EasyLex Standard Edition

EasyLex Standard Edition
Comprende le seguenti aree funzionali:
Anagrafica
Gestione di Persone, Società con numero illimitato di recapiti, e-mail, siti; invio di SMS,
automazione telefonica e creazione coda delle telefonate. Gestione dei codici degli Studi di Settore
della clientela, delle banche ai fini degli incassi con RIBA o bonifici nella successiva procedura di
fatturazione. Sezione specifica “Marketing” per specificare data e origine del contatto, settore
merceologico, fatturato, numero dipendenti ecc. Queste informazioni possono poi essere trovate
nella Ricerca Contatti da cui estrarre liste con criteri a piacere e da usare per inviare e-mail o
lettere circolari, SMS, stampare etichette e costruire code di telefonate.
Pratiche
Per la gestione delle pratiche con la possibilità di indicare i Professionisti che seguono, fatturano e
sono responsabili della pratica e la loro tariffa oraria. Creazione di Pratiche cicliche a partire da una
pratica di riferimento.
L’Autocomposizione Pratiche predispone i codici degli Studi di Settore, calcola e inserisce il
contributo unificato, verifica il conflitto d’interesse inserendo cliente e controparte, pianifica
l’udienza e le attività pre-udienza.
Il modulo Pratiche include la stampa della Nota Spese giudiziale estraendo le voci delle
prestazioni caricate con opzioni per evidenziare data, codice tariffa, onorari minimi e massimi.
Ricerche per pratiche “dimenticate”, con esposizione economica superiore ad un certo importo, con
esposizione che supera il fido o con ore lavorate/fatturabili che superano quelle preventivate.
Ogni pratica può essere dichiarata “riservata” con accesso esclusivo del responsabile o di un
gruppo di lavoro predeterminato.
Agenda Giorno, Settimana, Mese
Per pianificare le attività da svolgere, controllare quelle già svolte, creare eventi ripetitivi in agende
singole e di gruppo. Le scadenze non eseguite nella data prevista vengono sempre riportate al
giorno corrente indicando i preavvisi o ritardi accumulati. Allarmi acustici e visivi impostabile su
ogni attività.
Riclassificazione dinamica della priorità ABC man mano che l’attività inevasa si avvicina alla data di
massimo ritardo (Data “fare entro il”).
Se l’attività si avvicina alla data di scadenza o alla data di massimo ritardo ammissibile viene
evidenziata con Pallini colorati per una più immediata visualizzazione.
L’utile strumento Pianifica Riunione cerca automaticamente la prima data in cui tutte le persone
sono libere nell’arco di tempo desiderato. Un’email di invito ai partecipanti li informa della riunione
con richiesta di conferma della disponibilità.
Attività
Tutto ciò che viene messo in agenda può essere quantificato in termini di importi fatturabili o
meno, di spese imponibili e non, di costi per valutare la redditività della pratica. Un'attività può
nascere come evento e poi arricchirsi delle informazioni sulle prestazioni o nascere come
prestazione anche senza interessare l'agenda, come avviene per quelle create dalla pratica o dal
Block Notes o dal Time Sheet.
Una prestazione può avere importo libero o dato dalla somma di voci di prestazioni, per ognuna
delle quali è possibile indicare il collaboratore che l'ha eseguita, la data, la durata, il costo, il centro
di costo/profitto e la categoria di spesa. In fase di fatturazione le voci possono essere “nascoste” o
meno. Ogni voce di spesa può avere l’attributo “contabilizzata” per un immediato controllo di quelle
non ancora contabilizzate. Possibilità di trasferimento automatico delle spese in contabilità
(richiede modulo Contabilità).
Ogni volta che s' inserisce una prestazione si controlla che l’esposizione non superi il fido e che le
ore lavorate non siano superiori al budget ore. Analogamente ogni volta che si dichiara fatta
un’attività si controlla l’esistenza di attività future che mettano in evidenza la pratica dall’agenda,
per evitare le cosiddette “pratiche dimenticate”.
Attività Standard
Lista liberamente componibile di prestazioni associate a tipiche attività dello Studio ripetitive e
standardizzate (es.: Consulenza, telefonata, Accesso uffici, Udienze..), sia giudiziali che
stragiudiziali. Usando le attività standard per pianificare l’agenda sarà sufficiente spuntare l’attività
come fatta per trasformarla automaticamente in una prestazione fatturabile!
Se l’attività standard ha poi un documento associato si apre il programma di videoscrittura con il
modello già preimpostato, pronto per essere completato.
Tariffari di Legge
EasyLex include il nuovo Tariffario Nazionale Forense (DM 127/04 Ministero Giustizia) e i
precedenti tariffari dei Diritti del 1994 e 1991.
Ogni voce del tariffario può essere “clonata” per attribuire una descrizione a piacere pur
mantenendo lo stesso comportamento tariffario.
PolisWeb
Integrazione con il Polisweb compatibile con i Punti d’Accesso (PdA) con tecnologia
Netservice/Datamat e Lextel. Richiede il browser Firefox 3.x e un lettore di smart card o Business
key e relativi driver installati e configurati sul computer. Per la configurazione consultare
http://www.dcssrl.it/accedo/assistenza/index.php
Dalle Preferenze Utente si specifica il PdA che si intende usare e gli Uffici Giudiziari presso i quali
si hanno fascicoli aperti.
