Linee Guida_Versione del 30.08.2013

SETTORE FISCALE
TRASFERTE
A PERSONALE CON RAPPORTO DIVERSO DA QUELLO DI LAVORO
SUBORDINATO
- LINEE GUIDA L’Università si trova spesso nelle condizioni di dover provvedere al rimborso delle spese relative alle
trasferte del personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato, quali collaboratori
coordinati e continuativi o occasionali, professionisti, consulenti, borsisti ecc...
In considerazione della molteplicità di casistiche possibili e delle recenti novità di prassi intervenute
sull’argomento, con la presente cerchiamo di fare un quadro riassuntivo
1. Definizione di “personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato”
Per “personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato” s’intendono tutti coloro che
hanno un rapporto giuridico formalizzato con l’Ateneo, diverso dal rapporto di lavoro subordinato,
quali ad esempio:
− assegnisti di ricerca
− borsisti e figure assimilate (es. tirocinanti)
− collaboratori coordinati e continuativi
− dottorandi di ricerca
− occasionali
− “membri di diritto” (es. membri commissioni; professori/dipendenti altre università o
enti anche stranieri inseriti in gruppi/progetti di ricerca)
− professionisti
− specializzandi (medici e non medici)
− ecc…..
Ai fini fiscali s’intendono:
borsisti e figure assimilate
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coloro che non sono dipendenti del soggetto erogante e
percepiscono somme a titolo di borsa di studio o di assegno, premio
o sussidio per fini di studio o di addestramento professionale.
La borsa di studio, l’assegno, il premio o il sussidio possono
essere erogati:
− per fini di studio, quando l’erogazione è attribuita a favore di
soggetti, anche non studenti, per sostenere l'attività di studio
o di ricerca scientifica, di specializzazione, ecc….
− per fini di addestramento professionale quando le erogazioni
sono relative a corsi di specializzazione, qualificazione o
riqualificazione per fini di addestramento professionale, nonché
per corsi finalizzati ad una futura eventuale occupazione di
lavoro.
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collaboratori coordinati e
continuativi
I soggetti che svolgono attività di collaborazione coordinata e
continuativa, caratterizzate cioè da un rapporto di coordinamento
rispetto all’attività svolta dal committente, da uno stretto legame
con la realizzazione di un programma di ricerca, didattica,
funzionamento o di una fase di esso, che costituisce l’oggetto
del rapporto, e dallo svolgimento in autonomia senza osservanza di
un orario di lavoro predeterminato.
membri di diritto
i dipendenti di Università o di altri Enti o Amministrazioni che
svolgono l’incarico in relazione alle funzioni della propria qualifica
e in dipendenza del proprio rapporto di lavoro. L’attività, che
potrebbe essere per natura autonoma, viene in questi casi fornita
in relazione ad un ordine di servizio ricadente nel rapporto
subordinato intrattenuto in via principale.
occasionali
coloro che svolgono attività di lavoro autonomo occasionali oppure
obblighi di fare, non fare o permettere. Attività cioè del tutto
occasionali, sporadiche, episodiche, senza i requisiti della
professionalità e della prevalenza, e del tutto autonome circa tempo
e modo della prestazione.
professionisti
coloro che esercitano in via abituale, anche se non esclusiva, in
forma individuale o in forma associata, attività di lavoro autonomo
diverse da quelle di impresa e di lavoro dipendente. Sono titolari di
partita IVA (individuale o associata) e possono essere iscritti ad Albi
professionali e relative Casse di previdenza o alla Gestione Separata
INPS legge 335/95.
2. Definizione di “trasferta”
La “trasferta” consiste nel riconoscimento e nel conseguente pagamento da parte dell’Università di
somme volte a compensare i soggetti interessati delle spese sostenute per:
a) lo svolgimento dell’incarico conferito o comunque dell’attività che si è chiamati a svolgere
b) essere destinati occasionalmente e provvisoriamente a svolgere la propria attività in luogo
diverso da quello in cui si trova la sede abituale di lavoro
Occorre ricordare che la trasferta non rappresenta una regola.
