Gare appalto.indd - Centro Documentazione Europea

GARE D’APPALTO:
come redigere un’offerta e gestire
un contratto di finanziamento
della Commissione europea
Trento, dicembre 2005 - gennaio 2006
Dott. Pier Antonio Borile
Project Manager
GIUNTA DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO - 2006
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Copyright:
Tutti i diritti riservati
Giunta della Provincia Autonoma di Trento, 2006
Centro Documentazione Europea
A cura della Dott.ssa Lucia Russo
Coordinamento redazionale: Dott. Marco Zenatti
Stampato in proprio
Centro duplicazioni della Provincia Autonoma di Trento
Editore: PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
BORILE; Pier Antonio
Gare d’appalto : come redigere un’offerta e gestire un contratto
di finanziamento della Commissione europea : Trento, dicembre
2005 - gennaio 2006 / Pier Antonio Borile. – [Trento] : Provincia
autonoma di Trento, 2006. – 54 p. ; 21 cm. – (Quaderni del CDE
; 23)
Relazioni presentate ai Seminari
1. Lavori pubblici – Appalti – Paesi dell’Unione europea – Guide
pratiche
344.406
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Introduzione
Il Servizio Rapporti Comunitari, in collaborazione con la Camera
di Commercio di Trento e lo Sportello Trentino Sprint, a seguito
della constatazione che le Istituzioni Pubbliche e Private non
sfruttano ancora adeguatamente la vasta gamma di opportunità
di finanziamento a gestione diretta, messe a disposizione dalla
Commissione Europea, ha organizzato un corso formativo inerente
alle gare d’appalto europee.
Tale iniziativa, articolata su tre incontri, aveva lo scopo di fornire
indicazioni pratiche, ad operatori pubblici e privati, sull’opportunità
di finanziamento, a gestione diretta, offerta dalla Commissione
Europea, focalizzando l’attenzione, in particolare, sulle gare d’appalto
per servizi, forniture ed opere.
Il relatore: il Dott. Pier Antonio Borile, nel percorso formativo articolato
in tre seminari, ha inteso esaminare le difficoltà che si incontrano
nel reperire e selezionare tutta l’informazione necessaria per poter
partecipare a pieno titolo alle gare e, nello specifico, nell’individuare
sia i criteri fondamentali per scegliere un bando di gara, sia le
indicazioni per preparare correttamente una pre-qualifica di una
gara per servizi e, di conseguenza, gestire correttamente il contratto
di Assistenza Tecnica.
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I seminari hanno assunto anche un’impronta operativa trattando
aspetti pratici della preparazione di un’offerta per servizi e di un’offerta
per forniture, prendendo in considerazione alcuni casi concreti di gare
d’appalto proposte dalla Commissione Europea.
Per rendere più immediato l’approccio al tema esposto, si è
scelto di rendere disponibili alcuni documenti utili e necessari
all’approfondimento della materia, quali: “Lo Sportello Sprint”,
“Application for EC-Funded Service Contract”, “Bid Agreement”,
“Instruction to tenders”, “Scelta degli esperti”, “Contratto quadro
per servizi di Assistenza tecnica nell’ambito di Progetti”, “Nuovo
regolamento della Commissione Europea” e per concludere sono
stati inseriti indirizzi e numeri di telefono utili per reperire la
documentazione e le informazioni relative a progetti che possono
risultare interessanti.
Dott.ssa Giovanna Fambri
Dirigente il Servizio Rapporti Comunitari
Provincia Autonoma di Trento
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Dott. Pier Antonio Borile
Project Manager
BANDI DI GARA EUROPEI:
come partecipare, come redigere un’offerta,
come gestire un contratto
Gli operatori italiani in generale, e quelli trentini non costituiscono una
eccezione, siano essi istituzioni Pubbliche o Private, non sfruttano ancora
adeguatamente la vasta gamma di opportunità di finanziamento a
gestione diretta (Gare d’appalto e “Call for Proposals”) messe a disposizione
della Commissione Europea.
