Gestione inventariale e patrimoniale

Gestione inventariale e patrimoniale
di Francesca Romallo
INDICE
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I beni e l’inventario
La custodia
Il passaggio di consegne
Ricognizione e …
Valore dei beni inventariati
Discarico inventariale
Vendita di beni fuori uso …
Aspetti concernenti la gestione
dei beni delle istituzioni
scolastiche
Gestione patrimoniale
delle istituzioni scolastiche, check list
p.1
p.3
p.4
p.5
p.7
p.7
p.8
p.8
p.9
I beni e l’inventario
Per effetto dell’art. 21 della L. 59/97 dal 1-9-2000 tutte le istituzioni scolastiche
hanno acquisito la personalità giuridica e, pertanto, sono divenute proprietarie dei
beni loro assegnati e/o acquistati. In precedenza solo alcune tipologie di istituto erano
dotate di personalità giuridica (istituti tecnici, professionali e d’arte) e vantavano tale
prerogativa, mentre in tutti gli altri casi i beni in dotazione alle scuole costituivano
parte del patrimonio dello Stato.
Il D.I. D.I. 44/01, contenente le “istruzioni generali sulla gestione amministrativo
contabile delle istituzioni scolastiche”, disciplina la gestione patrimoniale, i beni e gli
inventari agli articoli da 23 a 28.
L’art. 23 distingue i beni che costituiscono il patrimonio dell’istituzione scolastica in
beni immobili e beni mobili, secondo la definizione del Codice civile (art. 812 C.C.).
Per i beni appartenenti al patrimonio dello Stato e degli Enti locali che sono
concessi in uso alle scuole e iscritti in distinti inventari, si osservano le disposizioni
impartite dagli enti stessi.
L’inventario è il registro contabile in cui sono raccolti i dati che mettono in
evidenza la consistenza patrimoniale dei beni dell’istituzione scolastica in un
determinato momento: esso rappresenta la parte statica delle scritture inventariali.
L’insieme delle operazioni che costituiscono l’inventario sono:
- la ricerca degli elementi patrimoniali
- la descrizione di essi, attraverso l’individuazione delle caratteristiche qualitative
- la classificazione, mediante inserimento in gruppi omogenei di beni
- la valutazione, consistente nell’attribuzione di un valore economico.
Attraverso la compilazione del registro di inventario il consegnatario assume la
responsabilità della custodia dei beni e della loro vigilanza.
A seconda delle qualità che li caratterizzano i beni mobili si dividono in
inventariabili e non inventariabili.
Quelli inventariabili sono componenti attivi del patrimonio in virtù della loro
durevolezza nel tempo e del loro valore e formano oggetto delle “spese di
investimento”.
I beni non inventariabili sono rappresentati da oggetti di valore modico e di facile
deterioramento, soggetti nell’arco di un tempo breve a consunzione e/o distruzione. Si
tratta di beni che per loro natura sono consumabili, non suscettibili di uso durevole o
ripetuto in quanto il loro utilizzo comporta necessariamente la loro distruzione o di
beni che si deteriorano facilmente con l’uso.
A titolo esemplificativo, sono da considerare tali gli oggetti di cancelleria, il
materiale di pulizia, il materiale didattico soggetto ad usura: libri della biblioteca di
classe, carte geografiche, utensili e piccole attrezzature dei laboratori, materiale di
“consumo” dei laboratori, materiali per l’educazione fisica quali palloni, clavette, ecc.,
oggetti per l’educazione artistica, giochi e materiale didattico delle scuole elementari e
materne.
Non sono soggetti alla iscrizione in inventario, pur dovendo essere conservati nei
modi d’uso e con le modalità previste dal regolamento dell’istituzione, i bollettini
ufficiali, le riviste e le pubblicazioni periodiche di qualsiasi genere e i libri da destinare
alle biblioteche degli alunni.
I beni mobili inventariabili sono iscritti in appositi registri (inventari) in ordine
cronologico, con numerazione progressiva e ininterrotta e con l’indicazione di ogni
elemento utile a stabilirne la provenienza, l’ubicazione, la quantità, lo stato di
conservazione, il valore, l’eventuale rendita.
Come tutti i documenti contabili obbligatori, anche se tenuti con sistemi
automatizzati od a fogli mobili, i registri dell’inventario devono contenere le pagine
numerate, munite del timbro dell’Istituzione e siglate dal direttore che, tra l’altro, a
chiusura dell’esercizio ha l’obbligo di
attestare il numero delle pagine che
compongono i documenti medesimi.
Per quanto riguarda la tenuta e le correzioni sono vietate le abrasioni; le eventuali
rettifiche devono essere effettuate con inchiostro rosso e in modo che risultino
chiaramente leggibili le parole o gli importi corretti. Ogni correzione deve essere
convalidata dalla firma del consegnatario.
Ogni bene è contrassegnato con il numero progressivo corrispondente alla
registrazione in inventario. Su tutte le fatture di acquisto di beni soggetti a scrittura
inventariale deve essere trascritto il numero assegnato ai beni stessi.
I beni immobili, i beni di valore storico-artistico, i libri e il materiale bibliografico, i
valori mobiliari sono descritti in inventari distinti da quello dei beni mobili (art. 24 del
D.I. 44/01).