In particolare nei rapporti con professionisti o occasionali appare più coerente prevedere un compenso
onnicomprensivo, remunerativo cioè anche delle eventuali spese sostenute dal soggetto.
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3. Condizioni per il riconoscimento delle trasferte
Le trasferte devono essere espressamente previste nel contratto, nella lettera incarico oppure nell’atto
di nomina/conferimento/dichiarazione vincitore (es. membri di diritto e borsisti)
Occorre provvedere sempre alla formalizzazione del rapporto (e al conseguente inquadramento
fiscale), anche nel caso di personale che collabori con l’Università senza percepire compenso, ma solo i
rimborsi delle spese relative alle trasferte
La trasferta va riconosciuta in relazione al rapporto formalizzato tra l’Università e il soggetto. ad
esempio allo studente inserito in un programma di ricerca ex art.18 comma 5 legge 240/2010 le spese
possono essere rimborsate secondo il regime fiscale previsto per il rapporto con cui si formalizza la sua
partecipazione alla ricerca.
Le spese rimborsabili sono solo quelle sostenute nello svolgimento dell’attività e strettamente
necessarie all’espletamento dell’incarico conferito o comunque dell’attività che il soggetto è chiamato a
svolgere
Le trasferte vanno previste fin dal provvedimento iniziale di autorizzazione dell’incarico o della borsa o
comunque della spesa.
Il rimborso delle spese relative a ciascuna trasferta deve essere espressamente richiesto
dall’interessato mediante la compilazione e la consegna di apposita nota spese.
Si forniscono i facsimili di nota spese (Allegato n.1) e di richiesta di anticipazione per trasferta
(Allegato n.2), modificabili a seconda delle esigenze.
La nota spese e la richiesta di anticipazione possono essere predisposte su carta libera a discrezione
dell’interessato fermo restando ovviamente l’indicazione di tutti gli elementi essenziali quali:
− dati del soggetto e sua firma
− data in cui è stata sostenuta la spesa,
− descrizione della spesa,
− importo della spesa,
− impegno a presentare i documenti a trasferta avvenuta e all’eventuale restituzione della somma
avuta in anticipazione
− n° e/o descrizione documento giustificativo allegato
− per i rimborsi chilometrici: tragitti, società/enti/persone visitati, chilometri percorsi.
La nota spese è soggetta a bollo nella misura di 2,00 euro (a decorrere dal 26.06.2013), se eccedente i
77,47 euro (art.13.2 – Tariffa – Allegato A - Parte I - D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642)
Si suggerisce di specificare nel contratto, lettera incarico o atto di nomina se l’imposta di bollo sulle
note spese, nonché sulle quietanze di pagamento dei mandati è a carico dell’Università o a carico del
soggetto.
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4. Spese rimborsabili e massimali
Per definire le tipologie di spese rimborsabili e i relativi massimali ammessi a rimborso è possibile:
− individuare per ciascun contratto, lettera incarico o atto di nomina specifiche e dettagliate
tipologie di spesa e relativi massimali;
− adottare una delibera della struttura che definisca tipologie di spesa e massimali ad esempio per
categorie di soggetti e/o attività
− rimandare al Regolamento Missioni
In quest’ultimo caso si fa riferimento ai massimali previsti per il personale tecnico-amministrativo
(gruppo B), salvo incarichi di particolare complessità o conferiti ad esperti di elevata professionalità per
i quali si renda necessario o opportuno far riferimento ai massimali previsti per il personale docente e
dirigente (gruppo A)
Si allega una Tabella riepilogativa dei massimali (Allegato n.3) predisposta dall’Ufficio Missioni in base
all’attuale Regolamento interno delle missioni (Delibera del Cda del 23/03/1993).
5.
