Modello organizzativo parte generale

MODELLO
ORGANIZZATIVO
231/01
PARTE GENERALE
AFOL EST MILANO
Rev. 1 del 16.11.2015
MODELLO ORGANIZZATIVO 231/01 PARTE GENERALE - AFOL EST MILANO 16/11/2015 rev. 1
1
MODELLO ORGANIZZATIVO 231/01
Sommario
Sommario
1
Quadro normativo ................................................................................................................................................... 3
1.1
Le fattispecie di reato previste dal decreto 231 ..................................................................................................... 3
2
Il modello Integrato di Afol Est Milano ................................................................................................................... 5
3
La funzione del Modello Integrato di Afol Est Milano ............................................................................................. 7
4
Principi ispiratori del modello Integrato di Afol Est Milano ....................................................................................... 8
5
Aree di attività a rischio di AFOL EST MILANO ...................................................................................................... 11
5.1
5.1.1
Attività a rischio nei rapporti con la Pubblica Amministrazione .......................................................................... 11
Principi generali del sistema organizzativo di AFOL EST MILANO nelle attività a rischio ................................. 12
5.1.1.1 Il sistema organizzativo di AFOL EST MILANO .................................................................................................... 12
5.1.1.2 Il sistema di deleghe e procure .......................................................................................................................... 13
5.1.1.3 Principi generali di comportamento .................................................................................................................. 14
5.1.1.4 I protocolli di controllo ....................................................................................................................................... 14
5.1.2
6
Verifiche dell’Organismo di Vigilanza................................................................................................................ 14
Regolamento Organismo di Vigilanza .................................................................................................................. 15
6.1
Nomina dell’Organismo di Vigilanza di AFOL EST MILANO ................................................................................. 15
6.2
I requisiti base dell’Organismo di Vigilanza: ........................................................................................................ 16
6.3
Durata e composizione della Nomina dell’Organismo di Vigilanza di AFOL EST MILANO ......................... 16
6.4
Causa di decadenza dell’incarico dell’Organismo di Vigilanza: ............................................................................ 17
6.5
Funzioni e poteri dell’Organismo di Vigilanza ...................................................................................................... 17
6.6
Il piano operativo dell’Organismo di Vigilanza..................................................................................................... 19
6.6.1
Reporting nei confronti degli organi societari ................................................................................................... 20
6.6.2
Flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza ............................................................................................... 21
6.6.3
Raccolta e conservazione delle informazioni .................................................................................................... 22
7
Codice disciplinare sanzionatorio.......................................................................................................................... 23
7.1.3
Sanzioni per personale dipendente di AFOL EST MILANO ................................................................................. 23
7.1.4
Sanzioni per personale dirigente di AFOL EST MILANO ..................................................................................... 24
8
Piano di formazione e comunicazione ................................................................................................................. 24
8.2
Informativa ai fornitori, collaboratori ................................................................................................................. 26
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PARTE GENERALE DEL MODELLO
1
Quadro normativo
Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, recante la “Disciplina della
responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle
associazioni anche prive di personalità giuridica”, in vigore dal 4 luglio 2001, ha
introdotto nell’ordinamento italiano, in conformità a quanto previsto anche in
ambito
europeo,
un
nuovo
regime
di
responsabilità
denominata
“amministrativa” ma caratterizzata da profili di rilievo squisitamente penale a
carico degli enti, persone giuridiche e società, derivante dalla commissione o
tentata commissione di determinate fattispecie di reato nell’interesse o a
vantaggio degli enti stessi. Tale responsabilità si affianca alla responsabilità
penale della persona fisica che ha commesso il reato. L’introduzione di
questa nuova ed autonoma fattispecie di responsabilità di tipo penalistico,
consente di colpire direttamente il patrimonio degli enti che abbiano tratto un
vantaggio dalla commissione di determinati reati da parte delle persone fisiche
–autori materiali dell’illecito penalmente rilevante che “impersonano” la società
o che operano, comunque, nell’interesse di quest’ultimo.
1.1
Le fattispecie di reato previste dal decreto 231
Le fattispecie di reato che
successive integrazioni
in base al Decreto Legislativo n. 231/2001 e
sono suscettibili di configurare la responsabilità
amministrativa della società sono soltanto quelle espressamente elencate dal
legislatore ed in particolare:
• reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e,
precisamente, i reati di corruzione per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.) o
per un atto contrario ai doveri di ufficio (art. 319 c.p.), corruzione in atti
giudiziari (art. 319-ter c.p.), istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.),
concussione (art. 317 c.p.), malversazione a danno dello Stato o di altro
ente pubblico (art. 316-bis c.p.), indebita percezione di contributi,
finanziamenti o altre erogazioni da parte dello Stato o di altro ente
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pubblico o delle Comunità europee (art.316-ter c.p.), truffa in danno
dello Stato o di altro ente pubblico o delle Comunità europee
(art.640, comma 1, n.1, c.p.), truffa aggravata per il conseguimento di
erogazioni pubbliche (art. 640-bis c.p.), frode informatica in danno
dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640-ter c.p.), di cui agli
articoli 24 e 25 del Decreto Legislativo n. 231/2001;
• i reati c.d. di falso nummario, quali il reato di falsità in monete, in carte di pubblico
credito ed in valori di bollo (artt. 453 - 461 c.p.), di cui all’art. 25bis del Decreto
Legislativo n. 231/20011;
• i reati societari, e precisamente le false comunicazioni sociali (art. 2621 c.c.), false
comunicazioni sociali in danno dei soci o dei creditori (art. 2622, commi 1 e 3, c.c.),
falso in prospetto (art. 2623, commi 1 e 2, c.c.), falsità nelle relazioni o nelle
comunicazioni della società di revisione (art. 2624, commi 1 e 2, c.c.), impedito
controllo (art. 2625, comma 2, c.c.), formazione fittizia del capitale (art. 2632 c.c.),
indebita restituzione di conferimenti (art. 2626 c.c.), illegale ripartizione degli utili e
delle riserve (art. 2627 c.c.), illecite operazioni sulle azioni o quote sociali o della
società controllante (art. 2628 c.c.), operazioni in pregiudizio dei creditori (art. 2629
c.c.), indebita ripartizione dei beni sociali da parte dei liquidatori (art. 2633 c.c.),
illecita influenza sull’assemblea (art. 2636 c.c.), aggiotaggio (art. 2637 c.c.),
ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza (art. 2638,
commi 1 e 2, c.c.), nelle disposizioni di nuova formulazione, di cui all’art. 25-ter del
Decreto Legislativo n. 231/01;
• i reati con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico previsti dal
codice penale e dalle leggi speciali, di cui all’art. 25 quater del decreto Legislativo n.