In particolare, l’inventario dei beni immobili di proprietà dell’istituzione scolastica
deve contenerne gli elementi di identificazione, di ubicazione, del titolo di acquisto
della proprietà, della provenienza, del numero di partita catastale, degli eventuali pesi
o gravami, ecc.
Qualsiasi variazione, in aumento o in diminuzione, dei beni soggetti a registrazione
inventariale deve essere annotata, in ordine cronologico, nell’inventario di riferimento.
Sono operazioni in aumento tutte le “entrate” di beni derivanti da nuovi acquisti,
donazioni, sopravvenienze o rettifiche per qualsiasi causa.
Le diminuzioni sono rappresentate da eliminazioni a seguito di vendita o cessione di
beni fuori uso (art.52 D.I. 44/01) o quale conseguenza di furti o causa di forza
maggiore, nonchè a rettifiche per qualsiasi causa.
Per ciò che concerne le rettifiche, può accadere che il consegnatario si accorga di
errori materiali di scritturazione. I casi più frequenti sono rappresentati da:
-
errore per assegnazione di valore al bene in difetto o accrescimento;
duplice registrazione di uno stesso bene;
inventariazione di beni non soggetti a tale adempimento perché di “facile consumo”
e pertanto, soggetti a deterioramento e consunzione.
Il valore attribuito ad ogni bene iscritto in inventario corrisponde: al prezzo di
fattura, per i beni acquistati; al prezzo di costo, per quelli prodotti in istituto; al prezzo
di stima per quelli acquisiti per effetto di donazione.
I titoli e i valori mobiliari pubblici o privati si iscrivono al prezzo di borsa del giorno
precedente alla scrittura, quando il prezzo è inferiore al valore nominale o al loro
valore nominale, quando il prezzo di borsa risulti ad esso superiore. In ogni caso deve
essere indicata la rendita e la scadenza del titolo
La corretta tenuta e il puntuale aggiornamento delle registrazioni e della contabilità
dei beni patrimoniali assume importanza ai fini della gestione e della rendicontazione.
In sede di redazione del conto consuntivo, la rilevazione delle scritture inventariali
risponde all’esigenza di rappresentare la situazione patrimoniale, di cui la consistenza
dei beni rappresenta uno degli elementi attivi (MOD. K – allegato al conto
consuntivo).
Il conto del patrimonio espone la consistenza delle attività e delle passività all’inizio e
al termine
dell’esercizio finanziario ed evidenzia le variazioni in aumento e in
diminuzione degli elementi stessi, nonché il totale complessivo dei crediti e dei debiti a
fine esercizio (art. 18 co. 3 D.I. 44/01). La differenza tra attività e passività
determina la consistenza patrimoniale netta o il deficit patrimoniale.
E’ importante accertare la corrispondenza dei valori iscritti negli inventari con quelli
riportati nel conto del patrimonio MOD. K.
La custodia
L’art. 24 co. 7 del D.I. 44/01 assegna la tenuta e la cura degli inventari al
Direttore, che assume la responsabilità del consegnatario, salvo il disposto di cui
all’art. 27.
Egli, pertanto, è responsabile dei beni ricevuti in consegna e assume ogni iniziativa
idonea alla loro conservazione. Potrà liberarsi da tale responsabilità solo dimostrando
di aver usato un’ adeguata diligenza nella vigilanza e nella custodia e che l’eventuale
perdita o il danneggiamento di essi non sia derivante da incuria o negligenza da parte
sua, ma causato da un fatto imprevedibile, da caso fortuito o da forza maggiore.
Per ogni locale dell’istituto può essere opportuno compilare una scheda che
contenga l’elenco dei beni in esso contenuti, con il rispettivo numero assegnato in
inventario e la descrizione. Tale scheda, sull’esempio del mod. 227 PGS adottato in
precedenza negli istituti senza personalità giuridica, andrebbe aggiornata ad ogni
introduzione o fuoriuscita di eventuali beni dal locale stesso. Una simile precauzione,
sia pure di non poca difficoltà nell’attuazione pratica, consente di procedere in
maniera agevole al controllo del materiale.
Inoltre, per una più organica e razionale raccolta di informazioni sui beni in
dotazione nei laboratori, sarebbe utile, oltre al registro generale dell’inventario e agli
elenchi previsti dall’art. 27 D.I. 44/01, predisporre una scheda per ciascun bene. Tale
compito, nelle istituzioni scolastiche ove tate profilo professionale è presente, può
essere assegnato all’assistente tecnico, al quale saranno impartite idonee istruzioni
da parte del DSGA.
In tale scheda potrebbero essere evidenziati:
-
il numero assegnato in inventario
la descrizione sintetica del bene
il valore monetario di acquisto o di stima
l’ esercizio finanziario in cui è avvenuto l’acquisto o la donazione
l’attività / progetto - il tipo- conto- sottoconto del Programma annuale cui la spesa
- risulta imputata
la ragione sociale del fornitore o la denominazione del donante
gli estremi del verbale di collaudo
la data di scadenza della garanzia ad opera della ditta fornitrice
lo stato di conservazione
i provvedimenti di manutenzione ordinaria e straordinaria del bene
gli estremi dell’ eventuale provvedimento di discarico inventariale
Tale documento si rivelerebbe utile anche in vista della ricognizione periodica
dei beni inventariali, oltre che al fine di consentire un continuo monitoraggio dello
stato di conservazione e di manutenzione delle attrezzature.
