Regolamento per l`utilizzo degli apparati di telefonia mobile

REGIONE VENETO
AZIENDA U.L.S.S. 16 PADOVA
REGOLAMENTO PER L’UTILIZZO
DEGLI APPARATI DI
TELEFONIA MOBILE
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ART. 1
OGGETTO DEL REGOLAMENTO
Il presente regolamento disciplina le modalità per l’assegnazione e l’uso delle apparecchiature di
telefonia mobile al personale dipendente (o incaricato) della Azienda U.L.S.S. 16 di Padova.
ART. 2
NORME DI RIFERIMENTO
Il presente regolamento fa riferimento alla Direttiva del Ministero della Funzione Pubblica del 30
ottobre 2001, all’art. 2 comma 594 e 595 della Legge n.244/07 (finanziaria 2008) e successive
modifiche e disposizioni e ad ogni altra norma attinente per contenuti, anche se non direttamente
citata.
ART. 3
CLASSI DI UTILIZZO
La definizione dei profili di utilizzo è stabilita dall’attuale convenzione, “Consip Mobile 6” che
prevede le seguenti tipologie di abilitazione:
•
Profilo 1: utenze abilitate al traffico verso tutte le direttrici.
•
Profilo 2: utenze abilitate al traffico verso tutte le direttrici ad eccezione della direttrice
relativa al traffico internazionale verso i paesi dell’area 2. (Area 1: stati membri della
Comunità europea, più Norvegia, Svizzera, Islanda, Liechtenstein. Area 2: resto del
mondo).
•
Profilo 3: utenze abilitate al traffico nazionale ed al traffico internazionale verso uno o più
Paesi esteri definiti dall’Amministrazione contraente.
•
Profilo 4: utenze abilitate al traffico verso tutte le direttrici, ad eccezione della direttrice
relativa al traffico internazionale, nonché l’impossibilità di effettuare chiamate dall’/all’
estero.
•
Profilo 5: utenze abilitate al traffico verso le utenze appartenenti alla medesima RPV (Rete
Privata Virtuale) e verso tutte le direttrici nazionali di rete fissa, ossia la possibilità di
chiamare esclusivamente telefoni cellulari aziendali (di AULSS 16), e tutti i numeri fissi
sparsi nel territorio nazionale.
•
Profilo 6: utenze abilitate al traffico verso le utenze appartenenti alla medesima RPV e
verso la lista dei corrispondenti abituali. Per corrispondenti abituali si intendono altri numeri
telefonici stabiliti dall’Azienda ULSS 16 di Padova.
Le classi di utilizzo che verranno assegnate dall’Azienda ULSS 16 di Padova, saranno quelle
aventi “profilo 1”, “profilo 2”,“ profilo 4”, “profilo 5”, e verranno assegnate al personale dipendente
come segue:
a) Direttore Generale, Direttore Amministrativo, Direttore Sanitario, Direttore dei Servizi Sociali
e della funzione Territoriale o su specifica autorizzazione in casi straordinari - “profilo 1”.
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b) Direttori Dipartimento, Direttori U.O.C. , Dirigenti in Staff – “profilo 2”.
c) Responsabili Servizi – “profilo 4”.
d) Personale Medico – “profilo 4”.
e) Personale Sanitario – “profilo 4”.
f) Personale Amministrativo – “profilo 4”.
g) Personale Sicurezza – “profilo 4”.
h) Uso collettivo – “profilo 5”
Sulla base del profilo assegnato è definita la quantità mensile di bundle dati (internet) utilizzabili
dall’utente:
•
Profilo 1: 20 giga.
•
Profilo 2: 20 giga.
•
Profilo 4: 4 giga / 20 giga.
•
Profilo 5: 4 giga.
Diversamente da quanto sopra indicato, nel caso in cui venga utilizzata una SIM card inserita in
una chiavetta internet, la quantità di bundle dati utilizzabili verrà stabilita sulla base di reali e
motivate necessità, che dovranno essere giustificate nel modulo di richiesta denominato “Richiesta
apparati di telefonia mobile”, inserito nel portale intranet aziendale.
L’assegnazione descritta in precedenza sarà sempre rispettata, fatta eccezione per alcune
circostanze, che dovranno essere formalizzate e motivate dal Direttore della struttura di
appartenenza ed approvate successivamente dal Direttore Amministrativo o da un suo delegato.