Dalla finestra “Polisweb” si apre il browser dal quale scaricare i fascicoli e le relative attività,
cambiando smart card e ripetendo l’operazione se si vogliono sincronizzare più avvocati. Da
EasyLex, con un click su “Sincronizza” si importano poi tutte le informazioni dei vari avvocati. Solo
quelle non ancora presenti potranno essere caricate come nuove pratiche e attività.
Il programma non è compatibile col Polisweb nazionale asincrono, ma solo col Polisweb sincrono
del PCT.
Per informazioni http://www.processotelematico.giustizia.it/pdapublic/index.jsp?id=10&pid=10&sid=1
Iscrizione a Ruolo con stampa Codice a Barre
EasyLex interagisce col programma ministeriale “Nota Iscrizione a Ruolo” (gratuito e disponibile sia
per Mac che Win) trasferendogli i dati per la stampa dell’iscrizione a ruolo e relativo codice a barre.
Le informazioni trasferite sono:
- dati avvocato
- autorità e valore pratica
- dati anagrafici dei soggetti attore e convenuto
Listini Utente
In alternativa al tariffario nazionale Forense (TNF) EasyLex offre un potente e flessibile strumento
per creare uno o più listini personalizzati in cui gli importi variano in funzione di:
- Clienti specifici o gruppi di Clienti/Pratiche
- Valore e difficoltà della Pratica per creare tariffe concordate con i Tribunali locali per attività di
routine (precetti, decreti ingiuntivi)
- Tipologia di attività e livello professionale della risorsa che svolge la prestazione del listino,
utile quando si desideri differenziare la tariffa oraria a seconda della tipologia di attività
(Trasferta, Parere, telefonata, Incontro Cliente), del collaboratore che la svolge (Senior, Junior,
Partner..) e del Cliente o Gruppo Clienti cui è prestata.
Risorse, Gruppi e Profili
Gestione degli utenti e dei collaboratori dello Studio, dei gruppi di lavoro, degli account email e dei
profili di accesso ai dati, che permettono di stabilire in che misura un utente può accedere agli
archivi del programma.
La gestione delle Risorse si attiene alla Normativa sulla Privacy (D. Lgs. 196 del 30.06.03 art. 3336) e consente una profilazione effettiva dell’utente in funzione del suo ruolo all’interno dello studio.
Il sistema controlla inoltre che le password abbiano lunghezza minima di 8 caratteri e che vengano
cambiate entro un intervallo da uno a sei mesi.
Fatture
Per l’emissione di fatture di acconto/fondo spese, prestazioni parziali e/o finali. Consente di riunire
più pratiche in un'unica fattura o ripartire la fattura su più clienti. Ogni documento può essere una
notula proforma o fattura numerata. Possibilità di arrotondare gli importi e impostare un valore
desiderato al totale fattura (scorporo automatico di IVA, CP, RA, Rivalsa Inps).
La funzione “Statistiche” consente di valutare di quali gruppi di prestazioni è costituita la fattura
(numero di lettere, telefonate, udienze ecc) e di avere i subtotali ore dei vari collaboratori con
possibilità di fissare un importo voluto ricalcolando la loro tariffa oraria tenendo fisse le ore o
variando le ore mantenendo la stessa tariffa oraria.
Funzione di “Abbuono di Cortesia” per applicare uno sconto (in percentuale o valore assoluto)
tramite una voce con importo negativo mantenendo gli importi originari.
La funzione “Parcella veloce” costruisce una nuova parcella senza aver caricato preventivamente
le prestazioni, semplicemente scegliendo le voci del tariffario o delle Attività standard o addirittura
delle Procedure standard.
Fatturazione "periodica" con emissione automatica di fatture a clienti con pratiche definite a
"forfait". Per ogni cliente si può stabilire uno o più criteri di forfait ognuno con un proprio importo
prefissato o con l’importo reale delle prestazioni maturate nel periodo, frequenza di fatturazione e
pratiche coinvolte nel forfait. In tal caso l'allegato prestazioni della fattura può riportare anche
spese e anticipazioni. Possibilità di emettere fattura solo se l’importo supera una certa soglia.
Gestione degli Insoluti con ricerca delle fatture impagate, generazione del documento di sollecito
e dell’attività. Ogni sollecito e relativo documento viene memorizzato all’interno della fattura stessa.
Gestione RIBA con ricerca delle fatture con RIBA di una certa banca e scadenza desiderata, se
incassate o meno. Distinta elettronica in formato interbancario standard.
Stampa degli Studi di Settore del Quadro D del modello TK04U.
Documenti+Email
Consente la catalogazione di tutta l'attività documentale dello studio collegandola a Clienti,
Pratiche e Attività, realizzando un vero e proprio fascicolo elettronico. Il modulo consente di:
- Creare documenti con Microsoft Word® oppure OpenOffice 3.0 versione italiana (non
compresi nella fornitura) o con il suo word processor integrato EasyWrite componendo il
documento con informazioni su clienti, indirizzi e pratiche. I documenti vengono archiviati
automaticamente all’interno di una gerarchia di cartelle pratica o anagrafica generata da EasyLex.