231/01;
• i reati contro la personalità individuale previsti dalla sezione I del capo XII del libro del
codice penale (riduzione in schiavitù – art. 600 c.p.; prostituzione minorile – art.
600bis c.p.; pornografia minorile – art. 600ter c.p.; detenzione di materiale
pornografico – art. 600quater; iniziative turistiche volte allo sfruttamento della
prostituzione – art. 600quinquies c.p.; tratta e commercio di schiavi – art. 601 c.p.;
alienazione e acquisto di schiavi – 602 c.p.; commessi anche all’estero) di cui all’art.
25 quinquies del decreto Legislativo n. 231/01.
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2
Il modello Integrato1 di Afol Est Milano
AFOL EST MILANO nel 2010 ha ritenuto conforme alle proprie politiche nonché
al proprio mandato istituzionale, procedere all’attuazione del Modello di
organizzazione e di gestione previsto dal decreto Legislativo 231/2001. Tale
iniziativa è stata assunta nella convinzione che l’adozione di tale modello possa
costituire un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti di tutti coloro che
operano in nome e per conto di AFOL EST
MILANO,
affinché
seguano
nell’espletamento delle proprie attività, dei comportamenti corretti e lineari, tali
da prevenire il rischio dei reati contemplati dal decreto. La predisposizione del
Modello che individua canoni procedurali e, più in generale, i principi di riferimento
e le misure da adottare per la creazione di un Modello organizzativo e di gestione
conforme a quanto previsto dal Decreto Legislativo n.231/01, è stata preceduta
da una serie di attività preparatorie suddivise in differenti fasi, dirette tutte alla
costruzione di un sistema di prevenzione e gestione dei rischi in linea con le disposizioni
del Decreto Legislativo n.231/2001 ed ispirate, oltre che alle norme in
contenute, anche alle Linee Guida
Regionali per
esso
la definizione di modelli di
organizzazione, gestione, controllo degli enti accreditati che erogano servizi
nell’ambito della filiera istruzione-formazione-lavoro.
AFOL EST MILANO, a seguito dell’entrata in vigore della legge n. 190/2012 recante
"Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella
pubblica amministrazione" e s.m. ha proceduto ad implementare il proprio sistema
di controlli, già in uso con il Modello Organizzativo 231/01, con il “Piano Triennale di
Prevenzione della Corruzione”. I contenuti essenziali del “ Piano Triennale di
Prevenzione della Corruzione” di AFOL EST, predeterminati dalla L. 190/2012 e in
particolare all’art. 1, comma 5 e 9, riguardano:
•
L’individuazione delle attività di AFOL EST MILANO più esposti al rischio di
corruzione;
•
La previsione di meccanismi di formazione, attuazione e controllo delle
decisioni idonei a prevenire il rischio di corruzione e degli altri interventi
organizzativi volti a prevenire il rischio;
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(Modello Organizzativo 231/01 e Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione)
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•
Il monitoraggio, per ciascuna attività, del rispetto dei termini di conclusione del
procedimento;
•
Il monitoraggio dei rapporti tra AFOL EST MILANO ed i soggetti che con essa
stipulano contratti o che sono interessati a procedimenti di autorizzazione,
concessione o erogazione di vantaggi economici di qualunque genere, anche
verificando eventuali relazioni di parentela o affinità sussistenti tra i titolari, gli
amministratori, i soci e i dipendenti;
•
La previsione di procedure di selezione e formazione dei dipendenti chiamati ad
operare in settori particolarmente esposti alla corruzione;
•
La previsione di obblighi di informazione nei confronti del Responsabile della
prevenzione della corruzione, in particolare sulle attività a rischio di corruzione;
•
L’adozione delle misure in materia di trasparenza come disciplinate dal relativo
Testo Unico (d.lgs n.33/2013).
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3
La funzione del Modello Integrato2 di Afol Est Milano
Il Modello intende configurare un sistema strutturato ed organico di procedure ed
attività di controllo, ex ante ed ex post, volto a prevenire ed a ridurre il rischio di
commissione dei reati contemplati dal Decreto Legislativo n. 231/2001 e dalla legge n.
190/2012 e s.m.
In
particolare, l’individuazione delle attività esposte al rischio di reato e la loro
proceduralizzazione in un efficace sistema di controlli, si propone di:
• rendere tutti coloro che operano in nome e per conto di AFOL EST MILANO
pienamente consapevoli dei rischi di poter incorrere, in caso di violazioni delle
disposizioni ivi riportate, in un illecito passibile di sanzioni, su piano penale
amministrativo, non solo nei propri confronti ma anche nei confronti
dell’Agenzia
• ribadire che tali forme di comportamento illecito sono fortemente condannate
da AFOL EST MILANO in quanto (anche nel caso in cui l’agenzia fosse
apparentemente in condizione di trarne vantaggio) sono comunque contrarie,
oltre che alle disposizioni di legge, anche ai principi etico - sociali cui AFOL EST
MILANO intende attenersi nell’espletamento della propria missione
• consentire a AFOL EST MILANO, grazie a un’azione di monitoraggio sulle aree di
attività a rischio, di intervenire tempestivamente per prevenire o contrastare la
commissione dei reati stessi.
