Regolamento per la gestione del patrimonio mobiliare dic_2011

C onoscenza
R esponsabilità
E quità
A ppartenenza
R elazione
E ccellenza
S icurezza
A mbiente
L egalità
U manità
T rasparenza
E fficienza
REGOLAMENTO
PER LA GESTIONE DEL PATRIMONIO MOBILIARE
Agosto 2011
Estensore: Favero
Approvazione: Segato
Autorizzazione: documento soggetto a decretazione
Art. 1 –Inventario
L’inventario è lo strumento per la rilevazione e la conoscenza del patrimonio.
Per inventario si intende l’elenco ordinato e raggruppato in categorie omogenee di ogni singolo bene patrimoniale
opportunamente corredato da informazioni utili.
II presente documento stabilisce le modalità di tenuta e di aggiornamento del patrimonio mobiliare costituito dai beni di
proprietà e dai beni utilizzati e detenuti a qualsiasi titolo dall'Azienda.
L’inventario rappresenta il presupposto fondamentale alla gestione del patrimonio dell’Azienda.
Art.2 - Oggetto del regolamento
Formano oggetto del presente regolamento le seguenti categorie di beni:
Immobilizzazioni materiali (Beni Mobili)
a) apparecchiature sanitarie
b) mobili ed arredi
c) mezzi di trasporto
d) attrezzature per ufficio e di supporto all’attività aziendale
e) attrezzature alberghiere
f) sistemi di elaborazione e trasmissione dati
g) attrezzature di supporto all’attività sanitaria ed ausili per degenti e disabili
h) sistemi di telecomunicazione e per elaborazione del suono e dell’immagine
i) apparecchiature tecniche
l) opere d’arte ed altri cespiti non rientranti nelle precedenti categorie
Immobilizzazioni immateriali
m) software
n) diritti di brevetto
o) concessioni, licenze e marchi
Ai fini dell'inventariazione, sono da escludere i beni con le seguenti caratteristiche:
- accessori/componenti di un bene (nel qual caso saranno rilevati e collegati all’inventario del bene principale)
- componenti di impianti fissi
- materiale bibliografico
Sono altresì inventariati con la specifica causale “acquisizione” tutti i beni detenuti e/o utilizzati dall'Azienda a titolo di:
- noleggio
- leasing
- comodato
- service (visione e prova di durata superiore a sei mesi)
- donazione
- omaggio
- costruzione in economia
Art. 3 Modalita' di classificazione dei beni
3.1 Codifica
Via della Vecchia Ceramica, 1- 33170 Pordenone - Tel. 0434/369111 -Fax. 0434/523011 - C.F./P.I. 01278420938 - www.ass6.sanita.fvg.it
Posta Elettronica Certificata: [email protected]
La codifica si compone di 8 spazi alfanumerici suddivisa secondo i seguenti criteri:
- apparecchiature sanitarie
n. 3 spazi alfabetici per l'identificazione merceologica del bene;
n. 3 spazi alfabetici per l'indicazione del produttore;
n. 2 spazi alfanumerici per l'indicazione del modello.
- per gli altri beni:
n. 2 spazi alfabetici per l'identificazione classe merceologica del bene;
n. 3 spazi alfabetici per l'indicazione della sotto classe del bene;
n. 3 spazi numerici per l'indicazione tipologia gestionale del bene.
3.2 Numerazione.
Il numero d'inventario deve essere unico per ogni bene. Se il bene risulta composto da più parti (accessori o componenti)
che costituiscono parte inscindibile del tutto, il numero sarà unico e apposto su ciascuna parte.
Qualora vengano acquisiti in tempi successivi accessori o componenti, i dati relativi (denominazione, data di consegna, costo
di acquisto) devono essere inseriti nell'ambito delle procedure automatizzate d'acquisto, tramite collegamento con il numero
d'inventario del bene principale o acquisito per primo.
3.3 Denominazione del bene.
Il bene viene iscritto in inventario utilizzando una anagrafica aziendale, sintetica purchè identificativa della natura del bene.
L’anagrafica sarà integrata nell’apposito campo da breve descrizione del cespite.