Si ritiene che debba essere programmato il controllo delle attrezzature specialmente
in due momenti specifici dell’anno scolastico:
-
-
al termine delle attività didattiche, per controllare lo stato di conservazione dei
beni e rilevare eventuali necessità di nuovi acquisti, rinnovi o manutenzioni
straordinarie, al fine di mettere a disposizione di docenti e allievi supporti didattici
e apparecchiature efficienti e in quantità adeguate fin dall’inizio del nuovo anno
scolastico;
intorno alla metà dell’anno scolastico (es. inizio del mese di febbraio), per
verificare l’uso che è stato fatto del materiale e valutare eventuali ulteriori
necessità.
Il passaggio di consegne
La consegna dei beni inventariati deve avvenire al momento dell’insediamento del
consegnatario. Il consegnatario risponde della gestione dei beni dal momento in cui ne
diviene titolare e da quel momento ha l’onere di adempiere con ogni cura e diligenza
ai propri compiti.
Quando il direttore cessa per qualsiasi causa dal suo ufficio, si procede al “passaggio
di consegne” che avviene mediante ricognizione materiale dei beni, in contraddittorio
con il consegnatario subentrante.
L’operazione avviene alla presenza del Dirigente scolastico e del presidente del
Consiglio d’Istituto e deve risultare da apposito verbale redatto in più esemplari: uno
rimane agli atti dell’istituzione, uno è conservato dal consegnatario subentrante, uno è
rilasciato al consegnatario uscente e uno per ognuno degli altri intervenuti.
Nel suddetto verbale i consegnatari si danno atto reciprocamente dell’avvenuta
ricognizione dei beni, la cui consistenza dovrà concordare con i dati risultanti dalle
scritture inventariali chiuse e sottoscritte da tutti gli intervenuti all’operazione. Inoltre,
sono riportati il numero dei beni e il loro valore complessivo. Al verbale vengono
allegati gli elenchi analitici dei beni oggetto del passaggio, sottoscritti dagli interessati.
Per effetto del passaggio di consegne cessa la responsabilità del consegnatario
uscente.
La puntuale e tempestiva effettuazione di tale operazione riveste particolare
importanza sia nell’interesse dei consegnatari, sia in merito alla individuazione di
eventuali responsabilità.
La mancata formalizzazione del passaggio di consegne con
la dovuta tempestività realizza infatti un’ ipotesi di “confusione contabile e giuridica” di
patrimoni e può dar luogo, tra l’altro, a responsabilità amministrativa e contabile.
Il passaggio di consegne investe anche i beni di proprietà dell’Ente locale o di altri
enti e che siano concessi in uso all’istituzione scolastica.
A norma dell’art. 27 del D.I. 44/01 la custodia del materiale didattico, tecnico,
scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata, dal direttore, su
indicazione vincolante del dirigente, ai rispettivi docenti, mediante elenchi sottoscritti
in duplice esemplare e sottoscritti dal direttore e dal docente interessato, che risponde
della conservazione del materiale affidatogli in qualità di subconsegnatario.
L’operazione dovrà risultare da apposito verbale.
Il docente risponde
personalmente di fronte al consegnatario di ogni mancanza o deterioramento dei beni
ricevuti, tuttavia il consegnatario resta l’unico responsabile dell’inventario.
Il predetto docente, all’atto della cessazione dall’incarico, provvede alla riconsegna
al direttore del materiale ricevuto in custodia.
La Tabella A – Profili di area del personale ATA di cui al CCNL 29-11-07 prevede che
il COORDINATORE TECNICO “……In rapporto alle attività di laboratorio connesse alla
didattica, è subconsegnatario con affidamento della custodia e della gestione del
materiale didattico, tecnico e scientifico dei laboratori e delle officine, nonché dei
reparti di lavorazione”.
Certamente dovrà essere considerata l’opportunità di armonizzare e regolamentare
ulteriormente le due figure di subconsegnatario, per evitare una duplicazione di
funzioni.
Ricognizione e rivalutazione dei beni. Rinnovo degli inventari
Almeno ogni cinque anni si provvede alla ricognizione dei beni e almeno ogni
dieci anni alla rivalutazione dei beni e al rinnovo degli inventari (art. 24 D.I.
44/01).
La ricognizione dei beni consiste in un complesso di operazioni volte a raffrontare
la situazione di diritto emergente dalle scritture inventariali con la situazione di fatto,
cioè con l’ effettiva esistenza dei beni di cui trattasi.
Normalmente si procede alla ricognizione, oltre che, per prescrizione normativa, ogni
cinque anni, alla cessazione dall’ufficio del consegnatario (trasferimento, collocamento
in quiescenza, licenziamento, ecc.), per iniziativa del consegnatario stesso, per
rinnovo degli inventari o a seguito di richiesta dell’organo di controllo.
In primo luogo si provvede ad eseguire il riscontro tra le risultanze dell’inventario e
la situazione effettiva, procedendo, a tal fine, ad un sopralluogo fisico nei locali
dell’Istituzione scolastica. Di tale attività deve essere redatto un apposito verbale nel
quale vengono descritte le operazioni svolte, nonché la situazione accertata
opportunamente riassunta in una tabella di sintesi.