Tra le finalità del Modello Integrato (Modello Organizzativo 231/01 e Piano Triennale di
Prevenzione della Corruzione) è, quindi, quella di radicare nei dipendenti, Organi
Sociali, Consulenti che operino per conto o nell’interesse di AFOL EST MILANO
delle
aree di attività a rischio, il rispetto dei ruoli, delle modalità operative, dei protocolli e, in
altre parole, del modello organizzativo adottato e delle misure anticorruttive adottate e
la consapevolezza del valore sociale di tale Modello al fine di prevenire i reati.
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(Modello Organizzativo 231/01 e Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione)
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4 Principi ispiratori del modello Integrato di Afol Est
Milano
Nella predisposizione del presente documento, si è tenuto conto delle procedure e dei sistemi
di controllo esistenti, ove giudicati idonei a valere anche come misure di prevenzione dei reati
e di controllo delle aree di rischio tra cui:
• Lo Statuto: costituisce il documento fondamentale su cui è basato il sistema di
governo societario, definisce lo scopo dell’Agenzia, la sede, l'oggetto sociale,
il capitale sociale, nonché i compiti e le responsabilità dei Soggetti apicali.
• Il modello organizzativo approvato dal C.d.A: definisce l’architettura
organizzativa di AFOL EST MILANO per la gestione dei servizi di erogazione
diretta di azioni relative alla formazione, all’orientamento e al lavoro.
• Regolamento del consiglio di amministrazione: definisce le procedure di
funzionamento del Consiglio di Amministrazione (C.d.A.) nonché i rapporti di
quest’ultimo con l’Assemblea di Soci.
• Regolamento di organizzazione:
MILANO
definisce l’organizzazione di AFOL EST
per quanto riguarda gli aspetti attinenti all’operatività ed alla
funzionalità delle strutture, alla gestione ed allo sviluppo delle risorse umane,
alla gestione delle risorse strumentali ed economico-finanziarie, alla
pianificazione ed alla programmazione del lavoro, ai modi di erogazione dei
servizi e dei prodotti, alla relazione tra gli organi e gli altri soggetti
dell’amministrazione, nonché al controllo, alla verifica ed alla valutazione delle
attività svolte secondo quanto previsto dall’art. 24 dello Statuto, le procedure
di selezione e di avviamento al lavoro, i requisiti di accesso e le modalità di
assunzione agli impieghi presso l’Agenzia nonché al conferimento di incarichi.
• Il Codice Etico/Codice di Comportamento che definisce i principi etici e di
deontologia che AFOL EST MILANO riconosce come propri e sui quali richiama
l’osservanza da parte di tutti coloro che operano per il conseguimento degli
obiettivi di AFOL EST MILANO (in applicazione dell'art. 54, comma 5, del D.Lgs.
n. 165/2001 “Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze
delle amministrazioni pubbliche)”, come sostituito dall'art. 1, comma 44, della
L. n. 190/2012 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della
corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione” e dell’art. 1, comma
2, del D.P.R. n. 62/2013 “Regolamento recante codice di comportamento dei
dipendenti pubblici”.
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• Il Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione ai sensi della L. 190/2012
approvato
dal
C.d.A:
individua tutte le misure atte a prevenire ogni
possibile episodio corruttivo all’interno dei propri uffici, identificando i
"trainer" di questa attività di prevenzione, a cui spetterà il compito di
monitorare i processi più delicati e a rischio di eventuali comportamenti illeciti
mediante il coinvolgimento dei singoli responsabili di AREA- FUNZIONE
AZIENDALE, e utilizzando gli strumenti previsti dal presente Piano.
• Il piano Triennale della Trasparenza ai sensi del Decreto Legislativo n. 33/2013
e approvato dal C.d.A
• Il Sistema di Gestione della Qualità certificato secondo la norma UNI EN ISO
9001:2008 : descrizione dei processi di gestione interna e di erogazione di
servizi con la definizione delle modalità di monitoraggio e controllo. Oggetto del
SGQ:
“Progettazione
e
erogazione
di
servizi
di
orientamento,
accompagnamento al lavoro e formazione continua e servizi per le pubbliche
amministrazioni ( Servizi per l’Impiego)”.
• Il documento programmatico sulla sicurezza DPS, ai sensi del D. Lgs. 196/03.
• Il documento unico sulla valutazione dei rischi DUVR, ai sensi del testo unico
sulla sicurezza 81/08 e successive modifiche.
• Sistema di accreditamento regionale per i servizi relativi alla formazione lavoro
e orientamento:
documentazione e procedure atte a soddisfare i requisiti
richiesti da Regione Lombardia per l’erogazione dei servizi nella filiera lavoroformazione.
• Le Delibere del C.d.A.
• Il sistema delle deleghe attribuite alle diverse funzioni.
• Il Decreto 6615 del 04.08.2015 di Regione Lombardia – Direzione Generale
istruzione Formazione Lavoro “Approvazione delle linee guida per la
semplificazione degli obblighi di compilance per gli enti accreditati ai servizi di
istruzione e formazione professionale e accreditati ai servizi al lavoro”.
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I principi cardine a cui il Modello Integrato di Afol Est si ispira, oltre a quelli sopra riportati,
sono:
•
i requisiti indicati dal D.Lgs. 231/2001 ed in particolare:
a) L’attribuzione ad un organismo di vigilanza interno del compito di
promuovere l’attuazione efficace e corretta del Modello, anche
attraverso il monitoraggio dei comportamenti aziendali ed il diritto ad
una informazione costante sulle attività rilevanti ai fini del Decreto
Legislativo n. 231/2001;
b) L’attività di verifica del funzionamento del Modello Integrato con
conseguente aggiornamento periodico (controllo ex post);
c) L’attività di sensibilizzazione e diffusione a tutti i livelli della agenzia
delle regole comportamentali e delle procedure istituite previste nel
Codice Etico;
•
I requisiti indicati dalla L.190/2012, in particolare :
a) L’individuazione di un Responsabile della Prevenzione della Corruzione e
Trasparenza
b) L’attività di verifica del funzionamento del Modello Integrato con conseguente
aggiornamento periodico (controllo ex post)
c) L’attività di sensibilizzazione e diffusione a tutti i livelli della agenzia delle regole
comportamentali e delle procedure previste dal Piano Triennale Anticorruzione e
Trasparenza
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5
Aree di attività a rischio di AFOL EST MILANO
Con riferimento all’attività svolta da AFOL EST MILANO sono state individuate le aree
di attività a rischio di commissione dei reati previsti dal DLgs n. 231 del 2001 con
riguardo a:
•
reati contro la P.A.
