rimborsi spese a dipendenti/amministratori

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25/09/2013
RIMBORSI SPESE A
DIPENDENTI/AMMINISTRATORI:
TRATTAMENTO FISCALE E
DOCUMENTAZIONE
Dott. Massimiliano Teruggi
Studio Coda Zabetta, Mongiardini & Partners - Rag. Fabio Mongiardini,
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RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI/AMMINISTRATORI:
TRATTAMENTO FISCALE E DOCUMENTAZIONE
Definizioni
Rimborso spese:
somma di denaro corrisposta dal datore di
lavoro/committente al dipendente/collaboratore a
titolo di risarcimento delle spese da costoro
sostenute per lo svolgimento dell’incarico
lavorativo che comporti la necessità di effettuare
una trasferta
Trasferta:
prestazione lavorativa svolta temporaneamente al di fuori
della sede di lavoro (è differente dal trasferimento, il quale è a
titolo definitivo). Non è più necessario il rilascio di una preventiva
autorizzazione scritta del datore di lavoro; non rientra il percorso casalavoro (eccetto il servizio di trasporto collettivo organizzato del datore
di lavoro)
Sede di lavoro:
luogo in cui, in base al contratto di assunzione, il dipendente è
tenuto ad eseguire le prestazioni lavorative; non
necessariamente coincide con la sede dell’impresa
Territorio comunale:
Comune in cui ha sede l’impresa, filiali, stabilimento
in cui il lavoratore presta la propria attività
Soggetti percettori:
lavoratori dipendenti – collaboratori coordinati e
continuativi, lavoratori a progetto – amministratori
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Tipologia di spese:
a) documentate:
spese di vitto e alloggio, spese viaggi, spese di trasporto
b) non documentate:
spese per parcheggi, mance ecc..
c) forfettarie:
indennità chilometriche, di trasferta
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Trasferte nel comune
Trattamento in capo al percettore:
(art. 51, comma 5, TUIR)
in generale costituiscono reddito imponibile;
l’unica eccezione è costituita dai rimborsi delle
spese di trasporto effettuate a mezzo vettore a
condizione che sia comprovata da idonea
documentazione giustificativa (biglietti bus,
taxi, metropolitana, ecc.)
Trattamento in capo all’impresa:
i rimborsi sono interamente deducibili ai fini
IRES/IRPEF, salvo il limite del 75% di
deducibilità per le spese di prestazioni
alberghiere e somministrazioni di alimenti e
bevande; ai fini IRAP sono deducibili i rimborsi
a piè di lista e le spese di trasporto comprovate
da idonea documentazione del vettore
N.B.: il limite di deducibilità del 75% (spese per alberghi e ristoranti) è valido anche per
i soggetti che calcolano l’Irap secondo il metodo «fiscale»
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Trasferte fuori dal comune
Trattamento in capo al percettore:
a) sistema forfetario:
consiste nell’erogazione di
un’indennità di trasferta o
diaria giornaliera in misura
fissa indipendentemente
dall’effettivo
spesa
sostenuta dal dipendente
il comma 5 dell’art. 51 D.P.R. n.
917/86 contempla 3 modalità:
b) sistema analitico:
vengono
restituite
al
lavoratore
le
spese
effettivamente sostenute
attestate
da
idonea
documentazione
c) sistema misto:
consiste nel rimborso al
dipendente
sia
dell’indennità di trasferta
fissa che il rimborso
analitico
delle
spese
sostenute dal lavoratore
N.B. La scelta per uno dei tre metodi va fatta con riferimento all’intera trasferta
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a) Sistema forfetario
L’indennità di trasferta è esclusa da imposte fino ad una
massimo di € 46,48 al giorno in Italia ed € 77,47 all’estero;
l’importo rimborsato in eccedenza determina reddito
imponibile per il precettore. Se al lavoratore sono
rimborsate, oltre all’indennità di trasferta, le spese di viaggio
e di trasporto, tali importi non sono imponibili, mentre i
rimborsi di ogni altra spesa sono imponibili anche se
documentati (eccezione per spese vitto e alloggio)
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b) Sistema analitico
Il rimborso delle spese sostenute avviene sulla base di idonea
documentazione secondo le seguenti modalità:
le spese di viaggio, trasporto, alloggio e vitto non concorrono a
formare il reddito imponibile a condizione che siano
documentate
le altre spese, anche prive di documentazione, nel limite di €
15,49 al giorno per le trasferte in Italia ed € 25,82 per le trasferte
all’estero (per es. spese telefoniche, parcheggio, ecc.) non
concorrono a formare il reddito imponibile; i rimborsi in
eccedenza sono imponibili
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c) Sistema misto
Si presentano le seguenti ipotesi:
rimborso analitico delle spese di vitto o alloggio, oppure vitto o alloggio gratuito,
unitamente all’indennità forfetaria: il rimborso delle spese non concorre a
formare il reddito del percettore, ma per l’indennità forfetaria i limiti per la non
tassabilità sono ridotti di 1/3 (€ 30,98 per trasferte in Italia ed € 51,64 per
trasferte all’estero);
rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, oppure vitto e alloggio gratuito,
unitamente all’indennità forfetaria: il rimborso delle spese non concorre a
formare il reddito del percettore, ma per l’indennità forfetaria i limiti per la non
tassabilità sono ridotti di 2/3 (€ 15,49 per trasferte in Italia ed € 25,82 per
trasferte all’estero).