Anche il nome documento, se non inserito dall’utente, può essere proposto “d’ufficio”. Gli utenti
possono così concentrarsi sul lavoro da svolgere piuttosto che pensare a come chiamare il
documento o dove archiviarlo.
- Collegare documenti esistenti di ogni tipo, ad esempio scansioni di documenti esterni, copiandoli
sul server nelle cartelle pratica. Questa funzione consente anche di recuperare e catalogare il
patrimonio documentale preesistente dovunque si trovi, inserendo nello stesso momento, se
occorre, le prestazioni associate ai documenti stessi.
- Catalogare tutta la posta elettronica, sia ricevuta che spedita, con attribuzione della pratica e
anagrafica, realizzando così un comodo “backup centralizzato” di tutta la posta studio. Opzione di
protocollare un file allegato in modo diretto, senza dover catalogare il messaggio email, come
nuovo documento o revisione di un documento esistente.
Quando si protocolla un email in ingresso si può caricare la relativa prestazione “esame email
ricevuta”. Analogamente inviando un’email si inserisce la prestazione “parere scritto via email”.
E’ disponibile l’integrazione con Microsoft Outlook 2003/2007 versione italiana su Windows
(esclusi Outlook Express) o Mail 3.x/Microsoft Entourage 2008 su Macintosh per leggere le
email da archiviare e salvarle come documenti nel server documentale.
Ogni documento può essere dichiarato “riservato” dal suo autore per l’accesso esclusivo a lui o ad
un gruppo di lavoro da lui prescelto.
Comode funzioni di duplicazione e Controllo delle Revisioni rendono fluida e veloce la produzione
dei documenti.
NOTA BENE:
- il server documenti non può coincidere con una postazione di lavoro Macintosh.
- l’integrazione con Office non è supportata nella versione a 64 bit. Occorre installare la versione a
32 bit.
Calcolo Interessi
Legge i dati di una pratica e calcola Interessi con tasso legale o libero e la Rivalutazione Istat del
totale dovuto in funzione del capitale indicato. Il sistema è multivaluta e consente di calcolare
anche piani di ammortamento.
Il calcolo Interessi comprende anche la funzione Precetto per il calcolo e la redazione del Precetto
con memorizzazione dei risultati nella scheda pratica.
Home Page
Concepito come un Pannello di Controllo per favorire una rapida navigazione e ricerca delle
funzioni principali è strutturato in 4 aree:
Oggi con la sintesi degli appuntamenti di oggi e di domani, l’elenco delle attività in scadenza e di
quelle di prossimo inizio, la lista delle udienze cui ci si è dimenticati di dare il rinvio
Lavoro per la comunicazione, l’inserimento e la ricerca delle informazioni nei vari archivi
Controllo per un accesso immediato ai controlli di qualità come pratiche dimenticate, pratiche
esposte e fuori fido o budget ore, udienze da aggiornare, fatture impagate ecc
Imparo per l’accesso alla guida in linea, al Tutorial integrato e alle lezioni interattive animate
“Come faccio a …”, utilissime per chi sta muovendo i primi passi con EasyLex.
Procedure Standard
Può essere considerato un Generatore di Workflow che, con un solo click, imposta in agenda un
iter pratica o addirittura un'intera pratica. Dato che le componenti di una procedura sono le stesse
attività standard è così possibile:
- Pianificare in agenda un iter anche complesso assegnando gli incarichi ai collaboratori
tenendo conto della sospensione dei termini feriali.
- Preimpostare tutti i modelli di documenti da usare per questo iter.
Il modulo Procedure Standard risulta altresì utile per la descrizione delle “regole” di Studio ai
fini della Certificazione del Sistema Qualità ISO 9001:2000.
Le Procedure Standard si possono usare anche per preparare velocemente preventivi con
indicazioni sia di carattere economico che temporale.
NOTA BENE: Le procedure standard presenti sono a puro titolo esemplificativo senza la
pretesa di essere esaustive né aggiornate nelle varie materie giuridiche. Il Cliente può
personalizzare o cancellare quelle presenti e/o introdurne delle nuove predisposte in base alle
esigenze del proprio Studio.
Biblioteca
Consente una completa gestione del patrimonio bibliografico dello Studio. Utile per catalogare oltre
ai libri anche le riviste, le banche dati, le rassegne stampa, le ricerche su Internet. Oltre alle
classiche informazioni su Autore, Titolo, Editore, Collocazione tiene conto di:
- Prestato a, Data Prestito, Data e Costo Acquisto, Sede in cui si trova il libro, utile per gli studi
distribuiti su più sedi.
Associazione di keyword bibliografiche definibili a piacere, utili per la successiva ricerca con
supporto degli operatori AND o OR
- Collegamenti bidirezionali tra Biblioteca, Pratiche e Documenti con cui realizzare funzioni base
di Content e Knowledge Management. La pratica riporterà i libri consultati in una particolare
ricerca o, dal libro, si potrà arrivare alla pratica coinvolta in quella ricerca. Ad ogni scheda libro
si può poi associare ad esempio il documento che contiene la scansione della sua copertina o
del sommario o la ricerca su banche dati. Se la scheda riguarda una ricerca Internet questa
potrà essere rilanciata con un click.