Il rischio relativo ai reati di falso nummario e ai reati contro la personalità individuale è
remoto e difficilmente ipotizzabile nell’interesse o a vantaggio di AFOL EST MILANO . Il
rischio relativo ai reati di finanziamento del terrorismo è egualmente remoto ed
astrattamente ipotizzabile solo con riferimento alle attività a rischio svolte all’estero.
5.1
Attività a rischio nei rapporti con la Pubblica Amministrazione
Le attività ritenute a rischio in relazione ai reati contro la Pubblica Amministrazione
sono:
1. gestione dell’attività contrattuale con la P.A., comprendente anche le fasi di gestione
dei contatti diretti con esponenti della P.A., la partecipazione ad avvisi pubblici, la
gestione di contratti in affidamento diretto o di incarichi affidati in trattativa privata;
2. gestione delle richieste ed erogazione dei contributi e dei finanziamenti pubblici
3. gestione delle procedure di accreditamento regionale per i servizi al lavoro e
formazione;
4. gestione degli aspetti regolati del testo unico della sicurezza 81/2008 e successive
modificazioni, integrazioni ed attuazioni in tema di sicurezza ed igiene del lavoro;
5. gestione degli aspetti legati al D.Lgs. 196/03 in materia di privacy;
6. gestione degli aspetti legati alla sicurezza dei sistemi informativi interni ad AFOL e ai
portali della P.A .
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5.1.1
Principi generali del sistema organizzativo di AFOL EST MILANO nelle attività
a rischio
5.1.1.1 Il sistema organizzativo di AFOL EST MILANO
AFOL EST MILANO è dotata di strumenti organizzativi improntati a principi generali di:
•
chiara descrizione delle linee di riporto;
• conoscibilità, trasparenza e pubblicità dei poteri attribuiti (all’interno della
società e nei confronti dei terzi interessati);
• chiara e formale delimitazione dei ruoli, con una completa descrizione dei
compiti di ciascuna funzione, dei relativi poteri e responsabilità.
Le procedure interne sono caratterizzate dai seguenti elementi:
• distinzione, all’interno di ciascun processo, tra il soggetto che assume la
decisione (impulso decisionale), il soggetto che esegue tale decisione e il
soggetto cui è affidato il controllo del processo
•
traccia scritta di ciascun passaggio rilevante del processo
•
adeguato livello di formalizzazione.
In particolare:
• l’organigramma e gli ambiti e le responsabilità delle funzioni sono definite
chiaramente mediante appositi ordini di servizio, resi disponibili a tutti i
dipendenti (vedi paragrafo 4 del presente modello);
• sono definite apposite policy e procedure operative che regolano i processi di
selezione e qualifica dei principali fornitori
i processi di affidamento degli
incarichi in base ad appositi criteri di valutazione, i processi di gestione dei
rapporti istituzionali (vedi paragrafo 4 del presente modello);
• sono distribuite tra più funzioni le attività di selezione dei fornitori in senso
ampio, di fruizione di beni e servizi, riverifica del rispetto delle condizioni
contrattuali (vedi paragrafo 4 del presente modello);
• sono definiti con chiarezza e precisione ruoli e compiti dei responsabili interni
di ciascuna area a rischio, cui conferire potere di direzione, impulso e
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coordinamento delle funzioni sottostanti. (vedi paragrafo 4 del presente
modello);
• Nella
gestione sociale, sono disciplinate le norme inerenti il sistema
amministrativo, contabile, finanziario ed il controllo di gestione della società,
nonché, in generale, la normativa applicabile. (vedi paragrafo 4 del presente
modello)
5.1.1.2 Il sistema di deleghe e procure
Il sistema di deleghe e procure è caratterizzato da elementi di “certezza” ai fini della
prevenzione dei reati e consentire la gestione efficiente dell’attività di AFOL EST
MILANO. Si intende per “delega” quell’atto interno di attribuzione di funzioni e
compiti, riflesso nel sistema di comunicazioni organizzative. Si intende per “procura” il
negozio giuridico unilaterale con cui la società attribuisce ad un singolo soggetto il
potere di agire in rappresentanza della stessa.
I requisiti essenziali del sistema di deleghe e procure adottato da AFOL EST MILANO
sono i seguenti:
a) tutti coloro che intrattengono per conto di AFOL EST MILANO rapporti con la
P.A. devono essere dotati di delega formale in tal senso;
b) a ciascuna procura che comporti il potere di rappresentanza di AFOL EST
MILANO
nei confronti dei terzi deve corrispondere una delega interna che
descriva il relativo potere di gestione;
c) le deleghe devono coniugare ciascun potere alla relativa responsabilità e ad
una posizione adeguata nell’organigramma;
d) ciascuna delega deve definire in modo specifico ed inequivocabile: - i poteri del
delegato, precisandone i limiti; - il soggetto (organo o individuo) cui il delegato
riporta gerarchicamente;
e) al delegato devono essere riconosciuti poteri di spesa adeguati alle funzioni
conferite;
f) la procura deve prevedere esplicitamente i casi di decadenza dai poteri
conferiti (revoca, trasferimento a diverse mansioni incompatibili con quelle per
le quali la procura era stata conferita, licenziamento, ecc.);
g) le deleghe e le procure devono essere tempestivamente aggiornate.
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L’Organismo di Vigilanza verifica periodicamente, con il supporto delle altre funzioni
competenti, il sistema di deleghe e procure in vigore e la loro coerenza con tutto il
sistema delle comunicazioni organizzative, raccomandando eventuali modifiche nel
caso in cui il potere di gestione e/o la qualifica non corrisponda ai poteri di
rappresentanza conferiti al delegato o vi siano altre anomalie.