ART. 4
CRITERI DI ASSEGNAZIONE
La Azienda ULSS 16 di Padova assegna il terminale mobile di servizio a soggetti che ricoprono al
suo interno cariche istituzionali di significativa rilevanza o particolari posizioni nell’organizzazione
del lavoro, in considerazione della effettiva necessità o opportunità d’uso dello stesso.
L’apparecchiatura di telefonia mobile aziendale con “profilo 1” con la possibilità di effettuare
chiamate in Italia e all’estero, al fine di consentire lo svolgimento delle attività istituzionali anche
fuori sede e garantire nel contempo la reperibilità, viene assegnata esclusivamente al Direttore
Generale, Direttore Amministrativo, Direttore Sanitario, Direttore dei Servizi Sociali e della
funzione Territoriale o ad altro dipendente solo in caso straordinario e comunque mai per scopi
personali.
Le apparecchiature di telefonia mobile avente “profilo 4” o “profilo 5”, possono essere assegnate
qualora ricorra una o più delle seguenti condizioni:
•
Specifica responsabilità direttiva e organizzativa.
•
Esigenza di pronta reperibilità o abitualmente in servizio fuori sede.
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•
Spostamenti frequenti tra plessi diversi nell’ambito della Azienda ULSS 16 di Padova.
•
Espletamento di attività che necessitino di particolari esigenze di comunicazione, che non
possono essere altrimenti soddisfatte con impianti di telefonia fissa e/o altri strumenti di
comunicazione quali la posta elettronica.
Per motivazioni non comprese nell’elenco è necessaria l’approvazione del responsabile del Unità
Operativa di appartenenza e del direttore della struttura di appartenenza.
Le richieste di assegnazione di apparati mobili e le richieste di abilitazione a ulteriori servizi,
dovranno essere formulate e firmate dal responsabile del servizio (ed eventualmente dal direttore
della struttura) mediante compilazione dell’apposito modulo (denominato “Richiesta apparati di
telefonia mobile”, disponibile nella intranet aziendale).
In nessun caso al momento della consegna del dispositivo mobile assegnato, lo stesso potrà
essere sostituito a meno di diverse indicazioni da parte del responsabile del servizio della SC
Sistema Informativo.
La consegna/ritiro dei dispositivi mobili viene effettuata dal personale della SC Sistema Informativo
presso il locale situato in Via E. degli Scrovegni, 14 al quarto piano.
ART. 5
MODALITA’ DI UTILIZZO
Il gestore e il tipo di configurazione delle apparecchiature di telefonia mobile da fornire in dotazione
al personale sono determinati sulla base delle procedure previste dalla normativa vigente in
materia di scelta del contraente, nonché dai contratti vigenti stipulati.
Il referente della telefonia mobile della Azienda ULSS 16 di Padova dovrà provvedere alla gestione
delle apparecchiature di telefonia mobile e delle Sim card.
L’apparato telefonico dovrà essere utilizzato per le sole finalità di servizio, fatta eccezione per le
utenze abilitate alle chiamate personali. L’abilitazione alle chiamate personali avverrà secondo la
modalità descritta nell’allegato al presente regolamento.
L’amministrazione non si assume alcuna responsabilità per contravvenzioni o sinistri imputabili
all’uso del telefono cellulare durante la guida di autoveicoli. L’amministrazione non si prende
responsabilità per danni a cose o persone derivanti da utilizzo improprio dello stesso.
Viene garantita l’assistenza del dispositivo solo per apparecchi telefonici aziendali. In caso di
terminali mobili privati che utilizzano applicativi aziendali, verranno fornite esclusivamente le
adeguate indicazioni sull’utilizzo degli stessi nell’ambito dell’uso professionale.
ART. 6
ACCESSORI
L’apparecchiatura sarà fornita dei soli accessori presenti nella confezione.
E’ fatto divieto assoluto l’abbandono di qualsiasi apparecchiatura/attrezzatura.
ART. 7
CRITERI DI CONSERVAZIONE DEL BENE E RESPONSABILITA’ DELL’UTILIZZATORE
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L’utilizzatore dell’apparecchiatura di telefonia mobile dovrà adottare tutti gli accorgimenti per la
sicurezza individuale.
Il cellulare di servizio è fornito in uso al dipendente utilizzatore che ne diventa custode e
responsabile del corretto impiego.
L’utilizzatore prenderà in consegna il telefono cellulare previa sottoscrizione di dichiarazione di
conoscenza delle disposizioni del presente regolamento.
