Acquisire eventi per la Sicilia Analisi dei clienti e potenzialita` della

Acquisire eventi per la Sicilia
Analisi dei clienti e potenzialita’
della destinazione
MTM Palermo, 14 maggio 2012
LA MEETING INDUSTRY E’ PARTE DEL SISTEMA
TURISMO
LE SUE CARATTERISTICHE PRINCIPALI
 La Destagionalizzazione dei flussi
 Una Spesa pro capite maggiore rispetto al turista medio
 Una Clientela molto esigente, che non compra strutture e servizi ma
desidera comunicare emozioni
 Provoca dinamiche di relazione attinenti al mondo della comunicazione
più che al turismo, utilizza le strutture turistiche
 Standard qualitativi medio alti con trattamento “individuale” anche in
presenza del gruppo
 Non esiste il “pacchetto”, l’evento è di per sé “tailormade”
LE STATISTICHE ICCA SUL NUMERO MEDIO DI PARTECIPANTI
PER EVENTO
Categoria
Meeting
%
da 50 a 149
da 150 a 249
da 250 a 499
1.142
835
1.037
26.8%*
19.6%
24.4%
da 500 a 999
da 1.000 a 1.999
da 2.000 a 2.999
da 3.000 a 4.999
da 5.000 a 9.999
da 10.000
Totale
659
329
110
78
49
19
4.258
15.5%
7.7%
2.6%
1.8%
1.2%
0.4%
100.0%
ICCA - The International Meetings Market 2010
70,08%
* rispetto al 2008 % i meeting nella tre principali categorie sono aumentati rispettivamente del 4,8%, 0,4%, 2,6%
LA DISTRIBUZIONE DEI MEETING PER MESE (%)
Mese
Gennaio
Febbraio
Marzo
Aprile
Maggio
Giugno
Luglio
Agosto
Settembre
Ottobre
Novembre
Dicembre
TOTALE
Meeting
159
212
466
509
882
1.172
685
635
1.303
1.119
751
264
8.157
ICCA - The International Meetings Market 2010
% Meeting per mese
2
3
6
6
11
14
8
8
16
14
9
3
100
LA SCELTA DELLE STRUTTURE PER LO SVOLGIMENTO
Tipologia di sede congressuale
Meetings
%
1.953
1.181
43,9*
26,6
Università
906
20,4
Altre sedi
406
9,1
TOTALE
4.446
100
Hotel con centro congressi
Centri congressi/espositivi
ICCA - The International Meetings Market 2009
70,5 %
* rispetto al 2008 il numero
di meetings organizzati
nella prima categoria
aumentano del 2,4%
I MEETING ASSOCIATIVI
Tipologie: seminari, convegni, congressi. Per quanto riguarda gli
eventi medici, rientrano ormai quasi tutti nel programma nazionale di
ECM.
Numero di partecipanti:
dalle poche decine a migliaia di persone. Il numero varia a seconda dei
temi affrontati e dalla loro valenza geografica.
Tipologie di strutture richieste:
per l’evento: a seconda del numero di pax, le strutture congressuali di un
hotel 4* o un centro congressi vero e proprio; in ogni caso munito di sala per
plenaria più sotto-sale per breakout sessions. Per i corsi ECM finora era
vietato l’utilizzo di 5* e di resort nei periodi di alta stagione turistica;
per il pernottamento: per lo stesso evento il livello qualitativo delle
strutture ricettive richieste dai partecipanti varia dai 3* ai 5*.
I MEETING ASSOCIATIVI
Caratteristiche degli eventi associativi:
 le associazioni di piccole e medie dimensioni non sono strutturate con
un ufficio predisposto all’organizzazione di eventi, perciò di affidano a
PCO o Core PCO;
 le associazioni sono tenute, da statuto, ad organizzare almeno un
incontro annuo, per l’espletamento delle naturali competenze associative;
 l’organizzatore dell’evento NON si fa carico delle spese di viaggio e
soggiorno dei partecipanti;
dal punto precedente nasce la necessità di offrire ai delegati un’ampia
gamma di soluzioni per il pernottamento (dai 3 ai 5*);
molto spesso il partecipante porta con sé un accompagnatore, per il
quale la segreteria organizzativa prepara delle attività che si svolgono
parallelamente all’evento;
 per dare la possibilità ai partecipanti di visitare la destinazione dove si
svolge l’evento, spesso vengono organizzati dei Post Tour.
I MEETING/EVENTI CORPORATE
Tipologia di eventi:
Viaggi incentive, convention, corsi di formazione/aggiornamento,
team building.
