pianificazione e controllo

pianificazione
e controllo
U-GOV Pianificazione e Controllo
Parte 2
Il Data Warehouse di Ateneo come base
per il controllo di gestione
White Paper
Settembre 2008
Titolo White Paper:
U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 2 - Il Data Warehouse di Ateneo come base per il
controllo di gestione
Settembre 2008
S1-2
Autori:
Divisione Pianificazione e Controllo, Relazioni Esterne
CINECA
Consorzio Interuniversitario
Via Magnanelli 6/3
40033 Casalecchio di Reno (BO)
www.cineca.it
Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria
Relazioni Esterne
Tel: 051-6171485
Email: [email protected]
© CINECA, 2008-2009
Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati
senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma
o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione
da parte di CINECA.
Indice
1.
IL DATA WAREHOUSE DI ATENEO .............................................................................................5
1.1. LE RISPOSTE OFFERTE DAI SISTEMI DI DATA WAREHOUSE E BUSINESS INTELLIGENCE ........................................................5
1.2. LA SOLUZIONE CINECA: IL DATA WAREHOUSE DI ATENEO .............................................................................................6
2.
ANALISI RISORSE UMANE ..............................................................................................................9
2.1. ANALISI DELLE CARRIERE ..........................................................................................................................................................9
2.2. ANALISI ECONOMICA ............................................................................................................................................................ 11
3.
ANALISI CONTABILITÀ ................................................................................................................13
3.1. DOCUMENTI AMMINISTRATIVI............................................................................................................................................... 13
3.2. CONTABILITÀ FINANZIARIA .................................................................................................................................................. 14
3.3. CONTABILITÀ GENERALE ...................................................................................................................................................... 15
3.4. CONTABILITÀ ANALITICA ..................................................................................................................................................... 15
4.
ANALISI STUDENTI........................................................................................................................17
4.1. ANALISI DEGLI INGRESSI ......................................................................................................................................................... 17
4.2. ANALISI DELLE USCITE ............................................................................................................................................................ 18
4.3. ANALISI DELLA CARRIERA DELLO STUDENTE........................................................................................................................ 19
5.
ANALISI DIDATTICA......................................................................................................................21
5.1. REGOLAMENTO ...................................................................................................................................................................... 21
5.2. OFFERTA PREVISTA E ANNUALE (EROGABILE) ...................................................................................................................... 22
5.3. REGOLE REGOLAMENTO........................................................................................................................................................ 23
5.4. REGOLE OFFERTA ................................................................................................................................................................... 23
5.5. COPERTURE ............................................................................................................................................................................ 23
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1. Il Data Warehouse di Ateneo
Anno dopo anno gli atenei italiani stanno affrontando obiettivi sempre più
pressanti riguardo il controllo degli obiettivi relativi alle attività della ricerca e
della didattica, il monitoraggio delle carriere degli studenti, il corretto utilizzo
dei finanziamenti, il contenimento delle spese del personale. Alle finalità interne
inoltre si aggiungono gli obiettivi e gli standard individuati a livello nazionale per
il sistema universitario.
Ne deriva che la mole di dati ed informazioni che l'ateneo è tenuto a gestire
per rispondere alle necessità di analisi interne e alle periodiche richieste
ministeriali è sempre più consistente.
Queste ragioni spiegano quanto sia importante per l'ateneo munirsi di
strumenti informatici adeguati che mettono gli uffici di competenza nelle
condizioni di poter analizzare e distribuire i dati richiesti senza dover attendere
l'intervento di personale tecnico specializzato e senza incidere sui tempi e sui
processi quotidiani relativi alla ricerca e alla didattica.
1.1. Le risposte offerte dai sistemi di Data
Warehouse e Business Intelligence
Le applicazioni di Data Warehouse e di Business Intelligence sono sistemi
informativo-statistici concepiti per raccogliere, immagazzinare, analizzare e
distribuire le informazioni rilevanti ai fini del controllo. Trattano quindi
grandezze quantitative riguardanti sia le attività istituzionali (didattica e ricerca)
sia la gestione economico-finanziaria dell’ateneo. L’obiettivo è mettere a
disposizione del management dell’ateneo un ambiente di dati
multidimensionale, nel quale si possono eseguire ricerche aggregando i dati a
disposizione: valutare le strategie attuate, le performance ottenute, le
evoluzioni del contesto e del mercato.
