BOARD in Mitsubishi Il toolkit BOARD “elettrizza” Mitsubishi

BOARD in Mitsubishi
Il toolkit BOARD “elettrizza” Mitsubishi
L’azienda
Nel 1996 nasce la Mitsubishi Electric Europe B.V, società
sussidiaria interamente di proprietà di Mitsubishi Electric Corporation Japan, che accorpa tutte le attività di
vendita e marketing a livello europeo per il gruppo Mitsubishi.
In conseguenza di questa operazione nel Regno Unito,
venne creata la Mitsubishi Electric Ltd.
Questa società ha 6 divisioni operative: Living Environmental Systems (LES) più nota come divisione climatizzazione, Factory Automation (FA), Visual Information
Systems (VIS), Diamond Vision (DV), Lift & Escalator Division (LED) e Automotive.
Architettura
Nel 1998 Mitsubishi Electric ha installato un sistema di
gestione aziendale SAP e attualmente si avvale della versione 4.6C. L’azienda dispone inoltre di un sistema di gestione clienti-ordini (System 42) che fornisce agli utenti
un front-end intuitivo e semplice per l’utilizzo del sistema SAP. Questo consente agli operatori di inserire i dati
e verificare le scorte di tutti i materiali, nonché i loro
prezzi e le relative quantità, con la possibilità di produrre
e archiviare preventivi. Se questi ultimi vengono accettati, il sistema di gestione System 42 elabora ed invia
l’ordine al sistema SAP.
Business Challenge
Si riteneva che il sistema ERP (SAP) avrebbe risposto a
tutte le esigenze di reporting di Mitsubishi Electric. Tuttavia nel lungo periodo questo non si è verificato, soprattutto a causa della costante evoluzione delle procedure di business, che richiedeva una continua
attività di programmazione della reportistica: una procedura che si rivelava lenta, complessa e dispendiosa.
Per ogni variazione dei report era necessario che un
programmatore modificasse il codice.
A seconda della complessità della variazione richiesta, il
programmatore impiegava ore o giorni per produrla.
Naturalmente, ogni errore del programmatore imponeva la ripetizione dell’intero processo. Mitsubishi Electric
ha prodotto centinaia di report nel corso degli anni. Le
continue variazioni sembravano non avere mai fine e il
processo appena descritto veniva ripetuto all’infinito.
La complessità del processo, inoltre, portava
all’impossibilità di rispondere in maniera rapida e proattiva ai requisiti di business, costringendo gli utenti alla
creazione di molteplici fogli di calcolo, utilizzati come soluzione temporanea all’esigenza di poter disporre nella
forma desiderata dei dati contenuti nell’ERP.
Di conseguenza, era possibile che le informazioni esistessero in più di un foglio di calcolo contemporaneamente e che tali informazioni differissero tra un foglio e
l’altro.
C’era bisogno di uno strumento, che garantisse:
Possibilità di integrare i dati provenienti dai sistemi SAP e System 42 (vendite/cliente e sistema di gestione degli ordini) in un unico ambiente
Capacità di fornire Dashboard/
KPI/Analisi/Reporting
Capacità di fornire Forecast & Budgeting
(Write-back)
Possibilità di ridurre l’impegno a carico del dipartimento IT per quanto riguarda la creazione
di report e query ABAP (Advanced Business
Application Programming), reso troppo gravoso
dalla complessità delle tecnologie esistenti
Capacità di accelerare da giorni a minuti o secondi l’offerta delle informazioni
Flessibilità, intesa come esigenza di gestire rapidamente nuovi dati e requisiti
Autosufficienza, come capacità di aiutare il business a creare report e analisi in modo totalmente autonomo
Possibilità di ridurre l’impegno a carico del sistema SAP in termini di produttività alla fine
del mese
Accesso in tempo reale alle informazioni transazionali
Potenza, intesa come possibilità di visualizzare
dati aggregati ed effettuare drill fino ai dettagli
della transazione
Capacità analitiche multidimensionali
Distribuzione pervasiva dei dati.
Software selection
Mitsubishi Electric ha innanzitutto selezionato un certo
numero di prodotti che spaziavano dalle soluzioni interne ai vendor di Business Intelligence.
Successivamente alla costruzione di un prototipo (Proof
of Concept) e alla sua integrazione con il sistema SAP,
dislocato in Giappone, l’azienda ha selezionato BOARD
per la sue doti di velocità, semplicità, flessibilità e capacità di integrare il sistema.