3.4 Etichettatura dei beni
Le targhette di inventario sono apposte sul bene dal personale incaricato presso i luoghi di temporaneo immagazzinamento
o nel luogo di installazione del bene, in posizioni facilmente visibile ed in maniera tale da non consentire il loro accidentale
distacco o la perdita di leggibilità.
La targhetta deve indicare:
a) denominazione dell’Azienda
b) titolo di possesso
c) numero d’inventario
d) stesso numero d’inventario in codice a barre
e) anagrafica del bene
f) descrizione bene (limitatamente allo spazio disponibile)
g) numero di serie del bene (limitatamente allo spazio disponibile)
3.5 Consegnatario dei beni mobili
I beni assegnati ai reparti, servizi, uffici sono registrati in carico al Centro di Costo a cui appartengono.
Il centro di costo è la struttura organizzativa aggregante di costi.
Il Consegnatario è il responsabile della conservazione dei beni mobili attribuiti al Centro di costo di cui ha la responsabilità.
L'Amministrazione dell'Azienda individua con proprio atto i Consegnatari dei beni per ciascun Centro di costo
Ai Consegnatari competono i seguenti adempimenti:
a) conservare il documento di assegnazione dei beni
b) accertare che sui beni assegnati sia apposta l’etichetta di inventario
c) vigilare sulla buona conservazione e sul regolare uso dei beni, ponendo in essere quanto necessario alla loro integrità e
alla loro idoneità all’essere destinati all’uso
d) verificare periodicamente lo stato d'uso dei beni con l’obbligo di segnalare, di richiedere o di ordinare interventi di
manutenzione ordinaria o straordinaria di custodia e di conservazione
e) segnalare all’Ufficio Economato, utilizzando l’apposita modulistica:
• trasferimenti di beni da un centro di costo ad un altro
• richiesta di dismissioni di beni ritenuti obsoleti o fuori uso
f) segnalare alla Direzione e all’Ufficio Economato smarrimenti, furti, ed eventi dannosi fortuiti o volontari
Può essere preposto al Consegnatario un Sub-consegnatario che risponde agli adempimenti a lui attribuiti dal Consegnatario
il quale comunque è ritenuto verso l’Amministrazione responsabile del patrimonio a lui assegnato.
In caso di smarrimenti, furti, eventi dannosi fortuiti o volontari del bene o del suo ingiustificato deterioramento il
Consegnatario che non ha segnalato tali deficienze alla Direzione/Ufficio Economato è ritenuto responsabile.
Ogni dipendente è comunque responsabile del corretto uso e mantenimento dei beni a lui assegnati per l'esercizio delle
proprie funzioni.
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Nel caso di sostituzione o avvicendamento dei consegnatari o dei sub consegnatari, la consegna è effettuata redigendo il
verbale apposito, che viene sottoscritto dal consegnatario o dal un sub consegnatario cessante, da quello subentrante nonché
dal funzionario che assiste alla consegna.
Art. 4 Valorizzazione dei beni al fine dell'inventario
1. I beni mobili e loro accessori o componenti vanno rilevati al prezzo di acquisto, diminuito da eventuali sconti,
comprensivo dell'IVA nonché delle spese di trasporto, di imballaggio ed altre spese strettamente connesse all’acquisizione
del bene stesso.
2. Il costo dei beni acquisiti in via successiva ad integrazione di altro bene va considerato e rilevato ad incremento del valore
di acquisto di quest'ultimo.
3. Ai beni acquisiti in via definitiva al termine del periodo di leasing o locazione va attribuito il corrispondente valore di
mercato al momento dell'inizio del periodo di leasing o locazione o noleggio al netto delle quote di ammortamento già
maturate, come se il bene fosse stato realmente ammortizzato durante il periodo di leasing o locazione.
4. Ai beni mobili prodotti in economia si attribuisce il valore corrispondente al costo di produzione sostenuto, dato dalla
somma dei costi di tutti i fattori impiegati per la loro realizzazione (manodopera, materiali, energia, ecc.).