5.1.1.3 Principi generali di comportamento
Gli Organi Sociali, il direttore, i dipendenti e i collaboratori sono tenuti ad osservare i
principi di comportamento definiti nel Codice di Comportamento di AFOL EST MILANO
approvato dal CDA e pubblicato sul sito nella sezione Amministrazione trasparente.
5.1.1.4 I protocolli di controllo
I protocolli di controllo per la mitigazione del rischio sono definiti nella parte speciale
del presente modello e sono uno strumento di controllo e verifica da parte
dell’Organismo di Vigilanza.
5.1.2
Verifiche dell’Organismo di Vigilanza
Fermo restando il potere discrezionale di attivarsi con specifici controlli a seguito delle
segnalazioni ricevute, l’Organismo di Vigilanza effettua periodicamente controlli a
campione sulle attività connesse alle aree di attività a rischio rispetto ai reati nei
rapporti con la P.A., diretti a verificare la corretta esplicazione delle stesse in relazione
dei principi espressi nel presente documento e, in particolare, alle procedure interne in
essere. A tal fine, si ribadisce che all’Organismo di Vigilanza viene garantito libero
accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante. Gli specifici compiti di vigilanza
dell’Organismo di Vigilanza concernenti l’osservanze l’efficacia del Modello in materia
di reati contro la P.A. sono i seguenti:
• monitoraggio sull’efficacia delle procedure interne e delle regole di corporate
governance per la prevenzione dei reati contro la P.A.;
• esame di eventuali segnalazioni specifiche provenienti dagli organi di controllo
da qualsiasi dipendente e disposizione degli accertamenti ritenuti necessari od
opportuni in conseguenza delle segnalazioni ricevute.
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6
Regolamento Organismo di Vigilanza
6.1
Nomina dell’Organismo di Vigilanza di AFOL EST MILANO
L’art. 6 del D.Lgs. n. 231/2001 prevede che l’ente possa essere esonerato dalla
responsabilità conseguente alla commissione dei reati indicati se l’organo dirigente ha,
tra l’altro:
1) adottato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire i
reati considerati;
2) affidato il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del modello e di
curarne l’aggiornamento ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri
di iniziativa e controllo (di seguito l’Organismo di Vigilanza).
L’affidamento di detti compiti all’Organismo ed, ovviamente, il corretto ed efficace
svolgimento degli stessi sono, dunque, presupposti indispensabili per l’esonero dalla
responsabilità, sia che il reato sia stato commesso dai soggetti “apicali”
(espressamente contemplati dall’art. 6), che dai soggetti sottoposti all’altrui direzione
(di cui all’art. 7). Da quanto sopra sinteticamente richiamato, si rileva l’importanza del
ruolo dell’Organismo, nonché la complessità e l’onerosità dei compiti che esso deve
svolgere.
Le Linee Guida Regionali per la definizione di modelli di organizzazione, gestione,
controllo degli enti accreditati che erogano servizi nell’ambito della filiera istruzioneformazione-lavoro suggeriscono che la funzione di vigilanza debba risiedere in un
organo interno alla società diverso dal Consiglio di Amministrazione o dall’insieme
degli amministratori senza deleghe, nonché dal Collegio Sindacale, e che sia
caratterizzato dai seguenti requisiti: autonomia, indipendenza, professionalità e
continuità di azione.
MODELLO ORGANIZZATIVO 231/01 PARTE GENERALE - AFOL EST MILANO 16/11/2015 rev. 1
15
In relazione alla nomina dei membri dell’ODV è necessaria :
1) la raccomandazione della preventiva acquisizione del parere favorevole del collegio
sindacale
2) l’applicazione a ciascuno dei suoi membri del divieto di concorrenza es. art. 2390
c.c.
La nomina e la composizione dei membri dell’Organismo di Vigilanza è approvata dal
Consiglio di Amministrazione di AFOL EST MILANO .
6.2
I requisiti base dell’Organismo di Vigilanza:
I requisiti base di cui l’organismo di Vigilanza deve essere dotato sono:
• autonomia e indipendenza: tali requisiti sono fondamentali affinché l’ODV non
sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto
delle sue attività di controllo;
• professionalità: l’Organismo di Vigilanza deve possedere al suo interno
competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a
svolgere;
• Continuità d’azione: l’Organismo di vigilanza deve curare costantemente
l’attuazione del modello e assicurarne il costante aggiornamento.
6.3
Durata e composizione della Nomina dell’Organismo di Vigilanza di AFOL
EST MILANO
La durata della nomina dell’Organismo di Vigilanza è stabilito in anni uno e rinnovabile
per un altro anno. L’Organismo di Vigilanza è composto da tre membri di cui uno è il
Direttore Generale.
MODELLO ORGANIZZATIVO 231/01 PARTE GENERALE - AFOL EST MILANO 16/11/2015 rev. 1
16
6.4
Causa di decadenza dell’incarico dell’Organismo di Vigilanza:
Costituiscono cause di decadenza dall’incarico, per le risorse facenti parte
dell’organismo di vigilanza:
-
la condanna, con sentenza passa in giudicato, per aver commesso uno dei reati
previsti dal D.Lgs. n. 231/01;
-
la condanna con sentenza passata in giudicato, a una pena che comporta
l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l’interdizione
temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese.
In casi di particolare gravità, anche prima del giudicato, il Consiglio di Amministrazione
potrà disporre sentito il parere dell’Assemblea dei Soci – la sospensione dei poteri
dell’Organismo di Vigilanza e la nomina di un incarico ad interim. Fatta salva l’ipotesi di
una rivisitazione del ruolo e del posizionamento dell’Organismo di Vigilanza sulla base
dell’esperienza di attuazione del modello, l’eventuale revoca degli specifici poteri
propri dell’Organismo di Vigilanza potrà avvenire soltanto per giusta causa, previa
delibera del Consiglio di Amministrazione, sentito il parere dell’Assemblea dei Soci.
