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Aspetti metodologici
per l’analisi dei
processi aziendali e
l’adeguatezza dei
controlli interni
Dopo aver osservato le componenti tipiche dei sistemi di
controllo interni, descritte nei modelli proposti nei cosiddetti
CoSO Reoprt, in questa sezione analizzeremo alcuni aspetti
metodologici utili a condurre l’analisi dei processi gestionali e dei
controlli interni che li caratterizzano.
In particolare individueremo le informazioni di base che
devono essere acquisite per qualificare i controlli interni
aziendali presenti nei processi gestionali degli enti, nonché
comprenderne il loro funzionamento e la loro adeguatezza in
relazione alle politiche di gestione seguite dal management
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Tali informazioni fanno riferimento ai seguenti tre aspetti:
1. la struttura organizzativa del processo gestionale oggetto di analisi;
2. i meccanismi operativi che regolano e condizionano lo svolgimento
delle operazioni/attività tipiche del processo oggetto di analisi;
3. gli obiettivi perseguiti dal management nella gestione del processo
oggetto di analisi.
Struttura organizzativa, meccanismi operativi e obiettivi perseguiti
SONO oggetti di indagine presenti in qualsiasi processo gestionale, sia che si
parli di enti pubblici che privati, sia che si faccia riferimento a realtà di piccole
dimensioni che di grandi dimensioni
MA ANCHE caratteristiche uniche, cioè tipiche, di ogni realtà in quanto ogni
ente, nella gestione dei suoi processi gestionali, si dota di una specifica
organizzazione, di specifici meccanismi operativi e persegue un proprio sistema
di obiettivi.
PERTANTO analizzare questi tre aspetti, nelle caratteristiche
specifiche che vedremo, rappresenta un primo approccio all’analisi
dei controlli interni aziendali.
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Per struttura organizzativa di un processo aziendale facciamo riferimento al
sistema di responsabilità e di divisione del lavoro che determina le modalità e il
grado di efficienza ed efficacia con cui l’azienda persegue i suoi obiettivi.
In questo ambito esistono tre principi organizzativi fondamentali per
qualificare il livello di adeguatezza dei controlli interni, ovvero:
☺ l’accountability
☺ la separazione dei compiti e delle responsabilità
☺ il check and balance
Accountability
È il principio che richiede che qualsiasi attività, a prescindere dalla sua
rilevanza, faccia riferimento a una persona.
Il sistema di controllo interno è un sistema diffuso, che trova, cioè, le basi del
suo funzionamento nell’attività svolta da tutti i componenti dell’organizzazione.
Nell’analisi di un processo gestionale la chiara comprensione della
responsabilità legate all’espletamento delle attività caratteristiche del processo,
nonché degli output attesi dallo stesso, rappresenta un indiscutibile elemento di
valore dell’organizzazione e quindi del sistema dei controlli interni.
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Separazione dei compiti e delle
responsabilità
È il principio che fa riferimento alla suddivisione dei compiti e delle
responsabilità tra soggetti aziendali diversi delle operazioni, caratteristiche del
processo indagato, che incidono direttamente o indirettamente sul patrimonio
dell’azienda.
Tale accorgimento organizzativo, laddove giustificato da un favorevole
rapporto costi/benefici, oltre a limitare il rischio di appropriazioni indebite ,
favorisce la distribuzione della conoscenza dei processi aziendali fra più
operatori, consentendo di migliorare la trasparenza dello svolgimento dei
singoli processi aziendali e la fiducia sui singoli operatori.
Separazione dei compiti e delle responsabilità
Di seguito vengo presentati alcuni esempi di attività che dovrebbe
essere opportuno far gestire a più soggetti aziendali con responsabilità
distinte sulle operazioni:
in ambito amministrativo: l’emissione di ordini di acquisto e il
pagamento degli stessi; l’effettuazione dei pagamenti ai fornitori
e la registrazione e l’archiviazione degli stessi.
in ambito produttivo: la responsabilità della produzione e la
modalità di gestione delle manutenzioni esterne.
in ambito commerciale: la responsabilità delle vendite e le
politiche di incasso.
in ambito commerciale: la scontistica e gli incassi.
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Separazione dei compiti e delle responsabilità
nella gestione del magazzino: i controllo sulla ricevimento del
prodotto e la gestione contabile e fisica delle scorte.
nella gestione del magazzino: la gestione degli scarichi e la
gestione contabile e fisica delle scorte.
nella gestione del personale: l’identificazione dei fabbisogni e il
processo di selezione del personale.
negli approvvigionamenti: la definizione del fabbisogno, la
selezione del fornitore, il controllo su ricevimento del bene o
espletamento del servizio
….
Separazione dei compiti e delle responsabilità
Nell’analisi di un processo gestionale la presenza di meccanismi
organizzativi che prevedono una separazione di compiti e responsabilità nello
svolgimento di attività gestionali aventi rilevanza sul patrimonio aziendale (o più
specificamente nelle transazioni monetarie) rappresenta un elemento di valore
dell’organizzazione e quindi del sistema dei controlli interni.
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Check and balance
È il principio fondato sull’attribuzione di obiettivi volutamente antagonistici
a determinate funzioni aziendali, al fine di ottenere un giusto equilibrio tra
efficienza ed economicità delle azioni e utilità delle stesse.