Si ha infatti l’impressione che queste ultime modalità di finanziamento
(che costituiscono in realtà la maggior parte delle risorse finanziate dalla
CE), ancora oggi non siamo adeguatamente considerate e percorse dagli
operatori italiani.
Quali possono essere le cause?
Non si possono certo ridurre alla mancanza di informazione. Oggi giorno
tutte le notizie riguardanti l’iter completo di una gara d’appalto sono
pubblicate sul sito web dell’Unione Europea: http//europa.eu.
L’informazione è senza dubbio esaustiva e trasparente, il problema
semmai risiede nell’incapacità di reperire e selezionare l’informazione che
ci interessa, nel mare delle opportunità pubblicate.
La pagina web dell’Unione Europea, infatti, è immensa e spesso scoraggia
un operatore inesperto; non tutti i link e documenti contenuti sono
tradotti in italiano, le pagine sono in aggiornamento ed evoluzione
costante e spesso appena ci si abitua ad usare uno strumento, ne viene
cambiato il lay out.
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In molti casi gli operatori pubblici disconoscono che possono partecipare
a pieno titolo alle gare: la Guida pratica della Commissione Europea
aggiornata al 28.08.06 e reperibile sul sito web http://europa.eu.int/
comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm, regola l’esecuzione
e la partecipazione a pieno diritto a tutti i contratti finanziati attraverso
budget comunitario e recita esattamente: “La partecipazione è aperta
a parità di condizioni a tutte le persone fisiche e giuridiche degli stati
membri UE […]”.
Gli operatori italiani sembrano ancora essere maggiormente orientati
verso le forme di finanziamento che meglio conoscono. E’ il caso dei
finanziamenti a gestione indiretta, concentrandosi principalmente sul
pacchetto dei Fondi Strutturali o Fondo Sociale gestiti tramite le Regioni.
Tali risorse, però, sono destinate ad esaurirsi o perlomeno a ridursi
drasticamente quest’anno. Da qui la necessità di aprirsi maggiormente al
mercato e tale discorso vale non solamente per gli operatori privati, ma
include soprattutto il settore pubblico: Enti pubblici, Università, Istituti di
Ricerca, Camere di Commercio, Ospedali, etc.
Il nostro paese deve senza dubbio recuperare molto in Europa sotto tale
aspetto; bene sarebbe guardare alle esperienze dei paesi nord europei ed
alla Spagna, dove già da diversi anni operatori pubblici partecipano con
professionalità, competenza e successo in gare d’appalto non solo come
soggetti finanziatori, bensì come prestatori di servizi e fornitori di opere.
Necessariamente le strutture pubbliche per poter partecipare attivamente
e competitivamente a questa tipologia di finanziamento, dovranno in
qualche modo adattare le loro strutture in modo da rendere possibile
ed agevole la presentazione di tutti i requisiti documentali richiesti dai
capitolati di gara.
Da tutto questo esposto anteriormente, è nata l’idea della Provincia
Autonoma di Trento, in collaborazione con la Camera di Commercio di
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Trento e lo Sportello Sprint1, di organizzare un corso formativo riguardo
le gare d’appalto europee.
Gli incontri formativi si sono svolti in due fasi tra dicembre 2005 e gennaio
2006. L’obiettivo principale dei seminari è stato quello di sostenere il
processo di internazionalizzazione delle imprese trentine attraverso la
presentazione di possibili fonti di finanziamento europee.
Il primo incontro, (15 dicembre 2005) si è tenuto presso l’Istituto Trentino
di Cultura, è stato dedicato all’informazione sui principali programmi
europei per azioni nei Paesi Terzi, all’approfondimento delle differenze
tra bandi per sovvenzioni (call for proposals) e gare d’appalto (call for
tender) e sulle modalità e procedure di partecipazione.