In secondo luogo, il suddetto verbale va sottoposto al visto del Dirigente scolastico il
quale, attestata l’effettività delle operazioni svolte e sulla base delle risultanze
emerse, è in condizione di poter adottare gli eventuali provvedimenti necessari alla
tutela dei beni ovvero, se è il caso, al loro reintegro. Infine, di tutte le suddette
operazioni deve essere fornita informazione al Consiglio di Istituto.
La ricognizione inventariale consente di avere la situazione del patrimonio sempre
aggiornata. In sede di ricognizione possono essere rilevate eventuali discordanze tra
la situazione effettiva e quella risultante dalle scritture. Tali discordanze possono
derivare dalla mancata registrazione di beni esistenti o dalla inesistenza di beni
risultanti dall’inventario.
Nel primo caso si procede ad una registrazione in aumento per l’assunzione in
“carico” del bene precedentemente non inventariato.
Nell’ipotesi di mancanza di beni compresi nell’inventario, il consegnatario dovrà
preliminarmente accertare se ciò sia eventuale conseguenza di un errore materiale di
registrazione (ad esempio: inventariazione di un bene che invece è di “facile
consumo”), nel qual caso si potrà provvedere, per la sanatoria contabile, ad una
rettifica con opportuna annotazione siglata dal consegnatario. Diversamente, si potrà
presentare denuncia per furto ed il Dirigente scolastico adotterà i provvedimenti di
competenza (eliminazione dall’inventario ed accertamento di eventuali responsabilità
con obbligo di reintegro).
I valori di inventario possono essere modificati anche per effetto di rilevazione di
errori materiali di registrazione. Tali errori possono essere conseguenti a
classificazione errata della categoria del bene, attribuzione di un unico numero di
inventario a beni naturalmente distinti, attribuzione di più numeri di inventario a beni
che costituiscono funzionalmente una unità, errore nella quantità registrata. Tali errori
devono essere sanati contabilmente con una operazione di rettifica siglata dal
consegnatario.
Pur essendo un adempimento che compete al consegnatario, è opportuno che le
operazioni di ricognizione siano effettuate con la collaborazione di altro personale
(eventualmente assistenti tecnici o amministrativi), anche a garanzia di una certa
imparzialità del controllo. A tale scopo potrà essere costituita una commissione ad
hoc.
La ricognizione, oltre a condurre alla eventuale eliminazione di beni fuori uso, andati
perduti, ecc. consente anche la verifica dei modi d’uso e di gestione dei beni e la
verifica del loro stato di conservazione, nonché la rivalutazione dei beni iscritti in
inventario.
Al rinnovo dell’inventario e alla rivalutazione dei beni si procede almeno ogni
dieci anni, secondo quanto stabilito dall’art. 24 , ultimo comma del D.I. 44/01.
Il rinnovo degli inventari assolve alla funzione di ridurre le scritture e, di
conseguenza, di adeguare i numeri di inventario ai beni effettivamente esistenti.
Accade infatti che, a seguito di numerose operazioni di eliminazione di beni
dall’inventario, il registro si trovi a contenere una numerazione non proporzionata al
numero di beni effettivamente esistenti, rilevandosi una dissonanza fra la situazione
reale e quella che si rileva dalle scritture.
Il consegnatario provvede alla rinnovazione dell’inventario previa ricognizione dei
beni. La stesura del nuovo inventario è impostata sulla scorta delle risultanze della
ricognizione e delle precedenti scritture e consiste nell’attribuzione agli stessi beni di
un nuovo numero di inventario.
Al termine della ricognizione il consegnatario provvede alla rivalutazione dei beni,
finalizzata ad attribuire ad essi un valore economico corrispondente ai prezzi di
mercato o al “valore di realizzo”. Normalmente essa viene operata secondo un valore
prudenziale di stima, tenendo conto dei prezzi di mercato e dello stato di
conservazione dei beni, salvo specifiche disposizioni normative che determinino criteri
e coefficienti di riferimento.
Anche per le operazioni di rivalutazione valgono le considerazioni espresse in tema
di ricognizione: è opportuno che esse siano effettuate con la collaborazione di altro
personale (eventualmente assistenti tecnici o amministrativi).
Normalmente è la stessa commissione, all’uopo costituita, che provvede alle
operazioni sopra descritte nelle varie fasi.
Valore dei beni inventariati
Ad ogni bene iscritto in inventario viene attribuito un valore economico.
Per i beni acquistati il valore corrisponde al prezzo risultante dalla fattura,
comprensivo di IVA. Il valore di iscrizione dei beni mobili acquisiti mediante contratti
di leasing (locazione finanziaria) è di norma determinato dalla somma dei canoni
pagati e del prezzo di riscatto, depurata dalle quote versate per interessi.
Per i beni prodotti nell’istituto il valore assegnato è quello corrispondente al costo
effettivo della produzione.
Ai beni ricevuti per effetto di donazione viene attribuito un valore di stima, ad
eccezione dei libri che devono essere comunque inventariati al prezzo di copertina. Al
fine di procedere ad una stima che sia il più vicino possibile al valore reale del bene
preso in esame, saranno adottati metodi di comparazione con oggetti simili per
caratteristiche e funzioni, tenendo conto, al tempo stesso, dei prezzi di mercato e
dello stato del bene. Sovente si ricorre, in questi casi, alla collaborazione di personale
esperto in servizio nella scuola (es. docenti di materie tecniche o assistenti tecnici).
Per i beni immobili il valore di iscrizione in inventario è desunto dall’atto di
compravendita immobiliare.