“BOARD ha costruito un prototipo (PoC) con i nostri dati
in pochissimi giorni. Per di più, l’integrazione di BOARD
ci garantiva che una volta scelta questa soluzione non
avremmo più dovuto acquistare altri moduli aggiuntivi o
disparati. L’ambiente BOARD è estremamente completo
e offre una piattaforma in grado di gestire alla perfezione le nostre esigenze di BI e CPM anche nel prossimo futuro”, spiega John Quickenden, Manager di Business
Support Group.
Massima pervasività in azienda
Executive Dashbard/KPI/Reporting
Le funzioni Executive Dashboard e KPI di BOARD, senza
impattare sul dipartimento IT, offrono agli utenti le informazioni necessarie e la possibilità di analizzare immediatamente questi dati:
Fatturato
Fatturato e budget/Varianza in %
Margine/Margine in %
Budget di vendita (valore, costo delle
vendite, margine lordo).
Gli utenti possono applicare tecniche di analisi drill e slice&dice a tutti i dati appena indicati per ognuna delle
dimensioni sotto riportate:
Tempo
Società
Divisione
Centro profitti e/o centro di costo
Materiale e/o gruppo di materiali
Quantità
Cliente
Dettagli della fattura.
Per eseguire questo report standard con parametri di
analisi definiti sarebbero stati necessari sino a 25 minuti.
Adesso questo
report è stato
creato in BOARD
ed è disponibile
in immediato a
tutti i responsabili di divisione,
con la possibilità
di applicare tecniche di analisi drill, filter e slice&dice per qualsiasi variazione richiesta.
Analisi/pianificazione di vendite e
ordini
N. di preventivi preparati
Autore del preventivo
Tasso di conversione da preventivo a ordine
Attività associate
The new World of BI & CPM
Confronti per filiale
Dettagli sulla bolla di consegna
Budget (quantità, vendite nette, costo delle
vendite, margine lordo) per: mese, materiale,
centro di profitto, versione del budget, ecc...
Valore di vendita e ordine (quantità, vendite
nette, costo delle vendite, margine).
I dati indicati qui
sopra possono
essere analizzati
per ciascuna
delle dimensioni
seguenti:
Giorno - Materiale - Acquirente - Destinatario
– Agente di vendita – Tipo registrazione – Tipo/numero
fattura (possibilità di recuperare il documento effettivo).
Mitsubishi Electric può quindi valutare:
Quanto sono accurate in media le previsioni
dei suoi agenti di vendita
Quali sono le tendenze di acquisto dei clienti
Quanto sono lunghi i cicli di vendita
Lo sconto medio ammesso per uno specifico
gruppo di clienti
Quanti preventivi sono stati preparati per un
progetto
Il tasso medio di conclusione (positiva/negativa) della trattativa e l’identità dei
concorrenti
Quali sono le vendite previste per i prossimi sei
mesi.
Supply Chain e Logistica
In entrata e in uscita (quantità, valore, volume,
peso)
Pianificazione della capacità dei magazzini
N. di notifiche di spedizione da completare
N. di notifiche di spedizione in scadenza oggi/domani/in settimana ect.
Attività “Merci in entrata” e “Merci in uscita”
Consegne mancate (con audit dei motivi)
In precedenza per queste operazioni ci sarebbero volute 10 ore, adesso con BOARD bastano 2 secondi.
Utilizzo dei magazzini - registrazione di informazioni su volume e peso dei materiali che
consentono di valutare:
- % attualmente utilizzata del volume totale di
un magazzino
Valori delle scorte (quantità, valore, volume,
peso)
I dati indicati qui sopra possono essere analizzati con
modalità drill e slice&dice per ciascuna delle dimensioni
seguenti:
Tempo – Posizione di impianto e stoccaggio – Magazzino
– N. materiale – Merci materiali – Centro profitto – Stato
– Notifica di spedizione – Ordine di acquisto – e altre ancora.
Verifica del credito
La divisione Automotive di Mitsubishi Electric dispone di
diversi impianti produttivi nel Regno Unito e in altri paesi che vendono ricambi per auto, sistemi di intrattenimento multimediale per auto e sistemi di navigazione
satellitare. I componenti vengono spediti agli impianti
del cliente (produttori di vetture). Il cliente richiede i
materiali di cui ha bisogno e auto-produce le fatture necessarie, inviandone copia fisica a Mitsubishi Electric.
