SISTEMA DI RECAPITO CORRISPONDENZA A DATA E ORA CERTA

SISTEMA DI RECAPITO CORRISPONDENZA A DATA E ORA CERTA
CONSORZIO
HIBRIPOST
S.D.O.C.
SISTEMA DI RECAPITO
CORRISPONDENZA
A DATA
E ORA CERTA.
CHI SIAMO
Il Consorzio Hibripost è un consorzio stabile previsto dal D.lgs n.
Questa impostazione organizzativa e la possibilità di usufruire
163 del 12/04/2006 art. 34 comma “c” tra aziende guidate da
di una struttura IT interna, consente a Hibripost un elevato
stessi obiettivi e volontà: Progettare e Fornire Servizi Postali ad
grado di flessibilità e condizioni economiche molto competitive
Alto Valore Aggiunto in conformità alla circolare ministeriale n
nel segmento business dei Servizi Postali, erogando servizi di
5688 del 29 agosto 2007.
“eccellenza” studiati su misura delle necessità specifiche
del cliente.
Nel contesto della liberalizzazione del mercato dei servizi postali,
Hibripost è un operatore privato che si posiziona sul segmento
EVO SERVICE srl è la consorziata, individuata dal consiglio
business con un’offerta innovativa ed un’ampia gamma di
direttivo di Hibripost, come esecutrice del servizio in caso di
servizi integrati in grado di seguire l’intero processo postale:
aggiudicazione dello stesso.
dall’elaborazione dei dati, alla produzione di documenti e alla
loro distribuzione e consegna certificata.
Il cuore pulsante di Hibripost è costituito da un nucleo tecnico,
amministrativo, commerciale di “provata Esperienza sul Campo”,
a cui sono delegate le funzioni di “Contract Management”:
le società consorziate sono il braccio operativo della struttura.
La nostra proposta di servizi abbraccia i seguenti ambiti
· Posta certificata (prioritaria, massiva)
· Posta raccomandata
· Servizio gestione corrispondenza non recapitabile
· Servizio gestione sala posta
· Servizio giacenza
IL TEAM
Hibripost definisce un team di specialisti a cui il cliente può fare
dal 2009 in questi ultimi anni ha gestito il servizio di Customer
sempre riferimento.
Service per clienti come Banca Intesa San Paolo, Veritas, Comuni
1/ Consulenza, Project Management e Key Accounting
e vari Crediti Cooperativi.
unico di Evo Service Srl consorziata esecutrice.
3/ System Integration, IT e Sistemi informativi,
Sviluppo SW e Web applications
Esperienza decennale nell’attività di recapito postale, gestione
SV Dott. Andrea Sesana ideatore e sviluppatore primario del
di appalti per committenti come Acque Veronesi, AIM Vicenza,
gestionale S.D.O.C (Sistema a data ora certa) di Hibripost.
PM Sig. Michele Lisatti Vice presidente Hibripost e amministratore
Acque Vicentine, Veritas, E-On, Banca Intesa, BNL, vari crediti
nel coordinamento dei team nell’ambito della qualità e del
4/ Gestione e Servizio di recapito, Controllo volumi
e SLA, Servizi di logistica
raggiungimento degli obiettivi. Realizzazione di diversi progetti
200 postini inquadrati come dipendenti subordinati della
di recapito postale avviati con Multiutility, Banche, clienti vari
consorziata esecutrice Evo service srl, con contratto individuale
di piccole e grandi dimensioni, gestione delle problematiche a
con congruità rispetto al CCNL del Terziario, commercio e servizi.
vari livelli.
Ottima esperienza raggiunta nell’arco temporale che varia dai
cooperativi. Ottima esperienza nella gestione del personale,
2/ Help desk e Customer Service
CS Dott.ssa Alessandra Anzivino all’interno dello staff di Hibripost
2 ai 5 anni di attività nella consegna postale di svariati prodotti
dalle bollette Multiutility, banche, assicurazioni ecc.