Questa tipologia di applicazioni informatiche non deve essere confusa con i
sistemi gestionali utilizzati per l’automazione dei processi amministrativi. Ci si
riferisce in particolar modo ai programmi informatici che indirizzano i processi
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giornalieri che riguardano il mondo contabile, la gestione del personale, le
segreterie, l’erogazione della didattica, ed altro ancora. Tali strumenti
informatici automatizzano processi e flussi gestionali ben definiti e si adattano
poco a complesse e ricorsive estrazioni, analisi, riorganizzazioni e
trasformazioni di dati.
Per mettere il personale tecnico amministrativo nelle condizioni di rispondere
tempestivamente e con precisione alle richieste descritte è necessario
ricorrere a sistemi pensati per facilitare la ricerca, la normalizzazione e la
presentazione del dato. Questo senza richiedere l'intervento di personale
informatico o la realizzazione di programmi creati sul momento “ad hoc” per la
specifica esigenza. Un sistema informatico che per sua stessa natura risponde a
questa necessità è definito un sistema di Data Warehouse, dove facilmente il
personale non tecnico riesce ad trovare le informazioni richieste, confrontarle
e distribuirle.
1.2. La soluzione CINECA: il Data Warehouse
di Ateneo
CINECA offre, da diversi anni un vero e proprio ambiente di Data Warehouse
completo per gli atenei. In esso vengono indirizzate le tematiche inerenti la
reportistica interna e quella reportistica necessaria agli enti nazionali di
controllo.
E’ una soluzione incrementale e integrata composta da diversi moduli di analisi,
ognuno dei quali è basato su un subset di dati chiamato anche Data Mart e
dedicato al monitoraggio di una specifica area dell’ateneo. Ogni modulo del
Data Warehouse di Ateneo è attivabile in maniera indipendente. Essi sono:
−
Analisi Risorse Umane
−
Analisi Contabilità
−
Analisi Studenti
−
Analisi Didattica
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Figura 1 – Architettura logica di U-GOV. Lo strato inferiore individua l’ambito gestionale. Nei
due strati superiori si sviluppano le soluzioni di U-GOV Pianificazione e Controllo.
La soluzione CINECA prevede da tempo l'integrazione con il livello gestionale
di ateneo, fornendo così un prodotto finito e funzionalmente ricco agli utenti
universitari.
Le stesse caratteristiche sono state mantenute nel nuovo Progetto U-GOV, la
nuova architettura informatica nella quale confluiranno tutti gli applicativi
gestionali che CINECA fornisce agli atenei. Questa nuova architettura estende
le proprie specifiche anche al mondo del Data Warehouse di Ateneo,
rendendo così nativamente integrato il Data Warehouse all'architettura di
U-GOV.
Oltre a questo CINECA sta elaborando nuovi moduli applicativi di U-GOV che
indirizzeranno le tematiche di Controllo di Gestione e Pianificazione, ambiti
questi per i quali il sistema di Data Warehouse rappresenta un elemento chiave
e basilare.
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2. Analisi Risorse Umane
Il Data Mart di analisi delle risorse umane è un modulo indispensabile per
monitorare lo stato del personale di ateneo cercando di comprenderne la
composizione e lo sviluppo. L’obiettivo è offrire delle chiare basi per stabilire
nuove assunzioni e politiche di gestione delle risorse umane.
Un’analisi attenta e precisa degli elementi economici e non economici legati al
personale è sicuramente una tra le esigenze più sentite all’interno degli atenei
italiani poiché, in linea generale, il costo del personale rappresenta da solo una
voce importante nel bilancio dell’ateneo.
Il modulo è un valido strumento che permette direttamente agli organi
dirigenziali (Direttore Amministrativo, Rettore, Prorettori, ecc..) di accedere in
piena autonomia alle informazioni senza doversi rivolgere agli uffici di
competenza. Dall’altro lato, il modulo semplifica i compiti degli uffici
amministrativi per definire la reportistica richiesta periodicamente dagli organi
ministeriali.
In relazione all’analisi del personale, il modello elaborato da CINECA permette
di approfondire con particolare specificità gli aspetti legati sia alla carriera del
dipendente sia all’analisi stipendiale. Ma non solo, viene inoltre preso in
considerazione ciò che riguarda le funzioni ricoperte dal personale dell’ateneo
e le attività dei dipendenti.
2.1. Analisi delle carriere
Nell’ambito delle analisi sulle carriere è possibile analizzare sia il personale
strutturato sia il personale non strutturato dell’ateneo. Per ogni tipologia di
personale si possono eseguire analisi lungo le dimensioni di riferimento:
struttura organizzativa, settore scientifico disciplinare, facoltà d’incardinamento,
ruolo giuridico, area funzionale. Tali dimensioni oltre che dettagliare la carriera
giuridica arricchiscono anche la parte stipendiale.