I seminari che si sono svolti tra il 12 e il 13 gennaio 2006 sono stati
dedicati all’analisi dell’elaborazione di un’offerta tecnica e finanziaria per
partecipare ad una gara d’appalto ed alla gestione di un contratto con la
Commissione europea.
L’iniziativa ha registrato l’adesione anche da parte dell’Università degli
Studi di Trento, dell’Associazione Artigiani e della Federazione delle
Cooperative Trentine, a dimostrazione dell’interesse delle organizzazioni
e istituzioni locali ad essere informate sulle possibili opportunità di
finanziamento messe a disposizione dall’Unione europea.
I seminari avevano come scopo quello di fornire indicazioni pratiche
ad operatori pubblici e privati sulle opportunità di finanziamento a
gestione diretta della Commissione Europea, concentrando l’attenzione
soprattutto verso le gare d’appalto (per servizi, forniture ed opere).
Si è pensato di impostare tali esercizi privilegiando gli aspetti pratici del
processo di gara.
Il corso ha coperto nei tre giorni di svolgimento tutti gli aspetti del processo
di partecipazione ed un bando di gara per servizi e per forniture.
Più in dettaglio, il primo seminario svoltosi il 15 dicembre 2005 ha toccato
i seguenti temi:
_____________
1
Allegato 1
- 7 -
1. Reperimento, selezione dell’informazione nella pagina web
dell’UE:
http://europa.eu.int/comm/employment_social/emplweb/tenders/
index_tenders_en.cfm.
2. Cifre dei finanziamenti:
nel 2004 la CE ha stanziato complessivamente 9,888 M € per aiuti a paesi
terzi. Questa cifra rappresenta circa il 9% del Budget complessivo della CE
per lo stesso anno: 109,631 M €. Sempre nel 2004 l’ufficio EuropeAid ha
stanziato fondi per progetti di cooperazione con paesi terzi per un totale
di 4,268 M €. A Questi vanno aggiunti 2,647 M € gestiti dal Fondo Europeo
di Sviluppo (DG VIII) e 2,971 M € di fondi per programmi di cooperazione
e sviluppo gestiti direttamente da altre DGs.
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Esempi:
2004 Fondi stanziati per la cooperazione in M €
•
•
•
•
•
Budget totale CE 109.631
Budget no cooperazione 99.743
Budget EuropeAid 4.268 4%
Budget FES 2.647 2%
Altre DGs 2.971 2%
2004 Budget Cooperazione M €
4%
2%2%
Budget No
Cooperazione
Budget EuropeAid
Budget FES
92%
Budget altre DGs
2004 Distribuzione geografica fondi in M €
•
•
•
•
•
•
•
Europa 996
Africa 2.910
America 609
Asia 1.357
Oceania 52
Paesi non Spec. 1.172
Multilaterale 441
Europa
6%
16%
1%
Africa
13%
America
Asia
18%
38%
8%
Oceania
Paesi non Specif
Multilaterale
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Analisi dei programmi che offrono opportunità di finanziamento:
I principali programmi di cooperazione Europea
Programma
Area Geografica
Paesi dell’Europa orientale (ex
DG I-Relex –
Paesi del patto di Varsavia ora
EuropeAid
Divenuti Stati Membri) e Repubbliche Office
Baltiche. Sino al 2000 ne facevano
parte anche l’ Albania, Bosnia
Erzegovina e la Repubblica di
Macedonia
DG I-Relex –
CARDS
(Community Albania, Bosnia-Erzegovina
EuropeAid
Assistance for Croazia,
Office
Reconstruction, Serbia, Montenegro e Repubblica
Development Di Macedonia.
and Stability in
the Balkans)
Finanzia investimenti in grande
DG I-Relex –
ISPA
(Instrument scala per infrastrutture nei 10 Paesi
EuropeAid
for
che erano e sono candidati alla
Office
Structural
adesione: (Bulgaria, Repubblica
Policies for Ceca, Estonia, Ungheria, Lettonia,
PreLituania, Polonia, Romania,
Accession) Slovacchia, Slovenia).