I valori mobiliari di tipo pubblico o privato, i titoli del debito pubblico o garantiti dallo
Stato si iscrivono al valore espresso dalla borsa nel giorno antecedente a quello della
registrazione in inventario o della revisione di esso, qualora tale prezzo risulti inferiore
al loro valore nominale. Qualora il prezzo di borsa sia superiore al valore nominale,
sarà quest’ultimo a rappresentare il valore di iscrizione.
In ogni caso, dovrà essere annotato il valore della rendita e la relativa scadenza.
La corretta attribuzione del valore ai beni dell’istituzione scolastica assume
importanza di rilievo anche ai fini dell’applicazione dell’art. 19 del D.I. 44/01: esso
prescrive l’obbligo di adozione di “ …. misure organizzative necessarie per la
rilevazione e l’analisi dei costi e dei rendimenti dell’attività amministrativa…..”.
Discarico inventariale
Il discarico inventariale dà luogo ad una diminuzione della consistenza
patrimoniale dell’istituzione scolastica.
Si perviene alla eliminazione dei beni dall’inventario quale conseguenza al
verificarsi di eventi o circostanze che ne determinino la mancanza o li rendano
inservibili all’uso, ivi compresa l’obsolescenza o il deterioramento.
L’art. 26 D.I. 44/01 dispone che il materiale mancante per furto o per causa di forza
maggiore, o divenuto inservibile per l’uso cui era destinato è eliminato dall’inventario
con provvedimento del dirigente scolastico. Lo stesso provvedimento indica l’obbligo
di provvedere al reintegro, posto a carico degli eventuali responsabili.
All’atto della scoperta di un furto deve essere effettuata tempestiva denuncia
all’autorità di pubblica sicurezza e deve essere disposto ogni accertamento necessario
a verificare la sussistenza di eventuali responsabilità a carico del consegnatario o di
altro personale, per negligenza o incuria nella custodia.
Il provvedimento di discarico non pregiudica l’eventuale giudizio di responsabilità
dinanzi alla Corte dei Conti, per danni accertati successivamente.
Al provvedimento di discarico emesso in seguito a furto deve essere allegata copia
della denuncia presentata.
Qualora l’eliminazione dei beni dall’inventario sia da mettere in relazione con la
cessione di beni fuori uso o non più utilizzabili, al provvedimento emesso dal dirigente
deve essere allegato il verbale della commissione di cui all’art. 52 co. 1.
Vendita di beni fuori uso o non più utilizzabili
L’art. 52 D.I. 44/01 disciplina la vendita dei beni fuori uso e dei beni non più
utilizabili.
Si adotta tale procedura, ad esempio, quando determinati beni siano divenuti
inservibili perché ormai obsoleti e inadeguati o quando siano necessari interventi di
manutenzione reputati antieconomici, rispetto al valore degli stessi.
Ai fini della successiva cessione, l’istituzione scolastica deve provvedere alla
determinazione del valore dei beni, calcolato sulla base delle somme iscritte in
inventario, dedotti gli ammortamenti, cioè le quote annue corrispondenti al
deprezzamento progressivo del bene per effetto del trascorrere del tempo, utili a
pervenire ad un valore realistico.
Si può giungere alla determinazione del valore anche sulla base del valore dell’usato
di beni simili, individuato da apposita commissione interna. In definitiva, il valore da
attribuire ai beni oggetto di cessione deve essere il più possibile rapportato ai valori di
“mercato”.
La procedura di vendita avviene sulla base dell’offerta più vantaggiosa, pervenuta a
seguito di un avviso di gara pubblicato all’albo della scuola e comunicato agli alunni.
In caso di esito di gara deserta, i materiali fuori uso possono essere ceduti a trattativa
privata o a titolo gratuito e, in mancanza, possono essere distrutti.
I soli beni non più utilizzabili possono essere ceduti direttamente a trattativa privata
ad altre scuole o ad altri enti pubblici.
Aspetti concernenti la gestione dei beni delle istituzioni scolastiche
Sulla scorta di anomalie nella gestione patrimoniale delle scuole, emerse dall’esame
dei verbali dei revisori dei conti, la Circolare Ministero dell’Economia e delle
Finanze – Ispettorato di Finanza n. 26 del 18-9-2008, inviata ai revisori dei conti
in rappresentanza del MEF, alle Ragionerie Territoriali dello Stato e, per conoscenza,al
MIUR, richiama l’attenzione su alcuni aspetti relativi alle criticità più ricorrenti e
fornisce chiarimenti e indicazioni operative volte ad assicurare uniformità di
comportamenti tra gli organi deputati al controllo.
Gli argomenti che sono apparsi meritevoli di particolare approfondimento
riguardano:
-
la ricognizione dei beni;
il passaggio di consegne
subentrante;
tra
consegnatario
uscente
e
consegnatario
-
l’invio del “Prospetto A” (consistenza e variazioni patrimoniali delle istituzioni
scolastiche) alle competenti Ragionerie Territoriali dello Stato.
I revisori dei conti sono esortati a sensibilizzare le istituzioni scolastiche che non vi
abbiano provveduto autonomamente a compiere le operazioni di ricognizione dei
beni, secondo la prescrizione normativa di cui all’art. 24 co. 9 del D.I. 44/01.
