Sistema open source per la programmazione e gestione della
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Sistema open source per la programmazione e gestione della
Sistema open source per la programmazione e gestione della formazione Autori: Nicoletta Bevilacqua, Pasquale Curcio, Fernando Cinquegrani, Rita Serusi SOMMARIO Informal è un sistema informativo open source a supporto delle attività di gestione dell’intero ciclo della formazione dei dipendenti pubblici. E’ stato sviluppato coinvolgendo, sin dalla fase iniziale di progettazione, i potenziali utilizzatori ed è stato messo a disposizione gratuitamente delle amministrazioni pubbliche interessate, in coerenza con i principi dell’open source. E’ stato adottato da circa 80 amministrazioni di diversi comparti (Regioni, Province, Comuni, Università, ASL, Ospedali, Enti pubblici). 2 CARATTERISTICHE E FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA Informal è una web application che consente di gestire le diverse fasi delle attività di formazione dei dipendenti pubblici utilizzando le tecnologie informatiche di rete. E’ stato sviluppato e progettato dal Formez, con la collaborazione della Direzione Sistemi informativi della Provincia di Brescia, nell’ambito di Convenzioni tra il Dipartimento della Funzione Pubblica e il Formez (Osservatorio domanda e offerta di formazione nella PA locale e Qualità ed efficacia della formazione pubblica). Informal si configura come uno strumento di egovernment, in quanto rende possibile gestire, attraverso la rete internet/intranet, i flussi informativi e le procedure di back office connesse al processo di programmazione, attuazione, valutazione e benchmarking della formazione dei dipendenti. Dal punto di vista tecnologico, il sistema è stato sviluppato con tecnologia open source. E’una web application basata sull’architettura Three Tier (Livello di presentazione, Livello di applicazione, Livello dati). le agenzie formative esterne, oltre a poter aggiornare il proprio curriculum professionale, possono gestire per conto dell’amministrazione committente attività connesse allo svolgimento dei corsi (calendario didattico, rilevazione delle presenze-assenze, questionari di gradimento e valutazione). MODULI DI INFORMAL L’applicativo Informal è composto da nove moduli che consentono di gestire le fasi del ciclo formativo. Alcune sezioni sono disponibili a tutti gli utenti con diritto di accesso, mentre altre sono riservate all’ufficio formazione. Informal è stato comunque predisposto per utilizzare in modo flessibile, sulla base delle specifiche esigenze dell’Ente che lo adotta, i livelli di accesso e le funzionalità del sistema. Piano Formativo E’ il modulo dedicato alla presentazione del piano formativo dell’Ente. Permette di pubblicare i documenti di programmazione con presentazioni sintetiche dei contenuti, di archiviarli e renderli disponibili per il download e di informare gli utenti sullo stato di attuazione del piano attraverso la pubblicazione di tavole sintetiche contenenti indicatori quantitativi di realizzazione. Gestione corsi E’ un archivio che consente di raccogliere le proposte di nuovi corsi per la formulazione del piano formativo, con l’indicazione delle finalità, destinatari, caratteristiche di contenuto e realizzative, competenze in ingresso e in uscita associate a ciascuna attività. Informal ha una base dati SQL strutturata in ambiente Mysql e la costruzione dei servizi web è basata sul linguaggio PHP. Le funzionalità del sistema si differenziano in rapporto alla tipologia di utenti: l’ufficio formazione può gestisce tutte le funzioni previste per l’analisi delle esigenze formative, la programmazione e realizzazione delle attività, la valutazione degli interventi e le attività finalizzate al rendiconto e all’attività di reporting; i dirigenti dispongono di funzionalità per la programmazione delle attività formative, le autorizzazioni alla partecipazione dei propri dipendenti e per la consultazione dei loro fascicoli individuali; i dipendenti possono disporre di un quadro dell’offerta formativa dell’ente, iscriversi alle attività programmate, acquisire on line i materiali dei corsi, formulare valutazioni di gradimento sulla formazione seguita, aggiornare il proprio fascicolo individuale; Edizioni dei corsi E’ un modulo predisposto per gestire l’erogazione dell'attività formativa. Le informazioni riguardano le modalità realizzative, le iscrizioni dei partecipanti e i relativi processi autorizzativi, i link a materiali didattici disponibili on line, la comunicazione ai diversi soggetti coinvolti nell’azione formativa, l’acquisizione dei dati concernenti il consuntivo delle attività. Offerta Formativa Attraverso questo modulo il dipendente può visualizzare i corsi in programma che lo riguardano, presentare domanda di iscrizione, accedere, qualora sia già iscritto ad un corso, ai materiali disponibili (programma, materiali didattici, questionari di valutazione). Utenti Consente all’Ufficio formazione (e ai dirigenti relativamente al personale assegnato) di visualizzare le informazioni del fascicolo personale dei