5. Ai beni acquisiti a titolo gratuito va attribuito il corrispondente valore di mercato al momento dell'acquisizione.
6. Ai beni per i quali non sia possibile risalire al valore iniziale ovvero al valore attuale e/o alla data di acquisto è attribuito un
valore simbolico pari a € 1
Art. 5 Adempimenti contabili
1. Gli inventari dei beni mobili chiusi al 31 dicembre di ogni anno devono essere approvati dall'Amministrazione
dell'Azienda entro il 30 aprile dell'anno successivo.
2. I beni mobili sono classificati e descritti nell'inventario come previsto dalle disposizioni regionali e dal presente
regolamento.
3. Ai fini contabili, il valore residuo del bene alla data dell'inventario è quello determinato in sede di acquisizione al netto
delle quote di ammortamento.
Art. 6 Beni in leasing, in locazione, in noleggio
I beni disponibili presso l'Azienda a titolo di leasing, di locazione, di noleggio sono iscritti nel patrimonio aziendale
osservando le seguenti indicazioni:
a) denominazione del bene
b) nome del costruttore, del locatore, del noleggiatore
c) data inizio del leasing ,della locazione, del noleggio
d) valore di mercato del bene all'inizio del periodo di leasing, di locazione, di noleggio
e) durata del leasing, della locazione, del noleggio
f) centro di costo del consegnatario
g) data di fine leasing/locazione/noleggio e di eventuale restituzione
In caso di acquisizione definitiva del bene al termine del periodo di leasing o locazione, il bene viene iscritto nel patrimonio
aziendale.
Art. 7 Beni in prova, in comodato, in omaggio
L’acquisizione di beni a titolo di prova, di comodato, di omaggio deve avvenire secondo le norme previste dall’apposito
regolamento.
La registrazione nel patrimonio di questi beni si effettua osservando le seguenti indicazioni:
a) denominazione del bene
b) nome del fornitore/donante
c) data di consegna
d) valore di mercato del bene
e) centro di costo del Consegnatario
f) data di restituzione (per beni in prova e in comodato)
Art. 8 Ammortamento
Il calcolo dell’ammortamento dei beni è effettuato in quote annue secondo i coefficienti fissati dalle norme regionali per
ogni categoria patrimoniale. Esiste la possibilità di modificare, qualora necessario, il numero delle quote di ammortamento
previste (per esempio nel caso di bene acquistato usato o riscattato ecc.).
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Nel caso di acquisto di nuove componenti o accessori di un bene già parzialmente ammortizzato, il valore residuo di
quest'ultimo viene incrementato del costo di acquisto dell'accessorio e l'ammortamento continua così ad essere calcolato a
percentuali fisse sul nuovo valore aggiunto.
Qualora l'integrazione sia particolarmente rilevante e modifichi sostanzialmente la vita fisica o la funzionalità
del bene, è possibile modificarne il periodo di ammortamento complessivo.
Le quote annue verranno automaticamente calcolate dal sistema di gestione, in valore costante, fino a completamento del
valore residuo.
I beni con valore d'acquisto sino ad € 500 (IVA compresa) e le opere d'arte vanno totalmente ammortizzati nell'esercizio nel
quale è avvenuta la consegna. Detto valore e’ aggiornato periodicamente con Decreto della Regione.
I beni acquisiti a titolo gratuito sono soggetti alle procedure di ammortamento. In questo caso la base di calcolo è data dal
valore commerciale o di stima.
Art. 9 Trasferimento di beni
Il trasferimento di beni da un Centro di Costo ad un'altro viene comunicato dal Consegnatario all'Ufficio ProvveditoratoEconomato utilizzando l’apposito modulo che dovrà riportare:
a) denominazione del Centro di costo
b) anagrafica/descrizione del bene da trasferire
c) numero di inventario
d) motivo del trasferimento (eventuale relazione giustificativa a supporto)
e) firma del Consegnatario che trasferisce il bene
f) firma di accettazione del Consegnatario che riceve il bene trasferito al suo Centro di costo
g) autorizzazione dell’Ufficio Economato
Il trasferimento potrà essere eseguito solo ad autorizzazione concessa.
L’Ufficio Economato provvederà alle conseguenti registrazioni sui centri di costo interessati.