Africa (eccetto la parte
DG VIII
FES
MEDA) Stati Pacifico e
(Sviluppo)
Carabi (esclusa Cuba)
Africa Mediterranea, mediooriente,
DG I – Relex
MEDA
Turchia, Malta e Cipro.
EuropeAid
Office
Asia e America Latina
DG I - Relex –
ALA
EuropeAid
Office
PHARE
TACIS
Paesi sorti dalla
DG I - Relex –
disgregazione della Unione
EuropeAid
Sovietica: Armenia,
Office
Azerbaijan, Belarus, Georgia,
Kazakhstan, Kyrgystan,
Moldova, Russia, Tajikistan,
Turkmenist Uzbekistan e Ucraina +
Mongolia
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Inizio
programma
DG
Competente
Gennaio 1990
(Termina nel
2006).
2001
2000 termina nel
2006.
1975
Dal 1961 ma
intensivamente
dal 1990
1980
1991
3. Differenze operative tra gare d’appalto e “Call for proposals”:
3 differenti tipi:
- per servizi;
- per la realizzazione di opere;
- per l’acquisizione di beni.
• Gestione Indiretta: la Commissione trasferisce le risorse finanziarie
del bilancio comunitario alle Regioni, le quali, sulla base dei
Programmi Prioritari, le assegnano ai beneficiari finali. Queste risorse
sono rappresentate principalmente dai Fondi Strutturali e dal Fondo
Sociale.
• Gestione Diretta: il rapporto contrattuale si instaura tra la Commissione,
o una sua Agenzia delegata, e l’utilizzatore finale:
- sovvenzione (Call for proposals): 7° Programma Quadro di Ricerca
e Sviluppo
Tecnologico; life; Leonardo e altri.
- bando di gara (Call for tenders).
4. Criteri per scegliere un bando di gara:
1. Privilegiare il settore d’esperienza della vostra struttura. Questo
faciliterà la ricerca degli esperti e la redazione dell’offerta tecnica;
2. Avere un’adeguata esperienza geografica;
3. Disporre degli esperti giusti;
4. Avere il tempo necessario per la programmazione (familiarità con
l’argomento scelto);
5. Essere in grado di non sovrapporre la preparazione del bando di gara
alle altre attività della vostra organizzazione;
6. Effettuare un’attenta valutazione del rapporto costi/benefici;
NOTA: Per visualizzare i bandi di gara visitare il sito: http://ted.europa.eu
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Dove posso consultare:
- le gare d’appalto attualmente in corso ?
- le gare d’appalto recenti?
- le gare d’appalto cancellate?
- l’elenco delle ditte selezionate?
Per tutte queste informazioni si può consultare il seguente sito web:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/cgi/frame12.pl
5. Criteri guida per conformare e stabilire un consorzio tra differenti
soggetti europei per partecipare alla gara (come stabilire corretti e
trasparenti rapporti di collaborazione e controllo reciproco tra partners:
3 diverse possibilità:
- partecipare come unico soggetto;
- partecipare in un Consorzio come capofila;
- promuovere il bando e partecipare come partner;
Può anche, però, succedervi di:
- essere invitati a partecipare.
6. Come preparare correttamente una pre-qualifica per una gara
per servizi:
1) Criteri di selezione nella fase di pre-qualifica:
- esperienza specifica settoriale;
- conoscenza specifica geografica;
- bilanciamento tra paesi membri;
- presenza e qualità di un eventuale partner locale;
- tipologia del Network.
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2) Accordo per la Fase di Pre Qualifica (Pre Bid Agreement):
- indicazione delle società e loro rispettivi ruoli (leading, associata etc.);
- percentuali di divisione degli eventuali profitti (e costi);
- percentuale richiesta come “Administration Fee”;
- impegno a presentare congiuntamente l’offerta in caso di selezione;
- indicazione delle persone referenti per quel determinato progetto in
seno alla organizzazione (nr.di telefono, e-mail etc.);
- durata dell’accordo.
