Virtual Meeting, videocomuncazione web, è un prodotto semplice e

VIRTUAL MEETING: GUIDA RAPIDA DELL’AMMINISTRATORE
REQUISITI: Per partecipare ad una videoconferenza Web con
Virtual Meeting è necessario disporre di una connessione Internet
(ADSL), un browser con installato il plug-in Adobe Flash Player ® 8 e
attivata l’esecuzione di Javascript, una webcam (o videocamera), una
cuffia con microfono.
OPERAZIONI PRELIMINARI: Prima di iniziare un incontro online
è necessario definire e invitare gli utenti che vi dovranno partecipare. Questa operazione viene
eseguita dall’amministratore/relatore prima dell’incontro accedendo all’Area di amministrazione
(https://www.formeeting.it/amministrazione.asp). L’amministratore può, da questa sezione,
eseguire svariate operazioni. La principale consiste nella creazione degli utenti: compilando
l’apposito modulo proposto in ogni sua parte verrà creato l’account relativo all’utente che di
seguito si vorrà invitare. Estremamente importante è la definizione, per ciascun utente creato, del
periodo di validità, ovvero la possibilità di determinare a priori la data oltre la quale quell’utente
non potrà più accedere alla stanza virtuale. Nella parte inferiore dell’Area di amministrazione
vengono elencati tutti gli utenti creati (non esiste un numero massimo) e in corrispondenza di
ciascuno di essi sono visualizzate una serie di icone che permettono di eseguire specifiche
operazioni su quell’utente. Creati gli utenti, è possibile procedere all’operazione di invito: questa
può essere eseguita singolarmente (facendo clic sull’apposita icona presente in corrispondenza di
ciascun utente elencato) oppure cumulativa (facendo clic su “Invita tutti gli utenti attivi). L’invito
consiste nella compilazione di un modulo in cui fornire indicazioni circa la data, l’ora e l’oggetto
dell’incontro. Gli inviti, una volta inviati, verranno automaticamente recapiti a mezzo posta
elettronica agli utenti e conterranno tutte le indicazioni necessarie per poter accedere all’incontro.
Gli inviti possono essere inoltrati anche via SMS (solamente nel caso in cui si sia attivato il servizio
SMS).
L’amministratore della stanza può, sempre dall’Area di amministrazione, configurare alcune
importanti caratteristiche della stanza: logo/immagine (file jpg 180x150) da caricare in stanza e da
utilizzare nell’e-mail di invito e il percorso di accesso al meeting (nel caso in cui si sia integrata
l’interfaccia di Virtual Meeting all’interno di una pagina Web del proprio sito Internet). Altre opzioni
configurabili riguardano le registrazioni degli interventi sia da parte del relatore che da parte degli
utenti. Sempre dall’Area di amministrazione è possibile salvare i file delle eventuali registrazioni e
accedere alle statistiche di accesso alla stanza (file MS Excel®).
Altre e più dettagliate informazioni in merito all’Area di amministrazione sono disponibili al
seguente indirizzo: http://www.formeeting.it/guida_admin.asp.
PARTECIPARE AD UN INCONTRO: Per accedere alla “stanza virtuale” in cui si terrà l’incontro,
accedere alla propria pagina di login personalizzata oppure al sito Web http://www.formeeting.it.
Una volta all’interno della stanza è possibile accedere alle diverse funzionalità messe a
disposizione. Fare clic su “Web cam” e “Microfono” per selezionare le periferiche di acquisizione
video e audio da utilizzare, poi fare clic sul riquadro video abilitato in alto a destra. Quando pronti,
fare clic sul pulsante “Mostra a tutti”: ora tutti gli utenti presenti in stanza e tutti gli utenti che si
connetteranno vedranno e sentiranno il relatore. L’amministratore, così come gli altri utenti, può
utilizzare la Chat per comunicare in forma testuale con i presenti (la chat esiste sia in forma
pubblica che privata, ovvero è possibile scrivere e inviare un messaggio a tutti oppure, se lo si
desidera, selezionare un utente dalla lista degli user posta sulla destra, scrivere il messaggio e
inviarlo privatamente a quell’utente). Il relatore, all’interno della stanza, è anche moderatore,
ovvero è lui che gestisce i diversi interventi dei partecipanti. In pratica, il relatore può abilitare o
disabilitare un qualsiasi utente in un qualsiasi momento. Questa operazione può essere eseguita
Virtual Meeting by Virtual Valley Srl
Sondrio, Via Parravicini, 4 (sede legale)
Sondrio, Via Mazzini 70 (sede operativa)
Milano, Viale Monte Santo 1/3 (sede commerciale)
www.formeeting.it - www.nostressmeeting.it - www.nostressmeeting.com
selezionando il nome dell’utente dalla lista mostrata a destra e facendo clic sul pulsante “Abilita”.