I NOSTRI NUMERI
36
6.6 ML
FATTURATO
CONSOLIDATO
2013
NUMERO
DI CLIENTI
ATTIVI
13
1
SEDI OPERATIVE
CONSORZIATE
SEDE LEGALE
A VENEZIA
CERTIFICAZIONE
9001-2008
UNI EN ISO
LE NOSTRE SEDI
VENEZIA
Via Paganello 27
30172 Mestre Venezia
BOLZANO
Via Kravogl, 18
39100 Bolzano
VERONA
Via della Fiera 2
37139 Verona
GORIZIA
Via T.Vecellio, 18
34074 Monfalcone GO
MILANO
Via G.A. Borgese 14
20154 Milano
BELLUNO
Via degli Agricoltori, 11
32100 Belluno
ROMA
Via Salvatore Barzilai,
124/127, 00156 Roma
PADOVA
Via San Marco 8
35129 Padova
CHIETI
Via Marciani, 121/b
66034 Lanciano CH
VICENZA
Via Volta 64
36057 Arcugnano VI
TREVISO
Via Alzaia del Sile, 22/E
31057 Silea TV
MILANO
Via Diaz, 14
22076 Mozzate CO
TRENTO
Via Detassis, 21/b
38121 Trento
LICENZE E
AUTOCERTIFICAZIONI POSTALI
A lato:
Licenza individuale per la prestazione di
servizi postali n. 645/2008 e Attestazione
della titolarità dell’autorizzazione generale
n. 1916/8
LEGGE SUL LAVORO
E RESPONSABILITÀ SOLIDALE
Il Consorzio Hibripost, in collaborazione con lo Studio Toffoletto
De Luca Tamajo e Soci con sede in Milano dopo l’entrata in
vigore della legge sul lavoro n.92 del 28/06/2012, ha permesso
alle società partecipanti al Consorzio di stipulare con i propri
dipendenti un contratto aziendale avente caratteristiche
proprie e uniche dell’attività postale privata italiana.
Il 12 agosto 2012 è entrato in vigore l’art. 13-ter del DL n. 83 del
22/06/12. (cd. Decreto crescita) – convertito, con modificazioni,
dalla legge n. 134 del 7/08/2012 – che, sostituendo il comma
28 dell’art. 35 del DL n.233 del 2006 ha modificato la disciplina
in materia di responsabilità fiscale nell’ambito dei contratti
d’appalto e subappalto di opere e servizi. La disposizione,
in estrema sintesi, prevede la responsabilità dell’appaltatore
e del committente per il versamento all’Erario delle ritenute
fiscali sui redditi di lavoro dipendente e dell’imposta sul valore
aggiunto dovuta dal subappaltatore e dall’appaltatore in
relazione alle prestazioni effettuate nell’ambito del contratto.
Questa scelta contrattuale è stata dettata da esigenze
normative, come sopra citato, ma con lo scopo, non meno
importante, di garantire ai committenti che hanno scelto
Hibripost come partner postale, la massima tutela nei confronti
dell’articolo 13-ter.
A lato: Verifica ispettiva del DPL di Gorizia alla Consorziata Evo service Srl
ATTIVITÀ DI RECAPITO
FASE 1 : DEFINIZIONE DEL LAVORO
Il sistema
sistemagestionale
gestionale“S.D.O.C.”
“S.D.O.C.”
acquisisce il file,
file,codifica
codificatutte
tutte
le vie
le diverse
zone
vieeedefinisce
definisce
le diverse
zon
di competenza
postino.
competenzadidiogni
ogni
postino.
L’operatore determina
determina la
quantità
la quantitàdidi corrispondenza
corrispondenza
da consegnare in
inquelle
quellezone
zone
e procede alla creazione del
“carico” di lavoro
lavoro da
da affidare
affidare
al personale
personaleaddetto
addetto alla
consegna.
alla consegna.
FASE 2 : SMISTAMENTO
Lo smistamento sia della posta ordinaria che di quella
raccomandata sarà effettuato utilizzando, come linea guida,
i carichi di lavoro creati nella fase di definizione dello stesso.
Appositi lettori ottici supportano l’operatore indicando
per ogni singola missiva la relativa zona di competenza.
Questa funzionalità permette la massima efficienza nello
smistamento manuale di nuove territorialità e permette
l’intercambiabilità tra gli operatori nel caso di ferie, malattia.
Per quanto riguarda le raccomandate sono elaborate
e stampate anche le distinte per la raccolta delle firme di
avvenuta consegna.