EasyPalm
Consente la sincronizzazione dell'agenda e l’export della rubrica con Outlook Professional (su
Windows) o con iCal/Address Book (su Mac OSX). Possibile impostare un timer per la
sincronizzazione periodica delle informazioni. Tramite Outlook Professional (su Windows) o iCal
(su Mac OSX) sarà poi possibile sincronizzare tutti i dispositivi palmari/smartphone compatibili con
Outlook Professional/iSync.
Nell'agenda del palmare sarà possibile consultare nel campo note anche i dati più salienti della
pratica (Giudice, autorità, Sezione Numero Ruolo …)
Il Cliente che utilizza computer Macintosh è tenuto a verificare la compatibilità del proprio
dispositivo con iCal.
Da un certo computer occorre sincronizzare un solo dispositivo e sempre lo stesso.
Modulo Infortunistica RCA
consente di creare velocemente una pratica di tipo Infortunistico stragiudiziale e tutte le
informazioni correlate usando un wizard composto di 5 pagine:
- Parti-Controparti, Sinistro, Pratica, Attività e Documenti
Le 5 sezioni sono raggiungibili con un click su una pratica barra di navigazione.
In Parti-Controparti si inseriscono i dati dei veicoli, loro proprietari, assicurazioni, assicurati,
conducenti, trasportati e di eventuali lesioni subite con specifica sulla loro entità ai fini del calcolo
del danno.
Inserimento veloce da tabella delle Assicurazioni Sedi e Ispettorati, marca e modello autoveicolo.
Inserendo il nome di un soggetto non presente in anagrafica compare icona "+" che porta ad una
sezione specifica per inserimento di nuove anagrafiche.
Possibilità di cercare il numero di targa se già presente in precedenti pratiche.
In Sinistro vengono sintetizzati gli estremi del sinistro con data, luogo, autorità intervenuta con
composizione della dinamica scegliendo frasi precompilate simili a quelle del Modello CID.
In Pratica troviamo il nome Pratica precompilato inserendo le parti nella Pag. 1 e si possono
indicare l'oggetto, il protocollo, collaboratore e responsabile, eventuale contributo unificato e altri
dati specifici del fascicolo che si sta costruendo.
Nelle Attività si ha la possibilità di caricare in agenda il piano di lavoro inziale scegliendolo da un
elenco di procedure standard. La procedura calcola automaticamente le date dei vari adempimenti,
inclusi eventuali prescrizioni o scadenze termini.
La Pag. 5 Documenti presenta due liste di documenti, una con i modelli associati alle attività per
creare nuovi documenti con autocomposizione tramite la stampa unione, un'altra con un elenco di
possibili documenti standard provenienti da scansioni (CID, perizie, verbali, visite mediche, fatture
riparazione, ecc...) da collegare ugualmente nella pratica.
IN ALTERNATIVA:
EasyLex Enterprise Edition
Con le stesse funzionalità della Standard Edition e in più i seguenti Moduli:
Gestione Risorse, Gantt
Strumento ideale per monitorare il carico di lavoro di una Persona o di un Gruppo in un intervallo di
tempo. Consente una visione sintetica del carico di lavoro dovuto alle Ore budget delle pratiche e
all’attività in agenda. In fase di creazione Pratica è possibile simulare l’impatto di una nuova pratica
sul carico di lavoro esistente di un collaboratore.
E’ altresì possibile simulare come si riduce il carico giornaliero di una risorsa facendo slittare tutte
le sue attività alla data di massimo ritardo. Questa funzione è utilissima per valutare se si è in
grado di accettare una nuova pratica molto remunerativa, ma che richiede tempi di evasione
brevissimi.
Il Modulo Gestione Risorse comprende anche il Modulo Gantt (non disponibile per Macintosh)
dell’Agenda che consente un’immediata visione degli impegni di un gruppo di lavoro sotto forma di
barrette orizzontali (Grafico di Gantt). Ideale per il controllo e la pianificazione degli appuntamenti e
delle sale riunioni.
Block Notes e Time Sheet
Il Block Notes è un pratico e veloce strumento di produttività individuale per inserire velocemente
informazioni di ogni tipo:
- Persone e Società, con possibilità di ricerca del nome e dell’ubicazione in Internet (Google Maps
o Yahoo Maps). E’ possibile inserire automaticamente come nuove anagrafiche i nomi trovati in
Internet (se pubblici sulle Pagine Bianche)
- Pratiche per crearne una al volo e per completarne i dettagli in seguito
- Attività in Agenda, ad es. telefonate in arrivo, con inserimento nell’agenda della persona
cercata
- Prestazioni su Clienti e Pratiche con Timer a disposizione
Il Time Sheet è un indispensabile strumento per la “cattura” del tempo di una Risorsa impegnata
su varie pratiche. Alcune caratteristiche lo rendono esclusivo:
- Tempo reale, rende possibile la raccolta del tempo durante l’esecuzione dell’attività tramite un
timer che scatta in particolari operazioni, come la telefonata, l’invio di un email o la creazione
di un documento. I timer sono attivabili in contemporanea e consentono di monitorare il
tempo su più attività senza necessità di prenderne nota e segnarselo in seguito.