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Dal punto di vista giuridico la reportistica desumibile può analizzare le carriere
determinando, ad esempio, il numero delle persone in servizio (tiene in
considerazione i dipendenti che compongono l’organico dell’ateneo), la
numerosità dei dipendenti full time equivalent (tiene in considerazione i mesi
lavorati sull’anno ed eventuali part time) e l’effettiva forza lavoro avuta a
disposizione dall’ateneo considerando le sole persone che si sono recate al
lavoro (tiene in considerazione le attività in cui i dipendenti si trovano
effettivamente durante l’anno).
I valori così desumibili possono essere incrociati sulle diverse dimensioni di
analisi ottenendo quindi informazioni molto dettagliate e precise. Esempi di
analisi possono essere:
→ Analisi del personale tecnico amministrativo distribuito sulle
strutture organizzative di afferenza dell’ateneo per fascia d’età e
area funzionale, evidenziando la differenza tra organico ed effettiva
forza lavoro a disposizione
→ Analisi storica dell’organico totale del personale, considerando sia il
personale strutturato sia il personale non strutturato, con
indicazione della percentuale di tipologia del personale sul totale
dell’ateneo in base alle diverse strutture di afferenza
→ Analisi storica dal corpo docente per struttura di ricerca/facoltà
d’incardinamento, tipologia di ruolo, settore scientifico disciplinare
e fasce d’età evidenziando le variazioni delle numerosità rispetto agli
anni precedenti
→ Analisi del potenziale didattico dei docenti considerando le ore
teoriche di didattica erogabili per settore scientifico disciplinare e
facoltà d’incardinamento
→ Analisi delle diverse funzioni ricoperte dal personale dell’ateneo
suddivise per ruolo giuridico e struttura di riferimento
→ Analisi storica delle tipologie di cessazioni sui diversi ruoli per
singola struttura d’afferenza
→ Analisi dettagliata del turnover (il turnover osserva la modifica dei
seguenti eventi: inquadramento economico, struttura d’afferenza,
facoltà d’incardinamento, area funzionale, settore scientifico
disciplinare e sede di servizio)
→ Analisi delle informazioni aggiuntive relative alla carriera ospedaliera
dei dipendenti in convenzione, dettagliando le carriere sulle
tipologie di convenzioni e le strutture organizzative ospedaliere.
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2.2. Analisi economica
La reportistica mirata sulla parte economica analizza specificatamente tutte le
componenti del cedolino suddivise per le singole tipologie di costo (voci
accessorie, voci di indennità, voci fisse ecc.). Grazie all’integrazione in U-GOV
con la contabilità economica e finanziaria è possibile analizzare nello specifico la
parte economica del cedolino con dimensioni contabili, e quindi monitorare i
costi del personale associati al piano dei conti finanziario.
Ai fini della corretta attribuzione dei costi del personale nell’ambito della
contabilità economica, nel caricamento delle informazioni all’interno del Data
Mart sono sviluppate procedure ad hoc che permettono il collegamento del
cedolino a tutte le dimensioni giuridiche in maniera tale che esse possano
essere direttamente utilizzate per l’imputazione dei costi in contabilità analitica
(di questo processo si occupa il modulo U-GOV Allocazione Costi descritto nel
White Paper “U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 3 - Dalla reportistica
alla pianificazione strategica”).
Le analisi possibili sulla parte stipendiale riguardano quindi trend storici di
costo con variazioni rispetto agli esercizi precedenti associati alle diverse
dimensioni di analisi di carriera, cioè per singolo settore scientifico disciplinare,
per struttura di afferenza o facoltà d’incardinamento, ecc.
Data l’importanza del costo del personale ai fini di una corretta analisi e di un
riutilizzo di queste informazioni per la contabilità analitica, è indispensabile la
definizione della dimensione “struttura organizzativa”, condivisa a livello di
ateneo. Come punto di partenza di ogni progetto in questo ambito è
necessario infatti definire univocamente tale dimensione in accordo con i
diversi organi di governo d’ateneo. In questo contesto la struttura condivisa
delle informazioni che è alla base di U-GOV permette già la condivisione di una
unica struttura organizzativa di ateneo a partire dal livello gestionale.