Nei seminari svoltisi in gennaio si è cercato di chiudere il ciclo iniziato con
la selezione del bando di gara e la preparazione ad una pre-qualifica.
Più precisamente, nel secondo seminario, si è immaginato che dopo aver
manifestato interesse per una gara d’appalto per servizi ed aver riempito
il rispettivo formulario di pre-qualifica, si è ricevuta la lettera a presentare
l’offerta.
Inoltre, per venire incontro anche alle esigenze di operatori privati, si è
anche considerata la partecipazione ad una gara per forniture.
Si sono quindi affrontati e trattati aspetti pratici della preparazione di un
offerta per servizi (mattina del 12 gennaio) e per un offerta per fornire
(pomeriggio dello stesso giorno).
Le gare scelte per la simulazione pratica sono state:
1) bando di gara per la fornitura di servizi di Assistenza Tecnica per un
progetto Tacis in Kaliningrad;
2) bando di gara per la fornitura di veicoli per una gara per gli uffici doganali della Repubblica di Macedonia e altri paesi CARDS.
I partecipanti anno ricevuto con anticipazione i capitolati d’appalto per
entrambe le gare con la raccomandazione di leggere per lo meno alcune
pagine indicate come essenziali per poter interagire durante lo svolgimento del seminario.
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Gli aspetti considerati per la parte relativa alla gara per servizi sono stati:
• Proposta di un Bid Agreement 2 (perché è necessario meglio completare
l’accordo firmato in fase di pre-qualifica e quali sono gli aspetti essenziali
da considerare);
• Analisi del Tender Dossier (analisi della composizione del capitolato:
parti tecniche, finanziare e contrattuali);
• Analisi e discussione su “Instructions to tender” 3;
• Impostazione dell’offerta tecnica: “Indice dell’offerta”;
• Analisi dei vari formati per la presentazione dell’offerta: Cvs, garanzie,
dati bancari, dati consorzio, etc;
• Criteri di scelta degli esperti 4;
• Calcolo dei prezzi degli esperti;
• Preparazione del cronogramma indicativo del progetto;
• Preparazione delle tavole finanziarie (analisi della tavola Budget Break
Down, Working days e Cash Flow;
• Preparazione del logical framework: il quadro logico (LFA) è uno
strumento di elaborazione e gestione del progetto, imposta gli
obiettivi del progetto in maniera gerarchica e impone ai pianificatori di
individuare i principali rischi e presupposti che potrebbero influire sulla
fattibilità del progetto. Ciò consente di analizzare la logica interna del
piano progettuale. Fissando degli indicatori verificabili, i responsabili
della pianificazione sono costretti a pensare sin dall’inizio a come
controllare e valutare il progetto.
Tutte queste informazioni importanti vengono riunite in un unico documento: il quadro logico. Oltre a fornire un’utile sintesi del progetto, quest’ultimo funge anche da base per la preparazione dei piani d’azione e per
lo sviluppo di un sistema di controllo, nonché da quadro di riferimento ai
fini della valutazione.
Per garantire un uso efficiente è opportuno integrare il quadro logico con
altri strumenti di analisi tecnica, economica, sociale e ambientale.
_____________
2
Allegato 2
Allegato 3
4
Allegato 4
3
- 14 -
Logical Framework:
Intervention Logic
Objectively
verifiable indicators Sources and means
Assumptions
of achievement
of verification
Overall
Objectives
What are the overall
broader objectives to
which the action will
contribute?
What are the key
What are the sources
indicators related to
of information for
the overall
these indicators?
objectives?