-
Proattivo, viene presentato all’utente al momento dell’uscita dal programma per ricordargli di
segnare le attività del giorno
Cumulativo, ovvero la possibilità di “cumulare” nella stessa attività che si protrae per più giorni
le ore lavorate giorno per giorno senza creare ogni volta un’attivita nuova come richiedono i
time sheet tradizionali.
Archivio Unico Antiriciclaggio
Per la tenuta dell’ Archivio Unico Informatico in ottemperanza alla L. 197/91.
Il Modulo soddisfa i requisiti specifici per Avvocati, Commercialisti e Consulenti del Lavoro secondo il DLgs.
56 del 20.02.2004 e segue le direttive tecniche del Regolamento attuativo del Supplemento G.U. del
07.04.2006 n. 86 D. M. 03.02.2006 N. 141 e del Dlgs 231/2007.
Il Modulo è alimentato dall'Anagrafica Clienti ai fini dell'identificazione dei Soggetti e dalle Pratiche
per i dati della Prestazione professionale.
Controllo di Gestione e Statistiche e Grafici
Il Controllo di Gestione consente di cercare e stampare i dati economici di pratiche e clienti tra cui
le ore lavorate, gli importi prestazioni non ancora fatturate, gli acconti, le fatture da incassare, i
ricavi, i costi, il margine ecc.
A partire dall’Area Controllo della Home Page consente di visualizzare sotto forma di grafici i
seguenti parametri economici ed Indicatori di performance dell’Organizzazione:
- Fatturato per Mese, Anno, Top Ten Clienti, Segmento di Mercato e Centro di Profitto Pratiche
- Redditività con Confronto Ricavi Orari per Centro Profitto, Margine per Centro di profitto e
Segmento di mercato, Rapporto Ricavi/Importo Ore e Margine/Ricavi
- Ore e SGQ con Sintesi Ore, Ore Collaboratore, Efficienza Oraria, Non Conformità e Reclami
ultimo anno (richiede il modulo Sistema Gestione Qualità)
- Contabilità con Cash Flow mensile e confronto con anno precedente (richiede il modulo
contabilità partita doppia).
Gestione ordini , opportunità e budget
-
- Preventivi a Cliente
fornisce un'alternativa più strutturata e formale alla gestione di un preventivo rispetto alla
creazione di attività con opzione "Preventivo"
Nel preventivo si specifica un cliente, eventuale agente/intermediario/rivenditore e una lista di
voci, associabili o meno ad una pratica, che possono essere :
- create liberamente
- lette da un listino
- lette da una AS (Attività Standard) o PS (Procedura standard), valorizzando le voci dell'AS o
di ogni attività standard parte della PS
- prese da Attività di tipo Preventivo collegate all'anagrafica o sue pratiche. Se trasferite le voci
di queste Attività diventeranno voci preventivo a tutti gli effetti.
Il preventivo può essere stampato su report standard modificabile come tutti i report.
Il preventivo può essere trasformato in ordine o generare un ordine duplicando i preventivo se
-
-
-
si desidera mantenere lo storico dei preventivi.
- Ordini da Clienti
Caratteristiche generali simili alla gestione preventivi, con la differenza che le prestazioni non
ancora fatturate delle pratiche del cliente possono essere "collegate" all'ordine. Fatturando
l'ordine anche le prestazioni collegate saranno rese fatturate. Con questo meccanismo è
possibile scaricare il "magazzino" di ore lavorate senza doverle fatturare esplicitamente, ma
solo collegandole all'ordine. In tal modo la situazione contabile di una pratica è correttamente
gestita: i ricavi sono dovuti alle voci ordine, inserite anche in modo forfettario onnicomprensivo
e fatturate tramite l'ordine, mentre i costi sono quelli delle ore lavorate senza che tra le due
variabili (ricavi e costi) ci debba nessuna relazione.
Un ordine può generare una fattura o DDT in caso di fatturazione differita. da un ordine è
anche possibile generare un Movimento Previsto" in contabilità per aggiornare il cash flow
finanziario.
- Opportunità di Vendita
utile se si desidera dare un approccio CRM alla propria organizzazione creando schede
definite "Opportunità di Vendita" indicando importo stimato e probabilità di conseguirlo ad una
determinata data. Un'opportunità può essere generata anche a partire da un documento (ad
esempio un'offerta) oppure una generica attività in agenda (ad esempio una telefonata con un
prospect). Ogni opportunità ha una propria "Data di Evidenza" che consente di cercare le
oppportinità che richiedono un controllo od aggiornamento.
- Budget e Statistiche
Per ogni "venditore" (collaboratore che carica prestazioni) si può inserire una scheda che per
ogni anno e mese specifica la previsione di vendita.
Un grafico consente di confrontare per ogni "venditore" o tutti insieme mese per mese gli
importi derivanti dalle opportunità con quelli a budget. Selezionando la barretta che identifica le
opportunità si ha il relativo dettaglio. Il sistema porta automaticamente al mese corrente le
opportunità non chiuse o non vendute.
Moduli Aggiuntivi:
Modulo SGQ-Sistema Gestione Qualità
di estrema utilità per gli Studi che già hanno o che hanno in programma di implementare un
Sistema Gestione Qualità ISO 9001.