Numero di partecipanti:
da poche decine a 500/600 persone. Gli eventi che vedono la
partecipazione di numeri maggiori a questi sono, tutto sommato, rari.
Tipologie di strutture richieste:
 hotel 4/5*. A seconda dell’evento, viene richiesta una struttura con una
sala meeting;
 solitamente, viene richiesta una sola struttura alberghiera in grado di
ospitare l’intero contingente;
 struttura particolare (solitamente una sede storica) per serata di gala.
I MEETING/EVENTI CORPORATE
Caratteristiche degli eventi corporate:
 Per gli eventi di routine, viene individuata un’agenzia alla quale il
corporate si affida costantemente. Per i grandi eventi, ogni volta viene
fatta una RFP;
 l’azienda committente si fa carico delle spese di viaggio e soggiorno
dei partecipanti;
 la scelta della struttura e/o delle attività previste durante l’evento
risponde alla necessità di comunicare ai partecipanti la corporate
identity;
 laddove l’evento preveda delle attività in sala, vengono comunque
previste anche delle attività outdoor.
 negli ultimi tempi i partecipanti non portano con sé accompagnatori;
 in caso di viaggi incentive o team building, le attività richieste sono le
più disparate.
I MEETING/EVENTI CORPORATE
Punti di forza della destinazione per gli ev. Corporate:
 grande prestigio della destinazione;
 una predisposizione naturale, per l’immenso patrimonio
naturalistico/culturale, ad ospitare attività di incentivazione e di motivazione.
Punti di debolezza della destinazione per gli ev. Corporate:
 pressoché totale assenza ti strutture in grado di ospitare grandi numeri;
 forte concorrenza di destinazioni consolidate come Spagna, Turchia, Grecia,
ed emergenti, come Slovenia, Croazia, Montenegro, Maghreb.
 l’altezza media delle sale meeting è di poco superiore ai 3 metri; misura
che non consente l’introduzione di elementi di spettacolarizzazione, oggi
richiesta sempre di più.
TIPOLOGIE DI EVENTI 1/2
Tipologia Evento
Cadenza/Durata Dimensione
Partecipanti
Assemblea Generale
Cadenza Regolare
1/3 giorni
Varia
Dipendenti o membri dell’associazione, dell’azienda, dell’organizzazione ecc., che convoca l’assemblea.
Conferenza
No periodicità
Limitata
Ampia
Varia
Congresso
Periodica, (Pluri) Annuale
1 o più giorni
Da svariate
centinaia a migliaia
Appartenenti alla stessa sfera di interessi
Convegno
No periodicità
Varie
Varie
Convention
No periodicità
Varie
Varie
Convention Aziendale
No Periodicità
Durata limitata
Varie
Impiegati rappresentanti di un gruppo aziendale, sociale o politico.
Lancio Prodotto
Da poche ore a più giorni/settimane
Varia
Varia
Ridotta
Le persone che compongono il gruppo di lavoro per lo svolgimento di una certa attività
Riunione Informativa
Quando necessaria
TIPOLOGIE DI EVENTI 2/2
Tipologia Evento
Cadenza/Durata Dimensione
Partecipanti
Seminario
Da 1 a 6 giorni
Da 10 a 50 pax
Specialisti con competenze diverse.
Simposio
Da 1 a 3 giorni.
Cadenza (pluri)annuale
Varia
Esperti in un determinato settore, generalmente scientifico.
Tavola Rotonda
Mezza giornata o all’interno di un convegno
Ridotte
Gruppo di esperti “pari grado” riuniti in seduta chiusa o, più frequentemente, con la presenza di un pubblico.
Programma Incentive
Da 1 giorno a una settimana
Varia
Dipendenti di un’azienda
Viaggio Premio
Da serata a una settimana o 10 giorni
Varia
Varia
Workshop
Da 1 giorno a una setimana, o episodico Da 4 a 100 pax
Specialisti in un campo particolare.
CHI SONO I NOSTRI CLIENTI IN ITALIA?
I Buyer Italiani ASSOCIAZIONI
Se hanno una struttura organizzativa interna, per i piccoli eventi si
organizzano autonomamente altrimenti si affidano alle agenzia di
organizzazione o alle “Association Management Company”
Ai workshop negli utlimi tempi partecipano sia association executive, sia
rappresentanti del Consiglio Direttivo o Presidenti dell’Associazione
(spesso accompagnati dal proprio PCO o AMC)
A seconda del settore che rappresentano, possono esserci limitazioni di
vario genere, su spazi, servizi, stagioni, collocazione sul territorio e
relazioni del settore.