Specific
Objective
Which factors
and conditions
outside the
Beneficiary's
What are the sources
responsibility
What specific
of information that
Which indicators
are necessary to
objective is the
clearly show that the exist or can be
achieve that
action intended to
collected? What are
objective of the
objective?
achieve to contribute
the methods required
action has been
(external
to the overall
to get this
achieved?
conditions)
objectives?
information?
Which risks
should be taken
into
consideration?
- 15 -
Two main phases of Logical Framework Approach:
PLANNING PHASE
ANALYSIS PHASE¡
Stakeholder analysis
Developing Logical Framework matrix
Identifying & characterising potential
Defining project structure, testing its internal logic &
major stakeholders; assessing their
risks, formulating measurable indicators of success
capacity.
«
Problem analysis
Activity scheduling
Identifying key problems, constraints
Determining the sequence and dependency of
& opportunities; determining cause &
activities; estimating their duration, and assigning
effect relationships.
responsibility
«
Objective analysis
Resource scheduling
Developing solutions from the
From the activity schedule, developing input
identified problems; identifying
schedules and a budget
means to end relationships.
Strategy analysis
Identifying different strategies to
achieve solutions; selecting most
appropriate strategy.
Typical structure of a Logframe Matrix
Project
Description
Overall Objective
The project’s
contribution to
policy or
programme
objectives (impact)
Purpose
Direct benefits to
thetarget group(s)
Results
Tangible products
or services
delivered by the
project
Activities
Tasks that have to
be undertaken to
deliver the desired
results
Indicators
Source of
Assumptions
Verification
How the OO is to be How will the
measured including information be
Quantity, Quality, collected, when and
Time?
by whom?
How the Purpose is As above
to be measured
including Quantity,
Quality, Time
How the results are As above
to be measured
including Quantity,
Quality, Time
If the Purpose is achieved, what
assumptions must hold true to
achieve the OO?
If Results are achieved, what
assumptions must hold true to
achieve the Purpose?
If Activities are completed, what
assumptions must hold true to deliver
the results?
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Strengths and Common Problems with the application of the LFA (Logical
Framework Approach)
Element
Strengths
Common problems/difficulties
• Requires systematic analysis
Problem
analysis and of problems, including cause • Getting consensus on priority problems
and effect relationships;
objective
• Getting consensus on project objectives
setting
• Provides logical link between
means & ends;
• Reducing objectives to a simplistic linear chain
• Places the project within a
broader development context
(overall objective and
purpose);
• Inappropriate level of detail (too much/too little)
• Encourages examination of
risks and management
accountability for results
Indicators
and source • Requires analysis of how to
measure the achievement of
of
verification objectives, in terms of both
quantity and quality;
• Helps improve clarity and
specificity of objectives;
• Helps establish the
monitoring and evaluation
framework;
Format and
application • Links problem analysis to
objective setting;
• Finding measurable and practical indicators for
higher level objectives and for projects with ‘capacity
building’ and ‘process’ objectives;
• Establishing unreaslistic targets too early in the
planning process• Relying on ‘project reports’ as the
main ‘source of verification’, and not detailing where
the required information actually comes from, who
should collect it and how frequently
• Prepared mechanistically as a bureaucratic
‘box-filling’ requirement, not linked to problem
analysis, objective setting or strategy selection• Used
as a means of top-down control – too rigidly applied;
• Emphasises importance of
stakeholder analysis
todetermine ‘whose problems’ • Can alienate staff not familiar with
and ‘who benefits’;
the key concepts;
• Visually accessible and
relatively easy
to understand.
• Becomes a ‘fetish’ rather than a help
- 17 -
La Commissione ha introdotto il metodo PCM (Project Cycle Management) all’inizio degli anni ‘90 per migliorare la qualità dei progetti e della
relativa gestione, contribuendo in tal modo ad aumentare l’efficacia degli
aiuti.
Il metodo PCM si basa sui seguenti principi:
1. Riconoscere le caratteristiche specifiche e le esigenze delle diverse
fasi del ciclo del progetto al fine di garantire un processo decisionale
strutturato e basato su informazioni valide.