Questo modulo inoltre rappresenta la base di partenza nel caso in cui l’ateneo
voglia implementare analisi di tipo predittivo creando proiezioni di costo del
personale nel futuro (si veda nel White Paper “U-GOV Pianificazione e
Controllo, Parte 3 - Dalla reportistica alla pianificazione strategica”). Per fare
ciò infatti è indispensabile poter disporre dei dati descrittivi e dei trend storici
di crescita del personale, per poterli poi utilizzare come variabili da imputare
per la definizione degli scenari futuri possibili.
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3. Analisi Contabilità
Il modulo è realizzato per analizzare la gestione contabile ed evidenziare i
risultati rilevanti che da questa derivano. Questo strumento opera sia a partire
dai dati della Contabilità finanziaria o pubblica – come è per la maggior parte
degli atenei italiani – sia da quelli della Contabilità economico-patrimoniale ed
analitica. L’obiettivo generale del Data Mart è supportare con reportistica di
sintesi e di dettaglio gli addetti nelle valutazioni sulla gestione.
La possibilità di analizzare sulla base di pochi e significativi report l’evoluzione
della spesa e delle fonti di finanziamento, sotto i diversi profili contabili,
risponde in primis alle necessità degli organi di più alto livello (Consiglio di
Amministrazione, Senato accademico, Rettore, Direttore amministrativo). Essi
possono in questo modo valutare il grado di realizzazione della spesa e
dell’efficienza delle attività e dei programmi avviati. Il Data Mart supporta anche
le esigenze analitiche dei ruoli tecnici di alto livello (Responsabile Bilancio,
Responsabile Controllo di gestione), che possono in modo agevole
“sintetizzare” i risultati della gestione sulla base di indicatori contabili, ma
possono anche scendere fino al dettaglio delle transazioni. Infine il modulo
risponde alle esigenze più operative degli uffici, supportandoli in operazioni di
controllo, ricerca ed elaborazione dati, finalizzate anche alla redazione di
reportistica per gli organi ministeriali (ad esempio SIOPE).
Il Data Mart della Contabilità è suddiviso idealmente in quattro macro aree:
Documenti amministrativi, Contabilità finanziaria, Contabilità generale e
Contabilità analitica.
3.1. Documenti amministrativi
Il modello di analisi elaborato da CINECA prevede un’area intermedia fra la
Contabilità finanziaria e la Contabilità economico-patrimoniale ed analitica,
costituita dai documenti amministrativi.
Una volta generato il documento idoneo alla registrazione in contabilità, l’area
dei documenti amministrativi consente di effettuare il monitoraggio delle
scritture attraverso le coordinate contabili attribuite al documento, che
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saranno sia di tipo finanziario (struttura organizzativa, capitolo di bilancio,
documento contabile collegato) sia di tipo economico-patrimoniale (centro di
costo, funzione obiettivo, conto di contabilità generale, conto di contabilità
analitica, ecc.).
Nello specifico è possibile monitorare le relazioni fra Contabilità finanziaria e
Contabilità economico-patrimoniale, verificando che, per singolo documento
amministrativo e relativi importi, siano state generate scritture in entrambe le
Contabilità ed in modo coerente, evidenziando gli eventuali casi di squadratura.
Al riguardo si può sostenere che indirettamente quest’area si presta anche a
supportare la funzione del Controllo di gestione, nei momenti di avvio della
contabilità economica, per supervisionare le modalità di contabilizzazione da
parte delle strutture. Inoltre, grazie alla rilevazione delle date di scadenza
apposte sui documenti amministrativi, è possibile definire uno scadenziario per
supportare la gestione dei flussi finanziari futuri di entrata e di uscita.
3.2. Contabilità Finanziaria
Nell’ambito della Contabilità Finanziaria è possibile analizzare la gestione
attraverso tutte le fasi contabili, dal bilancio di previsione e relative variazioni,
alle fasi di gestione delle entrate e delle spese mediante l’emissione degli
specifici documenti contabili. Sono quindi desumibili i valori delle previsioni
finanziarie iniziali e assestate, gli importi delle entrate per accertamento,
reversale e incasso, così come gli importi di prenotazioni, impegni, mandati e
pagamenti. Inoltre è possibile verificare tutti i valori di scostamento fra una fase
contabile e la successiva, nonché effettuare analisi della composizione delle
entrate e delle spese per struttura responsabile della gestione o per progetto.