CHI SONO I NOSTRI CLIENTI IN ITALIA?
I Buyer Italiani AGENZIE
Sono principalmente agenzie (PCO e Incentive House) e Corporate.
Le agenzie pensano di conoscere il territorio e il tessuto di operatori
presenti il Sicilia.
Questa convinzione li porta il più delle volte a scavalcare qualsiasi
forma di intermediazione locale, con il conseguante insorgere di
problemi last minute e l’appiattimento dei programmi, in termini di
qualità e creatività.
Sta ai singoli operatori dimostrare il reale valore aggiunto che la
destinazione è in grado di fornire agli eventi.
Sono sempre alla ricerca di aggiornamenti sulle nuove strutture e
sulle attività particolari che si possono svolgere solo in Sicilia
(… che non siano quelle che ormai conoscono tutti).
In questo l’attività di comunicazione e marketing svolta da convention
bureau ha fatto segnare dei grandi passi avanti alla generale awareness
del brand Sicilia del mercato degli eventi a livello globale.
CHI SONO I NOSTRI CLIENTI?
I Buyer Italiani CORPORATE
- Per i grandi eventi (convention, lanci prodotto, ecc) continuano
ad affidarsi alle grandi agenzie di comunicazione/organizzazione
eventi.
- Per eventi medio-piccoli (press trip, piccoli viaggi incentive) le
strutture interne alle aziende tendono sempre di più ad accentrare
su di sé l’intera organizzazione dell’evento.
In un ottica di contenimento costi sempre più stringente per le
aziende, la fase della identificazione e definizione delle destinazioni
e dei fornitori è sempre più estremizzata.
CHI SONO I NOSTRI CLIENTI ALL’ESTERO?
I Buyer Esteri
Sono principalmente agenzie:
 che hanno già ottenuto l’incarico dal cliente e che perciò stanno lavorando
per dare al committente una gamma di soluzioni per l’evento.

agenzie che non hanno ancora ottenuto l’incarico dal committente e che
perciò sono in gara con altre agenzie.
Chiedono principalmente informazioni generali e un indicazione sui costi.

Venue Finders. Realtà ancora scarsamente presente in Italia, ma molto
utilizzata all’estero (UK e Stati Uniti soprattutto). Si occupano, con conto di
agenzie o clienti finali dell’individuazione della sede più idonea per l’evento.
Le modalità con cui i suddetti clienti gestiscono i progetti variano molto dal
mercato di provenienza.
In ogni caso, all’estero c’è ancora una scarsissima consapevolezza di ciò che la
Sicilia è in grado di offrire.
I BID BOOK
Il Bid Book è il progetto con il quale la destinazione di candida per ospitare un
grande evento (associativo, piuttosto che sportivo, ecc).
Solitamente sono i Convention Bureau a coordinare la redazione dei Bid.
Per far sì che la destinazione si aggiudichi l’evento non è sufficiente l’impegno
del solo Convention Bureau. E’ necessario un coinvolgimento completo di
tutte le figure chiave che operano sul territorio, a partire dalle istituzioni,
fino ad arrivare ai singoli operatori.
Nel caso delle associazioni è inoltre necessario attivare i personaggi di prestigio
che operano nel settore di riferimento dell’associazione stessa, per far sì che il
progetto preparato dal CB venga poi preso in considerazione dall’organo
associativo che deciderà la destinazione dell’evento.
CARATTERISTICHE INDISPENSABILI PER UNA
DESTINAZIONE DI SUCCESSO
Per poter superare la sfida della concorrenza internazionale,
una destinazione deve avere le seguenti
minimum entry level requirements:
 Raggiungibilità
 Un buon centro congressi
 Una vasta scelta di hotel 3-5 stelle, con meeting facilities
adeguate
 Un convention bureau attivo e professionale
 PCO e DMC di provata esperienza
 Prezzi competitivi / ottimo rapporto qualità/prezzo
 Attrattiva della destinazione
 Un piano marketing adeguato
CARATTERISTICHE INDISPENSABILI PER UNA
DESTINAZIONE DI SUCCESSO
Negli ultimi 5 anni si sono aggiunti…
 Flessibilità, velocità ed efficienza nell’erogazione dei servizi
 Un track record di eventi di successo
 Ottime dotazioni tecnologiche (es. Wifi gratuito dappertutto)
 Attenzione all’ambiente e CSR
 Un piano marketing strutturato
 Piano investimenti in infrastrutture a lungo termine
 Coordinamento dell’offerta a livello locale, regionale, nazionale
 Attento e costante Customer Relation Management
I 5 PRINCIPALI CRITERI DI SELEZIONE DI UNA
DESTINAZIONE
 Accessibilità alla destinazione e alle location
 Prezzo / flessibilità dei prezzi
 Qualità dei servizi
 Qualità delle strutture
 Sicurezza della destinazione
A seguito della crisi economica, altri due fattori sono diventati
chiave:
 Flessibilità da parte di tutta la catena dei fornitori
 Massima sensibilità al valore aggiunto offerto dalla catena
dei fornitori
Massimizzare i contatti
prima durante e dopo gli eventi B2B:
strumenti e strategie.