La stessa circolare richiama poi l’attenzione sull’esigenza di una corretta
applicazione dell’art. 24 co. 8 del D.I. 44/01 che così recita: “ Quando il direttore
cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne avviene mediante ricognizione
materiale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del
dirigente e del presidente del Consiglio di Istituto. L’operazione deve risultare da
apposito verbale.” Al riguardo, si sottolinea che la mancata formalizzazione del
passaggio di consegne tra il consegnatario uscente e il consegnatario subentrante può
integrare, tra l’altro, una fattispecie di responsabilità amministrativa e contabile.
In merito alla trasmissione del Prospetto A, la nota in oggetto ribadisce la
scadenza dell’adempimento di invio dei dati relativi alla consistenza ed alle variazioni
patrimoniali delle istituzioni scolastiche al 30 aprile di ogni anno, a cura dei revisori dei
conti in rappresentanza del MEF. In caso di assenza o impedimento del revisore,
l’invio dei dati alla competente Ragioneria Territoriale dello Stato sarà curato dal
Direttore dei servizi generali e amministrativi dell’istituto.
In relazione alla tematica della gestione patrimoniale delle istituzioni scolastiche la
Circ. MEF 26/2008 riepiloga nell’ Allegato n.1 una check-list dei principali controlli
cui sono tenuti i revisori dei conti, non mancando di sottolineare l’importanza del
controllo di regolarità amministrativo contabile quale efficace strumento attraverso il
quale i revisori stessi possono monitorare la gestione dei beni e rilevare eventuali
irregolarità o mancanze.
La chek-list in argomento, di seguito riportata, costituisce anche per l’istituto un utile
strumento di lavoro, non solo preordinato al controllo dei revisori dei conti.
GESTIONE PATRIMONIALE DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE
CHECK-LIST
PRINCIPALI CONTROLLI
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Accertare l’avvenuto passaggio di consegne tra il Dirigente scolastico e il
Direttore dei servizi generali e amministrativi nonché la corretta applicazione
della prescritta procedura
Verificare la correttezza del verbale del passaggio di consegne dal quale deve
risultare l’avvenuta effettuazione della ricognizione inventariale nonchè
l’apposizione delle firme del Direttore uscente, del Direttore subentrante, del
Dirigente Scolastico e del Presidente del Consiglio d’Istituto
Controllare la corretta tenuta dei vari registri previsti per ciascuna tipologia di
scuola
Verificare la corretta applicazione dell’art. 29, comma 4, del D.I. n. 44/2001, in
virtù del quale i documenti contabili obbligatori di cui al comma 1, anche se
tenuti con sistemi automatizzati od a fogli mobili, devono contenere le pagine
numerate, munite del timbro dell’Istituzione e siglate dal direttore, che, tra
l’altro, a chiusura dell’esercizio, ha l’obbligo di attestare il numero delle pagine
che compongono i documenti medesimi
Verificare che le iscrizioni nei registri siano in ordine cronologico e che riportino
tutti gli elementi indicativi della provenienza, consistenza, ubicazione, valore e,
per i beni immobili, l’eventuale rendita
Accertare la corrispondenza dei valori iscritti negli inventari con quelli riportati
nel conto del patrimonio (mod. K)
Verificare la correttezza delle consistenze iniziali riportate nel mod. K e rilevare
le cause di eventuali anomalie
Assicurare il rispetto delle norme regolamentari relative alle procedure di
variazione dei beni iscritti nell’inventario
Verificare (a campione) la reale esistenza dei beni attraverso una effettiva
ricognizione
Verificare (a campione) la corretta apposizione sui beni mobili del numero
identificativo nonché la corrispondenza con i registri inventariali
Verificare (a campione) l’annotazione sulle fatture degli estremi di assunzione in
carico dei beni sui vari registri
Accertare che i beni mobili di proprietà degli Enti locali siano inventariati
separatamente dai beni dell’Istituto
Accertare la corretta applicazione dell’art. 27 (Custodia del materiale didattico,
tecnico e scientifico, dei laboratori e delle officine) e dell’art. 52 (Vendita di
materiali fuori uso e di beni non più utilizzabili) del D.I. n. 44/2001
ESEMPIO DI PROVVEDIMENTO DI INDICAZIONE DEI DOCENTI SUBCONSEGNATARI
Prot. n. ..........................................
...................................,
Al DSGA
Dott. ................................
SEDE
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
- Visti gli articoli 24 e 27 D.I. 44/01
dispone
L’affidamento del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, del laboratori
e delle officine iscritto nel registro di inventario ai docenti sub consegnatari di seguito
designati:
Laboratorio
Laboratorio
Laboratorio
Laboratorio
Laboratorio
Laboratorio
Biblioteca
di Informatica
Linguistico
di Scienze
di Fisica
di Chimica
di Impianti e macchine
Prof.
Prof.
Prof.
Prof
Prof.
Prof.
Prof.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
La S.V. curerà ogni adempimento connesso all’affidamento della custodia dei beni ai
docenti subconsegnatari, ricavando gli elementi per la compilazione degli elenchi
descrittivi dalle annotazioni inerenti l’ubicazione dei beni contenute nei registri di
inventario.
Il Dirigente Scolastico
......................................................