Consente la creazione di Procedure standard specifiche per il SGQ per la pianificazione e gestione
di:
- Non Conformità e Reclami
- Verifiche ispettive interne
- Riesame della Direzione
- Azioni Preventive e Formazione Risorse
Il Modulo abilita due report specifici:
- Non Conformità, con status Aperta/Chiusa ed elenco delle attività di trattazione della NC
- Potenziali Non Conformità con elenchi separati per Udienze da Rinviare, Pratiche non
movimentate, Attività in scadenza/scadute e Reclami Clienti.
Il Modulo Statistiche-Grafici (se installato) riporta l’andamento nell’ultimo anno delle Non
Conformità, dei Reclami e dei reclami che sono diventati Non Conformità.
Contabilità ordinaria Partita Semplice
Completamente integrato nella gestione studio adotta un sistema di contabilità in regime ordinario
in Partita semplice.
Contabilità ordinaria Partita Doppia
Completamente integrato nella gestione studio adotta un sistema di contabilità in regime ordinario.
Per ogni Professionista o studio gestiti si potrà scegliere se usare la Partita doppia con il principio
di cassa o quello di competenza. Il sistema è quindi adatto sia ai professionisti che alle società di
servizi di supporto agli studi.
Il trasferimento delle fatture attive e delle spese pratica è completamente automatizzato e consente
un notevole risparmio di tempo.
Il Piano dei Conti a due livelli, completamente personalizzabile, è il cuore del sistema e si occupa
di tutti i dettagli riguardanti detraibilità IVA, deducibilità IRPEF, IRAP, Risconti e Beni
Ammortizzabili. L’inserimento dei movimenti è così facilitato guidando l’operatore nella tenuta e
redazione di:
- Registri IVA Acquisti e Onorari , liquidazione Iva periodica (mensile o trimestrale) e riepilogo
Iva per la dichiarazione annuale
- Registro Movimentazioni finanziarie/Libro Giornale
- Registro dei Beni ammortizzabili con passaggio automatico del cespite durante l’inserimento
della fattura d’Acquisto
- Bilancio civilistico con confronto col Budget e con l’anno precedente.
- Gestione del Budget annuale con ripartizione mensile e confronto con il consuntivo.
La Contabilità è collegata al Modulo Documenti. E’ così possibile far scansionare da un
operatore i documenti in ingresso (Ordini, Fatture acquisto, DDT, RIBA) trasformandoli in PDF per
poi collegarli al movimento di contabilità inserito da un secondo operatore. La possibilità di
consultare a video i documenti contabili senza che sia necessario avere gli originali in formato
cartaceo consente ad esempio di tenere la contabilità tramite telelavoro. I documenti originali si
possono così archiviare subito senza doverli lasciare sulle scrivanie per il loro processo.
L’utilizzo del modulo contabilità in modalità “Partita doppia” richiede competenze
specifiche in questo campo.
Contabilità analitica
Completamento ideale della Contabilità fiscale questo modulo consente di “vedere” il bilancio
secondo criteri diversi da quelli fiscali, ad es. per Centro di Costo, per Sede, per Socio, Practice
Area ...
E’ possibile definire un numero a piacere di Piani dei Conti analitici in cui si specifica la relazione
tra il mastrino del piano dei conti “fiscale” e la sua ripartizione “standard” o per percentuale o per
quota numerica. Ad esempio, se si hanno più sedi, ogni mastrino legato al numero di telefono di
una sede sarà attribuito al 100% alla sede stessa.
In fase d'inserimento di un movimento che coinvolge il piano economico (Costi e Ricavi) si
specificano le voci di contabilità analitica solo se sono diverse dalla ripartizione standard. In tal
modo si riduce drasticamente il tempo dedicato alla gestione delle contabilità analitiche.
Il bilancio analitico darà lo stesso risultato economico del bilancio IRPEF, sarà solo diversamente
classificato per evidenziare la marginalità di sedi, centri di costo, ecc.
Durante l’inserimento del movimento viene controllata la quadratura dei mastrini contabili, nel
senso che la somma degli importi delle voci analitiche di ogni gruppo sia uguale all'importo del
mastrino collegato.
L’utilizzo del modulo contabilità analitica richiede competenze specifiche in questo campo.
Web Edition
Portale Studio
Accesso web per il Professionista comprendente:
- Contatti in inserimento, ricerca e modifica
- Agenda in inserimento, ricerca e modifica (eventi e prestazioni libere o da tariffario)
- Appuntamenti del giorno e disponibilità delle sale riunioni in consultazione
- Prestazioni libere e da tariffario in inserimento e modifica
- Pratiche in inserimento, ricerca e consultazione
- Ricerca globale full text sugli archivi contatti, pratiche, agenda, documenti ed email
- Carico e scarico dei documenti in modalità lettura, modifica/revisione e creazione da modello di
OpenOffice salvabili in formato .doc. I documenti scaricati vengono memorizzati in una comoda
Coda di Lavoro locale in cui ritrovare quelli ancora in fase di lavorazione alla riapertura del
programma.
- TimeSheet inserimento e modifica delle ore e delle spese
- Telefonate in arrivo in inserimento
Per motivi di sicurezza non è consentita la cancellazione.