FASE 3 : AFFIDAMENTO
Agli addetti al recapito sarà consegnato:
· Per quanto riguarda la posta ordinaria la corrispondenza
ed il terminale Dolphin precaricato dei codici Data Matrix
identificativi di ogni destinatario.
· Per quanto riguarda la posta raccomandata la corrispondenza,
le cartoline di mancata consegna, la distinta per raccolta
firme ed il terminale Dolphin precaricato dei codici Data
Matrix identificativi di ogni destinatario.
FASE 4 : CONSEGNA
Prima della consegna della missiva, nelle cassette postali,
o per registrare la causale di mancato recapito, il postino,
utilizzando il terminale in dotazione, legge il codice datamatrix presente nella missiva e memorizza i seguenti dati:
· Data, ora e minuto della consegna e/o mancato recapito.
· Coordinate geografiche (punto GPS) del luogo di recapito.
Lo scarico dei dati contenuti nel terminale avverrà,
giornalmente, tramite rete Gprs o direttamente presso
gli uffici di pertinenza.
FASE 5 : VERIFICA DELL’ATTIVITÀ DI DISTRIBUZIONE
Ad ogni scarico dei dati l’operatore potrà agevolmente
verificare che il numero della corrispondenza consegnata
corrisponda esattamente alla quantità affidata al postino e
gestire immediatamente eventuali casi di mancata consegna.
I dati rilevati dal trasmettitore GPS e memorizzati nel terminale
in occasioni di ogni consegna sono elaborati dal sistema per
ottenere graficamente il risultato rappresentato dalla figura.
Ogni punto verde segnalato sulla mappa rappresenta una
consegna effettuata. Cliccando sopra è possibile esplodere
l’icona e verificare immediatamente il codice cliente, la
data e l’ora in cui si è verificata la consegna della bolletta,
della raccomandata nelle mani dell’utente o della cartolina
di giacenza presso la cassetta postale.
La stessa immagine può essere visualizzata in formato
satellitare
verificando
la
presenza
dell’abitazione
in
corrispondenza del punto di consegna.
GESTIONE SALA POSTA
(ORDINARIA E RACCOMANDATA)
Hibripost è in grado di effettuare l’outsourcing completo della
gestione della Vs corrispondenza
ELABORAZIONE POSTA ORDINARIA
La posta viene suddivisa per recapitista, Poste Italiane od
Hibripost sulla base dei CAP attualmente serviti dal consorzio
Hibripost.
Per la corrispondenza da postalizzare attraverso Poste Italiane si
procede al passaggio nella macchina affrancatrice e alla
stampa elettronica della distinta necessaria alla consegna
all’Operatore Pubblico
Per la corrispondenza veicolata da Hibripost si procede alla
digitalizzazione dell’indirizzo con un processo di data entry
effettuato da personale specializzato.
Segue l’apposizione dei codici a barre adesivi sulla busta per
l’immissione nel circuito SDOC.
ELABORAZIONE POSTA RACCOMANDATA
La corrispondenza raccomanda viene elaborata con il seguente
processo:
1. Accettazione e controllo della distinta accompagnatoria delle
Raccomandate e laddove mancante predisposizione della
stessa. La posta viene suddivisa per recapitista, Hibripost o Poste
Italiane, sulla base dei CAP attualmente serviti dal consorzio.
2. Controllo delle ricevute di ritorno e nuova compilazione per
i cap serviti da Hibripost. Dopo la lavorazione delle RR viene
prodotta distinta riportante il numero di raccomandata
assegnato alla missiva ed inviata alla sede mittente.
3. La distinta raccomandate viene affidata all’operatore (CDR)
per la consegna sui Cap gestiti da Hibripost mentre per le altre
località viene spedita tramite il servizio di Poste Italiane.
GESTIONE RESI
E DISGUIDI
Il servizio gestione resi, consiste nella restituzione alla filiale/ufficio
di competenza territoriale degli invii non recapitabili.
La restituzione fisica delle spedizioni sulle quali è indicata la
motivazione di mancato recapito per ciascun invio (destinatario
irreperibile, sconosciuto o trasferito; indirizzo insufficiente, inesatto
o inesistente), permette alla filiale/ufficio di competenza, in
coordinamento con il nostro personale operativo, di aggiornare
i database contenenti le anagrafiche dei clienti, in modo
migliorare nel tempo i volumi di posta recapitabile.