ESEMPIO DI VERBALE DI SUBCONSEGNA DEI BENI E SUCCESSIVA RESTITUZIONE
Il sottoscritto DSGA Dott. ……………………………………………………….. ,nella sua qualità di
consegnatario dei beni dell’Istituto …………………………………………………. e nel rispetto delle
indicazioni vincolanti del Dirigente Scolastico, atto prot. n………………..del ……………………
affida
al Prof. ..............................................................la vigilanza e la custodia dei beni
mobili iscritti nel registro dell’inventario dell’Istituto e riportati negli elenchi allegati al
presente atto a costituirne parte integrante e sostanziale.
Il presente verbale e gli elenchi descrittivi allegati sono compilati in duplice esemplare
di cui uno è consegnato al docente subconsegnatario e l’altro viene depositato agli
atti.
Al termine delle attività didattiche e prima della restituzione al consegnatario,
l’assistente
amministrativo/assistente
tecnico
Sig.
.................................,
unitamente al subconsegnatario, provvederà alla verifica dello stato d’uso dei beni
affidati in custodia come da presente atto.
Il docente subconsegnatario assume la responsabilità della vigilanza e della custodia
dei beni ricevuti e dell’eventuale consegna a colleghi che ne facciano richiesta.
I beni non dovranno subire modifiche di alcun tipo nell’ubicazione e, in caso di
strumentazione ad uso mobile (es. telecamere), il docente subconsegnatario si
impegna a riporla, dopo ciascun uso, nel locale che risulta indicato quale ubicazione
del bene sia nell’elenco allegato al presente atto che nel registro di inventario.
In caso di trasferimento o di cessazione dal servizio per qualsiasi motivazione, il
docente subconsegnatario si impegna a riconsegnare i beni al DSGA consegnatario.
Per ricevuta consegna:
.............................., li .......................................
Il Docente subconsegnatario
Prof. ..........................................
Il D.S.G.A
Dott. ………………………………………………….
-----------------------------------------------------------------------------------------------Per avvenuta restituzione al DSGA consegnatario:
.............................., li .......................................
Il Docente subconsegnatario
Prof. ..........................................
IL DSGA
Dott. ………………………………………………….
ESEMPIO DI VERBALE DI PASSAGGIO DI CONSEGNE
L’anno ........................................., addì...................... del mese di ...................,
alle ore ............................, presso la sede dell’Istituto ........................................,
alla presenza del Dirigente scolastico Prof………………………………………………. e
del
Presidente del Consiglio di Istituto Sig. …………………………………, si procede al passaggio
di consegne dei beni
dal consegnatario uscente, Dott. ......................., DSGA trasferito in altra sede a far
data dal 1-9- 2009
al consegnatario subentrante, Dott............................................. che ha assunto
regolare servizio quale DSGA di questa istituzione scolastica in data 1-9-2009.
I consegnatari Dott. ………………………………… e Dott………………………………si danno atto
reciprocamente dell’avvenuta ricognizione materiale dei beni, alla cui verifica hanno
dato luogo in contraddittorio, prima della sottoscrizione del presente verbale.
La consistenza dei beni coincide esattamente, per quantità e valore, con le scritture
che si rilevano dai registri degli inventari.
Il consegnatario uscente e il consegnatario subentrante dichiarano rispettivamente
di cedere e di accettare i beni indicati negli elenchi analitici, sottoscritti dagli
interessati e allegati al presente verbale a costituirne parte integrante e sostanziale.
Gli elementi riassuntivi per quantità, valore e tipologia sono specificati come segue:
Classificazione
Quantità
Valore
.............................
.............................
€ ........................
.............................
.............................
€ ........................
.............................
.............................
€ ........................
Totale
€ ........................
Il presente verbale è redatto in cinque esemplari, da consegnare uno per ognuno
degli intervenuti e uno da depositare agli atti di questa istituzione scolastica.
Letto, approvato e sottoscritto.
............................., li .......................................
Il Consegnatario Uscente
DSGA Dott. ....................................
Il Consegnatario Subentrante
DSGA Dott. ..............................................
Il Presidente del Consiglio d’Istituto
Prof. ....................................
Il Dirigente Scolastico
Sig. .................................................
ESEMPIO DI PROVVEDIMENTO DI ELIMINAZIONE DI BENI DALL’ INVENTARIO
IN CASO DI FURTO
Prot. n. ..........................................
...................................
AL DSGA
Dott. ………………………….
SEDE
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
- Visto l’art. 26 del D.I. 44/01;
- Visto l’elenco dei beni mancanti per furto avvenuto in data ………………………..;
- Vista la denuncia presentata all’ Autorità di Pubblica Sicurezza di…………………………il
giorno …….………………, allegata in copia al presente atto;
- Atteso che sono stati eseguiti tutti gli accertamenti e i riscontri ritenuti necessari ad
escludere la sussistenza di responsabilità per incuria o negligenza nella custodia a
carico del consegnatario o di altro personale in servizio nella scuola e che, pertanto,
non si ravvisano obblighi di reintegro;
- Considerato che il presente provvedimento di discarico non pregiudica l’eventuale
giudizio di responsabilità dinanzi alla Corte dei Conti, per danni che siano accertati
successivamente;
- Esaminata la proposta del DSGA Dott. …………………………….. , in merito al discarico
dall’ inventario dei beni oggetto del furto
DISPONE
L’eliminazione dall’inventario dei beni mobili di seguito specificati:
Quantità
2
1
Descrizione
Videocamera
digitale Mod. KJX
matr. 00089000
matr. 00088700
Computer portatile
HP – cod. FFHKV
Numerazione
inventario
Da n. 709
a n. 710
n.1.130
Valore unitario Valore
omplessivo
€ 600,00
€ 1.200,00
€
900,00
€
900,00
Il DSGA, quale consegnatario dei beni, provvederà alle scritture in diminuzione per
quantità e valore nel registro di inventario.