Browser Internet Explorer, Firefox(anche per Polisweb), Opera; Safari e Chome non supportano il
download/upload dei documenti.
L’accesso al Portale Studio richiede una o più licenze Web Client.
Portale Cliente
Accesso web per i Clienti che possono consultare pratiche, udienze e documenti attraverso un
normale browser.
Dalla scheda anagrafica del gestionale si autorizza il Cliente o Collaboratore all’accesso al portale
tramite username e password, comunicabili direttamente via mail. Si può anche specificare se
inviare al cliente una Notifica automatica via e-mail ogni volta che viene rinviata un’udienza o
caricato un nuovo documento.
Solo i documenti con l'attributo "visibile internet" potranno essere scaricati.
La sezione Novità riporta le comunicazioni che il Professionista vuole trasmettere al cliente per
tenerlo aggiornato sulla situazione delle sue pratiche.
Il Portale Cliente consente dunque di ridurre il carico di lavoro di segreteria per alcune incombenze
di routine.
Il Modulo non richiede licenze client e può servire un numero illimitato di clienti, compatibilmente
con le risorse del server su cui è installato.
ServerSync per Google Calendar/CalDAV/Exchange
E’ un servizio di sincronizzazione OTA (Over The Air) da server a server per tenere aggiornate le
Agende dei professionisti sui dispositivi mobili quali iPhone, Blackberry, Nokia S60, Windows
Mobile e in genere tutti i dispositivi capaci di sincronizzarsi con server di calendari come Google
Calendar ed Exchange che sfruttano la tecnologia ActiveSync di Microsoft, capace di aggiornare le
agende remote con modalità “push”.
ServerSync include connettori per i seguenti server di calendaring:
- Google Calendar
- Exchange 2007/2010
- Server CalDAV come Kerio 6.7 o 7.3 e Zimbra 7.1 (comunicare la versione aINNOVARE24
SPAper la verifica della compatibilita' con il software)
E’ richiesta la creazione di un account nei rispettivi server per ognuno degli utenti da
sincronizzare. Raccomandiamo di sincronizzare un solo dispositivo e sempre lo stesso da
ogni account. Disattivano ogni altra forma di sincornizzazione diversa da server Sync
La frequenza della sincronizzazione è liberamente impostabile e non richiede intervento
dell’operatore, né la connessione dei dispositivi mobili a PC/Mac, né altri server quali BES
(BlackBerry Enterprise Server). Non sono gestiti gli eventi ripetitivi
Il Modulo non richiede licenze Web Client e può servire un numero illimitato di utenti,
compatibilmente con le risorse del server su cui è installato.
Portale Mobile
Portale di accesso web tramite l’app iStudio e i browser degli smartphone.
In funzione del dispositivo che si collega vengono messe a disposizione specifiche funzionalità.
iStudio (NOVITA’)
E’ una App nativa per iPad/iPhone scaricabile gratuitamente da AppStore e utilizza i dati presenti
sul server di Studio senza bisogno di sincronizzare.
Di uso immediato ed intuitivo questa soluzione offre ulteriori vantaggi rispetto alle applicazioni
preinstallate:
- ricerca full-text nell’agenda e nei contatti
- lista “Da Fare”
- nessun limite di memoria per i contatti e l’agenda perché scaricati dal server di Studio
E’ richiesta una connessione a Internet via Wi-Fi o 3G con traffico dati incluso.
Per la connessione si usano le stesse credenziali d’accesso del gestionale dello Studio e, dopo
l’autenticazione, è possibile scegliere la funzione desiderata:
- Contatti in consultazione, modifica ed inserimento
- Appuntamenti in consultazione, inserimento e modifica di data, ora, descrizione e nota
- Udienze in consultazione e modifica delle note ed indicazione della data di rinvio
- Da Fare in consultazione ed inserimento
- Documenti ricerca per parole chiave, oggetto e pratica, scarico in una coda di lavoro e
consultazione
-
Email consultazione dell’anteprima di testo e scarico degli allegati senza disporre del client di
posta originale
Per motivi di sicurezza non è possibile la cancellazione di informazioni esistenti.
L’accesso al Portale Mobile richiede una o più licenze Web Client.
Browser Smartphone
Consente l’accesso al server tramite il browser dello Smartphone con dimensioni dello schermo
minime di 320x480.
Di uso immediato ed intuitivo questa soluzione offre ulteriori vantaggi rispetto alle applicazioni
preinstallate:
- ricerca full-text nell’agenda e nei contatti
- lista “Da Fare”
- nessun limite di memoria per i contatti e l’agenda che vengono scaricati dal server Studio senza
essere memorizzati sul dispositivo.
E’ richiesta una connessione a Internet e un piano tariffario con traffico dati incluso.
Per la connessione si usano le stesse credenziali d’accesso del gestionale dello Studio e, dopo
l’autenticazione, è possibile scegliere la funzione desiderata:
- Contatti
- Appuntamenti
- Da Fare
SmartPhone Edition consente l’inserimento di contatti, appuntamenti, da fare ma non la modifica e
la cancellazione d'informazioni esistenti.
L’accesso al Portale Mobile da browser di uno smartphone richiede una o più licenze Web Client.