Riepilogando il servizio permette di:
- recuperare il materiale inviato che non è stato
possibile recapitare
- gestire immediatamente i relativi solleciti
- mantenere aggiornati i database degli indirizzi
- migliorare le performance di posta recapitata
Un recapito postale efficace e preciso necessita di una capillare
conoscenza del territorio.
Per questo motivo poniamo particolare attenzione alle visite
ispettive che sempre effettuiamo per cautelare e comprendere
i bisogni degli utenti e per prendere sempre più coscienza delle
zone interessate dal nostro servizio.
- Ricezione della segnalazione via mail o telefonica, apertura Ticket
- Voltura immediata della segnalazione alla Filiale di competenza
- Presa in carico della Filiale di competenza e conseguente invio
di visita ispettiva in loco, richiesta di documentazione fotografica
eventuale convocazione del Postino per accertare
responsabilità diretta dell’operatore
- Stesura di una relazione programmatica sull’accaduto
corredata dagli esiti della visita ispettiva e dei correttivi
necessari atti ad annullare il disservizio
- Inserimento dell’anagrafica dell’utente coinvolto nella
segnalazione in uno specifico archivio di monitoraggio costante
- Risposta alla segnalazione e chiusura ticket entro 24 ore
dalla ricezione
HELP DESK
Hibripost ha organizzato una struttura di Help Desk attiva dalle
08:30 alle 13:00 e dalle 14:30 alle 18:30 disponibile per il bacino di
utenza nazionale.
amministrativa e tecnica dei capitolati d’appalto già
aggiudicati o in fase di definizione;
La struttura è raggiungibile attraverso un numero verde 800193073,
una casella mail generica [email protected].
- fornisce le necessarie certificazioni contabili e amministrative
atte a dimostrare il regolare svolgimento lavori del Consorzio
Hibripost;
L’Help Desk accoglie e smista per competenze le richieste
dell’utenza che rispecchiano le seguenti tipologie:
- si occupa, infine, della certificazione della qualità lavori
eseguiti e vigila sulle norme di sicurezza aziendale.
1. Le segnalazioni legate alla fatturazione sono gestite dall’Area Amministrativa:
3. Le segnalazioni legate alla gestione del post vendita ai clienti
è gestita dall’Area Commerciale:
- attraverso le risorse dedicate attua un controllo contabile
diretto e tempestivo ed espleta la richiesta fornendo
eventualmente la documentazione integrativa richiesta.
- analizza i termini contrattuali e commerciali e fornisce
consulenza su eventuali nuove richieste dei clienti;
2. Le segnalazioni legate alla gestione appalti e contratti sono
gestite dall’Area Contrattuale:
- evade le diverse richieste di chiarimenti riguardo l’istruzione
- si occupa della comunicazione esterna aziendale e mantiene
rapporti di interscambio e collaborazione con i preposti
del committente.
4. Le segnalazioni di ordine logistico/operativo, che riguardano
i disservizi di recapito, sono gestiti dalle tre Aree Recapito che
osservano la seguente metodologia di intervento della quale
è d’uopo fornire le procedure adottate:
- convocazione del Postino per accertare responsabilità diretta
dell’operatore;
- ricezione della segnalazione;
- acquisizione di circostanziata documentazione fotografica;
- gestione telefonica della problematica attraverso immediata
analisi del dato di recapito;
- stesura di una relazione dell’accaduto corredata dagli esiti
della visita ispettiva e dei correttivi necessari ad annullare il
disservizio;
- nel caso di conciliazione e risoluzione immediata della
problematica avviene la chiusura Ticket;
- archiviazione della segnalazione in apposito Database in
visione alla Filiale logistica di competenza;
- nel caso la problematica richieda integrazione di indagine
viene messa in atto la voltura immediata alla Filiale di
competenza territoriale;
- invio visita ispettiva in loco;
- inserimento dell’anagrafica coinvolta nella segnalazione in
uno specifico archivio di monitoraggio costante;
- invio al reclamante della relazione redatta;
-
chiusura del Ticket, i tempi di risoluzione problematiche sono
condizionati dai supplementi informativi richiesti, viene
comunque garantita una dettagliata tempistica di ogni
intervento che si è reso necessario.