Il Dirigente scolastico
………………………………….
ESEMPIO DI PROVVEDIMENTO DI ELIMINAZIONE DALL’INVENTARIO
DI BENI FUORI USO O NON PIÙ UTILIZZABILI
Prot. n. ..........................................
...................................
AL DSGA
Dott. ………………………………
SEDE
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
- Visto L’art. 26 D.I. 44/01;
- Esaminata la proposta avanzata dal consegnatario,
Dott. ……………………………..,
relativa al discarico dall ‘inventario di beni fuori uso, obsoleti e non più utilizzabili;
- Visto il verbale allegato, redatto dalla commissione nominata ai sensi dell’art. 52 D.I
44/01, in cui risulta attribuito ad ogni bene oggetto di discarico il valore relativo alla
cessione;
- Atteso che sono stati eseguiti tutti gli accertamenti e i riscontri necessari ad
escludere comunque la sussistenza di responsabilità per incuria o negligenza nella
custodia da parte del consegnatario o di altro personale in servizio nella scuola e che,
pertanto, non si ravvisano obblighi di reintegro;
- Considerato che il presente provvedimento di discarico non pregiudica l’eventuale
giudizio di responsabilità dinanzi alla Corte dei Conti, per danni accertati
successivamente;
DISPONE
L’eliminazione dall’inventario dei beni mobili di seguito specificati:
Quantità
2
Descrizione
Videocamera
digitale Mod. KJX
matr. 00089000
matr. 00088700
1
Computer portatile
HP – cod. FFHKV
………………
………………
………………
………………
Numerazione
inventario
Da n. 709
a n. 710
n.1.130
………………
………………
Valore unitario Valore
€
€
600,00
900,00
………………
………………
complessivo
€ 1.200,00
€
900,00
………………
………………
I beni mobili di cui al presente provvedimento verranno destinati alla vendita o ceduti
gratuitamente o distrutti, in applicazione di quanto disposto dall’art. 52 D.I. 44/01.
Il DSGA, quale consegnatario dei beni, provvederà alle scritture in diminuzione per
quantità e valore nel registro di inventario.
Il Dirigente Scolastico
……………………………………….
ESEMPIO DI NOMINA DELLA COMMISSIONE AI SENSI DELL’ART. 52 D.I 44/01
Prot. n. ..........................................
...................................
Assistente amministrativo Sig.ra ………………….
Assistente tecnico Sig. …………………………………
Assistente tecnico Sig. ………………………………
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
- Visto
l’art. 52 D.I. 44/01;
- Vista
la proposta di discarico dalle scritture inventariali dei beni fuori uso,
obsoleti
e
non
più
utilizzati,
avanzata
dal
consegnatario
DSGA
Dott…………………………………, sulla base dei rilievi dei docenti subconsegnatari e degli
assistenti tecnici di laboratorio;
- Considerata la necessità di istituire una commissione che determini il valore da
attribuire ai beni che saranno oggetto di cessione
Designa le SS.LL.
quali componenti della commissione a cui è assegnato il compito di individuare i beni
fuori uso, obsoleti o non più utilizzabili e di attribuire a tali beni, che saranno oggetto
di cessione, un valore che sia il più possibile rapportato al prezzo di mercato, secondo
le prescrizioni di cui all’art. 52 D.I. 44/01.
Il Dirigente Scolastico
……………………………………….
ESEMPIO DI VERBALE REDATTO DALLA COMMISSIONE NOMINATA AI SENSI
DELL’ART. 52 D.I 44/01
L’anno……………………………………, addì …………………………….del mese di ……………………..alle
ore 9,00, presso i locali della sede legale dell’Istituto ……………………………………….di
………………………………………………………., si è riunita la Commissione designata con atto del
Dirigente scolastico in data ……………………….., prot. n. …………………………….e composta
da:
Assistente amministrativo Sig.ra …………………………………………..
Assistente tecnico Sig. ………………………………………….
Assistente tecnico Sig. ………………………………………….
- Individuati i beni fuori uso, obsoleti o non più utilizzabili oggetto di discarico
inventariale;
- Visto il valore di ogni bene rilevato dalle scritture inventariali;
- Tenuto conto dello stato di conservazione/usura dei beni stessi e del valore di beni
simili sul mercato,
la Commissione determina
i seguenti valori monetari da applicare all’atto della cessione dei beni indicati nell’
allegato elenco che costituisce parte integrante e sostanziale del presente verbale.
I componenti della commissione:
Assistente amministrativo Sig.ra …………………………………………..
Assistente tecnico Sig. ………………………………………….
Assistente tecnico Sig. ………………………………………….
ELENCO BENI FUORI USO, OBSOLETI O NON PIU’ UTILIZZABILI
OGGETTO DI CESSIONE
n.
inventario
Descrizione
Data di
acquisto
Valore
di inventario
Valore
attribuito
per la
cessione
...............................
...............................................................................
.............................
................................
......................................
...............................
...............................................................................
.............................
................................
......................................