dipendenti che contiene, oltre ai dati anagrafici e di background professionale, le richieste formative e di partecipazione 3 a corsi esterni e le competenze acquisite nei percorsi formativi. Profilo personale E’ il fascicolo personale del dipendente: gestisce le informazioni sul proprio profilo professionale, l'archivio con i dati di frequenza a corsi interni ed esterni, il portfolio delle competenze maturate, le segnalazioni relative ai fabbisogni formativi, le attestazioni sulla formazione svolta. Comunicazioni E’ lo strumento finalizzato all'invio di comunicazioni ai soggetti coinvolti nei processi formativi. Procedure di servizio Sono strumenti per la gestione e la configurazione del sistema. Permettono di gestire gli archivi del sistema (competenze, materiale documentale, costi e disponibilità di spesa,…) anche a fini di elaborazione statistica dei dati e di benchmarking dei corsi realizzati. Soggetti Formativi Il modulo contiene le informazioni sulle Agenzie formative e sui docenti utilizzati per la realizzazione delle attività formative. In particolare, consente la visualizzazione del profilo del soggetto e il reperimento di informazioni più ampie attraverso un link a siti e materiali presenti su web. La versione 2006 di Informal è stata integrata con la piattaforma open source Moodle per l’erogazione di corsi in modalità e-learning. RETE DEGLI UTILIZZATORI Fin dal momento della progettazione e costruzione dell’applicativo si è ritenuto necessario un coinvolgimento diretto delle amministrazioni e in particolare di quelle ritenute, in via prioritaria, destinatarie del sistema: i Comuni e le Province. Nella fase di avvio del progetto sono state pertanto realizzate le seguenti iniziative: è stata svolta una specifica indagine a livello nazionale sulle dotazioni di sistemi informativi sul personale e sulla formazione in uso presso tali amministrazioni. Da tale ricognizione è emerso una forte carenza di tali strumenti e un livello elevato di interesse per l’applicativo che si intendeva realizzare; è stato costituito un tavolo tecnico con un numero selezionato di enti locali (12) che hanno contribuito, attraverso suggerimenti e indicazioni puntuali sui loro fabbisogni, a meglio individuare, in fase di sviluppo, le funzioni e caratteristiche operative del software. Completato lo sviluppo, il rilascio a titolo gratuito di Informal è avvenuto attraverso la stipula di un protocollo di intesa e la sottoscrizione della licenza d’uso open source (General Public Licence). Le condizioni inserite nel protocollo impegnavano l’amministrazione ricevente a condividere le esperienze di manutenzione e sviluppo attraverso la partecipazione ad una comunità di utilizzatori. Le amministrazioni locali ed enti pubblici che hanno stipulato il protocollo di intesa con il Formez per il rilascio dell’applicativo sono state 77. Rispetto alla previsione iniziale di diffusione dello strumento presso le amministrazioni locali, si è ampliata l’utenza dei soggetti pubblici interessati: dalle Regioni alle ASL e Ospedali, alle Università, a vari enti pubblici. La flessibilità e adattabilità del sistema a esigenze organizzative diverse ha permesso quindi di soddisfare richieste provenienti da settori della PA inizialmente non previsti in fase di progettazione dello strumento. Contemporaneamente alla diffusione dell’applicativo e alla realizzazione di attività di assistenza all’implementazione, è stata attivata una comunità degli utilizzatori per lo scambio di esperienze, attraverso: seminari rivolti alle amministrazioni interessate, che hanno consentito di mettere in contatto tra loro i diversi utilizzatori e diffondere le modifiche introdotte da alcuni tra essi per rendere idoneo lo strumento a specifiche esigenze organizzative e funzionali; lo sviluppo di nuovi moduli in collaborazione con gli uffici formazione di enti che avevano adottato lo strumento. Tra questi nuovi moduli, di particolare interesse è quello sviluppato per attivare nell’applicativo anche una funzione di mappatura delle competenze dei dipendenti, indispensabile per una analisi puntuale dei fabbisogni formativi in rapporto al sistema professionale dell’ente; la creazione, sul sito del Formez, di un focus (http://formazione.formez.it/informal.html), su Informal per la diffusione di materiali, di guide tecniche e delle esperienze di implementazione e adattamento nei vari enti. PROSPETTIVE Gli investimenti necessari per una ulteriore diffusione dello strumento dovrebbero essere indirizzati anche a uno sviluppo ulteriore di Informal che ne ampli e migliori ulteriormente le caratteristiche d’uso. In tale ottica, infatti, sarebbe necessario operare per: una integrazione con le basi dati degli enti; un ampliamento dei flussi da/verso piattaforme elearning; l’individuazione di procedure di trasmissione dei flussi di dati verso sistemi centrali (come nel caso degli ECM regionali); l’adeguamento agli standard previsti a livello normativo per l’accessibilità dei contenuti; la creazione di una versione "multi-ente" per Centri Servizi Territoriali o per le gestioni associate sovracomunali. 4