispondenza elettronica
La corrispondenza a mezzo e-mail è utilizzata direttamente da ogni operatore, utilizzando la propria casella di
posta elettronica aziendale.
È cura di ogni operatore mantenere sgombra la casella di posta elettronica assegnata da mail non pertinenti
l’attività aziendale.
Ove la mail debba contenere informazioni rilevanti o, in particolare, preventivi, questi vanno redatti come sopra
specificato, utilizzando lo strumento della posta elettronica esclusivamente quale mezzo di inoltro.
5.2. Documentazione amministrativa
La documentazione amministrativa e finanziaria è archiviata, anche in forma cartacea, a cura della funzione
amministrazione, che provvede anche a garantirne la conservazione per i periodi richiesti dalla normativa
vigente.
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6. Prescrizioni legali
6.1. Accesso alle informazioni
Le informazioni relative a nuove leggi e normative relative all’attività dell’azienda vengono acquisite tramite:
 pubblicazioni delle associazioni di categoria (AIB “Associazione Industriale Bresciana”);
 comunicazioni da Società di consulenza;
 Sito “normattiva.it”
 segnalazioni del medico competente;
 mailing list (Punto Sicuro, GSE, Fire, ENEA…);
 banche dati elettroniche e riviste specifiche in abbonamento;
 prescrizioni derivanti da autorizzazioni e permessi.
6.2. Selezione della normativa applicabile
L’accesso alle informazioni per propria natura non è periodico, ma continuo. Ossia, le pubblicazioni e gli
aggiornamenti vengono esaminate all’atto della ricezione dal RSG e/o dal responsabile della funzione aziendale
interessata, che verifica se vi siano notizie riguardanti aggiornamenti legislativi applicabili alle attività
dell'azienda.
6.3. Aggiornamento registro delle prescrizioni legali
Nel caso si individui una norma applicabile, in particolare in materia di SSL e di gestione dell’energia, il RSG
aggiorna rispettivamente il “Registro delle prescrizioni legali in materia di SSL” (M014) o “Registro delle
prescrizioni legali in materia di gestione dell’energia” (M002) in cui vengono riportate tutte le disposizioni
normative applicabili all’azienda.
Tale registro, istituito in forma informatica e disponibile per la consultazione da parte di tutto il personale
dell’azienda, comprende quantomeno:
 Argomento
 Riferimento (Numero legge o norma)
 Data/Anno emissione
 Articoli applicabili
 Obblighi derivanti per l’azienda
Testo soppresso
Il registro delle prescrizioni legali può essere utilizzato per condurre audit interni legali.
6.4. Mantenimento dell’adeguatezza
Individuata una nuova normativa, il RSPP, per gli aspetti di sicurezza, o il responsabile della progettazione, per
gli aspetti energetici, verifica la conformità alle nuove disposizioni, anche interpellando per l’interpretazione le
associazioni di categoria o eventualmente richiedendo alla direzione il supporto di competenze esterne.
Stabilito l’esatto requisito legale applicabile, informa le parti interessate individuate, in forma scritta, anche a
mezzo e-mail.
Nel caso la norma inserita preveda attività o controlli da effettuarsi a scadenza predeterminata, inserisce nel
registro delle prescrizioni legali tali scadenze, sia per la gestione ordinaria che per il monitoraggio in occasione
delle Verifiche Ispettive Interne.
Se necessario si provvede all’attivazione di una Azione Preventiva o di una Azione Correttiva.
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7. Salvaguardia dei dati informatici
L’accesso alla rete informatica dell’azienda avviene mediante autenticazione con nome utente e password, la cui
sostituzione è richiesta dal responsabile del sistema informativo quantomeno ogni sei mesi.
A seguito dell’autenticazione, la configurazione del sistema consente ad ogni utente di accedere esclusivamente
alle aree a lui consentite.
In fabbricato distinto rispetto a quello in cui sono collocati i server è installato un sistema automatico di back-up
dell’intera rete.
Quotidianamente è inoltre effettuata, su disposizione del responsabile del sistema informativo, copia di
sicurezza su supporto rimovibile.
La rete aziendale è dotata di firewall a protezione dagli accessi indesiderati.
È installato un sistema antivirus server/client con aggiornamento automatico delle relative librerie.
Il “Disciplinare tecnico per l’utilizzo degli strumenti elettronici” (D05) disciplina l’utilizzo degli strumenti di rete
per tutto il personale.
7.1. Identificazione e rintracciabilità dei file
Tutti i file la cui archiviazione non è automaticamente realizzata dal relativo software gestionale sono identificati
ed archiviati in base a quanto stabilito nell’istruzione “Identificazione e rintracciabilità dei file” (I05).
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