SITO WEB
E’ inoltre a disposizione del cliente un sistema informativo
posizionato sul WEB per la consultazione e reperibilità dei dati
relativi alla consegna degli invii. Abbiamo utilizzato appositi
database MySql resi disponibili dai Provider Web ai quali ci
affidiamo abitualmente mediante maschere grafiche realizzate
nei linguaggi HTML, JAVASCRIPT, PHP.
Tale soluzione risulta la più utilizzata dalle Web-Farm in qualsiasi
ambito di applicazione della rete perché garantisce grande
elasticità di programmazione, modifica od ampliamento dei
sistemi, eccellente sicurezza dei dati, massima protezione da
intrusioni o tentativi di manomissione ed estrema velocità.
Dopo aver digitato id e password si accede alla schermata
principale dove è immediata la ricerca dell’utente mediante
ricerca per barcode, ricerca per numero sollecito, ricerca per
nominativo/codice soggetto, per data Individuato il documento
si può procedere all’accertamento del recapito verificandone
la data, l’ora e le coordinate GPS.
IL SISTEMA S.D.O.C.
Il sistema di Posta Certificata S.D.O.C. è stato ideato e sviluppato,
internamente a Hibripost, in seguito al circolare del Ministero
delle comunicazioni n° 5688 del 29 agosto 2007 per poter
gestire il servizio di recapito della posta generata con l’utilizzo di
tecnologie telematiche (Posta Ibrida) a data o ora certa.
Per raggiungere tale scopo i mezzi necessari sono:
1. lettore di codici bidimensionali (un terminale)
2. dispositivo GPS
3. software in grado di gestire tutti i dati rilevati
L’intero progetto Posta Certificata S.D.O.C. è stato realizzato con
l’intento di combinare gli aspetti tecnologici adatti a soddisfare
le richieste della Circolare Ministeriale con le necessità operative
avvertite dal personale durante l’attività di distribuzione.
L’obiettivo è stato centrato utilizzando un dispositivo hardware
leggero, con lettore integrato, di facile connessione a dispositivi
esterni e governato da un applicativo che consente di controllare
ogni singola fase del servizio di consegna.
Di seguito descrizione del processo con dettaglio dei sistemi
hardware e software utilizzati da Hibripost per tracciare la
corrispondenza e gestire il dato.
1. TERMINALE
Terminale Industriale con lettore Imager Integrato VGA 5300 e
puntatore ad alta visibilità.
Protezione da acqua e polvere IP 64, scocca in PC/ABS resistente
agli urti e alle cadute.
Temperatura operativa: da –10° a + 50°.
Display LCD ¼ VGA a colori
da 2,8’’ touch screen.
Slot di espansione memoria SD e MMC per il salvataggio dati.
Peso e dimensioni: gr. 332, cm. 17x 7x 4,5.
Bluetooth Classe 2 versione 1.2
La tecnologia bluetooth ha eliminato qualsiasi problema di
movimento legato a cavi e connettori che possono scollegarsi
o danneggiarsi con l’uso quotidiano, e la batteria da 3,7V/3240
mAh/12 Wh assicura il funzionamento dell’intera applicazione
per un’intera giornata.
La caratteristica fondamentale che fa di questo strumento la
soluzione ottimale all’operatività del postino, è il lettore di codici
2D Data Matrix posizionato con un’angolazione di 45°.
Questa particolare funzionalità permette di dirigere la luce del
laser verso l’esterno rispetto al corpo del postino in modo da non
incontrare ostacoli tra il terminale ed il materiale da consegnare.
2. GPS BLUETOOTH
3. SOFTWARE A PC S.D.O.C.
Questo ricevitore GPS permette di perimetrare anche con
scarsissima visibilità dato che monta il chip più aggiornato (SiRF
STAR III) presente sul mercato. Tutto ciò consente di ottenere le
massime prestazioni di localizzazione satellitare ad uso civile.
Grazie a questo dispositivo è quindi possibile godere di
un’ottimale copertura anche in condizioni di scarsa ricezione.