Art. 10 Dismissione
La dismissione dei beni viene comunicata dal Consegnatario all’Ufficio Economato utilizzando l’apposito modulo che dovrà
riportare:
a) denominazione del Centro di costo
b) anagrafica/descrizione del bene da dismettere
c) numero di inventario
d) motivo della dismissione (eventuale relazione tecnica a supporto)
e) firma del Consegnatario che dismette il bene
f) autorizzazione dell’Ufficio Economato
Art. 11 Cancellazione
L'Azienda, con apposito atto, dispone la cancellazione dall'inventario di quei beni che risultano inservibili per fuori uso o per
altra causa.
L’Ufficio Economato, sulla base di tale provvedimento, dispone il ritiro del bene dal centro di costo ed esegue le operazioni
di scarico dall’inventario.
Art. 12 Cessione gratuita
I beni non più utilizzabili per esigenze funzionali dell’Azienda o posti fuori uso per cause tecniche ma che conservino una
utilità fruibile da altri soggetti per i quali sia stata ottenuta formale autorizzazione allo scarico dall’inventario secondo le
procedure stabilite, possono essere ceduti gratuitamente ad Associazioni ed Enti con finalità sociali – umanitarie, non
lucrative, di utilità sociale.
La consegna dei beni deve risultare da apposito atto e registrato nelle scritture inventariali.
Art. 13 Stato di conservazione.
E’ la valutazione dello stato di efficienza del bene. Viene così classificato:
a) buono (codice B)
b) discreto (codice D)
c) scarso (codice S)
d) fuori uso (codice F)
I Consegnatari possono segnalare all’Ufficio Economato la variazione dello stato di conservazione del bene che provvederà
all’aggiornamento nell’inventario.
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Art. 14 Alienazione e smaltimento
Nel caso l’Ufficio Economato ravvisi che i beni da rottamare possano avere un valore commerciale, sarà individuata la ditta
a cui vendere i suddetti beni secondo le modalità previste dalla normativa vigente in materia.
Nei restanti casi si procederà allo smaltimento attraverso l'apposito servizio appaltato o con individuazione di idoneo
soggetto.
Art. 15 Furti e smarrimenti
Qualora un Dipendente rilevi la sparizione per furto o smarrimento di un bene inventariato ad esso assegnato per l'esercizio
delle proprie funzioni, deve dame tempestiva comunicazione scritta al suo Responsabile, relazionando dettagliatamente
l'accaduto. Il Responsabile dovrà assicurare l'istruzione della pratica di denuncia del furto/smarrimento da trasmettere
all’Ufficio Legale dell’Azienda e in copia all’Ufficio Economato che aggiornerà l’inventario aziendale.
Art.16 Ricevimento, consegna, collaudo/accettazione dei beni
Al momento del ricevimento i beni acquisiti dovranno essere consegnati nei luoghi di temporaneo immagazzinamento
oppure direttamente nel luogo di installazione e/o di utilizzo.
L'installazione del bene, a qualsiasi titolo acquisito, presso i locali del centro di costo assegnatario, deve essere eseguito o
comunque coordinato dai seguenti Uffici:
- Ufficio Tecnologie e Investimenti, quando trattasi di apparecchiature sanitarie ed attrezzature tecnico
economali
- Ufficio Gestione tecnologie informatiche relativamente a beni informatici e multimediali
- Ufficio Provveditorato Economato per arredi e complementi
- Magazzino Ausili nel caso di ausili per invalidi
Ad installazione e verifica avvenuta, sarà cura di questi fornire all’Ufficio Economato la documentazione fiscale dei beni
nonché i relativi fogli di collaudo/accettazione.
Art. 17 Conservazione elenco dei beni mobili
L’Ufficio Economato invierà ai Consegnatari in duplice copia l'elenco dei beni mobili in dotazione ai Centri di costo a loro
afferenti, con i relativi dati informativi; tale elenco rappresenta il verbale di consegna dei beni.
Sarà cura del Consegnatario verificare la rispondenza e la correttezza dei dati. Una copia dovrà essere restituita controfirmata
per accettazione all’Ufficio Economato e l’altra copia conservata presso il Centro di costo.
Modulistica allegata
- trasferimento beni mobili
- richiesta dismissione beni mobili
- rinvenimento beni mobili
- segnalazione furto beni mobili
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