6.5
Funzioni e poteri dell’Organismo di Vigilanza
E’ affidato all’Organismo di Vigilanza di AFOL EST MILANO il compito di:
a) vigilare sull’osservanza delle prescrizioni del Modello;
b) valutare la reale efficacia ed effettiva capacità del modello, in relazione alla struttura
aziendale, di prevenire la commissione dei reati di cui al decreto;
c) proporre eventuali aggiornamenti del modello, laddove si riscontrino esigenze di
adeguamento dello stesso in relazione alle mutate condizioni aziendali oppure
apportare direttamente gli aggiornamenti non di competenza del Consiglio di
Amministrazione;
d) vigilare sull’effettività del Modello, ossia di verificare la coerenza tra comportamenti
concreti e modello generale.
MODELLO ORGANIZZATIVO 231/01 PARTE GENERALE - AFOL EST MILANO 16/11/2015 rev. 1
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Da un punto di vista operativo è affidato all’Organismo di Vigilanza di AFOL EST MILANO,
che emanerà specifiche indicazioni, il compito di:
a) Assicurare l’elaborazione di un programma di verifiche sull’effettiva applicazione delle
procedure di controllo nelle aree di attività a rischio, tenendo presente che una
responsabilità primaria sul controllo delle attività, anche per quelle relative alle aree
di attività a rischio, resta comunque demandata al management operativo e forma
parte integrante del processo;
b) Assicurare l’attuazione del programma di vigilanza e degli interventi attinenti al
medesimo, programmati e non programmati;
c)
Elaborare le risultanze degli interventi effettuati nell’espletamento delle proprie
mansioni;
d) Raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del
modello, nonché aggiornare la lista di informazioni che devono essere allo stesso
Organismo di Vigilanza, obbligatoriamente trasmesse;
e) Coordinarsi con le altre funzioni di AFOL EST MILANO per il migliore monitoraggio
delle attività nelle aree di rischio. A tal fine, l’Organismo di Vigilanza viene tenuto
costantemente informato sull’evoluzione delle attività nelle suddette aree di rischio, e
ha libero accesso, senza necessità di alcun consenso preventivo, a tutta la
documentazione aziendale rilevante. All’Organismo di Vigilanza devono inoltre essere
segnalate da parte del Direttore eventuali situazioni dell’attività che possano esporre
l’agenzia a rischio di reato;
f) Controllare l’effettiva presenza, la regolare tenuta e l’efficacia della documentazione
richiesta in conformità a quanto previsto nelle parti speciali del modello per le diverse
tipologie di reati. In particolare all’Organismo di Vigilanza devono essere segnalate le
attività più significative o le operazioni contemplate nelle parti speciali. Devono
essere messi a sua disposizione i dati di aggiornamento della documentazione al fine
di consentire l’effettuazione dei controlli;
g) Condurre ricognizioni interne per l’accertamento di presunte violazioni delle
prescrizioni del presente modello;
h) Effettuare periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici
posti in essere nell’ambito delle aree di attività a rischio come definite nelle parti
speciali del modello;
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i) Verificare che gli elementi previsti nelle Parti Speciali del modello per le diverse
tipologie di reati siano comunque adeguati e rispondenti alle esigenze di osservanza
di quanto prescritto dal Decreto, provvedendo, in caso contrario, ad un
aggiornamento degli elementi stessi;
j) Promuovere in coordinamento con la Direzione idonee iniziative per la diffusione
della conoscenza e della comprensione del modello e predisporre la documentazione
organizzativa interna necessaria al fine del funzionamento del modello stesso,
contenente istruzioni, chiarimenti o aggiornamenti;
k) Coordinarsi con i responsabili delle altre funzioni
per i diversi aspetti attinenti
all’attuazione del modello.
6.6
Il piano operativo dell’Organismo di Vigilanza
L’organismo di vigilanza elabora annualmente un piano operativo in cui sono definite:
• Le attività ispettive che l’organismo intende compiere nel corso dell’anno fornendo
una pianificazione temporale;
• Le funzioni o processi coinvolti, le attività che saranno svolte e i risultati attesi;
• Le risorse finanziare dell’organismo di vigilanza (budget dell’ODV) per ogni esigenza
necessaria al corretto svolgimento dei compiti (ad esempio consulenze
specialistiche);
• Il piano operativo annuale può essere presentato al Consiglio di Amministrazione per
presa visione.
L’attività dell’Organismo di Vigilanza deve essere caratterizzata da una notevole
formalizzazione con redazione di verbali idonei a documentare ogni riunione dello
stesso, nonché le attività di controllo eseguite; ogni traccia degli interventi, della
proposte avanzate dall’organo dirigente e dell’attività di controllo eseguita dovrà
essere adeguatamente documentata in modo da poter fornire un valido strumento in
caso di possibile contestazioni e costituire riscontro evidente dei provvedimenti
concreti adottati da AFOL EST MILANO al fine di scongiurare i rischi di commissione di
uno dei reati ai sensi del D. Lgs. 231/01.
MODELLO ORGANIZZATIVO 231/01 PARTE GENERALE - AFOL EST MILANO 16/11/2015 rev. 1
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il riferimento applicativo che l’Organismo di Vigilanza dovrebbe adottare è lo standard
di auditing UNI EN ISO 19001:2003 che recepisce a livello nazionale la norma UNI EN
ISO 19001:2002.
6.6.1
Reporting nei confronti degli organi societari
Al fine di garantire la sua piena autonomia e indipendenza nello svolgimento delle
proprie funzioni l’Organismo di Vigilanza riporta direttamente al Consiglio di
Amministrazione di AFOL EST MILANO .
In proposito, l’Organismo di Vigilanza predispone per il Consiglio di Amministrazione:
• con cadenza annuale un rapporto scritto relativo all’attività svolta
(indicando in particolare i controlli e le verifiche specifiche effettuati e l’esito
degli stessi, l’eventuale aggiornamento della mappatura delle aree di attività a
rischio, ecc.);
• immediatamente, una segnalazione relativa al manifestarsi di situazioni gravi e
straordinarie quali ipotesi di violazione dei principi di attuazione del Modello.