Modalità di riconoscimento dei rimborsi delle spese di trasferta
Le spese devono essere rimborsate sulla base di idonea documentazione giustificativa (rimborso
documentato)
Solo per le trasferte all’estero disciplinate con rinvio al Regolamento Missioni è ammessa una modalità
alternativa, che prevede, oltre al rimborso delle spese di viaggio e in alcuni casi di vitto debitamente
documentate, il riconoscimento di indennità forfettarie giornaliere da corrispondersi senza necessità di
documentazione
Dal 1.1.2014 la spesa per le trasferte del personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato
andrà imputata agli appositi capitoli del piano dei conti 2014, distinti tra ambito istituzionale e ambito
commerciale
− P.S.1.6.1.05 Trasferte personale non dipendente non soggette a limiti statali
− P.S.1.6.1.06 Trasferte personale non dipendente soggette a limiti statali
− P.S.3.1.1.05 Trasferte personale non dipendente (commerciale)
6. Trattamento fiscale
Per definire il corretto trattamento fiscale da applicare alle trasferte del personale con rapporto diverso
da quello di lavoro subordinato è sempre necessario qualificare in via preliminare, ai fini fiscali, il
rapporto che s’instaura tra l’Ateneo e il destinatario del rimborso spese.
6.1. Assegnisti di ricerca, borsisti e figure assimilate, collaboratori coordinati e continuativi,
“membri di diritto”, laureandi privi di reddito - titolari di “redditi assimilati”
Ai titolari di redditi assimilati in linea di massima non spetta il rimborso delle spese sostenute per il
tragitto casa/lavoro e viceversa, fruendo già di specifiche detrazioni, finalizzate a compensare i costi
sostenuti per la “produzione del reddito”.
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Tuttavia per alcune attività di collaborazione coordinata e continuativa, ai fini dell’applicazione della
normativa fiscale, si può fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore, sempreché dal contratto,
lettera incarico o atto di nomina non risulti diversamente individuata la sede di lavoro.
Si tratta di quelle ipotesi in cui non è possibile, in virtù delle caratteristiche peculiari della prestazione
svolta, determinare contrattualmente la sede di lavoro né identificare tale sede con quella del
committente.
La normativa fiscale prevede un trattamento diverso per i rimborsi spese corrisposti per gli incarichi
svolti:
− fuori dal territorio comunale della
sede abituale di lavoro
− nell’ambito del territorio comunale
della sede abituale di lavoro
cd. rimborso a piè di lista in quanto prevede il rimborso
dietro presentazione di idonea documentazione delle spese
di viaggio, trasporto, vitto e alloggio sostenute. Non
concorre a formare il reddito imponibile del soggetto a
prescindere dall’importo delle stesse, sempre che sia
comprovato da idonea documentazione
I rimborsi spese ed eventuali indennità sostenute dal
soggetto per incarichi effettuati nell’ambito del territorio
comunale in cui si trova la sede di lavoro sono imponibili
in capo al soggetto stesso con la sola eccezione dei
rimborsi delle spese di trasporto provate per mezzo di
documenti rilasciati dal vettore (es. biglietti dei mezzi
pubblici, ricevute taxi, ma non il rimborso chilometrico).
Solo per i titolari di redditi assimilati il rimborso delle cd. “altre spese”, diverse da quelle di viaggio,
trasporto, vitto e alloggio e purchè analiticamente attestate dall’interessato, la normativa fiscale
ammette avvenga senza applicazione di ritenute nel limite massimo 15,49 euro in Italia e 25,82 euro
all’estero.
Solo per i titolari di redditi assimilati la normativa fiscale ammette che per le trasferte all’estero
disciplinate con rinvio al Regolamento Missioni, cioè le trasferte per le quali è ammessa la modalità
alternativa che prevede (oltre al rimborso delle spese di viaggio e in alcuni casi di vitto debitamente
documentate) il riconoscimento di indennità forfettarie giornaliere da corrispondersi senza necessità di
documentazione queste indennità non costituiscono reddito fino all’importo di 46,48 euro in Italia e
77,47 euro all’estero - per spese di vitto e alloggio.
6.2. Lavoratori autonomi occasionali
Con Risoluzione n.49 dell’11 luglio 2013 l’Agenzia delle Entrate – Direzione Centrale Normativa –
ha ammesso che nell’ipotesi in cui al soggetto vengano rimborsate solo le spese strettamente
necessarie per lo svolgimento dell’attività riconducibile all’attività di lavoro autonomo occasionale è
possibile – previa acquisizione dei titoli giustificativi in originale - non assoggettare alla ritenuta
d’acconto del 20% le spese di viaggio, vitto e alloggio rimborsate direttamente all’interessato, nonché le
spese eventualmente sostenute direttamente dall’Ateneo (cd.prepagato).