Come già indicato in precedenza nella fase 2 definizione del
lavoro il software permette all’operatore di procedere
alla creazione del “carico” di lavoro da affidare al
personale addetto alla consegna.
20 Canali satellitari
Supporta standard NMEA-0183 ver. 3.0,
GGA, GSA, RMC e GSV • a 57600 bps.
Tre led per indicare stato del Bluetooth,
del GPS e della Batteria
Funzionamento continuo fino a 22 ore
grazie alla batteria ricaricabile
a Ioni di Litio da 1700 Mah sostituibile
Peso 85 grammi.
Terminale e ricevitore GPS, costantemente collegati mediante
tecnologia Bluetooth, sono alloggiati in una speciale imbracatura
ideata appositamente per eliminare qualsiasi impedimento
ai movimenti del personale. Il postino non dovrà far altro che
premere il tasto laterale del terminale per avviare il lettore laser e
permettere la registrazione del codice Data Matrix.
TERMINAL
SERVER
N° 1 server ASEM ProServer XN2 GT DUO T/RID XEON E5405 2.0Ghz
quadcore 64bit FC-LGA6 BUS 1333Mhz, doppio alimentatore
650W, motherboard intel S50000VSA i5000V memoria ram 4 GB
DDR2 PC5300 ECC (128Mx72),
DVD+/-RW 20x16x48x16x SH-S202 SAMSUNG con nr.3 hard disk
ESJ8160S SATA II 7200rpm ExcelStor da 160gb in configurazione
raid1+ hot spare.
Memoria ram 12 GB
Nr.5 hard disk SAS da 300GB
in configurazione raid1+ Global Hot Spare.
· 1° Raid1: OS
· 2° Raid1: SQLServer
Adattatore SCSI Ultra 160 LVD
Unità di backup Quantum LTO-3 Internal Drive, Ultra 160 SCSI
Ultrium che scrive su data cartridge Ultrium da 800GB (400GB non
compressi)
N° 1 Firewall VPN Zyxel USG 200 presso sede principale
N° 1 Firewall VPN Zyxel USG 100 in ogni filiale collegata.
N° 1 Gruppo di continuità Riello DVD300 UPS 2.1 kW 3000 VA
con Display LCD con tecnologia sinusoidale digitale installato su
armadio rack (2U rack) protezione contro le sovratensioni,
protezione overload, protezione di sottotensione, funzione di
avvio a freddo.
Standard di conformità: Plug and Play, IEC 62040-2 class B, IEC
62040-1-1
PROCESSO PER IL RISPETTO
DELLA NORMATIVA SULLA PRIVACY
TRATTAMENTO INFORMATICO
Per eliminare o limitare i rischi di distruzione, alterazione, diffusione/
trattamento/comunicazione non autorizzata dei dati sono
adottate le seguenti misure di sicurezza.
Per circoscrivere l’accesso ai dati personali/sensibili al personale
dipendente autorizzato è stato implementato su ogni Personal
Computer un Codice identificativo ed una parola chiave di
otto caratteri che è aggiornata ogni tre mesi sui Pc dell’Area
Amministrativa, che gestisce dati sensibili, e ogni sei mesi su tutti gli atri Pc presenti. Le credenziali sono digitate all’accensione
del Pc; l’errato o il mancato inserimento delle credenziali non
permette l’accesso al terminale. La variazione della password
avviene automaticamente poiché impostata dal sistema
operativo Windows XP Professional.
Nel caso in cui l’incaricato lasci, durante le ore lavorative, la
postazione i dati sono tutelati dalla presenza di una password salva
schermo che si attiva dopo 3 minuti di inattività del computer.
Le diverse banche dati, elencate precedentemente, sono
residenti sul Server in identificate cartelle il cui accesso è limitato
alle Aree di competenza. Sarà quindi impossibile per l’Area
Gestione posta accedere alle cartelle competenti all’Area
Amministrazione e viceversa.
Questo è possibile poiché il Server è stato impostato per destinare
precisi privilegi a determinate Aree di lavoro.
L’autorizzazione all’attribuzione delle credenziali avviene nel
momento in cui il dipendente è dichiarato “Incaricato” del
trattamento dei dati mediante la consegna dell’apposito
modulo da parte del Titolare del Trattamento.
