VADEMECUM COMUNICAZIONE Che cosa fa l`Ufficio

VADEMECUM COMUNICAZIONE Che cosa fa l’Ufficio Comunicazione Il Servizio Comunicazione della Scuola è gestito da Sissa Medialab. Il Servizio si occupa di progettare e pianificare le attività di comunicazione della SISSA definendo mezzi, strumenti e azioni necessarie per raggiungere obiettivi e target diversi. Oltre alla comunicazione istituzionale il Servizio si occupa anche della comunicazione esterna di eventi e attività scientifiche organizzate o svolte dai ricercatori e dallo staff della SISSA. Le attività di comunicazione della SISSA riguardano principalmente: • Attività scientifiche • Attività istituzionali • Eventi organizzati dalla Scuola (incontri, conferenze, workshop, seminari ecc.). Gli strumenti standard di comunicazione sono: • Materiali divulgativi e promozionali come brochure, schede informative, presentazioni, poster e locandine, volantini, materiali foto e video, ecc.); • Website e strumenti social contenenti immagini e informazioni aggiornate per garantire la diffusione delle informazioni; • Azioni di ufficio stampa (cartelle stampa, comunicati stampa, contatti con i media, interviste, rapporti con altri uffici stampa, conferenze stampa, rassegna stampa ecc.); • Materiali di approfondimento istituzionali (schede, cv degli organi direttivi ecc.); • Newsletter periodica contenente tutte le news e gli articoli pubblicati nell'ultimo mese. Come richiedere il Servizio Il Servizio Comunicazione permette ai ricercatori e allo staff della SISSA di comunicare notizie rilevanti ad un pubblico non specialistico, che possono riguardare tre diversi ambiti: • risultati della ricerca scientifica • eventi (conferenze, workshop, seminari ecc.) • finanziamenti o premi Se si vuole segnalare un evento o una news al Servizio Comunicazione è necessario contattare l'Ufficio utilizzando l'apposito Form pubblicato sul sito della SISSA (www.sissa.it). Il Form si trova nella sezione riservata del sito For researchers and SISSA staff nella sezione Communication and Press, raggiungibile dal menu principale. La sezione del sito è riservata e per accedere bisogna effettuare il log in utilizzando lo username e la password dell’account SISSA. Il Form deve essere compilato cercando di utilizzare tutti i campi, identificando per prima cosa la tipologia di segnalazione (se si tratta cioè di una pubblicazione scientifica, un workshop, un evento ecc.). Il Form serve a fornire una prima informazione chiara e standardizzata, che sarà conservata in un apposito archivio interno, e che permette poi un contatto personale più efficace. Dopo aver ricevuto la segnalazione, l’Ufficio Comunicazione si metterà in contatto con voi per definire insieme gli obiettivi e le strategie. In base alla tipologia di evento segnalato saranno individuati gli strumenti e le azioni più efficaci per raggiungere i destinatari del messaggio. In altre parole non è sempre conveniente (sia in termini di efficienza che di efficacia) indire una conferenza stampa o diffondere un comunicato per qualsiasi evento. A volte è più produttivo utilizzare altri canali e realizzare materiali appositi. Dipende da caso a caso. A parte casi particolari e urgenti, l’Ufficio Comunicazione non può garantire un’azione efficace se la segnalazione attraverso il Form non avviene almeno una settimana prima dell’evento. Le iniziative di comunicazione e divulgazione non concordate con l’Ufficio Comunicazione e realizzate in modo autonomo rischiano di compromettere l’immagine esterna della Scuola, nonché il lavoro dell’Ufficio e i rapporti con i media. Sul sito, sempre nella sezione "For researchers and SISSA staff", sono disponibili diversi materiali di comunicazione istituzionale SISSA da scaricare (pdf) e template pronti all’uso. In questa sezione si trova anche il Manuale dell’immagine coordinata della Scuola contenente le linee guida sull’utilizzo del marchio SISSA e degli elementi grafici (alcune sono vincolanti, come ad esempio l’uso del logo). Per garantire e poter pianificare l’attività di comunicazione, si consiglia vivamente di segnalare tempestivamente gli eventi, le pubblicazioni o le attività, non appena si conoscono i dettagli definitivi. Ci sono infatti dei tempi tecnici o che rispondono a logiche comunicative e di pianificazione che vincolano il lavoro dell’ufficio. Materiale divulgativo/promozionale A volte è utile realizzare dei materiali di comunicazione come volantini, brochure, locandine ecc. La scelta della tipologia non è casuale ma risponde a delle esigenze precise, anche riportate sul manuale dell’immagine coordinata. La grafica deve essere funzionale al tipo di messaggio che deve essere diffuso e al pubblico di riferimento, oltre ad essere coerente con il resto del materiale ufficiale. I tempi di realizzazione (impaginazione e stampa) variano da caso a caso. Per qualunque evento pubblico è vivamente consigliato di contattare tempestivamente l’Ufficio comunicazione (almeno un paio di settimane prima l’inizio dell’evento). Il sito web e gli strumenti social L’Ufficio Comunicazione gestisce sia il sito della SISSA sia gli account della Scuola sui social network. Il sito web è pensato per dare ampio risalto già dall’homepage alle notizie riguardanti la Scuola, dividendole per tipologie. Ogni pagina ha una formattazione adatta alla stampa e può essere trasformata in un file Pdf utilizzando l’apposita icona. La SISSA è presente anche sui social network, e in particolare sulle seguenti piattaforme: Facebook, Twitter, Linkedin, Flickr e Youtube, attraverso le quali viene amplificata e diversificata la comunicazione esterna. L’ufficio stampa Tra le attività di comunicazione, un ruolo fondamentale è quello dell’ufficio stampa, che nello specifico riguarda il rapporto con i mass-­‐media. È un compito delicato, che implica una conoscenza approfondita dei meccanismi delle varie testate giornalistiche e delle priorità dei giornalisti. Non sempre infatti, le informazioni sulle attività della SISSA vengono divulgate attraverso comunicati stampa o conferenze stampa, ma a seconda dei casi, attraverso altri canali di comunicazione. La valutazione dei modi e dei metodi della comunicazione esterna della SISSA è parte integrante del lavoro dell’ufficio stampa, in accordo con il mandato della SISSA. Per quanto riguarda le pubblicazioni scientifiche, è necessario che siano comunicate non appena il paper è stato approvato dalla rivista, quindi ben prima della sua pubblicazione. In tal modo l’ufficio riuscirà a elaborare efficacemente il comunicato stampa in accordo con i ricercatori della SISSA coinvolti, rispettando le date di embargo e mantenendo la riservatezza necessaria fino alla pubblicazione. Tranne in casi particolari, è preferibile non fare comunicati stampa congiunti con gli altri enti o istituti coinvolti nella ricerca: ogni istituto ha un proprio ufficio stampa che mira a dare visibilità ai propri ricercatori, seguendo le proprie logiche e stili (ovviamente, per correttezza, si citano sempre tutti gli altri istituti coinvolti). Compito dell’ufficio è facilitare all’esterno la comprensione della ricerca della SISSA, pur mantenendo inalterato il rigore scientifico delle informazioni. Contatti: Servizio Comunicazione SISSA via Bonomea, 265 34136 Trieste Ufficio comunicazione: [email protected] (+39) 0403787621 -­‐ (+39) 3663677586 Ufficio stampa: [email protected] (+39) 0403787644 -­‐ (+39) 3405473118