La disabilitazione avviene allo stesso modo. L’abilitazione di un partecipante può avvenire anche a
seguito dell’esplicita richiesta da parte di quest’ultimo: in tal caso il relatore si vedrà notificare la
richiesta a video e, se lo vorrà, potrà procedere all’abilitazione facendo clic sull’apposito pulsante
“Abilita”. Il numero massimo degli utenti che possono essere abilitati contemporaneamente è pari
a quattro; ciò significa che in totale possono essere 5 gli utenti attivi che si vedono e si parlano.
Altri eventuali utenti presenti in stanza vedranno e sentiranno questi cinque. Se il relatore desidera
far intervenire un nuovo utente, dovrà prima disabilitare uno di quelli attivi. In questo modo il
relatore è in grado di, durante un incontro, dare parola a tutti gli intervenuti, siano essi 5, 10, 100
o 1.000. (max per stanza 1.500).
Il relatore può, per comunicare meglio con i presenti, avvalersi, oltre che dello strumento Chat, di
una lavagna interattiva, di uno strumento Slide (estensione della lavagna) e dello strumento
Desktop View, ciò permette di mostrare agli utenti il proprio desktop (per eseguire quest’ultima
operazione è necessario aver precedentemente scaricato e installato NitroCAM).
L’amministratore/relatore è l’unico all’interno della stanza a poter svuotare il contenuto della Chat
e a cancellare la lavagna.
IMPOSTAZIONI: Il relatore, così come ogni utente, ha la possibilità di apportare modifiche ad
alcune impostazioni di notevole importanza tra i quali la qualità del segnale video (ricevuto e
trasmesso), il volume del proprio microfono e l’attivazione del soppressore di eco. Oltre a queste,
facendo clic sui pulsanti “Webcam” e “Microfono” è possibile selezionare i dispositivi di acquisizione
audio e video che si desiderano utilizzare.
SCAMBIARE FILE: Ogni utente è abilitato a caricare e scaricare file in piattaforma. Per eseguire
queste operazioni è sufficiente fare clic su “File sharing”: verrà visualizzato un riquadro all’interno
del quale è mostrato l’elenco dei file già presenti e alcuni pulsanti ad ognuno dei quali corrisponde
una precisa operazione. Per scaricare un file, selezionarlo dall’elenco e fare clic su “Download”,
dopodiché scegliere il percorso sul proprio PC nel quale salvare il file. Per caricare un file esistono
due diverse modalità: la prima, pubblica, consente di caricare un file che verrà reso disponibile a
tutti (chiunque potrà eseguirne il download); la seconda consente di caricare il file in forma
privata, ovvero nessun altro lo potrà vedere e di conseguenza scaricare. Per alcuni tipi di file è
possibile visualizzarne un’anteprima direttamente all’interno della piattaforma: è sufficiente
selezionare il file e fare clic su “Anteprima”. I file caricati in piattaforma possono essere eliminati
solamente dall’amministratore/relatore. L’utente può cancellare solamente i propri file (quelli
caricati in forma privata). Il relatore, in aggiunta a queste operazioni, ha la possibilità di forzare la
visualizzazione dell’anteprima di un file a tutti gli utenti connessi. Sull’anteprima di un file, il
relatore e gli utenti abilitati, hanno la possibilità di utilizzare i comuni strumenti di disegno in modo
da illustrare/spiegare/chiarire meglio i concetti che desiderano esporre.
TOOLS: La piattaforma prevede svariati strumenti quali la calcolatrice, memo personale, mail,
ecc.. Questi strumenti possono essere utilizzati da un qualsiasi utente connesso senza bisogno di
alcuna preventiva abilitazione da parte dell’amministrazione/relatore.
Assistenza:
[email protected] (7/24/365)
tel 0039 0342 514.140 (dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.30 alle 18.00)
fax 0039 0342 517.378
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