Il soggetto in questo caso non sarà tenuto ad indicare i rimborsi spese nella dichiarazione dei redditi.
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Nel caso invece al soggetto venga riconosciuto un compenso oltre al rimborso spese o un compenso
onnicomprensivo, eccedente anche marginalmente le spese strettamente necessarie allo svolgimento
dell’attività, è obbligatorio assoggettare compenso e rimborsi spese alla ritenuta d’acconto del 20% e
all’IRAP.
Non sono invece assoggettate al contributo previdenziale INPS, anche se eccedenti il limite dei 5.000
euro.
In sintesi:
− Solo rimborso spese strettamente necessarie
(nota spese + documenti giustificativi originali acquisiti e conservati da Ateneo)
NO IRPEF
NO IRAP
− Compenso + rimborso spese
− Compenso onnicomprensivo > spese strettamente necessarie
(nota spese + documenti giustificativi originali conservati da soggetto – ad Ateneo mere fotocopie)
SI’ IRPEF
SI’ IRAP
Sul punto saranno possibili ulteriori, futuri aggiornamenti.
Il nostro Ateneo ha infatti presentato un’ulteriore richiesta di interpello alla Direzione Regionale Emilia
Romagna dell’Agenzia delle Entrate
6.3. Professionisti
Per i professionisti occorre distinguere due tipologie di spese rimborsabili:
− spese sostenute in proprio inerenti la produzione del reddito, tra le quali rientrano anche i
rimborsi spese per trasferte
− spese anticipate e sostenute in nome e per conto dell’Università
Le spese inerenti all’attività esercitata, indipendentemente dalla modalità con cui vengono
riconosciute (analitica o forfettaria), devono essere fatturate e assoggettate a ritenuta d’acconto del
20% e IVA, se dovute, oltre ai contributi previdenziali pro cassa del 2% o 4% o rivalsa INPS del 4%.
I documenti originali vanno conservati dal professionista che deve inviare all’Università le mere
fotocopie, ovviamente leggibili, insieme alla nota spesa.
Rientrano in questa casistica ad esempio le spese di vitto, alloggio, viaggio per raggiungere la sede del
committente, le indennità chilometriche, ecc.. A queste si applica la stessa disciplina tributaria prevista
per il compenso professionale.
Tra le spese inerenti all’attività quelle di vitto e alloggio possono essere prepagate dal committente
che, ad esempio, provvede a prenotare e pagare direttamente l’albergo per il professionista.
Secondo le istruzioni dell'Agenzia delle Entrate (circolare 28/E/2006, paragrafo 38) infatti il
committente deve ricevere fattura da colui che presta il servizio alberghiero o di ristorazione con
l'indicazione del professionista che ha usufruito del servizio e provvedere a pagarlo.
Dopo di che deve comunicare al professionista l'ammontare della spesa effettivamente sostenuta,
inviando allo stesso copia della relativa documentazione fiscale.
Il professionista, dal canto suo, emette fattura comprensiva del compenso e delle spese pagate dal
committente e il committente ovviamente corrisponderà al professionista un importo al netto delle
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spese di albergo e/o di ristorazione già da lei direttamente sostenute, oltre che dell’eventuale ritenuta
d’acconto.
Facendo un esempio:
Spese di albergo e di ristoranti - prepagate dal committente € 500
Fattura del professionista: compenso = 2.000 euro + spese prepagate = 500 + contributo pro cassa 4%
(calcolato su 2.500) = 100 + IVA = 546 → Totale fattura = 3.146
Totale fattura = 3.146 meno ritenuta d’acconto = 500 (su 2.500) meno spese prepagate = 500 → Netto
a pagare = 2.146
Le spese anticipate e sostenute in nome e per conto dell’Università devono essere regolarmente
documentate e non sono soggette ad alcun trattamento fiscale e previdenziale. Vengono esposte in
fattura di solito con il riferimento all’art.15 DPR 633/1972.