Per limitare l’accesso ai dati personali/sensibili a soggetti
estranei che tentassero mediante mezzi informatici di violare la
rete aziendale è predisposto un Firewall che impedisce l’accesso
ad operatori esterni.
E’ fatto divieto agli incaricati un uso/trattamento dei dati
sensibili/personali diverso da quello individuato e non conforme
alle finalità della raccolta da parte degli incaricati, così come la
divulgazione o comunicazione non autorizzata degli stessi.
Tali regole sono specificatamente descritte nella lettera di
incarico sottoscritta da ogni dipendente o collaboratore.
TRATTAMENTO CARTACEO
Gli uffici Amministrazione presso i quali sono situati gli archivi
cartacei relativi ai dati sensibili (buste paga, cedolini), sono chiusi
a chiave durante le ore non lavorative. Le chiavi sono possedute
dagli incaricati dell’ufficio amministrazione.
La sala Posta è chiusa a chiave durante le ore non lavorative.
Le chiavi sono possedute dagli incaricati della stessa Sala Posta.
La corrispondenza in lavorazione, non appena ultimata la stessa
o in caso di allontanamento del personale è riposta in appositi
contenitori all’interno della Sala chiusa a chiave.
Eventuali scarti di imbustamento sono immediatamente distrutti
in modalità controllata.
SISTEMI DI PROTEZIONE DELLE AREE/LOCALI LAVORATIVI
Il server è situato presso gli uffici al piano terra. Durante le ore
non lavorative l’ufficio è chiuso a chiave; le chiavi sono in
possesso dei dipendenti dell’IT. Durante le ore lavorative è
sempre presente almeno un dipendente; nel caso si assentasse
temporaneamente il Server è protetto da una password salva
schermo conosciuta dal Custode delle Password. Gli uffici sono
protetti da un sistema di allarme che difende sia l’ambiente
interno, sia l’ambiente esterno. L’impianto di allarme è disattivato/
attivato mediante un codice in possesso dei dipendenti.
FORMAZIONE DEL PERSONALE
La formazione del personale circa le misure di sicurezza da
impiegare nella loro attività lavorativa avviene in coincidenza
alla loro nomina ad incaricato; è consegnata la lettera di
incarico contenente le regole e le norme che il singolo
dipendente dovrà rispettare in relazione all’accesso/creazione
delle banche dati Aziendali, al trattamento dei dati personali,
alla comunicazione e diffusione dei dati, alle misure di sicurezza,
al corretto uso dei sistemi informatici ed alla corretta gestione
delle banche dati cartacee. La lettera di incarico è firmata dal
dipendente e custodita presso l’area Amministrazione.
Medesima istruzione avviene nel caso in cui vi è l’ingresso in servizio
di nuovi dipendenti o il cambiamento delle mansioni affidate.
E’ inoltre affisso in bacheca il regolamento aziendale inerente
al corretto e lecito utilizzo del materiale hardware e software in
dotazione. E’ stato effettuato a tutti gli incaricati idonea
formazione circa il contenuto del D.Lgs 196/2003 riguardante
principalmente la spiegazione dei seguenti punti:
Definizione di “Trattamento dei dati” e delle diverse tipologie di
dati presenti in Azienda distinguendo i dati personali, sensibili,
giudiziari. Identificazione delle figure presenti in Azienda quali il
Titolare del trattamento, il custode delle Password e gli incaricati.
Modalità di utilizzo del materiale hardware e software in
dotazione a tutti i dipendenti con particolare attenzione alla
tutela dei dati ed al loro utilizzo esclusivamente diretto alle finalità
per i quali sono stati raccolti. Istruzione relativa all’utilizzo dell
password ed ai profili di autorizzazione. Istruzioni relative alle
modalità di custodia archiviazione e protezione dei dati.
CONTINUITÀ OPERATIVA
DEL SERVIZIO E BACKUP DEI DATI
Questa sezione descrive i principali eventi potenzialmente
dannosi per la continuità operativa, sia a livello informatico
che cartaceo e valuta le possibili conseguenze e la gravità in
relazione al contesto fisico–ambientale di riferimento e agli
strumenti elettronici utilizzati.