Storicamente i dipartimenti contabili avrebbero poi dovuto riconciliare manualmente queste fatture, una procedura che sarebbe durata anche un paio di settimane.
Ora, invece, ricevono una copia virtuale delle fatture dai
clienti, la caricano in BOARD e la riconciliano entro
un’ora, evidenziando anche eventuali imprecisioni ed errori per ulteriori analisi.
Budgeting e Forecasting integrati
Il dipartimento contabile tradizionalmente utilizzava uno
strumento dedicato per preparare i budget e successivamente inviava fogli di calcolo alle varie divisioni. Queste a loro volta impostavano “bilanci previsionali” da restituire alla contabilità. La contabilità provvedeva infine
a caricarli nello strumento esterno.
L’ambiente
completamente integrato di
BOARD,
che
supporta anche
il write-back,
ha integrato ed
esteso queste
capacità. Ora gli utenti possono effettuare direttamente
su BOARD il write-back dei loro piani previsioni sino al livello “Materiale”, offrendo una maggiore flessibilità e
capacità di analisi. Nello strumento dedicato precedentemente utilizzato si potevano invece produrre solo previsioni a livello aggregato (“Centro di costo” e “Centro
profitti”).
Forecasting per la divisione Automation
Mitsubishi Electric utilizza un rolling forecast di 4 mesi
che è stato inserito nel sistema BOARD. Gli utenti hanno
effettuato le proprie previsioni sulla base di:
Storico vendite - Tasso di vendita attuale –
Scorte attuali
Gli utenti sono poi in grado di analizzare la propria posizione giornalmente sulla base di qualsiasi dimensione.
Broadcasting
Mitsubishi Electric grazie alle funzionalità di
broadcasting messe a disposizione da BOARD può inviare quotidianamente agli utenti una serie di report ed informazioni.
Efficacia della soluzione
“Entro tre settimane BOARD ha iniziato ad offrire
all’azienda i risultati sperati.”
l’utilizzo: BOARD ci ha fornito la flessibilità, le capacità e
la velocità necessarie a supportare questa trasformazione nell’intera azienda.”
In conclusione, sempre secondo Quickenden: “Il toolkit
BOARD permette agli utenti finali di gestire in prima persona le soluzioni, riducendo la pressione esercitata sugli
altri dipartimenti. Più approfondisco la mia conoscenza
del toolkit e più mi rendo conto di quanto sia ben calcolata la sua curva di apprendimento.”
“Questo vantaggio è dovuto all’ambiente integrato e
privo di esigenze di programmazione di BOARD. Gli utenti possono navigare tra le informazioni e realizzare immediatamente le proprie analisi senza impegnare il dipartimento IT.”
“Il toolkit BOARD permette agli utenti finali
di gestire in prima persona le soluzioni, riducendo la pressione esercitata sugli altri
dipartimenti. Più approfondisco la mia conoscenza del toolkit e più mi rendo conto
di quanto sia ben calcolata la sua curva di
apprendimento.”
John Quickenden,
Manager di BSG
Industry
Manufacturing & Logistics
Application Area
Dashboard, KPI, Analysing, Reporting, Forecasting,
Integrazione di dati da sistemi SAP e clienti, Sistema
di gestione degli ordini
“Quando abbiamo adottato BOARD, avevamo previsto
un certo numero di utenti, ma durante
l’implementazione lo straordinario successo raccolto da
BOARD ci ha convinti ad aumentare notevolmente il
numero iniziale”, commenta John Quickenden. “Più le
persone usano BOARD, più ne vogliono ampliare
The new World of BI & CPM
Partner
Come partner di implementazione BOARD, in Mitsubishi
è stato scelto SDG Consulting. John Quickenden commenta: “SDG Consulting, il partner di BOARD che ci ha
assistito durante la fase di implementazione, ha svolto il
suo compito in modo eccellente.” Quickenden continua
dichiarando: “SDG ci ha fornito le abilità di implementazione e le competenze di settore e dibusiness necessarie
per analizzare, supportare e consegnare le soluzioni richieste dalla nostra azienda. Si tratta di un partner professionale, competente e in grado di garantire ottimi risultati.”
Piani futuri
Inizialmente,
si
era
pensato
di
limitare
l’implementazione di BOARD al Regno Unito, ma dato il
successo delle soluzioni ora Mitsubishi Electric intende
espanderne l’utilizzo su scala internazionale, implementandolo in Francia, Germania, Irlanda e in altre nazioni.