Esempi di analisi finanziaria sono:
→ Analisi delle previsioni di competenza e di cassa per delibera e data
→ Analisi di serie storica delle variazioni di previsione per capitoli e
bilanci
→ Analisi delle previsioni per causali di variazione
→ Analisi della composizione delle Entrate (Accertamenti, Reversali)
per tipologia di unità organizzativa
→ Analisi della composizione delle Spese (Impegni, Mandati) per
tipologia di unità organizzativa
→ Analisi del rendiconto consuntivo per ammontare dei residui iniziali
e finali, attivi e passivi, e ammontare dei documenti contabili di
entrata e di spesa
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→ Analisi dei documenti contabili per data di contabilizzazione
→ Analisi delle spese e delle entrate per progetto e responsabile di
progetto
→ Analisi di accertamenti, reversali, impegni e mandati per codice
SIOPE.
In questo ambito, è in via di sviluppo, l’analisi sui sospesi di entrata e di uscita,
per la riconciliazione dei rapporti con il Cassiere e per supportare l’attività di
monitoraggio dei flussi di cassa consuntivi.
3.3. Contabilità Generale
In quest’area di analisi si può analizzare la gestione economico-patrimoniale
attraverso l’analisi dei movimenti registrati in contabilità generale. Tali
movimenti di costi, ricavi, attività, passività, conti d’ordine sono esplorabili per
bilancio responsabile delle movimentazioni e per piano dei conti economicopatrimoniale. Inoltre, grazie alla predisposizione di prospetti riclassificati dello
Stato Patrimoniale e del Conto Economico, è possibile effettuare analisi che
mettono in evidenza l’andamento di specifiche aree della gestione economicopatrimoniale (istituzionale, commerciale, finanziaria, …) ed è possibile ricavare
gli indicatori di bilancio, per studiare sia il profilo della redditività, sia quello
della liquidità e solvibilità.
3.4. Contabilità Analitica
La reportistica per la contabilità analitica permette di analizzare i risultati
economici, nonché l’evoluzione dei singoli movimenti di costo e ricavo,
attribuiti agli oggetti analitici, vale a dire ai Centri di costo, alle Funzioni
obiettivo e alle Commesse. L’attribuzione dei movimenti di costo e ricavo agli
oggetti analitici, può essere effettuata in modo diretto oppure a seguito di
operazioni di ribaltamento; in tal caso nella reportistica analitica si ereditano i
risultati dell’applicazione dei criteri di ripartizione e ribaltamento di costi e
ricavi, effettuati con il Sistema di ribaltamenti di U-GOV, che avrà specifica
trattazione nel White Paper “U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 3 Dalla reportistica alla pianificazione strategica”.
L’analisi in tal caso può evidenziare, ad esempio, i costi e i ricavi per centro di
costo e funzione obiettivo distinguendo fra costi diretti, indiretti e costi del
personale e per centro di costo di provenienza. In tale area è inoltre possibile
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effettuare analisi per costi e ricavi in funzione della relativa competenza
economica.
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4. Analisi Studenti
Il Data Mart di Segreteria Studenti consente l’analisi delle varie fasi che
caratterizzano la carriera dello studente dal momento dell’ingresso di
quest’ultimo nell’ateneo fino alla sua uscita. Attraverso opportuni indicatori
presenti nel Data Mart l’ateneo può monitorare la storia delle carriere dei
propri studenti, i flussi in entrata ed in uscita, il numero di esami e di lauree, ed
infine l’attrattività di facoltà e corsi di studio. Questo strumento offre quindi un
prezioso supporto nella gestione dello studente, nella stima della domanda di
formazione, nella pianificazione dei corsi e degli insegnamenti.
Inoltre questo modulo è pensato per velocizzare l’estrazione delle informazioni
per soddisfare le richieste del MIUR; sono infatti già definiti diversi report
strutturati in base alle rilevazioni ministeriali periodiche.
I presidenti di facoltà e di corso di laurea possono attraverso questo
strumento valutare l’andamento degli ingressi e dei risultati degli studenti in
termini di crediti e di lauree conseguite. L’ufficio statistico può utilizzare questo
strumento per una analisi più operativa e per distribuire dati e informazioni
all’interno dell’ateneo.
Analisi Studenti è composto da diverse aree di analisi che sono state accorpate
in 3 macro-raggruppamenti, come descritto di seguito.
4.1. Analisi degli ingressi
In quest’area si analizza il flusso in ingresso degli studenti che può avvenire
nella fase iniziale della propria carriera o in una fase intermedia.
Immatricolazioni
Nelle immatricolazioni è possibile analizzare sia gli studenti che per la prima
volta entrano nel sistema universitario nazionale italiano (Immatricolati MIUR),
sia coloro i quali (già iscritti in altri atenei o nell’ateneo di riferimento) aprono
una nuova carriera per residenza, nascita, domicilio, titolo di scuola superiore.