2. Utilizzo del metodo della matrice logica per garantire un approccio
analitico coerente in sede di elaborazione e gestione del progetto.
3. Organizzazione di seminari di pianificazione nelle fasi chiave del ciclo del progetto per rafforzare il ruolo dei beneficiari e delle altre parti
interessate nell’ambito del processo decisionale.
4. Valutazione della sostenibilità delle previste attività del progetto
e dei risultati tenendo conto dei fattori che incidono sulla sostenibilità.
Obiettivo di tale attività è garantire che in sede di elaborazione del
progetto vengano introdotti dei meccanismi che assicurino i vantaggi
anche al di là del periodo di esecuzione dell’assistenza esterna.
5. Utilizzo di un formato di base come promemoria in tutte le fasi del
ciclo del progetto per garantire una gestione coerente e globale dei
principali problemi.
Per visualizzare il testo integrale di un formato base come promemoria si
veda il sito: http://europa.eu.int/comm/europeaid/qsm/index_en.htm
Nel pomeriggio si è svolto l’esercizio di analisi del bando di gara per la
fornitura dei veicoli per il bando CARDS e si è analizzato in dettaglio la
struttura dell’offerta tecnica ed economica presentata soffermandosi in
particolare sugli aspetti generali ed amministrativi, sui documenti e dichiarazioni da preparare e presentare.
- 18 -
Si sono esaminati i punti del Tender Dossier considerati poco chiari o non
correttamente formulati (sospetti di poter favorire alcuni partecipanti) e
sono stati illustrati le azioni messe in pratica per chiedere la necessaria
informazione al riguardo ed aggirare positivamente l’ostacolo.
Con l’ultimo incontro del 13 gennaio 2006, il ciclo di seminari ed il processo di preparazione del bando di gara si conclude.
Abbiamo anche in questo caso immaginato che la nostra offerta di servizi
di assistenza tecnica sia stata valutata con successo.
Il lavoro di “buon consorzio”, un consorzio professionale che ambisce a
partecipare con successo ad altre gare non finisce certamente qui, anzi,
è proprio ora che la parte più onerosa inizia: è infatti gestendo correttamente il contratto di Assistenza Tecnica5 che si evitano brutte sorprese
quali possono essere pagamento di penali, sospensioni, cancellazioni di
contratto, ecc., ma soprattutto che si aumentano le chances di essere invitati ancora.
La migliore promozione del consorzio non sta certamente nelle azioni di
lobbing presso il cliente, ma soprattutto nel farsi conoscere come un consulente affidabile, professionale e trasparente, che compie puntualmente
e con qualità le obbligazioni contrattuali.
Per questo motivo si è voluto chiudere il cerchio della partecipazione ai
bandi di gara sottolineando quanto sia importante conoscere il nuovo
contratto di Assistenza tecnica e soprattutto i nuovi aspetti ed implicazioni amministrative, operative e di relazioni che devono essere considerate
con l’entrata in vigore del Nuovo regolamento Finanziario della Commissione Europea6 (gennaio 2003 e la messa in pratica del processo di
decentralizzazione e deconcentrazione, iniziato nel gennaio 2001).
_____________
5
6
Allegato 5
Allegato 6
- 19 -
Si è perciò voluto richiamare l’attenzione dei partecipanti su aspetti pratici della gestione del contratto di assistenza tecnica e di management del
consorzio.
Innanzitutto si sono considerate tutte le figure ed interlocutori del consorzio che entrano direttamente nella esecuzione del contratto. Quali
sono i loro ruoli, funzioni, dove sono collocati nel gioco delle parti e con
quali incarichi.
Senza dubbio è stata necessaria un’analisi approfondita del contratto di
Assistenza Tecnica: condizioni specifiche e condizioni generali, soffermandoci soprattutto sui doveri:
a) tecnici: prestazione puntale dei servizi reporting e ruolo dell’ Assistenza Tecnica;
b) informazioni su anomalie, comunicazioni, diritti intellettuali, confidenzialità, conflitti di interesse e norme etiche, ecc., eventuale
sostituzione di esperti.