In caso di malfunzionamento o guasto del cellulare, della scheda SIM o degli accessori,
l’utilizzatore dovrà recarsi, previo appuntamento, dal referente di servizio della telefonia mobile
aziendale e consegnare l’apparecchiatura completa di tutti gli accessori per consentire le
opportune verifiche. In caso di guasto si provvederà alla sostituzione del bene come previsto da
contratto.
In caso di smarrimento o di furto del cellulare l’utilizzatore è tenuto a darne tempestiva
comunicazione scritta al responsabile della telefonia mobile (nella comunicazione dovrà essere
indicato, in particolare, il numero telefonico abbinato al cellulare al fine di consentire l’operazione di
blocco immediato della scheda SIM) e a sporgere immediata denuncia alle autorità competenti,
inserendo nella stessa il modello del telefono, il relativo codice IMEI, e il numero telefonico.
A seguito della segnalazione della denuncia di smarrimento o di furto si provvederà alla
sostituzione del cellulare, nel minor tempo possibile e con le modalità stabilite dal regolamento.
L’assegnazione del telefono cellulare di servizio prevede le medesime forme di responsabilità
patrimoniale previste per i consegnatari di beni dell’amministrazione.
In caso di ripetuti smarrimenti, furti o danni palesemente causati da incurie, la sostituzione delle
apparecchiature di telefonia mobile non sarà garantita.
L’ Azienda ULSS 16 di Padova si riserva l’autorità di ritirare i dispositivi per sopraggiunte esigenze
aziendali, come una ridistribuzione di tali risorse, dandone comunicazione al responsabile del
servizio con obbligo per l’utilizzatore di immediata riconsegna del bene al referente di telefonia
mobile dell’Azienda.
L’Azienda ULSS 16 di Padova si riserva inoltre la facoltà di ritirare i dispositivi in caso di mancato
utilizzo degli stessi, con possibilità da parte del responsabile di servizio dell’utilizzatore di chiedere
l’annullamento della revoca entro 20 giorni dalla data della comunicazione del ritiro.
In caso di cessazione dell’attività istituzionale, il telefono con la relativa SIM devono essere
riconsegnati al “Sistema Informativo”.
ART. 8
MODALITA’ E PROCEDUDERE RELATIVE AI CONTROLLI SULL’UTILIZZAZIONE DELI
STRUMENTI DI TELEFONIA MOBILE AZIENDALE
L’azienda, in attuazione dell’art.2 comma 594 della Legge Finanziaria 2008, nel rispetto della
normativa sulla tutela e riservatezza dei dati personali e sulla base del codice di comportamento
aziendale di cui alla Deliberazione del Direttore Generale n.88/2014 applica un sistema di verifiche
sull’utilizzo corretto delle utenze telefoniche.
I controlli sono effettuati sulla base delle informazioni trasmesse dagli operatori telefonici alla
struttura competente. Le informazioni contengono: il volume complessivo del traffico telefonico
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(relativo sia ai tempi che all’importo) delle chiamate in uscita addebitate all’azienda con riferimento
ai servizi voce/dati per ciascuna singola utenza; il dettaglio del traffico telefonico, comprensivo di
data/ora/durata della chiamata e del numero chiamato (ultime tre cifre oscurate) per ciascuna
singola utenza; il volume scambiato per quanto riguarda il traffico dati/internet. Le informazioni
sulle spese relative alle singole utenze sono periodicamente trasmesse ai responsabili delle
strutture a cui risultano assegnate le utenze stesse per effettuare un’opportuna verifica.
I controlli saranno improntati a principi di necessità, proporzionalità, imparzialità, trasparenza nel
rispetto del codice di comportamento e protezione dei dati personali.
Il controllo sull’utilizzo delle strumentazioni telefoniche è di due tipologie:
a) Puntuale: che è effettuato su utenze telefoniche specifiche, a seguito di richiesta scritta
e motivata da parte del responsabile dell'UO di appartenenza o da parte dell'Autorità
Giudiziaria o su segnalazione del Responsabile della prevenzione della corruzione . Nel
caso in cui la segnalazione del soggetto terzo si riferisca a una persona
nominativamente individuata, la struttura competente all’effettuazione dei controlli darà
informazione del controllo in corso al soggetto cui si riferisce la segnalazione.
b) Controllo occasionale a seguito di “screening generale” dei tabulati in presenza di
evidenti anomalie: tale tipologia di controllo viene attivata a seguito di un esame
generale, in corrispondenza del processo di copiatura dei dati forniti dalle fatture inviate
dall’operatore telefonico, qualora emerga una palese e immediata anomalia nei tabulati
del traffico telefonico.
c) Sistematico: ai fini della corretta liquidazione delle fatture mensili emesse dal fornitore
del servizio: tale tipologia di controllo viene attivata sistematicamente al fine delle
verifica della corretta fatturazione del fornitore sulla base del servizio erogato e delle
clausole contrattuali previste nella convenzione.