PARTECIPAZIONE A EVENTI B2B
Innanzitutto, un’attenta programmazione a inizio anno per definire gli eventi
ai quali partecipare è il giusto punto di partenza per una promozione ottimale
della propria partecipazione.
Identificare gli eventi ai quali partecipare in base a:
 le caratteristiche della propria destinazione
 propria strategia di posizionamento a livello nazionale e/o internazionale (le
fiere non sono soltanto uno strumento commerciale, ma anche il modo migliore
per fare ricerche di mercato)
 la clientela alla quale ci si vuole rivolgere (sia in termini qualitativi che di
provenienza)
La partecipazione a un evento b2b si compone necessariamente di 3 fasi:
 la preparazione all’evento
 l’evento
 il follow up
PREPARARE L’EVENTO B2B
Quando iniziare? A seconda dell’evento, la preparazione può iniziare anche mesi
prima.
Gli strumenti che gli eventi b2b ormai mettono a disposizione dei propri clienti
sono una ottima opportunità di visibilità. E’ doveroso sfruttarli al meglio!
 Profilazione: sovrastimare i propri servizi o la struttura NON vuol dire
aumentare le probabilità di business, non dare una descrizione onesta porta ad
errori di valutazione da parte del buyer (che è colui che decide gli
appuntamenti) con conseguente perdita di tempo per entrambi e danno
d’immagine.
 Il catalogo online delle fiere un vero e proprio market-place: Vanno inseriti
contatti della persona che effettivamente parteciperà all’evento, descrizione
breve ed efficace, foto, brochure. Su queste informazioni molti buyer si
baseranno per fissare i propri appuntamenti.
 Impegnarsi per cercare gli appuntamenti: non si può pretendere che
l’organizzatore dell’evento faccia il nostro lavoro
Emailing (sia fornite dall’evento, che le proprie) ben studiate sia nei contenuti
che nei tempi.
Social Network, non solo attraverso il proprio profilo,
ma anche attraverso quello dell’evento.
L’EVENTO B2B – IDENTIFICARE IL CLIENTE
Il miglior modo per portare a casa il business? SAPER ASCOLTARE!
 Chi si ha davanti?
 Perché sta partecipando all’evento?
 Perché ha voluto incontrare proprio te?
Prima di iniziare a presentare il proprio prodotto è necessario ottenere le
risposte a queste domande.
L’EVENTO B2B – UNA PRESENTAZIONE EFFICACE
L’EVENTO B2B – RACCOLTA INFORMAZIONI
Solitamente si hanno pochi minuti (10/15’ circa) per parlare con il potenziale
cliente e ottenere da lui informazioni che possano fungere da punto di
partenza per la preparazione di una proposta.
La Form di Raccolta Informazioni ci aiuta a tenere bene in mente quali
sono le informazioni da chiedere:
L’EVENTO B2B – RACCOLTA INFORMAZIONI
Form tradizionale
Ulteriore strumento SCB
L’EVENTO B2B – IL FOLLOW-UP
Tempestivo e Personalizzato!
L’urgenza o meno del cliente di ottenere risposte determina la velocità del
follow-up. In ogni caso è buona consuetudine non far passare più di 10 giorni.
Il contenuto del follow up deve rispettare l’oggetto della conversazione.
Il follow up non si può limitare ad una sola Email.
Soprattutto nella Meetings Industry, il tempo di concretizzazione del contatto è
assolutamente variabile (da poche settimane a anni).
E’ quindi necessario strutturarsi per mantenere viva l’attenzione su di sé nel
corso del tempo.
Agli strumenti tradizionali (Email, telefono, newsletter, pubblicità), anche in
questo caso i Social Network possono giocare un ruolo fondamentale.
Domande? Dubbi?
Maja de’Simoni, CMP CMM
Direttore Generale
Sicilia Convention Bureau
Tobia Salvadori
Sales Manager
Sicilia Convention Bureau