PCT
La funzione di deposito atto telematico è completamente integrata nella gestione Documenti di
EasyLex, sia nella versione Mac che Windows.
Selezionando un generico documento in formato pdf e scegliendo il menu “Deposito PCT” si
accede alla finestra con cui specificare i dati della pratica, il metodo di pagamento del contributo
unificato, gli allegati e i documenti accessori al fine della preparazione della cosiddetta “busta
telematica” che, dopo essere firmata digitalmente e criptata con la chiave pubblica dell'Ufficio
giudiziario destinatario, viene spedita tramite la PEC del professionista indicata in configurazione.
Lo stesso modulo consente anche di firmare digitalmente un generico documento dopo averlo
scaricato.
1 licenza Web Client universale per l’accesso al Portale Studio/Portale Mobile
Il portale Studio e il Portale Mobile richiedono tante licenze Web Client quanti sono gli Utenti
concorrenti che devono accedere. Il sistema non fa distinzione tra l'accesso al Portale Studio e al
Portale Mobile
Caratteristiche tecniche Web Edition:
La Web Edition utilizza internamente le seguenti porte preconfigurate:
- 8400 per il protocollo HTTP
- 9400 per il protocollo HTTPS (al momento non visibili le mappe di Google)
E’ richiesta la collaborazione anche telefonica del tecnico hardware per la password, la
configurazione del router/firewall e la creazione delle regole NAT per collegare le porte esterne a
quelle interne.
Per la raggiungibilità dall’esterno del Portale Studio, Cliente, mobile è necessario un accesso
permanente a internet con IP statico, del tipo ADSL o, meglio, HDSL e un router/firewall già
configurati per l’accesso alle porte interne.
La velocità di upload minima garantita deve essere proporzionata al numero effettivo delle
connessioni simultanee e comunque non inferiore a 512 Kb/sec.
Per il ServerSync occorre creare un account Google (gratuito) per ognuno degli utenti da
sincronizzare. Il server di Studio deve avere la sincronizzazione dell’orario con un server internet
NTP. ServerSync per Exchange è compatibile con Exchange 2007 e 2010.
Portale Mobile richiede che il dispositivo mobile abbia una connessione a Internet tramite wi-fi o
rete 3G con piano tariffario con traffico dati incluso. Web Server non è compatibile con Windows
2003.
CARATTERISTICHE POSTA ELETTRONICA
Il client di posta elettronica integrato EasyMail è compatibile con gli standard POP3/SMTP. Per
una migliore efficienza e velocità operativa si consiglia l’uso con un server di posta interno che
codifichi i messaggi con un Message ID. Il client email supporta solo la codifica in formato ISO
8859P1 e non visualizza direttamente la posta ricevuta in formato html.
Non è supportato l’invio della posta SMTP a server di posta esterni che richiedono l’autenticazione
avanzata come ad esempio mail.191.biz, libero.it, alice.it, email.it, ecc…Tale limite può essere
superato inviando la posta con Outlook o Mail in modo automatico.
ATTENZIONE: Il sistema di posta integrato EasyMail è stato concepito come un sistema di
ARCHIVIAZIONE della posta e non come un sostituto dei sistemi di posta elettronica specializzati
come Microsoft Outlook o Microsoft Entourage/Mail su Macintosh che si possono continuare
ad usare senza rinunciare alla comoda protocollazione delle e-mail associandole
all’Anagrafica/Pratica di pertinenza. Ogni messaggio protocollato viene salvato in formato msg/eml
all’interno della cartella documenti della Pratica o Anagrafica.
NOTA BENE: L’integrazione con Outlook non è supportata nella versione Office 2010 a 64
bit. Occorre installare la versione a 32 bit.
NON SONO COMPRESI NELLA FORNITURA:
-Microsoft Word ®, Adobe Acrobat ® Professional e scanner usati nella gestione documenti
-Tapi Connector
-Import di dati da altri gestionali o altri software qui non espressamente citati da valutare
eventualmente a parte
-ogni altra configurazione di software qui non esplicitamente citata
-consulenza su uso di programmi non forniti da INNOVARE24 SPA
-ogni altro servizio non esplicitamente incluso nella presente offerta.
La verifica della compatibilità dell’antivirus e degli aggiornamenti di esso con il database
PostgreSQL/SQL Server 2008 R2 è a cura del Cliente.
Configurazioni hardware Windows:
Server 2500 MHZ o maggiore con almeno 1 GB di RAM libera e sistema operativo Windows
2003SE/XPPro/2008 SBS/Windows 7 PRO;
Client 1800 MHZ o maggiore con 1 GB di RAM e sistema operativo Windows 2000pro/XPpro/Vista.
Monitor con risoluzione minima 1024x768
NON supportiamo le versioni Home Edition dei sistemi operativi.
Configurazioni hardware Macintosh:
Server Mac Intel con almeno 2 GB di Ram liberi e sistema operativo Mac OS 10.6.x/10.7.x
Client Mac Intel con almeno 2 GB di Ram e sistema operativo Mac OS 10.6.x/10.7.x
Monitor con risoluzione minima 1024x768
EasyLex non è compatibile con i sistemi operativi 9 Classic.
La rete può anche essere mista con Server PC e client Mac Intel e PC.