L’Organismo di Vigilanza riporta le attività svolte (inviando anche copia dei verbali) al
Presidente del Consiglio di Amministrazione,
il
quale
a
sua
volta
terrà
adeguatamente informato il Consiglio stesso.
L’Organismo di Vigilanza deve, inoltre, coordinarsi con le diverse funzioni di
responsabile di AFOL EST MILANO .
L’Organismo di Vigilanza si avvarrà, ove necessario, per le attività poste in essere della
collaborazione del Direttore Generale. Gli incontri con le funzioni cui l’Organismo di
Vigilanza fa riferimento devono essere verbalizzati. Le copie dei verbali devono essere
custodite dall’Organismo di Vigilanza. Il Consiglio di Amministrazione ha la facoltà di
convocare l’Organismo di Vigilanza il quale, a sua volta, ha la facoltà di richiedere al
Presidente del Consiglio di Amministrazione, di convocare i predetti organi per motivi
urgenti.
Alle riunioni del Consiglio di Amministrazione e della Assemblea dei Soci convocate
per l’esame delle relazioni periodiche o straordinarie dell’Organismo di Vigilanza e in
genere per le attività
che riguardano il Modello, dovrà essere convocato anche
l’Organismo di Vigilanza.
MODELLO ORGANIZZATIVO 231/01 PARTE GENERALE - AFOL EST MILANO 16/11/2015 rev. 1
20
6.6.2
Flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza
In AFOL EST MILANO dovrà essere portata a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza,
oltre alla documentazione prescritta nelle Parti Speciali del Modello secondo la
procedura ivi contemplata anche da emanarsi, ogni altra informazione, proveniente
anche da terzi e attinente all’attuazione del Modello nelle aree di attività a rischio.
Valgono al riguardo le seguenti prescrizioni:
1) devono essere raccolte eventuali segnalazioni relative alla commissione di reati
previsti dal Decreto in relazione all’attività di AFOL EST MILANO
o comunque
comportamenti non in linea con le regole di condotta;
2) l’afflusso di segnalazioni, incluse quelle di natura ufficiosa, deve essere canalizzato
verso l’Organismo di Vigilanza;
3) l’Organismo di Vigilanza valuterà le segnalazioni ricevute e gli eventuali provvedimenti
conseguenti a sua ragionevole discrezione e responsabilità, ascoltando
eventualmente l’autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta
violazione;
4)
le segnalazioni, in linea con quanto previsto dal Codice di Comportamento,
potranno essere in forma scritta e avere a oggetto ogni violazione o sospetto di
violazione del Modello. L’Organismo di Vigilanza agirà in modo da garantire i
segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione,
assicurando altresì la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi
di legge e la tutela dei diritti delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede
(cosi come previsto anche dalla procedura di segnalazione degli illeciti presente nel
Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione dell’ Agenzia Est Milano a.s.c, redatto
ai sensi della L. n. 190/2012 e sm.)
5) le segnalazioni debbono pervenire all’Organismo di Vigilanza direttamente o per
mezzo dei soggetti apicali. L’ODV ha predisposto apposita casella di posta elettronica
dedicata.
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21
Oltre alle segnalazioni relative a violazioni di carattere generale sopra descritte, devono
essere obbligatoriamente ed immediatamente trasmesse all’Organismo di Vigilanza:
1) i provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi
altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di
ignoti, per i Reati e che possono coinvolgere, direttamente indirettamente, AFOL EST
MILANO ;
2) le
richieste di assistenza legale inoltrate dai dipendenti in caso di avvio di
procedimento giudiziario per i Reati di cui al D.Lgs. 231/01, salvo espresso divieto
dell’Autorità giudiziaria;
3) le notizie relative ai procedimenti disciplinari svolti e alle eventuali sanzioni irrogate
ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative
motivazioni;
4) le commissioni di inchiesta o relazioni interne dalle quali emergano responsabilità per
le ipotesi di reato di cui al D. Lgs. 231/2001;
5) reporting funzionale scritto da parte dei responsabili dei vari servizi di AFOL EST
MILANO in cui dovranno riportare (con cadenza semestrale) i controlli effettuati,
modifiche suggerite a seguito di variazioni dell’attività o delle procedure operative,
segnalazione di nuove attività.
6.6.3
Raccolta e conservazione delle informazioni
Ogni informazione, segnalazione, report previsti nel presente Modello sono conservati
dall’Organismo di Vigilanza in un apposito archivio (informatico e cartaceo). L’accesso
all’archivio è consentito oltre che all’Organismo di Vigilanza -esclusivamente ed a tutti
i componenti del consiglio di Amministrazione. I trattamento dei dati e delle
informazioni sono effettate nel rispetto della normativa sulla privacy.
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22
7
Codice disciplinare sanzionatorio
7.1.1
Principi generali
Quanto alla tipologia delle sanzioni irrogabili, in via preliminare va precisato che, nel
caso di lavoro subordinato, qualsiasi provvedimento sanzionatorio deve rispettare
procedure previste dall'art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e/o da normative speciali, di
legge o di contratto, dove applicabili, caratterizzato, oltre che dal principio di tipicità
delle violazioni, anche dal principio di tipicità delle sanzioni. La parte del Modello che
contempla il codice comportamentale e sanzionatorio, nel rispetto del dettato
normativo di cui all'art. 7 dello Statuto dei lavoratori, dovrà essere portato a
conoscenza di tutti i dipendenti mediante affissione in luogo accessibile a tutti.
7.1.2
Presupposti del codice disciplinare - sanzionatorio
Il presente codice disciplinare e sanzionatorio è stato configurato nel puntuale rispetto
del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro
Regioni e Autonomie Locali
del
22/01/2004. Si è unicamente provveduto a raccordare le situazioni organizzative e
regolamentari previste nel modello adottato ex D.Lgs. 231/01, alle eventuali
inosservanze dei soggetti agenti nell'ambito del modello stesso ed a commisurare le
ipotesi sanzionatorie alla gravità ed al rischio, anche potenziale, che l'operato in
deroga dei soggetti possa costituire ai fini della commissione dei reati di cui al decreto
richiamato.