Rientrano fra queste, ad esempio, le spese sostenute per pagamenti di tasse, di diritti di cancelleria, di
diritti di visura e quelli per acquisto di materiale sostenute dall’esercente arti e professioni per conto del
committente.
6.4. Non residenti
Il regime fiscale dei rimborsi spese per trasferte ai soggetti non residenti è diverso a seconda della
natura del rapporto giuridico che lega il soggetto all’Università
Se collaboratori coordinati e continuativi si applica il medesimo regime previsto per i collaboratori
coordinati e continuativi residenti (Paragrafo 6.1)
Se lavoratori autonomi occasionali, vale quanto già affermato al precedente Paragrafo 6.2 quindi:
in Italia
NO IRPEF
NO IRAP
all’estero
NO IRPEF
NO IRAP
rimborso spese strettamente necessarie
(nota spese + documenti giustificativi originali acquisiti e conservati da Ateneo)
Ferma restando la prevalenza dell’eventuale Convenzione contro le doppie imposizioni tra lo Stato di
residenza del soggetto e lo Stato italiano, se:
SI’ IRPEF
in Italia
pari al 30% (a titolo d’imposta)
SI’ IRAP
− Compenso + rimborso spese
− Compenso onnicomprensivo > spese strettamente
necessarie
(nota spese + documenti giustificativi originali conservati da
soggetto – ad Ateneo mere fotocopie)
all’estero NO IRPEF
SI’ IRAP
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Se professionisti, ferma restando la prevalenza dell’eventuale Convenzione contro le doppie
imposizioni tra lo Stato di residenza del soggetto e lo Stato italiano, se l’incarico per il quale si riconosce
il rimborso è effettuato:
− in Italia
(nota spese + documenti giustificativi originali conservati da soggetto – ad
Ateneo mere fotocopie)
− all’estero
(nota spese + documenti giustificativi originali conservati da soggetto – ad
Ateneo mere fotocopie)
SI’ IRPEF
pari al 30% (a titolo d’imposta)
SI’ IRAP
NO IRPEF
SI’ IRAP
Per i professionisti non residenti occorrerà valutare caso per caso se è dovuta l’integrazione della
fattura del prestatore tramite il meccanismo del reverse charge
Per i professionisti i documenti originali vanno conservati dagli interessati che invieranno all’Università
le mere fotocopie.
7. Documentazione da allegare quale giustificativi del rimborso
Tutta la documentazione deve essere il più possibile precisa e dettagliata.
Per ottenere il rimborso il personale con rapporto diverso da quello di lavoro subordinato deve
compilare e presentare la nota spese nella quale dovranno essere annotati i dati relativi alla trasferta, la
lista analitica delle spese.
In caso di rimborso forfettario le uniche spese da inserire nella nota spese sono quelle di viaggio e
trasporto.
La nota spese deve essere debitamente sottoscritta dall’interessato e bollata (vedi Paragrafo 3)
Particolare attenzione va prestata alla corretta compilazione della nota spese: da questa si devono poter
ricostruire tutti gli elementi probatori del sostenimento e dell’inerenza delle spese
Note spese incomplete o inesatte, se contestate in seguito a verifiche sia dell’amministrazione
finanziaria che degli istituti previdenziali e assicurativi, possono venire assoggettate a tassazione come
redditi non dichiarati da parte del soggetto con conseguenti sanzioni a suo carico e comportare sanzioni
anche per l’Università per l’inosservanza degli obblighi previdenziali e assicurativi, nonché di errata
determinazione del reddito d’impresa, se rimborsate in ambito commerciale.
Alla nota spese vanno allegati tutti i documenti originali comprovanti le spese di cui il soggetto
chiede il rimborso.
Le spese di viaggio e trasporto con mezzi pubblici possono essere documentate con i relativi biglietti
rilasciati dal vettore, anche se anonimi.