L’evento incendio è un pericolo lieve ed è stato isolato mediante
l’adozione delle procedure previste testo unico 81/08.
L’allagamento ed il terremoto sono rischi alquanto remoti in
quanto lo stabilimento è situato in aree non soggette.
A seguito dell’analisi effettuata relativamente ai rischi ed alle
minacce avvertiti dai dati custoditi presso i luoghi della scrivente
società, il ripristino dei dati può avvenire tramite il recupero
degli stessi dalle unità nastro.
Entrambi i server sono installati in ambiente protetto su armadio
rack con controllo elettronico di dissipazione calore e munito di
gruppo di continuità adeguatamente dimensionato.
Oltre al sistema raid hot plug con hot spare che permette un rapido
ripristino del sistema in caso di danneggiamento di un un hard
disk, i nostri sistemi risultano installati su macchine virtuali in modo
da essere facilmente rimessi on line su macchine diverse in caso
di guasto grave della macchina ospitante nel giro di 6/9 ore.
A supporto di quanto detto presso la nostra struttura di
Mestre il reparto IT ci consente di operare in tempi brevissimi
in quei casi che non rientrano in gravi guasti alle macchine,
nel qual caso siamo assistiti da Soluzioni Digitali Srl società
specializzata in Networking dal 1990 il cui intervento è previsto
entro 2 ore dalla chiamata.
E’ attivo un sistema di allarme che difende dall’intrusione di
estranei sia l’esterno dello stabilimento sia l’interno.
L’intrusione telematica è limitata dalla presenza di un Firewalll.
Se si escludono eventuali atti vandalici da parte di terzi, il pericolo
di intrusione fisica è comunque considerato lieve per la tipologia
dei dati gestiti ritenuta di scarso interesse per la collettività.
Su ogni Pc è presente un sistema Kaspersky di antivirus che scarica
automaticamente gli aggiornamenti qualora fossero presenti
presso il sito e che avverte, con un messaggio sul video
l’avvicinarsi della scadenza annuale della licenza.
Tutti gli incaricati sono stati informati della necessità di avvisare
l’IT qualora l’antivirus non fosse attivo e sui pericoli derivanti
dall’apertura di mail particolarmente sospette (senza oggetto,
con oggetto scritto in inglese, da mittenti sconosciuti…ecc)
Il personale è stato istruito sul corretto utilizzo dell’apparecchiature
informatiche; i data base sono presenti su server ed il loro utilizzo
diretto è difficilmente utilizzabile dal personale.
Eventuali errori di cancellazione dati o loro danneggiamento
causato da imperizia o negligenza sono risolti mediante il ripristino
dei dati dall’unità di back-up.
Di seguito Layout rete VPN Hibripost.
A garanzia della continuità operativa e gestione delle eventuali
criticità, Hibripost può attualmente contare sulle seguenti
unità produttive, in grado di interscambiarsi personale operativo
per far fronte ad eventuali picchi di lavoro o particolari
criticità operative.
Regione
Veneto
Veneto
Veneto
Veneto
Provincia
Venezia
Treviso
Padova
Vicenza
Indirizzo Via Paganello 27 Via Alzaia del Sile 22/E Viale San Marco 8, Via Volta 64, Unità operativa
Mestre
Silea
Padova
Arcugnano
I NOSTRI CLIENTI
ACQUE VERONESI
ACQUE VICENTINE
AGSM
AIM VICENZA
AMA ROZZANO
AMNU
ASM BRESSANONE
ASM MERANO
AVIS
BANCA DI ROMANO E SANTA CATERINA
CASSA RURALE DI TUENNO
COMUNE DI MIRA
COMUNE DI MARTELLAGO
COMUNE DI CADONEGHE
CASSA RURALE DI TUENNO
CASSA RURALE ALTO GARDA
CASSA RURALE DI TRENTO
CREDITO COOPERATIVO DI MARCON
EGEA
ENERXENIA
EON
GESTEL
GDF SUEZ
GRUPPO VERITAS
INTESA SAN PAOLO GROUP
SEAB BOLZANO
TELETU
HIBRIPOST
Sede Legale
Via Paganello 27
30172 Mestre Venezia
T. 041 5040073
F. 041 959628
[email protected]
www.hibripost.it