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Preziose informazioni per comprendere la composizione della popolazione
studentesca ed i trend in atto.
Trasferimenti in ingresso
I trasferimenti in ingresso includono tutti gli studenti provenienti da altri
atenei che si iscrivono ad un corso dell’ateneo di riferimento. Per i
trasferimenti in ingresso è possibile analizzare la didattica di destinazione,
l’ambito didattico cui lo studente si iscrive e la didattica di origine, l’ambito
didattico da cui lo studente proviene.
Concorsi a numero chiuso
L’area dei concorsi a numero chiuso analizza gli ingressi ai corsi di studio che
richiedono una prova di accesso. In quest’area sarà possibile analizzare la fase
di preiscrizione degli studenti, i risultati delle singole prove ed infine il risultato
finale conseguito.
4.2. Analisi delle uscite
Le uscite permettono di individuare i vari motivi, positivi o negativi, che
portano al termine il rapporto tra lo studente e l’ateneo.
Lauree
Gli studenti che conseguono un titolo di studio vengono analizzati lungo le
dimensioni di didattica, studente, anno accademico, anno solare, per capire i
tempi di laurea, le età medie, le facoltà che hanno prodotto più laureati. In
questa area inoltre è possibile analizzare le lauree in base al docente relatore e
alla commissione per poter valutare la parte del carico didattico delle lauree ai
fini della programmazione didattica.
Trasferimenti in uscita
Grazie a questi report è possibile monitorare i trasferimenti in uscita sotto
molteplici aspetti: i trasferimenti in uscita per anno di corso, i trasferimenti per
didattica di provenienza ed infine i trasferimenti per ateneo di destinazione.
Passaggi
I passaggi possono essere considerati sia delle uscite che degli ingressi a
seconda del punto di vista dell’analisi. Uno studente nel passaggio si trasferisce
da un corso ad un altro dell’ateneo di interesse. Nel passaggio possono
cambiare, oltre l’ordinamento, anche il corso di studio, la facoltà, la classe.
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Anche i Passaggi sono analizzati sotto diversi punti di vista: passaggi per anno di
corso, passaggi inter/intra facoltà, inter/intra corso, inter/intra classe.
Abbandoni
Nell’ambito degli abbandoni è possibile distinguere gli studenti che
abbandonano esplicitamente (rinuncia, decadenza) o implicitamente (mancato
rinnovo di iscrizione per due anni). I principali indicatori di interesse sono
abbandoni impliciti, abbandoni espliciti, abbandoni per anno di corso,
abbandoni per stato di iscrizione, numero di anni di iscrizione.
4.3. Analisi della carriera dello studente
Campo di analisi in questo ambito sono gli eventi che riguardano il momento in
cui lo studente si trova nell’ateneo, eventi quindi che riguardano le fasi
intermedie della sua carriera.
Iscrizioni
I principali indicatori di interesse per rappresentare questo aspetto sono gli
iscritti per stato, iscritti MIUR, iscritti per anno di corso, iscritti in corso, fuori
corso, ripetenti, età degli iscritti, iscritti per titolo precedente conseguito.
Esami
In questa area sono registrati tutti gli esami sostenuti dallo studente durante la
sua carriera. Sarà quindi possibile analizzare gli esami per studente oppure
spostando l’attenzione sul docente, sulla profittabilità degli studenti che
sostengono l’esame con un certo docente. Quest’area è stata sviluppata per
consentire anche un’analisi trasversale con le informazione dell’iscrizione, per
conoscere l’anno di corso di iscrizione dello studente al momento del
sostenimento dell’esame. Sempre in questa area è possibile analizzare i crediti
distribuiti dai diversi corsi di studio suddividi per TAF, Ambito e Settore
Scientifico Disciplinare.
Piani di Studio
L’analisi dei piani di studio, diversamente da quella “Esami”, contiene anche gli
esami che lo studente ha inserito nel proprio piano di studio e che non ha
ancora sostenuto. Quest’area risulta utile per analizzare il ritardo con cui gli
studenti sostengono l’esame ed il numero di studenti che dovrebbero
effettivamente sostenere un esame in un determinato anno accademico. Da
queste informazioni infatti si possono ad esempio individuare le attività
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formative più attrattive o definire il dimensionamento delle aule per i corsi o
per gli appelli.