Si sono analizzate le penali applicate in caso di in compimento; si
sono considerati anche i diritti del consorzio: pagamenti, forme
e modalità di pagamento, quando e come presentare le fatture,
quando è possibile per il consorzio chiedere l’interruzione del contratto.
Una buona gestione però, inizia con un’ ottima e trasparente gestione del
consorzio ed è per questo motivo che molta enfasi si è data sulla necessità di ampliare ancora una volta l’accordo tra i partners per puntualizzarlo
e disegnarlo più specificatamente sulle necessità che la gestione del contratto di Assistenza Tecnica comporterà.
Sono stati dati consigli pratici su come eseguire la ripartizione pratica delle quote di profitto concordate, come controllare i pagamenti ricevuti e le
quote da ridistribuire in seno al consorzio, come e perché mantenere costantemente sotto controllo le presenze e prestazioni degli esperti, come
e perché sia necessario armonizzare i contratti degli esperti impiegati dai
differenti partners.
- 20 -
Una volta conclusa questa parte generale e propedeutica alla corretta gestione del contratto, si sono analizzati gli aspetti pratici e di routine della
sua gestione, in particolare:
•
•
•
•
calcolo unità di presenza esperti;
monitoring presenza esperti;
struttura dei rapporti del Consorzio e del progetto;
preparazione di una fattura per Servizi di Assistenza Tecnica e svolgimento di una esercitazione pratica delle Unità di presenza degli
esperti d’accordo a quanto previsto dai nuovi contratti per servizi
basati sugli oneri e calcolo delle quote di ripartizione tra i partners
del consorzio.
Lo svolgimento dei seminari ha cercato di essere il più possibile interattivo, privilegiando spiegazioni sulla base di domande specifiche, trasformando per quanto possibile, informazioni e “trucchi del mestiere” che
solo si posso apprendere attraverso anni di partecipazione pratica ai processi di preparazione e selezione/valutazione di offerte. Si sono utilizzati
supporti di rete ed internet e si sono svolte esercitazioni pratiche.
Ringrazio vivamente la Provincia autonoma di Trento, la Camera di commercio di Trento e lo Sportello Sprint per l’ottima organizzazione, preparazione e supporto logistico fornito e tutti i partecipanti per aver resistito
stoicamente durante questi tre giorni di bombardamento intensivo di
nozioni amministrative.
- 21 -
COLLANA “QUADERNI DEL CDE”
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
La tutela delle minoranze etnico-linguistiche in relazione alla rappresentanza politica: un’analisi comparata
Le professioni turistiche nell’ottica comunitaria
Euro: una sfida per la pubblica amministrazione
L’accesso ai documenti amministrativi nella prospettiva comunitaria
Cooperative, associazioni e mutue nelle normative e nelle politiche della comunità
europea
Accesso alle fonti informative comunitarie
Opportunità di cofinanziamento comunitario nel settore dell’ambiente
Documento elettronico e firma digitale
Gioventù - il programma Europeo per l’educazione non formale e la mobilità internazionale
La Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea
Programma comunitario “Cultura 2000”
Disciplina comunitaria in materia di aiuti di Stato
Il sistema degli aiuti di Stato nella politica di concorrenza dell’Unione Europea
La produzione della normativa comunitaria
Il nuovo Programma Quadro dell’Unione Europea per la ricerca
La concorrenza nei servizi pubblici di trasporto
Il Libro Bianco sulla Governance Europea: nuove prospettive comunitarie dell’autonomia trentina
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della Commissione europea
Le pubblicazioni sono disponibili su Internet al seguente indirizzo:
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Provincia Autonoma di Trento,
Centro di Documentazione Europea, via Romagnosi, 9