7.1.3
Sanzioni per personale dipendente di AFOL EST MILANO
Il comportamento del lavoratore dipendente che viola le regole previste dal Modello
esimente ex D. Lgs.231/01 è definito illecito disciplinare. Le sanzioni irrogabili nei
riguardi di detti lavoratori dipendenti rientrano tra quelle indicate dal codice
disciplinare di cui al vigente CCNL ( art. 24 CCNL del 22/01/2004) nel rispetto delle
procedure previste dall'articolo 7 della Legge 30maggio 1970, n. 300 (Statuto dei
lavoratori) ed eventuali normative speciali, di legge o di contratto, applicabili.
In
relazione a quanto detto sopra.
Tali categorie descrivono i comportamenti sanzionati a seconda del rilievo che
assumono le singole fattispecie considerate e le sanzioni in concreto previste per la
commissione dei fatti stessi a seconda della loro gravità.
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23
Il lavoratore responsabile di azioni od omissioni in contrasto con le regole previste dal
presente modello, è soggetto, in relazione alla gravità ed alla reiterazione delle inosservanze
ed al danno provocato alla società o a terzi, alle seguenti sanzioni
disciplinari:
a) Rimprovero verbale
b) Rimprovero scritto
c) Multa di importo fino ad un massimo di 4 ore di retribuzione
d) Sospensione dal servizio dalla retribuzione fino ad un massimo di 10 giorni
e) Sospensione dal servizio con privazione della retribuzione da 11 giorni fino ad un massimo
di sei mesi
f) Licenziamento con preavviso
g) Licenziamento senza preavviso.
Per le modalità di gestione ed esecuzione della sanzioni disciplinari si fa riferimento al vigente
CCNL - TITOLO V – NORME DISCIPLINARI CCNL 22/01/2004).
7.1.4
Sanzioni per personale dirigente di AFOL EST MILANO
In caso di violazione, da parte del Direttore, delle procedure interne previste dal presente
Modello, o di adozione nell'espletamento di attività nelle aree a rischio, di un comportamento non
conforme alle prescrizioni del Modello stesso, si provvederà ad applicare nei confronti dei
responsabili le misure più idonee in conformità a quanto previsto dal vigente Regolamento di
Organizzazione di AFOL EST MILANO approvato dal CDA e dalla Assemblea Consortile.
7.1.5
Sanzioni per i collaboratori di AFOL EST MILANO
In caso di violazione, da parte di collaboratori, di qualsiasi condotta contraria ai principi
stabiliti nel Codice di Comportamento o comunque tale da comportare il rischio della commissione
di reati sanzionati dalla normativa vigente
potrà determinare, secondo quanto previsto nei
documenti contrattuali, la risoluzione del contratto.
8
8.1
Piano di formazione e comunicazione
Comunicazione e formazione per i Dipendenti
MODELLO ORGANIZZATIVO 231/01 PARTE GENERALE - AFOL EST MILANO 16/11/2015 rev. 1
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Ai fini dell’efficacia del Modello, è obiettivo di AFOL EST MILANO
garantire al
personale una corretta conoscenza delle procedure e delle regole di condotta adottate
in attuazione dei principi di riferimento contenuti nel presente documento, con
differente grado di approfondimento in relazione al diverso livello di coinvolgimento
delle risorse medesime nelle aree di attività a rischio. Le procedure, i sistemi di
controllo e le regole comportamentali adottati in attuazione dei principi di riferimento
contemplati nel presente documento unitamente al Codice di Comportamento, sono
comunicati a tutto il personale in relazione all’attività svolta in concreto ed alle
mansioni attribuite. La comunicazione potrà avvenire sia tramite strumenti informatici
(ad es. Intranet), sia mediante consegna di un manuale operativo o di altra
documentazione idonea allo scopo tramite la messa a disposizione di tale
documentazione presso il responsabile qualità, privacy e sicurezza. Ai dipendenti
all’atto dell’accettazione della proposta di assunzione, verrà richiesto di sottoscrivere
una specifica dichiarazione di adesione al Codice di Comportamento e di impegno
all’osservanza delle procedure adottate in attuazione dei principi di riferimento per la
costruzione del Modello. I membri del Consiglio di Amministrazione all’atto
dell’accettazione della loro nomina, dovranno dichiarare e/o sottoscrivere analoga
dichiarazione di impegno all’osservanza e di collaborazione all’applicazione del Codice
di Comportamento e dei principi di riferimento per la costruzione del Modello di cui al
presente documento. Il presente documento ed i principi di riferimento in esso
contenuti devono essere comunicati a ciascun responsabile di servizio
il quale è
chiamato a collaborare fattivamente per la corretta e concreta attuazione dello stesso. Il
Direttore dovrà sottoscrivere un’impegnativa analoga a quella sottoscritta dai membri
degli Organi Sociali.
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AFOL EST MILANO curerà inoltre l’organizzazione di iniziative di formazione, al fine di
divulgare e favorire la comprensione delle procedure e delle regole comportamentali
adottate in attuazione dei principi di riferimento di cui al presente documento e dei
principi contenuti nel Codice di Comportamento. La formazione verrà, altresì,
differenziata, nei contenuti, in funzione della qualifica dei destinatari, dell’esistenza del
rischio nell’area cui operano, della titolarità o meno di funzioni di rappresentanza
dell’Agenzia.
8.2
Informativa ai fornitori, collaboratori
E’ previsto che AFOL EST MILANO
comunichi l’adozione del modello e del Codice di
Comportamento ai propri fornitori/collaboratori mediante la consegna di un’apposita
informativa o inserendolo nei documenti contrattuali e pubblicandolo sul proprio sito
nella sezione dedicata alla Amministrazione Trasparente . Si ritiene altresì necessario
che i fornitori di AFOL EST MILANO autocertifichino di non essere stati condannati e/o
di non avere processi pendenti cosi come previsto dalla normativa vigente.
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