Coorte
In quest’area viene analizzata una popolazione omogenea di studenti in quanto
si considera un gruppo di studenti che inizia e porta a termine il proprio
percorso di studio nello stesso modo in cui ha iniziato. Le analisi possibili per le
aree precedentemente considerate possono essere analizzate anche
focalizzandosi sugli studenti appartenenti ad una coorte: è possibile analizzare
quindi le iscrizioni, immatricolazioni, passaggi, trasferimenti e molto altro
ancora per ciascuna coorte individuata.
Esami di Stato
In quest’area si analizzano i concorsi relativi agli esami di stato, potendo
verificare la provenienza dello studente sia per quanto riguarda l’ateneo di
provenienza che per la regione di residenza/nascita/domicilio.
Tasse
In questo ambito si prendono in analisi i versamenti effettuati dagli studenti con
particolare attenzione verso l’andamento storico, la media dei versamenti per
iscritto. Il risultato di queste analisi è utilizzato come input nel modulo di
simulazioni delle tasse, descritto nel White Paper “U-GOV Pianificazione e
Controllo, Parte 3 - Dalla reportistica alla pianificazione strategica”.
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5. Analisi Didattica
L’obiettivo ministeriale attuale è di ottimizzare le risorse raggiungendo obiettivi
di efficacia ed efficienza. Il primo passo per il raggiungimento di questi obiettivi
è l’individuazione del giusto numero di corsi di studio e del giusto ed efficace
numero di attività formative offerte in relazione alla domanda ed alle risorse a
disposizione.
Ogni ateneo dunque deve monitorare alcuni parametri fondamentali individuati
dai corsi di studio, dalle attività offerte e dall’impegno dei docenti su di essi.
Per il raggiungimento di obiettivi di efficacia ed efficienza gli atenei possono
essere aiutati dagli indicatori calcolati attraverso il Data Warehouse utilizzando
il Data Mart della Didattica.
Per ottenere un’analisi completa di questo ambito, le informazioni della
didattica devono essere integrate con i dati del mondo degli studenti e del
personale docente. Questo consente di calcolare i risultati raggiunti nelle varie
fasi di programmazione. Il modulo della Didattica è stato quindi progettato per
una stretta integrazione con i Data Mart di Analisi degli Studenti e delle Risorse
Umane.
Nello specifico, il modulo di Analisi Didattica è pensato per offrire una visione
ex-post sulle varie fasi della programmazione didattica e misurare i risultati
raggiunti. Il confronto con il passato permette di giudicare le strategie attuate e
sviluppare processi di programmazione migliorativi.
Le analisi sono raggruppate in aree in base alle diverse fasi in cui è suddivisa la
programmazione didattica, come descritto di seguito.
5.1. Regolamento
L’attivazione dei corsi di studio nell’ateneo e dei rispettivi curricula ad essi
associati comporta la definizione delle attività formative che negli anni
potranno essere erogate agli studenti. Per ogni singolo regolamento e curricula
sarà quindi definito l’insieme delle attività formative con tutte le proprietà che
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le caratterizzano (Crediti, anno di corso, TAF, Ambito, ecc.) distribuite nei
diversi anni di corso di studi. L’ateneo andrà a scegliere, per la definizione
dell’offerta l’insieme di attività definite nel regolamento didattico. L’ateneo può
quindi definire l’offerta annuale a disposizione degli studenti immatricolati e
quindi erogabile nell’anno di riferimento e l’offerta futura che sarà a
disposizione degli studenti iscritti negli anni successivi.
Gli indicatori di maggior rilievo relativi quest’area riguardano quindi la visione
dell’insieme di attività formative che appartengono ad un determinato
regolamento. Ad esempio il conteggio delle attività offerte (per didattica,
tipologia di corso, tipologia di attività formativa, SSD, …), la distribuzione dei
crediti (per TAF, Ambito e SSD) e molte analisi riguardanti attività e curricula.
5.2. Offerta prevista e annuale (erogabile)
Al momento della nascita di un Regolamento e dei singoli curricula che lo
compongono è necessario definire l’insieme di attività che potranno essere
offerte agli studenti nei vari anni di corso. Un sottoinsieme dell’Offerta prevista
viene effettivamente messa a disposizione, annualmente, degli studenti iscritti.
Questa Offerta viene quindi erogata in un determinato anno accademico. Parte
dell’offerta prevista sarà invece offerta in anni accademici successivi dopo
essere stata eventualmente modificata, se necessario.