Nel caso di rimborso spese analitico le spese possono ritenersi validamente documentate anche tramite
scontrini fiscali non indicanti il nome dell’acquirente, a patto che le stesse risultino sostenute nei luoghi
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e nel tempo di svolgimento della trasferta stessa e che siano attestate/riepilogate dal soggetto nella nota
spese.
Naturalmente è possibile allegare fatture e ricevute fiscali: l’intestazione del documento dovrà essere a
nome del soggetto.
Per le eventuali altre spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, qualora
espressamente riconosciute, non è necessario che siano documentate, purché siano analiticamente
attestate dal dipendente.
8. Prime indicazioni su come operare su CIA
Trasferta senza ritenute con rimborso analitico e rinvio al Regolamento Missioni
Se la trasferta non è da assoggettare a ritenute, è riconosciuta con modalità analitica e le tipologie di
spese e relativi massimali sono disciplinati rinviando al Regolamento missioni si suggerisce di utilizzare
il Modulo Missioni in CIA (Missioni – Missione – Creazione Missione), che effettua il controllo sui
massimali di spesa.
Per default la procedura propone il flag su “dipendente”. Per il personale con rapporto diverso da
quello di lavoro subordinato occorre invece flaggare “persona fisica”.
Prima della registrazione della trasferta è necessario aggiornare l’anagrafica del soggetto (Anagrafiche
Creditori e Debitori – Anagrafica – Modifica Anagrafica), inserendo nel pannello “Dettagli Anagrafici”
e nel campo “Ruolo”:
• END3: per riconoscere i massimali previsti per il personale tecnico – amministrativo (gruppo B)
• EPA: per riconoscere i massimali previsti per docenti e dirigenti (gruppo A)
Trasferta senza ritenute con rimborso analitico senza rinvio al Regolamento Missioni
Se la trasferta non è da assoggettare a ritenute, è riconosciuta con modalità analitica ma le tipologie di
spese e relativi massimali sono stati determinati senza rinviare al Regolamento Missioni si suggerisce di
registrare e liquidare un Compenso utilizzando il nuovo codice compenso C241.
Tale tipo compenso è completamente esente e pertanto il sistema non applicherà nessun contributo e
ritenuta né a carico ente, né a carico percipiente.
Nella “descrizione” del compenso si suggerisce di inserire il tragitto della trasferta A discrezione la
ripetizione delle date di inizio e fine trasferta (nel nostro esempio: Trasferta ROMA – BOLOGNAROMA del 11/07/2013).
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Trasferta all’estero senza ritenute con rinvio al Regolamento Missioni e con modalità
alternativa (rimborso spese + indennità)
Se la trasferta è stata effettuata all’estero, non è da assoggettare a ritenute, è stata disciplinata con rinvio
al Regolamento Missioni ed è stata riconosciuta la modalità alternativa (rimborso spese + indennità) si
suggerisce di utilizzare il Modulo Missioni in CIA (Missioni – Missione – Creazione Missione), che
effettua il controllo sui massimali di spesa.
Per default la procedura propone il flag su “dipendente”. Per il personale con rapporto diverso da
quello di lavoro subordinato occorre invece flaggare “persona fisica”.
Prima della registrazione della trasferta è necessario aggiornare l’anagrafica del soggetto (Anagrafiche
Creditori e Debitori – Anagrafica – Modifica Anagrafica), inserendo nel pannello “Dettagli Anagrafici”
e nel campo “Ruolo”:
• END3: per riconoscere i massimali previsti per il personale tecnico – amministrativo (gruppo B)
• EPA: per riconoscere i massimali previsti per docenti e dirigenti (gruppo A)
9. Allegati:
1. facsimile nota spese per trasferta
2. facsimile richiesta anticipazione per trasferta
3. tabella riepilogativa spese e massimali attuale Regolamento interno delle missioni (Delibera del
Cda del 23/03/1993).
4. tabella di sintesi e riepilogativa trattamenti fiscali trasferte personale con rapporto diverso da
quello di lavoro subordinato
5. facsimile bando di selezione incarico lavoro autonomo
6. facsimile contratto di collaborazione coordinata e continuativa
7. facsimile contratto di prestazione occasionale
8. facsimile contratto di prestazione professionale (con partita IVA)
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