In entrambi i casi, le eccedenze rispetto ai limiti dell’indennità di trasferta sopra indicati
nonché le altre spese, anche se documentate, ad eccezione delle spese di viaggio e
trasporto, concorrono a formare il reddito del percettore.
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Trasferte fuori dal comune
Trattamento in capo all’impresa
cambia in base alla tipologia di rimborso:
1) rimborso forfetario:
gli importi sono deducibili ai fini IRES/IRPEF ma sono
indeducibili ai fini IRAP
2) rimborso analitico:
- le spese di vitto e alloggio sono deducibili con il limite
di € 180,76 al giorno per le trasferte Italia ed € 258,22
per le trasferte all’estero ai fini IRES/IRPEF/IRAP (per
soggetti che non applicano il metodo di bilancio);
sono deducibili ai fini IRAP senza limiti per i soggetti
che applicano il metodo di bilancio
- le altre spese documentate sono deducibili ai fini
IRES/IRPEF e IRAP
3) rimborso misto:
le spese sono interamente deducibili ai fini IRES/IRPEF
mentre ai fini IRAP sono deducibili unicamente le spese
erogate in merito al rimborso analitico.
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Indennità chilometriche
Nel caso in cui il dipendente o collaboratore sia stato autorizzato ad utilizzare una propria
autovettura, anche noleggiata, per effettuare una specifica trasferta, l’indennità chilometrica:
per il percettore: non è tassata
per ‘impresa: l’importo è deducibile ai fini IRES/IRPEF per un importo non
superiore al costo di percorrenza, calcolato in base alla tabella
ACI ovvero alle tariffe di noleggio riferite a veicoli di potenza
non superiore a 17 cavalli fiscali (per motori a benzina) o a 20
cavalli fiscali (per i motori diesel); l’eventuale eccedenza
rimborsata non è deducibile (art. 95, comma 3, TUIR)
Le indennità chilometriche non sono deducibili ai fini IRAP
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Documentazione e giustificativi
I rimborsi spese per essere deducibili dal reddito d’impresa devono essere:
inerenti all’attività d’impresa
di competenza dell’esercizio
certi nell’esistenza
determinabili nell’ammontare
riconducibili alla trasferta
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Come dimostrare che sussistono i requisiti per la deducibilità dal reddito d’impresa dei rimborsi
spese?
Predisporre un prospetto giustificativo delle spese rimborsate (nota spese) intestato
al singolo dipendente o collaboratore, contenente la descrizione dettagliata e
circostanziata delle spese ed il motivo della trasferta; la nota spesa deve essere
sottoscritta dal prestatore di lavoro (assoggettamento ad imposta di bollo se
l’importo è maggiore di € 77,47)
Allegare alla nota spese i documenti originali comprovanti gli importi pagati dai singoli
dipendenti o collaboratori (scontrini anche non integrati, biglietti anonimi,
autobus, parcheggi)
Altri documenti giustificativi:
fatture: intestate al datore di lavoro/committente al fine della registrazione sui
registri Iva
scontrini: devono essere parlanti, ovvero contenenti natura, quantità e qualità dei
beni/servizi ceduti/prestati, nonché il codice fiscale del datore di
lavoro/committente (per provare l’inerenza)
ricevuta fiscale: intestata al datore di lavoro/committente
carte di credito: intestate al datore di lavoro/committente
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Sentenza Cassazione n. 6650 del 24/3/2006:
per provare l’inerenza della spesa non è sufficiente
il riconoscimento e la contabilizzazione da parte
dell’imprenditore, ma è necessaria un’idonea
documentazione di supporto dalla quale possano
ricavarsi oltre all’importo, anche le ragioni della
stessa
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N.B.
la deducibilità della spesa rimborsata è
influenzata dalla natura della spesa; qualora,
ad
esempio,
la
spesa
rimborsata
al
dipendente/collaboratore
abbia natura di
spesa di rappresentanza è necessario applicare
le disposizioni previste dal D.M. 19/11/2008 ai fini
della deducibilità in capo al datore di
lavoro/committente.
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Aspetti IVA rimborso spese per
prestazioni alberghiere e di ristorazione
D.M. 112/2008:
soppressione limitazione oggettiva per la detraibilità IVA spese per
prestazioni alberghiere e di ristorazione (ad eccezione delle spese
qualificabili come spese di rappresentanza)
Per esercitare detrazione: necessaria la fattura
Se l’impresa decide di non operare le detrazioni IVA, poiché non richiede la fattura, l’IVA
non detratta è un costo deducibile ai fini IRES/IRPEF/IRAP?
Circolare Agenzia delle Entrate n. 25/2010
Il costo è deducibile se è giustificato da ragioni di convenienza
economico-gestionale (costi da sostenere per eseguire gli
adempimenti IVA, connessi alle fatture, sproporzionati
rispetto al vantaggio economico costituito dell’importo dell’IVA
detraibile)
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rimborsi spese a dipendenti/amministratori

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