Gli indicatori di maggior rilievo relativi quest’area riguardano quindi l’insieme
dei corsi di studio e di attività formative di cui usufruiranno gli studenti iscritti:
numero corsi di studio offerti, corsi di studio offerti per modalità di didattica
(Convenzionale, Teledidattica, ecc..), numero di attività offerte, crediti, ore in
un anno accademico analizzate lungo le diverse dimensioni del modello
(Didattica, TAF, Ambito, Settore, ecc..) e molto altro ancora.
In questa fase di analisi risultano di interesse informazioni inerenti la Segreteria
Studenti per confrontare l’offerta dell’ateneo con gli utenti che andranno ad
usufruirne. Incrociando le informazioni presenti nell’area didattica potrà essere
di interesse analizzare il numero di studenti che andranno a seguire e
sostenere le attività offerte dall’ateneo per poter eventualmente individuare le
attività maggiormente richieste che necessiteranno di una docenza più
numerosa.
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5.3. Regole regolamento
Quest’area analizza l’insieme delle regole che raggruppano le singole attività
formative offerte e previste. In quest’area sarà possibile distinguere le attività
obbligatorie da quelle facoltative e gli eventuali gruppi di scelta definiti per un
determinato regolamento didattico. Quest’area è distinta dalle precedenti in
quanto una stessa attività formativa potrà essere presente in diverse regole per
cui l’analisi della singola attività non potrebbe essere attuata.
Nelle regole del regolamento troviamo le attività che saranno offerte nell’anno
accademico di riferimento ed in più le altre attività che saranno offerte negli
anni successivi. Naturalmente queste attività potranno eventualmente subire
delle modifiche. Le modifiche saranno analizzate nell’area successiva.
5.4. Regole offerta
Insieme delle regole che caratterizzano le attività formative offerte in un
determinato anno accademico. Si analizzeranno sia le attività erogabili nell’anno
accademico di interesse che quelle erogabili in anni accademici successivi.
Sarà quindi possibile distinguere le attività obbligatorie da quelle a scelta,
analizzare i gruppi di scelta ed i distinti anni di corsi in cui l’attività viene offerta.
Quest’area è distinta dalle precedenti in quanto una stessa attività formativa
potrà essere presente in diverse regole.
5.5. Coperture
Se nelle aree precedenti si è analizzata l’offerta dell’ateneo insieme ad una
parte della domanda individuata dagli studenti, il vero cuore della
programmazione didattica è comunque individuato dalle risorse che l’ateneo ha
a disposizione e che quindi utilizza nella fase di didattica. In quest’area troviamo
quindi l’analisi delle attività offerte e la loro associazione con i docenti che si
occuperanno della loro erogazione.
L’ateneo grazie ad Analisi Didattica potrà conoscere le coperture per ruolo, le
ore erogate da docenti strutturati dell’ateneo, le ore erogate per Facoltà.
Sviluppata anche l’analisi supplenze: confronti tra facoltà di afferenza del
docente e facoltà di incarico; confronto tra settore scientifico disciplinare del
docente e settore di incarico.
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La quantità di risorse utilizzate per l’erogazione delle attività formative è in
parte regolamentata da Decreti Ministeriali. Uno degli obiettivi dell’ateneo è ad
esempio il monitoraggio sull’utilizzo di personale esterno. Per effettuare ciò si
potrà usufruire di indicatori che misurino la percentuale di personale
strutturato rispetto al personale esterno tenendo conto della dimensione della
propria offerta annuale.
I docenti strutturati possono erogare, in funzione del ruolo e della tipologia di
contratto, annualmente una certa quantità di ore di didattica frontale.
L’ateneo ha quindi la necessità di confrontare le ore potenziali di didattica (le
ore che secondo i Decreti Ministeriali i docenti possono erogare annualmente)
e le ore di didattica da loro effettivamente erogate. Questa tipologia di analisi
viene svolta di solito a livello di Settore scientifico disciplinare e/o di Facoltà
per distinguere le Facoltà e/o i settori maggiormente carichi da quelli
eventualmente più scoperti.
Oltre l’analisi delle risorse disponibili ed utilizzate sarà possibile individuare i
risultati raggiunti e la percentuale di utilizzo delle varie risorse.
In questa fase si parla quindi dell’analisi del Carico Didattico della docenza: ore
e crediti erogati per facoltà e per ruolo del docente, ore mutuate rispetto ad
ore erogate, analisi del carico didattico necessità della presenza di informazioni
contenute nell’area di segreteria studenti. Indicatori interessanti sono anche il
confronto tra il numero di iscritti ad un insegnamento ed i docenti ed il calcolo
dei crediti erogati per docente.
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