Check and balance
Di seguito vengo presentati alcuni esempi di obiettivi antagonistici per
alcune funzioni aziendali:
gli obiettivi di produttività assegnati ad un reparto di
produzione possono essere antagonistici rispetto agli obiettivi
assegnati ai responsabili di manutenzione degli impianti,
ovvero di un incremento di produttività attraverso un impiego
superiore alle «normali» capacità degli impianti, con
conseguenti rischi di guasti o fermi, è limitato dall’obiettivo di
corretto e continuo funzionamento degli stessi assegnato ai
manutentori. I diversi obiettivi assegnati favoriscono così il
corretto svolgimento del processo produttivo.
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Check and balance
gli obiettivi di qualità del credito assegnati al responsabile
finanziario (o credit manager) sono antagonistici a quelli del
direttore vendite, valutato sul fatturato.
gli obiettivi di contenimento e rotazione delle scorte possono
essere antagonistici rispetto alle esigenze di vendita (tempi di
consegna a clienti) o di produzione (disponibilità materie).
ecc..
Si riferiscono agli strumenti, alle tecniche e i processi di comunicazione,
decisione e controllo che danno sostanza al sistema di controllo interno.
È anche con riferimento ai meccanismi operativi che il sistema di controllo
interno può dirsi «unico», in quanto articolato sui sistemi di informazione e
comunicazione specifici di ogni azienda e influenzato dal contesto ambientale
in cui questa opera.
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Sono meccanismi operativi di processo:
le autorizzazioni e il sistema di firme o visti
le risorse informatiche a disposizione degli uffici
gli strumenti di comunicazione interna (mail, documenti, telefono,
verbale, ..)
gli strumenti di comunicazione esterna (mail, documenti, telefono,
verbale, ..)
le attività di coordinamento delle attività tra funzioni diversi
E ancora sono meccanismi operativi qualificanti i controlli interni di un
processo gestionale :
il sistema budgetario e di reporting che lo investe
i percorsi di customer satisfaction
i meccanismi di recruiting e di formazione degli operatori
i profili di sicurezza attivati
….
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L’esistenza e il corretto ed efficace utilizzo di tali meccanismi rappresenta
un ulteriore elemento di qualificazione e di valore dei sistema di controllo
interno degli enti.
Per la comprensione del sistema di controllo interno
aziendale è fondamentale la conoscenza degli obiettivi
propri dell’ente ai diversi livelli:
corporate (di gruppo)
singola azienda
business unit
singolo processo.
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Gli obiettivi a livello corporate, entity, business unit dipendono
ovviamente dalle finalità e la mission propria degli enti.
… propedeutica ad ogni analisi sul controllo interno è la
conoscenza/comprensione:
degli obiettivi strategici dell’ente (quote di mercato, ROE, ROI,
Know How, differenziazione, alleanze, …..);
obiettivi operativo gestionali (marginalità, penetrazione del
mercato, qualità, turn over, produttività, fatturato, …….)
… solo conoscendo gli obiettivi aziendali è possibile contribuire,
attraverso l’analisi dei processi, al loro raggiungimento.
In questo senso il sistema di controllo interno per svolgere il proprio
compito di indirizzo e supporto al management deve essere sempre
riconosciuto all’interno dell’organizzazione come:
◦
coerente con la mission dell’azienda: ovvero capace di monitorare il
processo di formulazione delle strategie aziendali, nonché il
raggiungimento dei traguardi di fondo del processi di pianificazione
strategica;
◦
elemento che crea di valore: ovvero ogni attività, funzione o strumento
di controllo deve essere attivato o mantenuto solo se il valore aggiunto
da esso generato risulta superiore al suo costo;
◦
orientato sui fattori critici di successo per area strategica di affari:
intendendo con ciò l’apertura che deve assicurare alla gestione dei
rischi interni ed esterni che investono l’agire imprenditoriale;
◦
strumento di risoluzione dei problemi per le diverse aree funzionali:
ovvero in grado di interpretare e ordinare i problemi che caratterizzano
ciascuna funzione o attività aziendale al fine di costituire un valido
supporto per la risoluzione dei problemi.
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Esiste un obiettivo di fondo del sistema di controllo
interno, ovvero quello di supportare il management
verso il raggiungimento gli obiettivi di breve e mediolungo periodo che l’ente si è prefissato
Esistono poi obiettivi specifici del sistema di controllo
interno legati alla copertura dei rischi aziendali (e
applicabili ai processi/attività aziendali)
il rispetto della normativa: inteso come conformità delle
attività svolte alle leggi e ai regolamenti, esterni ed interni cui
l’azienda è sottoposta;
l’attendibilità dell’informativa: con particolare riferimento
all’affidabilità ed integrità del bilancio e delle altre
informazioni diffuse al pubblico, siano esse finanziarie o
operative;
l’efficacia ed l’efficienza delle attività operative: che
riguarda i livelli di performance attesi dalle diverse aree
aziendali;
la salvaguardia del patrimonio: con riferimento all’efficacia
di decisioni per la protezione delle risorse a disposizione
dell’azienda.
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