Ai responsabili della U.O. sarà trasmesso bimestralmente un resoconto di costo generale delle
utenze appartenenti alla struttura stessa.
ART. 9
DISPOSIZIONI SANZIONATORIE E FINALI
A seguito dei controlli effettuati, ove emergano comportamenti in violazione del presente
regolamento, il personale incaricato invierà avvisi alla struttura (responsabile della struttura e
personale assegnatario delle utenze telefoniche) in cui è stata rilevata l’anomalia, nei quali si
evidenzierà l’utilizzo irregolare degli strumenti aziendali e si inviteranno gli interessati ad attenersi
scrupolosamente ai compiti assegnati e alle istruzioni impartite nel presente regolamento. In tale
circostanza saranno nuovamente effettuati controlli su quelle utenze per assicurarsi dell’assenza di
ulteriori anomalie. Qualora le violazioni persistessero l’Azienda si riserva di procedere a controlli
nei confronti dei singoli utilizzatori. In questa ipotesi si provvederà ad inviare all’assegnatario
dell’utenza stessa l’estratto delle telefonate in oggetto di controllo. Il Responsabile SC Sistema
Informativo provvederà, quindi, in contradditorio con l’assegnatario dello strumento di telefonia,
con la verifica della correttezza sull’utilizzo delle apparecchiature e a trasmettere l’esito di tale
verifica al responsabile della struttura per le successive attività di competenza.
In ogni caso ove si riscontri un danno all'azienda o comportamenti disciplinarmente rilevanti ,
verranno informati per le proprie competenze l'Ufficio Procedimenti disciplinari ed il Responsabile
della Prevenzione della Corruzione.
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I report dei controlli sono effettuati con le modalità previste nel rispetto della Legge vigente in
materia di privacy e verranno conservati presso l’ufficio del referente della telefonia mobile
aziendale.
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L’Azienda ULSS 16 di Padova, in accordo con Tim, offre la possibilità di configurare la propria
utenza in modo tale da consentire l’effettuazione di chiamate, a fini personali, con relative spese a
carico al dipendente.
Per usufruire di questo servizio il dipendente dovrà registrarsi al sito internet
https://mycompany.telecomitalia.it ed eseguire tutti i passaggi (riportati nelle istruzioni allegate)
dove vengono richiesti vari dati quali il numero di conto corrente bancario, il proprio domicilio ecc…
In alternativa la configurazione, della propria SIM alle chiamate personali, si può richiedere dopo
aver compilato i moduli “RID” allegati e inviatoli tramite mail al servizio di telefonia mobile, che
provvederà ad inoltrarli a Tim. Tutti gli allegati (e le relative istruzioni) sono scaricabili dall’intranet
Aziendale nell’apposita sezione.
Le chiamate personali vengono identificate dal codice “4146” anteposto prima del numero
telefonico da chiamare, ed è possibile utilizzarlo esclusivamente per le chiamate nazionali, per
chiamate originate in Italia e dirette all’estero (traffico internazionale) e per l’utilizzo di SMS;
pertanto resta escluso il traffico in roaming, ossia le chiamate originate e ricevute all’estero.
Il costo del traffico nazionale, internazionale e degli SMS, identificato con il codice “4146” sarà
interamente a carico del dipendente e verrà addebitato direttamente da TIM su conto corrente
bancario o carta di credito.
ATTENZIONE: quando si risponde a un SMS ricevuto da un’utenza considerata “personale”, o si
voglia chiamare la stessa direttamente dalla schermata degli SMS, bisogna ricordarsi di anteporre
nuovamente il codice “4146”. Vale lo stesso per le telefonate perse quando si utilizza un numero
recuperato dalla sezione “chiamate”.
Per eventuali contestazioni circa l’addebito in fattura delle chiamate contrassegnate con il codice
identificativo 4146 il Dipendente potrà contattare il numero verde 800.191.101 messo a
disposizione dell’Azienda U.L.S.S. 16 di Padova.
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